4.1. TRABALHAR COM O CALENDÁRIO

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1 Calendário 2Calendário 14 INTRODUÇÃO O Calendário é uma grande ferramenta do Outlook que se pode usar como livro de reuniões para escalonar eventos, aperceber-se de datas importantes e gerir a lista de tarefas TRABALHAR COM O CALENDÁRIO Esta ferramenta espantosa combina as características de um livro de endereços, livro de reuniões e planeamento de projectos com uma interface bastante amigável. Podem-se personalizar quase todos os aspectos do Calendário, desde a forma como os lembretes funcionam, até à cor, tamanho e fonte do display do Calendário. O Calendário do Outlook tem uma janela principal com áreas de trabalho distintas. Abre-se o Calendário fazendo clique no botão correspondente existente no Painel de navegação (Navigation pane). FIGURA 4-1 JANELA PRINCIPAL DO CALENDÁRIO 15

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3 Calendário FIGURA 4-5 OPÇÕES DO PLANEADOR FIGURA 4-6 ADICIONAR FERIADOS 1. Na área Opções avançadas (Advanced options), seleccionar a caixa Ao enviar pedidos de reunião (When sending meeting requests ), se se pretende que vários itens possam ser usados por utilizadores que não usem o Outlook. 2. Premir o botão Opções Free/Busy (Free/Busy options) para controlar com que intervalo de tempo a informação está disponível. 17

4 Outlook Imprimir Cabeçalhos e Rodapés Por valor assumido, o Outlook acrescenta numeração e data no final das páginas, mas pode-se detalhar e personalizar estas duas áreas: 1. Aceder ao Calendário através da barra do Outlook. 2. Do menu do Calendário, seleccionar Ficheiro (File) e o co-mando Imprimir (Print) ou premir Ctrl + P ou fazer clique no botão imprimir existente na barra de ferramentas padrão. 3. Da caixa de diálogo que se abre (ver figura 4.31 neste capítulo), seleccionar a impressora pretendida e o estilo de impressão. Aceder à janela de Configuração da página (Page setup) se se pretender alterar alguma especificação da configuração da página. 4. Seleccionar o separador Cabeçalho/Rodapé (Header/Footer). O Tipo de letra (Font) e o Tamanho (Size) para o cabeçalho e rodapé estão listados na caixa Tipo de letra (Font) de cada uma destas áreas. Premir o botão Tipo de letra (Font) do cabeçalho ou do rodapé para que se abra a caixa de diálogo correspondente e se possam fazer as alterações pretendidas. FIGURA 4.34 CONFIGURAR PÁGINA CABEÇALHOS E RODAPÉS 50

5 Criar Listas de Distribuição Contactos O Outlook permite outras formas de organizar os contactos para que rapidamente se possa comunicar ou trabalhar com várias pessoas sem ter que se abrir entradas individuais. As listas de distribuição agrupam contactos numa categoria e tornam mais fácil o envio de mensagens para vários destinatários. Para se criar uma lista de distribuição: 5. Aceder aos Contactos através da barra do Outlook. 6. Seleccionar o menu Ficheiro (File) e a opção Novo (New). De seguida fazer a opção Lista de distribuição (Distribution list) ou na barra de ferramentas padrão, abrir o menu pendente do botão Novo (New). Escolher a opção Lista de distribuição (Distribution list) para que o formulário da lista de distribuição seja aberto (ver figura 5.27). 7. Na caixa Nome (Name), escrever um nome para a lista de distribuição. FIGURA 5-28 CRIAR LISTAS DE DISTRIBUIÇÃO 8. Premir o botão Seleccionar membros (Select members) para adicionar contactos existentes à lista. Na caixa de diálogo apresentada a seguir, seleccionar os membros que irão fazer parte desta lista. 73

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7 6.4. VISUALIZAÇÃO DAS TAREFAS Tarefas Existem várias formas de visualização das tarefas dentro do Outlook. Vamos ver apenas as mais importantes: Lista Simples Este modo de visualização mostra todas as tarefas existentes na pasta Tarefas. Existem quatro colunas: Ícone, Tarefas completas, Assunto e Data de conclusão Lista Detalhada FIGURA 6-14 LISTA SIMPLES Esta forma de visualização é muito semelhante à anterior, mas providencia informação adicional. Este modo de visualização duplica a quantidade de informação visualizada: Assunto, Data de conclusão, Percentagem de trabalho concluído, Categorias, entre outros. FIGURA 6-15 LISTA DETALHADA Tarefas Activas À primeira vista, este modo de visualização em nada difere da lista detalhada. A diferença reside no facto de este modo de visualização mostrar apenas as tarefas que ainda não estão completas. 99

