Document Portal. Guia do administrador. Outubro

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1 Document Portal Guia do administrador Outubro

2 Edição: Outubro 2002 O seguinte parágrafo não se aplica a nenhum país onde tais provisões não estejam de acordo com as leis locais. LEXMARK INTERNATIONAL, INC., PROPORCIONA ESTA PUBLICAÇÃO ASSIM COMO ESTÁ SEM GARANTIA DE QUALQUER ESPÉCIE, EXPRESSA OU IMPLÍCTA, INCLUINDO, MAS NÃO ESTANDO LIMITADA ÀS GARANTIAS IMPLÍCITAS DE COMERCIALIZAÇÃO OU ADEQUAÇÃO A UM PROPÓSITO ESPECÍFICO. Alguns estados não permitem que isenção de responsabilidade de garantias explícitas ou implícitas em certas transações; portanto esta declaração talvez não se aplique a você. Esta publicação pode incluir imprecisões técnicas ou erros tipográficos. São feitas alterações periódicas nas informações aqui contidas; tais alterações serão incorporadas em edições posteriores. Melhorias ou alterações nos produtos descritos podem ser efetuadas a qualquer momento. Comentários sobre esta publicação podem ser endereçados a International, Inc., Department F95/032-2, 740 West New Circle Road, Lexington, Kentucky 40550, U.S.A. No Reino Unido e Irlanda, envie para Lexmark International Ltd., Marketing and Services Department, Westhorpe House, Westhorpe, Marlow Bucks SL7 3RQ. A Lexmark pode usar ou distribuir quaisquer informações fornecidas por você da forma que julgue apropriada, sem com isso incorrer em qualquer obrigação. Você pode adquirir cópias adicionais das publicações relacionadas a esse produto, ligando para No reino Unido e Irlanda, ligue para +44 (0) Em outros países, entre em contato com o ponto de compra. As referências encontradas nesta publicação a um produto, programa ou serviços não indicam que o fabricante pretende torná-los disponíveis em todos os países em que opera.. Quaisquer referências a um produto, programa ou serviço não sugerem que somente aquele produto, programa ou serviço possa ser usado. Qualquer produto, programa ou serviço com funcionalidade semelhante que não infrinja os direitos de propriedade intelectual existentes pode ser usado em substituição. A avaliação e a verificação do funcionamento em conjunto com outros produtos, programas ou serviços, exceto os que forem expressamente indicados pelo fabricante, são de responsabilidade do usuário. A Lexmark e a Lexmark com um desenho de diamante são marcas comerciais da Lexmark International, Inc., registradas nos EUA e em outros países. Copyright 2002 Lexmark International, Inc. Todos os direitos reservados DIREITOS RESTRITOS DO GOVERNO DOS ESTADOS UNIDOS Este software e a documentação são fornecidos com os DIREITOS RESTRITOS. Use a duplicação ou divulgação pelo Governo está sujeita à restrições conforme apresentadas no subparágrafo (c)(1)(ii) da cláusula Rights no Technical Data and Computer Software em DFARS e nas provisões FAR aplicáveis. Lexmark International, Inc., Lexington, KY

3 Conteúdo Capítulo 1: Introdução... 1 Como iniciar?... 1 Como verificar se a ferramenta User está funcionando?... 2 Como alterar minha senha?... 2 Capítulo 2: Gerenciando quiosques... 3 Como adicionar um quiosque?... 3 Como editar um quiosque?... 3 Como excluir um quiosque?... 4 Capítulo 3: Gerenciando formulários... 5 O que são os formulários padrão?... 5 O que são os conjuntos de formulários (Formsets)?... 6 Como adicionar formulários e conjuntos de formulários?... 6 Como editar um formulário?... 7 Como excluir um formulário?... 7 Capítulo 4: Gerenciando scripts... 8 Como adicionar um script?... 8 Como excluir um script?... 8 Capítulo 5: Gerenciando categorias... 9 Como adicionar uma categoria?... 9 Como editar uma categoria? Como excluir uma categoria? Conteúdo ii

