LibreOffice Calc AULA INSERINDO FUNÇÕES 4 "Você pode encarar um erro como uma besteira a ser esquecida, ou como um resultado que aponta uma nova direção". Steve Jobs
Autor: Emerson Luiz Florentino Borges Pró-Reitoria de Extensão Universidade Federal do Rio de Janeiro 5ª Edição Macaé/RJ 2017 Este trabalho está licenciado com uma Licença Creative Commons Atribuição 4.0 Internacional. Esta licença permite que este material seja remixado, adaptado e que seja criado obras derivadas, desde que com fins não comerciais e contanto que atribuam crédito ao autor e licenciem as novas criações sob os mesmos parâmetros.
Meta Apresentar a utilização de funções no Calc, formatação automática e filtragem de dados. Objetivos Ao final desta aula, você deverá ser capaz de: 1. Fazer cálculos rápidos através da Barra de Status. 2. Inserir cálculos utilizando funções. 3. Aplicar filtro nos dados. 4. Formatar os dados automaticamente 3
FAZENDO CÁLCULOS RÁPIDOS Vimos na Aula 3 do Calc a inserção da função SOMA através do botão SOMA. Agora veremos como apresentar cálculos simples de uma forma prática, através da Barra de Status. Desta forma você poderá visualizar os cálculos sem inserir uma função. Para apresentar esse recurso, usaremos o arquivo Cadastros.ods (o arquivo já foi utilizado em aulas anteriores, mas também disponibilizamos no AVA). Exibindo a SOMA de valores 1. Clique na planilha Funcionários; 2. Selecione os valores correspondentes aos salários dos funcionários (C3:C7); 3. Na Barra de Status, clique com o botão direito do mouse sobre a área indicada; 4. Desmarque as opções Cont. Valores e Contagem, deixe marcada somente a opção Soma; Veja, a Soma dos valores selecionados é exibida na Barra de Status. 4
Exibindo a MÉDIA de valores 1. Selecione os valores correspondentes aos salários dos funcionários (C3:C7); 2. Clique com o botão direito do mouse onde é exibida a soma dos valores; 3. Clique na opção Média; Veja a Média dos valores selecionados é exibida na Barra de Status. Exibindo o MAIOR valor 1. Selecione os valores correspondentes aos salários dos funcionários (C3:C7); 2. Clique com o botão direito do mouse onde é exibida a média dos valores; 3. Clique na opção Máximo; Veja o Maior valor da área selecionada é exibido na Barra de Status. Exibindo o MENOR valor 1. Selecione os valores correspondentes aos salários dos funcionários (C3:C7); 2. Clique com o botão direito do mouse onde é exibido o maior valor da área selecionada; 3. Clique na opção Mínimo; Veja o Menor valor da área selecionada é exibido na Barra de Status. Exibindo a quantidade de números (valores numéricos) Para que você possa entender melhor este recurso vamos mudar a área selecionada. 1. Selecione a faixa de células C2:C11 (isso mesmo, incluir o título Salário ); 2. Clique com o botão direito do mouse onde é exibido o menor valor da área selecionada; 3. Clique na opção Contagem; 5
Veja que foram selecionadas dez células, porém o Calc contou somente as células que possuem Valores numéricos. Exibindo a quantidade de valores (texto e números) 1. Mantenha a área selecionada (C2:C11); 2. Clique com o botão direito do mouse onde é exibida a contagem de números da área selecionada; 3. Clique na opção Cont. Valores; Veja que foram selecionadas dez células, porém o Calc contou as células que possuem Valores numéricos e textos. Exibindo a quantidade de células selecionadas 1. Selecione a área (C2:C11); 2. Clique com o botão direito do mouse onde é exibida a contagem de números da área selecionada; 3. Clique na opção Contagem da seleção; Veja que foram selecionadas dez células, e na Barra de Status o Calc contou todas as células selecionadas, ou seja, células com textos, números e também células vazias. Os recursos apresentados acima poderão ser mais úteis em planilhas maiores. 6
TRABALHANDO COM FUNÇÕES Funções são fórmulas pré-definidas para executar cálculos específicos. Assim como as fórmulas, as funções devem ser iniciadas pelo sinal de igual (=). Já vimos como exibir os cálculos na Barra de Status. Agora vamos inserir os cálculos na planilha. Para isso, continuaremos a usar o arquivo Cadastros.ods. Calculando SOMA 1. Clique na planilha Funcionários; 2. Na linha 8, inclua TOTAL DE SALÁRIOS, conforme a imagem abaixo; 3. Clique na célula C8; 4. Clique no botão SOMA; 5. Confira o intervalo de dados sugerido pelo Calc; 6. Pressione a tecla Enter; Veja, o somatório da área selecionada foi inserida na célula C8. 7
