Manual do Administrador. Versão 3.0 ou superior

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1 Manual do Administrador Versão 3.0 ou superior

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3 ÍNDICE ÍNDICE 1- DESCRIÇÃO FUNCIONAL Dados Gerais Correio de Voz Unified Messaging Atendedor Automático Music on Hold ADMINISTRAÇÃO DO CORREIO DE VOZ Criar Caixas de Correio e Setup via PC Criar Novas Caixas de Correio Setup de Caixas de Correio Opções base Opções avançadas Mensagens Eliminar Caixas de Correio Gestâo da Caixa de Correio via Telefone Aceder à Caixa de Correio de Sistema Criar uma Nova Caixa de Correio Eliminar uma Caixa de Correio Repor a Password da Caixa de Correio Gestão da Caixa de Correio através da Web Web Access Grupos de Caixas de Correio Criar Novos Grupos Modificar Grupos ADMINISTRAÇÃO DO ATENDEDOR AUTOMÁTICO Modo Dia/Noite/Pausa Gestão de Agendas Agendas Inverno/Verão Agenda Semanal Menu da Lista Telefónica Alfabética Atendedor Automático Agendas / Activar os Modos Aceder ao Sistema de Caixa de Correio Verificar a Configuração Actual Comutar os Modos de Sistema Voltar ao Modo Automático Gravar Anúncios do Atendedor Automático Aceder à Caixa de Correio de Sistema Gravar Mensagens Estatísticas

4 ÍNDICE 4- OPÇÃO WEB Parâmetros de Sistema Parâmetros IP& Nome da Empresa Setup de Caixas de Correio GReCo Software Instalação de GReCo Funcionamento do GReCo Gestão do Sistema Web Access Opções de Administrador Administração do Correio de Voz Web Access Administração do Correio de Voz através da Web Estatísticas através da Web Web Access Estatísticas Exportar Estatísticas Representação Gráfica GESTÃO DA MÚSICA DE ESPERA Setup de Agenda Importar Música de Espera GRAVAR MENSAGENS Gravar utilizando o Telefone Importar Ficheiros de Som Gravar através da Caixa de Correio de Sistema Aceder à Caixa de Correio de Sistema Gravar Mensagens

5 DESCRIÇÃO FUNCIONAL 1- DESCRIÇÃO FUNCIONAL O sistema descrito neste manual é um servidor de voz autónomo com duas funções principais: Atendedor Automático e Correio de Voz. Opcionalmente, o sistema pode ter uma interface LAN que permite programar o sistema, configurar a caixa de correio e gerir o sistema via LAN/Internet. Esta opção também permite que o sistema possa enviar um correio electrónico ( ) a cada titular de uma caixa de correio quando estes recebem uma mensagem. O sistema também pode ser utilizado para disponibilizar música de espera. 1.1 Dados Gerais O servidor de voz pode ser administrado via PC ou telefone. Via PC, com ajuda do software de setup fornecido junto. 1.2 Correio de Voz O sistema pode ser utilizado com de correio de voz com PPCA integrado. Chamadas não atendidas são automaticamente transferidas ao sistema que em seguida recebe o chamador com um anúncio personalizado e lhe dá a opção de deixar uma mensagem na respectiva caixa de correio. O sistema oferece diversas opções para notificar o titular da caixa de correio da existência de novas mensagens: lâmpada piloto que se ilumina na extensão, sinal de marcar diferente ou chamadas periódicas para a extensão (dependendo do tipo de PPCA). O sistema também pode marcar um número predefinido (casa, telemóvel, pager) para efeito de notificação remota de mensagens. O utilizador pode ouvir as mensagens em qualquer telefone MF, após marcação de uma password secreta de utilizador. Depois de ter ouvido as mensagens, estas podem ser eliminadas manualmente ou automaticamente, dentro de um período predefinido. 1.3 Unified Messaging Esta opção (cuja disponibilidade depende do modelo) permite notificar e reencaminhar as mensagens de cada caixa de correio via e pressupõe que o sistema tenha uma carta LAN. 5

6 DESCRIÇÃO FUNCIONAL Se a facilidade de Unified Messaging estiver activada, cada mensagem recebida numa caixa de correio envia um para o endereço predefinido do titular da caixa de correio, anexando o ficheiro de som respectivo. A maior vantagem desta facilidade é que, através da Internet, o titular da caixa de correio pode aceder às suas mensagens de qualquer ponto do mundo, sem ter de telefonar para o seu escritório. 1.4 Atendedor Automático O sistema atende automaticamente todas as chamadas de entrada e oferece diversas opções ao chamador que pode optar pela transferência directa, quer para uma extensão específica ou um departamento, utilizar a lista telefónica alfabética ou solicitar a transferência para a operadora. Caso a extensão pedida esteja ocupada ou não atenda, o sistema oferece a opção de deixar uma mensagem na caixa de correio, transferir a chamada para outra extensão ou para a operadora. 1.5 Music on Hold O sistema também pode ser utilizado para disponibilizar música de espera. A música pode ser personalizada mediante programação a realizar pelo administrador. Esta função exige a ligação permanente de uma das portas do sistema à entrada externa de música do PPCA. 6

7 ADMINISTRAÇÃO DO CORREIO DE VOZ 2- ADMINISTRAÇÃO DO CORREIO DE VOZ 2.1 Criar Caixas de Correio e Setup via PC Seleccione a opção Programas no menu Start. Em seguida seleccione o grupo de programas Voice Mail e por fim o programa Voice Mail. (Ver o Manual de Instalação e Programação para a instalação do software) É visualizado o seguinte ecrã. Para acesso via porta série: Abra a caixa combo COM Port e seleccione a respectiva porta a utilizar. Clique em OK. Para acesso via LAN/Internet: Clique na opção IP Access, digite o endereço IP do sistema de correio de voz e a password e clique em OK. Nota: Esta opção só é possível se o equipamento tiver uma carta LAN. Aceder ao menu Mailboxes no ecrã principal e seleccione Define mailboxes. O sistema detecta as caixas de correio já existentes e visualiza uma lista no ecrã. 7

8 ADMINISTRAÇÃO DO CORREIO DE VOZ Criar Novas Caixas de Correio Clique em New para criar novas caixas de correio. É visualizado o seguinte ecrã. O número da caixa de correio é igual ao número da extensão (para os postos com acesso à função de correio de voz). Para criar várias caixas de correio com números consecutivos basta digitar o primeiro e o último número em From e To e clique em OK. Prima a tecla Tab para saltar de campo em campo. Clique em OK. O sistema criará agora as caixas de correio especificadas utilizando os parâmetros padrão. 8

