VISÃO DOS FUNCIONÁRIOS DE UMA COOPERATIVA AGROINDUSTRIAL SOBRE A UTILIZAÇÃO DO SISTEMA ERP COMO ESTRATÉGIA EMPRESARIAL

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1 VISÃO DOS FUNCIONÁRIOS DE UMA COOPERATIVA AGROINDUSTRIAL SOBRE A UTILIZAÇÃO DO SISTEMA ERP COMO ESTRATÉGIA EMPRESARIAL Bruno A. N. Carvalho¹, Guilherme R. Capioto¹, Carlos H. B. Grigio¹, Victor H. Salvador¹, Franciely V. Aragão¹ 1 Universidade Estadual de Maringá (UEM) bruno_aln@outlook.com; guilhermecapioto@hotmail.com; chbgrigio@hotmail.com; vhsalvador@gmail.com; fran-aragao@hotmail.com Resumo: A tecnologia da informação é uma importante aliada das organizações, pois auxilia os gestores em um plano estratégico para administração. Em um cenário competitivo e ágil onde as empresas estão inseridas, se faz necessário a otimização de todos os seus dados e processos em um único sistema tecnológico, o qual denomina-se Sistemas de Gestão Integrados (ERP). Esta pesquisa avalia, através da aplicação de um questionário dividido em critérios, a visão de alguns funcionários da cooperativa quanto ao uso do sistema ERP nela implantado. Os colaboradores participantes foram homens e mulheres de diferentes idades com diversas funções na empresa, fato que permitiu uma visão ampla de como o sistema é utilizado pela cooperativa. Os resultados obtidos com a aplicação do questionário mostram que a cooperativa utiliza um sistema de informação robusto e flexível, considerado essencial pelos participantes e capaz de atender as necessidades dos processos realizados pelos seus colaboradores, além incentivar a exposição de ideias por parte dos seus integrantes, em busca de melhorias e inovação. Palavras-Chave: Tecnologia da Informação (TI), Sistemas de Gestão Integrados (ERP), Estratégia Empresarial, Cooperativa. 1. Introdução Os Sistemas de Informação (SI) exercem uma importante função dentro das organizações, sendo um recurso estratégico para projetar e gerenciar organizações de forma inteligente (REZENDE, 2005). Neste sentido, o alinhamento constante entre o Planejamento Estratégico e os Sistemas de Informação se tornam cada vez mais comuns nas empresas. Isso é

2 fundamental para que os processos ilustrados em prol de um objetivo organizacional possuam atividades automatizadas por sistemas que acabam por gerar vantagens, tais como: busca por competitividade no plano global; preparação para o crescimento; flexibilidade e uniformização ou consolidação de dados, por exemplo (MENDES; FILHO, 2002). Levando-se em consideração as exigências de agilidade relativas ao processo de decisão, Sistemas de Gestão Integrados (ERP), surgem para integrarem todos os dados e processos de uma organização em um único sistema. A integração pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de finanças, contabilidade, fabricação, marketing, entre outros) e sob a perspectiva sistêmica (sistemas de processamentos de transações, sistemas de informações gerenciais, entre outros). De forma simplificada, ERP é um sistema de gestão empresarial que gerencia as informações referentes aos processos operacionais, administrativos e gerenciais das empresas (GOMES; RIBEIRO, 2014). Existem ainda diversas definições para os sistemas ERP s disponíveis na literatura pelo fato de apresentarem muitas características. Uma outra definição, e uma das mais completas é expressa por Souza (2000) que define os sistemas ERP s como sendo sistemas integrados em forma de pacote de software comercial, com a finalidade de dar suporte a maioria das operações de uma organização. Normalmente são divididos em módulos que se comunicam e utilizam uma mesma base de dados central, de modo que as informações alimentadas em um módulo são disponibilizadas no mesmo instante para os demais módulos, permitindo também, a utilização de ferramentas de planejamento que podem analisar o impacto de decisões de manufatura, suprimentos, finanças ou recursos humanos em toda a empresa. No caso da cooperativa abordada aqui como objeto de estudo, o Sistema de Gestão Integrado foi desenvolvido internamente por membros do setor de Tecnologia da Informação (TI). A justificativa dessa pesquisa fundamenta-se em obter e avaliar diferentes visões sobre o Sistema de Gestão Integrado de uma cooperativa agroindustrial de Maringá-PR, buscando mostrar o papel dos sistemas ERP s no âmbito organizacional e aproximar os colaboradores com a cooperativa através de troca de informações sobre o sistema tecnológico implantado na organização.

