MP-PI. Noções de Arquivologia. Arquivamento e Ordenação de Documentos MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DO PIAUÍ

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1 MP-PI MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DO PIAUÍ Noções de Arquivologia

2 SUMÁRIO Modelos de arquivos e tipos de pastas Tipos de arquivamento Arquivamento vertical Arquivamento horizontal Guia-fora Métodos de arquivamento Método alfabético Sistemas de arquivamento Sistema direto Sistema indireto Etapas do arquivamento Escolha do método a ser adotado...48 Questões de Concurso...52 Gabarito Gabarito Comentado de 226

3 ÉLVIS MIRANDA Bacharel em Arquivologia e em Biblioteconomia pela Universidade de Brasília, com pós-graduação em Gerência de Projetos. É Analista Judiciário do TJDFT, na área de Arquivologia, desempenhando também a função de Gestor Executivo do Projeto de Modernização de Arquivos do TJDFT. Autor de obras voltadas para concursos públicos na área de Arquivologia. 10. ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS Além de controlar o prazo de guarda dos documentos, sua tramitação, cuidar de sua conservação e quem pode acessá-los, outra atribuição do arquivo é, naturalmente, guardar os documentos e mantê-los em ordem, de forma que se possa localizá-los quando necessário. Garanto que isso não é novidade para você, uma vez que seu arquivo pessoal deve ser rigorosamente organizado, certo? Ok, talvez não seja tão organizado quanto você gostaria que fosse, mas nesta aula você vai perceber que já usa diversos métodos arquivísticos que são objeto de prova e nem sabia. Comecemos então pelas embalagens e mobiliários normalmente utilizados nos arquivos para a guarda de documentos Modelos de arquivos e tipos de pastas Ao contrário das bibliotecas, onde os livros, para facilitar a pesquisa, costumam ser armazenados soltos nas estantes, no arquivo é importante utilizar embalagens que protejam os documentos durante o período em que estarão guardados e também que facilitem a pesquisa. Nesse caso, é comum a utilização de pastas, caixas ou envelopes. 3 de 226

4 Os modelos de pastas mais utilizados nos arquivos são: 1) Pastas suspensas 2) Pastas A-Z 3) Pastas em L 4) Pastas sanfonadas As pastas suspensas são as mais comuns, muito utilizadas nos arquivos correntes. Nelas, são agrupados documentos soltos, como ofícios, memorandos e contratos, que são ordenados dentro de cada pasta e guardados em armários ou arquivos de gavetas. O nome pasta suspensa vem justamente do fato de que elas ficam suspensas quando armazenadas. Normalmente, contam com uma guia, na qual é anotado o nome ou assunto a que se referem os documentos nelas acondicionados (lembra dos termos? Documento na embalagem = acondicionado; documento no mobiliário = armazenado). Pastas suspensas As pastas A-Z são pastas que contam com um gancho central, no qual os documentos são perfurados e inseridos. Esta pasta é armazenada em pé, geralmente em armários e estantes e, ao contrário do que o nome diz, não permite apenas a 4 de 226

5 ordem alfabética, mas também a ordem numérica ou qualquer outra que a empresa aplique aos documentos ali depositados. É também bastante utilizada nos arquivos correntes, montados nos setores de trabalho. Pastas A-Z As pastas em L são utilizadas como divisórias dentro de unidades de acondicionamentos maiores. Geralmente coloridas, elas permitem criar subdivisões dentro de outras pastas. É provável que você as utilize em seu arquivo pessoal. Pastas em L 5 de 226

6 As pastas sanfonadas são aquelas que apresentam várias divisórias, de modo que os documentos podem ser separados de acordo com o assunto, ordem alfabética ou qualquer outro critério adotado pela instituição. São bastante utilizadas nos arquivos pessoais, mas podem ser encontradas também em arquivos institucionais. Pasta sanfonada No caso das caixas, geralmente são utilizadas as chamadas caixas box ou caixas de arquivo (indevidamente chamadas de caixas de arquivo morto por pessoas não ligadas à área de arquivo). Podem ser de papelão ou de plástico. A bibliografia sugere as de papelão como mais adequadas, pois apresentam maior durabilidade e menor acidez, conservando melhor os documentos ali depositados. São bastante utilizadas nos arquivos intermediários e seu tamanho é próprio para o acondicionamento de folhas A4 ou ofício, não havendo a necessidade de dobrá-las quando guardadas. 6 de 226

7 Caixa box ou caixa de arquivo Uma vez apresentadas as pastas, vamos aos modelos de arquivos presentes nos arquivos. O mais tradicional é o arquivo de gavetas, em que os documentos são armazenados, geralmente, em pastas suspensas. É utilizado, quase sempre, nos arquivos correntes e é bastante prático na busca dos documentos. Arquivo de gavetas 7 de 226

8 Outro modelo de arquivo é aquele destinado a guardar documentos em formato de ficha, sendo, portanto, chamado de fichário. Com o advento dos sistemas informatizados, os fichários perderam muito do status que possuíam anos atrás, sendo hoje bem menos utilizados, mas ainda é possível encontrá-los em instituições que se utilizam de fichas em seu dia a dia. Você já deve ter visto esse modelo em academias, clínicas ou até mesmo em bibliotecas que ainda não foram informatizadas. Arquivo fichário Os arquivos deslizantes, por sua vez, são formados por fileiras de estantes agrupadas sobre trilhos, de forma que possam deslizar e permitam a abertura na estante em que se deseja colocar ou buscar o documento. É uma alternativa para otimizar o espaço do ambiente, mas é relativamente cara, tanto na instalação quanto na manutenção, o que exige um estudo detalhado para verificar sua aplicabilidade. Geralmente é adotada em empresas que não dispõem de outro espaço para guardar seus documentos. Arquivos deslizantes 8 de 226

