RTP escolhe Microsoft Exchange Server como plataforma de e de colaboração

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1 Caso de sucesso Microsoft RTP escolhe Microsoft Exchange Server como plataforma de e de colaboração Sumário País: Portugal Sector: Broadcasting Perfil do Cliente A RTP, Rádio e Televisão de Portugal, é a empresa que opera os canais públicos de rádio e de televisão. Desde a reestruturação realizada em 2004 que a empresa agrupa as empresas públicas de rádio e televisão (RDP e RTP, respectivamente) que até à data eram empresas distintas e juridicamente independentes Situação do Negócio Para assegurar o serviço público de rádio e de televisão, a RTP conta com uma estrutura geograficamente dispersa e com grandes necessidades de comunicações rápidas e fiáveis. Solução De forma a suportar cerca de 3000 utilizadores e 3500 caixas de , a empresa substituiu totalmente o sistema OpenSource que possuía por uma solução baseada em tecnologias Microsoft. Benefícios Integração entre Outlook e Exchange Facilidade de acesso ao do exterior Partilha de calendários Maior segurança e fiabilidade do sistema Integração com Active Directory Com o Exchange Server e a virtualização do datacenter, construímos alicerces nos quais vamos poder criar muitos novos projectos, desde a colaboração às comunicações unificadas. Fernando Albuquerque, Director de Sistemas de Informação da RTP A RTP, Rádio e Televisão de Portugal, é a empresa que opera os canais públicos de rádio e de televisão. Desde a reestruturação realizada em 2004 que a empresa agrupa as empresas públicas de rádio e televisão (RDP e RTP, respectivamente) que até à data eram empresas distintas e juridicamente independentes. Para assegurar o serviço público de rádio e de televisão, que engloba não apenas os canais transmitidos em Portugal mas também canais e programação transmitida via satélite para as comunidades portuguesas espalhadas pelo mundo, a RTP conta com uma estrutura geograficamente dispersa e com grandes necessidades de comunicações rápidas e fiáveis. De forma a suportar cerca de 3000 utilizadores e 3500 caixas de , a empresa substituiu totalmente o sistema OpenSource que possuía por uma solução baseada em tecnologias Microsoft.

2 Com o Exchange podíamos também implementar a mesma interface nos acessos a partir do exterior, com o OWA [Outlook Web Access]. O Outlook e o Exchange estão feitos um para o outro. Fernando Albuquerque, Director de Sistemas de Informação da RTP Situação Quando Fernando Albuquerque, Director de Sistemas de Informação da RTP, recorda aquele que era ainda há pouco tempo o sistema de correio electrónico da RTP, quase que tem dificuldade em imaginar como é que uma casa tão grande e com tantas necessidades de comunicação como esta conseguia funcionar assim. Há coisas que hoje são perfeitamente banais mas que para nós não eram, recorda. Por exemplo, tudo o que é organização do trabalho em equipas a partir de calendários comuns simplesmente não exista; imagine-se o que isso significava numa organização tão grande e complexa como esta A situação que a RTP vivia até ao início de 2010 era mais simples de descrever de forma negativa. Não tínhamos uma forma simples de estabelecer quotas nas caixas de correio nem conseguíamos criar regras inbound/outbound sempre que alguém se lembrava de enviar um anexo com 100 MB, lá ficava o servidor pendurado recorda este responsável. Daniel Santos, responsável pela gestão da infra-estrutura de TI da RTP explica que o sistema que a empresa tinha até ao final de 2009 era um servidor baseado em Linux com o software OpenSource Stalker. A versão que tínhamos nem sequer era gratuita, era uma versão licenciada, com suporte, mas que fornecia apenas serviços de muito básicos, com POP3 e IMAP mas com zero funcionalidades: não tínhamos calendários, não tínhamos invites, não havia nada Era um sistema que já vinha da RDP e, na verdade, o da RTP era ainda pior tínhamos Sendmail puro. Quando a acessos externos, estes eram possíveis, mas para quem tinha POP3 aqui, e uma vez que o ficava no cliente, quando chegava a casa não tinha qualquer acesso ao correio electrónico, explica Daniel Santos. Aliás, o contrário era ainda pior, pois se as pessoas descarregavam o em casa depois também não tinham acesso a ele quando chegavam ao local de trabalho. De qualquer forma, este era o menor dos