1. INTRODUÇÃO À CONTABILIDADE

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1 1. INTRODUÇÃO À CONTABILIDADE Definir Contabilidade Contextualizar a finalidade da contabilidade Introduzir a contabilidade no âmbito das organizações Discutir o objeto de estudo da contabilidade Apresentar os diversos usuários das informações contábeis 1.1. Conceito e Finalidade da Contabilidade Desde as primeiras iniciativas de ordenamento das informações financeiras relativas às atividades de uma organização, abrangendo tanto os aspectos funcionais internos quanto os fatores decorrentes das atividades econômicas, existe uma busca pela sistematização e padronização de seus registros. As pessoas que ocupam cargos formais dentro de uma organização, independentemente da natureza jurídica que ela tenha, têm sentido a necessidade de instrumentos eficazes para o acompanhamento de seu andamento e têm solicitado inúmeras informações através de relatórios elaborados a partir dos fatos econômicos e financeiros ocorridos em seu âmbito, bem como suas diversas conseqüências. A contabilidade é o ramo de conhecimento que estuda o patrimônio das organizações (entidades) através dos fatos identificados, mensurados, classificados, registrados, consolidados, auditados e analisados, para a geração e interpretação de informações relevantes para dar suporte ao processo de tomada de decisão no que se refere ao planejamento e controle, considerando sua estrutura, suas variações e sua evolução em função do desenvolvimento das operações específicas de seu ramo de atividade. O registro desses acontecimentos viabiliza consultas futuras, uma vez que, sem eles seria impossível para um gestor lembrar-se de tudo que tenha acontecido apenas através do uso de sua memória. O volume, a diversidade e a complexidade dos fatos ocorridos demandam procedimentos e regras pré-definidas para sistematizar esses registros. O surgimento e a evolução da contabilidade como prática cotidiana ocorreu de maneira associada ao desenvolvimento das atividades econômicas empresariais em função

2 de sua crescente complexidade, além da busca por melhores resultados e maior volume de decisões a serem tomadas através da elaboração e implantação de diversas técnicas associadas à identificação, mensuração, classificação, registro, consolidação, auditoria e análise dessas atividades. A finalidade da contabilidade consiste em auxiliar uma organização a aumentar sua eficácia empresarial através de um eficiente mecanismo financeiro que monitore os seus empreendimentos industriais e comerciais através pelo registro e controle dos fatos (denominados fatos contábeis) que provocam alterações nos bens e propriedades que compõem seu patrimônio. Como ramo científico de conhecimento, a contabilidade faz parte das ciências sociais aplicadas e está inserida no contexto das organizações através de um objeto de estudo próprio determinado e de uma metodologia específica com a função de identificar, mensurar, classificar, registrar, consolidar, auditar e analisar todos os tipos de mudanças ocorridas no patrimônio. A contabilidade pode ser introduzida de diversas maneiras no cotidiano de uma organização societária contemporânea, bem como atuar como instrumento eficaz em diversas situações. Ela pode auxiliar organizações de naturezas distintas que buscam dentre outras funções: O controle do patrimônio da organização; A geração de relatórios financeiros gerenciais; As informações relativas às obrigações fiscais; A apuração do resultado financeiro obtido. Considerando que, dentre os mais diversos tipos de organizações, a contabilidade se insere como um elemento obrigatório, faz-se necessário caracterizar as distintas modalidades de grupos de usuários que as informações geradas a partir dela, podendo destacar: Organizações industriais; Estabelecimentos comerciais; Instituições financeiras; Empresas prestadoras de serviço; Agroindústrias;

3 Associações comunitárias; Organizações Não-Governamentais; Organizações religiosas; Sindicatos; Entidades esportivas. As metodologias contidas nas práticas da contabilidade também podem ser utilizadas por pessoas físicas para auxiliá-las no controle e planejamento de suas finanças pessoais e familiares. Através de mecanismos de registro e controle dos gastos pessoais, bem como de seu patrimônio. O orçamento familiar é uma aplicação cotidiana das práticas e técnicas contábeis para auxiliar as pessoas na organização e controle de suas finanças. Dentro do setor público, a contabilidade exerce uma função muito importante para nossa sociedade. O Poder Executivo, o Poder Legislativo e o Poder Judiciário, em suas diversas esferas (Federal, Estadual e Municipal), vêem a contabilidade como um referencial básico para o controle de suas atividades. Desde sua programação através da Lei de Diretrizes orçamentárias, que é responsável pelo estabelecimento dos parâmetros para a elaboração do orçamento público, que detalhará as receitas e as despesas previstas até a sua execução e fiscalização posterior, a contabilidade é responsável pelos mecanismos de acompanhamento de todo o processo. O controle da arrecadação e do uso dos recursos públicos (que são essenciais para a manutenção do interesse público na aplicação desses recursos) é realizado através da análise e auditoria dos registros contábeis. Pode-se notar que a contabilidade faz parte de nossa vida através de sua utilização em praticamente todas as organizações das quais fazemos parte ou somos apenas clientes ou usuários Objeto de Estudo da Contabilidade O elemento essencial para a definição da abrangência do campo de atuação da contabilidade é o estudo do Patrimônio de uma certa organização, através da identificação,

