5 Passos Para Melhorar a Eficiência Comercial. do seu Escritório Contábil

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1 5 Passos Para Melhorar a Eficiência Comercial

2 Introdução Você é excelente contador, dedicado, comprometido, assim como todo o resto da sua equipe. Controla tudo certinho pela sua agenda que não falha nunca! Recebe indicações, mas, de um modo geral, as pessoas não te acham, nem acham o site do seu escritório com tanta facilidade! Muitas vezes, quando te acham, por não te conhecerem bem, acabam não fechando o contrato. Mas por que isso acontece se o seu trabalho é tão bom? Por que o seu comercial não vinga? Esse e-book tem a pretensão de resolver a sua vida profissional! Sim, porque se você já é bom, só te falta vender, e é daí que vem seu lucro, certo? Então, sem mais delongas, vamos direto ao ponto! Aprenda agora as melhores práticas para aumentar a eficiência comercial do seu escritório contábil! Os 5 passos básicos são: 1º Passo Como atrair pessoas para o seu negócio Para já começarmos imbuídos do espírito internético deste E-book, é muito importante que, antes de qualquer coisa, perceba-se o quanto a internet toma conta de nossas vidas hoje em dia. Comece se fazendo as seguintes perguntas: Como eu cheguei até esse ebook? É praticamente certo que, em algum momento, você tenha passado pelo Google ou por outros canais online. Isso significa que sua busca passou pela internet e, com base nesse comportamento, pode-se constatar o quanto a internet mudou a maneira como as pessoas consomem produtos e serviços. 1

3 Qual seu comportamento quando realiza compras online? Você pesquisa preço? Faz perguntas online? Verifica histórico da empresa procurada pelo Reclame Aqui? Faz perguntas a amigos? Com qual frequência? Onde os clientes online estão? Eles estão em vários lugares. No Google, no Facebook, no YouTube, no Twitter, no Instagram, no LinkedIn, no Slide Share, enfim, estão online. Para comprovar essa ideia, basta observar ao seu redor. As pessoas hoje recorrem ao Google para tudo, fazem perguntas em comunidades do Face, comentam no Twitter, veem palestras no Slide Share, enfim, para praticamente tudo que fazem, as pessoas recorrem às ferramentas ou redes virtuais. Mas ainda assim ainda há pessoas que não acreditam que seus clientes usam o Google para encontrarem seus serviços, por exemplo. E para os que ainda têm dúvidas quanto a isso, existem algumas ferramentas online que controlam o acesso às buscas e dão uma boa ideia do volume de pessoas que usam o Google para buscar serviços, inclusive os que você presta. Aqui vão eles: Google Trends Pela palavra-chave digitada ele te dá o volume de buscas relacionadas a ela. Isso pode te ajudar bastante a ter uma noção volume de buscas que podem estar relacionadas ao seu negócio. Google AdWords Key Word Planner - Bem parecido com Google Trends, mas te dá uma ideia maior de volume. Serps Exibe sua posição no ranking do Google (e o ranking é baseado no volume de buscas). Sendo assim, para que seu escritório seja facilmente achado, o lugar onde você quer estar é no Google, e na primeira página. Não estando ali, você já perde boa vantagem em relação aos seus concorrentes cujos nomes aparecem no topo das pesquisas. Mas, e para eles estarem ali, quantas buscas tiveram que ser feitas? Foram achados com uma só palavra? Ou será que não foram achados na primeira página, mas na segunda ou terceira? Seja como for, seu posicionamento no Google é muito importante para atrair pessoas para seu negócio. É assim que a grande maioria das pessoas busca pelo que precisa nos dias de hoje. 2

4 A grande dificuldade, entretanto, é aparecer no topo do ranking enquanto referência do produto que você vende. Daí a importância de se escolher cuidadosamente uma palavra-chave que seja específica e descreva exatamente o serviço que você presta ou o produto que vende. A escolha da palavra certa é o que influencia na posição do seu site no ranking do Google. Mas o que fazer se sua posição no ranking está muito para trás? O primeiro passo é desenvolver um trabalho de busca de clientes e, pelo Google, você tem dois caminhos para fazê-lo: Busca orgânica Apesar de ser gratuita, para que seu site apareça organicamente nas primeiras posições, você terá que ter feito um investimento considerável em produção de conteúdo e em otimização do site para o mecanismo de busca (SEO). Como esse caminho pode levar algum tempo, a dica para quem está começando é que inicie esse o trabalho de atração de clientes investindo na busca paga, porque tão logo o Google recebe seu pagamento, seu site já começa a aparecer na primeira página. Se esse é o seu caso, a ideia então é começar pela busca paga e tentar ir melhorando suas posições, via busca orgânica, com o passar do tempo. Busca paga Como o próprio nome diz, você paga determinado valor ao Google para que sua posição tenha destaque no ranking. Conclusão Se você quer atrair clientes tenha um site que seja facilmente encontrado pelo Google. 3

