Índice 1. Enquadramento 2. Principais necessidades e prioridades a satisfazer em Planificação 4. Monitorização

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2 Índice 1. Enquadramento 2. Principais necessidades e prioridades a satisfazer em Planificação 4. Monitorização

3 1. Enquadramento A Clínica Psiquiátrica de S. José é um estabelecimento de saúde que tem como missão a prestação na prestação de cuidados diferenciados e humanizados, em saúde mental e psiquiatria, de acordo com as melhores práticas clínicas, com qualidade e eficiência, respeito pela individualidade e sensibilidade do utente, numa visão humanista e integral da pessoa. Já a visão do Centro, passa por ser um estabelecimento de saúde com intervenção especializada em saúde mental e psiquiatria, inserido na comunidade, em contínua evolução no sentido de uma adequação sistemática e progressiva às necessidades da população em cada momento, enquadrando na assistência prestada, os aspetos médicos e sociais que englobam a dimensão física, psíquica e espiritual da pessoa doente. A prossecução da missão e da visão não se pode dissociar dos valores da Congregação das Irmãs Hospitaleiras do Sagrado Coração de Jesus, mais propriamente: Serviço aos doentes e necessitados; Sensibilidade para com os excluídos; Acolhimento libertador; Saúde integral; Qualidade profissional; Humanização de cuidados; Ética na atuação; Consciência histórica. O Plano de Gestão proposto para 2015 deriva do Plano Estratégico , e procura concretizar as suas linhas de ação prioritárias em A partir dos objetivos estratégicos institucionais, do discernimento e prioridades identificadas para o Centro e considerando a implementação do processo de Gestão da

4 qualidade em implementação com vista à certificação Equass, nível Assurance, iremos impulsionar como metodologia para as equipas aos vários níveis do Centro a metodologia do ciclo PDCA, que nos ajudará a monitorizar, objetivar resultados, analisar e avaliar intervenções. A qualidade é um objetivo institucional que nos compromete na concretização de metas e objetivos que potenciem a qualidade e melhoria continua na prestação de cuidados globais de saúde, aos vários níveis de intervenção prevenção, diagnóstico, tratamento e reabilitação. Desenvolver e consolidar uma cultura de melhoria contínua do desempenho do Centro passa pelo envolvimento de todos desde um conhecimento mais aprofundado da Instituição, identificando-se com a sua visão, missão e objetivos estratégicos, no âmbito da prestação de cuidados de saúde e pela identificação e resposta às necessidades e expectativas dos utentes, razão de ser da Instituição. O Plano de Gestão prioriza atividades, planeia e monitoriza as ações, orientando todos os recursos para a prossecução dos fins assistenciais do Centro. Este planeamento é coerente com as orientações e objetivos estratégicos do IIHSCJ, requisitos das normas de referência, Política da Qualidade, as prioridades no desenvolvimento da missão hospitaleira, com o processo de gestão da qualidade e seus objetivos específicos, e, com as necessidades e expectativas dos utentes e partes interessadas numa perspetiva de melhoria contínua, envolvendo ativamente os utentes e os profissionais. O enquadramento macroeconómico e a crise em Portugal sugere políticas de estabilidade e sustentabilidade. Assim, esperamos que este documento, traduzido na prática, nos permita e facilite uma avaliação contínua e nos ajude a melhorar os resultados pretendidos. Estes resultados só serão possíveis contando com todos os elementos da equipa interdisciplinar motivados, uma cultura de rentabilização dos recursos e a consolidação das boas práticas.

5 2. Principais necessidades e prioridades a satisfazer em 2015 O planeamento é uma ferramenta de extrema importância para qualquer Instituição, uma vez que possibilita perceber a realidade, avaliar os caminhos e construir um referencial futuro. Este processo deverá obrigatoriamente ser elaborado com a colaboração dos diferentes responsáveis aos diversos níveis, uma vez que assim serão definidos da melhor forma possível os propósitos globais da organização. A execução do processo de planificação, selecionando e organizando ações, definindo indicadores de medida e a respectiva meta, tem por intuito final o óptimo posicionamento da Clínica Psiquiátrica de S. José, no sentido de oferecer uma resposta cada vez mais diferenciada à população que nos procura, não descurando a missão para a qual o Instituto está direcionado e a verdadeira essência do espírito congregacional que nos pauta. É importante que este planeamento seja entendido como um processo cíclico e prático das determinações do Plano, garantindo-lhe continuidade, havendo uma constante realimentação de situações, propostas, resultados e ações, conferindo-lhe assim dinamismo. O XX Capítulo Geral, veio reafirmar a prioridade da revitalização como compromisso congregacional. Com ousadia e criatividade, procura-se uma nova era congregacional, gerando novas expressões de espiritualidade, experiências de comunhão, estilos de governo e compromissos com o projeto hospitaleiro de serviço à pessoa que sofre. Por estas razões, atribui-se uma responsabilidade acrescida a esta reestruturação, para que as mudanças que devam ocorrer, sejam de carácter organizativo, jurídico ou de presenças e serviços.

