Manual do Usuário Copyright Todos os direitos reservados. Proibida a reprodução 2
ÍNDICE 1.COMENTÁRIOS... 1.1. Apresentação do Sistema (uso, benefícios, características)...7 1.2. Requisitos para implantação do...7 2.CADASTROS... 2.1. Castro de Clientes...9 2.2. Cadastro de Fornecedores...9 2.3. Cadastro de Vendedores...9 2.4. Cadastro de Bancos...10 2.5. Cadastro de Serviços...10 2.6. Cadastro de Serviços por Cliente...11 3.CONTAS A RECEBER... 3.1. Definição da Função...13 3.2. Lançamentos de Contas a Receber...13 3.3. Baixas de Contas a Receber...13 4. CONTAS A PAGAR... 4.1. Definição da Função...15 4.2. Lançamentos de Contas a Pagar...15 4.3. Baixas de Contas a Pagar...15 5. LANÇAMENTO EM BANCO... 5.1. Definição da Função...17 5.2. Inclusão no lançamento bancário...17 6. CONCILIAÇÃO BANCÁRIA... 6.1. Definição da Função...19 6.2. Lançamentos de cheques...19 6.3. Baixas de cheques...19 7. GERAÇÃO AUTOMÁTICA... 7.1. Definição da função...22 7.2. Efetuando o processo de geração automática...22 8.SERVIÇOS... 8.1. Definição da função...24 8.2. Gerador de Contas a Receber...24 8.2. Movimentação dos Serviços...24 8.3. Reajuste dos Serviços por Cliente...25 9.GRÁFICO... 9.1. Gráfico Fluxo de caixa...27 10. RELATORIOS... 10.1. Definição de Função...29 10.2. Árvore de relatórios...29 11. OUTROS... 11.1. Parâmetros...33 11.2. Configuração de Acesso...34 11.3. Exclusão de Registros...34 11.4. Consistência...34 3
11.5. Recálculo de Bancos...34 11.6. Muda Usuário...34 11.7. Formatar Disquete...34 11.8. Backup (Cópia de segurança)...34 11.9. Atualiza Sistema...35 11.10. Reindexação...35 11.11 Importação de dados da versão DOS...35 11.12 Importação de Cheques...35 11.13 Exportação para Contabilidade...35 11.14 Importa Plano de contas...35 11.15 Geradores...35 11.16 Informações sobre Suporte...35 4
A EMPRESA Em 1990, quando ainda não existia Internet, sequer se pensava em laptop e muito menos em computador de uso pessoal, nascia a Folhamatic Tecnologia em Sistemas. Assim como o mercado de softwares, a empresa cresceu, evoluiu e mais: tornou-se líder em seu segmento. Atualmente, ela conta com sete mil clientes e mantém um ritmo de crescimento de 15% ao ano. Com departamentos exclusivos para programação, análise, pesquisa, atualização e testes, a Folhamatic ganhou o mercado com o desenvolvimento de softwares administrativos multifuncionais, de fácil utilização por funcionários treinados, adaptáveis a qualquer ramo da empresa cliente, e, sobretudo, atualizados diariamente de acordo com a legislação brasileira. Um dos diferenciais da empresa é não se limitar a ser uma simples fornecedora de softwares. A Folhamatic Tecnologia em Sistemas se dedica à manutenção e à atualização dos softwares de seus clientes. O empresário e/ou contador utilizam os Sistemas Folhamatic dentro de seus escritórios e tiram suas dúvidas por telefone ou on line, de maneira fácil, prática e rápida. O empenho de toda a equipe, aliado a investimentos constantes em estrutura e pessoal alavanca o crescimento da Folhamatic, que hoje conta com 157 colaboradores. 5
CAPÍTULO 1 6
1 - COMENTÁRIOS 1.1 - APRESENTAÇÃO DO SISTEMA Finalidade do Sistema Este produto foi desenvolvido para gerenciar as atividades de controle financeiro das empresas, obtendo uma visão geral e estratégica do setor financeiro. A quem se destina? O é um software de gestão financeira destinado a todos os portes de empresas e ramos de atividades. Benefícios Gerenciamento total da gestão financeira com as seguintes funções: Controle dos lançamentos de contas a pagar por fornecedor, data de pagamento, banco, a vencer, vencidas, em atraso, por período ou liquidadas e, opcionalmente, emissão de Boletim p/ autorização de Pagamento (O.P.). Controle dos lançamentos de contas a Receber por Cliente, por banco, por período, em atraso, cadastradas, por