problemas, uma vez que a interface de acesso via Webmail era tão diferente e tão pouco user friendly que não eram muitos os colaboradores da empresa que a usavam. Mais grave era o facto de termos um servidor de com o qual não havia qualquer redundância nem replicação de dados e em que o próprio backup da informação era difícil de realizar, refere Daniel Santos. Finalmente, o sistema apresentava também grandes deficiências na integração com o resto da infra-estrutura de TI da empresa. Fernando Albuquerque refere a este respeito a falta de integração com o Active Directory e os problemas com a falta de segurança com os acessos realizados a partir do exterior. Solução Em meados de 2009, a RTP decidiu realizar uma série de projectos internos de modernização do seu sistema de TI e para o qual a implementação de um servidor Microsoft Exchange era o alicerce. Isto criou a oportunidade de avançar de imediato para a renovação completa do serviço de correio electrónico, muito embora o projecto incorporasse outras tecnologias Microsoft e o suporte para outras vertentes, nomeadamente soluções de colaboração (com o SharePoint Server) e até de Comunicações Unificadas (com o Office Communications Server). Fernando Albuquerque explica que a oportunidade surgiu no âmbito da renegociação do

3 Ao decidirmos que precisávamos de uma plataforma colaborativa, em que iríamos implementar, além do Exchange, o Sharepoint e o OCS, não havia qualquer alternativa no mercado ao que a Microsoft oferece enquanto plataforma integrada. Fernando Albuquerque, Director de Sistemas de Informação da RTP licenciamento Enterprise Agreement com a Microsoft, o qual englobava uma série de software e tecnologias cuja implementação não iria envolver custos adicionais na vertente do licenciamento do software. É o caso da tecnologia de virtualização da Microsoft, Hyper-V, incluída no Windows Server 2008 R2. Decidimos desde logo que, para suportar todos os projectos que tínhamos decidido lançar, iríamos começar por realizar a virtualização do datacenter, o que serviria de alicerce a tudo o resto, explica o responsável pelo departamento de TI da RTP. A partir do momento em que a RTP decidiu avançar com os diversos projectos, deixou de fazer qualquer sentido sequer pensar em recorrer a soluções baseadas em software OpenSource, admite Daniel Santos. E dá como exemplo o caso do Exchange. O Exchange Server foi para nós uma escolha natural porque mesmo com a solução Open- Source anterior, em que tínhamos o servidor de baseado em Linux, o front-end era já o Outlook, e esta era a interface a que todos os utilizadores estavam habituados e com a qual estavam familiarizados. Contudo, refere Daniel Santos, o que se passava é que estávamos a usar o Outlook mas sem todas as funcionalidades de que podíamos dispor no caso de termos o Exchange como servidor de . Além disso, com o Exchange podíamos também implementar a mesma interface [o Outlook] nos acesso a partir do exterior, com o OWA [Outlook Web Access]. O Outlook e o Exchange estão feitos um para o outro, conclui. Fernando Albuquerque acrescenta outra razão pela escolha da Microsoft: ao decidirmos que precisávamos de uma plataforma colaborativa, em que iríamos implementar, além do Exchange, o Sharepoint e o OCS, não havia qualquer alternativa no mercado ao que a Microsoft oferece enquanto plataforma integrada. Mesmo olhando estritamente em termos de custos, nada haveria a ganhar em optar por uma solução OpenSource. Tudo o que precisávamos, desde o software servidor e a virtualização até ao Exchange a todas as outras peças da solução, estavam incluídas no Enterprise Agreement que já possuíamos bastou aproveitar o que já tínhamos, diz Fernando Albuquerque. Daniel Santos acrescenta que é preciso lembrar que o OpenSource não é propriamente gratuito quando olhamos para lá do licenciamento do código propriamente dito: tudo o que é suporte, manutenção, novas versões, nada disso é grátis no OpenSource Mesmo que haja uns carolas que nos ajudam, nada disso funciona de forma muito profissional. Não há roadmap de desenvolvimento, não há garantia de continuidade, não há nada disso. Além disso, continua Daniel Santos, o que tínhamos era tudo tão básico que era impossível pensarmos em montar um sistema de colaboração funcional e eficiente a partir dali iríamos estar sempre limitados no que poderíamos fazer. Definido o caminho a tomar, o departamento de TI da RTP, em colaboração directa com a própria Microsoft Portugal e com o parceiro Mainroad, implementaram a migração do sistema de num total de cerca de 3500 caixas de correio electrónico de Linux para Exchange Server 2010 a correr sobre Windows Server 2008R2 numa infraestrutura virtualizada com Hyper-V. Numa primeira fase existem cinco servidores físicos sobre os quais são criadas todas as máquinas virtuais necessárias. Para o projecto de Exchange foram criadas cinco máquinas virtuais duas para processamento de