9 Na prática, qual o melhor modelo de pasta ou de arquivo? Depende do material a ser arquivado (papel, mídia digital, fitas de vídeo...), do tamanho dos documentos e até mesmo da frequência de uso deles. O responsável pelo arquivamento deve analisar todos esses aspectos para definir a melhor embalagem e o melhor mobiliário para cada situação Tipos de arquivamento Quando acondicionados e armazenados, os documentos podem ser guardados em dois tipos de arquivamento, de acordo com a forma como estão posicionados: vertical ou horizontal Arquivamento vertical Neste tipo de arquivamento, os documentos são colocados lado a lado, um atrás do outro (na posição vertical, como o nome diz). O arquivamento vertical tem como vantagem facilitar a busca ao documento, pois é possível retirar aquele desejado sem retirar os outros do arquivo; no entanto, acaba por prejudicar a conservação dos documentos, pois o papel tende a amassar quando guardado dessa forma. É altamente recomendado para os arquivos correntes, em que a busca dos documentos é mais frequente; tanto é que as pastas suspensas e as pastas A-Z, mais utilizadas nessa idade, adotam este tipo de arquivamento. Também é largamente utilizado nos arquivos intermediários, cujas caixas de arquivo são armazenadas dessa forma. 9 de 226

10 Exemplo de arquivamento vertical Arquivamento horizontal Neste tipo de arquivamento, os documentos são colocados uns sobre os outros, formando pilhas de documentos. Apesar de conservar melhor os documentos, o arquivamento horizontal acaba por dificultar a busca a eles, uma vez que, para pegar qualquer documento, há a necessidade de remover os outros que estão por cima dele. Exemplo de arquivamento horizontal 10 de 226

11 Este tipo de arquivamento é recomendado para os arquivos permanentes, em que a preservação do documento é extremamente importante, devido ao valor histórico da documentação. Também é recomendado para documentos de grandes dimensões, como mapas e plantas. Para variar um pouco, o examinador costuma misturar vantagens e aplicações dos dois tipos de arquivamento. Muito cuidado com isso na sua prova. Como vimos em aula anterior, o procedimento de colocar os documentos em embalagens que ajudam a protegê-los é chamado de acondicionamento. O procedimento de colocar o documento, acondicionado ou não, no mobiliário apropriado, de acordo com suas características físicas é chamado de armazenamento. Uma vez acondicionado e armazenado, podemos dizer que o documento está devidamente arquivado. Ou seja, acondicionamento + armazenamento = arquivamento Guia-fora Se você achou estranho o nome, não se assuste; é algo bastante comum nos arquivos e de fácil entendimento. Guia-fora nada mais é do que um formulário preenchido com os dados do documento desarquivado, colocado no lugar dele, para indicar sua localização e facilitar o rearquivamento. Dessa forma, quando o documento sai do arquivo, fica esta guia no lugar dele: daí o nome guia-fora (indicador do que está fora do arquivo). Você já deve ter visto esta situação em uma locadora, por exemplo, quando o funcionário coloca dentro da capa do filme a via contendo os dados do cliente, para indicar quem está com o 11 de 226

12 filme e o prazo de devolução. Esta guia é importante, principalmente, para arquivos que não têm controle informatizado de empréstimo de documentos Métodos de arquivamento Métodos de arquivamento são as maneiras que podemos utilizar para colocar os documentos em ordem dentro do arquivo. Existem diversas formas de ordenação aplicadas aos arquivos, e cada uma delas tem uma terminologia técnica e algumas regras para a sua utilização. Essas regras são abordadas na bibliografia arquivística (mais uma vez pela nossa amiga Marilena Leite Paes, em sua obra Arquivo: teoria e prática, na qual dedicou um capítulo para esse assunto). Na minha experiência como professor de cursinho há mais de uma década, percebo que este é um assunto que não costuma agradar aos alunos, devido ao grande número de regras. De qualquer forma, é bom ressaltar que é um assunto muito cobrado e que, portanto, você deve dar especial atenção a ele, apesar de tudo. Tentarei buscar exemplos práticos de cada método de arquivamento, a fim de tornar o entendimento o menos cansativo possível. Para facilitar, vamos começar apresentando um esquema do que iremos trabalhar, no qual podemos verificar os métodos de arquivamento aplicados aos arquivos. 12 de 226

13 Você percebeu que existem vários métodos básicos de arquivamento. Teremos de ver, neste módulo, cada um deles e suas regras. Não se desespere, a coisa não é tão complicada. Depois de estudar cada um, você terá um volume bem razoável de questões para fixar o assunto. Elas estarão reunidas ao final do módulo, sempre ordenadas por assunto, de forma que você pode optar por resolvê-las à medida que for concluindo cada método, se achar mais conveniente Método alfabético Como o próprio nome diz, o método alfabético é aquele em que os documentos são ordenados por nome (nomes de pessoas, instituições ou eventos, por exemplo). É bastante aplicado no dia a dia das instituições. Os arquivos que contêm as pastas dos clientes, dos fornecedores ou dos empregados da instituição, por exemplo, podem ser ordenados pelo nome dessas pessoas ou instituições, o que caracteriza a utilização do método alfabético. A bibliografia apresenta ainda uma variante do método alfabético, que é o método variadex (é isto mesmo: variadex). Nesse método, além de colocar os documentos em ordem alfabética, ainda há a utilização de cores para indicar as letras iniciais, de forma que o arquivamento se torna mais fácil, uma vez que a cor ajuda a localizar a posição do documento dentro do arquivo. Podemos, inclusive, acrescentar essa informação em nosso esquema, acrescentando o método variadex à frente do método alfabético, para não esquecer. 13 de 226

14 O método variadex é uma variante do método alfabético, uma vez que, primeiramente, ordenam-se os documentos por nome. Não caia na história de que ele pode ser utilizado com números. Ele é sempre alfabético. Bem, você já sabe que o método alfabético é aquele em que os documentos são ordenados por nome e agora já dá para resolver as questões desse assunto, certo? Vejamos, então, se você está preparado para esse assunto analisando algumas questões aplicadas em provas anteriores. (FUNCAB/PREF. SÃO MATEUS/ES) Utilizando o método alfabético de arquivamento, qual dos nomes descritos nas alternativas seria colocado na frente dos demais? a) Rui Alencar. b) Ricardo Silva. c) Antônio Pereira. d) José Carvalho. e) Hugo Borges. (CESGRANRIO/BNDES) Quando se organiza um arquivo utilizando-se o método numérico simples, a preocupação inicial recai somente na atribuição de números a cada novo cliente ou correspondente, obedecendo apenas à ordem de entrada ou registro, como apresentado a seguir: 1) Alba Santos Silva; 14 de 226