4 mensuração, classificação, registro, consolidação, auditoria e análise de suas alterações, decorrentes das atividades operacionais e não operacionais realizadas. Como ramo científico de conhecimento, a contabilidade possui seu objeto de estudo, bem como seu foco, relacionados à perspectiva de identificar e caracterizar os diferentes fenômenos relacionados às variações ocorridas no patrimônio. A principal decorrência do processo contínuo de identificação, mensuração, classificação, registro, consolidação, auditoria e análise dos dados, referentes aos fatos que alteram o estado patrimonial de uma organização, consiste em um fluxo contínuo de registros. Este fluxo de registros gera um influxo de informações que é responsável pela caracterização e tipificação de um sistema gerencial auxiliar que se torna muito importante para a eficácia das decisões tomadas, atuando como ferramenta financeira indispensável. Dentro de suas atribuições organizacionais de armazenamento e processamento das informações originadas dos fatos contábeis ocorridos, a contabilidade possui duas funções básicas, que são: Identificar e monitorar o comportamento dos parâmetros referenciais para os padrões e mecanismos de controle das atividades operacionais; Atuar como instrumento gerador de subsídios indispensável para a elaboração de metas e referências futuras através do planejamento empresarial. Como ferramenta de controle, a contabilidade é responsável pela identificação, classificação e registro de todas as atividades inerentes ao desenvolvimento das operações no âmbito da organização. Os registros contábeis são responsáveis pela geração dos dados primários necessários para a confecção e consolidação dos relatórios financeiros e das demonstrações financeiras da organização. Os relatórios financeiros elaborados devem ser enviados periodicamente para os diversos níveis da administração da organização (alta administração, gerência intermediária, chefia departamental). Devem ser consideradas a adequação e necessidade informacional para cada uma das posições dentro da estrutura hierárquica, tornando possível o acompanhamento gerencial de maneira simples, compacta e eficiente sobre o andamento das atividades.

5 Os relatórios financeiros possuem a finalidade de transmitir as informações concernentes à avaliação dos resultados obtidos em função dos padrões estabelecidos pelo planejamento e políticas institucionais para poder avaliar as tendências do negócio (positivas e negativas), bem como os resultados propriamente ditos. A função dos relatórios possui uma característica muito sensível no âmbito de qualquer organização que busca ampliar sua eficiência para alcançar melhores resultados financeiros. As demonstrações financeiras são uma representação e consolidação monetária do patrimônio da organização. As demonstrações financeiras são elaboradas periodicamente a partir de técnicas e metodologias contábeis pré-determinadas para ilustrar seu estado patrimonial. As diversas demonstrações financeiras compõem a representação do patrimônio de uma organização em seus aspectos estáticos e dinâmicos são: Balanço Patrimonial (BP); Demonstração do Resultado do Exercício (DRE); Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos (DOAR); Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido (DMPL); Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC); Demonstração do Valor Adicionado (DVA); Dentro das atividades de planejamento, a contabilidade é responsável pelo fornecimento dos registros históricos relativos aos principais aspectos financeiros e patrimoniais acumulados ao longo de um certo intervalo de tempo. Estes registros históricos são tomados como base fundamental para o estabelecimento das referências futuras aceitáveis pela organização, considerando neste processo os fatores e condicionantes internos e externos para a definição de padrões desejáveis para o desempenho financeiro. O planejamento não se restringe a uma série de previsões quantitativas elaboradas a partir de dados históricos, mas consiste em uma inserção prospectiva nos diversos cursos de ação alternativos disponíveis considerando os registros históricos, mas incluindo alguns elementos qualitativos relacionados aos cenários possíveis sobre as alterações do patrimônio em decorrência do comportamento esperado do mercado. Os orçamentos, que

6 são antecipações de um futuro financeiro projetado, são parte integrante do planejamento empresarial. A contabilidade pode considerar em suas projeções as expectativas sobre as variações dos preços de seus produtos, insumos e demais componentes considerando principalmente a aplicação de um índice relevante (um índice setorial, por exemplo), bem como as quantidades vendidas esperadas para cada um dos produtos para avaliar antecipadamente as perspectivas sobre os resultados futuros esperados. Sobre a aplicação das informações da contabilidade dentro do planejamento da produção, os dados históricos registrados podem ser utilizados como parâmetros para a elaboração de previsões relacionadas ao impacto das necessidades financeiras de seu fluxo de caixa, seja para a aquisição de matérias-primas ou até mesmo para a avaliação de diferentes metodologias de rateio dos custos indiretos de fabricação. A contabilidade ainda pode ser utilizada para analisar as necessidades financeiras, os resultados operacionais, bem como o balanço futuro projetado Usuários das Informações Contábeis Considerando a relevância da contabilidade dentro das organizações, se faz necessário caracterizar as perspectivas que os diversos usuários das informações geradas a partir da identificação, mensuração, classificação, registro, consolidação, auditoria e análise dos fatos contábeis. Podem ser considerados usuários das informações contábeis diversos grupos de interessados, sejam eles profissionais ou outras organizações. Os usuários das informações contábeis podem ser classificados a partir de sua perspectiva sobre a informação contábil, que são os usuários internos e os usuários externos. Usuários internos São representados pelos seguintes grupos distintos, a saber, que são: Proprietários, sócios e acionistas; Gerentes e demais administradores.

7 Proprietários, sócios e acionistas Este grupo de usuários se interessa principalmente pelas informações geradas a partir dos registros contábeis em função de seus objetivos relacionados com a empresa em sua forma mais ampla possível. Os proprietários, sócios e acionistas buscam as informações através dos diversos relatórios financeiros que estejam relacionadas à rentabilidade e lucratividade de seus investimentos. Eles possuem uma atenção mais forte sobre a situação financeira da empresa, principalmente, considerando suas perspectivas de longo prazo sem desprezar suas fragilidades e estratégias financeiras de curto prazo. Também são consideradas informações acerca de alternativas potencias mais rentáveis para investimentos eventuais para maximizar o uso dos recursos financeiros excedentes. Gerentes e demais administradores Este grupo de usuários se interessa, principalmente, pelas informações geradas a partir dos registros, relatórios e planilhas contábeis em função do desempenho operacional dos setores sob sua responsabilidade e supervisão. Os gerentes e demais administradores buscam contextualizar os resultados de seus setores relacionando-os ao desempenho geral da organização através da forma mais específica, com a maior profundidade e intensidade possível. Eles consideram principalmente as informações relacionadas à produtividade e eficiência, bem como aos custos e despesas, embora não desprezem as informações relacionadas à rentabilidade e lucratividade da empresa. Como estes profissionais são responsáveis por parcelas significativas das decisões tomadas no âmbito das organizações, os sistemas de informações contábeis (quando implantado) são instrumentos gerenciais de aplicação contínua dentro dessas decisões.