semana, recebidas totais e parciais. Controle de movimentos bancários por data e tipo de movimento. Controle do Fluxo de Caixa das Contas a Receber (-) Contas a Pagar detalhado, resumido ou fluxo especial por data. Projeção do Fluxo de Caixa e saldos futuros, por simulação. Agilidade na emissão de cheques e duplicatas,via impressora. Integração com os sistemas de Contabilidade Telecont, tendo possibilidade de exportar dados e importar dados. Características Linguagem e Padrões Utiliza moderna linguagem e avançados recursos de programação, tornando-se completo e ao mesmo tempo de fácil utilização. Independência de pessoal especializado em informática para operá-lo. Desenvolvido em Delphi, trabalha com arquivos de padrão Dbsys, facilitando a integração com outros sistemas e geradores de relatórios. Todo processo de impressão segue um padrão onde o usuário poderá emitir em Impressora, Tela ou Arquivo com vários formatos como xls, pdf, jpg, rtf, informando a data da emissão e a quantidade de cópias. 1.2. REQUISITOS PARA INSTALAÇÃO. O possui um programa de instalação para simplificar o trabalho do usuário. Para instalar o, basta verificar alguns requisitos necessários, que são os seguintes: Microcomputador 900 Mhz ou superior 128 MB de Memória RAM ou Superior.. Winchester (Disco Rígido) com 5 GB de espaço livre Sistemas Compatíveis com Windows, 98, ME, 2000, XP. Impressora de 80 ou 132 Colunas instalada 7
CAPÍTULO 2 8
2. CADASTROS 2.1. CADASTRO DE CLIENTES Para acessar o cadastro de Clientes no sistema, escolha o Menu Cadastros e em seguida Clientes. Outra maneira de acessar este cadastro, é através do botão de atalho Clientes na tela principal do sistema. Incluindo um novo cliente: Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código (apenas numérico) seqüencial, e tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos ao cliente que esta sendo cadastrado. Após a inclusão de todos os dados clique no botão Gravar. Caso o sistema esteja integrado com o sistema de contabilidade informar dados aos seguintes campos: Crédito = Cliente / Conta a Receber Débito = Vendas de Mercadorias e Serviços 2.2. CADASTRO DE FORNECEDORES Para acessar o cadastro de Fornecedores no sistema, escolha o Menu Cadastros e em seguida Fornecedores. Outra maneira de acessar este cadastro, é através do botão de atalho Fornecedores na tela principal do sistema. Incluindo um novo fornecedor: Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código (apenas numérico) seqüencial, e tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos ao fornecedor que esta sendo cadastrado. Após a inclusão de todos os dados clique no botão Gravar. Caso o sistema esteja integrado com o sistema de contabilidade informar dados aos seguintes campos: Crédito = Compra de Mercadorias e Serviços Débito = Fornecedor / Duplicatas a Pagar 2.3. CADASTRO DE VENDEDORES Para acessar o cadastro de Vendedores no sistema, escolha o Menu Cadastros e em seguida Vendedores. Incluindo um novo Vendedores: Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código (apenas numérico) seqüencial, e tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos ao vendedor que esta sendo cadastrado. Após a inclusão de todos os dados clique no botão Gravar. Facilidades: É possível no cadastramento de um vendedor, informar seus dados completos, percentuais de comissão (poderá ser posteriormente alterado no momento do lançamento de pedidos de vendas e notas fiscais), informações bancárias e área de atuação. 9