9 ADMINISTRAÇÃO DO CORREIO DE VOZ Setup de Caixas de Correio Algumas das funções do correio de voz podem ser modificadas pelo titular da extensão, via telefone, e são indicadas nos capítulos seguintes pelo ícone. Algumas funções também podem ser modificadas através da Web. Estas funções são identificadas pelo ícone. Seleccione a caixa de correio a editar e clique em Edit Opções base User Name (Nome de Utilizador) : Digite o nome do utilizador da extensão. As primeiras 3 letras serão utilizadas para aceder à extensão a partir da lista telefónica alfabética. Maximum Messages (Número Máximo de Mensagens) (valor padrão 30): O número máximo de mensagens que podem ser armazenadas na caixa de correio (1 a 99). O valor 0 permite guardar um número ilimitado de mensagens. Password (valor padrão 1234) A password secreta que é necessário marcar para aceder a mensagens recebidas na caixa de correio. A password deve ter 4 dígitos. Para desactivar a password digite 0000 no campo Password. Message Used (Mensagem Utilizada) (mensagem A padrão): Cada titular de uma caixa de correio dispõe de 3 mensagens diferentes que podem ser personalizadas via telefone, a partir do menu de consulta da caixa de correio. A mensagem padrão é Deixe a sua mensagem após o sinal. 9

10 ADMINISTRAÇÃO DO CORREIO DE VOZ Idioma: (seleccionado no assistente de instalação): É o idioma em que o titular de caixa de correio ouvirá as diferentes mensagens e menus. Será também utilizado para o anúncio que solicita ao chamador deixar a sua mensagem na caixa de correio, caso o titular da caixa de correio não o tenha personalizado. Extension Notification (Notificação da Extensão): Refere-se ao tipo de notificação a utilizar para informar o titular da caixa de correio da entrada de novas mensagens. Após entrada de uma mensagem, o sistema poderá notificar o titular da caixa de correio de várias maneiras (depende do tipo de PPCA). Em conformidade com as possibilidades do PPCA a notificação pode assumir diferentes formas: Chamada: O sistema chama a extensão da caixa de correio directamente. Se o chamada for atendida, o titular da caixa de correio é informado da entrada de uma mensagem, e o sistema solicitará a password secreta para que a mensagem possa ser ouvida. Se a chamada não for atendida, o sistema repetirá a chamada em intervalos regulares. Toque: O sistema chama a extensão da caixa de correio directamente, e desliga após o segundo toque. O titular da extensão deve em seguida ligar para o correio de voz para ouvir as mensagens. Se a chamada não for atendida, o sistema repetirá a chamada em intervalos regulares. MF: O sistema envia uma sequência de caracteres MF ao PPCA, o qual, em seguida, assumirá a responsabilidade de notificar a extensão (lâmpada piloto, display...). MF2: Trata-se de uma notificação especial que é utilizada quando o sistema precisa de dois modos de notificação diferentes. RS232: Utilizado quando o sistema está integrado no PPCA através de um canal série. O PPCA informa a extensão da entrada de uma mensagem (lâmpada piloto, display...). Inactiva: A caixa de correio está desactivada, pelo que não permite qualquer notificação. Quando uma chamada for transferida para esta caixa de correio, o anúncio é reproduzido e, em seguida, o sistema desliga. Se para esta extensão não foi gravado nenhum anúncio, o sistema enviará a mensagem Caixa de correio cheia. Nenhuma: Seleccione esta opção se não pretende qualquer notificação. Notificação Remota (valor padrão Desactivada ): Activa: A notificação é enviada ao número especificado no campo R.Notification Number (e pode ser desactivada pelo utilizador a partir de uma extensão ou via Web Access). Inactiva: Não há notificação remota para o número especificado (pode ser activada pelo utilizador a partir de uma extensão ou via Web Access). 10

11 ADMINISTRAÇÃO DO CORREIO DE VOZ Desactivada: A notificação remota não pode ser activada a partir da extensão de um utilizador. Remote Notification Number (Número de Notificação Remota) de : O número ao qual é enviada a notificação remota. O número também pode ser modificado a partir de uma extensão. Quando programar o número de notificação remota não se esqueça de adicionar o indicativo (por ex. 0) para chamadas de saída, caso seja necessário Opções avançadas Do Not Disturb (Não Incomodar) : Este parâmetro pode ser activado / desactivado a partir de um telefone. Quando activado, as chamadas recebidas pelo atendedor automático não serão transferidas para a extensão do titular da caixa de correio, mas serão encaminhadas para a caixa de correio. O sistema informa o chamador que a extensão não atende, e em seguida oferece a opção de deixar uma mensagem na caixa de correio ou de transferir a chamada para uma outra extensão. O valor padrão é Desactivado. Do Not Allow Messages (Barrar Mensagens) : Quando este parâmetro está activado, a caixa de correio funciona apenas como caixa de correio de anúncio. O valor padrão é Desactivado. Call Diversion (Desvio de Chamadas) : Activo: As chamadas recebidas através do atendedor automático são desviadas para o número especificado no campo Divert Extensão. (Pode ser desactivada pelo utilizador a partir de uma extensão). 11

12 ADMINISTRAÇÃO DO CORREIO DE VOZ Inactivo: Não há desvio de chamadas. (Pode ser desactivada pelo utilizador a partir de uma extensão). Desactivado: O desvio de chamadas não pode ser activado a partir da extensão de um utilizador. O valor padrão é Desactivado. Nota: Esta opção só será válida se não foi bloqueada durante a criação das caixas de correio. Divert to Extension (Desvio para a Extensão) : Número da extensão, para o qual as chamadas são desviadas após o atendedor automático os ter enviado para a extensão pretendida. Call Screening (Filtrar Chamadas) (valor padrão Desactivado): Quando activado, o atendedor automático solicita aos chamadores, que pretendem determinada caixa de correio, que se identifiquem. Em seguida, o sistema de correio de voz informará o titular da extensão que poderá aceitar ou recusar a chamada. Day (Dia): Este parâmetro define qual o programa a utilizar quando uma chamada chega à caixa de correio durante o dia. O valor padrão é MBENTRY que é o programa normal para armazenar mensagens. Night (Noite): Este parâmetro define qual o programa a utilizar quando uma chamada chega à caixa de correio durante a noite. O valor padrão é MBENTRY. Break (Pausa): Este parâmetro define qual o programa a utilizar quando uma chamada chega à caixa de correio durante o dia. O valor padrão é MBENTRY. 12