4 O primeiro feedback positivo que tivemos dos utilizadores foi com o front-end de acesso do OWA. Onde antes havia uma interface de webmail arcaica, agora os utilizadores têm praticamente a mesma funcionalidade do cliente Outlook que estão habituados a usar nos seus computadores. Fernando Albuquerque, Director de Sistemas de Informação da RTP front-end, duas de back-end para replicação de dados e uma quinta para publicação segura no OWA, de forma a criar um canal seguro e, na prática, um firewall entre os acessos do exterior e o servidor de Exchange propriamente dito. A migração colocou alguns desafios ao departamento de TI da RTP, por duas razões principais. Primeiro, pela completa falta de ferramentas de migração e extracção de dados do sistema antigo; depois, porque numa empresa como a RTP, existem mais de 600 jornalistas que dependem do . Ou seja, a migração teria de ser rápida e de forma a não provocar quebras no serviço. No final, tudo correu como o previsto. O facto de termos o sistema todo virtualizado não nos provocou qualquer ansiedade, reconhece Daniel Santos, que tinha já fica muito bem impressionado com a demonstração da tecnologia Hyper-V no evento Tech- Days organizado pela Microsoft em Lisboa em Percebemos que tecnicamente, a solução estavam onde nós precisávamos que estivesse, explica. Além disso, com um licenciamento como o nosso, a virtualização com Hyper-V fica muito mais barata do que com qualquer outra solução, pois podemos criar um número ilimitado de máquinas virtuais sendo que cada uma delas tem desde logo uma licença do sistema operativo sem custos adicionais. Uma vez montada a infra-estrutura, foi necessário ao departamento de TI da RTP criar scripts com os quais foi feita primeira a extracção e exportação dos dados das caixas de para XML. O resto da migração foi depois feito através do Exchange Transporter Suite. O maior trabalho foi a criação dos scripts para a extracção e formatação dos dados de forma a que pudéssemos realizar depois a migração, diz Daniel Santos. Tudo ficou montado em Outubro de 2009 e depois fomos realizando vários testes de carga exaustivos para nos certificarmos de que tudo estava bem. No final, a migração total propriamente dita foi realizada apenas numa noite e sem quebra no serviço. Segundo Daniel Santos, começámos a migrar todas as caixas às 22H00 de um domingo e às 6H00 da manhã da segunda-feira seguinte os utilizadores ao abrirem o Outlook já tinham todo o correio no Exchange. Benefícios Face ao sistema anterior baseado em Linux e software OpenSource, a diferença com a solução Exchange não podia ser mais dramática embora muitas das novas funcionalidades sejam sentidas sobretudo ao nível da gestão e administração e, como tal, transparentes para os utilizadores finais. Ainda assim, garante Fernando Albuquerque, o primeiro feedback positivo que tivemos dos utilizadores foi com o front-end de acesso do OWA. Onde antes havia uma interface de webmail arcaica, agora os utilizadores têm praticamente a mesma funcionalidade do cliente Outlook que estão habituados a usar nos seus computadores. Mas é ao nível do próprio servidor que as diferenças são mais dramáticas, como explica Daniel Santos. Agora temos uma flexibilidade total na criação e gestão de contas; cada utilizador pode ter várias contas, podemos criar listas de distribuição, determinar facilmente quotas por tipo de utilizador associando com as Organization Units do AD. No outro sistema era quota única ou era preciso definir caso a caso, tudo isto era muito difícil e, nalguns casos, era mesmo impossível. Aliás, havia muitos utilizadores que já se