2.4. CADASTRO DE BANCOS Para acessar o cadastro de Bancos no sistema, escolha o Menu Cadastros e em seguida Bancos. Incluindo um novo Banco: Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código (apenas numérico) seqüencial, que poderá ser alterado pelo usuário, e tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha os campos informando os dados relativos ao Banco / Conta Corrente que esta sendo cadastrada. Após a inclusão de todos os dados clique no botão Gravar. Caso o sistema visual Finamatic esteja integrado com o sistema de contabilidade, informar no campo Conta Contábil, a conta do Banco no plano de contas. Facilidades: Permite o controle dos saldos e dos lançamentos efetuados por Banco, via extrato bancário e extrato bancário por centro de custos. O campo FLOAT existente neste cadastro informa quantos dias seu dinheiro ficará bloqueado no banco, e será utilizado para cálculo da data prevista de vencimento presente no lançamento de contas a receber. O sistema visual Finamatic permite também, o cadastramento de banco internacionais, disponibilizando os campos ABA e SWIFT. 2.5. CADASTRO DE SERVIÇOS Para acessar o cadastro de Serviços no sistema, escolha o Menu Cadastros \ Outros cadastros \ Serviços. Incluindo um novo Serviço: Clique no botão Incluir, automaticamente será gerado um código (apenas numérico) seqüencial, que poderá ser alterado pelo usuário, e tecle Enter para acessar a tela de Manutenção. Preencha a descrição e o valor padrão para o serviço, logo após clique em grava e o serviço já estará cadastrado. Como mostrado na figura abaixo. 2.6. CADASTRO DE SERVIÇOS POR CLIENTE Para acessar o cadastro de Serviços no sistema, escolha o Menu Cadastros \ Outros cadastros \ Serviços. Incluindo um Serviço para um Cliente: 10
Clique no botão Incluir, selecione o Cliente para o qual deseja cadastrar o serviço e tecle Enter. Agora selecione o Serviço e tecle Enter, com isso será exibida a descrição do serviço e seu valor padrão. Digite a quantidade do serviço para este cliente, e se houver necessidade de alteração de valores, eles podem ser alterados neste momento. Preenchidos os campos tecle Enter, o cursor retornará para a escolha de um outro serviço. Quando tiver terminado tecle Enter e este processo estará finalizado, como mostrado na figura abaixo. TELA DE CADASTRO DE SERVIÇOS POR CLIENTE 11
CAPÍTULO 3 12
3. CONTAS A RECEBER 3.1. DEFINIÇÃO DA FUNÇÃO Neste módulo do Sistema Financeiro será utilizado para controlar todos os lançamentos das contas a receber, podendo ser de clientes ou não. Após recebimento, todos os lançamentos deverão ser baixados para permitir um controle eficaz das receitas (pagos e não pagos) e do fluxo de caixa. Obs: Se o sistema Financeiro estiver integrado ao Faturamento, apartir do momento em que for lançada uma nota fiscal de saída no sistema de faturamento, será gerado automaticamente o título referente a esta nota no Contas a Receber. 3.2. LANÇAMENTOS DE CONTAS A RECEBER Para acessar o processo de Contas a Receber, basta clicar sobre o Menu Processos / Contas a Receber, ou clicar sobre o Atalho Contas a Receber que se encontra na área de trabalho do Sistema. Para incluir um Novo Título, basta clicar sobre o botão Incluir, informar o número do Documento ao qual se refere este Título e escolher o Cliente. Dica: Para pesquisar o Cadastro dos Clientes basta pressionar a tecla F4 no campo Código Cliente. Após Ter escolhido o número do documento e o Cliente, pressionar a tecla ENTER, será exibida a Tela de Manutenção do Título. Serão informados a Data de Movimentação, a Data de Emissão do Título, O Vendedor juntamente com sua Comissão, o Valor Líquido do Título, sua Data de Vencimento, se o mesmo possuir algum Centro de Custo para identificação também poderão ser informado nesta Tela. Neste lançamento também poderão ser informadas Despesas com IRRF e INSS. Se estiver controlando Banco, também poderá ser informados o Código do Banco e o Tipo de cobrança, possibilitando informar se este Título será lançado no livro Caixa e se será impresso boleto deste título. Nesta tela os Campos apresentados na cor Vermelha são de preenchimento obrigatório, após o preenchimento de todos os campos, clique sobre o botão Grava. Após a gravação do Título seu Status será indicado na cor verde como Aberto, se passar da data de vencimento e o mesmo não for baixado, será exibido na cor vermelha indicando Atraso. 