15 2) Bárbara Assunção; 3) Banco Nacional do Desenvolvimento Econômico e Social; 4) Alcedo Costa; 5) Ricardo Alves; e 6) Banco do Brasil A ordenação alfabética destes documentos terá a seguinte sequência: a) 1, 2, 3, 4, 5, 6 b) 1, 4, 6, 3, 2, 5 c) 3, 6, 4, 5, 2, 1 d) 5, 2, 6, 3, 4, 1 e) 6, 5, 4, 3, 2, 1 Comentário: Se você respondeu a alternativa C na primeira questão (Antônio Pereira é o primeiro na ordenação dos nomes apresentados alfabeticamente) e a letra B na segunda opção (a ordenação seria Alba Santos Silva, Alcedo Costa, Banco do Brasil, Banco Nacional do Desenvolvimento Econômico e Social, Bárbara Assunção e Ricardo Alves, em ordem alfabética), você faz parte daqueles que seriam surpreendidos com o gabarito destas questões, que, na verdade, é A (Rui Alencar é o primeiro dos nomes, em ordem alfabética) e D (sim, Ricardo Alves é o primeiro em ordem alfabética na segunda questão). Isso porque, para ordenar nomes alfabeticamente, existem algumas regras (que inclusive são internacionais) que fundamentam essa operação. O problema é que essas regras não pegaram no Brasil e quase ninguém utiliza. Na prova, essa aplicação é obrigatória e acaba enganando muita gente. Parabéns, você agora passará a fazer parte daqueles candidatos preparados para esse tipo de questão. 15 de 226

16 Como eu disse, são regras internacionais, e no Brasil temos inclusive uma norma da ABNT (norma 6023) que fundamenta este assunto. Não sugiro que você leia essa regra, pois os examinadores costumam utilizar como bibliografia o livro da Marilena Leite Paes, no qual ela apresenta as regras e exemplos de cada uma. Até mesmo esses exemplos utilizados pela autora costumam ser aplicados nas provas, às vezes com leves alterações. Por isso, vou transcrever as regras como se apresentam na bibliografia, para que você se acostume com o palavreado das questões, e tentarei explicar de forma mais inteligível cada uma. Vamos lá, então? Regras de Alfabetação O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, que são chamadas de regras de alfabetação. 1ª Regra: Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Exemplo: João Barbosa Pedro Álvares Cabral Paulo Santos Maria Luísa Vasconcelos Arquivam-se: Barbosa, João Cabral, Pedro Álvares Santos, Paulo Vasconcelos, Maria Luísa Marilena Leite Paes Você percebeu que a ordenação não se dá pelo primeiro nome da pessoa, e sim pelo último sobrenome dela, que é deslocado para o início, após o qual devemos colocar uma vírgula e completar com o primeiro nome (aqui chamado de prenome) 16 de 226

17 e o segundo nome, e os demais, se houver. Dessa forma, a ordenação se dá pelo último sobrenome da pessoa, e não pelo primeiro nome dela como fazemos normalmente no Brasil. Não é à toa que as passagens aéreas são emitidas dessa forma ou a relação de autores na bibliografia de trabalhos acadêmicos exige essa forma de apresentação dos nomes. Ela é feita justamente para permitir a ordenação alfabética no padrão internacional. Em alguns casos, podemos nos deparar com pessoas que têm o mesmo sobrenome no final. Como proceder nessa situação? Nesse caso, considere o prenome, pois é o que vem logo após o último sobrenome quando levamos este último para o início. Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. Exemplo: Aníbal Teixeira Marilda Teixeira Paulo Teixeira Vítor Teixeira Arquivam-se: Teixeira, Aníbal Teixeira, Marilda Teixeira, Paulo Teixeira, Vítor Marilena Leite Paes Esta é a regra básica para ordenação de nomes. O problema é que existem algumas exceções, e são elas que o examinador aplica nas questões para tentar complicar a vida do candidato. É possível que você já tenha aplicado esta regra quando organizou autores em sua monografia ou em trabalhos da faculdade ou mesmo do ensino médio. Ocorre que, na maioria das faculdades e escolas, os professores só conhecem a primeira regra (quando conhecem) e não exigem as exceções. Vamos a elas, então, para não ter problemas em sua prova. 17 de 226

18 2ª Regra: Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Exemplo: Camilo Castelo Branco Paulo Monte Verde Heitor Villa-Lobos Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Paulo Villa-Lobos, Heitor Marilena Leite Paes Quando nos deparamos com sobrenomes compostos no final do nome da pessoa (formados por substantivo e adjetivo ou ligados por hífen), não devemos separar as palavras que formam esse sobrenome, pois a regra é levar o último sobrenome para o início, e não a última palavra. No primeiro exemplo apresentado, o último sobrenome da pessoa é Castelo Branco, e não Branco, e por isso não se deve levar só a última palavra para o início ( Branco, Camilo Castelo estaria errado). Você percebeu que, na prática, continuamos com a mesma lógica da primeira regra, ou seja, ainda estamos organizando pelo último sobrenome da pessoa. 3ª Regra: Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes formados por um adjetivo ou substantivo. Exemplo: Waldemar Santa Rita Luciano Santo Cristo Carlos São Paulo Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar Santo Cristo, Luciano São Paulo, Carlos Vasconcelos, Maria Luísa Marilena Leite Paes 18 de 226

19 Esta regra também não trouxe novidades, já que sobrenomes de Santos não deixam de ser compostos por substantivo e adjetivo (Santa Clara, Santa Cruz, Santa Fé...) e, por isso, seguem a mesma regra anterior. 4ª Regra: As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. Exemplo: J. Vieira Jonas Vieira José Vieira Arquivam-se: Vieira, J. Vieira, Jonas Vieira, José Marilena Leite Paes Esta regra é aplicada quando, no arquivamento, o primeiro nome foi abreviado e não se sabe qual é o primeiro nome da pessoa. Você já deve ter percebido que não se deve abreviar o último sobrenome, mas os outros podem ser abreviados, se houver necessidade (o mais comum é abreviar o sobrenome do meio). Agora você sabe por que não se deve abreviar o último sobrenome: porque é ele que será utilizado para a ordenação. Quando o primeiro nome está abreviado, coloque-o no início da letra a que está vinculado, como a regra sugere. 5ª Regra: Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, não são considerados (ver também regra nº 9). Exemplo: Pedro de Almeida Ricardo d Andrade Lúcia da Câmara Arnaldo do Couto Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d Câmara, Lúcia da Couto, Arnaldo do Marilena Leite Paes 19 de 226

