7. ATIVIDADES DE COMUNICAÇÃO INTERNA
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- Isabel Araújo Câmara
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1 1 7. ATIVIDADES DE COMUNICAÇÃO INTERNA É importante acrescentar atividades de comunicação a implementação local e que isso seja coordenado localmente para obter o melhor resultado. Temos algumas propostas e ideias para atividades de comunicação interna em relação à implementação do Processo Global de Serviços (DCS). Dirigido Responsável pela comunicação interna.
2 7. Atividades de Comunicação Interna I Índice 2 ÍNDICE Notas para o Palestrante em PowerPoint... 3 Escolha do Canal de Comunicação - Exemplos Planos de Comunicação Interna do DCS - Exemplos... 22
3 7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint 3 Notas para o Palestrante em PowerPoint Conteúdo das atividades locais de comunicação interna 1 O material a seguir está incluído na seção de Atividades de Comunicação Interna Comunicação Interna DCS (apresentação PPT - relacionada a Comunicação Interna) Canais de comunicação - exemplos prós e contras. Plano de comunicação interno do DCS - modelo e exemplo Modelo de Newsletter interno (word) O objetivo deste material é dar suporte ao planejamento e divulgação da comunicação interna em relação à implementação do Processo Global de Serviços e a Manutenção Scania - Planos Flexíveis. Classe Interna Atividades de comunicação interna - apresentação geral Data Página 1
4 7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint 4 Processo Global de Serviços (DCS) Pacote de Comunicação Versão 1.0 Apresentações para informação local e compartilhamento Descrição Geral dos Padrões (diretoria/outros) Pacote de Padrões de Operação (para usuários finais) Comunicação Interna da Manutenção Scania - Planos Flexíveis Filmes e transcrições para traduções locais Atividades de comunicação interna Método de Implantação do DCS Página 2: Notas para o palestrante Pacote de Comunicação Digital no SAIL Pacote de Comunicação Impressa (pasta) Distribuição para: Equipe de Implementação do Projeto Gerência Gerentes de Área Mercados indicados ou mediante pedidos: Gerentes de Serviço Equipe de Implementação Local Coordenadores de SRS Comunicação Gerentes de Recursos Humanos Todo o material estará disponível em formato editável para permitir adaptações locais. Para mais informações e suporte em assuntos de comunicação interna entre em contato com audrey.boattini@scania.com
5 7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint 5 Tradução e adaptação do material no Pacote de Comunicação Processo Global (DCS) Capa e Padrão da Atividade Descrições Gerais Apresentações de PowerPoint DCS Manutenção Scania - Planos Flexíveis Pasta - Manutenção Scania - planos flexíveis Filmes DCS Filme 1 - Versão Geral DCS Filme 2 - Versão Consultor Técnico Manutenção Flexível Scania Página 3: Notas para o palestrante Os padrões desenvolvidos pela Scania Commercial Operations Brazil que serão o ponto de partida para os padrões locais e precisam ser estudados e adaptados para a situação local. As Descrições Gerais ajudam na introdução do padrão especifico de uma forma administrativa e geral. O objetivo é criar um entendimento entre os gerentes de quais pré-condições podem ser necessárias para iniciar a implementação do novo método de trabalho e de como os gerentes devem dar suporte e acompanhar em diferentes níveis.
6 7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint 6 Dirigido aos grupos internos Equipe de Gerência da Unidade de Negócios (SCOBr) Equipe de Gerência da Concessionária / Oficina Equipe de Implementação da Unidade de Negócios (SCOBr) Equipe de Implementação da Concessionária / Oficina Gerentes de Serviço Regional Gerentes de Serviço Gerentes de Oficina Consultores Técnicos Equipe de Serviços (todos) Equipe de Vendas Coordenadores do SRS Página 4:
7 7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint 7 Escolha dos canais - exemplos 1. Reuniões Boletim Interno / Newsletter 4. Intranet 5. Vídeo 6. Revista interna 7. Quadro de avisos 8. Eventos (por exemplo: kick-off) 9. Go and see 10. Agora (forum) 11. Quadro de informação interna Página 5:
8 7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint 8 1. Reuniões Utilizar a apresentação em PPT do pacote de comunicação Traduzir e adaptar para condições locais Mostrar filme: DCS 1 - Abertura (Gerencia / outros) DCS 2 - Consultor Técnico (Equipes de Serviços) Apresentação com grupo de trabalho / tempo para discussão e reflexão Página 6
9 7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint Enviar frequentemente para os participantes dos grupos abaixo: Participantes da equipe de implementação do projeto Equipe de Serviços Equipe de Gerencia (Unidade de Negócios / Concessionária) Ser breve e focar em atualizações e informações de status Criar uma lista de distribuição no Outlook Página 7
10 7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint Boletim interno / Newsletter Iniciar com um boletim interno referente as atividades locais da implementação Utilizar o modelo do Pacote de Comunicação Distribuição para: Participantes da equipe de implementação Gerentes para posterior distribuição Toda a Equipe de Serviços Imprimir e colocar no quadro de avisos ou na área de café / lanchonete Página 8
