Sistema de Solicitação de Pagamento de Fornecedores

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1 2014 Sistema de Solicitação Coordenação de Tecnologia da Informação e Comunicação FUNDEPAG 04/11/2014

2 Sumário 1- SPF Solicitação Acesso ao sistema: Ferramentas do sistema: Abertura de uma SPF Digitando uma SPF Copiando de um modelo já existente Movimentações de uma SPF

3 Emissão: 04/11/2014 Folha: 3 de SPF Solicitação. O sistema Solicitação SPF, tem como objetivo o controle dos lançamentos de títulos a pagar com alçada das aprovações. 1.1 Acesso ao sistema: O usuário pode acessar o sistema SPF de duas formas: através do Portal, ou via digitação do endereço eletrônico pelo navegador. Acesso via Portal : Clique em serviços e na sequencia em solicitação de pagamento. Acesso via endereço eletrônico: Digite o endereço eletrônico acima informado. Navegadores homologados: Dê preferência ao: Google Crome, ou FireFox.

4 Emissão: 04/11/2014 Folha: 4 de 15 O login e senha serão informados ao usuário pela. A solicitação de acesso deve ser direcionada à CRCI Coordenadoria de Relações Corporativas e Institucionais. Assim que cadastrado, o usuário receberá um conforme o modelo abaixo: No primeiro acesso será solicitada automaticamente a troca da senha.

5 Emissão: 04/11/2014 Folha: 5 de Ferramentas do sistema: Assim que identificado o usuário, dependendo do seu nível de acesso, apresentaremos um menu similar ao demonstrado abaixo: Se o usuário tiver acesso ao SPF, para geração de um pagamento basta clicar em Abertura SPF. Se a necessidade é a de visualizar, aprovar, cancelar, etc, basta clicar na opção SPF. Veja a imagem acima destacada em vermelho. Para maiores informações leia os itens 2 e 3 deste manual.

6 Emissão: 04/11/2014 Folha: 6 de Abertura de uma SPF. Este item detalhará todas as opções para a criação de uma SPF. 2.1 Digitando uma SPF. Para gerarmos uma SPF, basta clicar na opção do menu Abertura SPF. Havendo uma SPF gerada anteriormente e que possua características similares, o sistema permite a geração de uma nova. Exemplo: se você já pagou um fornecedor, para um centro de custo específico em um período passado e deseja realizar um novo pagamento, é possível a cópia, pois o sistema cria uma nova SPF com as mesmas informações, porém com um código diferente. Uma vez feito este procedimento, basta entrar na opção de alteração para atualizar o número da nota, vencimento, valor e os anexos. Detalhamento dos campos para a digitação de uma SPF: Instituto: representa o nome do instituto que o usuário possui acesso. Para selecionar, basta clicar na seta para baixo (que fica na frente do campo), que o sistema apresentará aqueles que estão disponíveis para as movimentações.

7 Emissão: 04/11/2014 Folha: 7 de 15 Centro: representa o nome do centro/área/divisão do instituto que o usuário possui acesso. Para selecionar, basta clicar na seta para baixo (que fica na frente do campo), que o sistema apresentará aqueles que estão disponíveis para as movimentações. Os contratos ou centros de custo que estarão disponíveis para o lançamento, tem base no instituto/centro selecionado. Outra característica que faculta, ou não a seleção do contrato é a permissão do usuário. Tipo: representa o tipo da movimentação no sistema. Atualmente manter sempre como SPF. Novos modelos serão lançados nas próximas versões no caso de haver esta necessidade. Pesquisa Fornecedor: é o campo para a seleção de quem será pago. O Fornecedor pode ser uma pessoa física, ou jurídica. Para que o sistema identifique o fornecedor, basta digitar a Razão Social/Nome (nome completo, ou parcial). Na sequencia, clique na lupa ao lado do campo de digitação, para a efetiva seleção. Uma vez identificado o fornecedor, basta selecioná-lo através do ícone em verde com um + no centro (conforme a imagem abaixo). Exemplo: Se você quiser que o sistema identifique o fornecedor João da Silva, basta digitar: João, ou Silva, ou João Silva, ou João da Silva, que o sistema identificará os cadastrados no sistema da. No caso do fornecedor não fazer parte do sistema, basta entrar em contato com a CPC Coordenadoria de Planejamento e Controle Econômico-Financeiro, para que a criação deste seja realizada. Uma vez selecionado o fornecedor, os campos (Código, Nome e DOC) serão preenchidos automaticamente. O código é referente a identificação do mesmo no sistema financeiro da. O nome é a Razão Social/Nome do fornecedor. O DOC é o CNPJ/CPF do fornecedor.