13 ADMINISTRAÇÃO DO CORREIO DE VOZ Mensagens Estes campos não podem ser modificados. Trata-se de contadores com informações relativas ao estado da caixa de correio. - Em memória: Número total de mensagens armazenadas na caixa de correio, ouvidas ou não ouvidas. - Não ouvidas: O número de novas mensagens. Detalhes Clique em <<Details para saber a data, hora e origem (ID do chamador) da mensagem. A identidade (ID) do chamador pode ser visualizada se o protocolo do PPCA suportar esta facilidade Eliminar Caixas de Correio Seleccione uma ou várias caixas de correio e clique em Delete para apagálas (o sistema solicitará uma confirmação). Para seleccionar caixas de correio consecutivas, clique na primeira caixa de correio. Em seguida, premindo simultaneamente a tecla SHIFT, clique na última caixa de correio pretendida. Para seleccionar caixas de correio individuais, clique na primeira caixa de correio. Em seguida, premindo simultaneamente a tecla SHIFT, clique nas outras. 2.2 Gestâo da Caixa de Correio via Telefone O servidor de voz atribui especificamente uma caixa de correio ao administrador do sistema. 13

14 ADMINISTRAÇÃO DO CORREIO DE VOZ Esta caixa de correio é designada por caixa de correio de sistema. O valor padrão é 99, 999, 9999, ou , dependendo do número de dígitos utilizado pelas extensões. O password padrão é Esta password pode ser alterada como qualquer outra password a partir do menu de consulta de caixas de correio. Este capítulo trata apenas das facilidades da caixa de correio de sistema relacionadas com o correio de voz Aceder à Caixa de Correio de Sistema Marque o número do correio de voz definido aquando da instalação. Há três opções possíveis (dependendo do protocolo de interacção): 1. O sistema reproduz a mensagem Digite o número de extensão. Marque o número da caixa de correio de sistema (99, 999,...). O sistema responde com Digite a sua password.. Prima Cardinal (#). O sistema responde com Programa de manutenção. Digite a sua password. Digite a password de 4 dígitos (valor padrão 9999). Entrou no programa de manutenção. 2. O sistema reproduz a mensagem Digite a sua password. Prima Cardinal (#). O sistema responde com Programa de manutenção. Digite a sua password. Digite a password de 4 dígitos (valor padrão 9999). Entrou no programa de manutenção. 3. O sistema reproduz a mensagem Está ligado ao atendedor automático,.. Prima Asterisco (*). O sistema responde com Digite o número da extensão. Marque o número da caixa de correio de sistema (99, 999,...). O sistema responde com Digite a sua password. Prima Cardinal (#). O sistema responde com Programa de manutenção. Digite a sua password. Digite a password de 4 dígitos (valor padrão 9999). Entrou no programa de manutenção. 14

15 ADMINISTRAÇÃO DO CORREIO DE VOZ Criar uma Nova Caixa de Correio A fim de poder utilizar esta facilidade, é necessário haver uma caixa de correio de referência que serve para duplicar os parâmetros para a nova caixa de correio. No menu de manutenção: Prima Cardinal (#). Prima o número da caixa de correio de referência e, em seguida, o número da caixa de correio a criar. O sistema responde com Operação aceite. Exemplo: Caixa de correio de referencia: 10 Caixa de correio a criar: 23 Prima # Eliminar uma Caixa de Correio No menu de manutenção: Prima Cardinal (#). Digite o número da extensão e, em seguida, tantos asteriscos como há dígitos no número da extensão. O sistema responde com Operação aceite. Exemplo: Caixa de correio a eliminar: 23 Prima #23** Caixa de correio a eliminar: 121 Prima #121*** Repor a Password da Caixa de Correio No menu de manutenção: Prima Cardinal Cardinal (##). Prima o número da caixa de correio, cuja password pretende repor. O sistema responde com Operação aceite. Exemplo: Caixa de correio a modificar: 23 Prima ##23 15

16 ADMINISTRAÇÃO DO CORREIO DE VOZ A password da caixa de correio retoma o seu valor padrão: Gestão da Caixa de Correio através da Web Com a ajuda de um navegador de Internet (Internet Explorer, Netscape,...) instalado no seu PC, poderá aceder aos parâmetros da caixa de correio. Web Access permite ao administrador modificar os seguintes parâmetros: número máximo de mensagens, notificação da extensão, notificação remota, desvio de chamadas e desvio de Web Access Aceda ao seu navegador de Web e digite o endereço IP do correio de voz (por ex xxx.xxx) como se fosse o nome de uma página Web. É visualizado o seguinte ecrã. Deixe o campo Extension em branco. No campo Password digite a password de administrador (valor padrão 9999). Marque a caixa Supervisor e clique no botão Login. É visualizado o seguinte ecrã. 16

17 ADMINISTRAÇÃO DO CORREIO DE VOZ No campo Mailbox number digite o número da caixa de correio a modificar e clique em Read Data. É visualizado o seguinte ecrã. Número Máximo de Mensagens Número máximo de mensagens (ouvidas e novas) que podem ser guardadas nesta caixa de correio. O valor 0 permite um número ilimitado de mensagens. 17

18 ADMINISTRAÇÃO DO CORREIO DE VOZ Notificação da Extensão Refere-se ao tipo de notificação a utilizar para informar o titular da caixa de correio da entrada de novas mensagens. Chamada: O sistema chama a extensão da caixa de correio directamente. Se a chamada for atendida, o titular da caixa de correio é informado da entrada de uma mensagem, e o sistema solicitará a password secreta para que as mensagens possam ser ouvidas. Se a chamada não for atendida, o sistema repetirá a chamada em intervalos regulares. Toque: O sistema chama a extensão da caixa de correio directamente, e desliga após o segundo toque. O titular da extensão deve em seguida ligar para o correio de voz para ouvir as mensagens. Se a chamada não for atendida, o sistema repetirá a chamada em intervalos regulares. MF: O sistema envia uma sequência de caracteres MF ao PPCA, o qual, em seguida, assumirá a responsabilidade de notificar a extensão (lâmpada piloto, display...). MF2: Trata-se de uma notificação especial que é utilizada quando o sistema precisa de dois modos de notificação diferentes. RS232: Utilizado quando o sistema está integrado no PPCA através de um canal série. O PPCA informa a extensão da entrada de uma mensagem (lâmpada piloto, display...). Inactiva: Só permite colocar a caixa de correio em modo de anúncio. A caixa de correio está desactivada, pelo que não permite qualquer notificação. Quando uma chamada for transferida para esta caixa de correio, o anúncio é reproduzido e, em seguida, o sistema desliga. Se para esta extensão não foi gravado nenhum anúncio, o sistema reproduzirá a mensagem Caixa de correio cheia. Nenhuma: Seleccione esta opção se não pretende qualquer notificação. Notificação Remota Se desactivada, o titular da extensão não poderá activar a notificação remota via telefone ou Web. Desvio de Chamadas Se desactivada, o titular da extensão não poderá activar o desvio de chamadas via telefone ou Web. Desvio de Se desactivada, o titular da extensão não poderá activar Unified Messaging via telefone ou Web. Modo Dia/Noite/Pausa Estes campos indicam o setup actual das caixas de correio para os 3 modos. Prima Send Data para confirmar a selecção. 18