11 7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint Intranet Criar um site específico na intranet para o DCS Publicar o padrão mais recente em um lugar para todos fazerem download Publicar e compartilhar bons exemplos da organização relacionados à implementação dos padrões Página 9
12 7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint Filme Estimular a organização a filmar bons exemplos quando o trabalho é realizado de acordo com a forma correta e sistemática Compartilhar o filme em qualquer um dos canais escolhidos (Agora, Intranet, quadro de informações ou em uma reunião) Página 10
13 7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint Revista interna Se houver uma revista interna para colaboradores, divulgar com artigos explicando o que é o Processo Global de Serviços (DCS) e mostrar bons exemplos de onde foi implementado Entrevistar alguém que tenha feito o trabalho, que tenha iniciado a implementação dando sua opinião do processo Acrescentar uma mensagem da Diretoria Executiva destacando a importância de fazer isso acontecer e o que é esperado de todos Página 11
14 7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint Quadro de avisos Colocar as informações mais recentes ou boas práticas no quadro de avisos Criar uma área em que as pessoas possam fazer perguntas, acrescentar propostas para melhoraria ou apenas fazer seus comentários Realizar uma competição informal e divertida relacionada à implementação e manter os resultados no quadro de avisos Página 12
15 7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint Eventos Organizar evento para iniciar o Projeto de implementação ou para comemorar um objetivo alcançado Aproveitar a oportunidade para compartilhar mensagens para todos ao mesmo tempo Promover espírito de equipe e compreensão comum Oferecer a possibilidade para todos interagirem, fazerem perguntas e conhecerem uns aos outros Página 13
16 7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint Visitas (go and see) Convidar a diretoria ou outros acionistas para verem a realidade, com objetivo de obter o suporte adequado com a implementação dos padrões e como manter o novo método de trabalho Mostrar o processo da oficina e realizando uma sessão com casos e clientes reais envolvidos, o que cria maior credibilidade O SRS office e os coordenadores locais do SRS podem ajudar a promover as visitas (go and see) Página 14
17 7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint Agora Criar um fórum para a equipe de implementação local no Agora Por exemplo, incluir um tópico em Processo Global de Serviços (DCS) e Manutenção Scania Publicar notícias e atualizações relacionadas à implementação Publicar imagens dos treinamentos locais e reuniões Pedir ajuda e ideias de outros na rede Página 15: Notas para o palestrante O Agora está disponível para todos os colaboradores da organização Scania, próprios e terceiros, e é acessado pelo SAIL ou pelo link:
18 7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint Quadro de informação interna Utilizar o quadro de informações para divulgar mensagens úteis e positivas referente ao Processo Global de Serviços (DCS) Mostrar os filmes do Pacote de Comunicação Publicar e mostrar os vídeos de diferentes oficinas apresentando as boas práticas Página 16
19 7. Atividades de Comunicação Interna I Notas para o palestrante em PowerPoint 19 Checklist da atividade de comunicação Objetivos e escopo da comunicação (mensurável) Grupo alvo Mensagem principal Escolha de canal Momento oportuno Preparação do material de comunicação (imagens, PPT, filmes) Impressão, cópias e etc. Recebimento de material externo Entrega / Execução da atividade de comunicação Acompanhamento e medição Página 17
20 7. Atividades de Comunicação Interna I Escolha do Canal de Comunicação - Exemplos 20 Escolha do Canal de Comunicação - Exemplos Canal Pontos Positivos Pontos Negativos Para Reflexão 1. Reuniões Boletim Interno/ Newsletter 4. Intranet 5. Filme Podem tornar a comunicação pessoal e relevante para a equipe envolvida Oportunidade para discussão, opinar, perguntar e sugerir ideias Um bom gerente pode facilitar uma sessão ativa e interativa Pode ajudar a construir a compreensão e comprometimento Alcançar várias pessoas rapidamente Ótimo relação custo / benefício e simples de utilizar Mensagem consistente e controlada Chega de forma direta a pessoa desejada Bom para informar, ter conhecimento e instruir Atingir várias pessoas Pode ser distribuído em forma impressa ou digital, conforme o público Possível de controlar e gerenciar a mensagem e o conteúdo Promoção interna de bons exemplos Rápido e Consistente As possibilidades são infinitas - podem ser interessante e visualmente cativante Bom para arquivar as informações, referências e criar aderência Compartilhamento de informações e boletins. Bom para o envolvimento e discussões Criativo e divertido Mostra pessoas reais falando sobre suas experiências A câmera não mente - pode mostrar provas ou progresso Mensagem consistente e controlada O sucesso dependerá da habilidade da liderança Compromisso do tempo com o gerente