8 Emissão: 04/11/2014 Folha: 8 de 15 Visualize sempre se estão corretas as informações do fornecedor, para que o pagamento seja realizado para a empresa/pessoa correta. Em caso de acerto, solicite o apoio da CPC. Uma atenção especial deve ser dada para os fornecedores que se repetem no sistema para seleção. Isto ocorre para casos de pagamento em endereços diferentes, ou em algumas particularidades de CNPJ. Preste sempre muita atenção na seleção do fornecedor, pois poderão ser efetuados pagamentos errados. Em caso de dúvidas, entre em contato com a CPC. Tipo da conta: é o campo que identifica se o pagamento será executado em uma conta corrente, ou poupança, dependendo da forma de pagamento. Se a forma de pagamento é boleto, selecione sempre a opção Conta corrente. Para DOC/TED faça a escolha entre corrente, ou poupança. Documento fiscal: é o número da nota fiscal, cupom fiscal, ou numeração que identifique o pagamento. O documento fiscal é exclusivo por fornecedor, ou seja, não pode ser repetido para o mesmo fornecedor em pagamentos diferentes. Este é um cuidado especial que o usuário deve ter, pois se já houver uma nota/cupom/etc com a mesma numeração para o fornecedor selecionado, o sistema não conseguirá realizar a geração do novo pagamento na. No caso de pagamento para um mesmo fornecedor com vários recibos acumulados, basta colocar um código controlado pelo instituto que não se repita (na numeração da nota). Exemplo: um reembolso de despesa de uma viagem com vários comprovantes juntos, ao invés de gerar uma SPF para cada cupom fiscal, basta gerar um único com uma numeração de nota que não se repita para este fornecedor. Este caso é exclusivo para Solicitação de diária, ou reembolso de despesa. Todos os demais pagamentos devem ter uma SPF especifica, por nota, para que a nossa área financeira possa classificar os impostos e demais informações que são individuais por pagamento.

9 Emissão: 04/11/2014 Folha: 9 de 15 Nota fiscal, ou Cupom fiscal: Identifica o tipo do comprovante. No caso de ser uma solicitação de diária, ou reembolso de despesa, sempre selecione a opção Nota Fiscal. Data da emissão: deve ser a data em que a nota foi emitida. A data do vencimento não pode ser inferior a data da emissão. As datas das aprovações não podem ser menores do que a data da emissão. Série: identifica a série da nota fiscal. Se não houver digite sempre o número 1. UF: identifica a unidade federativa da emissão da nota fiscal. Nos casos de cupom fiscal, solicitação de viagem, ou reembolso de despesa, pode ser informado sempre como SP. Valor já com impostos: deve ser informado o valor total da nota/cupom já com os impostos. Histórico reduzido: deve ser digitado o que esta sendo pago, de forma que o registro seja claro nos relatórios oferecidos pela ao instituto (no relatório gerencial o conta corrente e relação de débitos). Como por exemplo:pagamento SPF nº.xxxxxx. Histórico: histórico completo para identificação no momento da aprovação, do que esta sendo pago. Produtos: Identificação dos produtos/serviços que estão sendo adquiridos, conforme imagem acima. Quanto mais detalhado melhor fica para a identificação dos aprovadores. O detalhamento é opcional, o registro deve ter pelo menos um produto. O valor não precisa bater com o valor total da nota, pois nesta incidem os impostos. Contrato e Valor do Rateio: No campo contrato deve ser informado o código correspondente ao centro de custo/contrato, que será debitado o valor informado no campo rateio. No campo rateio deve ser informado o valor total já com os impostos. Basta clicar no ícone + para que a informação seja incluída na SPF. Se houver a necessidade de informar outros contratos, basta executar a mesma operação quantas vezes forem necessárias, desde que os contratos sejam diferentes e que o montante do rateio bata com o valor total da nota (com impostos). Se ao digitar o contrato ele não for aceito, tres falhas podem estar impedindo a entrada: o usuário não tem permissão para o uso deste contrato; ele não pertence ao instituto/centro informado; ou no cadastro do contrato a opção que o habilita para o uso no sistema SPF, não foi informada para a. Na dúvida entre em contato com a CTIC Coordenadoria de Tecnologia da Informação e Comunicação. Forma de Pagamento: identifica se o fornecedor será pago através de um Boleto, DOC, ou TED. Uma vez aprovada a SPF (por qualquer nível de alçada), não será mais possível a alteração das informações. Portanto tenha certeza da seleção no momento da digitação da mesma.