6 Em prol de uma resposta diferenciada, e extraindo vantagem da nossa localização geográfica, iremos continuar a expandir o nosso serviço de ambulatório, quer ao nível das consultas de psiquiatria geral e psiquiatria especializada (geriatria e comportamento alimentar), quer ao nível da psicoterapia. Como princípios estratégicos globais, procurar-se-á: Agilizar o processo de referenciação e aprofundar muito e de forma justa a articulação com o nosso principal referenciador e pagador (HSM); Decidir e planear dentro do princípio da sustentabilidade dos projetos/programas; Reforçar a parceria com o HSM ao nível da intervenção clínica; Atender às prioridades identificadas no PNSM, no contexto da população a que a Clínica atende (aumento da oferta de internamento em Gerontopsiquiatria); Promover a interação com a envolvente social e comunitária, nomeadamente através de reforço de laços com a Junta de Freguesia de Carnide); Promover o princípio da centralidade e a salvaguarda da dignidade incondicional da pessoa; Desenvolver níveis de qualidade contínua e integral no atendimento do doente e família (criação de novos projetos de melhoria e/ou inovação); Qualificar a ação assistencial com a determinação de se constituir, não só uma referência clínica na prestação de cuidados na área da psiquiatria e saúde mental, mas também como uma mais-valia ao nível do investimento na investigação e defesa dos princípios da Ética e Deontologia; Procurar o desenvolvimento de uma política de recursos humanos que possa cuidar e salvaguardar o nível atual de desempenho dos profissionais, prevenindo o burn-out dando esperança futura de desenvolvimento profissional e realização pessoal. Conscientes do momento de crise que vivenciamos, torna-se imperioso garantir a sustentabilidade da prestação de cuidados aos nossos doentes e assegurar a

7 retribuição a todos os colaboradores que se dedicam à nossa Instituição. Desta forma, devemos todos, como Comunidade Hospitaleira, encetar um esforço conjunto de contenção e responsabilidade perante esta grande Obra. Assim, para este ano, procurar-se-á ter em linha de conta as seguintes medidas, que em conjunto com as definidas na planificação, contribuirão para uma gestão contida e assertiva: Continuar a expandir o ambulatório ao nível das consultas e de novos serviços (ex: fisioterapia); Solicitar maior empenho e responsabilidade às diferentes equipas, com o intuito de aumentar a produtividade, disponibilidade e flexibilidade, através de um maior acompanhamento por parte das chefias com consequente redução de custos; Sensibilização aos diferentes profissionais, para uma maior racionalização e contenção de custos associados ao normal funcionamento da Clínica Psiquiátrica de S. José (água, luz, gás, comunicações, diverso material, etc) com consequente redução de custos; Manutenção da taxa de ocupação superior ou igual a 97% (contudo teremos que ter em conta que estamos a assistir a cada vez menos referenciação, menor poder económico dos utentes e dificuldade de obtenção da credencial para internamento).

8 3. Planificação IV - ASSUMIR CRIATIVAMENTE A MISSÃO COMO PROJETO COMUM Linha de ação 1 - Promover uma formação contínua e sistemática na identidade e na cultura hospitaleiras em todos os níveis da organização, tendo como referência a Carta de Identidade. Objetivo estratégico 1: Elaborar e aplicar itinerários formativos diferenciados no âmbito da identidade, cultura, valores e modelo hospitaleiro Aplicar e avaliar os itinerários formativos configurando a prática das equipas de acordo com o Modelo Hospitaleiro. Ação 1: Disponibilização das ajudantes de enfermaria/asg e áreas técnicas para participação na formação. Ação 2: Dinamização dos colaboradores para participação nos encontros de Espiritualidade Menniana. Ação 3: Melhoria das competências dos profissionais através da elaboração do PIF. Ação 4: Disponibilização dos técnicos para participar nos Encontros Provinciais de áreas técnicas. Objetivo estratégico 2: Reestruturar o processo de integração e incorporação dos colaboradores no projeto hospitaleiro Aplicar e monitorizar os processos de tutoria nas Ação 1: Implementação do curso de integração que incorpore processos de tutoria.