e com os colaboradores Atenção com excesso de conteúdo; outros canais podem ser mais eficazes na comunicação das informações Nem todos tem acesso Informal e aberto a interpretações errôneas Pode terminar rapidamente em excesso de informação Não permite diálogo ou discussões Não há garantia de que atingir todos Precisa da opinião dos envolvidos outros envolvidos para manter interesse e valor Nem todos tem acesso Depende das pessoas buscarem informações As pessoas podem não ter tempo para ler Dificuldade de administrar A navegação pode se tornar difícil e cheia de informações desatualizadas Potencialmente caro Não é interativo por si só Requer competência e solução de distribuição Uma pessoa discursando raramente é atrativa Pode ser complicado para colaboradores que viajam Aproveitar o tempo ao máximo - é valioso Treinar gerentes para apresentações técnicas Garantir a disciplina nas Reuniões para ter resultados positivos Controlar os acesso a listas de distribuição Colocar o assunto da mensagem principal Manter breve e simples Usar subtítulos e marcadores para mensagens importantes e para agilizar o texto Conteúdo relevante e equilibrado Utilização de imagens para destacar conteúdo Manter a frequência nas publicações Manter site atualizados e com informações relevantes e importantes, forçar as pessoas a entrarem Utilizar como parte de uma reunião de comunicação para estimular a discussão Utilizar pessoas reais para falar sobre suas experiências, não apenas gerentes
21 7. Atividades de Comunicação Interna I Escolha do Canal de Comunicação - Exemplos Revista interna Alcançar toda a empresa com uma mensagem sólida Inclui pessoas com pouco tempo podem ler em cafés, trens, etc. Pode tratar / refletir o feedback e responder Mostra como tudo funciona e reforça a imagem da marca Pode ser considerado bom demais e sem credibilidade Informação desatualizada rapidamente Desafiador para torná-lo relevante para todos os públicos Sem oportunidades para discussão ou verificação de compreensão Como estimular as pessoas a ler, por exemplo, com uma competição Utilizar um quadro de funcionários para testar o conteúdo e garantir que os artigos abordem os assuntos realmente importantes 7. Quadro de Avisos 8. Eventos (por exemplo: kick-off) Visível e podem chamar a atenção quando não tem tempo suficiente para ler alguma coisa a mais Bom para informação e instruções Bom para informar a equipe Maneira informal de divulgar a mensagem Oportunidade para que as pessoas chaves encontrem um público cara a cara Flexíveis e receptivos Podem incluir sessões de perguntas e respostas, grupos de discussão e envolver pessoas Pode criar um espírito de equipe e motivar Pode ser usado para abordar pontos polêmicos Pode não ser lida Normalmente não há dono - com que frequência você vê avisos desatualizados? Perde o impacto se utilizado demais com os projetos ou atividades ao mesmo tempo Pode ser as sessões não tenham feedback Cronograma estabelecido pela gerencia pode não ser o que o público queira Pode ter custo alto Demanda tempo dos organizadores, palestrantes e participantes Colocar data de validade nos avisos e notas Publicar em lugares de fácil acesso, como no elevador ou próximo da máquina de café Envolver a equipe para definir o cronograma e o formato Envolver a equipe no evento como anfitriões ou facilitadores Utilizar sessões interativas para maximizar o envolvimento dos participantes 9. Visitas (go and see) Mostra que os líderes estão ouvindo e querem ver o que está sendo realizado Mantém líderes em contato com o que está sendo realizado na prática Promove diálogo e entendimento Líderes não verão a realidade se tratar como visitas VIP Consome tempo dos líderes para visitar muitas oficinas Oferecer aos líderes um resumo sobre a situação local antes do go and see Fazer um acompanhamento das perguntas e ter respostas sobre as ações 10. Agora (forum) Ajuda funcionários que estão longes Oportunidade de compartilhar exemplos com vários colegas Distribuição rápida e eficiente Cria um sentimento de comunidade dentro de um certo assunto Possibilidade de solicitar ajuda e ideias Não é um canal natural para muitos Muitos assuntos e grupos podem criar uma impressão confusa Tem que ser atualizado continuamente para se manter vivo Não deve ser usados exclusivamente para informações importantes, já que não são muitos os que utilizam Possibilidade de criar um sentimento de comunidade Útil quando muitas pessoas estão implantando o mesmo projeto, por exemplo: quadro de avisos para trocar experiências 11. Quadro de Informação Interna (digital) Oportunidade de alcançar o colaborador quando estiver com tempo ocioso Possibilidade de acrescentar filmes, imagens e conteúdo visual Mesma mensagem em formato consistente Pode ser caro e não estar disponível em todas as oficinas e departamentos Precisa da tecnologia certa Exige competência para acrescentar conteúdo interessante Método de comunicação novo e visual para um grupo amplo Agregar novas informações com frequência
22 7. Atividades de Comunicação Interna I Plano de comunicação interno do DCS - Exemplos 22 Planos de Comunicação Interna do DCS - Exemplos
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