Calculando a MÉDIA 1. Na célula A9, digite: MÉDIA SALARIAL: ; 2. Para agilizar, vamos copiar a formatação da linha 8. Selecione a partir da célula A8 até a célula C8; 3. Clique no botão Clonar Formatação ; 4. Agora clique e arraste o Pincel a partir da célula A9 até a célula C9; 5. Confira o resultado; 6. Vamos ao cálculo da Média, clique na célula C9; 7. Clique no botão Assistente de funções; 8. Digite aqui o nome da função e dê um duplo clique na função MÉDIA; 9. Clique no botão Selecionar e selecione o intervalo de dados que o Calc utilizará para calcular a Média entre os salários (clique na célula C3 e arraste até a célula C7); 8
10. Pressione a tecla Enter para confirmar a seleção dos dados; 11. Clique no botão OK para finalizar a edição da fórmula; Confira o resultado da Média: Encontrando o MAIOR salário 1. Na célula A10, digite: MAIOR SALÁRIO: ; 2. Para agilizar, vamos copiar a formatação da linha 9 (como foi feito na MÉDIA). Selecione a partir da célula A9 até a célula C9; 3. Clique no botão Clonar Formatação ; 4. Agora, clique e arraste o Pincel a partir da célula A10 até a célula C10. 9
O resultado deve ser semelhante à imagem abaixo. 5. Clique na célula C10; 6. Clique no botão Assistente de funções; 7. Digite aqui o nome da função e dê um duplo clique na função MÁXIMO; 8. Clique no botão Selecionar e selecione o intervalo de dados que o Calc utilizará para encontrar o Maior salário (clique na célula C3 e arraste até a célula C7); 12. Pressione a tecla Enter para confirmar a seleção dos dados; 10
13. Clique no botão OK para obter o maior salário; Confira o resultado: Encontrando o MENOR salário 1. Na célula A11, digite: MENOR SALÁRIO: ; 2. Para agilizar, vamos copiar a formatação da linha 10 (como foi feito na função MAIOR). Selecione a partir da célula A10 até a célula C10; 3. Clique no botão Clonar Formatação ; 4. Agora, clique e arraste o Pincel a partir da célula A11 até a célula C11; 11
O resultado deve ser semelhante à imagem abaixo. 5. Clique na célula C11; 6. Clique no botão Assistente de funções; 7. Digite aqui o nome da função e dê um duplo clique na função MÍNIMO; 8. Clique no botão Selecionar e selecione o intervalo de dados que o Calc utilizará para encontrar o Menor salário (clique na célula C3 e arraste até a célula C7); 9. Pressione a tecla Enter para confirmar a seleção dos dados; 12
10. Clique no botão OK para obter o menor salário; Confira o resultado: Salve o seu arquivo (CTRL+S). Se você ficou com alguma dúvida em relação aos recursos abordados até aqui, entre no nosso Fórum e compartilhe conosco. A planilha FUNCIONÁRIOS foi usada nos exemplos acima por conter poucos dados, facilitando assim o entendimento das funções (SOMA, MÉDIA, MÁXIMO e MÍNIMO). 13
Veremos a seguir, a aplicação das funções mostradas (SOMA, MÉDIA, MÁXIMO e MÍNIMO) em um outro exemplo. TABELA x PLANILHA Muitos usuários digitam dados tabulares em tabela do editor de textos, isso deixa os dados com valores menos significativos. A seguir mostraremos alguns recursos que darão mais significado aos dados contidos na planilha. Vamos abrir o arquivo Relatório de cursos.ods. 1. Vá até o nosso Ambiente Virtual e faça o download do arquivo Relatório de cursos.ods; Obs.: A planilha abaixo contem as informações dos cursos ministrados no 1º semestre de 2011. Faça os seguintes cálculos: 1. Na célula D25, calcule o Total (soma) de alunos de todos os cursos; 2. Usando a Alça de preenchimento, copie (propague) o cálculo acima para a célula E25; 3. Na célula D26 calcule a Média de alunos de todos os cursos; 4. Usando a Alça de preenchimento, copie (propague) o cálculo acima para a célula E26; 14
Agora vamos calcular o percentual de evadidos em cada curso. Para isso, devemos dividir a quantidade de alunos evadidos pela quantidade de alunos matriculados. Siga os passos abaixo: 1. Na célula F3, digite o sinal de igual = ; 2. Clique na célula E3 (nº de alunos evadidos do curso A); 3. Digite o sinal de divisão / ; 4. Clique na célula D3 (nº de alunos matriculados do curso A); 5. Pressione a tecla Enter; 6. Para aplicar uma formatação de porcentagem, clique no botão Porcentagem; Veja o resultado: 7. Usando a Alça de Preenchimento, copie (propague) esta fórmula até a célula F24; 8. Clique no botão Centralizar; Confira o resultado. 15