20 Esse é um caso muito comum no Brasil. Os sobrenomes Silva, Costa, Araújo, Oliveira e outros normalmente aparecem antecedidos pelas palavras de, da, do ou dos. Quando levamos o último sobrenome para o início, a preposição não é considerada, da mesma forma que a conjunção e, como no caso do nome José Pereira e Sousa, que deve ser ordenado como Sousa, José Pereira e. 6ª Regra: Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Exemplo: Antonio Almeida Filho Paulo Ribeiro Júnior Joaquim Vasconcelos Sobrinho Henrique Viana Neto Arquivam-se: Almeida Filho, Antonio Ribeiro Júnior, Paulo Vasconcelos Sobrinho, Joaquim Viana Neto, Henrique Marilena Leite Paes Aqui temos uma regra para tratar de sobrenomes de parentesco, ou seja, casos em que a pessoa tem, ao final de seu nome, um sobrenome que indica que herdou o nome completo do pai, do tio ou do avô. Você certamente conhece alguém com um sobrenome assim. Nesse caso, o sobrenome de parentesco deve ir para o início acompanhado do sobrenome anterior, como nos exemplos apresentados. Isso acontece porque, formalmente, a pessoa deve ser tratada pelo sobrenome anterior, e não pelo sobrenome de parentesco (não existe senhor Júnior, e sim senhor Moreira Júnior, por exemplo). O sobrenome de parentesco, de acordo com as regras, não deve ser considerado quando os nomes são ordenados, ou seja, no caso do nome Viana Neto, Henrique, após o Viana, consideramos diretamente o nome Henrique, pulando o sobrenome de parentesco Neto, que deve ser ignorado na alfabetação. Ele só será considerado em casos em que o nome completo é rigorosamente igual, como destaca Marilena Leite Paes: 20 de 226

21 Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção. Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho Jorge de Abreu Neto Jorge de Abreu Filho Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge de Abreu Neto, Jorge de Abreu Sobrinho, Jorge de Marilena Leite Paes 7ª Regra: Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses. Exemplo: Ministro Milton Campos Professor André Ferreira General Paulo Pereira Dr. Pedro Teixeira Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro) Ferreira, André (Professor) Pereira, Paulo (General) Teixeira, Pedro (Dr.) Marilena Leite Paes Quando a autora afirma que os títulos não são considerados, ela está se referindo ao fato de que eles são deslocados para o final, entre parênteses. Uma questão muito comum, como você verá na coletânea ao final desta aula, é dizer que os títulos SÃO considerados na alfabetação. Ou seja, o examinador simplesmente exclui a palavra NÃO da bibliografia para tornar a questão incorreta. 21 de 226

22 8ª Regra: Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de espanhóis e orientais (ver regras nº 10 e 11). Exemplo: Georges Aubert Winston Churchill Paul Müller Jorge Schmidt Arquivam-se: Aubert, Georges Churchill, Winston Müller, Paul Schmidt, Jorge Marilena Leite Paes Você deve ter reparado que a regra para nomes estrangeiros é a mesma regra geral aplicada aos brasileiros, não? O problema é que existem exceções, e essas exceções é que são inseridas nas questões para tentar complicar a vida do candidato. Vamos a elas, então! 9ª Regra: As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do último sobrenome quando escritas com letra maiúscula. Exemplo: Giulio di Capri Esteban De Penedo Charles Du Pont John Mac Adam Gordon O Brien Arquivam-se: Capri, Giulio di De Penedo, Esteban Du Pont, Charles Mac Adam, John O Brien, Gordon Marilena Leite Paes 22 de 226

23 No caso de sobrenomes estrangeiros, é comum que haja uma partícula antecedendo o último sobrenome. O correto é considerar essa partícula quando for escrita com letra maiúscula, pois, nesse caso, essa partícula faz parte do último sobrenome. Isso é muito comum em sobrenomes italianos (Da Vinci, Di Caprio, Di Rossi...), holandeses (Van Gogh, Van Basten, Van Persie), irlandeses (O Brian, O Neill), escoceses (Mc Donalds, Mc Lane, Mc Cartney) e outros. Quando essa partícula é minúscula, ela não faz parte do último sobrenome e, por isso, não deve ser considerada. 10ª Regra: Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai. Exemplo: Jose de Oviedo Y Baños Francisco de Pina de Mello Angel del Arco y Molinero Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel Oviedo Y Baños, Jose de Pina de Mello, Francisco de Marilena Leite Paes A autora cita os nomes espanhóis, mas, na prática, a regra vale para qualquer país que fale espanhol, ou seja, países hispânicos. Nesse caso, os nomes são ordenados pelo penúltimo sobrenome, e não pelo último, como manda a regra geral. Isso ocorre porque, na tradição espanhola, o sobrenome paterno vem antes do materno, e, na prática, as pessoas são tratadas pelo penúltimo sobrenome, que representa a família. Lionel Andres Messi Cuccinatti é conhecido como Messi, Diego Armando Maradona Franco é conhecido como Maradona, e assim por diante. 23 de 226

24 11ª Regra: Os nomes orientais japoneses, chineses e árabes são registrados como se apresentam. Exemplo: Al Ben-Hur Li Yutang Arquivam-se: Al Ben-Hur Li Yutang Marilena Leite Paes No caso de nomes orientais e árabes, a regra determina que eles não devem sofrer qualquer alteração. Isso ocorre porque, na tradição oriental, o sobrenome da pessoa vem no início do nome dela. É isso mesmo: no início. No caso de Mao Tsé Tung, por exemplo, o sobrenome é Mao, e já está no início, o que significa que o nome não precisa ser alterado para que possa ser ordenado alfabeticamente. 12ª Regra: Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome. Exemplo: Embratel Álvaro Ramos & Cia. Fundação Getúlio Vargas A Colegial The Library of Congress Companhia Progresso Guanabara Barbosa Santos Ltda. Arquivam-se: Álvaro Ramos & Cia. Barbosa Santos Ltda. Colegial (A) Companhia Progresso Guanabara Embratel Fundação Getúlio Vargas Library of Congress (The) Marilena Leite Paes 24 de 226