3.3. BAIXAS DE CONTAS A RECEBER Os documentos recebidos deverão ser digitados, informando a data de recebimento e os valores efetivamente pagos (juros, taxas). As baixas serão feitas na mesma tela dos lançamentos, a qual contém a opção para baixa. Acesse o Menu Processos / Contas a Receber, ou clique sobre o Atalho Contas a Receber que se encontra na área de trabalho do Sistema, na tela que será exibida, escolha uma ordem para o Grid e pesquise o Título que deseja baixar. Dê duplo clique sobre o Título será exibida a tela de Manutenção das Contas a Receber. Nesta tela clique sobre o botão Lançar Baixa, automaticamente o sistema preenchera data de recebimento com a mesma data de vencimento caso não seja a indicada clique no ícone... ou informe a data manualmente, tecle Enter informe os valores de Juros ou Desconto. Os campos Débito Baixa e Custo Contábil serão preenchidos automaticamente caso estejam informados no cadastro de Clientes e Bancos (Campos disponíveis após, a integração com a contabilidade). No campo Observação para Baixa poderá ser adicionado algum Histórico para posterior identificação da baixa, após clique no botão Grava. Será exibida a Tela de Lançamento em Banco, que conterá todos os dados referentes ao Título que foi lançado, sendo possível escolher o tipo de movimento como CHE (Cheque), DEP (Depósito), COB (Cobrança), entre outros. Depois de escolhido o Tipo de movimento basta clicar em grava, o Título será gravado e lançado no banco para posteriores consultas, e será exibido em azul indicando um título liquidado. Em caso de Baixas Parciais a única mudança, é no valor recebido, onde será informado um valor menor que o valor total do título, e quando o mesmo for gravado, será exibida uma mensagem perguntando se foi dado um Desconto no título, ou se é uma Baixa Parcial. Em caso de informarmos Baixa Parcial será exibida a data para o próximo vencimento. Os outros procedimentos para Baixa Parcial são os mesmos descritos anteriormente. O título será exibido no Grid com a Cor amarela indicando uma Baixa Parcial. Para finalizar a baixa em um título baixado parcialmente clique sobre o título e após em lançar baixa, será exibido no campo valor recebido o valor restante, após gravar o Título seu status será exibido em azul indicando um título liquidado. 13
CAPÍTULO 4 14
4. CONTAS A PAGAR 4.1. DEFINIÇÃO DA FUNÇÃO Neste módulo do Sistema Financeiro será utilizado para controlar todos os lançamentos das contas a pagar, podendo ser de Fornecedores ou outra despesa, como Água, Luz, ou Telefone. Após o pagamento, todos os lançamentos deverão ser baixados para permitir um controle eficaz das Despesas (pagos e não pagos) e do fluxo de caixa. Obs: Se o sistema de Estoque estiver integrado ao Financeiro, apartir do momento em que for lançada uma nota fiscal de Entrada no sistema de Estoque, serão gerados automaticamente as duplicatas referentes a esta nota no Contas a Pagar. 4.2. LANÇAMENTOS DE CONTAS A PAGAR Para acessar o processo de Contas a Pagar, basta clicar sobre o Menu Processos / Contas a Pagar, ou clique sobre o Atalho Contas a Pagar que se encontra na área de trabalho do Sistema. Para incluir um Novo Título, basta clicar sobre o botão Incluir, informe o número do Documento ao qual se refere este Título e escolha o Fornecedor. Dica: Para pesquisar o Cadastro dos Fornecedores basta pressionar a tecla F4 no campo Código Fornecedor. Após Ter escolhido o número do documento e o Fornecedor, pressione a tecla ENTER, após será exibida a Tela de Manutenção. Deverão ser informados a Data de Movimentação, a Data de Emissão do Título, O Vendedor