4 Capítulo 6: Gerenciando preferências Como definir o número de dias que um formulário é considerado novo? Como criar um título de ícone para a tela inicial do MFP? Como alterar as configurações padrão da impressora? Capítulo 7: Criando e gerenciando relatórios Como criar um relatório? Como exportar um relatório? Conteúdo iii

5 1 Introdução Essa ferramenta administrativa permite gerenciar quais usuários podem ver, fazer e imprimir no Document Portal Kiosk (Lexmark MFP). Essa ferramenta opera de forma melhor através de seu browser Internet (Internet Explorer 5.0 ou superior). A partir daí você pode: Gerenciar formulários Gerenciar quiosques Gerenciar categorias Gerenciar scripts Criar e gerenciar relatórios Editar e atualizar as preferências do usuário (por exemplo, configurações da impressora ou informações sobre a conta) Como iniciar? 1 Insira o CD que companha o pacote de software Document Portal. Siga as instruções que aparecem na tela para instalar o programa. 2 Clique em Iniciar > Programas > Lexmark > Document Solutions > Document Portal Admin Tool. 3 Efetue logon à ferramenta Administrative digitando o nome e a senha padrão da conta nos espaços fornecidos. O nome e a senha padrão é a palavra admin. Observação: Depois de efetuar logon com sucesso com o nome e a senha padrão da conta, você poderá alterar o nome e a senha para algo único e conhecido somente por você (consulte Como alterar minha senha? na página 2). 4 Nesse ponto, você precisará adicionar pelo menos um quiosque para iniciar o gerenciamento do sistema (se você tiver mais de um para adicionar, poderá escolher fazer o restante posteriormente). Para fazer isso, consulte Como adicionar um quiosque? na página 3. Introdução 1

6 Como verificar se a ferramenta User está funcionando? Depois de ativar e executar a ferramenta Administrative, verifique se a ferramenta User também está operando. Fazer isso regularmente permite que você verifique quais formulários estão disponíveis. Para ver se a ferramenta User está operando, digite esse URL na barra de endereço do browser: servers IP address>:8080/kiosk (por exemplo, Como alterar minha senha? 1 Selecione o modo de visualização Preferences na lista de guias na parte superior da página. 2 Em Edit Account, digite seu nome (admin é o padrão) e sua senha antiga (admin é a padrão) e a nova senha. Digite novamente a nova senha no campo Confirm Password. 3 No canto inferior direito da página, clique em Save ou Cancel. Como verificar se a ferramenta User está funcionando? 2

7 2 Gerenciando quiosques Como adicionar um quiosque? 1 Selecione o modo de visualização Kiosk na lista de guias na parte superior da página. 2 Clique em Add. Essa ação abre a página Add Kiosk. 3 Em Kiosk Information, digite um nome para o Kiosk e seu endereço IP. Esses dois campos são necessários. Se você não tiver certeza do endereço IP, entre em contato com seu administrador. 4 Em Lexmark MFP Icon Information, digite um título. Este é um campo necessário e é definido como padrão em Forms. É possível alterar esse padrão na guia Preferences (consulte Gerenciando preferências na página 11). Esse título aparecerá acima de um ícone que aparece na tela inicial do MFP. Clicar nesse ícone permite que o usuário use o MFP como um Quiosque. 5 Em Categories that are accessible to this Kiosk, você pode adicionar ou excluir as categorias disponíveis no Quiosque. Se essa for a primeira vez que você estiver usando essa ferramenta, talvez não terá nenhuma categoria para selecionar. Para obter mais informações sobre como gerenciar categorias, consulte Gerenciando categorias na página 9. 6 No canto inferior direito da página, clique em Save para adicionar o quiosque. Se você não quiser adicionar um quiosque, clique em Cancel para fechar a página. Como editar um quiosque? 1 Selecione o modo de visualização Kiosk na lista de guias na parte superior da página. 2 Clique no quiosque que deseja editar a partir da lista no lado esquerdo da página. As informações para esse quiosque aparecerão no lado direito da página. 3 Faça qualquer alteração necessária nos campos no lado direito da página (por exemplo, nome do quiosque, endereço IP ou informações sobre a impressora). A única parte que você não pode alterar é o tipo de Kiosk. 4 No canto inferior direito da página, clique em Save ou Cancel. Gerenciando quiosques 3

