PLANEJAMENTO OPERACIONAL - MARKETING E PRODUÇÃO MÓDULO 5 CONCEITOS DO PLANEJAMENTO OPERACIONAL
Índice 1. Conceitos do planejamento...3 1.1. Planejamento... 5 1.2. Conceituação de planejamento... 5 1.3. Tipos de planos operacionais... 7 1.3.1. Procedimentos... 7 2
1. CONCEITOS DO PLANEJAMENTO OPERACIONAL É de relevância ressaltar que os planos táticos representam uma tentativa da empresa de integrar o processo decisório e alinhá-lo à estratégia adotada para orientar o nível em suas tarefas e atividades, a fim de atingir os objetivos empresariais propostos. Para alcançar essa integração de esforços e plena identificação com a estratégia empresarial, os planos táticos precisam ser complementados por políticas que, por sua vez, são desenvolvidas nos três âmbitos (estratégico, tático e ), que são assim definidas: Tabela Tipos de políticas (desenvolvida pelo autor para facilitar entendimento) Fonte: CHIAVENATO, Idalberto. Administração: teoria, processo e prática. Rio de Janeiro: Campus/Elsevier, 2007, p. 174. Com a tabela abaixo, são apresentados tipos de planejamento, mostrando claramente as suas relações com os níveis institucional, intermediário e, e o planejamento correspondente, estratégico, tático e. Com essa síntese, poderá você, meu aluno, guiar-se com tranquilidade nesse mundo. Tabela Tipos de níveis de planejamento empresarial 3
F onte: CHIAVENATO, Idalberto. Administração: teoria, processo e prática. Rio de Janeiro: Campus/Elsevier, 2007, p. 166. Na condição de nível institucional, o envolvimento direto do planejamento estratégico requer o mapeamento ambiental (análise do ambiente interno e também a análise do ambiente externo) e avaliação das forças e fraquezas (análise SWOT) da empresa para a tomada das decisões estratégicas. É o momento em que se lidará com a incerteza e com a imprevisibilidade. Descendo para o nível intermediário, vamos encontrar o planejamento tático, que é a tradução e a interpretação das decisões estratégicas em planos mais detalhados no nível departamental. Nesse momento é que se verifica a articulação interna. Já entrando para o nível, que está ligado diretamente ao planejamento, vamos perceber o desdobramento dos planos táticos de cada departamento em planos operacionais para cada tarefa. É nesse instante que nos depararemos com maior certeza e regularidade nas ações. Para melhor visualização, a tabela abaixo mostra os níveis de planejamento em termos de divisão do trabalho dentro das organizações. Tabela Níveis de planejamento em termos de divisão do trabalho empresarial 4
Fonte: CHIAVENATO, Idalberto. Administração: teoria, processo e prática. Rio de Janeiro: Campus/Elsevier, 2007, p. 167. Com esse histórico, que permitirá uma noção clara dos momentos estratégicos, dos momentos táticos, passamos, a seguir, a mostrar o significado do planejamento, que nada mais é do que das ações ou planos de ações necessários para a sua implementação, complementando as necessidades dirigidas para o sucesso da organização, atingindo seus objetivos. 1.1. PLANEJAMENTO OPERACIONAL Considerando que o nível institucional das organizações opera com a incerteza advinda do ambiente no qual a empresa se insere, o nível intermediário procura minimizá-la, neutraliza-la e contemporizá-la para encaminhar ao nível os esquemas de tarefas e operações racionalizadas e submetidas a um processo reducionista típico de abordagem de sistema fechado. Então, o nível quase sempre trabalha dentro da lógica de sistema fechado, para que alcance regularidade e certeza no seu cotidiano e funcione com a máxima eficiência possível. Apesar de todas as pressões e contingências do ambiente externo, o nível precisa funcionar como um mecanismo de relojoaria, isto é, tecnologia e máquinas em operação, ritmo e cadência para alcançar produtividade, cuidados para evitar possíveis paralisações ou esperas e uma constante regularidade. Para tanto, o nível precisa de um tipo de planejamento o mais próximo possível de um sistema fechado às intempéries ambientais, a menos que estas sejam de tal porte e intensidade a ponto de provocar um profundo choque no funcionamento da empresa (Chiavenato, 2007, p. 177). 1.2. CONCEITUAÇÃO DE PLANEJAMENTO OPERACIONAL 5