25 Para nomes de empresas, basta que o artigo inicial seja deslocado para o final e colocado entre parênteses. Se não houver artigo no início, não precisa ser feita nenhuma alteração, bastando que o nome seja organizado como se apresenta. Você observou que há um exemplo em inglês na bibliografia, o que faz com que surjam exemplos nessa língua nas provas. 13ª Regra: Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. Exemplo: II Conferência de Pintura Moderna Quinto Congresso de Geografia 3º Congresso de Geologia Arquivam-se: Conferência de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3º) Marilena Leite Paes Nos nomes de eventos, basta que o numeral do início seja deslocado para o final, entre parênteses. Se não houver numeral no início, não é necessária qualquer alteração. Qualquer questão sobre ordenação alfabética deve ser resolvida utilizando-se as regras de alfabetação, mesmo que a questão não coloque essa informação no enunciado. É um assunto bastante frequente nas provas e que leva muitos candidatos a errar questões que, a princípio, julgavam extremamente fáceis. 25 de 226

26 Método geográfico Outra maneira de organizar os documentos no arquivo é separá-los por local ou procedência, ou seja, por cidade, estado ou país. Nesse caso, o método utilizado é chamado de geográfico. Para o método geográfico, não existem regras internacionais como no alfabético, mas, em sua obra, Marilena Leite Paes sugere algumas regras para facilitar a busca dos documentos ordenados por esse método, e essas regras viram obrigatoriedade nas questões. Vamos a elas, então! Ordenação por cidade Quando o elemento de identificação é a cidade e não o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabética por cidades, não havendo destaque para as capitais. Exemplo: Campos (Rio de Janeiro) Itacoatiara (Amazonas) Lorena (São Paulo) Manaus (Amazonas) Rio de Janeiro (Rio de Janeiro) São Paulo (São Paulo) É imprescindível que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados. Marilena Leite Paes Quando os documentos são ordenados por cidade, a autora sugere que simplesmente a ordenação seja feita de forma alfabética, a partir dos nomes das cidades. O detalhe a mais é que, ao final de cada cidade, o estado deve ser destacado entre parênteses Ordenação por estado Quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais. 26 de 226

27 Exemplo: Pasta do estado do Amazonas Manaus Itacoatiara Pasta do estado do Rio de Janeiro Rio de Janeiro Campos Pasta do estado de São Paulo São Paulo Lorena Nesse caso há necessidade de se utilizar guias divisórias com notações indicativas dos nomes dos estados. Marilena Leite Paes Quando os documentos são ordenados por estado, a autora sugere que os estados sejam ordenados alfabeticamente (no exemplo citado acima, primeiro veio o estado de Amazonas, depois Rio de Janeiro e depois São Paulo). Dentro de cada estado, a regra é começar pela capital, independentemente da ordem alfabética, e depois ordenar as demais cidades alfabeticamente, após a capital. A vantagem é que a capital, por ser a mais utilizada, estará mais acessível Ordenação por país Quando se trata de correspondência com outros países, alfabeta-se em primeiro lugar o país. A primeira cidade dentro de cada país será a capital, seguida das demais cidades, ordenadas alfabeticamente. Exemplo: Pasta da França Paris Lyon Pasta de Portugal Lisboa Coimbra Porto Marilena Leite Paes 27 de 226

28 Quando os documentos são ordenados por país, a autora sugere a mesma regra aplicada aos estados, ou seja, que os países sejam ordenados alfabeticamente (no exemplo citado acima, primeiro veio a pasta da França e depois a pasta de Portugal). Dentro de cada país, a regra é começar pela capital, independentemente da ordem alfabética, e depois ordenar as demais cidades alfabeticamente, após a capital. O mais comum, nos casos de questões práticas que sugerem a ordenação de locais, é a ordenação por estado. A ordenação por cidade é menos frequente e a ordenação por país é quase inexistente, como você poderá confirmar na coletânea de questões ao final desta unidade Método numérico Como o nome sugere, o método numérico é aquele em que os documentos são ordenados por número. A bibliografia adotada na elaboração de questões de provas sugere três subdivisões para o método numérico, que são: numérico simples, numérico cronológico e numérico dígito-terminal Numérico simples O método numérico simples constitui-se na atribuição de um número a cada correspondente ou cliente pessoa física ou jurídica, obedecendo-se à ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética. Exemplo: 1. Paulo de Castro 2. Walter Rodrigues 3. Luiz Carlos Ribeiro 4. Banco Nacional 5. Oswaldo Peixoto Marilena Leite Paes 28 de 226

29 Como o próprio nome indica, o método numérico simples é bastante simples: basta numerar os documentos sequencialmente e ordená-los pelo número que receberam. É isso mesmo. Não é à toa que o nome do método é numérico simples. É bastante utilizado, por exemplo, para a ordenação de pastas de funcionários, clientes, fornecedores e outras situações em que, para cada pessoa, é atribuído um número, como por exemplo o número de matrícula ou cadastro. No caso de vagar uma pasta no arquivo, o número pode ser utilizado para um novo documento. É importante que haja um índice que possa ser utilizado para identificar o número sob o qual o nome procurado foi arquivado (veremos esse detalhe quando falarmos em métodos diretos e indiretos) Numérico cronológico Neste método, além da ordem numérica, tem-se de observar a data. Esta modalidade é adotada em quase todas as repartições públicas. Marilena Leite Paes O método numérico cronológico é aquele em que trabalhamos com data. A autora sugere que pode ser utilizado combinado com o número do documento, porque é comum nos órgãos públicos documentos com um número de identificação, acrescido de seu ano, como por exemplo: Processo 127/2015, em que 2015 é o ano do processo. Na prática, no entanto, é bastante comum que a ordenação considere apenas a data (dia, mês ou ano), o que não deixa de configurar, até com mais propriedade, este método Numérico dígito-terminal Este método surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros de arquivamento de grandes volumes de documentos, cujo elemento principal de identificação é o número. Os documentos são numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números, dispostos em grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando pares. 29 de 226

