Porto Editora acentua ganhos de produtividade e eficiência com investimento em tecnologia Microsoft

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1 Microsoft Exchange Server 2007 Caso de Estudo Microsoft Porto Editora Porto Editora acentua ganhos de produtividade e eficiência com investimento em tecnologia Microsoft Sumário País Portugal Sector Cultura Perfil do Cliente A Porto Editora é uma referência no mercado editorial. Para além dos livros, tem vindo a investir no multimédia e na internet. A inovação faz parte da sua estratégia. Conta com cerca de 700 colaboradores e facturou 85 milhões de euros em Situação de Negócio Para a Porto Editora, a colaboração e a eficiência da comunicação são elementos-chave do sucesso. Era importante melhorar também a escalabilidade, a performance e a capacidade de gestão da infraestrutura. Solução Microsoft Exchange Server 2007 Microsoft Office Communications Server 2007 Benefícios Incremento do nível de comunicação e colaboração Aumento da produtividade Capacidade de melhor responder à estratégia de inovação permanente Investimento numa plataforma tecnológica preparada para o futuro com menos custos O Grupo Porto Editora espera que, pelo investimento efectuado nas ferramentas Microsoft, incluindo o Exchange Server, SharePoint e Office, se alcancem níveis de excelência no acesso, análise e partilha de informação por todos os colaboradores. Tecnologia da Porto Editora. A Porto Editora é uma referência no mercado editorial em Portugal. Para a sua elevada notoriedade contribui a estratégia de inovação mas também a abrangência da sua oferta. Mas estar na linha da frente em termos de negócio coloca elevados desafios aos sistemas de informação. Escalabilidade, disponibilidade, performance e elevada capacidade de gestão são preocupações às quais se tem vindo a dar resposta, sem esquecer factores como a produtividade, a eficiência e a colaboração. Nesse contexto, a Porto Editora tem vindo a realizar um investimento alargado em tecnologias Microsoft, que tem na migração para o Microsoft Exchange 2007 uma das suas faces visíveis. Mas o objectivo é ir mais além, como o demonstra o projecto de análise à implementação do Office Communications Server 2007.

2 A alta disponibilidade e robustez, bem como as melhorias no acesso OWA (Outlook Web Access) que a solução do Exchange 2007 apresenta, foram alguns dos factores que nos levaram a optar pela migração. A garantia de uma adequada integração com a restante família de produtos Microsoft contribuiu também para esta decisão. Situação A Porto Editora, fundada em 1944, conquistou um lugar de destaque no panorama editorial português assumindose como referência. Tem seguido uma estratégia de constante inovação com um espectro editorial muito abrangente: livros escolares, dicionários, edição literária generalista, de ficção e não-ficção e multimédia. Tornou-se na principal editora de conteúdos multimédia em formato digital, via Internet ou via CD-ROM e DVD- ROM. O seu sucesso nestas áreas é ilustrado por produtos como a Infopedia.pt (a maior base de conteúdos educativos e culturais em Língua Portuguesa), a Escola Virtual (primeira plataforma de e-learning vocacionada para os ensinos Básico e Secundário) e a Diciopédia (produto multimédia que incide sobre várias áreas do conhecimento). O volume de negócios da Porto Editora é de 85 milhões de euros, dados de 2007, tendo aproximadamente 700 colaboradores. Produz 14 milhões de livros, incluindo as das subsidiárias em África, a Plural Editores Moçambique e a Plural Editores Angola, afirma Luís Fernandes, Director do Departamento de Investigação e Tecnologia da Porto Editora. Para uma empresa que actua no mundo do conhecimento, os sistemas de informação são uma base essencial ao desenvolvimento do negócio. De acordo com Luís Fernandes, as exigências que se colocam ao nível dos SI têm-se mantido nos últimos anos e prendem-se com questões como a fiabilidade e rapidez crescente no acesso, análise e partilha de informação. A Porto Editora está muito bem preparada para enfrentar os desafios que o mercado coloca, afirma. Estas questões são transversais e, por isso, não se limitam a áreas pontuais da organização nem a nichos de tecnologia. Por isso, para a Porto Editora tornou-se mais relevante poder contar com um parceiro tecnológico que lhe garantisse abrangência em termos de oferta e segurança na capacidade de evolução. A Microsoft tem acompanhado os desafios exigidos aos sistemas de informação, nomeadamente, pelo facto de fornecer uma diversidade de aplicações que respondem às necessidades de uma pequena, média ou grande empresa. Este facto, associado à facilidade de integração entre as várias aplicações, permite que as organizações encontrem nestas soluções respostas a um conjunto de necessidades, considera Luís Fernandes. Tendo estabelecido um Enterprise Agreement com a Microsoft, a Porto Editora tem desenvolvido vários projectos sendo o mais recente a migração para o Microsoft Exchange 2007, que permitiu olhar para a vertente colaborativa de forma mais consistente, assim como para a mobilidade, mas, mais do que isso, potenciou evoluir no caminho para o mundo das comunicações unificadas. A eventual implementação do Office Communications Server (OCS) 2007 já está em estudo. Solução Sendo um dos alicerces do sucesso da Porto Editora o constante 2