8 Como excluir um quiosque? 1 Selecione o modo de visualização Kiosk na lista de guias na parte superior da página. 2 Clique no quiosque que deseja excluir a partir da lista no lado esquerdo da página. 3 Clique em Delete no canto inferior esquerdo da tela. Como excluir um quiosque? 4

9 3 Gerenciando formulários Agora que você já adicionou quiosques à sua ferramenta Administrative, será necessário começar a adicionar formulários à sua ferramenta Adminstrative. Depois de fazer isso, é possível controlar quais formulários podem ser impressos a partir de quiosques, onde e como os formulários são impressos, quantos formulários podem ser impressos, etc. Há dois tipos de formulários: Formulários padrão Conjuntos de formulários O que são os formulários padrão? São arquivos em PDF estáticos e simples que o usuário pode imprimir a partir de um quiosque. Os formulários padrão estão associados a um script, que envia ao quiosque as instruções do que fazer com o formulário. Por exemplo, a maioria dos formulários padrão está associada a um simples script de impressão. Esse script será executado automaticamente quando o usuário pressionar o botão Start e enviar o formulário à impressora. Como padrão, somente os scripts Print e Print PosScript estão incluídos neste software. Scripts personalizados adicionais podem ser criados usando-se o Lexmark Work Flow Composer. Esses scripts personalizados podem executar uma variedade de ações, como enviar fax, enviar , arquivar em um banco de dados, etc. Entre em contato com o representante da Lexmark para saber mais sobre como criar scripts personalizados. Observação: Os arquivos em PDFs 1.1 (Acrobat 2.x), 1.2 (Acrobat 3.x) e 1.3 (Acrobat 4.x) são reconhecidos como formulários. PDF 1.4 (Acrobat 5.x) não é aceito por essa versão. Gerenciando formulários 5

10 O que são os conjuntos de formulários (Formsets)? Um conjunto de formulário é mais sofisticado que um formulário padrão e é capaz de mesclar informações de uma fonte externa (como um banco de dados) com um formulário padrão. Essa função é chamada AutoFill e fica disponível somente para os conjuntos de formulários. Por exemplo, é possível criar um Formset que solicite do usuário um número de caso ao imprimir um formulário em particular. Quando esse número é inserido, o formulário é mesclado automaticamente com informações como nome do cliente e número do seguro social (que um scprit inseriu no formulário a partir do banco de dados). O conjunto de formulários é então impresso, enviado por fax e ou arquivado. Um conjunto de formulários exige dois scripts. O primeiro script geralmente é um dos scripts Print ou Print PostScript descritos acima. O segundo script será executado se o usuário primeiro pressionar botão AutoFill, conforme solicitado, e depois o botão Start. Um script especial AutoFill é ativado mesclando o conjunto de formulários com informações a partir de um banco de dados. Os conjuntos de dados são criados usando o Lexmark Forms Composer. Consulte a documentação fornecida com os pacotes de software para obter mais informações sobre como criar conjuntos de formulários (Formsets). Como adicionar formulários e conjuntos de formulários? 1 Selecione o modo de visualização Forms na lista de guias na parte superior da página. 2 No canto inferior esquerdo da página, clique em Add. A página Add Form é aberta. 3 Em Form Type, indique se deseja adicionar um formulário (Form) ou conjunto de formulários (Formset). 4 Em Form Information, digite as seguintes informações nos campos fornecidos. Form File Este é o próprio formulário. Se você não souber o nome do arquivo, poderá procurá-lo clicando em Browse. Esta informação é necessária. Script No menu drop-down, selecione o script que melhor se ajusta às suas necessidades (por exemplo, Print ou Fax). Se você instalar mais scripts, poderá selecioná-los nessa caixa. (Para obter informações sobre como criar scripts personalizados, consulte Gerenciando scripts na página 8.) AF Script No menu drop-down, selecione o script AutoFill que melhor se ajuste às suas necessidades. O AF Script só aparecerá se você escolher adicionar um conjunto de formulários. Form Title Esta informação também é necessária. Form Number É possível numerar esses formulários conforme sua preferência. Observação: Depois de adicionar palavras-chave a seus formulários, você poderá procurar todos os formulários que contêm as palavras-chave na página Forms. Digite a palavra-chave no campo fornecido e uma lista de todos os formulários que contêm essa palavra-chave aparecerá no lado esquerdo da página. O que são os conjuntos de formulários (Formsets)? 6