10 Emissão: 04/11/2014 Folha: 10 de 15 Atentar para o limite em reais para emissão de um DOC, que é de R$ 749,99. Se selecionado indevidamente, será um limitador para a realização do efetivo pagamento. Linha digitável: corresponde ao código do boleto. Se for um DOC/TED, ou se ainda não haver o boleto, o conteúdo não precisa ser preenchido. Qtde. Parcelas: identifique a quantidade de parcelas em que o pagamento será realizado. Para cada parcela a proporção do rateio será utilizada no momento da contabilização. O valor máximo que deve ser utilizado é de 12 parcelas. O campo quantidade de parcelas tem relação direta com o preenchimento dos vencimentos e valor das parcelas. Vencimento e Valor das parcelas: Para inserir as parcelas clique no ícone +, e uma interface será apresentada para que seja informado o vencimento e valor da parcela, conforme imagem abaixo: O vencimento não pode ser inferior ao de 3 dias úteis a contar da data atual. Exemplo: Se a data atual é o dia 04/11/2014 o próximo vencimento válido é o dia 07/11/2014. A cada aprovação realizada pelos níveis de alçada, a validação do vencimento é realizada novamente. Justificativa: campo para informar aos próximos aprovadores a justificativa da despesa. Após a digitação dos campos, clique no botão gravar. O próximo passo após a gravação é o envio dos anexos:

11 Emissão: 04/11/2014 Folha: 11 de 15 O código da SPF é muito importante para o rastreamento e para as futuras identificações. Anote sempre que possível nos documentos relacionados. Um anexo pode ser a nota fiscal, cupom, o boleto, ou qualquer documento que faça referencia ao pagamento em questão. O pagamento será realizado pela, somente quando os documentos estiverem anexados na SPF, ou quando o original chegar via malote. Leia também Observação importante para o processamento do pagamento que está no final deste manual. De acordo com a imagem abaixo, selecione o arquivo no formato PDF, ou JPG através do botão escolher arquivo e para confirmar o anexo, clique no botão clique para enviar. 2.2 Copiando de um modelo já existente. Uma outra forma de gerar uma SPF é o mecanismo de cópia. A cópia é processo em que o sistema replica os dados de uma SPF já gerada (em qualquer status: pendente, cancelada, etc) em uma nova, para que o usuário possa no próximo passo, alterar as informações necessárias. Para executar este procedimento faça as seguintes operações:

12 Emissão: 04/11/2014 Folha: 12 de 15 Selecione no menu a opção SPF; Informe os dados para pesquisa da SPF origem, e clique no botão Consultar ; Clique na opção correspondente ao ícone pasta, conforme imagem acima circundada em vermelho, ao lado do ícone ampulheta. Uma vez clicado será questionado via sistema se você confirma a cópia., Uma vez confirmada, basta anotar o número da nova SPF que é apresentado para a futura alteração. Não se esqueça de mudar a numeração da nota, pois para o mesmo fornecedor o sistema não permite que tenha a mesma numeração. Também não se esqueça de trocar os arquivos anexados. Toda nova SPF (digitada, ou copiada) precisa passar por todos os processos de aprovação novamente. 3- Movimentações de uma SPF. As movimentações de uma SPF são as ferramentas que o sistema disponibiliza, para que o usuário possa realizar o processo de emissão desde a digitação até a aprovação final. Na parte superior conforme a imagem acima, temos os campos para o filtro: código, nome, documento, data inicial, data final, linhas por página e status. O usuário pode selecionar mais de um filtro e para executar basta clicar no botão Consultar.