5 2º Passo Saber identificar clientes potenciais É muito importante saber diferenciar um curioso de um potencial cliente. Isso porque, para vender, não basta só atrair visitantes com a busca paga, o objetivo é atrair clientes. Logo, seu site necessita estar preparado para fazer esse trabalho de identificação. Para isso, ele deve servir como um portfólio. Ele deve, por si só, ser uma introdução do seu negócio para que seu futuro cliente tenha certeza de que está no lugar certo. O raciocínio é o seguinte: Cada busca no Google é uma pergunta que você faz e ele responde com promessas de respostas. Como seu objetivo é fazer com que seu site apareça como a primeira de tantas outras respostas, seu conteúdo deve estar muito alinhado com a promessa que você faz na página de resultados do Google, isso para que ele não seja somente uma promessa como tantas outras. Por exemplo, se você posicionar seu site como sendo um contador em Campinas, mas está em São Paulo, suas promessas não estarão alinhadas com o alcance do serviço que você pode oferecer. Outra forma de saber identificar quem são seus potenciais clientes para convertê-los é tirando-os do anonimato. Para isso, seu site precisa disponibilizar formulários. Quantos formulários você tem no seu site? Como eles são trabalhados? Estão todos em uma página geral ou são posicionados em páginas específicas para cada um? Eles distinguem cada serviço prestado? Eles são relacionados ao serviço oferecido? Ajudam o usuário a encontrar o que ele busca? O que você escreve nos botões dos seus formulários? Simplesmente enviar ou você usa um texto mais criativo para ajudar seu potencial cliente a tomar a decisão de preencher ou não o formulário? Finalmente, o que ele vai receber em troca de ceder informações de contato? Tudo é uma troca. Estamos o tempo todo tendo que tomar decisões muito rápidas que avaliam vantagem versus preço. Quando alguém está prestes a preencher um formulário, está ciente de que corre o risco de ser contatado. Mas se em troca do preenchimento ele for receber algo, a decisão já fica mais fácil de ser tomada, o que agiliza o processo de captação de informação. Levando-se esse raciocínio em consideração: Escolha um nicho e entenda quais são as necessidades desse nicho. 4

6 Fazendo isso, você terá a chance de se tornar uma autoridade no ramo escolhido e, consequentemente, fortalecerá sua imagem no que disser respeito ao assunto de sua especialidade. Você não será simplesmente achado, mas sim, identificado pelo seu futuro cliente. Ex.: Vamos que você escolha atender supermercados, somente. Em função dessa decisão, você deve começar a se posicionar como especialista nesse setor. Usando o marketing digital, você terá como encontrar esse nicho de pessoas pelo seu tipo de anúncio. Isso porque quando os negócios têm necessidades muito específicas, as pessoas fazem suas buscas voltadas especificamente para o que procuram. Buscar por escritórios de contabilidade é diferente de buscar por escritórios de contabilidade especializados no setor varejista, por exemplo. Assim, se você conseguir aparecer nessa busca específica e trabalhar com autoridade na solução da questão buscada, você terá muito mais chance de converter um potencial cliente. Sem falar que você terá um aproveitamento muito maior dos esforços de marketing que está fazendo. Mas para isso, você precisa entender muito bem qual a necessidade do seu nicho. Você precisa saber o que as pessoas buscam, de que precisam, qual tipo de problema têm. Conhecendo essas respostas, você pode, não só criar anúncios, como também pode começar a criar assuntos para um blog, pode começar a fazer seus próprios seminários e a criar vários tipos de conteúdo. Essas ações vão te ajudar, não só a identificar um cliente potencial, mas como também a aumentar a atração de novos clientes. Prepare uma oferta apetitosa. Pensando em um conteúdo que atenda o que as pessoas buscam, você já pode começar a pensar em uma oferta apetitosa. Por exemplo um e-book, um web seminário, uma consultoria gratuita, um diagnóstico de empresa, uma avaliação de situação tributária (se você tem condição de diminuir impostos pagos em excesso), enfim, são inúmeras as possibilidades teoricamente fáceis de serem trabalhadas, que podem ser oferecidas para fortalecer o laço com o futuro cliente e aumentar muito sua chance de vendas. Também é importante você ter ciência de que não se consegue clientes gratuitamente. Todo esforço de venda demanda um investimento que pode ser, inclusive, de tempo. Por exemplo, ainda que você receba uma indicação de cliente, você deve dedicar tempo de atendimento para entender exatamente qual é a sua necessidade. De um modo geral, independente de indicações, você terá que fazer um investimento em propaganda, se tiver recurso para isso. Mas é importante que se esteja ciente do custo final de aquisição de um cliente, inclusive para se conseguir fazer uma projeção de quanto você vai crescer em um ano, de qual é a sua capacidade entre outras projeções afins. Se prepare então para pensar em uma oferta apetitosa, ou seja, para dar alguma coisa em troca. 5