Para finalizar, calcule o Percentual total de Evasão (Total de evadidos dividido pelo Total de matriculados). 1. Clique na célula F26; 2. Digite o sinal de igual = ; 3. Clique na célula E25; 4. Digite o sinal de divisão / ; 5. Clique na célula D25; 6. Pressione a tecla Enter; 7. Usando o botão Porcentagem, aplique o formato porcentagem no resultado; 8. Centralize o resultado. Salve o seu arquivo (CTRL+S), para que as alterações realizadas sejam armazenadas. Se você ficou com alguma dúvida em relação aos recursos abordados, entre no nosso Fórum e compartilhe conosco. 16
FILTRANDO DADOS Este recurso viabiliza a criação de relatórios automáticos, identificando grupos de informações dentro da planilha. Para a demonstração, continuaremos usando o arquivo Relatório de cursos.ods. Inserindo o Autofiltro 1. Selecione o intervalo A2:F24 (dados que poderão ser filtrados, com o cabeçalho das colunas); 2. Clique no botão Autofiltro (Barra de ferramentas); 3. Posicione o ponteiro do mouse sobre a opção Filtro; Veja, foi inserida uma seta em cada cabeçalho das colunas da planilha. 17
Aplicando um Filtro na planilha Vamos exibir somente os cursos da Modalidade EaD. 1. Clique na seta ao lado do título Modalidade e deixe selecionado somente a opção EaD; 2. Clique no botão OK. Somente os dados da modalidade EaD foram exibidos. Esta seta azul indica onde o Filtro foi aplicado. Usando os recursos aprendidos no início desta aula, vamos visualizar os cálculos somente da modalidade EaD. 18
1. Selecione os valores correspondentes aos alunos Evadidos; 2. Clique com o botão direito do mouse na Barra de Status e selecione a opção SOMA; 3. Clique novamente com o botão direito do mouse na Barra de Status e selecione a opção MÉDIA; MUITA ATENÇÃO! Para aplicar um novo Filtro você deverá retirar o atual. 1. Clique na seta azul (coluna em que o último filtro foi aplicado); 2. Selecionar a opção Todos. 3. Clique no botão OK. 19
Para que você possa exercitar a aplicação deste recurso, aplique outros filtros como: Modalidade Presencial, Área Administrativa ou Línguas. NÃO ESQUEÇA de usar a opção Todos para retornar à exibição normal. Retirando o Autofiltro 1. Com todos os dados exibidos, selecione os títulos das colunas (A2:F2); 2. Clique no botão Autofiltro (para desabilitá-lo); O recurso de Autofiltro também pode ser aplicado através da sequência Dados/Autofiltro. Salve o seu arquivo (CTRL+S), para que as alterações realizadas sejam armazenadas. Se você ficou com alguma dúvida em relação aos recursos abordados, entre no nosso Fórum e compartilhe conosco. 20
FORMATANDO DADOS AUTOMATICAMENTE Podemos formatar dados de acordo com uma condição preestabelecida. Este recurso é chamado de Formatação Condicional. Usaremos o mesmo arquivo (Relatório de cursos.ods) para a demonstração deste recurso. Vamos fazer com que os percentuais de evasão, que sejam maior ou igual a 12%, sejam exibidos na cor vermelha e em negrito. Aplicando a Formatação Condicional 1. Selecione o intervalo F3:F24 (percentuais de evasão); 2. Clique no Menu Formatar; 3. Clique na opção Formatação Condicional; 4. Em seguida clique na opção Condição; 5. Na primeira caixa mantenha a opção O valor da célula, pois vamos comparar os valores contidos nas células; 6. Na segunda caixa selecione a opção maior ou igual a, pois será a comparação que atenderá a nossa condição. 7. Na terceira caixa digite o valor de comparação 12% ou 0,12. 8. Na caixa Aplicar estilo selecione a opção Novo estilo... ; 9. Clique na aba Fonte e, em seguida, selecione a opção Negrito; 21
10. Clique na aba Efeitos de Fonte; 11. Na caixa Cor da fonte, selecione a cor vermelho; 12. Clique no botão OK; 13. Clique no botão OK novamente. Veja o resultado: Para testar a eficiência deste recurso, faça uma pequena alteração na planilha: 1. Clique na célula E5 (quantidade de evadidos do Curso C); 2. Digite o valor 8 ; 3. Pressione a tecla Enter. Veja, com a alteração o percentual diminui para 11,43%, não se enquadrando na condição para ser formatado. Salve o seu arquivo (CTRL+S), para que as alterações realizadas sejam armazenadas. Se você ficou com alguma dúvida em relação aos recursos abordados, entre no nosso Fórum e compartilhe conosco. 22
