1ª REUNIÃO: ABTCP 2015

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1 1ª REUNIÃO: ABTCP 2015 Data: 15 de abril de 2014 Horário: 09h00 as 12h20 Local: Sede da ABTCP PARTICIPANTES Claudia (ABTCP), Milena (ABTCP), Patricia Capo (ABTCP), Viviane (ABTCP), Rafael P. Nantes (Arkema), Jaynne Mayra Salles (CBC), Rodolfo Rodrigues (CBC), Felipe Gonzaga (CENIBRA), Jéssica Bittencourt (Fabio Perini), Bruna Tomasuolo Souza (Fibria), Selma Ugolinio (GL&V) Verônica Oliveira Lopes Maziviero (Joh Clouth), Luiz Carlos Corrêa (Kadant), Sergio Roberto Scetta (NSK), Juliana Antonelli S.L. Oliveira (Nutrenzi), Marina Vital (Nutrenzi), Bruna Silva (Oji Papéis), Cainã Facco (Oji Papéis), Valentina M. Costa Lino (Pöyry), Camilla Rampazo (TEM), Nalu Luz (TEM), Tatiana Santana (TEM), Laura R. G. Chocais (Tequaly), Ynara Santos (Voith Paper), Grazzielle (VWS Veólia). ASSUNTOS ABORDADOS Objetivo da Reunião: Apresentação da equipe, atividades estratégicas, regras, prazos e alterações no manual do expositor de 2014 para Milena apresentou a ABTCP de forma geral e lembrou que a ABTCP disponibiliza para os associados, para fazer reuniões e/ou realizar alguns eventos, a sede que é própria. Apresentou a equipe envolvida no evento (ABTCP e TEM) e falou pontualmente sobre as atividades estratégicas (ver apresentação em ppt disponibilizada no site do evento). Falou ainda sobre a forma de trabalho da ABTCP na organização do evento realização de no mínimo 03 reuniões com os expositores: Lançamento do manual do expositor, alinhamento de pré-evento e avaliação para melhorias para o ano seguinte. Comentou que a reunião de avaliação do evento de 2014 não foi realizada por falta de quórum e que foi enviado um aos expositores conforme acordado com a comissão dos expositores vigente - pedindo os comentários/sugestões para as melhorias de Somente dois comentários foram recebidos e aplicados como melhoria. Lembrou pontos importantes para que todos tenham as informações e condições necessárias para obtenção dos melhores resultados, além de alterações e novidades no Manual do Expositor. Informou que novamente a empresa Transamerica Eventos e Marketing (TEM) fará o atendimento aos expositores e montadores em todas as questões relacionadas aos formulários, montagem e desmontagem do evento. A reunião foi conduzida pela Milena, com apresentação de pontos específicos pela Claudia, Patrícia Capo e Viviane. Milena avisou que ao final da reunião a apresentação utilizada estaria disponível no site do evento Exposição Expositores Atas e Comunicações. Comissão dos Expositores: Milena explicou que a comissão é formada por um grupo de expositores que se oferecem para atuar, junto à ABTCP, com o objetivo de resolver assuntos imediatos. Todo ano é dada a oportunidade a todos os expositores de ingressarem e/ou, para os já participantes, de saírem da comissão. Explicou ainda que o integrante que faltar por duas vezes seguidas a qualquer reunião da ABTCP referente à exposição sem justificativa, automaticamente perderá o direito de participar da comissão dos expositores. 1

2 Foi aberta aos presentes a formação da nova comissão de Os membros de 2014 se mantiveram na comissão de 2015, com exceção da Karina Grava (Metso) que justificou a necessidade de saída da comissão. Tivemos a entrada de dois novos membros Juliana (Nutrenzi) e Grazzielle (VWS Veólia). Sendo assim, a comissão ABTCP 2015 será composta pelos seguintes expositores: Luiz Carlos Corrêa Kadant Coordenador (19) / Grazzielle Fernanda Fredericci Silva Veolia (11) Jéssica Bittencourt Fabio Perini Ltda (47) Juliana Nutrenzi (15) Ynara Tosi Voith Paper (11) Milena informou que os contatos, assim como as fotos de cada um dos membros, estarão no site do evento. Os canais de comunicação do evento: Foi informado que no hotsite estão todas as informações sobre o congresso, jantar de confraternização, sessão de abertura e exposição. Cada página contem informações pertinentes aos públicos específicos: para ser expositor, expositor, montador, visitante, palestrante, congressista e etc. Milena alertou ao expositor que fique atento á página Atas e Comunicações onde serão lançados todos os comunicados enviados para os expositores no decorrer do período, com exceção das cobranças específicas de preenchimento de formulários. Milena comentou que há uma versão do manual bem reduzida com informações pertinentes aos montadores. Comentou