Tutorial: criação de uma Ficha de Voluntário online

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1 Tutorial: criação de uma Ficha de Voluntário online A pedido da Coordenação Nacional, o grupo de Coordenação Distrital de Coimbra elaborou este pequeno tutorial que ensina como criar um formulário online que permita um preenchimento mais fácil da ficha de voluntário evitando o preenchimento em Word, o posterior envio por e o preenchimento dos dados por um membro da Coordenação. Com esta forma de preenchimento as informações de cada voluntário são guardadas automaticamente sem a necessidade de delegar este trabalho a alguém. O serviço online que escolhemos para criar o formulário foi o disponibilizado pelo Google: Google Docs (Gdocs). Este serviço permite guardar vários tipos de documentos online, tais como documentos do Word, documentos do Excel, entre outros, e permite ainda partilhar os mesmos com outras pessoas. Outra vantagem é o facto de serem de utilização fácil e intuitiva. Conteúdo 1. Criar uma conta no Google O site Google Docs Criar um novo Formulário Partilhar os resultados do formulário/ficha de voluntário Criar uma conta no Google Para poder aceder a estes serviços do Google é necessário possuir uma conta associada ao Google. Esta conta vai permitir que os documentos que forem criados sejam associados à mesma e desta forma apenas o utilizador dono da conta pode aceder aos documentos que lhe pertencerem. Para o fazer pode seguir dois caminhos: a. Criar um do Gmail ou b. Associar uma conta de existente ao Google. a. Criar um do Gmail A forma mais simples de criar uma conta no Google é criar uma conta de no Gmail (serviço de fornecido pelo Google). Ao criar uma conta de no Gmail, essa conta fica imediatamente associada ao Google podendo com esta conta aceder a qualquer serviço disponibilizado pelo Google, como é o exemplo do Gdocs. Página 1 de 9

2 Para criar uma conta de no Gmail apenas é necessário dirigir-se à página do Gmail e clicar no botão Criar uma conta como é indicado na figura abaixo. Na página seguinte é-lhe apresentado um formulário que basta preencher para que lhe seja criada uma nova conta de (não se esqueça da sua password). Assim que criar a sua conta de do Gmail conseguirá facilmente aceder aos serviços que o Google disponibiliza. b. Associar uma conta de existente ao Google Caso já possua uma conta de fora do Gmail (Hotmail, Sapo, etc) e não pretender criar uma nova, então pode associar a sua conta de já existente ao Google. Para associar uma conta de existente ao Google, basta dirigir-se à página do e no canto superior direito clicar no link Entrar como é indicado na figura abaixo. Em seguida, ser-lhe-á apresentada a página mostrada na figura seguinte. Nesta página deverá clicar no link Crie uma conta agora, como está indicado na figura. Página 2 de 9

3 Na página que lhe é apresentada em seguida irá encontrar um formulário. O primeiro campo desse formulário O seu endereço de actual: é o local onde deverá inserir o endereço da conta de e- mail que pretende associar ao Google. Após o preenchimento de todo o formulário a sua conta do Google será criada e será associada ao que introduziu no formulário. Com o seu e- mail terá agora acesso a todos os serviços disponibilizados pelo Google. A password que é pedida no formulário tem a função de lhe permitir o acesso à sua conta do Google e é relacionada apenas com esta conta, pelo que não está relacionada com a password que usa para aceder à sua conta de O site Google Docs Após efectuar o login com a sua conta de (seja no Gmail com a sua conta de ou no Google com a sua conta de fora do Gmail) poderá dirigir-se a Neste site será onde irá aparecer a sua lista de documentos do Google Docs, como pode observar na figura seguinte. O Gdocs tem a vantagem de permitir criar directamente documentos no próprio Gdocs ou permitir ainda fazer o upload de documentos para o Gdocs que irão posteriormente aparecer na sua lista. 3. Criar um novo Formulário Para criar um novo formulário basta clicar no botão Novo e em seguida seleccionar Form, como é indicado na figura que se encontra abaixo. Página 3 de 9

4 Seguidamente, um novo separador irá surgir com o formulário a preencher. O formulário inicial irá ter o seguinte aspecto: Para que seja mais fácil explicar como deverá ser feito o preenchimento do formulário, iremos preenchê-lo para o grupo de Coordenação Concelhia da cidade fictícia Abcd. Em primeiro lugar deve ser preenchido o título do formulário. Para o preencher basta inserir o título pretendido no local indicado na figura seguinte. Página 4 de 9

5 O texto abaixo do título tem o objectivo de fornecer mais informações a quem vai iniciar o preenchimento do formulário. Neste caso é importante que pelo menos seja mencionada a última frase apresentada no exemplo: IMPORTANTE: Estes dados serão apenas utilizados no âmbito do Projecto Limpar Portugal e não serão transmitidos a terceiros sem autorização expressa dos seus titulares.. Após o preenchimento do título, inicia-se o preenchimento das perguntas da ficha de voluntário. Para criar estas perguntas convém ter ao lado uma ficha de voluntário para servir de exemplo. Pode até abrir uma página com a ficha de voluntário de Coimbra para saber que perguntas criar. Antes de começar a preencher a ficha pode inserir-se um cabeçalho de secção. Os cabeçalhos de secção fazem uma separação entre as diversas zonas do formulário como por exemplo a zona dos dados pessoais, a zona da disponibilidade para o projecto, etc. Para inserir um cabeçalho de secção deve clicar no botão Adicionar item e seleccionar no fundo do menu, em outra, Cabeçalho de secção exemplificado na figura abaixo. O cabeçalho irá ser adicionado debaixo das perguntas exemplo que já se encontram criadas por defeito. Página 5 de 9