8 Usuários externos São representados pelos seguintes grupos distintos, a saber, que são: Bancos e instituições financeiras; Governos e órgãos públicos. Fornecedores; Clientes; Concorrentes. Bancos e Instituições financeiras Este grupo de usuários está interessado em receber as informações geradas a partir da elaboração das demonstrações financeiras. As informações relevantes são consideradas para analisar a situação financeira da organização. São considerados os procedimentos metodológicos adotados na elaboração e consolidação das demonstrações, bem como a credibilidade dos responsáveis pela auditoria desses valores. Os bancos e instituições financeiras observam e avaliam diversos parâmetros financeiros, principalmente as informações relacionadas à rentabilidade e lucratividade, bem como sua liquidez e seu endividamento. Desta forma, esse grupo de usuários avalia a capacidade financeira de uma organização relacionada à sua capacidade para tomar novos empréstimos, financiamentos ou qualquer outra modalidade de concessão de crédito. Possuem uma preocupação adicional relacionada à qualidade das informações financeiras requeridas para as organizações, principalmente considerando sua perspectiva financeira de longo prazo. Governos e órgãos públicos Este grupo de usuários se interessa, principalmente, pelas informações geradas pelos registros, relatórios e demonstrações financeiras no que se refere aos aspectos das obrigações fiscais da organização.

9 Eles analisam a situação em termos tributários, através dos impostos, taxas e contribuições que incidem e são inerentes à atividade desenvolvida pela organização sob a ótica da arrecadação de recursos públicos, bem como para o planejamento e avaliação das atividades de fiscalização. O setor público da economia também se interessa pelas informações financeiras das organizações para fundamentar a elaboração de programas e políticas industriais, bem como conceder financiamentos e linhas específicas de crédito para estimular o crescimento de determinados setores da economia. Fornecedores Este grupo de usuários se interessa principalmente pelas informações geradas a partir da capacidade de pagamento da organização em função das obrigações financeiras existentes em comparação às disponibilidades atuais, bem como aos valores a receber em curto prazo. Os fornecedores buscam informações relacionadas à capacidade de pagamento de seus clientes e possuem uma atenção voltada para suas vendas e seus estoques, principalmente considerando suas perspectivas operacionais conjuntas. Também são consideradas outras informações acerca da rentabilidade e do endividamento para subsidiar análises futuras de concessão de créditos. Clientes Este grupo de usuários se interessa, principalmente, pelas informações geradas a partir dos relatórios e registros relacionados à capacidade de produção instalada, perspectivas de expansão operacional, bem como a capacidade de pagamento de suas obrigações e a obtenção de novos empréstimos e financiamentos. Os clientes normalmente dedicam grande parte de sua atenção a seus fornecedores quando percebem a existência de uma certa dependência em relação a eles, quando eles não possuem o mesmo porte ou estejam vulneráveis a outras modalidades de risco operacional.

10 Concorrentes Uma empresa se interessa pelas informações geradas a partir da análise das demonstrações financeiras de seus concorrentes em busca de conhecimentos acerca de suas situação econônomico-financeira dentro do setor no qual ela atua. Decisões sobre novos produtos, novos mercados e novas instalações devem estar fundamentadas, além das avaliações convencionais, pela situação financeira de uma empresa considerando seus concorrentes. Estes usuários observam principalmente as informações relacionadas ao comportamento dos índices-padrão do setor para sua auto-avaliação e planejamento. Questões para Discussão a) O que é contabilidade? b) Qual é a finalidade da contabilidade? c) Qual é o significado de Patrimônio para uma organização? d) Quais são os desafios da contabilidade suprir informações para a tomada de decisão? e) Qual é a perspectiva semelhante dos usuários da contabilidade sobre suas informações?

11 2. O PATRIMÔNIO OBJETIVOS DESTE CAPÍTULO Apresentar e conceituar Patrimônio Mostrar os elementos componentes do Patrimônio Conceituar e ilustrar a estática patrimonial 2.1. Aspectos Gerais O Patrimônio é o objeto de estudo da Contabilidade. O seu entendimento torna-se fundamental para qualquer profissional interessado em compreender e aplicar us preceitos contábeis em seu cotidiano. O estudo do Patrimônio não é de domínio exclusivo para a Contabilidade. A aplicação de seus conhecimentos é encontrada freqüentemente dentro de outros ramos de conhecimento. As ciências jurídicas estudam diversas questões associadas à Contabilidade, tais como, as implicações legais sobre a natureza das diferentes personalidades jurídicas das entidades, bem como a regulamentação de inúmeras situações especiais associadas a concordatas, pedidos de falência, obrigações trabalhistas, créditos, etc. As ciências econômicas estudam os recursos escassos, considerando que os fatores produtivos são a base conceitual para a geração das atividades econômicas e que a maximização e otimização da utilização desses recursos produzirá os melhores resultados possíveis, favorecendo a geração de excedentes (lucros) a serem incorporados aos recursos disponíveis. As ciências administrativas estudam os diversos aspectos relacionados à gestão organizacional e as informações geradas pela contabilidade estão presentes na administração financeira e orçamentária. Também se pode encontrar sua aplicação na administração da produção, bem como na gestão de seus estoques. A contabilidade também é responsável pelos registros das obrigações trabalhistas e tributárias.