ainda que a ABTCP não indica montadores, mas que para ajudar o expositor na escolha deste parceiro tão importante, criou um certificado. No site do evento é feita a divulgação das montadoras que cumpriram com todos os prazos e regras no ano anterior e que tiverem uma avaliação excelente pelos expositores que as contrataram. Divulgação do Evento: Milena alertou que cabe a ABTCP a divulgação do evento, programação técnica atrativa, convite em massa e convite às autoridades representativas ao setor e que cabe ao expositor o convite ao seu público específico, além de ações de divulgação da empresa dentro do evento, para que se tenha o resultado esperado. O evento será divulgado por meio de assessoria de imprensa, anúncios em revistas especializadas e em mídias da própria ABTCP - Revista O Papel (impressa e digital), Guia de Fabricantes e Fornecedores do setor (excelente opção de reforço de divulgação para o expositor), Site institucional, Linkedin, Twitter, Facebook, além de distribuição de convites impressos e eletrônico. Considerando que ainda houve um desperdício de material em 2014 convite impresso e comentário de um expositor de 2014, foi aprovada com a comissão dos expositores a mudança na regra de confecção de convite impresso para Foi solicitado que o expositor faça sua parte enviando convites aos clientes e pessoas de seus setores específicos para uma maior divulgação e consequente visitação ao evento (VIP e eletrônico). Claudia comentou que desde o ano passado tem sido feito um Boletim específico do evento que é enviado para todo o mailing da ABTCP e também para as mídias parceiras. Lembrou que o site institucional da ABTCP foi totalmente reestruturado e tem sido uma ferramenta importante de divulgação de todos os produtos/serviços da Associação. 2

3 Comentou ainda que a ABTCP trocou o parceiro para gestão das redes sociais e com isso este trabalho tem rendido ótimos resultados. Pediu para que todos curtam/compartilhem/divulguem as redes sociais da ABTCP para que assim a divulgação seja ampliada. Claudia informou que está em negociação o apoio ao evento com congêneres nacionais e internacionais, revistas e sites segmentados e que a ABTCP pretende chegar a mais ou menos 40 apoios para divulgar ainda mais o evento. Milena acrescentou que este apoio na divulgação agrega valor ao evento e consequentemente aos expositores. Claudia irá atualizar no site do evento no decorrer do tempo as parcerias que forem fechadas. Foi pedido que o expositor que tiver alguma sugestão de associação/revista que possa ajudar na divulgação do evento, envie esta sugestão para Claudia no endereço Patricia Capo, responsável pelos produtos editoriais da ABTCP (Revista, Guia, Livros e etc.), abriu espaço para os expositores associados enviarem sugestões de pauta para a revista O Papel e também apresentarem artigos técnicos para serem publicados na revista e site do Guia de Compras. Informou que no site da revista existe o regulamento para o envio de artigos técnicos e que este regulamento também está sendo divulgado no site do evento em Atas e Comunicações. Comentou que a ABTCP não cobra para publicar estes artigos e que somente algumas empresas têm aproveitado este benefício e que espera receber mais artigos de expositores. Também disponibilizou a inclusão de notas de carreira dos executivos, tecnologias que as empresas estão desenvolvendo ou lançando no setor, notícias de contratos fechados com clientes novos ou potenciais, na coluna Radar da revista. Pediu que essas sugestões sejam enviadas diretamente para o dela para que possa ser analisada a publicação. Milena se comprometeu a enviar o link da revista digital todo mês para os expositores para que estes possam acompanhar o que está sendo divulgado na revista artigos sem custo e assim ter um parâmetro do que é necessário em um artigo técnico. Explicou que, como benefício associativo e de assinantes da revista, existem algumas colunas restritas na versão digital, mas que o restante do conteúdo poderá ser acessado sem problemas. Patricia reforçou informações sobre o Guia de Fornecedores e Fabricantes que substituí o Catálogo do Visitante desde Lembrou que só serão divulgados neste Guia os expositores que atualizarem/incluírem suas informações no site do Guia até o prazo determinado e que estes poderão colocar até 15 produtos gratuitamente. Acima de 15 itens será gerado um valor