9 fases de integração Desenvolver dinâmicas de reflexão sobre a prática hospitaleira, nas equipas de trabalho, que gere sentido de pertença e compromisso. Ação 1: Aprofundamento dos valores Hospitaleiros a partir de documentos Institucionais. Linha de ação 2 - Promover o estilo evangelizador e hospitaleiro das obras, procurando as formas mais adequadas para o garantir, de acordo com cada realidade. Objetivo estratégico 3: Potenciar a dimensão evangelizadora das obras hospitaleiras com cariz eminentemente humanizador e sanador Aprofundar o estilo evangelizador da obra hospitaleira nas equipas interdisciplinares Divulgar a nível externo a identidade evangelizadora da obra hospitaleira. Ação 1: Participação ativa do Serviço PS nas reuniões de equipa das unidades. Ação 2: Celebração dos tempos festivos da Igreja e da Congregação, envolvendo toda a Família Hospitaleira. Ação 3: Encontros de formação e celebração para colaboradores, nos tempos litúrgicos do Natal e da Páscoa. Ação 4: Organização de um evento científico e lúdico com o título Humanização na Comunidade. Ação 1: Participação em Simpósios de eventos nacionais ou internacionais em que fique expresso a identidade do cuidar hospitaleiro (apresentações, comunicações e posters).

10 Ação 2: Intercâmbio internacional com estágios de jovens estrangeiros na área da deficiência. Objetivo estratégico 4: Potenciar a dimensão evangelizadora e de acompanhamento espiritual da Pastoral da Saúde Capacitar agentes de PS para uma intervenção diferenciada da PS em saúde mental Dinamizar um espaço de atenção, escuta e promoção de sentido de vida para familiares. Ação 1: Participação em ações de formação externas. Ação 2: Realização de encontros de formação. Ação 1: Criação de um gabinete para o Serviço PS. Ação 2: Implementação do projeto sentido da vida. Linha de ação 3 - Desenvolver a comunicação institucional, interna e externa, para reforçar o sentimento de pertença ao projeto hospitaleiro e dar-lhe visibilidade. Objetivo estratégico 5: Potenciar e qualificar a comunicação interna e externa Promoção de iniciativas Ação 1: Organização de iniciativas em articulação em articulação com a com a Junta de Freguesia de Carnide e outras comunidade envolvente. Instituições da Comunidade. Ação 2: Dinamização do Projeto Encontros às Quintas. Ação 3: Dinamização do evento sobre Gerontopsiquiatria Dinamização e Ação 1: Publicação da revista interna Passo a Passo.

11 atualização de canais de comunicação (intranet, páginas web, redes sociais, etc) Divulgação nos meios de comunicação social. Ação 2: Dinamização da área da comunicação externa. Ação 1: Participação em artigos de jornal ou programas de rádio ou TV, em que se divulgue o projeto Hospitaleiro. Objetivo estratégico 6: Desenvolver a partilha de conhecimento e de boas práticas intra e intercentros Desenvolvimento de sinergias entre centros no âmbito de projetos. Ação 1: Iniciativas comuns no âmbito da investigação e formação na área de Psicogeriatria com a Casa de Saúde da Idanha (unidade Maria Josefa). Ação 2: Iniciativas comuns no âmbito da formação em psicogeriatria e psicofarmacologia. Objetivo estratégico 7: Projetar o Modelo Hospitaleiro como referência no âmbito da saúde mental Participação em reuniões estratégicas e fóruns de discussão sobre saúde mental. Ação 1: Participação em ações da Sociedade Portuguesa de Psiquiatria, Conselho Nacional de Saúde Mental, SPESM. Ação 2: Apresentação de Projetos de intervenção Terapêutica em Saúde Mental Incentivo à participação Ação 1: Participação em Congressos com posters