12 De maneira semelhante, outros ramos do conhecimento científico possuem interfaces de interesse com a contabilidade. Na medida que a estrutura de nossa sociedade se torna cada vez mais complexa e dinâmica, estas interfaces se ampliam e tornam a contabilidade mais presente em nossa vida pessoal e profissional Conceito O Patrimônio de uma empresa abrange uma ampla variedade de aspectos, elementos e perspectivas. Portanto, a sua conceituação não deve considerar uma forma simplista ou restritiva para não gerar erros de interpretação ou interferir na compreensão plena de seu significado. Patrimônio é o somatório de todos os bens pertencentes, direitos (ou valores a receber) e obrigações (dívidas perante terceiros), expressos monetariamente, que uma entidade possui em determinado instante de tempo. Esta definição nos permite visualizar a contabilidade como uma ciência que estuda o patrimônio em suas diversas formas, desde as entidades mais elementares até as grandes corporações multinacionais Bens, Direitos e Obrigações Considerando que o conceito de Patrimônio expressa uma série de elementos componentes, a descrição precisa destes elementos torna-se importante para que eles possam ser situados corretamente no âmbito de uma empresa. Bens são todas as coisas pertencentes à empresa, estejam disponíveis para uso e que estejam passíveis de avaliação monetária. A contabilidade aborda a presença dos bens dentro das entidades em seu conjunto e não isoladamente. Os bens podem ser classificados em duas modalidades: a) Quanto à sua natureza física: b) Quanto à sua natureza jurídica. Quanto à sua natureza física, os bens são classificados nas seguintes categorias distintas, a saber:

13 Bens Tangíveis São bens que possuem forma física definida, são palpáveis e possuem características próprias (ex. veículos, máquinas); Bens Intangíveis São bens que não apresentam forma física definida, são abstratos, mas possuem características de significado próprias (ex. marcas, patentes). Em relação à sua natureza jurídica, os bens são classificados nas seguintes categorias distintas, a saber: Bens Imóveis São bens que estão ligados fisicamente ao solo, que não pode ser removido sem haver dado ou destruição (ex. edifícios, galpões, garagens); Bens Móveis São bens que podem ser transportados pelas pessoas ou que possam se movimentar por si mesmos sem haver dado ou destruição (ex. computadores, cadeiras). Direitos são todos os valores que a empresa tem para receber de terceiros, surgidos como contrapartidas de transação comercial, referentes a pagamentos futuros sobre bens vendidos ou serviços prestados. A contabilidade utiliza diversas denominações para representar os direitos que uma emprese tem a receber, que são: títulos a receber, créditos a receber, duplicatas a receber, contas a receber, etc. Obrigações são todos os valores que a empresa tem para pagar a terceiros, surgidos como decorrência de contrapartidas de transação comercial, referentes a pagamentos futuros sobre bens adquiridos ou serviços contratados. A contabilidade utiliza diversas denominações para representar as obrigações que uma emprese tem a pagar, que são: débitos a pagar, títulos a pagar, impostos a pagar, duplicatas a pagar, contas a pagar, etc Estática patrimonial A representação do patrimônio de uma entidade é estabelecida através do Balanço Patrimonial (ou simplesmente Balanço), que é uma das demonstrações financeiras mais

14 importantes e ele ilustra de maneira monetária e quantitativa a situação patrimonial e financeira dessa entidade em um determinado instante do tempo. O Balanço é composto por três elementos obrigatórios que compõem a denominada Equação Fundamental do Patrimônio, que são: Ativos; Passivos Exigíveis; Patrimônio Líquido. Ativos são todos os bens e direitos disponíveis para o uso de uma entidade e que podem ser expressos de maneira monetária. São todos os recursos controlados, que são geridos pela administração da entidade e que alteram a situação do patrimônio ao longo do desenvolvimento de suas atividades operacionais e administrativas (ex. caixa, estoques, títulos e receber, máquinas, edificações). Passivos exigíveis são todas as obrigações existentes perante terceiros em uma entidade e que podem ser expressos de maneira monetária. São todas as dívidas contratadas, que devem ser honradas pela administração da entidade e que alteram a situação do patrimônio ao longo do desenvolvimento de suas atividades operacionais e administrativas (ex. contas a pagar, fornecedores, empréstimos, financiamentos). Patrimônio Líquido é a diferença algébrica entre os ativos e os passivos exigíveis. Portanto, é a representação eficaz da riqueza líquida disponível para uma entidade em função do montante de seus ativos e passivos exigíveis. O Patrimônio Líquido é originado a partir do capital social formado pelos sócios da entidade, bem como dos resultados operacionais líquidos obtidos a partir do início das atividades econômicas. A Equação Fundamental do Patrimônio é representação geral do perfil patrimonial de determinada entidade em um certo instante do tempo através da visualização conjunta dos elementos obrigatórios que compõem o Balanço Patrimonial.

15 Equação Fundamental do Patrimônio Ativo = Passivo Exigível + Patrimônio Líquido O Ativo, que também pode ser conhecido como Patrimônio Bruto, representa a soma algébrica entre o Passivo Exigível e o Patrimônio Líquido. Como foi visto anteriormente, o conceito de Patrimônio pode ser identificado na Equação Fundamental do Patrimônio. O Passivo Exigível e o Patrimônio Líquido se localizam do lado direito do Balanço e juntos compõem o Passivo. O Passivo do Balanço representa a fonte ou origem dos recursos disponíveis para a empresa. O Passivo Exigível é composto por recursos provenientes de financiadores, fornecedores ou qualquer outra fonte responsável por recursos denominados como recursos pertencentes a terceiros. O Patrimônio Líquido é composto pelos recursos líquidos disponíveis para a empresa provenientes do Capital Social, investimentos, reservas financeiras ou que tenham sido obtidos através de resultados operacionais que sejam denominados como recursos próprios. O Ativo se localiza do lado esquerdo do Balanço Patrimonial. O Ativo representa as aplicações dos recursos financeiros disponíveis para a empresa distribuídos nos inúmeros elementos formadores. Desta forma, o Patrimônio pode também ser definido como um conjunto de recursos financeiros disponíveis, com origem detalhada no Passivo e com aplicação descrita no Ativo. Sendo Patrimônio o somatório de todos os bens pertencentes, direitos (ou valores a receber) e obrigações (dívidas perante terceiros), a equação pode ser aplicada graficamente nas seguintes possibilidades:

16 1 o ) Para A > PE e PL 0 Nesta situação pode-se observar que o Patrimônio Líquido ilustra a diferença existente entre o Ativo e o Passivo Exigível. ATIVO PASSIVO EXIGÍVEL PATRIMÔNIO LÍQUIDO 2 o ) Para A > P e P = 0 Nesta situação a representação gráfica ilustra que o Patrimônio Líquido é igual ao Ativo, pois o Passivo Exigível é igual a zero. ATIVO PATRIMÔNIO LÍQUIDO 3 o ) Para A = PE e PL = 0 Nesta situação, pode-se observar que o total dos Ativos é igual ao total dos Passivo exigível e que o Patrimônio Líquido é nulo. ATIVO PASSIVO EXIGÍVEL

17 4 o ) Para PE > A e PL < 0 Nesta situação é possível perceber que o Passivo Exigível é maior que o total dos Ativos, caracterizando a situação de Passivo a Descoberto e que o Patrimônio Líquido se localiza do lado direito (contrariamente ao posicionamento normal no lado direito). ATIVO PATRIMÔNIO LÍQUIDO PASSIVO EXIGÍVEL Desta forma, a ilustração gráfica do estado patrimonial de uma entidade refletirá a relação existente entre os seus bens, direitos e obrigações, facilitando a compreensão de sua situação financeira. Questões para Discussão a) O que é Patrimônio? b) O que são bens? c) O que são direitos? d) O que são obrigações? e) O que é a equação fundamental do patrimônio?

18 3. MODIFICAÇÕES NO PATRIMÔNIO OBJETIVOS DESTE CAPÍTULO Apresentar as principais características da escrituração Definir e classificar as contas Discutir a natureza dos fatos contábeis Apresentar os mecanismos de débito e crédito 3.1. Escrituração e Contas Ao longo da realização das atividades produtivas, administrativas, econômicas e comerciais inerentes ao funcionamento de uma organização, o Patrimônio sofre inúmeras mutações em sua composição, tanto de natureza quantitativa quanto qualitativa, que são identificadas e monitoradas sistematicamente através do registro, classificação, mensuração, consolidação e análise dos fatos responsáveis por estas mutações ocorridos em seu âmbito. A partir dos registros contábeis será possível estudar as variações do Patrimônio. O registro de cada uma das variações efetivamente ocorridas é realizado de acordo com os princípios contábeis, dotados de linguagem apropriada e recebem a denominação de lançamentos contábeis. Os lançamentos contábeis podem ser realizados de diversas maneiras, desde procedimentos manuais até a utilização de softwares especialmente desenvolvidos para esta finalidade. Diversos fatores são considerados no processo de definição do sistema de registro dos lançamentos a ser adotado por uma organização. Dentre eles, pode-se destacar: Tamanho da organização; Volume dos lançamentos; Complexidade da composição do Patrimônio;

19 Freqüência da demanda por informações patrimoniais; Recursos financeiros disponíveis; Qualificação dos recursos humanos. Uma análise a relação custo-benefício será suficiente para avaliar e identificar o sistema adequado às necessidades da organização Todas os lançamentos relacionados a estas modificações ocorridas no Patrimônio devem ser efetuados de acordo com critérios e procedimentos previamente padronizados. Desta forma, eles serão importantes apenas para atender à função de acumulador de registros, mas também para gerar informações que sejam úteis para os proprietários, gerentes e demais interessados pela contabilidade através de sua escrituração. Escrituração é o procedimento pelo qual são registrados formalmente os fatos ocorridos no âmbito de uma organização para o controle dos elementos que compõem seu Patrimônio. O registro contábil de cada fato ocorrido é efetuado em local apropriado. Portanto, pode-se assumir que a função de escrituração contábil consiste na efetuação contínua de lançamentos contábeis. Faz-se necessário destacar que a ordem dos registros deve obedecer fielmente à cronologia dos fatos ocorridos. Os lançamentos devem reproduzir fielmente os fatos através de suas características, tais como: Descrição clara; Valor monetário; Data do lançamento. Além disso, todos os lançamentos devem estar baseados em um documento específico, denominado documento contábil, que o comprove formalmente, tanto no que se refere aos aspectos fiscais quanto aos aspectos patrimoniais e comerciais. Os documentos contábeis são classificados em função de sua origem, a saber: Documentos contábeis externos; Documentos contábeis internos. Os documentos contábeis externos são derivados de atividades registradas pela contabilidade que estejam relacionados a fatos operacionais, comerciais, financeiros, econômicos ou institucionais com outra organização.

20 Exemplos de documentos externos: Extratos bancários Notas fiscais de compra de mercadorias Cópias de cheques relativos a pagamentos Recibos Títulos de crédito Os documentos contábeis internos são derivados de atividades registradas pela contabilidade que estejam relacionados a fatos operacionais, comerciais, financeiros, econômicos ou institucionais exclusivamente de âmbito interno da organização. Exemplos de documentos internos: Solicitação de materiais do estoque Comunicados de transferência de ativos Notificações de perdas Concessão de adiantamentos Recibos Todos os documentos contábeis são importantes e devem ser arquivados apropriadamente para a preservação de sua integridade física pelo intervalo de tempo determinado pela legislação. Como o Patrimônio de uma determinada organização é composto por bens, direitos e obrigações, deve-se considerar que cada um desses elementos compreende uma ampla variedade de itens que podem ser divididos em grupos. Esses grupos devem representar todas as categorias de fatos ocorridos no âmbito de uma organização ao longo do desempenho de suas atividades operacionais e nãooperacionais, onde cada uma delas é relacionada a uma unidade referencial denominada conta.