adicional, assim como para a inclusão de logotipo. O cadastro tem validade por 12 meses e com isso o expositor ganhará esta divulgação até 12 meses após a inclusão dos dados no site. Sobre a Assessoria de Imprensa do evento, informou que a ABTCP contrata um fornecedor para dar assistência a imprensa em geral e para os expositores que tem os seus assessores/área de comunicação. No local, haverá um estande para que os expositores deixem os Press Kits para os jornalistas retirarem. Ainda não está definido se haverá uma coletiva de imprensa. Esta decisão será tomada mais próxima ao evento a partir das confirmações dos convidados e/ou executivos que estarão presentes e também das informações que serão dadas por eles. Em 2014 a ABTCP teve a confirmação de presença do Ministro do Comércio de ultima hora, e com isso foi reunido os grandes veículos e foi feita a sessão de abertura e logo em seguida uma coletiva com o Ministro, que depois deu uma rápida volta na área da Exposição. Selma levantou a questão quanto a ser realmente importante ter uma presença politica nas condições que está a economia hoje. Milena informou que quem cuida desta área é a congênere IBÁ (antiga Bracelpa) e que esta sempre negocia a participação de políticos visando estreitar o relacionamento do setor com o governo. Eles tomam todos os cuidados necessários para que isso agregue valor ao nosso setor e não 3

4 gere nenhuma situação que nos prejudique. Para este assunto, teremos que seguir o protocolo de acordo com os interesses do setor. Patrícia comentou que em 2014 foram realizadas duas reuniões com os assessores de imprensa/área de comunicação do expositor, mas que a segunda não teve tantos presentes. Para este ano será feita uma reunião de planejamento/alinhamento. Este trabalho visa atrair a presença de congressistas, visitantes e grande imprensa, consolidando assim a imagem do evento. Relembrou alguns números de 2014 e que o report com estas informações também está disponível no site do evento em Atas e Comunicações. Falou sobre o plano básico da assessoria e que tem recebido reclamação de alguns jornalistas que procuram pelos CEOs dos expositores no estande, mas não os encontram. O executivo que ele precisa entrevistar muitas vezes não está no estande e com isso o expositor perde a oportunidade de ter uma divulgação gratuita. Patrícia comentou que, o primeiro e o segundo dia do evento, são os dias em que mais temos a presença de jornalistas dos grandes veículos e que é fundamental que, pelo menos no primeiro dia, os executivos mais importantes do expositor estejam presentes na Abertura Solene do evento e fiquem disponíveis para entrevistas até o final do dia. Patrícia informou que ainda não foi contratada a empresa para a assessoria de imprensa, mas que este trabalho tem sido feito pela Case, por meio de boletins que haviam sido contratados ainda em Estão sendo avaliadas algumas cotações, considerando o porte e o custo benefício das empresas fornecedoras. Assim que este fornecedor for contratado, a ABTCP avisará aos expositores. Como não houve nenhum comentário negativo por parte dos expositores de 2014, há a possibilidade de ser mantida a empresa Case. Congresso Viviane informou que este ano o congresso contará com a parceria da RIADICYP - REDE IBEROAMERICANA DE DOCENCIA E INVESTIGAÇÃO DE CELULOSA E PAPEL e do IPEF INSTITUTO DE PESQUISA E ESTUDOS FLORESTAIS. Essas parcerias trarão para o congresso trabalhos de pesquisadores e fabricas do exterior e também a presença de profissionais do exterior. Serão mantidos os Srs. Valerio /Fibria como presidente do congresso pela ABTCP e o Sr. Song/USP pelo RIADICYP. A parceria com IPEF fortalece cada vez mais o congresso trazendo a floresta para perto do setor industrial. Esse será o terceiro ano que o evento será realizado em conjunto. Os correalizadores e o comitê do congresso definiu o tema do evento. O tema central é Inovação e terá como sub divisões Economia, Energia, e materiais Bio-inspirados. Para abordar esses temas a ABTCP esta contatando keynotes do Brasil e exterior e também contará com os trabalhos submetidos ao comitê avaliador. O congresso será dividido da seguinte forma: das 9h 12h sessões técnicas e das 14h 17h sessões temáticas. Nas sessões técnicas serão apresentados os trabalhos submetidos ao comitê avaliador e na parte da tarde, nas sessões temáticas, serão apresentados trabalhos com cases de sucesso e temas estratégicos. Viviane pediu para que quem tiver interesse, viste a página do congresso para mais informações: ou entre em contato diretamente com ela pelo ou Sessão de Abertura Solene: Claudia informou que a sessão de abertura acontecerá no 1º dia de realização (06/10) às 10h. Será feita uma homenagem ao Sr. Lorentz - fundador da empresa Aracruz - e o IBÁ estará cuidando de todo o protocolo convidando as pessoas do setor e os CEO s para fazer essa 4