19 ADMINISTRAÇÃO DO CORREIO DE VOZ 2.4 Grupos de Caixas de Correio O opção Groups do menu Mailbox permite criar listas de distribuição para enviar e reenviar mensagens. Estas listas podem ser utilizadas para transferir mensagens recebidas simultaneamente para várias caixas de correio ou deixar simultaneamente uma nova mensagem a um grande número de utilizadores. Pode ser criado um máximo de 9 grupos para organizar a estrutura de caixas de correio existente e qualquer caixa de correio individual pode fazer parte de ou mais grupos Criar Novos Grupos Seleccione na coluna esquerda o grupo que pretende criar. Seleccione na coluna direita as caixas de correio que pretende atribuir a este grupo. As teclas SHIFT e CTRL podem ser utilizadas respectivamente para caixas de correio consecutivas ou individuais. Clique em Add. Clique em OK para guardar as definições constantes do ecrã. Clique em Close se não pretende guardar as definições constantes do ecrã Modificar Grupos Fazer um clique duplo num grupo para ver as caixas de correio já atribuídas. Para eliminar caixas de correio de um grupo, seleccioná-las e, em seguida, clique em Remove. 19

20 ADMINISTRAÇÃO DO ATENDEDOR AUTOMATICO 3- ADMINISTRAÇÃO DO ATENDEDOR AUTOMÁTICO O atendedor automático standard permite o encaminhamento de chamadas de entrada em função de um número de extensão ou das primeiras 3 letras do nome do titular da extensão. O atendedor automático também pode ser personalizado no sentido de encaminhar chamadas em função do departamento que o chamador pretende, utilizando um menu predefinido. 3.1 Modo Dia/Noite/Pausa O sistema funciona com uma agenda semanal que define a comutação automática de cada porta em função do dia da semanas e da hora. Desta forma é possível utilizar um programa diferente para cada um dos modos: Dia, Noite e Pausa. Estes modos podem também ser customizados para cada porta, o que permite activar diferentes programas em conformidade com a porta, por onde entra a chamada. Seleccione o menu Maintenance do ecrã principal e em seguida a opção Modes Settings. É visualizado o seguinte ecrã. Clique em Read para ver as aplicações actuais e o setup do servidor de voz para a porta seleccionada. Utilize a seta para seleccionar o programa a utilizar nos modos DIA, NOITE e PAUSA. Clique em Send... para confirmar a selecção e seleccione a porta a utilizar para esta configuração. 3.2 Gestão de Agendas Agendas Inverno/Verão O sistema cria duas agendas Inverno e Verão que permitem 2 modos de atendimento automático diferentes, por ex. em função da estação do ano). 20

21 ADMINISTRAÇÃO DO ATENDEDOR AUTOMATICO Agenda Semanal Seleccione o menu Maintenance no ecrã principal. Em seguida, seleccione a opção Weekly Schedule e ou Inverno ou Verão, em função da agenda a criar. Clique em Read e seleccione uma porta. O sistema visualizará a configuração desta porta. Defina os horários associados aos modos DIA, NOITE e PAUSA para cada dia de semana e feriados. Para modificar a agenda actual clique na caixa à esquerda do horário e, em seguida, faça um clique com o botão direito do rato. Existem duas opções: Remove e Change time. Para repetir os horários utilizados de um dia para um ou mais dias, seleccione a opção Edit... 21

22 ADMINISTRAÇÃO DO ATENDEDOR AUTOMATICO Após definição de todos os horários para cada dia desta semana standard, incluindo a coluna Holidays, clique em Send e na porta ou nas portas, às quais se deve aplicar esta agenda. Clique em Close para voltar ao ecrã principal. 3.3 Menu da Lista Telefónica Alfabética A lista telefónica alfabética permite ao chamador aceder à extensão pretendida marcando as primeiras três letras do nome do titular da extensão. Por exemplo, um utilizador de nome SOUSA teria o código ABC 5 - JKL 8 - TUV 3 - DEF 6 - MNO 9 - WXYZ 4 - GHI 7 - PQRS Digite o nome do titular da extensão (campo User Name ) para cada caixa de correio associada. Seleccione Define Mailboxes do menu Mailboxes. É visualizado o seguinte ecrã. 22

23 ADMINISTRAÇÃO DO ATENDEDOR AUTOMATICO Esta operação também pode ser realizada directamente pelo utilizador a partir do menu de consulta da caixa de correio do utilizador ou via LAN/Web. O sistema utilizará esta informação tanto para solicitar que o chamador confirme o nome seleccionado como para criar uma lista de todas as pessoas, cujo nome gera a mesma sequência de dígitos. Por exemplo: O código 768 acima indicado é válido tanto para Sousa como para Rogério. O sistema oferece as seguintes opções: - Para contactar António Sousa prima 1, ou - Para contactar Paulo Rogério prima 2. A lista de pessoas com código idêntico está limitada a 9 registos. 3.4 Atendedor Automático O utilitário descrito neste capítulo permite criar um menu para cada um dos três modos DIA, NOITE, PAUSA previamente definidos. O sistema oferece num único nível até 12 opções (números 0 a 9, * e #) mais o evento de Time Out que corresponde à falta de selecção por parte do chamador. Seleccione o menu File e, em seguida Automatic Attendant Definition. É visualizado o seguinte ecrã. 23