21 Contas são unidades do patrimônio de uma organização que recebem denominações, compostas por uma ou mais palavras, pelas quais são representados os diversos elementos do Patrimônio para o acúmulo dos registros contábeis de mesma natureza, bem como suas variações, identificadas dentre os diversos bens, direitos, obrigações, receitas, despesas e custos que ela representa. A função da elaboração do elenco de contas relativo à estrutura patrimonial de uma organização está relacionada ao seu papel referencial e orientador para viabilizar uma escrituração contábil padronizada. Exemplos de elementos patrimoniais e suas respectivas contas: Elemento dinheiro automóvel vendas a prazo financiamento de máquina lucros obtidos Contas correspondente Caixa Veículos Créditos a receber Financiamentos a pagar Lucros acumulados O plano de contas é o elenco das diversas contas que estão contidas na estrutura do Patrimônio de uma organização. Os principais critérios utilizados para a elaboração de um plano de contas são: A estrutura do plano de contas deve ser específica para cada organização; A hierarquia do plano de contas deve ser ilustrada através de um sistema de classificação baseada em códigos próprios; A classificação deve ser construída a partir das características mais gerais dos grupos de contas até as especificidades inerentes a cada uma delas; As informações geradas a partir do plano de contas devem estar de acordo com as necessidades dos usuários; As denominações contidas no plano de contas devem identificar facilmente os elementos patrimoniais;

22 A estrutura deve permitir uma flexibilidade que permita sua alteração (ampliação ou diminuição) e operacionalização. A associação de cada um dos elementos componentes do Patrimônio a uma conta correspondente é fundamental para o controle de suas variações. Ilustração da estrutura de um Plano de contas: 1 ATIVO 1.1 Ativo Circulante 1.2 Ativo Realizável a Longo Prazo 1.3 Ativo Permanente 2 PASSIVO 2.1 Passivo Circulante 2.2 Passivo Exigível a Longo Prazo 2.3 Resultados de Exercícios Futuros 2.4 Patrimônio Líquido 1.1 ATIVO CIRCULANTE Disponível Direitos a Receber Estoques DISPONÍVEL Caixa Bancos (movimentos) Títulos Desta forma, o Patrimônio de uma determinada organização pode ser visualizado a partir das contas que representam cada um dos respectivos elementos patrimoniais, representando todas as categorias de fatos ocorridos em seu âmbito Fatos Contábeis

23 O Patrimônio de uma organização sofre inúmeras modificações quantitativas e qualitativas ao longo do tempo que são visualizadas e acompanhadas através do registro, classificação, mensuração, consolidação e análise dos fatos ocorridos em seu âmbito. Deste modo, em função de sua própria natureza, o Patrimônio possui um comportamento dinâmico e sofre mudanças freqüentemente em decorrência de diversos fatos inerentes à sua atividade, tais como, compra de insumos, comercialização de seus produtos e serviços, pagamentos e recebimentos diversos. Essas mudanças decorrentes desses fatos provocam alterações no Patrimônio que são denominados fatos contábeis. Fatos contábeis são todos os fatos ocorridos no âmbito das atividades operacionais e não operacionais que alteram qualitativamente ou quantitativamente a composição do Patrimônio. A contabilidade identifica diversas formas pelas quais um fato contábil pode alterar a composição do Patrimônio. Os fatos contábeis podem ser classificados em três categorias, a saber: c) Fatos permutativos; d) Fatos modificativos; e) Fatos mistos. Os fatos permutativos (ou compensativos) são os fatos contábeis que, quando ocorrem, modificam a composição do Patrimônio de maneira qualitativa em relação às contas afetadas sem alterar quantitativamente o Patrimônio Líquido. Exemplo: Compra de terreno à vista. O registro deste fato contábil alterará as contas Caixa e Imóveis, mas não influenciará nenhuma mudança o Patrimônio Líquido uma vez que o valor da retirada do caixa será idêntico ao registrado pelo terreno. Através do exemplo exposto, pode-se observar registros inerentes a uma simples transferência entre duas contas, sem haver alteração da situação patrimonial líquida.

24 Por definição, os fatos permutativos não alterem a situação patrimonial líquida, embora seja possível que alguns fatos contábeis possam alterar o Patrimônio Líquido de maneira qualitativa, envolvendo alterações patrimoniais oriundas de fatos contábeis entre algumas de suas contas, sem haver alteração de seu valor total. Os fatos modificativos são os fatos contábeis que, quando ocorrem, modificam a composição quantitativa do Patrimônio Líquido. Os fatos modificativos podem ser divididos em função da maneira pela qual o Patrimônio é alterado nas seguintes modalidades: Fatos modificativos-aumentativos; Fatos modificativos-diminutivos. Os fatos modificativos-aumentativos são os fatos contábeis que, quando ocorrem, modificam quantitativamente a composição do Patrimônio Líquido de maneira positiva. Exemplo: Receitas de alugueis. O registro deste fato contábil alterará as contas Caixa e Lucros acumulados, aumentando o Patrimônio Líquido. Neste exemplo, o Patrimônio Líquido foi alterado positivamente, uma vez que este fato contábil aumentou a situação patrimonial líquida. Os fatos modificativos-diminutivos são os fatos contábeis que, quando ocorrem, modificam quantitativamente a composição do Patrimônio Líquido de maneira negativa. Exemplo: Distribuição de lucros entre os sócios. O registro deste fato contábil alterará as contas Bancos e Lucros acumulados, diminuindo o Patrimônio Líquido. No exemplo dado, o Patrimônio Líquido foi diminuído, uma vez que a distribuição dos lucros alterou negativamente a situação patrimonial líquida.

25 Os fatos mistos (ou compostos) são os fatos contábeis que causam fatos permutativos ao mesmo instante em que causam fatos modificativos. Os fatos mistos podem ser divididos em função da maneira pela qual alterará a situação patrimonial líquida nas seguintes modalidades: Fatos mistos-aumentativos; Fatos mistos-diminutivos. Os fatos mistos-aumentativos são os fatos contábeis que, quando ocorrem, combinam fatos permutativos juntamente com fatos modificativos, quantitativamente aumentando o valor do Patrimônio Líquido. Exemplo: Venda de mercadoria à vista por valor maior que seu custo. O registro deste fato contábil alterará as contas Caixa, Estoques e Lucros acumulados. Neste exemplo, pode-se verificar que houve uma relação permutativa entre as contas Caixa e Estoques, mas também se pode observar que o valor recebido (maior que o custo da mercadoria) provocará um aumento do Patrimônio Líquido correspondente à diferença, alterando a situação patrimonial líquida. Os fatos mistos-diminutivos são os fatos contábeis que, quando ocorrem, combinam fatos permutativos juntamente com fatos modificativos, quantitativamente diminuindo o valor do Patrimônio Líquido. Exemplo: Venda de máquina à vista por valor menor que o valor registrado. O registro deste fato contábil alterará as contas Caixa, Máquinas e Prejuízos acumulados.