5 homenagem. O sr. Carlos Aguiar (IBÁ) irá em busca de personalidades junto com a ABTCP para prestar essa homenagem. Logo após a sessão de abertura será servido um brunch na área da exposição. Esta será uma excelente oportunidade para os expositores se relacionarem com os participantes da sessão de abertura. Jantar de Confraternização: O jantar será realizado no segundo dia de evento (07/10), no mesmo espaço do ano passado (Mezanino TEC). Nesta ocasião será feita a entrega do prêmio Destaque do Setor Este prêmio está sendo divulgado por marketing, no site institucional da ABTCP e também no site do evento. Milena lembrou que a este prêmio é uma exclusividade de empresas associadas à ABTCP, que se candidatam nas categorias divulgadas. Os CEO s das empresas estarão presentes é será mais uma oportunidade para o relacionamento. Os patrocinadores do evento são contemplados com convites para este jantar, considerando a cota de patrocínio escolhida. Os convites estarão disponíveis para aquisição, com a Claudia, a partir de julho. Serviços oferecidos ao Expositor: Foram listados os principais serviços oferecidos aos expositores: Durante o evento será disponibilizado o acesso á internet gratuita no foyer (Wifi Zone) e dentro da área de exposição serão dois pontos de acesso para o visitante/expositor. Estes pontos estão dentro do pacote de patrocínio e todos poderão utilizá-lo. O expositor que quiser internet dentro do seu estande terá que contratar o serviço com a NEC/Transamerica; Haverá pontos de informações, que serão sinalizados no mapa; No estande da ABTCP serão disponibilizadas informações sobre os produtos/serviços da Associação e seus parceiros; Sala de Imprensa: apoio aos assessores/área de comunicação dos expositores e para entrega dos PressKits dos expositores para os jornalistas; Área de Serviços: Agência de Viagem, Malex, Atendimento Médico, ponto de taxis, cafeterias; Opções de Merchandising/Patrocínio: no site do evento Exposição Expositores Destaque-se no evento estão os mídias kits das opções de patrocínio, revista O Papel (impressa e digital) e Guia de Fornecedores; Outras ações em desenvolvimento mais detalhes no decorrer da organização. Lembretes Gerais: Não haverá mais lista de espera. O mapa será atualizado semanalmente. O expositor deverá estar atento ás atualizações. Em setembro será inicializado o processo de impressão de materiais e qualquer alteração já não será possível de ser feita neste material; Todos os pagamentos deverão ser feitos antes do início da montagem; Os boletos bancários deverão ser impressos diretamente pelo expositor/montador no site do evento área de formulários. O Expositor é responsável por todos os contratados. O montador receberá um login e senha para acesso exclusivamente aos formulários de montagem. O expositor deverá acompanhar o status destes formulários e cobrar o preenchimento pelo seu montador; O depto. de eventos do TEM estará cuidando do operacional da exposição e enviará um de lembrete, 1 dia antes do prazo final para preenchimento do formulário. Todos os formulários do Manual Online vencerão em uma sexta-feira. Na segunda-feira pós vencimento, o formulário será retirado do ar e não estará mais disponível para preenchimento. Milena ressaltou a importância do cumprimento dos prazos. Manual do Expositor/Montador: Milena lembrou que a equipe do depto de eventos do TEM é quem fará todo o atendimento/esclarecimento de dúvidas aos expositores e montadores sobre formulários e regras de montagem/desmontagem. Visando o respeito e consideração a todos os expositores, Milena solicitou máxima atenção aos prazos e regras de montagem, realização e desmontagem. O manual do expositor / montador contem todas estas regras, prazos e consequências pelo não cumprimento destes. O expositor é responsável por todo e qualquer fornecedor contratado. Foi enfatizada a necessidade de se entregar, junto ao projeto do estande montagem terceirizada: Termo de Responsabilidade, ART e todos os documentos exigidos no Manual. A empresa que optar pela montagem terceirizada deverá entregar o projeto no prazo estabelecido, sob pena de multa diária. Só 5