7 Use seus formulários com inteligência. Quando um cliente preenche um formulário na internet, é muito importante que você pergunte além do nome, do telefone e do disponibilizado. Essas informações são cruciais para o atendimento comercial, mas com os formulários você pode ter uma chance de identificar ainda melhor o perfil de um potencial cliente. Ainda mais, você tem a possibilidade de descobrir qual é a sua real necessidade. Sendo assim, elabore perguntas que identifiquem o que ele é, se pretende abrir uma empresa, se necessita de ajuda com o departamento pessoal, se deseja ter seus impostos reduzidos e com qual urgência necessita do serviço. Isso vai te dar uma base muito mais realista antes que você entre em contato direto com ele. Conhecendo essas respostas, você já pode se preparar para o tipo de argumento que vai usar na sua apresentação; vai poder separar alguns cases já contextualizados com o que o cliente está procurando, além de várias outras estratégias de venda que você poderá desenvolver com base nas informações que já possui. Elaborando seus formulários dessa maneira, você provavelmente descobrirá que muitos perfis não se adequam ao que você realmente busca. Às vezes são estudantes, consultores e até curiosos, mas ainda assim esses contatos devem ser guardados para serem usados no futuro. Nunca se sabe em que momento um estudante deixará de ser estudante para assumir uma posição com mais autonomia em alguma empresa e vir a ser um potencial cliente seu. Use a tecnologia a seu favor. É importante que todos os formulários do site estejam conectados por um sistema que vai organizar as informações para você. Um sistema de gestão comercial que vai te dizer com certeza quantas pessoas preencheram o formulário, quantos pessoas foram atendidas e muitas outras informações relevantes para que você identifique os perfis que te interessam. Conclusão Site bom é site fácil de interagir, fácil de navegar, fácil de extrair as informações do cliente. Apesar de o vendedor ou do especialista ainda não terem entrado em cena nesse estágio, oferecer um site bom é um passo importantíssimo para as vendas porque ajuda a preparar todo o terreno para que a equipe comercial faça um bom atendimento e também gerenciamento das oportunidades. E acredite, vai impactar muito no resultado final, que é o número de contatos que você vai conseguir. 6

8 3º Passo Gerenciar negociações Nesse ponto você já conseguiu atrair muitas pessoas para seu site, mas contrato que é bom, ainda nada! Para reverter essa situação, o trabalho de vendas deve ser muito integrado e conectado com as demais etapas. As ações devem ter um processo organizado de maneira que consigam aumentar a eficiência comercial, mas, para isso, é necessário que se faça um gerenciamento muito bom das negociações. Fazer uso de planilhas e agendas, somente, pode não ajudar muito. Quando se começa a investir em marketing, um número muito maior de pessoas é atraída para o seu negócio. Em meio a essas tantas pessoas, encontram-se muitos curiosos e clientes em todos os estágios, o que significa que sua taxa de conversão eventualmente cairá. Por exemplo, se você deseja aumentar seus clientes de 20 para 60, via marketing, você terá que lidar com muito mais oportunidades que as 40 que você precisa para alcançar o número esperado. A questão é que essas oportunidades vão aparecer em momentos diferentes da negociação, então, se você não tiver uma ajuda tecnológica para administrá-las bem, fica difícil você escalar as suas vendas e aumentar o número de contatos. Outra coisa que você precisa saber para gerenciar melhor suas negociações é entender como funciona o processo comercial. Se você vem do boca a boca, é provável que já entenda sobre abordagem e exposição. Assim, quando você recebe uma indicação, basicamente você entra em contato com o potencial cliente para saber dele quais são suas necessidades. Isso porque quando um cliente chega por indicação, já recebeu uma carga de confiança em relação a você, vinda da pessoa que o indicou. Logo, a bagagem do relacionamento de vocês já está amaciada. Às vezes você até fecha o negócio na hora, mas normalmente o processo comercial não é tão simples assim e acontece em 5 etapas: 7