juntamente com sua Comissão, o Valor Líquido do Título, sua Data de Vencimento, se o mesmo possuir algum Centro de Custo para identificação também poderá ser informado nesta Tela. Se estiver controlando Banco, também poderá ser informados o Código do Banco e o Tipo de cobrança, dando também a opção de informar se este Título será lançado no livro Caixa e se para o mesmo será impresso Cheque a Ordem de pagamento para este título futuramente. Nesta tela os Campos apresentados na cor Vermelha são de preenchimento obrigatório, após ter preenchido os campos, clicar sobre o botão Grava. Após o título estará gravado e exibido na cor verde indicando seu status aberto, se passar da data de vencimento e o mesmo não for baixado, será exibido na cor vermelha indicando atraso. 4.3. BAIXAS DE CONTAS A PAGAR Os documentos pagos deverão ser digitados, informando a data de pagamento e os valores efetivamente pagos (juros, taxas). As baixas serão feitas na mesma tela dos lançamentos, a qual contém a opção para baixa. Acesse o Menu Processos / Contas a Pagar, ou clique sobre o Atalho Contas a Pagar que se encontra na área de trabalho do Sistema, na tela que será exibida, escolha uma ordem para o Grid e pesquise o Título que deseja baixar. Dê duplo clique sobre o Título após será exibida a tela de Manutenção das Contas a Pagar. Nesta tela clicar sobre o botão Lançar Baixa, automaticamente o sistema informará a mesma data de vencimento do Título, se for outra basta clicar sobre o ícone... ou informar a data manualmente, tecle Enter informe se o Título teve Juros ou Desconto, Crédito Baixa e Custo Contábil são campos que serão preenchidos automaticamente através do cadastro de Fornecedores e Bancos no caso de estar utilizando o Sistema Integrado com a Contabilidade. No Campo Observação para Baixa, pode ser adicionada algum Histórico para posterior identificação da baixa, clicar em Grava. Será exibida a Tela de Lançamento em Banco, que conterá todos os dados referentes ao Título que foi lançado, sendo possível escolher o tipo de movimento como CHE (Cheque), DEP (Depósito), DEB (Débito), entre outros. Depois de escolhido o Tipo de movimento basta clicar em grava, o Título será gravado e lançado no banco para posteriores consultas, e será exibido em azul indicando um título liquidado. Em caso de Baixas Parciais a única mudança, é no valor pago, onde será informado um valor menor que o valor total do título, e quando o mesmo for gravado, será exibida uma mensagem perguntando se foi recebido um Desconto no título, ou se é uma Baixa Parcial. Em caso de informarmos Baixa Parcial será exibida a data para o próximo vencimento. Os outros procedimentos para Baixa Parcial são os mesmos descritos anteriormente. O título será exibido no Grid com a Cor amarela indicando uma Baixa Parcial. Para finalizar a baixa em um título baixado parcialmente clique sobre o título e após em lançar baixa, será exibido no campo valor recebido o valor restante, após gravar o Título seu status será exibido em azul indicando um título liquidado. 15
CAPÍTULO 5 16
5. LANÇAMENTO EM BANCO 5.1. DEFINIÇÃO DA FUNÇÃO É neste processo que serão visualizados dos os lançamentos bancários, como baixas de contas a pagar e a receber, lançamentos de depósitos, cobranças, tarifas, entre outros. 5.2. INCLUSÃO NO LANÇAMENTO BANCÁRIO Os títulos de contas a pagar e receber, ao serem baixados se for informada a opção lançar em banco Sim, eles entraram automaticamente no banco. Podendo ser exibidos no relatório de Extrato Bancário. Para incluir um novo lançamento, basta clicar sobre o menu Processo / Lançamento em banco, ou clicar sobre o atalho Lancto. Bancos que se encontra na área de trabalho do sistema. Será exibida a tela de Lançamento de banco, serão exibidos to dos os lançamentos bancários, podendo ser consultados ou alterados. Para incluir um novo lançamento clicar sobre o botão Incluir, selecione o código do banco onde deseja efetuar o lançamento e o tipo de movimento. Conforme figura abaixo. Após informe o tipo de movimento, e o número do documento a ser lançado. Na tela seguinte informe o Centro de Custo, a data do movimento e o valor. Tendo possibilidade de informar um histórico sobre este lançamento para que o mesmo seja identificado posteriormente. Após ter efetuado os procedimentos descritos acima clique sobre o botão Grava, e o lançamento estará concluído. 17