6 serão considerados entregues projetos que contenham todas as informações solicitadas, inclusive os logos que serão divulgados (ver regra específica para divulgação de parceiros no manual do expositor). O projeto que for enviado com a palavra logo sem a identificação de pelo menos o nome da empresa que será divulgada não será considerado como entregue no prazo. Milena explicou que a montagem customizada foi criada para diminuir os custos para os expositores e para garantir a qualidade e montagem total do evento no prazo adequado. Contudo, o expositor não é obrigado a contatar a montagem customizada. Uma vez contratada a montagem terceirizada, o expositor se responsabiliza pelo processo todo. Milena alertou aos expositores que não querem contratar a montagem customizada, que façam cotações com empresas idôneas e que tenham as devidas certificações exigidas pelos orgãos responsáveis. Selma reforçou que alguns expositores, visando menor custo, não se importam com a idoneidade e condições de cumprimento do contrato das montadoras, sofrendo com situações de atrasos e qualidade ruim no estande durante a realização do evento. Quando não, sofrendo com isolamentos exigidos por bombeiros pela falta de segurança do estande montado. O ponto aéreo só será permitido se for questão de segurança e deverá ser aprovado com o técnico de segurança do TEC. Os Halls D/E são os mesmos utilizados em 2014, atrás destes Halls, durante o período de montagem, realização e desmontagem será feito o abastecimento de material no período da manhã e tarde. O preenchimento de todos os formulários é obrigatório, independente ou não da contratação do serviço. O expositor deverá acompanhar o preenchimento do formulário por parte da montadora, assim como o pagamento das devidas taxas. Todas as taxas de montagem serão cobradas do montador independente do contrato individual do expositor. Não será controlada, por estande, a entrada e saída de materiais no evento. Desta forma, foi sugerido que o expositor que contratar os serviços de segurança, faça uma lista do que está sendo deixado sob responsabilidade do segurança, para conferência no dia seguinte. Também foi recomendada a máxima atenção com os pertences durante o horário de visitação. A ABTCP não se responsabiliza por nenhum tipo de furto/roubo. Selma levantou a questão do estacionamento, que agora está custando o valor de R$42,00/dia, e que não tem mais convênio com a Porto Seguro que dava 30% de desconto. Também comentou que não é feito nenhum tipo pacote para a montagem. Milena informou que já está tentando uma negociação de valor e pacotes promocionais, com o TEC, usando como base o que é oferecido nos demais pavilhões. Haverá totens de autoatendimento para antecipar o pagamento do estacionamento, que estarão localizados no estacionamento subsolo ao lado do elevador e no foyer do Hall B/C. Foi reforçado que a contratação de serviço de telefonia e internet é exclusividade da TEM. Mudanças do Manual: Este ano o TEM propôs voltar com os contatos de fornecedores parceiros dentro do manual do expositor. A cada atualização o TEM enviará um especificando a alteração feita para facilitar a substituição da página para o expositor. Estes mesmos contatos serão divulgados também no site do evento; Conforme comentado no item Divulgação do Evento, a regra de distribuição de convite impresso mudou; Segurança Terceirizado: Este ano a documentação deverá ser entregue no TEC, para ser analisada e liberada a contratação. Foi ressaltada a necessidade de se cumprir com o prazo de entrega desta documentação; Milena reforçou que o objetivo da montagem customizada é a redução de custos para o expositor e garantia na entrega do estande montado no prazo, já que a ABTCP se responsabiliza por isso. Para 2015 foram selecionados 4 modelos que poderão ser contratados por qualquer metragem (ver mais detalhes e modelos no manual do expositor). Os itens adicionais deverão ser contratados e negociados diretamente com a Proportio. Milena alertou que, mesmo garantindo a montagem do estande no prazo, é importante o expositor acompanhar a finalização da montagem no domingo para que ainda seja possível fazer pequenos ajustes, sem a cobrança da multa por atraso na montagem. O expositor deverá receber o estande no domingo. Na segunda-feira, qualquer alteração na estrutura implicará em multa por atraso de montagem e esta será cobrada do expositor; A montagem customizada também será considerada na certificação da montadora. 6