3 2. Materiais e Métodos O presente trabalho pode ser caracterizado como um estudo de caso, pois como definido por Yin (2015), se trata de uma investigação empírica que avalia um fenômeno contemporâneo que procura explicar como ou por que ele ocorre. O instrumento utilizado para a coleta de dados foi a aplicação de um questionário (em anexo), elaborado por Sousa (2015), à diferentes colaboradores de uma cooperativa agroindustrial de Maringá. O questionário apresenta duas partes: a primeira referente aos dados sócio demográficos dos participantes e a segunda contendo 18 afirmativas, divididas em seis critérios, referente ao sistema de gestão integrada utilizado pela cooperativa. As afirmativas possuem uma escala Likert de 1 a 5, que representam o grau de concordância do participante em relação à situação colocada na afirmativa. Para a tabulação dos dados e construção dos gráficos foi utilizado o software Excel 2013, pertencente ao pacote da Microsoft Office. 3. Resultados e Discussões Com o objetivo de obter diferentes visões sobre o sistema de gestão integrado utilizado pela cooperativa, buscou-se participantes com diferentes funções dentro da empresa. Assim, participaram da pesquisa seis pessoas (quatro homens e duas mulheres), sendo um Conferente; um Líder de Movimentação e Armazenagem; um Analista de Processos II TI; um Coordenador de Gestão de Processos; um Coordenador de Logística e um Coordenador de Desenvolvimento de Sistemas. O conferente é incumbido de examinar e checar todas as cargas de produtos acabados que serão carregados e enviados aos clientes; o líder de movimentação e armazenagem é responsável pela expedição de produtos acabados do varejo, incluindo a gestão das equipes de carregamento e toda a movimentação física de produtos dentro do complexo industrial; o analista de processos II TI é responsável pelo auxílio as atividades referentes aos sistemas e dos pontos de melhoria dos sistemas em toda empresa; o coordenador de processos é quem cuida da parte de melhorias dos diversos setores da empresa e realiza a gestão dos processos; o coordenador de logística é encarregado da gestão de todos os colaboradores e processos executados dentro do departamento de logística, incluindo o setor administrativo e a área operacional, prezando pelo bom andamento do processo

4 logístico, desde a solicitação de entrega de produtos até a sua chegada ao cliente final, assim como a estocagem de produtos acabados e toda sua movimentação dentro do complexo industrial; o coordenador de desenvolvimento de sistemas é a pessoa incumbida de gerenciar toda a parte de sistema da cooperativa, mantendo em pleno funcionamento e de acordo com os objetivos da empresa. Em relação a primeira parte do questionário, observou-se que três participantes têm entre 21 e 30 anos; dois têm entre 31 e 40 anos e um tem entre 41 e 50 anos (Figura 1.a), nenhum entrevistado tinha menos de 20 ou mais de 50 anos. A escolaridade também foi abrangente, um possuía o Ensino Médio; um estava cursando o Ensino Superior; dois já possuíam o Ensino Superior e dois já possuíam alguma Pós-graduação (Figura 1.b). O tempo em que os participantes trabalham na empresa também foi analisado (Figura 1.c), um está a menos de 1 ano na cooperativa; três já trabalham de 1 a 3 anos e dois estão a mais de 6 anos na empresa, não houve participante que estivesse na empresa entre 3 e 6 anos. Figura 1: Perfil Sócio demográfico. a) Faixa etária dos trabalhadores; b) Escolaridade dos trabalhadores; c) Tempo de trabalho na empresa. A diferença de idade, assim como, do tempo de serviço e ocupação na empresa permitiu obter diferentes avaliações dos usuários em relação ao mesmo Sistema de Gestão Integrado. A segunda parte do questionário foi subdividida em seis critérios, nos quais buscavam objetivos específicos. O critério 1 (Figura 2), procurou saber sobre a importância dos sistemas no setor de trabalho de cada participante. Em relação ao sistema ser um fator determinante, dois concordam parcialmente com esta afirmação; um concorda e três concordam plenamente, não houve quem discordasse da importância do sistema para o funcionamento das atividades (Figura