CAPÍTULO 6 18
6. CONCILIAÇÃO BANCÁRIA 6.1 DEFINIÇÃO DA FUNÇÃO Neste processo é possível lançar cheques avulso e dar baixa em cheques a pagar e receber. Quando informamos no momento da baixa dos títulos a pagar e a receber,que um pagamento ou um recebimento foi efetuado com cheque, neste mesmo momento será exibido a tela para o lançamento do cheque onde serão exibido os dados referentes ao título e também podendo informar dados referente ao cheque como número da conta, número do cheque e data de vencimento. 6.2 LANÇAMENTO DE CHEQUES Para efetuarmos o lançamento de um cheque avulso, basta clicarmos no menu Processos / Conciliação Bancária / Lançamento, será exibido a tela para o lançamento do cheque. Para inserir o cheque, clicar sobre o botão Incluir e informe os dados do cheque como, banco, número da conta, número do cheque, se o cheque é a pagar ou receber, cliente ou fornecedor, se informarmos um numero de duplicata do contas a pagar ou receber, estaremos relacionando este cheque ao mesmo. Mas se informarmos um numero de duplicata que não existe no contas a pagar ou a receber este cheque será lançado como um cheque avulso. Após gravado este cheque estará em aberto, podendo ser baixado pelo processo de conciliação bancária que será descrito a seguir. 6.3 BAIXA DOS CHEQUES Quando um titulo a pagar ou a receber for baixado com cheque, seu status indicará um titulo liquidado mas o cheque permanecerá em aberto, para baixar o cheque acesse o menu Processos / Conciliação Bancária / Baixa / Cheques em Aberto. Será exibido a tela de Baixa de cheques, nesta tela iremos informar o período em que se compreende a data de vencimento do cheque, informaremos também se este cheque é do contas a pagar ou a receber e logo após vamos clicar sobre o botão Filtrar. Será exibido nesta tela os cheques em aberto referentes a este período, como mostrado na figura a seguir. Marque o cheque a ser baixado no campo em destaque como indicado na figura acima, para marcar basta dar duplo clique no campo indicado na figura, após será exibido uma com os botões para baixa ou devolução. 19
Se desejar baixar o cheque clique sobre o botão baixar e informe a data de compensação. Após clique sobre o botão Concretizar Baixa e logo após clicar na opção Sim, após este procedimento de baixa o cheque será lançado automaticamente no banco podendo ser consultado em relatórios de cheques liquidados. 20
CAPÍTULO 7 21
7. GERAÇÃO AUTOMÁTICA 7.1. DEFINIÇÃO DA FUNÇÃO Este processo é utilizado para geração de títulos a pagar ou receber, possibilitando gerar em um único lançamento vários títulos com vencimentos futuros até 99 parcelas. Estas parcelas poderão ser alteradas posteriormente nos processos de Contas a Pagar e Receber. 7.2. EFETUANDO O PROCESSO DE GERAÇÃO AUTOMATICA Veremos aqui o processo de geração automática para o contas a receber, sendo que este mesmo processo será aplicado na geração automática do contas a pagar. Vá até o menu Processos / Geração automática / Gerar contas a receber, será exibida a tela abaixo. Nesta tela deverão ser preenchidos os dados referentes ao lançamento do titulo, como Código do cliente, data de emissão, mês para início do vencimento dos títulos, código do banco, Centro de custo financeiro e contábil, <Sim> ou <Não> para a opção <Emite Boleto>, tendo a opção de digitar uma observação, após o preenchimento dos campos clique no Botão Gerar. Para efetuar a baixa dos títulos gerados siga os procedimentos nos capítulos 3 e 4. 22