7 Período de Montagem: Devido aos halls estarem localizados em uma Zona Mista que é impactada pela lei do Psiu (restrição de barulho) não será permitida a montagem durante a madrugada. No dia 05/10 às 18h será iniciado a colocação da passadeira. Neste horário toda montagem inclusive a comunicação visual do expositor deverá estar finalizada. Haverá multa para os expositores que não cumprirem com as regras e prazos de montagem. Milena pediu para que o expositor cheque se sua montadora chegou para iniciar a montagem do estande já no primeiro dia de montagem, evitando assim atrasos e consequentemente cobrança de multas. Foi enfatizado que para não atrasar a montagem, somente os encarregados das montadoras devem comparecer ao CAEX para averiguação dos documentos e taxas pagas. Somente se houver alguma pendência por parte do expositor/montador, a montagem do estande será suspensa até a regularização da pendência. Foi lembrado que, por motivo de segurança, somente o contato operacional definido pela empresa expositora em contrato poderá fazer qualquer tipo de solicitação no CAEX. Inclusive para emissão/alteração de credenciais. Desta forma, é extremamente importante que a empresa mantenha este contato atualizado na ABTCP. Este contato também poderá delegar funções, desde que seja entregue no CAEX uma carta de autorização assinada por ele. Período de Realização: A entrada de expositores das 8h ás 12h59 durante a realização (06,07 e 08/10), será feita pelo portão de saída do evento, sem material para abastecimento. Após ás 13h, todos os expositores deverão entrar no evento utilizando a entrada principal em frente ás salas do congresso. Esta ação visa inibir o acesso aos congressistas no período em que a exposição ainda não está aberta a visitação (das 8h às 13h). Milena lembrou que a exposição ocorrerá das 13h as 20h, mas poderá acontecer de no primeiro dia a ABTCP ter que liberar a entrada dos visitantes mais cedo devido ao término da cerimônia de abertura antes do horário previsto. Este planejamento é feito e cumprido rigorosamente, mas há imprevistos que podem acontecer que favoreçam a esta antecipação. Mais próximo à data de realização do evento, caso seja necessário, a ABTCP solicitará aos expositores esta antecipação. O abastecimento do estande será feito das 08h às 12h pelas portas de carga e descarga (dos fundos do Hall D/E). O reabastecimento (de pequenas quantidades) será feito das 16h às 17h, também pelas portas de carga e descarga. Foi lembrado que neste horário não será liberada a utilização de carrinhos e tudo deverá que ser levado na mão. A limpeza diária do estande é responsabilidade do expositor e deverá ser realizada das 08h às 10h. A ABTCP é responsável pela limpeza das áreas comuns do evento (ruas e banheiros). Foi pedido para que o expositor esteja atento ao serviço contratado e não permita que seu prestador de serviços jogue lixo na rua, após as 10h. Também foi alertado quanto á contratação de pessoas que oferecem serviços de limpeza no local. Geralmente são pessoas que não tem vínculo com empresas e por isso não tem ninguém que se responsabilize pelos serviços prestados e por qualquer dano causado. Não será permitida a manutenção do estande das 13h ás 20h. A manutenção só será liberada das 8h ás 12h. As recepcionistas/garçons/copeiras, contratados para os estandes, deverão utilizar os banheiros dentro da área de exposição como camarim, e das 8h ás 13h. Após este horário não será permitida a utilização dos banheiros para este fim. Foi pedido para o expositor orientar seu prestador de serviços a não utilizar os banheiros localizados ao lado das salas do congresso, como camarim, em qualquer horário. Haverá fiscalização para a realização de shows. Só serão liberados os shows solicitados por meio de formulário específico. Foi pedido para que os horários reservados para este tipo de apresentação e principalmente o limite de decibéis, sejam respeitados. Caso haja reclamação de algum expositor vizinho, a apresentação será cessada e o expositor realizador, multado. É importante que o