12 em eventos científicos, com a apresentação de posters, comunicações, artigos, etc.. e/ou comunicações. Ação 2: Publicação de artigos Divulgação de trabalhos em revistas Ação 1: Publicação de artigos em revista Peer Reviwed. Linha de ação 4 - Definir o modelo de missão partilhada e de espiritualidade da colaboração e a sua implicação na realização do projeto hospitaleiro. Objetivo estratégico 8: Potenciar e qualificar a comunicação interna e externa Acompanhamento sistemático às pessoas com funções de responsabilidade e liderança na missão. Ação 1: Fomentar dinâmicas identitárias nas equipas/serviços. Ação 2: Reuniões com colaboradores que assumem funções de responsabilidade e liderança. Ação 3: Reuniões de acompanhamento às chefias de enfermagem. Linha de ação 5 - Promover a formação e o acompanhamento, o compromisso e a articulação dos Leigos Hospitaleiros. Objetivo estratégico 9: Consolidar o processo de Leigos Hospitaleiros (LH) 9.1. Consolidação do itinerário formativo dos grupos LH. Ação 1: Jornadas de oração no Tríduo da Festa do P. Menni. Ação 2: Realização de um dia de retiro. Ação 3: Dinamização da oração do Terço, um dia

13 por semana no mês de Maio Divulgação da proposta LH na comunidade envolvente. Ação 1: Convites pessoais a alguns colaboradores. Ação 2: Participação do grupo de LH em eventos do Centro. Ação 3: Colocação de algum testemunho/partilha das reflexões na página web do Centro. Linha de ação 6 - Formar grupos de irmãs e pessoas comprometidas com a missão hospitaleira para desenvolver projetos em realidades geográficas de maior necessidade. Objetivo estratégico 10: Desenvolver experiências de missão partilhada realizando projetos de fronteira.) Divulgação e sensibilização junto da Comunidade Hospitaleira para o voluntariado missionário. Ação 1: Criação/colaboração de iniciativas de divulgação do voluntariado missionário. V - TORNAR VISÍVEL A BOA NOTÍCIA NO MUNDO DO SOFRIMENTO PSÍQUICO Linha de ação 1 - Interpretar os critérios fundacionais a partir da opção preferencial pelo mundo do sofrimento psíquico que orientem a resposta a novas formas de sofrimento e à realização de novos projetos. Objetivo estratégico 11: Auscultar novas formas de sofrimento psíquico.

14 11.1. Identificação de novos problemas ou situações de risco para a saúde mental na proximidade dos centros Criação de métodos ou recursos que respondam às necessidades emergentes. Ação 1: Monotorização da evolução clínica do programa do Hospital de Dia. Ação 1: Abertura de uma nova unidade de Gerontopsiquiatria. Linha de ação 2 - Analisar as obras com base em critérios carismáticos e assistenciais, definindo o posicionamento estratégico da instituição e estudando novas formas jurídicas para lhes dar continuidade. Objetivo estratégico 12: Estudar e avaliar as obras e estruturas da Província Envolvimento dos centros na análise das suas estruturas assistenciais Revisão e aplicação do Plano Estratégico Assistencial do Instituto (PEA). Ação 1: Realização de reuniões regulares com as unidades/serviços para monotorização do cumprimento dos planos anuais. Ação 1: Análise e avaliação do PEA e emissão de parecer à Direção do Instituto. Linha de ação 3 - Estabelecer alianças e acordos estratégicos e operacionais com outras instituições em favor da missão. Objetivo estratégico 13: Desenvolver uma cultura de trabalho em rede, melhoria contínua e investigação.

15 13.1. Revisão de protocolos e parcerias existentes e avaliação do seu contributo para a missão Dinamização e participação em projetos de investigação Desenvolver iniciativas de combate ao estigma. Ação 1: Sistematização das parcerias existentes e o seu real contributo. Ação 1: Desenvolver e apresentar dois projetos de investigação na área assistencial. Ação 1: Promoção de ações externas e internas de combate ao estigma. Linha de ação 4 - Aplicar o Modelo hospitaleiro nos planos e programas, segundo a Carta de identidade, com especial referencia à pastoral da saúde, ao voluntariado e à ética, tornando a sua ação mais significativa no processo assistencial. Objetivo estratégico 14: Consolidar na prática diária dos centros o Modelo Hospitaleiro Dinamização de práticas que evidenciem o protagonismo da pessoa assistida e seus familiares Implementação dos sistemas de Certificação e Acreditação da Qualidade em Ação 1: Promoção da colaboração dos familiares/pessoas de referência na elaboração do PII. Ação 2: Promoção de eventos lúdo-terapêuticos internos e externos. Ação 3: Promoção de eventos lúdo-terapêuticos em conjunto com a Associação de Familiares e Amigos das utentes da CPSJ. Ação 4: Consolidação do grupo de autorepresentação. Ação 1: Realização de auditorias aos processos chave. Ação 2: Acompanhamento do Sistema de Gestão