3 A integração das funcionalidades do OCS 2007 com o Microsoft Exchange Server 2007 e Microsoft Outlook 2007 são para nós um factor importante e de diferenciação relativamente a outras ferramentas existentes no mercado. acompanhamento da evolução tecnológica e a consequente integração nos processos de trabalho, foi entendido ter chegado o momento de evoluir do Microsoft Exchange 2000 para o Exchange 2007, que representa um novo patamar para tirar partido dos novos meios de comunicação e de novas funcionalidades. A alta disponibilidade e robustez, bem como as melhorias no acesso OWA (Outlook Web Access) que a solução do Exchange 2007 apresenta, foram alguns dos factores que nos levaram a optar pela migração. A garantia de uma adequada integração com a restante família de produtos Microsoft contribuiu também para esta decisão, refere Luís Fernandes. Com centenas de colaboradores, muitos frequentemente fora do escritório, aceder ao correio electrónico sem restrições é uma mais valia. Luís Fernandes não deixa margem para dúvidas: as vantagens de possibilitar aos nossos colaboradores o acesso ao , a partir de qualquer lugar e em qualquer altura, são inquestionáveis, desde logo ao nível da produtividade e da celeridade de processos. Se à primeira vista pode parecer uma matéria demasiado técnica, na realidade o que está aqui em causa é a possibilidade de responder a um facto simples: o de a utilização do ter um papel fundamental no negócio do Grupo Porto Editora. A caixa de correio é, sem dúvida, uma das maiores fontes de informação dos nossos colaboradores. É aqui que reside muito do trabalho diário e é através desta que muita informação é partilhada, quer entre os nossos colaboradores, quer de e para os nossos clientes e fornecedores. Existe uma considerável importância do correio electrónico no workflow das nossas aplicações de negócio, resume Luís Fernandes. Em causa está uma plataforma de unified messaging que permite acesso a , mas também a voice mail ou a faxes, para além de outros componentes relevantes no dia-a-dia, como o calendário e os contactos. O agendamento de reuniões é mais ágil, a gestão de contactos também. Em qualquer lugar. Em qualquer dispositivo. Em qualquer momento. Se a rapidez de resposta pode fazer diferença na tomada de decisões de clientes e fornecedores, faz seguramente diferença a capacidade de dar corpo, de forma mais evidente, à forma de actuar da própria editora. A migração para o Microsoft Exchange 2007 teve visibilidade pelo aumento de funcionalidades disponível, que surgiu numa lógica de continuidade face à plataforma anterior, mas representou para a organização uma mudança de paradigma a nível tecnológico. Luís Fernandes sublinha que a mudança para uma plataforma de 64-bit foi um factor decisivo na opção de migrar para o Exchange A escalabilidade que esta plataforma permite, nomeadamente no endereçamento da memória RAM, traduz-se numa diminuição de I/O (Input/Output) com implicações directas na performance da solução, caracteriza. Na prática, sendo uma aplicação nativa de 64- bit, o Exchange Server 2007 permite maiores níveis de performance e escalabilidade, particularmente relevante 3