5 Usamos o Microsoft System Center para gerir tudo e é realmente muito mais fácil, o que nos poupa tempo e recursos humanos. Daniel Santos, responsável pela gestão da infra-estrutura de TI da RTP afastavam do nosso sistema de mas que agora já voltaram a usá-lo. Este responsável salienta também os benefícios da integração do Exchange com o Active Directory (AD), o que permite usar um sistema único de autenticação. Os utilizadores fazem login ao sistema e não precisam de voltar a introduzir qualquer outra password para utilizar novos recursos, diz Fernando Albuquerque. Aliás este era um problema recorrente no sistema anterior, especialmente com o help desk: chegávamos a estar ao telefone com o utilizador para descobrirmos passada meia hora que a password que estava a ser usada para aceder a determinado recurso era a errada! No entanto, a integração não é só importante com outras tecnologias da Microsoft, como é o caso do AD. Temos uma aplicação de gestão muito importante que usamos na RTP e em que até agora não tínhamos hipótese de criar qualquer tipo de integração com o Outlook, mas que com o Exchange já vai ser possível sem que tenha de haver processos de mensagens específicos por aplicações, refere Daniel Santos. Daniel Santos salienta também os aspectos de gestão e administração, não apenas do Exchange mas também da infra-estrutura virtualizada. Usamos o System Center para gerir tudo e é realmente muito mais fácil, o que nos poupa tempo e recursos humanos. Além disso, o sistema é agora mais seguro e fiável. O que tínhamos com o sistema anterior com Linux e OpenSource era basicamente um servidor físico sem qualquer fail-over, uma vez que não era fácil implementarmos mecanismos de replicação, explica Daniel Santos. Agora temos dois front-ends a fazer o processamento e dois back-ends só para a replicação das bases de dados. Também a segurança agora foi reforçada, uma vez que existe um servidor específico para publicação segura no OWA com o Forefront Threat Management Gateway (TMG). O que está visível para o exterior, explica Daniel Santos, é o TMG, nunca é o Exchange, o que permite criar acessos seguros e perfeitamente isolados do sistema principal. Fernando Albuquerque salienta novas funcionalidades que eram simplesmente impossíveis de implementar na solução anterior, como é o caso do acesso ao a partir de dispositivos móveis de qualquer marca, desde Windows Phones até portáteis Macintosh e iphones. Por outro lado, refere que o custo não é superior ao da solução OpenSource. Na verdade, o TCO [Total Cost of Ownership] deve até ser menor, mas nem sequer é relevante neste contexto, porque não estamos a comparar coisas iguais a funcionalidade que temos agora é muitíssimo superior ao que possuíamos. Mas Fernando Albuquerque está já a olhar para o futuro, nomeadamente no que diz respeito ao suporte que esta plataforma oferece para novos projectos que estão já a avançar dentro da RTP, nomeadamente ao nível das comunicações unificadas. O primeiro passo será implementar tudo o que tenha a ver com Instant Messaging e Videoconferência, o que facilita imenso a comunicação interna dentro da organização, afirma Fernando Albuquerque. Não só temos uma organização muito dispersa geograficamente, com delegações em todas as capitais de distrito e nas Regiões Autónomas, como até mesmo aqui dentro da sede faz sentido usarmos estas tecnologias para poupar tempo de deslocação entre edifícios e gabinetes.

6 Sobre a Microsoft Fundada em 1975, a Microsoft (Nasdaq "MSFT") é líder mundial em software, serviços e soluções para ajudar as pessoas e empresas a alcançarem todo o seu potencial E conclui: Com o Exchange Server e a virtualização do datacenter, construímos alicerces nos quais vamos poder criar muitos novos projectos desde a colaboração às comunicações unificadas. O que temos aqui não tem qualquer paralelo no mundo OpenSource. Para mais informações Para mais informações sobre os produtos e serviços Microsoft por favor ligue para o serviço de apoio a clientes da Microsoft Portugal pelo número Para aceder a informação sobre a Microsoft Corporation pela Web consulte: Para aceder ao site da Microsoft Portugal consulte: Para conhecer outras referências de sucesso visite a página: business/grandesempresas. Para mais informações sobre os produtos e serviços da RTP visite o Web site em: Software e Serviços Microsoft Windows Server 2008R2 Microsoft Exchange Server Microsoft Exchange Transporter Suite Microsoft Forefront Threat Management Gateway Microsoft Hyper-V Microsoft Enterprise Agreement