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9 Tarefas 8.8. ENVIAR MENSAGENS Dependendo de como um sistema está configurado, o envio de mensagens pode ser instantâneo ou pode requerer que se dêem passos extra. Se se está a usar o Outlook num ambiente de grupo e se se está a enviar mensagens para destinatários do mesmo grupo, tudo o que há a fazer é premir o botão Enviar (Send). Se se está a enviar mensagens para destinatários da Internet, as mensagens são armazenadas na pasta A Enviar (Outbox) até que se prima o botão Enviar/Receber (Send /Receive) existente na barra de ferramentas padrão. O Outlook envia as mensagens existentes na pasta e verifica se chegou alguma mensagem. Nesta versão do Outlook há uma variante para os utilizadores que enviam mensagens e frequentemente se arrependem. Para eles, o melhor é aceder ao menu Ferramentas (Tools), fazer a opção Configuração de correio (Mail Setup) e limpar a opção que está feita por valor assumido Enviar imediatamente quando ligado (Send Immediatly When Connected). FIGURA 8-30 CONFIGURAÇÃO DE CORREIO 173

10 Outlook Ver Anexos Os anexos de uma mensagem de correio electrónico aparecem como um ícone em forma de clipe na área de visualização da informação e são apresentados à esquerda da coluna De (From). Para se ver um anexo de uma mensagem: 9. Na lista de mensagens ou na área de visualização da informação, fazer duplo clique sobre a mensagem que tem o ícone em forma de clipe. 10. Fazer duplo clique sobre o clipe. O anexo abre-se dentro da aplicação em que foi criado. Se se preferir ler o anexo mais tarde, escolher, da barra de menus, Ficheiro (File) e o comando Guardar anexos (Save Attachments). Na caixa de diálogo para guardar anexos, seleccionar a pasta em que se deseja guardar uma cópia do ficheiro e premir o botão Guardar (Save). O ficheiro continua como um anexo da mensagem e pode ser aberto mais tarde. Só será apagado quando a mensagem for apagada. Para facilitar a visualização de mensagens e anexos, o Outlook mostra os anexos na área de cabeçalho da mensagem. Para abrir os anexos basta fazer duplo clique sobre o ícone respeitante aos anexos. FIGURA 8-31 MENSAGEM COM ANEXOS A primeira vez que se abre um anexo criado em certas aplicações, o sistema dispara uma caixa de diálogo que avisa o utilizador sobre os eventuais perigos de abrir aquele anexo. Esta é apenas uma precaução padrão não querendo justificar que todos os anexos constituam um perigo, nomeadamente de vírus, para o utilizador.

11 3O Outlook e a Web Calendário 210 INTRODUÇÃO Tal como o ajuda a manter contacto com a família, amigos e colegas de trabalho, esta funcionalidade do Outlook permite que se visualizem páginas da Web quando e como se quiser. Esta tecnologia traz até ao utilizador as páginas dos jornais em modo on-line ou interactivo, permitindo que se navegue na Web a partir do Outlook VISUALIZAR PÁGINAS DA WEB ATRAVÉS DO OUTLOOK Pode-se aceder a qualquer site da Web a partir do Outlook, desde que exista uma ligação à Internet. Com um simples clique, a janela do Outlook salta para uma página da Web, com outro clique, volta-se ao Outlook. Para se ver uma página da Web através do Outlook: 11. Na barra de menus, escolher Ver (View), comando Barra de ferramentas (Toolbars) e a opção Web (Web). A barra de ferramentas da Web aparece: FIGURA 10-1 BARRA DE FERRAMENTAS DA WEB 12. Se a lista de pastas estiver visível, desactivar seleccionando o menu Ver (View), seguida de Painel de navegação (Navigation pane) e opção Desactivar (Off) 13. Na caixa Localização do documento (Document location), escrever o endereço do site que se pretende. A página aparece na área de visualização de informação do Outlook: 175