4 A colaboração é fundamental para o trabalho em equipa. A integração das ferramentas de colaboração, desde o Microsoft Exchange Server, ao SharePoint e O upgrade para ao Office, é Microsoft Exchange 2007 indubitavelmente uma teve como principal vantagem para o trabalho objectivo dar colaborativo. continuidade à evolução Luís tecnológica Fernandes, da Director plataforma do Tecnologia de colaboração da Porto da Editora. Microsoft, garantindo simultaneamente, uma melhoria na performance da infra-estrutura, na capacidade de tolerância a falhas e alta disponibilidade. Estes factores são fundamentais para elevar os índices de performance dos nossos colaboradores, aumentando assim as capacidades de negócio. num cenário em que é preciso endereçar o desafio de ter caixas de correio com dimensão cada vez maior e há que dar resposta a necessidades crescentes de armazenamento. Globalmente, a utilização de uma plataforma de 64-bit tem impacto no aumento da capacidade de suporte aos processos de negócio. Benefícios Parecendo uma simples migração de uma versão do Exchange para outra, na realidade trouxe vantagens assinaláveis para a Porto Editora. O upgrade para Microsoft Exchange 2007 teve como principal objectivo dar continuidade à evolução tecnológica da plataforma de colaboração da Microsoft, garantindo simultaneamente, uma melhoria na performance da infra-estrutura, na capacidade de tolerância a falhas e alta disponibilidade. Estes factores são fundamentais para elevar os índices de performance dos nossos colaboradores, aumentando assim as capacidades de negócio, resume Luís Fernandes. E adianta: esta evolução teve também um considerável impacto no trabalho diário dos administradores da infra-estrutura, através da introdução de novas ferramentas de administração que possibilitaram uma gestão mais rápida. Mas o investimento no Exchange 2007 não pode ser visto como uma iniciativa isolada na estratégia de sistemas de informação e de negócio da Porto Editora. Teve como perspectiva a abertura de outras portas, como é o caso da integração com o mundo da voz e, mais concretamente, o Office Communications Server 2007, diz. O desafio agora é implementar e tirar partido das potencialidades das Comunicações Unificadas (Role Unified Messaging do Exchange 2007 com o OCS 2007), dando um passo em frente na maximização dos fluxos de informação e comunicação internos e externos. A integração das funcionalidades do OCS 2007 com o Microsoft Exchange Server 2007 e Microsoft Outlook 2007 são para nós um factor importante e de diferenciação face a outras ferramentas, sublinha. Se a diferenciação é relevante, na realidade, a capacidade de facilitar a comunicação e melhorar a colaboração entre os funcionários da Porto Editora e, simultaneamente, permitir uma redução de custos com as comunicações efectuadas associada a uma diminuição dos custos de manutenção, não o são menos. Imaginese um cenário em que equipamentos como o telefone ou o fax não precisam de existir e em que as comunicações (de voz, dados, messaging, video-conferência, etc) podem ser realizadas a partir do computador pessoal. Esse cenário está a ser implementado e terá menos custos de comunicações e mais facilidade de gestão, mas sobretudo dará aos colaboradores uma nova plataforma de colaboração. A colaboração é fundamental para o trabalho em equipa. A integração das ferramentas de colaboração, desde o Microsoft Exchange Server, ao SharePoint e ao Office, é indubitavelmente uma vantagem. 4

5 Software and Services Microsoft Exchange Server 2007 Microsoft Office SharePoint Server 2007 Microsoft SQL Server 2005 Sobre a Microsoft Fundada em 1975, a Microsoft (Nasdaq "MSFT") é líder mundial em software, serviços e soluções para ajudar as pessoas e empresas a alcançarem todo o seu potencial Para mais informações Para mais informações sobre os produtos e serviços Microsoft por favor ligue para o serviço de apoio a clientes da Microsoft Portugal pelo número Para aceder a informação sobre a Microsoft Corporation pela Web consulte: Para aceder ao site da Microsoft Portugal consulte Para conhecer outras referências de sucesso visite a página Para mais informações sobre os produtos e serviços da Porto Editora visite o Web site em: Microsoft Corporation. All rights reserved. This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY. Microsoft and the products mentioned in this document are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries. All other trademarks are property of their respective owners. Document published