16 saúde. da Qualidade (controlo de não conformidades detetadas ou potenciais, assim como a implementação de projetos ou ações de melhoria PROC.02). Ação 3: Realização de reuniões do Conselho Técnico Realização de projetos de proximidade e continuidade de cuidados Qualificação da pastoral da saúde nos programas de intervenção das diferentes áreas assistenciais Promoção do voluntariado e sua integração nos programas assistenciais diferenciados Dinamização de iniciativas de reflexão e formação sobre bioética na Ação 1: Cumprimento dos Planos de atividade das unidades/serviços. Ação 2: Implementação de projetos de estimulação cognitiva. Ação 3: Desenvolvimento e aplicação dos projetos de melhoria do Centro. Ação 4: Acompanhamento e monotorização do projeto Integrar. Ação 1: Consolidação da intervenção da PS na programação das unidades e na elaboração dos PII s. Ação 2: Aplicação de programas específicos para as diferentes áreas assistenciais. Ação 1: Integração das ações de voluntariado nos planos individuais de atividades. Ação 2: Organização e realização de um encontro formativo direcionado aos voluntários. Ação 3: Formação de uma equipa coordenadora do voluntariado. Ação 4: Participação com um testemunho em cada edição do jornal Passo a Passo. Ação 1: Desenvolvimento de dinâmicas de reflexão sobre bioética, com base nas fichas de reflexão Bioética e Hospitalidade.

17 área da saúde mental Implementação do Manual de Políticas de Gestão de Recursos Humanos, desenvolvendo uma cultura de melhoria contínua do desempenho Aplicação do Manual de Procedimentos Administrativos. Ação 1: Reduzir a rotatividade da equipa de enfermagem, promovendo a integração no quadro. Ação 2: Promoção de melhorias ao nível das competências dos profissionais. Ação 3: Análise, avaliação, controlo e gestão dos riscos associados à área da Segurança e Higiene no trabalho. Ação 4: Realização de formação específica: Gestão de stress e desenvolvimento pessoal; Chi Kung e Posicionamento e mobilização, com vista à redução do síndrome de burn-out e redução do número de acidentes de trabalho. Ação 5: Aumento do número de ajudantes de enfermaria de apoio às utentes, com o intuito de evitar o burn-out. Ação 1: Revisão das práticas de acordo com o MPA. Linha de ação 5 - Gerir a área económica e financeira garantindo a sustentabilidade e viabilidade das obras e a diversificação das fontes de financiamento. Objetivo estratégico 15: Garantir a sustentabilidade e a viabilidade das obras hospitaleiras Consolidação do processo de planificação, monitorização e avaliação da Ação 1: Ter informação económica, financeira e patrimonial atualizada. Ação 2: Monotorização e acompanhamento do

18 performance da gestão económico-financeira do IIHSCJ Fortalecimento da estratégia institucional de sobriedade, contenção de custos e racionalização de recursos. número de internamentos ( Gestão de Camas ). Ação 3: Cumprimento da planificação do Centro. Ação 4: Consolidação das práticas de planificação/monotorização em todas as unidades/serviços. Ação 1: Acompanhamento dos pagamentos mensais de forma a recuperar pagamentos em atraso. Linha de ação 6 - Promover a cooperação internacional, procurando recursos dentro e fora da instituição e impulsionando a participação das irmãs, dos colaboradores, voluntários e utentes. Objetivo estratégico 16: Promover o compromisso para o envio apostólico e a partilha solidária de recursos Solicitação de apoios para projetos solidários Organização de campanhas solidárias nos centros. Ação 1: Oferta de acompanhamento e formação a voluntários missionários. Ação 2: Apoio logístico na aquisição de medicamentos. Ação 1: Promoção de sessões de colheita de sangue. Linha de ação 7 - Impulsionar respostas de missão com formas simples e inseridas na sociedade, orientadas por uma sensibilidade especial pelos pobres que estão fora das nossas estruturas, com cunho de gratuidade e caráter intercongregacional.

19 Objetivo estratégico 17: Estabelecer parcerias de cooperação em rede com outras instituições que respondam a situações de pobreza social Participação ativa na Rede Social Colaboração em iniciativas de resposta local. Ação 1: Participação no Grupo de Solidariedade e Gerações. Ação 2: Participação nas reuniões da Rede Comunitária de Carnide. Ação 3: Participação nas reuniões do Grupo de Ação Social. Ação 1: Participação no sub-grupo Diferente somos todos.

20 4. Monitorização Metodologia de monitorização que inclui o grau de concretização dos objetivos e ações planeadas quadrimestralmente.

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