9 1 Atração e Prospecção Estão relacionadas às duas primeiras partes do processo (atrair pessoas e identificar clientes potenciais). A atração é relativamente nova porque foi a internet, via marketing digital, que a permitiu e, logo, transformou essa etapa, já que antes só havia a prospecção. Mas ainda assim é necessário que as pessoas conheçam o seu negócio e cheguem até você 2 Abordagem Uma vez que determinada pessoa é identificada (por atração ou prospecção), você deve entrar em contato com ela, e é muito aconselhável que você conheça a sua necessidade previamente. Portanto, pesquise sobre ela com antecedência; conheça o porte da sua empresa através de pesquisas pelo seu site; conheça seu segmento de atuação, assim como qualquer outra informação relevante para te ajudar na hora de fazer a exposição, que é quando você vai, de fato, vender seu peixe. 3 Exposição Hoje, as pessoas têm muito pouco tempo, atendem a muitos vendedores e muitos têm aversão a negociações. Por isso, seu tempo para exposição tende a ser cada vez menor, logo, quanto melhor você se preparar na fase de abordagem, melhor será sua exposição e seu posicionamento frente ao seu futuro cliente. Daí a importância de você definir seu nicho e de ser uma autoridade dentro da sua área. Quanto melhor você souber conversar sobre os problemas para trazer soluções, mais sucesso você vai ter nas suas vendas. 4 Follow up (ou acompanhamento) Após a exposição, você manda uma proposta para a pessoa. Nesse tempo, você deve acompanhar o andamento da decisão e manter o relacionamento de vocês aquecido até você consiga fazer o fechamento da proposta. 8

10 Estão relacionadas às duas primeiras partes do processo (atrair pessoas e identificar clientes potenciais). A atração é relativamente nova porque foi a internet, via marketing digital, que a permitiu e, logo, transformou essa etapa, já que antes só havia a prospecção. Mas ainda assim é necessário que as pessoas conheçam o seu negócio e cheguem até você 5 Fechamento Muitos profissionais competentes às vezes não têm a pegada de fazê-lo e trazer o contrato para casa. Isso porque a situação exige um pouco de malícia, mas também de muita técnica. Outro ponto importante, é que não existe gestão sem tecnologia. Se você não tiver seu software de apoio, você não vai conseguir chegar muito longe. A parte mais difícil, entretanto, não é encontrar o software, mas incorporá-lo na rotina do vendedor. Mesmo que ele não tenha uma técnica comercial apurada, se conseguir incorporar o software na sua rotina, conseguirá saber exatamente o que tem que fazer, com quem tem que entrar em contato e quando tem que fazer esse contato. Com essa ajuda tecnológica, ele terá muito mais sucesso comercial e nas vendas do que aquele vendedor inato, que tem carisma, mas que é indisciplinado. 4º Passo Gerenciar negociações Até aqui tudo certo, você fez campanhas de atração, criou conteúdo, fez a prospecção, mandou gente para seu site, desenvolveu bons formulários, para cada parte dos seus serviços existe uma página específica, você ofereceu coisa em troca, se conectou com um software de gestão comercial, mas continua com problema. Então, como medir a eficiência de tudo que você realizou até aqui? Pode ser que você tenha poucas oportunidades. Então, o convite é para que você reveja seu marketing, sua estratégia de atração, sua estratégia de prospecção. Se você está com poucas pessoas penetrando na sua máquina de vendas, é para o começo do processo que você tem que olhar. 9