CAPÍTULO 8 23
8. SERVIÇOS 8.1. DEFINIÇÃO DA FUNÇÃO Este processo será utilizado por empresas prestadoras de serviços, onde possuam serviços fixos por clientes, podendo gerar contas a receber com um certo serviço para um cliente. Para ser ativada esta opção de serviços, o cliente deve ir ate o menu Outros \ Parâmetros, e na opção Utiliza Serviço deve ser marcado Sim. Somente após este processo o Campo serviço será habilitado. 8.2. GERADOR DE CONTAS A RECEBER Neste processo é possível gerar contas a receber automaticamente, conforme o cadastro efetuado em Cadastros \ Serviços \Serviços e Serviços por cliente. Conforme mostrado na figura a seguir. Nesta tela escolha o cliente para o qual deseja gerar uma contas a receber, escolha a data de geração e a data de vencimento, centro de custo se houver,escolha o banco para cobrança, se vai ser impresso boleto para este título futuramente e alguma referencia para posterior identificação do título. Após ter feito isto, clicar em grava, com isso será gerado em contas a receber um título com estas especificações e com o serviço que foi informado no cadastro de serviços por cliente. Que será baixado futuramente como descrito no Capítulo 3 no item 3.3. 8.3. MOVIMENTAÇÃO DOS SERVIÇO Com esta função podemos consultar um serviço que já foi cadastrado anteriormente, podendo alterar valores e quantidades conforme mostrado na figura abaixo 24
Escolhido o Cliente, o Mês e o Ano para movimentação, automaticamente será exibido abaixo os dados da configuração do serviço, podendo ser alterados tanto valores quanto quantidades para o mês em questão. Para alterar basta dar dois cliques sobre o serviço e efetuar as alterações necessárias. Essas alterações somente terão efeito para títulos gerados após este processo. 8.4. REAJUSTE SERVIÇOS POR CLIENTE Com esta opção podemos reajustar o valor dos serviços por cliente, de todos os clientes que já tenham serviços cadastrados. Conforme mostrado na figura abaixo. Basta escolher o serviço a ser reajustado e a porcentagem para reajuste, neste exemplo da figura acima, podemos dar um acréscimo ou um desconto de 10% no serviço 1. Estas alterações só terão efeito para o próximo lançamento. 25
CAPÍTULO 9 26
9. GRÁFICO 9.1. GRAFICO FLUXO DE CAIXA Com esta opção podemos visualizar o fluxo de caixa de um certo período como um gráfico de barras, tendo a possibilidade de imprimir este gráfico ou apenas visualizá-lo na tela. Para acessar este gráfico basta clicar sobre o menu Gráfico \ Fluxo de caixa, será exibido uma tela como mostra a figura abaixo, onde escolheremos o período inicial e final e logo após clicar sobre o botão gerar. Para imprimir este gráfico basta clicar sobre o botão com ícone da impressora. 27
CAPÍTULO 10 28
10. RELATORIOS 10.1. DEFINIÇÃO DA FUNÇÃO O sistema possui um conjunto completo de relatórios para controle financeiro e gerencial, tendo também a opção de visualizar todos os relatórios em vídeo antes de imprimi-los. Os relatórios do sistema estão descritos abaixo. 10.2. ÁRVORE DOS RELATORIOS 1. Cadastros 1.1. Clientes 1.2. Fornecedores 1.3. Vendedores 1.4. Bancos 1.5. Empresa 1.6. Ocorrência 1.7. Plano de Contas 1.8. Ramos de Atividade 1.9. Tipos de Cobrança 1.10.Centro de Custo 1.11.Rateio de Centro de Custo 1.12.Centro de Custo Contábil 1.13.Arquivo p\ Contabilidade 2. Contas a Receber 2.1. Em Atraso 2.2. Por Período 2.3. Por Cliente 2.4. Liquidadas 2.5. Baixas Parciais 2.6. Carta de Cobrança 2.7. Posição Faturamento 2.8. Títulos Descontados 2.9. Mapa da Semana 2.9.1. A Receber na Semana 2.9.2. Recebidos na Semana 2.10.Por Data de Emissão 2.10.1.Em Aberto 2.10.2.Liquidados 2.10.3.Todos 2.11.Por data de Vencimento 2.11.1.Em Aberto 2.11.2.Liquidados 2.11.3.Todos 2.12.Cheques 2.12.1.Recebidos 2.12.2.A Receber 2.12.3.Cancelados 2.12.4.Devolvidos 2.12.5.Sem Fundo 2.12.5.1.Renegociados 2.12.5.2.A Negociar 2.12.6.Comissão 2.12.6.1.Em Aberto 2.12.6.2.Liquidadas 2.12.7.Por Vendedor 2.12.7.1.Em Aberto 2.12.7.2.Recebidos 29