5 2.a); já ao fato do mal funcionamento afetar negativamente todo o processo, uma pessoa concorda enquanto que outras cinco concordam plenamente que todos os objetivos a longo prazo são afetados pelo funcionamento não conforme do sistema (Figura 2.b). Figura 2: Critério 1: Importância dos Sistemas no Setor. a) O sistema utilizado é fator determinante para o andamento das atividades e processos na empresa; b) O mal funcionamento ou má utilização do sistema prejudica de forma notável o alcance das metas da empresa e consequentemente objetivos a longo prazo. O critério 2, procurou saber como é a relação entre informação e tomada de decisão (Figura 3). Quando questionados se os colaboradores são devidamente capacitados à medida que ocorre atualizações nos processos internos da empresa, houve discrepância entre as respostas (Figura 3.a), um discorda que sempre há capacitação dos colaboradores; um concorda parcialmente; um concorda e outros três concordam plenamente. Pelo que foi observado, a transferência de informação e consequente capacitação deve ocorrer de acordo com a função exercida pelos colaboradores. Não houve discordância em relação ao fato da alta administração disseminar informações para suas equipes de trabalho (Figura 3.b). No entanto, o grau de concordância foi diferente: dois concordaram parcialmente com este fato; três concordaram e um concordou plenamente com a afirmação. Isso mostra que, possivelmente, dependendo da equipe e da tarefa realizada as informações são mais ou menos disseminadas. A terceira afirmação deste critério procurou saber sobre o incentivo para a participação dos colaboradores em novas propostas e ideias (Figura 3.c), um concorda parcialmente que os colaboradores são incentivados à participarem com

6 novas ideias, dois concordam e três concordam plenamente, mostrando que de certa forma a empresa incentiva a participação dos integrantes para que possam expor suas ideias de melhorias aos processos desenvolvidos. Figura 3: Critério 2: A Informação e a Tomada de Decisão. a) Os colaboradores são devidamente capacitados para lidar com as mudanças quando ocorre atualizações nos processos internos; b) A alta administração dissemina informações para suas equipes e facilita o fluxo de informação entre suas equipes e equipes de outros departamentos; c) Os colaboradores são incentivados a propor melhorias nos processos internos da empresa e suas opiniões são sempre bem acolhidas pela alta gestão. O terceiro critério procurou saber sobre as melhorias e a integração do sistema (Figura 4), três concordam e três concordam plenamente com o fato de que os programas de capacitação promovidos pela organização ampliam as habilidades e capacidades dos colaboradores (Figura 4.a). Cinco dos entrevistados concordam que a organização dissemina sistematicamente informações sobre benefícios, políticas e estratégias da cooperativa; um concorda parcialmente com esta afirmação (Figura 4.b). Isso mostra que a cooperativa entende que é importante informar todos os colaboradores sobre o que acontece e o que pretendem fazer na empresa. Em relação a integração e coesão dos sistemas utilizados pela empresa (Figura 4.c), dois concordam parcialmente; três concordam e um concorda plenamente que há um sistema coeso e que este proporciona melhores resultados.

7 Figura 4: Critério 3: Melhoria e Integração do Sistema. a) Os programas de capacitação promovidos pela organização ampliam o conhecimento, as habilidades e as capacidades do colaborador; b) a organização dissemina de maneira sistemática informações sobre os benefícios, as políticas, e as estratégias para os colaboradores; c) Os sistemas utilizados pela empresa demonstram clara integração e coesão entre si, e com isso obtém resultados mais eficientes e eficazes. Outro critério analisado (critério 4) foi a integridade dos dados, precisão, segurança e controle das informações (Figura 5). Os entrevistados entendem que a infraestrutura de tecnologia da informação está de acordo com os objetivos da empresa (Figura 5.a), porém com visões diferentes, um concorda parcialmente; três concordam e dois concordam plenamente com a afirmação. Com isso, é possível que haja pontos para serem melhorados em relação a infraestrutura da empresa. Um aspecto em que as respostas foram diferentes foi em relação a clareza e segurança dos dados inseridos e disponibilizados no sistema (Figura 5.b), dois concordam parcialmente; dois concordam e dois concordam plenamente que haja clareza e segurança nos dados. Mesmo não havendo discordância quanto a segurança, as respostas deixam claro que há pontos a serem melhorados, pois os colaboradores ainda não se sentem totalmente seguros com o sistema. Os participantes da pesquisa têm opiniões diferentes quanto ao uso da internet como fonte principal de comunicação (Figura 5.c), uma pessoa discordou; uma concordou parcialmente, outra concordou e três concordaram plenamente. Com base nas respostas, pode-se perceber que dependendo da atividade exercida, a internet pode ou não ser a principal fonte de comunicação, talvez atividades que ocorram mais próximas não necessitem tanto do uso da internet para a comunicação. Ao serem perguntados sobre o fluxo de informações entre os setores e sua influência sobre a eficiência dos processos internos (Figura 5.d), quatro concordam e dois concordam plenamente que os recursos tecnológicos impulsionam o fluxo de