26 No exemplo dado, percebe-se que houve uma relação permutativa entre as contas Caixa e Máquinas, mas também se pode observar que o valor recebido (menor que o custo da mercadoria) provocará uma diminuição do Patrimônio Líquido correspondente à diferença, alterando a situação patrimonial líquida. Portanto, a denominação apropriada para os fatos contábeis caracteriza a identificação contábil formal e exata de seu impacto no âmbito de uma organização em função das alterações que eles provocam no Patrimônio Débito e Crédito Os lançamentos contábeis registram as alterações ocorridas no Patrimônio, mas preservam a premissa da Equação Fundamental do Patrimônio. Este método permite que o registro de um fato contábil, aumentando ou diminuindo o saldo de uma determinada conta (ou mais de uma conta), implicará em outro registro, aumentando ou diminuindo outra conta (ou outras contas) em valores iguais. O mecanismo pelo qual esta premissa é preservada se baseia no método das partidas dobradas, que representa os aumentos ou diminuições das diversas contas através dos termos débito e crédito. O termo débito está relacionado a um lançamento contábil referente a uma aplicação de recursos. O termo crédito está relacionado a um lançamento contábil referente a uma origem de recursos. O método das partidas dobradas, para preservar a premissa da Equação Fundamental do Patrimônio, estabelece que para cada débito lançado haverá um crédito correspondente. Para ordenar os procedimentos de lançamento nas diversas contas que compõem o Patrimônio de acordo com a sua natureza, foram estabelecidos os seguintes critérios: Serão denominados débitos os lançamentos relativos a aumentos nas contas do Ativo, bem como os lançamentos relativos a diminuições nas contas do Passivo;

27 Serão denominados créditos os lançamentos relativos a diminuições nas contas do Ativo, bem como os lançamentos relativos a aumentos nas contas do Passivo. As convenções estabelecidas para guiar os mecanismos de débito e crédito nessas contas podem ser resumidas da seguinte maneira: CONTAS AUMENTO DIMINUIÇÃO Ativo Débito Crédito Passivo Exigível Crédito Débito Patrimônio Líquido Crédito Débito Exemplo: O recebimento de um pagamento referente a uma venda à vista de um produto será lançado na conta Caixa como um aumento, devendo ser debitada. A Para conta as despesas, Estoque, por custos ter sido e receitas diminuída, (fatos será modificativos creditada em que igual alteram valor. o Patrimônio Líquido), os procedimentos de lançamento nas diversas contas, conforme a sua natureza, foram estabelecidos através dos seguintes critérios: Serão denominados débitos os lançamentos relativos a despesas e custos, uma vez que eles representam diminuições do Patrimônio Líquido; Serão denominados créditos os lançamentos relativos a receitas, uma vez que eles representam aumentos do Patrimônio Líquido. As convenções estabelecidas para guiar os mecanismos de débito e crédito nessas contas podem ser resumidas da seguinte maneira: CONTAS AUMENTO DIMINUIÇÃO Receitas Crédito Débito Despesas Débito Crédito Custos Débito Crédito

28 A receitas sempre são lançadas como créditos, embora possa haver lançamentos de débito para cancelar algum lançamento anterior indevido ou para que a conta seja encerrada. Por sua vez, as despesas e custos sempre são lançados como débitos, embora possa haver lançamentos de crédito para cancelar algum lançamento anterior indevido ou para que a conta seja encerrada. Questões para Discussão a) Qual é a importância da escrituração para a contabilidade? b) O que são contas? c) O que são fatos contábeis? d) Qual é a diferença entre fatos permutativos, modificativos e mistos? e) O que você sabe sobre os lançamentos de débitos e créditos?

29 6. O BALANÇO PATRIMONIAL OBJETIVOS DESTE CAPÍTULO Conceituar e apresentar a estrutura do Balanço Patrimonial Apresentar e caracterizar o Ativo Apresentar e caracterizar o Passivo 6.1. Aspectos Conceituais e Estruturais do BP A tarefa de registrar de maneira sistemática todos os fatos contábeis não assegura plenamente o alcance do objetivo de geração de informações úteis para dar suporte às atividades de controle e planejamento. A disposição organizada das informações geradas a partir das mutações patrimoniais decorrentes dos fatos contábeis registrados ao longo do Exercício social, de forma expositiva, ordenada e previamente estabelecida é responsável pela configuração das demonstrações contábeis. O Balanço Patrimonial é a representação monetária estática da situação do Patrimônio de uma organização através da apresentação ordenada dos diversos elementos que o compõe em um determinado instante do tempo. O Balanço Patrimonial é um documento financeiro fundamental para qualquer profissional interessado em tomar conhecimento sobre a situação patrimonial de uma organização. A estrutura do Balanço Patrimonial está disposta através de duas colunas, uma do lado direito e outra do lado esquerdo. A coluna direita apresenta os elementos patrimoniais relativos ao Passivo Exigível e Patrimônio Líquido. Estes elementos representam as origens dos recursos que estão à disposição da organização. A coluna esquerda apresenta os elementos patrimoniais relativos ao Ativo. Estes elementos representam a maneira pela qual a organização está aplicando esses recursos.

