Contas a Pagar - Política de Pagamentos a Fornecedores Setembro / 2013
Bem vindo ao sistema de consultas de pagamentos da TOTVS S/A. Aqui você encontrará informações sobre condições de pagamentos, bem como um resumo das políticas e procedimentos do processo de pagamento. 2
Departamento de Compras
Todas as compras na TOTVS, unidades e empresas do grupo devem ser realizadas e formalizadas através do Processo de Compras do CST (Centro de Serviços TOTVS) através do envio de uma Solicitação de Compras, para a aquisição de qualquer tipo de produto e/ou serviço. Não deverá ser realizadas compras diretas sem que passe pelo fluxo de aprovação e acompanhamento da equipe responsável. No caso de informações faltantes ou informações incorretas, a solicitação de compras é cancelada pelo departamento e o solicitante fica responsável pela criação de uma nova solicitação de compra. Todo processo de compra deverá passar por 3 cotações, seguindo um modelo padrão utilizado pela TOTVS. O prazo de cotação e condições de fornecimento será informado em cada tipo de compra. Após o recebimento das cotações será feita uma analise da melhor condição de pagamento considerando como premissa básica: preço, prazo de entrega, condições de pagamento, qualidade, entre outras. 4
Realizado a analise das 3 (três) cotações é enviado o Pedido de Compra ao fornecedor firmando a aquisição entre as partes. As compras urgentes são tratadas considerando o prazo do solicitante e analise da complexidade do mercado e fornecedor, para este tipo de solicitação deverá ser justificativa do Gestor da área. Na TOTVS os prazos médios de compras são: Produtos: 08 (oito) dias úteis; Serviços: 10 (dez) dias uteis; Urgentes: conforme prazo do solicitante. Nota: Todos os pedidos de compras passarão por alçada de aprovação conforme descrito em política, limitado a valores. 5
Departamento Gestão de Contratos
O Departamento Gestão de Contratos é responsável pelo cadastramento, manutenção e alteração dos contratos no sistema, bem como é responsável pela guarda física de toda a documentação que compõe cada contrato. Portanto todos os contratos com fornecedores e prestadores de serviços firmados pela TOTVS, unidades e empresas do grupo devem ser encaminhados ao Processo de Gestão de contratos (CST Matriz) para analise, cadastramento e as devidas medições mensais para o pagamento. Esta equipe tem a responsabilidade de acompanhar as medições dos contratos mensais bem como o acompanhamento de vigência contratual, reajustes, alterações em clausulas contratadas, encerramento e demais adequações necessárias. O processo inicia-se quando o contrato é entregue em Gestão de Contratos com a chancela do Jurídico, composto de Solicitação de Compra ou Pedido de Compra devidamente assinado pelo representante legal de acordo com estatuto ou contrato social da empresa, estes documentos deverão ser entregues junto à documentação para inicio da analise. 7
É realizado um check list pela área de Gestão de Contrato validando todas as informações contida nele, e neste momento também é definido quem será o aprovador Técnico deste contrato, esta definição é alinhada com o Gestor de cada área independente do valor do contrato. Os processos de pagamentos que não possuem um contrato e que não passou pela cotação de compras tratase de um processo de regularização e deverá ser encaminhado para equipe de Gestão de Contrato abrir o pedido e enviar para aprovação, após aprovação será encaminhando para escrituração e pagamento. Medição do contrato e pagamento Em caso de contrato a aprovação do Pedido de Compras é realizada apenas por 1 aprovador, chamado de aprovador técnico responsável pela aprovação do pagamento mensal. Mensalmente deverá ser encaminhado para equipe de Gestão de Contratos o documento fiscal (NF), mais o Formulário de Entrega de Nota com a informação de que o processo de pagamento trata-se de contrato. A equipe de Gestão de Contratos fica com as seguintes responsabilidades: emitir o Pedido de Compras, enviar para o aprovador técnico, acompanhar aprovação, e após aprovado envia para Equipe Fiscal escriturar documento e liberar para o Contas a Pagar. 8
Departamento Contas a Pagar
O processo de pagamento só deverá ser encaminhado ao Contas a Pagar após obtenção das devidas aprovações no Pedido de Compras e escrituração fiscal. A TOTVS realiza pagamentos aos nossos fornecedores diariamente. Os Bancos que temos relacionamento são: Itaú e Santander. Realizamos pagamentos através de dados bancários, DOC, TED, e boletos. É muito importante ressaltar que a TOTVS não realiza pagamentos a Factoring, e para depósitos bancários os dados cadastrais do beneficiário (fornecedor) precisam ser iguais ao da conta corrente depositaria, ou seja, Pessoa Jurídica, dados bancários de Pessoa Jurídica. Se tiver inconsistência o pagamento será consequentemente devolvido ou rejeitado pelo banco. Todas as notas fiscais que o fornecedor emitir contra a TOTVS deverá ser encaminhada ao departamento solicitante pela compra do produto ou serviço, pois eles deverão fazer a validação e enviar o processo para emissão de pedido. 10
Ao entrar em contato para consultar a data de pagamento e este não estiver agendado, o fornecedor deverá entrar em contato com o contratante TOTVS responsável pela compra do produto ou serviço para que o mesmo possa esclarecer qual o status da aprovação para o pagamento. Os documentos necessários para que o departamento de Contas a Pagar dê sequencia ao processo de pagamento são: Nota fiscal, Recibo ou Nota de Débito; Formulário de Entrega de Nota Fiscal; Pedido de Compra aprovado; Boleto bancário ou; Para crédito em conta corrente ao Fornecedor, no formulário deverá constar os dados bancários; Solicitação de Pagamento (quando não se tratar de um documento fiscal). 11
Prazo para pagamento Na TOTVS os pagamentos serão efetuados respeitando os prazos de vencimento de acordo com aprovação do pedido de compras. Vale ressaltar que o prazo para processamento de um pagamento é de no mínimo 72 horas do vencimento. Contas a Pagar: Validação do documento e pagamento: Três dias úteis Fiscal: Conferência, retenções fiscais e lançamento no sistema: Dois dias úteis Contratos: Emissão do pedido para aprovação do Workflow: Cinco dias úteis. 12
O Departamento de Contas a Pagar não receberá nenhum documento fiscal, pois deverão ser direcionados aos departamentos de Gestão de Contratos ou Compras. Pagamentos de faturas vencidas sem a negociação de vencimento, os juros e multas serão lançados para o Centro de Custo indicativo no Pedido de Compras ou na Solicitação de Pagamento. O Contas a Pagar possui dois Canais de Atendimento: Portal: http://suporte.totvs.com Telefone: (11) 4003-0015 Opção 4 13