30 Decompondo-se o número , tem-se os seguintes grupos: O arquivamento dos documentos é feito considerando-se em primeiro lugar os dois últimos algarismos, seguindo-se os dois anteriores, se os dois últimos forem iguais, e assim sucessivamente. Quando restar apenas um dígito no primeiro grupo, ele deve ser completado com o número 0. Exemplo: > Marilena Leite Paes Este método é adotado quando há documentos com muitos algarismos, em que a ordenação se torna trabalhosa e muito sujeita a erros de arquivamento. Na prática, os números são dispostos em grupos de dois algarismos, lidos da direita para a esquerda, formando pares, e depois o arquivamento é feito pelos dois últimos algarismos. Não entendeu? Vamos a um exemplo prático: Se você tivesse que ordenar os números a seguir: Observe que os números já estão ordenados de forma crescente (como acontece no método numérico simples). Ao utilizarmos o método dígito-terminal, em primeiro momento, temos de separar os algarismos em grupos de dois algarismos, lidos da direita para a esquerda, completando o último grupo (que no caso estará no início do número) com 0, se sobrar apenas um algarismo. Os números apresentados ficariam assim: de 226

31 Após a separação em grupos de dois algarismos, a ordenação é feita considerando-se o último grupo de dois algarismos. Se estes forem iguais, considera-se os dois anteriores e assim por diante. A ordenação no exemplo em questão ficaria assim: 1º) º) º) º) º) Em questões envolvendo ordenação de números utilizando-se o método dígito- -terminal, sempre aparecerão documentos terminados nos mesmos dígitos, o que exigirá lembrar que deve-se considerar os dois anteriores. A utilização do método dígito-terminal é aconselhada quando trabalhamos com documentos com número de identificação contendo muitos algarismos. Na sua obra, Marilena Leite Paes apresenta exemplos em que os números são compostos por 6 algarismos, o que resulta na separação em três grupos. Por isso, normalmente as questões de prova apresentam números com essa quantidade de algarismos Método ideográfico O método ideográfico é aquele em que os documentos são ordenados por assunto. É muito utilizado nas instituições e até no nosso arquivo pessoal. É bem provável que você organize seu material de estudo por matérias ou disciplinas. Nesse caso, podemos afirmar que você está utilizando este método de arquivamento. Como os documentos são ordenados por assunto ou tema, também encontramos na bibliografia arquivística este método chamado de método temático ou simplesmente método por assunto. Portanto, considere as três formas como corretas. 31 de 226

32 Marilena Leite Paes (mais uma vez ela) faz a seguinte observação a respeito da ordenação de documentos por assunto: O método de arquivamento por assunto não é, porém, de fácil aplicação, pois depende da interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das atividades institucionais. Marilena Leite Paes O que a autora destaca é que, na ordenação por assunto, o responsável pelo arquivamento terá que ler o documento, interpretá-lo e identificar seu assunto, o que exige conhecimentos acerca dos assuntos tratados no documento e um amplo conhecimento das atividades realizadas pela instituição. Não é, portanto, um método de fácil aplicação. Outro detalhe a ser observado a respeito do método de arquivamento por assunto é que, uma vez criadas as pastas de cada assunto, é importante que elas sejam ordenadas de forma que permitam a localização do assunto desejado. Nesse caso, podemos utilizar a ordenação alfabética ou numérica para os assuntos Método ideográfico alfabético Neste caso, as pastas dos assuntos são ordenadas alfabeticamente dentro do arquivo. Parece simples, não? Só que aqui a bibliografia sugere duas formas diferentes de ordenação alfabética: aquela em que os assuntos são ordenados em um único nível, e aquela em que os assuntos são ordenados em diversos níveis hierarquizados. Complicou? Não se desespere. Não é tão complicado quanto parece. 32 de 226

33 Método dicionário No método dicionário, os assuntos são ordenados simplesmente em ordem alfabética, como apresentado no esquema a seguir: Aposentadoria Cirurgias Diárias Empréstimos Férias Financiamentos Licenças Transferências Viagens Você observou que, no exemplo apresentado, os assuntos estão rigorosamente em ordem alfabética, sem a separação por área, o que caracteriza a classificação ou ordenação em um único nível. Essa forma de ordenação de assuntos caracteriza o método dicionário. Ele é chamado dessa forma porque é assim que as palavras são ordenadas no dicionário Método enciclopédico Após ser apresentado ao método dicionário, sua dúvida passa a ser: como seria a ordenação em vários níveis hierarquizados? Essa forma de ordenação dos assuntos vai caracterizar o método enciclopédico. Neste método, os assuntos são distribuídos por áreas, ordenadas alfabeticamente, que por sua vez são subdivididas em assuntos mais específicos, criando-se, assim, o segundo nível de ordenação, e outros níveis, se for necessário. Cada nível será sempre apresentado em ordem alfabética. 33 de 226

34 Ficou difícil de entender? Fica mais fácil quando buscamos um exemplo prático. Os mesmos assuntos apresentados anteriormente ficariam assim distribuídos: FINANÇAS Empréstimos Financiamentos Bancários Rurais PESSOAL Aposentadoria Diárias Férias Licenças Maternidade Paternidade Transferências SAÚDE Cirurgias Exames Exames de sangue Exames de urina Você pode observar que os assuntos foram distribuídos em três níveis hierarquizados (poderíamos criar novos níveis, se necessário). Todos os níveis estão ordenados alfabeticamente. Os documentos relativos à licença-maternidade serão arquivados na pasta de PESSOAL, na subpasta Licenças e na subdivisão Licença- -maternidade. Se você achou complicado, é só lembrar como você organiza as pastas no seu computador. Percebeu? O Windows Explorer utiliza esse mesmo es- 34 de 226