24 ADMINISTRAÇÃO DO ATENDEDOR AUTOMATICO Atribua uma função a cada um dos botões pretendidos: Reproduzir a mensagem: Reproduz uma mensagem para o chamador. Mensagem: Digite uma mensagem de utilizador ou _n, onde n representa o número de uma caixa de correio virtual, onde está guardado um anúncio de saudação. Parâmetro: Nenhum. Opções: Volte ao menu anterior ou desligue após reprodução da mensagem. Transferir para uma Extensão: Transfere para uma extensão ou grupo. Mensagem: Parâmetro: Opções: A mensagem reproduzida ao chamador antes da transferência (digite uma mensagem de utilizador ou seleccione uma mensagens de sistema). Número de extensão ou grupo. Tipo de transferência (standard, directa, controlada ou com mensagem de voz). Idioma: Mensagem: Parâmetro: Opções: Permite ao chamador mudar o idioma do menu. Nenhuma. Idioma. Voltar ao menu (no idioma seleccionado). Nota: Esta opção implica que as mensagens do atendedor automático sejam gravadas tanto no idioma padrão como no segundo idioma proposto. Deixar a mensagem: Mensagem: Parâmetro: Encaminha o chamador para uma caixa de correio. Nenhuma. Número da caixa de correio. 24

25 ADMINISTRAÇÃO DO ATENDEDOR AUTOMATICO Opções: Nenhum. Transferência para operadora: Transfere a chamada para a operadora. Mensagem: Parâmetro: Opções: A mensagem reproduzida para o chamador antes da transferência (digite uma mensagem de utilizador ou seleccione uma mensagens de sistema ou digite _n, onde n representa o número de uma caixa de correio virtual, onde está guardado um anúncio de saudação). Nenhum. Sempre directa. Menu ABC: Mensagem: Parâmetro: Opções: O chamador tem a opção de seleccionar a extensão marcando as primeiras 3 letras do nome do titular da extensão. Nenhuma. Nenhum. Nenhumas. Clique nos ícones de Dia, Noite e Pausa para alternar entre os ecrãs que correspondem ao atendedor automático de cada um destes modos. Após setup dos modos Dia, Noite e Pausa, seleccione a opção Save do menu File para compilar e carregar os dados: Em caso de erro de compilação, verifique o setup do atendedor automático, utilizando a lista de erros detectados. Após compilação sem erros clique em OK e o programa de setup será terminado. 25

26 ADMINISTRAÇÃO DO ATENDEDOR AUTOMATICO Clique em OK: Em seguida seleccione File e depois a opção Exit para voltar ao menu principal. 3.5 Agendas / Activar os Modos Em casos excepcionais poderá haver conveniência em poder activar um dos três modos DIA, NOITE, PAUSA manualmente, a fim de cancelar temporariamente os horários predefinidos. Para tal serve a caixa de correio de sistema Aceder ao Sistema de Caixa de Correio Marque, a partir de uma extensão, o número de correio de voz definido durante a instalação. Há três opções possíveis (dependendo do protocolo de interacção): 1. O sistema reproduz a mensagem Digite o número de extensão. Marque o número da caixa de correio de sistema (99, 999,...). O sistema responde com Digite a sua password. Prima Cardinal (#). O sistema responde com Programa de manutenção. Digite a sua password. Digite a password de 4 dígitos (valor padrão 9999). Acedeu à caixa de correio de manutenção. 2. O sistema reproduz a mensagem Digite a sua password. Prima Cardinal (#). O sistema responde com Programa de manutenção. Digite a sua password. Digite a password de 4 dígitos (valor padrão 9999). Acedeu à caixa de correio de manutenção. 3. O sistema reproduz a mensagem Está ligado ao atendedor automático,... Prima Asterisco (*). O sistema responde com Digite o número de extensão. 26

27 ADMINISTRAÇÃO DO ATENDEDOR AUTOMATICO Marque o número da caixa de correio de sistema (99, 999,...). O sistema responde com Digite a sua password. Prima Cardinal (#). O sistema responde com Programa de manutenção. Digite a sua password. Digite a password de 4 dígitos (valor padrão 9999). Entrou no programa de manutenção Verificar a Configuração Actual Para verificar a configuração actual do sistema a partir do menu de manutenção: Prima Sete (7) para verificar data, hora e modo (Dia, Noite, Pausa, Automático) Comutar os Modos de Sistema A partir do menu de manutenção, a fim de activar manualmente um dos três modos: Prima Um (1) para comutar o sistema para o horário de DIA. Prima Dois (2) para comutar o sistema para o horário de NOITE. Prima Três (3) para comutar o sistema para o horário de PAUSA Voltar ao Modo Automático A partir do menu de manutenção, dispõe de 2 opções para voltar ao modo automático, em conformidade com a agenda semanal: Prima Quatro (4) para comutar o sistema para a HORA DE INVERNO. Prima Cinco (5) para comutar o sistema para a HORA DE VERÃO. 3.6 Gravar Anúncios do Atendedor Automático Os anúncios reproduzidos para os modos DIA, NOITE, PAUSA podem ser personalizados a partir do menu de manutenção. Cada uma destes anúncios deve ser personalizado, a fim de oferecer ao chamador as opções anteriormente definidas Aceder à Caixa de Correio de Sistema Marque, a partir de uma extensão, o número de correio de voz definido durante a instalação. 27

28 ADMINISTRAÇÃO DO ATENDEDOR AUTOMATICO Há três opções possíveis (dependendo do protocolo de interacção): 1. O sistema reproduz a mensagem Digite o número de extensão. Marque o número da caixa de correio de sistema (99, 999,...). O sistema responde com Digite a sua password. Prima Cardinal (#). O sistema responde com Programa de manutenção. Digite a sua password. Digite a password de 4 dígitos (valor padrão 9999). Entrou no programa de manutenção. 2. O sistema reproduz a mensagem Digite a sua password. Prima Cardinal (#). O sistema responde com Programa de manutenção. Digite a sua password. Digite a password de 4 dígitos (valor padrão 9999). Entrou no programa de manutenção. 3. O sistema reproduz a mensagem Está ligado ao atendedor automático,.. Prima Asterisco (*). O sistema responde com Digite o número de extensão. Marque o número da caixa de correio de sistema (99, 999,...). O sistema responde com Digite a sua password. Prima Cardinal (#). O sistema responde com Programa de manutenção. Digite a sua password. Digite a password de 4 dígitos (valor padrão 9999). Entrou no programa de manutenção Gravar Mensagens Para gravar mensagens a partir do menu de manutenção: Prima Nove (9) para iniciar o procedimento. - Seleccione o idioma associado aos anúncios. - Prima 1 para gravar o anúncio do horário de DIA (HELLO_DAY). - Prima 2 para gravar o anúncio do horário de NOITE (HELLO_NIGHT). - Prima 3 para gravar o anúncio da PAUSA (HELLO_BREAK). - Prima 4 para eliminar o anúncio DIA (repor o anúncio de sistema). 28