11 Summary: É possível compor um resumo do conteúdo dos formulários para ajudar o usuário a entender melhor o que contém o formulário. 5 No canto inferior direito da página, clique em Save. Essas informações são exibidas na tela principal do usuário. Se você não quiser adicionar um quiosque, clique em Cancel para fechar a página. Depois de adicionar formulários à ferramenta Administrative, você verá os nomes dos formulários aparecerem como uma lista no lado esquerdo do modo de visualização Forms. Observação sobre as categorias e configurações da impressora: Na página Add Form, você verá uma seção intitulada Member of following Categories. Se você ainda não adicionou nenhuma categoria, poderá ignorar essa seção. Depois de adicionar categorias (consulte Como adicionar uma categoria? na página 9), você poderá selecionar quais formulários específicos aparecerão embaixo das categorias. Quando estiver na página Add Form, você também verá uma seção intitulada Printer Settings. Você especificará as configurações padrão que aparecerão automaticamente nessa seção quando definir suas preferências (consulte Como alterar as configurações padrão da impressora? na página 12). Entretanto, se um formulário exigir as configurações da impressora que são diferentes das padrão, você poderá especificá-las aqui. Como editar um formulário? 1 Selecione o modo de visualização Forms na lista de guias na parte superior da página. 2 Clique no formulário que deseja editar a partir da lista no lado esquerdo da página. As informações para esse formulário aparecerão no lado direito da página. 3 Faça qualquer alteração necessária nos campos no lado direito da página. 4 No canto inferior direito da página, clique em Save ou Cancel. Como excluir um formulário? 1 Selecione o modo de visualização Forms na lista de guias na parte superior da página. 2 Clique no formulário que deseja excluir a partir da lista no lado esquerdo da página. 3 Clique em Delete no canto inferior esquerdo da tela. Como editar um formulário? 7

12 4 Gerenciando scripts Como adicionar um script? 1 Selecione o modo de visualização Script na lista de guias na parte superior da página. 2 No canto inferior esquerdo da página, clique em Add. A página Add Scripts é aberta. 3 Em Script Information, digite as seguintes informações nos campos fornecidos. Script File Este é o próprio script. Se você não souber o nome do arquivo, poderá procurá-lo clicando em Browse. Esta informação é necessária. Name Crie um nome exclusivo para o script que o ajudará e para o usuário poder identificá-lo. Esta informação também é necessária. Description Crie uma descrição desse script que ajudará você e o usuário a entender seu objetivo. Performs Auto Fill Escolha Yes ou No, dependendo de esse script ter ou não uma função AutoFill (para obter mais informações, consulte O que são os conjuntos de formulários (Formsets)? na página 6). 4 Em Reports-related Information, indique se esse script envolve ou não impressão. 5 No canto inferior direito da página, clique em Save para adicionar o script. Se você decidir não adicionar um script, clique em Cancel para fechar a página. Como excluir um script? 1 Selecione o modo de visualização Script na lista de guias na parte superior da página. 2 Selecione o script que deseja excluir a partir da lista no lado esquerdo da página. 3 Clique em Delete no canto inferior esquerdo da tela. Gerenciando scripts 8