expositor fique atento às regras e taxas solicitadas pelo ECAD. Não será permitida a permanência dentro do estande após o horário de encerramento - ás 20h. Serão feitos anúncios e após ás 20h15 o segurança passará nos estandes autuando quem ainda estiver com atividades. Desmontagem: Foi pedido novamente o cumprimento aos prazos e regras. Milena alertou quanto aos expositores que expõem maquinário e que se este não for retirado no prazo, implicará em atraso na desmontagem e consequentemente em multa. A multa sempre será cobrada do expositor. Desta forma, foi pedido para que os expositores entrem em contato com o CAEX para saber como está à desmontagem do estande ou até mesmo a retirada do equipamento. As caçambas contratadas são UNICAMENTE para 7

8 depósito de lixo e não de partes inteiras de estandes. A montadora que colocar partes inteiras de estande na caçamba será autuada e a multada enviada para o expositor. Assuntos Gerais: - Periodicidade da exposição e local: Milena informou que foi montado um grupo especificamente para avaliação geral do evento, em 2012 e que este grupo está analisando inclusive a periodicidade do evento. Este grupo fez uma solicitação formal, que foi apresentada ao conselho da ABTCP, para que a exposição ocorra em 2015 e 2016, e em 2017 já seja considerado um congresso técnico com patrocínio mas sem a área de exposição. O Conselho da ABTCP solicitou que seja feito um estudo de viabilidade para aprovação ainda em julho/2015. Também foi solicitada, por este grupo, a mudança nas regras de patrocínio do evento. Sendo assim, já para 2015 a prioridade na escolha das cotas Premium foi dada para empresas expositoras até determinada data e, após a data determinada, as cotas remanescentes foram comercializadas para empresas interessadas que não estavam participando do evento como expositores. Caso seja aprovada a realização da exposição a cada dois anos, no ano que não tiver a exposição, as cotas serão comercializadas sem prioridade. Também foi pedido para que sejam divulgados os logos dos patrocinadores de acordo com a cota escolhida. Foi pedido, pelo sr. Luiz Carlos (Kandant), que no estudo apresentado para o conselho, também seja considerada outras opções de espaço. Milena informou que hoje não existem muitas opções de espaços que comportem o evento e que algumas variáveis precisam ser consideras, tais quais: disponibilidade de data para a realização do evento, infraestrutura, valores, acessibilidade, rede hoteleira próxima, e etc. O Center Norte, que sempre foi considerado como opção, nunca conseguiu atender com o quesito data. Já o Imigrantes (hoje São Paulo Expo) e Anhembi, não atendem com a infraestrutura. Milena sinalizou que está ciente de projetos de melhorias nos dois últimos pavilhões e que no futuro pode ser que eles também sejam boas opções. Milena aproveitou o assunto para questionar aos presentes quem deles já fez evento no Center Norte, pedindo de uma forma geral uma comparação. Alguns expositores disseram quem em termos de infraestrutura o CN está até melhor que o Transamerica, principalmente na questão de acessibilidade (existem varias formas de se chegar ao local). Um ponto negativo para o CN e TEC que foi levantado, é quanto as opções de hotéis próximos. Foi comentado que o CN, por estar mais próximo do centro da cidade, tem mais opções de hotéis e tem melhor acesso (metro, ônibus e etc.). Milena perguntou também como é a infraestrutura do local, eles informaram que é bem parecida com a do TEC, mas que os custos de uma forma geral são melhores. Foi dito que o estacionamento tem um valor menor e tem a vantagem de ter pacotes promocionais para expositores. O TEC tem a vantagem do estacionamento estar mais próximo dos Halls o que não ocorre no CN que é necessário atravessar toda uma área para chegar ao pavilhão. Foi considerada também como ponto positivo para o CN a questão de ter o Shopping próximo que ajuda muito na questão da alimentação. Milena pontuou alguns receios quanto a questão do shopping também ser um motivo para distrair os congressistas/visitantes. Ela comentou que o CN tem um projeto de construção de dois restaurantes no mezanino deles e que isso resolveria a questão de ter a alimentação no local de realização do evento, evitando assim as distrações do objetivo principal que é participar do evento. Selma disse que não sabe como é a estrutura das salas do congresso, mas