30 Representação da estrutura do Balanço Patrimonial. BALANÇO PATRIMONIAL ATIVO PASSIVO Total do Ativo Total do Passivo A Equação Fundamental do Patrimônio estabelece que os ativos são iguais à soma dos passivos exigíveis com o Patrimônio Líquido. Então, o Balanço Patrimonial obrigatoriamente deverá apresentará valores iguais para o total do Ativo e para o total do Passivo. O Balanço Patrimonial também pode ser apresentado de maneira vertical, dispondo a coluna do Ativo sobre a coluna do Passivo. BALANÇO PATRIMONIAL ATIVO Total do Ativo PASSIVO Total do Passivo

31 Independentemente da maneira pela qual o Balanço esteja organizado, ele sempre será considerado como a referência financeira principal por todos os usuários das informações geradas pela Contabilidade em relação à situação geral do Patrimônio de uma organização Ativo O ativo é o conjunto de todos os bens e direitos que uma organização possui. Os ativos representam a maneira pela qual uma empresa está utilizando todos os recursos disponibilizados por seus sócios, proprietários ou acionistas, bem como por terceiros. Uma alocação racional dos diversos elementos que compõem um dado Patrimônio de maneira aleatória, mesmo que tenham sido registrados apropriadamente a partir de seus respectivos fatos contábeis, bem como acumulados em suas respectivas contas, não seria suficientemente útil em termos de organização das informações para a construção de uma referência financeira para o controle e tomada de decisão. A organização das diversas contas que compõem o Ativo, portanto, deve obedecer a uma condição ou pressuposto estabelecido como padrão. Este padrão está relacionado ao grau de liquidez de cada uma de suas contas, onde a sua localização no Balanço indicará o seu grau de liquidez a partir de uma ordem decrescente. Liquidez é a capacidade e velocidade que um determinado elemento patrimonial pertencente ao Ativo possui para ser transformado em moeda corrente. Quanto maior for a velocidade que um determinado bem ou direito possui em ser convertido em moeda corrente, maior será o grau de liquidez atribuído. Com relação à posição no Balanço, quanto maior for a liquidez de um determinado bem ou direito, mais acima será a sua localização. Por outro lado, quanto menor for a sua liquidez, mais abaixo ficará a sua posição. Considerando estas variações acerca do grau de liquidez, a Contabilidade apresenta uma classificação apropriada para a localização dos bens e direitos no Ativo do Balanço em três modalidades, a saber: Ativo circulante;

32 Ativo realizável a longo prazo; Ativo permanente. Outro fator considerado nesta classificação está relacionado aos conceitos de curto e longo prazo. Normalmente, a Contabilidade considera que curto prazo está relacionado ao período que compreenderá do início ao término do Exercício Social subseqüente. Algumas empresas possuem ciclos operacionais maiores que doze meses. Para estas situações, o parâmetro utilizado para identificar fatos contábeis pertencentes ao Ativo circulante ou ao Ativo realizável a longo prazo será o prazo de duração do ciclo operacional Ativo circulante O Ativo circulante é a parcela do Ativo que possui o maior grau de liquidez e está associado ao capital de giro disponível para o desenvolvimento das atividades operacionais no âmbito da organização. Ativo circulante é o conjunto de bens e direitos que uma organização possui e que poderão ser realizáveis dentro do período que compreenderá o Exercício Social subseqüente. O Ativo circulante é composto por diversos elementos distintos, mas alguns deles são comuns para a maioria das organizações, que são: Disponibilidades; Estoques; Créditos a receber; Aplicações de recursos em despesas do exercício seguinte. As disponibilidades são os elementos de Ativo que possuem a maior liquidez dentro do Balanço Patrimonial. As disponibilidades compreendem os ativos relacionados às mudanças nas contas caixa e bancos e representam o volume de recursos financeiros em moeda corrente na forma de dinheiro em espécie ou de depósitos bancários à disposição de uma organização a qualquer instante de tempo.

33 Exemplos: Recebimentos e pagamentos em espécie pela organização são registrados em uma conta normalmente denominada Caixa. Depósitos e retiradas efetuados em contas correntes bancárias pertencentes a organizações são registrados em uma conta normalmente denominada Bancos. Dentro das disponibilidades também podem ser consideradas as aplicações financeiras de curto prazo que apresentem liquidez quase que imediata. Os estoques representam o montante de bens, insumos e materiais à disposição da organização que são necessários para a manutenção de seus processos operacionais e nãooperacionais. Os estoques relacionados ao processo operacional podem ser classificados em: Estoques de matérias-primas e insumos; Estoques de produtos em elaboração; Estoques de produtos acabados. Os estoques associados às atividades não-operacionais de uma organização podem ser representados pelas seguintes categorias: Estoques de suprimentos de escritório; Estoques de materiais gerais. Exemplos: Entradas e saídas de insumos são registradas em uma conta normalmente denominada Estoque de matérias-primas. Aquisição e uso de material de escritório são registrados em uma conta normalmente denominada Estoque de materiais de expediente. O perfil dos estoques que uma determinada organização venha apresentar estará relacionado ao ramo de atividade econômica no qual ela esteja inserida.

34 Portanto, é difícil afirmar que um determinado elenco comum de contas de estoques esteja presente dentro da estrutura do Balanço Patrimonial de todas as organizações. Os créditos a receber representam as contas relacionadas aos direitos e valores que uma organização tenha a receber em um momento futuro que, embora não estejam especificamente disponíveis monetariamente, podem eventualmente ser convertidos em dinheiro em espécie. Exemplo: Direitos decorrentes de vendas efetuadas com pagamentos previstos para o Exercício Social subseqüente são registrados na conta créditos a receber. A conta créditos a receber pode ser denominada de diversas maneiras dentro do da estrutura de contas, dentre outros, a saber: Duplicatas a receber; Clientes; Valores a receber. Os créditos a receber podem ser compostos por contas associadas a vendas a prazo e títulos conversíveis, dentre outras. As aplicações de recursos em despesas do exercício seguinte (ou despesas pagas antecipadamente) são direitos que uma organização possui e que são decorrentes de desembolsos realizados antes que os benefícios relativos sejam plenamente disponibilizados para ela apenas no Exercício Social seguinte. Exemplos: Assinaturas de Revistas e Jornais são registradas em uma conta que pode ser denominada Assinaturas. O pagamento de Prêmios relativos a Seguros são registrados em uma conta que pode ser denominada Seguros.