29 ADMINISTRAÇÃO DO ATENDEDOR AUTOMATICO - Prima 5 para eliminar o anúncio NOITE (repor o anúncio de sistema). - Prima 6 para eliminar o anúncio PAUSA (repor o anúncio de sistema). Se o atendedor automático oferece a facilidade de mudança de idioma, os anúncios também têm de ser gravados nos outros idiomas. - Prima 0 para seleccionar o idioma. - Grave as mensagens no novo idioma. 3.7 Estatísticas O sistema inclui contadores integrados. Estes contadores são utilizados para guardar no atendedor automático as diferentes selecções feitas pelos chamadores. Seleccione a opção Statistics da barra de menu no ecrã principal. É visualizado o seguinte ecrã. - As opções 0 a 9, * e # estão atribuídas às teclas 0 a 9, * e #. - O contador de Time Out conta o número de No Reactions. - O contador da extensão conta o número de vezes que um chamador alcançou a extensão pretendida, utilizando o número de marcação directa. - O contador de chamadas totais conta o número total de chamadas que entraram no atendedor automático. Clique em Titles para editar o título de cada contador. Clique em Reset para repor os contadores a zero. Clique em Print para imprimir os detalhes de cada contador. 29

30 ADMINISTRAÇÃO DO ATENDEDOR AUTOMATICO Clique em Graph para ver uma representação gráfica. Clique em Export para guardar os dados num ficheiro de texto. Seleccione Exit para voltar ao ecrã de contadores. 30

31 OPÇÃO WEB 4- OPÇÃO WEB Esta opção pressupõe que o sistema tenha uma carta LAN. A opção WEB permite: - Ouvir as mensagens recebidas numa caixa de correio através de um PC do utilizador. - Gestão do correio de voz e do atendedor automático através de um navegador de Internet (Internet Explorer, Netscape,...). - Gestão da caixa de correio do utilizador através do navegador de Internet do PC do utilizador. 4.1 Parâmetros de Sistema Ligue o PC ao servidor de voz e execute o programa de setup a partir do grupo de programas Voice Mail Parâmetros IP& Aceda no ecrã principal ao menu Maintenance e seleccione a opção System Parameters. Clique no separador IP & Settings tab. É visualizado o seguinte ecrã. Endereço IP do sistema: Digite o endereço IP do correio de voz conforme indicado pelo administrador. Máscara da subrede: Máscara da subrede associada ao endereço IP que permite identificar o segmento da LAN onde se encontra o servidor de voz. 31

32 OPÇÃO WEB Endereço de router: Digite o endereço IP do router. Este endereço permite ao servidor de voz estabelecer, por exemplo, uma ligação entre o servidor e a Internet. Endereço do servidor SMTP: Digite o endereço IP do servidor de correio se houver um servidor de correio interno (por ex. Exchange ). Digite o endereço IP do servidor SMTP se houver um servidor de correio externo (por ex. Yahoo ). Autenticação SMTP: Protocolo de autenticação associado ao tipo de correio: - Nenhum: Abre uma sessão SMTP sem autenticação. - Login: Protocolo de autenticação SMTP standard. - POP3: O servidor de correio precisa da abertura de uma sessão POP3 antes da ligação do SMTP. Endereço do servidor POP3: Digite o endereço IP do servidor de correio se houver um servidor de correio interno (por ex. Exchange ). Digite o endereço IP do servidor POP3 se houver um servidor de correio externo (por ex. Yahoo ). Endereço IP público (opcional): Endereço IP que permite aceder ao servidor de voz a partir de uma ligação Internet. Conta do utilizador (opcional, dependendo do tipo do servidor de correio da empresa): Nome do utilizador da conta do sistema. Password do utilizador (opcional, dependendo do tipo do servidor de correio da empresa): Password que permite aceder à conta de correio. Endereço (opcional): Endereço do servidor de voz. Assunto do Escreva o assunto a visualizar em todas as mensagens notificadas por . Corpo do Digite o texto a visualizar em todas as mensagens notificadas por . 32

33 OPÇÃO WEB Após conclusão da entrada dos parâmetros das diversas pastas, a opção Save... opção permite o envio destes valores de entrada ao sistema para efeito de configuração. Seleccione Device e clique em OK. Antes de utilizar esta função terá de reiniciar o sistema a fim de activar os parâmetros IP. Desligue o sistema da fonte de alimentação e volte a ligá-lo após 5 a 6 segundos Nome da Empresa Abra o menu File a partir do ecrã principal do correio de voz. Seleccione a opção Company Name. Digite o nome a visualizar no Web Access do correio de voz. Clique em OK. 4.2 Setup de Caixas de Correio Aceda ao menu Mailboxes no ecrã principal e seleccione Define mailboxes. Seleccione uma caixa de correio e clique em Edit. Clique no separador . 33

34 OPÇÃO WEB Notificação por Desactivada- o titular da caixa de correio não pode utilizar esta facilidade. Inactiva- Esta facilidade está inactiva, mas pode ser activada pelo titular de caixa de correio mediante Web interface. Voz- Cada a mensagem deixada na caixa de correio gera uma notificação ao endereço especificado no campo address, sendo a mensagem de voz anexada sob forma de ficheiro de som. Só texto- O anexo não é transmitido juntamente com a notificação de . Endereço Digite o endereço que deve ser notificado da entrada de uma mensagem. Clique OK para validar os parâmetros. 4.3 GReCo Software Quando se receber uma notificação por , o ficheiro de som anexo com a mensagem de som pode ser ouvido utilizando o Windows Media Player ou uma aplicação de software específica designada por GReCo. (Ver CD-ROM de instalação) A vantagem de instalar e utilizar GReCo reside no facto que a notificação automática de ausência de novas mensagens é dirigida à extensão, tendo o utilizador ainda a opção de eliminar, proteger ou reencaminhar a mensagem para uma outra caixa de correio Instalação de GReCo Não devem estar abertas quaisquer aplicações no PC. Insira o CD-ROM fornecido junto. Abra a pasta GReCo e faça um clique duplo no programa setup.exe ou seleccione Run do menu Start e digite X:\GReCo\setup.exe (onde a unidade CD-ROM é X), e clique em OK. 34