13 Emissão: 04/11/2014 Folha: 13 de 15 Uma vez identificado a SPF, estão disponíveis as seguintes opções: Visualizar Para ver o conteúdo de uma SPF, esteja ela em qualquer status, basta clicar na lupa, conforme imagem acima. Além do conteúdo digitado, você também pode ver a sequencia de aprovações que a mesma já sofreu. Acima do histórico há 3 botões: Voltar, Anexos e PDF. Voltar: volta para a tela onde estão dispostas todas as SPFs, que o usuário tem acesso. Anexos: interface para que o usuário possa visualizar os anexos envolvidos. PDF: opção para impressão da SPF. Copiar Opção para cópia de uma SPF. O detalhamento está no item 2.2 deste manual. Alterar Opção para que o usuário possa alterar os dados de uma SPF. O detalhamento dos campos estão dispostos no item 1.1 deste manual. Só podem ser alteradas as SPFs que ainda não sofreram o processo de aprovação. Cancelar Opção para o cancelamento de uma SPF. Só pode ser cancelada as SPFs que ainda não sofreram o processo de aprovação. Uma vez cancelada, o nível de alçada superior não consegue mais aprovar a SPF. Na medida em que uma SPF for recusada, quando chegar no nível de quem lançou, ela ficará com o status de cancelada automaticamente. Exemplo: Em um nível de alçada de Coordenador e Diretor Geral, o operador lança, o coordenador aprova, o diretor geral, reprova, a mesma volta para o coordenador, o coordenador reprova. Automaticamente, ao chegar ao nível do operador por questão de recusa, esta ficará com o status cancelada.

14 Emissão: 04/11/2014 Folha: 14 de 15 Enviar para aprovação Quando uma SPF é lançada, a mesma só entra na sequencia de aprovação, quando o usuário que lançou realiza a operação envio para aprovação. O envio para aprovação significa que a SPF está pronta para entrar no circuito de alçadas. Aprovar O processo de aprovação nada mais é do que a confirmação dos aprovadores nos diversos níveis de alçada. A cada aprovação realizada, o sistema identifica se a data do vencimento está na regra dos 3 dias. Os níveis de alçadas podem ser: Coordenador, Diretor do Centro, Assessoria e Diretor Geral, configuradas por instituto, centro e contrato. A sequencia de aprovação é a seguinte: Operador digita e envia para aprovação. Nível 1 o coordenador aprova. Nível 2 o diretor do centro aprova. Nível 3 a assessoria avalia as informações e encaminha para a aprovação do diretor geral. Nível 4 o diretor geral aprova. Após o último nível, a SPF é encaminhada automaticamente para o sistema de pagamentos da. Qualquer nível pode lançar uma SPF. A partir deste processo, quem aprovará são os usuários com alçadas superiores. É obrigatório o envio para aprovação da SPF para o nível de alçada seguinte na hierarquia de aprovação. Em qualquer nível de alçada o aprovador pode recusar, informando o motivo da recusa. O reenvio para aprovação só é permitido quando a recusa não atingir o nível de quem digitou. Exemplo: O coordenador emite e o diretor do centro recusa. Neste caso, a SPF ficará cancelada automaticamente por recusa. Nas demais hipóteses, a SPF pode ser recusada e enviada novamente para aprovação, quantas vezes forem necessárias. A cada aprovação/recusa um é disparado para a cadeia de aprovação da SPF.

15 Emissão: 04/11/2014 Folha: 15 de 15 Mais de um aprovador pode exercer o mesmo nível de alçada. ( portanto quando um está ausente, o outro pode aprovar no lugar). Especificamente quando o diretor geral emitir uma SPF e houver o nível de assessoria, antes da mesma ser enviada para a, a assessoria precisa aprovar. Se não houver o nível de assessoria, neste caso, em que o próprio diretor geral emite e aprova, a inclusão do pagamento é gerada automaticamente no sistema da sem haver qualquer outro nível de aprovação. Observação importante para o processamento do pagamento: O envio da nota fiscal eletrônica no anexo e o boleto são suficientes para que a processe o pagamento. Nos casos em que as notas não são eletrônicas, como por exemplo, as notas manuais, cupom fiscal e demais documentos, estes necessariamente precisam ser encaminhados para a via correio, para que o pagamento seja processado. Enquanto estes documentos não chegarem à, este não será processado o pagamento. Se os documentos chegarem depois do prazo do vencimento, somente serão processados após processo de negociação junto ao fornecedor quanto aos encargos de juros e mora.