13 5 Gerenciando categorias Agora que você já adicionou formulários, quiosques e scripts para sua ferramenta Administrative, é necessário organizar seus formulários agrupando-os em categorias. Depois de fazer isso, você poderá controlar quais categorias estão disponíveis a quiosques específicos. Como adicionar uma categoria? 1 Selecione o modo de visualização Category na lista de guias na parte superior da página. Qualquer categoria que já pode ter sido adicionada aparecerá como uma lista no lado esquerdo da página. 2 Clique em Add no canto inferior esquerdo da tela. A página Add Categories é aberta. 3 Na página Add Categories, designe um nome para as categorias de formulário no campo fornecido. Esta informação é necessária. 4 Em Forms that are members of this Category, clique em um nome de formulário. 5 Indique se você deseja que esse formulário apareça como membro de sua nova categoria clicando nos botões de seta para mover o formulário da coluna Not Members para a Members e vice-versa. Observação: Se você quiser mover todos os formulários para a coluna Members de uma vez, clique no botão de seta dupla no lado direito. 6 Em Kiosks that have access to this Category, indique quais quiosques você deseja ter acesso a essa categoria de formulários da mesma forma que moveu os formulários. 7 No canto inferior direito da página, clique em Save ou Cancel. Observação: Um formulário pode pertencer a mais de uma categoria. Depois de organizar as categorias, é possível visualizar todos os formulários em um categoria a partir da página Forms. Para fazer isso, selecione uma categoria específica no meu drop-down no lado esquerdo da página. Uma lista de todos os formulários dessa categoria aparece debaixo desta caixa. Gerenciando categorias 9

14 Como editar uma categoria? 1 Selecione o modo de visualização Category na lista de guias na parte superior da página. 2 Clique na categoria que deseja editar a partir da lista no lado esquerdo da página. As informações para essa categoria aparecerão no lado direito da página. 3 Faça qualquer alteração necessária nos campos no lado direito da página. 4 No canto inferior direito da página, clique em Save ou Cancel. Como excluir uma categoria? 1 Selecione o modo de visualização Category na lista de guias na parte superior da página. 2 Clique na categoria que deseja excluir a partir da lista no lado esquerdo da página. 3 No canto inferior direito da página, clique em Delete. Como editar uma categoria? 10

15 6 Gerenciando preferências Essa guia permite alterar informações sobre a conta, configurações padrão da impressora, número de dias que um formulário é considerado novo/atualizado, configurações padrão do script e título padrão para um ícone Kiosk. Como definir o número de dias que um formulário é considerado novo? 1 Selecione o modo de visualização Preference na lista de guias na parte superior da página. 2 Em New/Updated Forms,, selecione um número entre 1 e 31 no menu drop-down. 3 No canto inferior direito da página, clique em Save ou Cancel. Como criar um título de ícone para a tela inicial do MFP? 1 Selecione o modo de visualização Preference na lista de guias na parte superior da página. 2 Em Lexmark MFP s Icon Title, digite um nome para o ícone que aparecerá na tela inicial do MFP (por exemplo, Forms). 3 No canto inferior direito da página, clique em Save ou Cancel. Gerenciando preferências 11