A preocupação precípua do planejamento é basicamente com o que fazer e com como fazer no nível em que as tarefas são executadas. Refere-se especificamente às tarefas e operações realizadas no dia a dia focando o nível. Por meio do planejamento, os administradores visualizam e determinam ações futuras dentro do nível que melhor conduzam ao alcance dos objetivos da empresa e propostos pelo planejamento estratégico da organização. É caracterizado pelo detalhamento com o qual estabelece as tarefas e operações, pelo caráter imediatista que focaliza apenas o curto prazo e pela abrangência focal que aborda apenas uma tarefa ou operação. Conforme podemos verificar na figura abaixo, o planejamento pode ser visualizado como sistema: começa com os objetivos estabelecidos pelo planejamento tático, desenvolve planos e procedimentos detalhados e proporciona informação de retroação no sentido de propiciar meios e condições para otimizar e maximizar os resultados. O planejamento é composto de uma infinidade de planos operacionais que proliferam nas diversas áreas e funções da empresa: produção ou operações, finanças, mercadologia, recursos humanos, suprimentos, entre outras. Figura O planejamento como um sistema. Fonte: CHIAVENATO, Idalberto. Administração: teoria, processo e prática. Rio de Janeiro: Campus/Elsevier, 2007, p. 178. Importante também é salientar que cada plano pode consistir em muitos subplanos com diferentes graus de detalhamento. A figura acima demonstra como ocorre a disseminação dos planos estratégico, tático e, evidenciando notadamente as tarefas e planos que necessitam ser distribuídos ao longo dos departamentos para a 6
finalização do objetivo estratégico global. Na realidade, os planos operacionais cuidam da administração pela rotina de assegurar que todos executem as tarefas e operações de acordo com os procedimentos estabelecidos pela empresa, a fim de esta alcançar os seus objetivos. Portanto, os planos operacionais estão voltados, principalmente, para a eficiência (ênfase nos meios), uma vez que a eficácia (ênfase nos fins) é problema que envolve os níveis institucional e intermediário da organização. 1.3. TIPOS DE PLANOS OPERACIONAIS 1.3.1. Procedimentos Sistema de passos ou técnicas sequenciais que descreve como uma determinada tarefa ou atividade deve ser feita. Utilizado para detalhar várias atividades que devem ser executadas com o objetivo de completar um programa. Formam a sequência de passos ou de etapas que deve ser rigorosamente seguida para a execução dos planos. São séries de passos detalhados que indicam como cumprir uma tarefa ou alcançar um objetivo preestabelecido. Assim, os procedimentos são subplanos de planos maiores. Devido à sua natureza detalhada, costumam ser escritos e colocados à disposição dos que devem usá-los. Os procedimentos constituem guias para a ação e são mais específicos que as políticas. Em conjunto com outras formas de planejamento, procuram evitar a confusão por meio da direção, da coordenação e da articulação das operações de uma empresa. Ajudam a dirigir todas as atividades da empresa para objetivos comuns, a impor consistência ao longo da organização e através do tempo e buscam economias ao capacitarem a administração a evitar todos os custos de verificações recorrentes e a delegar autoridade a subordinados para tomarem decisões dentro dos limites impostos pela administração. Enquanto as políticas são guias para pensar e decidir, um procedimento refere-se aos métodos para executar as atividades. 7
Um método descreve o processo de executar um passo ou uma etapa do procedimento e pode ser considerado um plano de ação, mas, normalmente, é um subplano de um procedimento. Os procedimentos, em geral, são transformados em rotinas e expressos na forma de fluxogramas, que são gráficos que representam o fluxo ou a sequência de procedimentos ou de rotinas. Estas nada mais são do que procedimentos devidamente padronizados e formalizados. 8