2.12.7.3.Em Atraso 2.12.8.Por Banco 2.12.8.1.Recebidos 2.12.8.2.A Receber 2.12.9.Centro de Custo 2.12.9.1.Recebidas 2.12.9.2.A Receber 2.12.9.3.Todos (Resumido) 3. Contas a Pagar 3.1. Em Atraso 3.2. Por Período 3.3. Baixas Parciais 3.4. Ordem de Pagamento 3.5. Por Fornecedor 3.6. Liquidadas 3.7. Por data de Emissão e Movimento 3.8. Mapa da Semana 3.8.1. A pagar na Semana 3.8.2. Pagos na Semana 3.9. Por data de Emissão 3.9.1. Em aberto 3.9.2. Liquidadas 3.9.3. Todos 3.10.Por data de Vencimento 3.10.1.Em Aberto 3.10.2.Liquidados 3.10.3.Todos 3.11.Cheques 3.11.1.Pagos 3.11.2.A Pagar 3.11.3.Cancelados 3.11.4.Devolvidos 3.11.5.Sem Fundo 3.11.5.1.Renegociados 3.11.5.2.A Negociar 3.11.6.Por Banco 3.11.6.1.Recebidos 3.11.6.2.A Receber 3.11.7.Centro de Custo 3.11.7.1.Recebidas 3.11.7.2.A Receber 3.11.7.3.Todos (Resumido) 4. Fluxo de Caixa 4.1. Anual 4.2. Detalhado 4.3. Resumido 4.4. Detalhado com Saldo Bancário 4.5. Resumido com Saldo Bancário 4.6. Por Centro de Custo 5. Extratos 5.1. Extrato Bancário 5.2. Extrato Bancário Por Centro de Custo 6. Livro Caixa 30
6.1. Normal 6.1.1. Liquidados 6.1.2. Em Aberto 6.2. Especial 6.2.1. Liquidados 6.2.2. Em Aberto 7. Impressão de Boletos 8. Impressão de Cheques 9. Cheques Emitidos 9.1. Por Banco 9.2. Por Data 9.3. Por Centro de Custo 10. Impressão de Recibos 11. Serviços 11.1.Cadastro de Serviços 11.2.Serviços por Cliente 11.3.Contas a Receber por Serviço 11.4.Contas Recebidas por Serviço 11.5.Contas por Serviço Anual 31
CAPÍTULO 11 32
11. OUTROS 11.1. PARAMETROS Nesta opção serão configurados os parâmetros do sistema, que são as configurações iniciais do sistema para o seu bom funcionamento. Nesta primeira tela Serão configurados a Mascara do centro de custo, se o sistema vai aceitar que os títulos tenham data de vencimento Sábado e Domingo, se os cheques irão para a conciliação bancária, se será utilizado o relatório vencimentário, o Nome da empresa para constar na ordem de pagamento, se será usado a validação de CPF e CNPJ, se vai usar o rateio de centro de custo e se vai utilizar as opções de serviço. 33
Nesta opção serão feitas as configurações referentes a contabilidade, se na opção integrar com a contabilidade for informado sim, será exibido alguns compôs para configuração das contas e também será informado se o telecont é DOS ou Windows. Nesta outra tela será feita as configurações referentes da impressora de cheque, como a porta onde a impressora esta ligada e o tipo de impressora. As impressora Compatíveis com o sistema são a BEMATECH e a CHRONOS. 11.2. CONFIGURAÇÃO DE ACESSO Nesta opção serão cadastradas e alteradas senhas de acesso ao sistema, e efetuada a manutenção de senhas, onde são informadas as restrições de acesso dos usuários. 11.3. EXCLUSÃO DE REGISTROS Com esta opção podemos excluir lançamentos efetuados no contas a pagar e receber e também em bancos em um determinado período. 11.4. CONSISTENCIA Esta rotina foi criada a efetuar correções no sistema devido a alterações recentes, por exemplo campos novos que foram acrescentados ou tirados do sistema. Esta opção deve ser utilizada com o auxilio do suporte da Folhamatic. 11.5. RECALCULO DE BANCOS Com esta opção podemos recalcular o saldo bancário, o sistema fará a verificação das entradas e saídas para este banco e corrigirá o saldo do mesmo. 11.6. MUDA USUÁRIO Com esta opção podemos alterar o usuário sem sair do sistema. 11.7. FORMATAR DISQUETE Esta opção abre a opção de formatação de disquetes do Windows. 11.8. BACKUP (CÓPIA DE SEGURANÇA) 34