11 Pode ser que você tenha muitas propostas enviadas e poucos contratos. Se esse for o caso, a sugestão é que você reveja suas técnicas de venda, que você estude algumas técnicas de follow up, de fechamento, que faça um curso de vendas ou de treinamento. Pode ser que você tenha muitos descontos e, aí, é bem provável que você esteja fazendo um trabalho ruim de se posicionar, de encontrar seu nicho, de entender necessidades, de se tornar uma autoridade. A sugestão aqui é que você reveja suas propostas de valor, que você repense um pouco seu negócio. Veja qual é realmente o tipo de cliente que você quer atender e faça um alinhamento de todas as suas ações, do começo ao fim, porque consequentemente você vai obter resultados melhores. No mundo das vendas, o nome que se dá ao processo comercial é funil de vendas. Funil porque você vai atrair muito mais pessoas do que contratos que vai fechar. Se você conseguir um cilindro de vendas, ótimo. Esse é o sonho de qualquer vendedor. O cilindro significa que todas as oportunidades que entram se convertem em vendas, mas, infelizmente, essa não é a realidade. Mas tudo bem, isso é normal. Voltando ao funil, se você quer melhorar sua eficiência, você terá que trabalhar o marketing para a boca dele, que é por onde as pessoas entram. As vendas, corpo do funil, representam o processo que será realizado de atendimento comercial. Marketing Vendas As estratégias são duas:..você aumenta a boca do funil, coloca mais pessoas entrando nele e, consequentemente, terá mais gente saindo; 10

12 ..Você aumenta a base do funil melhorando a qualidade do seu atendimento e da sua eficiência comercial. Ex.: Se sua taxa de conversão de clientes é de 10%, você deve atrair 100 clientes para conseguir 10 contratos. Logo, para conseguir 100 contratos você colocar 1000 pessoas ou aumentar a sua taxa de conversão; Por isso é tão importante fazer uso da medição, pois só assim é possível desenvolver estratégias que aumentem a sua eficiência comercial. Basicamente, o que se precisa medir é: 1 O número de oportunidades que você tem no seu funil; 2 A porcentagem de pessoas que passa por cada etapa. Por exemplo, o número de pessoas que você conseguiu atrair, quantas pessoas você abordou, para quantas pessoas você fez exposição, quantas estão em follow up e quantas em fechamento. Esses números te darão uma ideia muito boa do que está acontecendo na sua empresa; 3 - O tempo que cada pessoa fica em cada etapa; 4 - O valor médio das suas negociações; Conhecendo-se esses gargalos chega-se ao quinto passo: 5º Passo Melhorar continuamente o processo inteiro Analisando detalhadamente cada estágio do seu funil, as taxas de conversão e o tempo, você vai descobrir onde estão as suas deficiências para ter chance de corrigi-las e de otimizar seus processos, até você atingir os números que você deseja para o seu negócio. Mais uma vez, medir é a palavra-chave. O que não pode ser medido não pode ser melhorado. Às vezes, pequenas mudanças na boca do funil tendem a causar um impacto muito grande. Isso porque a boca trabalha com um volume de oportunidades bem maior que a base então, às vezes, 0,1% de alteração no volume da boca gera um impacto bastante relevante no fundo do funil. 11

13 Mas claro, isso não é uma tarefa simples de ser realizada, e é exatamente por esse motivo que vale reforçar a importância das melhorias continuas. A ideia é escolher uma parte do seu funil, fazer uma ação para melhorá-la e observar qual é o impacto dessa mudança nas suas vendas. Feito isso, esse passo deve ser repetido em cada uma das seguintes etapas do funil, analisando minuciosamente todos os fatos relevantes dentro de cada uma delas. Prontos para agitarem o departamento comercial e converterem clientes como nunca antes? Então rumo ao primeiro passo e sucesso nas vendas! Gostou do Conteúdo? Nos ajude compartilhando nas Redes Sociais! 12

14 Sobre o Nibo Fundado em 2012, o Nibo tem como objetivo ajudar empresas e escritórios de contabilidade a organizarem e otimizarem suas rotinas, de forma simples e intuitiva. Por meio de uma plataforma que pode ser acessada de qualquer lugar, a empresa permite que os profissionais possam gerenciar gestão financeira, integrar com a contabilidade e simplificar processos manuais. AGENDE UMA DEMONSTRAÇÃO Sobre a Templum A Templum nasceu em Em 2010 criamos um novo jeito de fazer consultoria e revolucionamos o mercado, reduzindo drasticamente os valores cobrados e aumentando a qualidade do produto final entregue aos nano, micro e pequenos empresários brasileiros. 13