16 Como alterar as configurações padrão da impressora? 1 Selecione o modo de visualização Preference na lista de guias na parte superior da página. 2 Em Default Printer Settings, defina ou altere essas configurações padrão da impressora. Resolution Defina a resolução da página impressa. Quanto maior os pontos por polegada (dpi), maior a resolução. Orientation Indica se você deseja que as páginas sejam impressas no formato paisagem ou retrato. Print in Color Quando desativado, as páginas são impressas em preto-e-branco. Collate Quando ativado, seus documentos são intercalados (por exemplo, duas cópias de três páginas serão impressas a página 1, página 2, página 3, página 1, página 2, página 3). Duplex Imprima várias páginas em uma folha de papel. Finishing Indica se você deseja que os documentos sejam grampeados ou perfurados. Paper Size: Indica se você deseja que os documentos sejam impressos em papel carta, ofício ou A4. Paper Source Escolha de qual bandeja os documentos serão impressos. Maximum Copies Determine o número máximo de cópias que um usuário pode fazer de um determinado documento. Economode 3 No canto inferior direito da página, clique em Save ou Cancel. Como alterar as configurações padrão da impressora? 12

17 7 Criando e gerenciando relatórios Depois de adicionar quiosques e formulários à ferramenta Administrative, você poderá começar a rastrear o uso criando relatórios. Cada vez que um usuário imprime um formulário, a ferramenta Administrative reúne automaticamente informações, como: o formulário impresso o quiosque usado o número de cópias impressas o número total de páginas impressas a data e a hora em que o formulário foi impresso É possível reconhecer essas informações em relatórios, que podem ajudar a entender como os usuários usam os quiosques, quais formulários são impressos com mais freqüência, quais quiosques são mais usados, etc. No modo de visualização Forms, é possível criar relatórios que informam: Cópias impressas, por Forms Cópias impressas, por Quiosques Páginas impressas, por Forms Páginas impressas, por Quiosques Formulários mais impressos Quiosques mais usados por cópias Quiosques mais usados por formulários Formulários por Quiosque Formulários mais usados Quantos formulários usaram Auto Fill Scripts mais usados Script por Quiosque Criando e gerenciando relatórios 13

18 Como criar um relatório? 1 Selecione o modo de visualização Reports na lista de guias na parte superior da página. 2 No menu drop-down rotulado View Report of, selecione o tipo de relatório que você deseja criar. 3 No menu drop-down rotulado Please choose Kiosk, selecione o Quiosque do qual você deseja as informações. 4 No menu drop-down rotulado Please choose time frame, selecione o período de tempo do qual você deseja as informações. 5 Clique em View Report. Como exportar um relatório? 1 Selecione o modo de visualização Reports na lista de guias na parte superior da página. 2 No menu drop-down rotulado View Report of, selecione o tipo de relatório que você deseja criar. 3 No menu drop-down rotulado Please choose Kiosk, selecione o(s) Quiosque(s) do(s) qual(is) você deseja que as informações sejam retiradas. 4 No menu drop-down rotulado Please choose time frame, selecione o período de tempo do qual você deseja as informações. 5 Clique em Export Report. 6 Siga as instruções nas telas seguintes, indicando onde você deseja que o relatório seja armazenado e de que forma (por exemplo, como uma planilha). Como criar um relatório? 14

19 Índice A Arquivo Script 8 Arquivos em PDF 5 C categorias 7 categorias, adicionando 9 categorias, editando 10 categorias, excluindo 10 configurações da impressora 7 configurações padrão da impressora, alterando 12 Conjuntos de formulários 6 F Ferramenta User 2 Formulários padrão 5 formulários, adicionando 6 formulários, editando 7 formulários, excluindo 7 Q quiosque, editando 3 quiosque, excluindo 4 R relatórios, criando e gerenciando 13 relatórios, exportando 13, 14 S script 5 Script AutoFill 6 script, adicionando 8 scripts, excluindo 8 senha 1 senha, alterando 2 T título do ícone, criando 11 I Informações sobre script 8 Início 1 L Lexmark MFP Icon Information 3 Lexmark Work Flow Composer 5 LexmarkForms Composer 6 N número de dias que um formulário é considerado novo 11 P preferências 11 Índice 15

20 A Lexmark e a Lexmark com um desenho de diamante são marcas comerciais da Lexmark International, Inc., registradas nos EUA e em outros países Lexmark International, Inc. 740 West New Circle Road Lexington, Kentucky