8 informações entre os setores e colaboradores e com isso os processos internos são mais eficientes. Figura 5: Critério 4: Integridade dos Dados, Precisão, Segurança e Controle das Informações. a) A infraestrutura de tecnologia da informação está de acordo com os objetivos da organização; b) Os dados inseridos e disponibilizados no sistema são dispostos de forma clara e segura; c) A internet é usada como a principal fonte de comunicação em toda a organização; d) Todo processo informacional da organização é constituído de recursos tecnológicos que impulsionam o fluxo de informação entre setores e colaboradores, tornando os processos internos mais eficientes. O próximo critério analisado na pesquisa (critério 5) refere-se a estratégia empresarial (Figura 6), duas pessoas que responderam o questionário concordam parcialmente e quatro concordam que o conhecimento adquirido após a execução de tarefas e a conclusão de projetos é registrado e compartilhado entre os colaboradores, para servirem de base para novos projetos (Figura 6.a). Como nenhum participante concorda plenamente com esta afirmação é possível que haja falhas no registro do que foi aprendido durante um projeto ou, ainda, no compartilhamento do conhecimento com os colaboradores. Com relação à flexibilidade do sistema (Figura 6.b), quatro concordam e dois concordam plenamente que o sistema utilizado na cooperativa é capaz de se

9 adequar aos diferentes processos e mudanças que possam ocorrem durante o desenvolvimento do projeto. Isto demonstra que a empresa utiliza um sistema de gestão integrada robusto e que atende as principais necessidades da corporação. Em seguida, os participantes deram suas opiniões sobre a utilização das ideias dos colaboradores (Figura 6.c), enquanto um concorda parcialmente, três concordam e dois concordam plenamente que o conhecimento gerado pelos colaboradores é devidamente utilizado tanto na inovação quanto na tomada de decisão estratégica. Isto demostra que a empresa abre oportunidades para que os funcionários exponham suas ideias e opiniões. Figura 6: Critério 5: Estratégia Empresarial. a) O conhecimento adquirido após a execução de tarefas e a conclusão de projetos é registrado e compartilhado entre os colaboradores, afim de que as informações obtidas sirvam de base para novos projetos; b) Na organização existe um sistema capaz de adequar suas funções de acordo com os planos já definidos e possíveis mudanças que possam ocorrer; c) O conhecimento gerado pelos colaboradores dentro da organização é devidamente utilizado na inovação dos processos internos e tomada de decisão estratégica. Por fim, foi analisada a questão de aprendizagem e inovação (critério 6) dentro da cooperativa. Quatro participantes concordam e dois concordam plenamente com o fato de que a organização tem como valores, e atua de forma ativa para reforçá-los, a aprendizagem e a inovação (Figura 7.a). Isto mostra que os colaboradores conhecem os valores da empresa e que esta tem consciência da importância desses fatores dentro de uma organização para o bom desenvolvimento de atividades. A Figura 7.b, permite entender que a empresa é de certa forma cautelosa em relação a assumir riscos como forma de aprendizagem, pois não houve nenhum participante que concordasse plenamente com a afirmação de que a empresa considera a atitude de assumir riscos ou cometer erros como oportunidades de