acredita ser melhor do que as do Transamerica, devido à acústica. Milena perguntou aos presentes sobre a qualidade do ar condicionado e muitos disseram que é boa. Também comentaram quanto à logística de entrada e saída de matérias (pelas docas), ser melhor do que o que é oferecido no TEC. Foi questionada a necessidade de se manter o evento em outubro e todos concordaram que poderá ser outra data de realização, desde que sejam consideradas as datas de outros eventos que acabam concorrendo indiretamente com o evento da ABTCP, por terem expositores comuns (ex: Oil & Gas). Milena se comprometeu em fazer cotação com o Center Norte e deixar em aberto à questão da data, disse que também tentará uma cotação com o Expo SP, considerando que a nova estrutura esteja pronta para Selma comentou que o Expo SP, como se encontra hoje, não está bom e não atende nosso evento. Selma ficou de passar um contato que ela tem lá dentro para Milena. Milena fará orçamentos para 2016, considerando as propostas de realização da exposição anual e bienal. Todas as definições deverão estar finalizadas e aprovadas até agosto/15, para divulgação geral em setembro. - Ação APEX: Milena pediu avaliação dos presentes principalmente de quem participou como expositor em 2014 do projeto APEX (Rodada de Negócios ABIMAQ). Rodolfo comentou que não agregou valor nenhum. O que foi apresentado não estava muito claro e não foi dado o foco principal que é o da exportação. Eles davam informações que já estão no mercado sem uma ação mais efetiva para quem 8

9 estava ali buscando informações diferenciadas. Para 2015, não interessa ter esta mesma ação com a ABIMAQ. Rodolfo comentou ainda que seria muito importante para os associados que a própria ABTCP tivesse um projeto com a APEX. Esta ação deveria estar focada na exportação e no auxílio para as empresas Brasileiras em como fazer isso. - Atividades que agreguem valor na área de exposição: Milena comentou que a ABTCP tem procurado realizar atividades dentro da área de exposição que agreguem valor para o expositor. Com isso, existe um plano em curso que está sendo negociado com os CEOs das grandes empresas para que estes estejam no final do dia, no mesmo espaço onde será servido o Brunch após sessão de abertura, para um bate papo mais informal. O CEO se disponibilizará para falar sobre algum tema relevante que não esteja sendo apresentado no congresso. Será uma grande oportunidade para o expositor se aproximar deste CEO. Rodolfo comentou que isso agregaria valor se eles se dispusessem a falar sobre o mercado. Como isso pode conflitar com uma palestra que haverá logo após a sessão de abertura, Milena ficou de avaliar junto com a Viviane a melhor forma destes CEOs participarem. Milena falou ainda sobre a possibilidade de ter o pessoal da área de compras das fábricas de Celulose e Papel para dar atendimento específico aos expositores. Rodolfo comentou que seria ainda mais interessante se fosse o pessoal de compras das grandes empresas fornecedoras. Como exemplo ele citou a empresa GE. Nem sempre o expositor consegue conversar com alguém da área de compras para ter as informações básicas que eles precisam para fornecer para aquela empresa. Se a ABTCP conseguir reunir este pessoal, seria realmente um grande valor para o expositor. Milena lembrou que, a ABTCP, como associação, consegue ter algumas vantagens que nenhum promotor tem, já que o espírito associativo é utilizado nestas negociações. Milena pediu para que os expositores enviem para ela os nomes dos grandes fornecedores que gostariam que estivessem presentes nesta ação para que a ABTCP com os que forem associados à ABTCP negocie este atendimento durante os 03 dias de realização do evento. Ela pediu ainda que se algum expositor tiver mais alguma ideia de alguma ação que agregue valor ao evento e ao expositor, que a envie para ela o quanto antes. TEM/06/05/15 9

ATA DA 1ª REUNIÃO EXPOSITORES ABTCP 2016. Participantes ABTCP: Milena Lima, Patrícia Capo, Claudia D Amato, Carlos Prado.

ATA DA 1ª REUNIÃO EXPOSITORES ABTCP 2016. Participantes ABTCP: Milena Lima, Patrícia Capo, Claudia D Amato, Carlos Prado. ATA DA 1ª REUNIÃO EXPOSITORES ABTCP 2016 Data: 06 de abril de 2016 Horário: 09h00 as 12h00 Local: Sede da ABTCP PARTICIPANTES Participantes ABTCP: Milena Lima, Patrícia Capo, Claudia D Amato, Carlos Prado.

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