EXERCÍCIO Para que você possa praticar os recursos apresentados, abra novamente o arquivo Boletim de notas.ods (disponível também no AVA). Faça as seguintes alterações na planilha: 1. Na célula F2, digite MÉDIA ; 2. Na célula A11, digite MÉDIA DO BIMESTRE: ; 3. Vamos copiar a formatação com o botão Clonar formatação. Clique na célula E2, em seguida clique no botão Clonar formatação; 4. Clique sobre a célula F2 (MÉDIA); 5. Clique novamente no botão Clonar formatação e clique na célula A11 (MÉDIA DO BIMESTRE); 6. Clique em uma célula que contenha uma nota (por exemplo E3) e clique no botão Clonar formatação; 7. Clique na célula F3 e arraste até a célula F11 (as formatações de bordas, casas decimais e alinhamento de E3 serão copiadas); 8. Agora vamos copiar a formatação através da Alça de preenchimento. Clique na célula F11 e arraste a Alça de preenchimento até a célula B11; 9. Para finalizar, vamos formatar o título. Clique no título Boletim de Notas e arraste até a célula F1; 10. Clique no botão Mesclar Células; 11. Clique novamente no botão Mesclar Células (Clique no botão Sim). O resultado deve ser semelhante à imagem abaixo: Faça os seguintes cálculos: 1. Na célula F3 calcule a Média do primeiro aluno; 2. Copie (propague) este cálculo até a célula F10; 23
3. Na célula B11 calcule a Média do 1º BIM; 4. Copie (propague) este cálculo até a célula F11. Nesta área temos a média de cada bimestre. Nesta área temos a média de cada aluno. Nesta célula temos a média geral da turma. Agora vamos aplicar uma formatação nas notas, com as seguintes condições: As notas maiores ou iguais a 6 ficarão na cor azul, já as menores que 6 ficarão na cor vermelha. Então vamos em frente: 1. Selecione todas as notas, inclusive as médias; 2. Clique no Menu Formatar; 3. Clique na opção Formatação Condicional; 4. Em seguida clique na opção Condição; Vamos criar a primeira condição (Nota azul): 5. Na primeira caixa mantenha a opção O valor da célula, pois vamos comparar os valores contidos nas células; 6. Na segunda caixa selecione a opção maior ou igual a, pois será a comparação que atenderá a nossa condição; 7. Na terceira caixa digite o valor de comparação 6 ; 8. Na caixa Aplicar estilo selecione a opção Novo estilo... ; 9. Clique na aba Organizador e dê um nome para o seu estilo (pode ser Nota azul); 10. Clique na aba Efeitos de Fonte; 11. Na caixa Cor da fonte, selecione a cor azul; 12. Clique no botão OK; 24
Vamos criar a segunda condição (Nota vermelha): 13. Clique no botão Adicionar (para criarmos a segunda condição); 14. Na primeira caixa mantenha a opção O valor da célula, pois vamos comparar os valores contidos nas células; 15. Na segunda caixa selecione a opção menor que, pois será a comparação que atenderá a nossa condição; 16. Na terceira caixa digite o valor de comparação 6 ; 17. Na caixa Aplicar estilo selecione a opção Novo estilo... ; 18. Clique na aba Organizador e dê um nome para o seu estilo (pode ser Nota vermelha); 19. Clique na aba Efeitos de Fonte; 20. Na caixa Cor da fonte, selecione a cor vermelha; 21. Clique no botão OK; Agora temos as duas condições definidas (Condição 1 e Condição 2). 22. Clique no botão OK para que as duas condições sejam aplicadas. 25
Veja o resultado: Para testar a eficiência deste recurso, faça uma pequena alteração na planilha: 1. Clique na célula D6 (5,0); 2. Digite o valor 6,5 ; 3. Pressione a tecla Enter. Veja, com a alteração da nota do 3º BIM, do aluno Carlos Ferreira Vaz, a MÉDIA deste aluno foi alterada para 6,0, alterando também a sua cor. Salve o seu arquivo (CTRL+S), para que as alterações realizadas sejam armazenadas. Se você ficou com alguma dúvida em relação aos recursos abordados, entre no nosso Fórum e compartilhe conosco. 26
Chegamos ao final da nossa quarta aula do Calc. Para tirar suas dúvidas sobre as instruções do Material Didático use o Fórum Tira-dúvidas Aula 4 do Calc. Responda o questionário, pois é uma forma de você se preparar para a Avaliação Final. Não esqueça de enviar a sua tarefa, é a Avaliação desta semana. Vamos lá, participe! 27