35 OPÇÃO WEB Clique no botão Next para continuar. Prima Next para instalar os ficheiros GReCo na pasta de selecção padrão. Para alterar a selecção padrão, prima Browse..., navegue para a pasta pretendida e prima Next para continuar. 35

36 OPÇÃO WEB Prima Next para criar o grupo de programas GReCo que apresenta o ícone do programa. Aguarde até que o software tenha sido instalado. Seleccione Sim, quero reiniciar o meu PC agora e prima Finish para concluir a instalação de GReCo Funcionamento do GReCo Mensagens recebidas na caixa de correio podem ser ouvidas via PC utilizando Windows Media Player. No entanto, a aplicação GReCo que consta do CD- ROM fornecido junto com o sistema, deve ser instalada a fim de permitir a 36

37 OPÇÃO WEB interacção com a caixa de correio, por exemplo para eliminar, proteger ou reencaminhar mensagens. Faça um clique duplo no ficheiro anexado: É visualizado o seguinte ecrã. Delete button (botão de eliminar) Permite limpar uma mensagem da caixa de correio. Forward button (botão de reencaminhamento) Permite reencaminhar uma mensagem para outra caixa de correio. Esta opção é utilizada para reencaminhar a mensagem, mas não o . Para reencaminhar o deve ser utilizado o editor de . O destinatário do deve ter Windows Media Player ou GReCo instalado a fim de poder ouvir a mensagem. (Ver 4.3) É visualizado o seguinte ecrã. Digite o número da caixa de correio a reenviar ou a reencaminhar e clique em OK. 37

38 OPÇÃO WEB A opção Acknowledgement request permite receber uma mensagem que confirma que o correio de voz enviado foi ouvido. Lock button (botão de bloquear) Permite proteger a mensagem contra eliminação se o sistema de eliminação automática para mensagens ouvidas estiver activado. Os parâmetros de eliminação automática são definidos no capítulo Parâmetros Globais na página Web Supervisor Options. (Ver capítulo 4.5.2) Informações relativas à Mensagem Data e hora: Data e hora a mensagem foi recebida. ID do chamador: Fornecido dependendo do protocolo do PPCA. Remetente: Número da caixa de correio que enviou a mensagem. Enviado: Número da caixa de correio que recebeu a mensagem. Duração: Duração da mensagem Mensagens na Caixa de Correio Número de mensagens (armazenadas e pendentes) existentes na caixa de correio. Esta informação corresponde ao momento em que a mensagem de notificação por foi enviada. Go to box button (botão Ir Para) Permite acesso ao setup da caixa de correio, após introdução da password. Controlo de som : Reproduzir a mensagem. : Pausar a mensagem. : Parar a mensagem. : Controlo de volume. 4.4 Gestão do Sistema Com a ajuda de um navegador de Internet (Internet Explorer, Netscape,...) instalado no seu PC, poderá aceder aos parâmetros gerais do servidor de voz e ao setup das caixas de correio Web Access Inicie o seu navegador Web e digite o endereço IP do correio de voz (por exemplo xxx.xxx) como se fosse o nome de uma página Web. É visualizado o seguinte ecrã. 38

39 OPÇÃO WEB Deixe o campo Extension em branco. Digite a password de administrador (valor padrão 9999) no campo Password. Active a caixa Supervisor e clique no botão Login Opções de Administrador 39

40 OPÇÃO WEB Password do administrador: Esta password secreta de 4 dígitos é utilizada para acesso via Web, e também para acesso ao programa de manutenção via telefone. Data do sistema dd/mm/aa: Digite a nova data em conformidade com o formato indicado. Hora do sistema hh:mm:ss: Digite a nova hora em conformidade com o formato indicado. Agenda das Portas: Permite ao administrador seleccionar entre agendas automáticas (verão ou inverno) ou horários fixos (Dia, Noite, Pausa). Prima Send Data para confirmar a selecção. 4.5 Administração do Correio de Voz Com a ajuda de um navegador de Internet (Internet Explorer, Netscape,...) instalado no seu PC, poderá aceder aos parâmetros gerais do servidor de voz e ao setup das caixas de correio Web Access Inicie o seu navegador Web e digite o endereço IP do correio de voz (por exemplo xxx.xxx) como se fosse o nome de uma página Web. É visualizado o seguinte ecrã. Deixe o campo Extension em branco. 40

41 OPÇÃO WEB Digite a password de administrador (valor padrão 9999) no campo Password. Active a caixa Supervisor e clique no botão Login Administração do Correio de Voz através da Web Este capítulo descreve apenas os parâmetros relativos ao correio de voz. Parâmetros Globais Duração máxima da mensagem (seg): Esta é a duração máxima das mensagens recebidas na caixa de correio. Este valor é idêntico para todas as caixas de correio de utilizadores. Limpar mensagens ouvidas após (dias): Periodicidade (em dias) para a eliminação automática das mensagens ouvidas. Limpar mensagens não ouvidas após (dias): Periodicidade (em dias) para a eliminação automática das mensagens não ouvidas. Prima Send Data para confirmar a selecção. 41

42 OPÇÃO WEB Parâmetros da Caixa de Correio Número da caixa de correio: Digite o número da caixa de correio a modificar e clique em Read Data. É visualizado o seguinte ecrã. Número Máximo de Mensagens Número máximo de mensagens (ouvidas e novas) que podem ser guardadas nesta caixa de correio. O valor 0 permite um número ilimitado de mensagens. Notificação da Extensão Refere-se ao tipo de notificação a utilizar para informar o titular da caixa de correio da entrada de novas mensagens. Chamada: O sistema chama a extensão da caixa de correio directamente. Se a chamada for atendida, o titular da caixa de correio é informado da entrada de uma mensagem, e o sistema solicitará a password secreta para que as mensagens possam ser ouvidas. Se a chamada não for atendida, o sistema repetirá a chamada em intervalos regulares. Toque: O sistema chama a extensão da caixa de correio directamente, e desliga após o segundo toque. O titular da extensão deve em seguida ligar para o correio de voz para ouvir as mensagens. Se a chamada não for atendida, o sistema repetirá a chamada em intervalos regulares. MF: O sistema envia uma sequência de caracteres MF ao PPCA, o qual, em seguida, assumirá a responsabilidade de notificar a extensão (lâmpada piloto, display...). MF2: Trata-se de uma notificação especial que é utilizada quando o sistema precisa de dois modos de notificação diferentes. RS232: Utilizado quando o sistema está integrado no PPCA através de um canal série. O PPCA informa a extensão da entrada de uma mensagem (lâmpada piloto, display...). 42