6 O primeiro cabeçalho que surge no nosso formulário deverá ser o dos dados pessoais. Neste caso não será necessário adicionar uma descrição. Após o preenchimento deste cabeçalho, clique em Concluído para guardar este elemento do formulário. Uma vez que este elemento deverá aparecer imediatamente a seguir ao título pode arrasta-lo para cima seleccionando-o com o cursor. Página 6 de 9

7 O formulário deverá ficar com o aspecto indicado na figura acima. Uma vez que todos os formulários possuem já duas perguntas exemplo, podemos editar estas perguntas para que estas façam as perguntas que necessitamos. Para editar uma pergunta basta passar com o cursor por cima da pergunta e clicar no botão com uma imagem de um lápis como indica a figura seguinte. Em seguida são mostradas as opções da pergunta para que esta possa ser editada. Preenche-se então a primeira pergunta da nossa ficha. Uma vez que esta pergunta é de resposta obrigatória, então é necessário seleccionar a opção Tornar esta pergunta obrigatória como indica a figura acima. Caso pretenda inserir alguma informação para quem for responder pode fazê-lo no Texto de ajuda. Quanto tiver terminado a edição da pergunta basta clicar no botão Concluído e a pergunta será gravada. Pode fazer o mesmo para a pergunta dois para colocar o segundo campo da nossa ficha, a Freguesia. Sempre que pretender criar um novo campo basta clicar no botão Adicionar item, como foi indicado acima e seleccionar o tipo de campo que pretende inserir. Se pretender adicionar um item, cuja resposta vá ocupar mais do que uma linha de texto (por exemplo, um campo em que a resposta seja uma descrição ou uma lista de itens), então deverá seleccionar Texto de parágrafo. Se pretender adicionar uma pergunta cuja resposta seja uma escolha de entre vários itens então poderá adicionar um elemento de Escolha múltipla. Quando terminar a edição do formulário então deverá clicar no botão Guardar, caso este se encontre a cinzento significa que não é necessário guarda-lo uma vez que o Gdocs já o guardou automaticamente. A qualquer altura do preenchimento do seu formulário pode clicar no link que se encontra no fundo do formulário de forma a visualizar o aspecto do formulário até ao momento. Se quiser alterar o tema do formulário (o tema altera o aspecto visual do formulário) basta clicar no botão Tema que, se não alterou já o tema, indica que o tema seleccionado neste momento é o tema Plain. Ao clicar neste botão são-lhe apresentados alguns temas que pode escolher para o seu formulário. Após seleccionar o tema pretendido deve clicar em Guardar. Página 7 de 9

8 Quando concluir a edição do formulário e após ter guardado o mesmo pode fechar o separador ou a janela na qual o estava a editar. Voltando ao separador do Gdocs irá verificar que foi adicionado um novo documento do tipo Spreadsheet (Excel) na lista de documentos. Nesse documento será onde irão ser guardados automaticamente os dados que os voluntários forem inserindo. Em qualquer altura pode voltar a editar o formulário abrindo o Spreadsheet onde estão a ser guardadas as informações e clicando no botão Formulário e em seguida Editar formulário. O número que aparece no botão Formulário é o número de registos que já foram introduzidos. 4. Partilhar os resultados do formulário/ficha de voluntário Pode tornar-se útil partilhar as informações dos utilizadores com outros elementos da coordenação. Para partilhar o documento basta abrir o Spreadsheet onde estão a ser colocadas as informações dos voluntários e clicar no botão Partilhar e em seguida Convidar pessoas. Seguidamente é aberta uma janela onde pode inserir em Convidar o das pessoas a quem pretende dar acesso ao documento. Página 8 de 9

9 Como está indicado na figura acima pode definir se pretende que os outros utilizadores possam editar ou apenas visualizar o documento. Deve ter algum cuidado ao inserir os s uma vez que as informações que estão a ser partilhadas não devem ser vistas por pessoas fora do grupo de coordenação. Para que as pessoas com quem partilhou o documento possam ter acesso ao mesmo é necessário que tenham uma conta no Google. Se forem s do Gmail, já têm conta no Google, se for um de fora do Gmail (Hotmail, Sapo, etc.) têm de criar uma conta no Google como é explicado no ponto 1 deste documento. Outros serviços úteis disponibilizados pelo Google Google Groups Criação de listas de s às quais pode associar por exemplo os s dos elementos do grupo da coordenação onde se encontra inserido. Sempre que um for enviado para o endereço de da lista todos os inscritos o recebem. Página 9 de 9

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