35 quema para ordenar as pastas. É o chamado método enciclopédico. Ele tem esse nome porque, nas enciclopédias, os volumes são organizados por área e, em cada volume, os assuntos são ordenados alfabeticamente. O método dicionário apresenta os assuntos ordenados alfabeticamente em um único nível (sem subdivisões) e o método enciclopédico apresenta os assuntos ordenados alfabeticamente em diferentes níveis hierarquizados. Ambos estão inseridos no método ideográfico, temático ou método de arquivamento por assunto Método ideográfico numérico Em um primeiro momento, parece óbvio que os assuntos sejam ordenados alfabeticamente. Ocorre que também podemos organizá-los por número, e eu diria que essa ordenação é até mais utilizada nas instituições. Parece estranho? Não é tão complicado. Nesse caso, os assuntos são codificados e a ordenação é feita por meio dos códigos de assunto. É a mesma forma que os assuntos são distribuídos, por exemplo, no edital do concurso. Imagine o exemplo a seguir: 1. PORTUGUÊS 1.1. Interpretação de texto 1.2. Gramática Classes de palavras Substantivo Adjetivo 35 de 226

36 Verbo Preposição 2. INFORMÁTICA 2.1. Hardware 2.2. Software 3. ARQUIVOLOGIA 3.1. Conceitos Básicos 3.2. Ciclo vital dos documentos Valor dos documentos Arquivo corrente Arquivo intermediário Arquivo permanente Tabela de temporalidade Perceba que os assuntos estão distribuídos de forma hierarquizada, como no método enciclopédico que vimos há pouco, mas nesse caso não são ordenados de forma alfabética, e sim pelos números que receberam, que representam seus respectivos códigos. Sua dúvida agora é: como esta forma será aplicada aos documentos dentro do arquivo? Vamos analisar o passo a passo desta operação: 1) Codificação dos assuntos da instituição, criando o plano de classificação; 2) Anotação dos códigos de classificação nos documentos; 3) Ordenação do arquivo pelos códigos de classificação. O primeiro passo seria levantar todos os assuntos trabalhados na instituição, criando um esquema hierarquizado em que cada assunto receberá um código. Para essa atividade, é imprescindível que o responsável conheça bastante a estrutura e 36 de 226

37 as atividades desenvolvidas pelo órgão, pois deverá abordar todas as atividades de forma detalhada. Esse levantamento resultará na criação do Plano de classificação da instituição. Se tiver curiosidade, pesquise no Google o termo plano de classificação e você terá como resultado exemplos de planos de diversos órgãos diferentes. Vamos imaginar um plano de classificação bem resumido para entender como ele funciona. 1. PESSOAL 1.1. Cadastro Admissão Férias Diárias 1.2. Treinamento Estágios Cursos 2. FINANÇAS 2.1. Empréstimos Rurais Bancários 2.2. Financiamentos Imobiliários Comerciais 3. INFORMÁTICA 3.1. Redes 3.2. Sistemas Observe que a lógica é a mesma do método enciclopédico. A diferença é que aqui cada assunto recebe um código. Cada instituição desenvolverá seu próprio plano de classificação, pois os assuntos e as atividades variam de órgão para órgão. 37 de 226

38 O segundo passo é anotar, em cada documento que ingressa na instituição (seja documento produzido ou recebido), o seu código de assunto. Essa codificação é realizada, normalmente, no setor de protocolo, na atividade de classificação (separação por assunto ou por área). Veja que o plano de classificação auxilia o protocolo a identificar a área para a qual o documento será entregue. No nosso exemplo, todo documento cujo código inicie com 1 será encaminhado à área de pessoal, documentos cujo código comece com 2 será encaminhado à área financeira e que comecem com o código 3, para a área de informática. Anotação do código no documento Em um último momento, o arquivo será ordenado pelos códigos de classificação. Nesse momento, observa-se o código anotado na primeira página do documento (ou capa, em se tratando de processo), que identificará a pasta ou o local em que o documento será arquivado. 38 de 226

39 Organização do arquivo por código Em resumo: cria-se o plano de classificação com os códigos, anota-se o código em cada documento quando de sua entrada e, finalmente, organiza-se o arquivo pelos códigos de classificação. Para não ficar só nisso, este método ainda pode ser subdivido em dois métodos distintos: decimal e duplex Método ideográfico numérico decimal Neste método, os assuntos são distribuídos em, no máximo, 10 áreas. Cada área, por sua vez, terá, no máximo, 10 subdivisões, e isso se repete em cada nível criado. É por isso que o método é chamado de decimal. É o método utilizado nas bibliotecas, por exemplo. Pode parecer estranho, mas a biblioteca é organizada em 10 áreas, a partir de um plano de classificação que a biblioteconomia chama de CDU (Classificação Decimal Universal). Não acredita? Pois bem, a CDU divide todo o conhecimento humano em 10 áreas, codificadas de 0 a 9: 39 de 226

40 0 Generalidades 1 Filosofia 2 Religião 3 Ciências Sociais 4 Classe vaga 5 Matemática e ciências naturais 6 Ciências aplicadas. Medicina. Tecnologia 7 Arte. Lazer. Jogos. Esportes 8 Linguagem. Linguística. Literatura 9 Geografia. História A partir dessas áreas, temos todos os assuntos devidamente codificados em níveis hierarquizados, sendo que cada nível criado é identificado por apenas um algarismo (de 0 a 9), o que limita cada nível a 10 opções. No final, podemos ter infinitos assuntos e infinitos códigos, mas cada nível criado terá sempre 10 opções. Por exemplo, a classe 3, de Ciências Sociais, pode ser subdividida de 30 a 39. No caso, 34 identifica a área de Direito. Portanto, todo código relacionado à área de Direito começa com 34. A área 34 pode ser subdividida, adivinhe, em no máximo 10 subclasses: 340 a 349 (Direito Civil, por exemplo, está no código 347). A cada três algarismos, é colocado um ponto para facilitar a leitura. Assim, podemos ter um livro classificado no código Esse livro trata do assunto 3 (Ciências Sociais), 34 (Direito), 347 (Direito Civil) e assim por diante. Veja que toda a biblioteca é organizada dessa forma, e cada livro tem seu código de assunto anotado em sua lombada, de modo que, no momento em que os livros são separados para guarda, basta olhar esses códigos e guardar nos locais corretos. Essa forma de ordenação facilita consideravelmente a vida dos funcionários do arquivo, pois não há necessidade de ler os documentos para poder guardá-los. 40 de 226