10 aprendizagem; dois concordam parcialmente e outros quatro concordam que a cooperativa tenha essa característica. Um fato praticamente unânime na concordância plena cinco concordam plenamente e um concorda foi em relação ao estímulo que os colaboradores recebem para apresentarem novas ideias capazes de trazer melhorias a organização (Figura 7.c). Figura 7: Critério 6: Aprendizagem e Inovação. a) A organização articula e reforça continuamente como valores a aprendizagem e a inovação; b) A organização considera a atitude de assumir riscos ou o fato de cometer erros como oportunidades de aprendizagem desde que isto não ocorra repetidamente; c) Os colaboradores são continuamente estimulados a propor novas ideias capazes de trazer significativas melhorias para a organização. Este ponto deve ser destacado, pois mostra que os colaboradores desta empresa têm liberdade para se expressarem e além disso, revela a maturidade da empresa que valoriza seus profissionais sempre os incentivando à trazerem novas ideias e soluções. 4. Conclusão Por meio do resultado obtido com a aplicação da primeira parte do questionário, observamos que o estudo de caso realizado foi abrangente em relação a escolha dos participantes, havendo colaboradores incluídos em níveis táticos e operacionais, com diferentes tempos de serviço e idades variando entre 20 e 50 anos, assim também como em relação a escolaridade, reunindo opiniões de colaboradores tanto com o ensino médio completo até aqueles que possuem alguma pós-graduação. Os dados obtidos com a aplicação da segunda parte do questionário revelam que todos os participantes concordam com a importância dos sistemas no setor de

11 trabalho que estão incluídos, sendo que o mal funcionamento de tais sistemas desfavorecem o andamento dos processos realizados. Esta opinião é compartilhada quando questionados sobre a disseminação de informações vindas da alta gerência e destinadas para as equipes de trabalho, não havendo quem discordasse de tal prática. Tratando-se da capacitação dos colaboradores para a utilização dos sistemas, foi observado uma disparidade entre as opiniões, ficando aparente que tal capacitação ocorre de acordo com o cargo exercido pelos participantes. Porém todos concordam que os programas de capacitação promovidos pela organização ampliam as habilidades e capacidades dos colaboradores. Os resultados do questionário mostram também que, embora um colaborador tenha concordado parcialmente com a afirmativa, a empresa incentiva seus integrantes a exporem suas ideias de melhoria aos processos desenvolvidos, além de disseminar sistematicamente informações sobre benefícios, políticas e estratégias realizadas pela organização. O sistema utilizado pela cooperativa é consistente e sua infraestrutura está de acordo com os objetivos da organização, além de ser flexível e capaz de atender as principais necessidades da corporação, afirmativa confirmada com as opiniões obtidas, mesmo que com diferentes graus de concordância. Entretanto, os resultados mostram que existem pontos a serem melhorados na clareza e segurança dos inseridos e disponibilizados pelo sistema, pois nem todos os colaboradores sentem-se assegurados com tais informações. Não há um consenso entre os participantes sobre o uso da internet como principal meio de comunicação, resultado provavelmente relacionado com a diferença de atividades executadas entre os entrevistados. Porém todos concordam com a importância da utilização de recursos tecnológicos para uma eficiente comunicação e consequentemente um maior rendimento dos processos. Todo conhecimento com a execução de tarefas e projetos é registrado e compartilhado entre os colaboradores da cooperativa, porém com possíveis falhas nesse processo, de acordo com as respostas obtidas dos participantes. A cooperativa abre oportunidades para que seus colaboradores exponham ideias e opiniões sobre suas atividades, e que essas informações são utilizadas como base para a inovação na organização.

12 Tanto a aprendizagem quanto a inovação são considerados pelos participantes como valores pertencentes à cooperativa, que estimula a apresentação de novas ideias capazes de trazer melhorias a organização, entretanto é reconhecido que a mesma não considera a atitude de assumir riscos e cometer erros como oportunidades de aprendizagem. Referências GOMES, C.F.S., RIBEIRO, P.C.C. Gestão da cadeia de suprimentos integrada a tecnologia da informação. 2.ed. São Paulo: Thomson Learning, MENDES, J. V., FILHO, E. E. Sistemas Integrados de Gestão ERP em pequenas empresas: um confronto entre o referencial teórico e a prática empresarial. Gestão & Produção, v. 9, n. 3, p , dez REZENDE, D.A. Sistemas de informações organizacionais. Editora Atlas, São Paulo, SOUSA, A. K. L. A influência dos sistemas de gestão integrados na tomada de decisão estratégica: um estudo sobre uma distribuidora elétrica. Trabalho de Conclusão de Curso Universidade Estadual da Paraíba, Centro de Ciências Exatas e Sociais Aplicadas, p. SOUZA, C. A. Sistemas integrados de gestão empresarial: estudos de casos de implementação de sistemas ERP. Pesquisa (Mestrado) Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade da Universidade de São Paulo, São Paulo, YIN, R. K. Estudo de Caso: Planejamento e Métodos, 5ªed. Porto Alegre: Bookman, p.