43 OPÇÃO WEB Inactiva: Só permite colocar a caixa de correio em modo de anúncio. A caixa de correio está desactivada, pelo que não permite qualquer notificação. Quando uma chamada for transferida para esta caixa de correio, o anúncio é reproduzido e, em seguida, o sistema desliga. Se para esta extensão não foi gravado nenhum anúncio, o sistema reproduzirá a mensagem Caixa de correio cheia. Nenhuma: Seleccione esta opção se não pretende qualquer notificação. Notificação Remota: Se desactivada, o titular da extensão não poderá activar a notificação remota via telefone ou Web. Desvio de Chamadas: Se desactivada, o titular da extensão não poderá activar o desvio de chamadas via telefone ou Web. Desvio de Se desactivada, o titular da extensão não poderá activar Unified Messaging via telefone ou Web. Modos Dia/Noite/Pausa: Estes campos indicam o setup actual das caixas de correio para os três modos. Prima Send Data para confirmar a selecção. 4.6 Estatísticas através da Web Com a ajuda de um navegador de Internet (Internet Explorer, Netscape,...) instalado no seu PC, poderá aceder às estatísticas relacionadas com o atendedor automático ou com a sua aplicação personalizada Web Access Inicie o seu navegador Web e digite o endereço IP do correio de voz (por exemplo xxx.xxx) como se fosse o nome de uma página Web. É visualizado o seguinte ecrã. 43

44 OPÇÃO WEB Deixe o campo Extension em branco. Digite a password de administrador (valor padrão 9999) no campo Password. Active a caixa Supervisor e clique no botão Login Estatísticas No ecrã principal Supervisor Options, prima Statistics para verificar o estado dos contadores. 44

45 OPÇÃO WEB O sistema oferece 20 contadores que estão associados em parte ou totalmente à aplicação. Veja-se a tabela seguinte Exportar Estatísticas Esta opção permite visualizar os contadores num ecrã próprio e guardá-los sob forma de ficheiro de texto. Prima o botão File Statistics no ecrã principal Supervisor Options. É visualizada a seguinte mensagem. Prima Cancel para ver o actual estado dos contadores ou prima OK para repor os contadores. 45

46 OPÇÃO WEB Para guardar estes dados como ficheiro de texto, seleccione Save as... do menu Ficheiro e seleccione o tipo de ficheiro = txt Representação Gráfica Esta opção permite visualizar as estatísticas actuais sob forma de gráfico. Prima o botão Graph. É visualizado o seguinte ecrã 46

47 OPÇÃO WEB Prima o botão Back para voltar ao menu principal. 47

48 GESTÃO DA MÚSICA DE ESPERA 5- GESTÃO DA MÚSICA DE ESPERA 5.1 Setup de Agenda Seleccione o menu Maintenance no ecrã principal. Em seguida, seleccione a opção Weekly Schedule. É visualizado o seguinte ecrã. Seleccione o intervalo de 0 a 24h na Segunda e clique na aplicação MOH no lado direito do ecrã. Repita os horários de Segunda para os restantes dias da semana e para os feriados, utilizando o menu Edit... : Após setup da agenda, clique em Send e na porta, onde a facilidade de música de espera deve ser implementada. 48

49 GESTÃO DA MÚSICA DE ESPERA Após conclusão do processo, reinicie todas as portas utilizando a tecla de função F2. Após alguns segundos, o LED (verde) da porta dedicada à facilidade de música de espera ilumina-se, indicando que o sistema está a reproduzir a mensagem. Nota: O sistema inclui também 9 programas de música de espera sem música prégravada. O administrador pode implementá-los como parte da agenda semanal, de modo que o sistema alterne a música às horas programadas. Estes programas podem ser implementados mediante gravação ou importação de ficheiros sob forma de mensagens de utilizador e guardados como _MUSIC_ON_HOLDn, onde n representa 1 a 9 programas. Por exemplo, a mensagem de utilizador ou o ficheiro de som guardado com o nome _MUSIC_ON_HOLD2 é reproduzido pelo programa MOH Importar Música de Espera Seleccione a opção Voice Prompts da barra de ferramentas principal. Seleccione o tipo de comando de voz: Mensagens de sistema Seleccionar o idioma: Depende do idioma seleccionado para o sistema. Seleccionar uma porta: Seleccione uma porta livre. Clique em OK. Seleccione a mensagem _MUSIC_ON_HOLD1 da lista. 49

50 GESTÃO DA MÚSICA DE ESPERA Se a mensagem já existir, clique em Play para ouvi-la. Clique na mensagem para seleccionar e prima Load from File para localizar o ficheiro de som. O sistema suporta apenas os seguintes formatos:.dlg e.wav (PCM, 8KHz, 16 bits, Mono). Aguarde até que o ficheiro esteja carregado. Após No fim do processo de carga, prima Save e confirme que pretende substituir a mensagem existente. Prima End. Repita os 6 passos anteriores para gravar novas mensagens ou prima Close para terminar a operação. 50

51 GESTÃO DA MÚSICA DE ESPERA Para que o sistema funcione correctamente, os ficheiros de som importados (quer em formato.dlg ou.wav) não devem exceder 1 minuto e 50 segundos. Para finalizar o processo, reinicie as portas utilizadas para guardar ou importar os ficheiros de som, clicando-os. 51

52 GRAVAR MENSAGENS 6- GRAVAR MENSAGENS Este capítulo descreve os procedimentos para gravar os diferentes tipos de mensagens através do telefone e para efectuar o download dos ficheiros de som (wav - PCM, Mono, 16 bits, 8 KHz- ou.dlg). É necessário um PC equipado com o software de setup para realizar estas operações. Execute o programa FonoMail 2000 a partir do grupo de programas no menu Start. É visualizado o seguinte ecrã. Para uma ligação através de porta série: Clique na opção Serial Port Access e abra a caixa combo Porta COM. Seleccione a porta a utilizar e clique em OK. Para uma ligação através de LAN ou Internet: Clique na opção IP Access, digite o endereço IP do sistema e a password (idêntica à password da caixa de correio de manutenção, password padrão 9999). Nota: O acesso IP só pode ser utilizado após instalação. No ecrã principal seleccione o menu Voice Prompts. É visualizado o seguinte ecrã: 52