41 Só para efeito de exemplo, no TJDFT adotamos esta metodologia para a ordenação de nossa documentação, incluindo os processos judiciais. Um processo referente a homicídio, por exemplo, é classificado no código 211.1, a partir de nosso plano de classificação. 2. Criminal 21. Crimes contra a pessoa 211. Crimes contra a vida Homicídio Suicídio Aborto Infanticídio... Não se desespere, não há necessidade de decorar os códigos de cada assunto, até porque, na Arquivologia, ao contrário da Biblioteconomia, cada instituição cria seu próprio plano de classificação. O importante é conhecer a metodologia Método ideográfico numérico duplex Funciona da mesma forma que o método decimal, ou seja, os assuntos são codificados e ordenados hierarquicamente, só que, nesse caso, não há a limitação de 10 áreas por nível. Assim, os códigos devem ser criados colocando-se um traço para identificar o nível. Se adotássemos este método no TJDFT, para o mesmo exemplo anterior, teríamos: 2 Criminal 2-1 Crimes contra a pessoa Crimes contra a vida Homicídio Suicídio Aborto Infanticídio 41 de 226

42 Parece a mesma coisa? A diferença é que poderíamos, nesse caso, chegar a códigos de assunto mais ou menos assim: , por exemplo. Observe que, em alguns níveis, temos códigos que ultrapassam o limite de 10, imposto no método decimal, em que cada nível será representado por apenas um código (de 0 a 9). O traço se torna necessário para podermos identificar cada nível. Enfim, o método ideográfico é bastante interessante e muito utilizado nas instituições e devem-se observar todos esses detalhes para que ele possa ser aplicado com eficiência Sistemas de arquivamento Todos esses métodos vistos até agora podem ser classificados em dois sistemas: diretos ou indiretos. Essa classificação está relacionada à forma como se busca os documentos no arquivo, de forma direta ou indireta. Como assim? Bem, vamos à explicação Sistema direto Sistemas diretos são aqueles que não exigem a adoção de um índice auxiliar para localizar os documentos no arquivo, ou seja, a busca é feita diretamente no local em que ele está arquivado. Fazem parte deste sistema os métodos alfabético, geográfico e ideográficos alfabéticos (tanto o dicionário quanto o enciclopédico). Não entendeu? Talvez seja mais fácil entender se você verificar o que são os métodos indiretos. 42 de 226

43 Sistema indireto Sistemas indiretos são aqueles que, para buscar o documento no arquivo, há a necessidade de se consultar um índice alfabético que remeta ao número em que o documento está arquivado. São classificados neste sistema os métodos numérico simples, numérico cronológico, numérico dígito-terminal e os métodos ideográficos numéricos (tanto o decimal quanto o duplex). Todos os métodos que trabalham com letra (alfabético, geográfico e ideográficos alfabéticos) são considerados diretos, e todos os métodos que, de alguma forma, trabalham com números são classificados como indiretos. A grande maioria das questões envolvendo o assunto não exige a interpretação do que é método direto ou indireto, apenas cobra exemplos de cada sistema. Já sabemos que os métodos alfabéticos são diretos e os métodos numéricos são indiretos. Agora é importante entender o porquê dessa classificação. Vamos a exemplos práticos, então. Imagine que você tenha que resolver algum assunto em um órgão público, Detran, INSS, TRE, ou em uma empresa privada qualquer, seja a academia que você frequenta, uma escola em que você já estudou, o hospital onde você costuma ser atendido etc. Você é capaz de dizer, neste momento, o número da sua carteira de habilitação, seu número de PIS/PASEP, o número do seu título de eleitor, seu número de matrícula na academia, seu número de matrícula em todas as escolas em que você já estudou, o número do seu prontuário nos hospitais em que você já foi atendido? Se a resposta é sim, você não é deste mundo... Brincadeiras à parte, não se pode esperar que o usuário que chega ao arquivo em busca de informações saiba o número do documento que ele procura. Pode até acontecer, mas não é comum. O mais natural é que o usuário forneça apenas o seu nome, e o profissional do arquivo terá de buscar o documento a partir dessa informação. 43 de 226

44 Se o arquivo está organizado por nome, problema resolvido. O nome que o usuário informou é o suficiente para ir diretamente em busca do documento, por isso chamamos de métodos diretos. Ora, se o seu chefe solicita que você busque a pasta do Sr. José Pereira Tavares, você já sabe que está na letra T, de Tavares, e vai diretamente até ela. Se ele solicita a pasta de Portugal, você vai diretamente na letra P e a localiza. Se a solicitação foi pela pasta de férias e os assuntos foram ordenados alfabeticamente, você vai até a letra F e localiza a pasta. Fácil, não? O problema é quando os documentos foram organizados por número ou por códigos numéricos. Quando você vai a uma biblioteca, por exemplo, você sabe o título do livro, autor ou assunto do livro que você deseja, mas provavelmente não sabe o código sob o qual ele está organizado na biblioteca. Para que o usuário busque o livro desejado na estante, é necessário a disponibilização de um sistema, no qual ele poderá pesquisar pelo nome do autor ou do livro e o sistema informará o código em que ele está arquivado. É, portanto, uma busca indireta, pois exige que passemos pelo índice antes de ir para o documento. Isso acontece em todas as situações em que a ordenação é feita por número. Analise, por exemplo, sua agenda telefônica. Provavelmente você não sabe de cor o número de todos os seus contatos (ou sabe?). É necessário, portanto, que você mantenha um índice (que é a sua agenda) para que você, após consultar esse índice, obtenha o número desejado e faça sua ligação. É um perfeito exemplo de um sistema indireto de busca pelo nome desejado. A busca na agenda é direta, mas se chega ao número desejado indiretamente. Viu só? Não é tão difícil. Esse índice pode ser tanto informatizado, que é o mais comum hoje em dia, como pode ser manual, por meio de listas impressas ou fichários, que eram mais comuns anos atrás. A desvantagem do sistema indireto é que a busca passa a depender desse índice, e quando o sistema está fora do ar não há como localizar qualquer documento. 44 de 226