Manual do usuário XPAcesso 1
1. Botões padrão Todas as telas de cadastro seguem o mesmo padrão de botões: Incluir Ativa opção para inclusão de novos registros no cadastro Alterar Prepara o registro para ser alterado Excluir Retira o item do cadastro. Uma vez excluído, não será possível retornar a situação original. Confirmar Efetiva a inclusão ou a alteração solicitada Cancelar Cancela a operação de inclusão ou alteração. Somente antes da confirmação. Consulta Exibe os itens existentes para seleção. Para efetuar uma alteração ou exclusão, o registro deverá ser consultado e selecionado. Sair Fecha a tela utilizada. 2. Seleção Padrão As opções para seleção são: Botão[Empresa] Selecionar uma determinada empresa. Botão[Setor] Selecionar um setor especifico. Botão[Funcionário] Selecionar funcionário desejado. Botão [Vassoura] Para limpar o campo selecionado. Botão [Ativar terminal] selecionar um determinado terminal ( ex. coletor numero 1 ) Botão [confirmar] Para confirmar tipo de seleção desejada para emissão de relatório. Caso não seja selecionado nenhuma opção, será considerado todos os funcionários de todas as empresas. 2
3. Inicialização do sistema Para iniciar o sistema digite o nome do usuário e a senha. Caso não esteja cadastrado será enviado uma mensagem de erro. A senha é pessoal e todas as ações efetuadas no sistema serão registradas para o usuário atual. Por essa razão é aconselhável fechar o sistema sempre que não estiver em uso. 4. Tela Principal Descrição : Tela principal do sistema. Todas as funções utilizadas ficarão contidas nessa tela. Operação : Clique no menu desejado e selecione a opção. Dados : Na barra inferior : - Nome do usuário - Local/Rede : Local o sistema está sendo executado no micro onde a base de dados foi instalada. Rede O sistema está sendo executado em rede. A base de dados se encontra em outro micro(servidor). - Data / hora atual - Versão do sistema instalado 3
5. Cadastro Empresas Sistemas - Kz_Config Manual do Usuário - Descrição : O sistema permite o cadastro de várias empresas, sem limite. Devem ser incluídas as empresas dos funcionários ou terceiros que utilizarão o sistema. - Dados : 1. Dados Empresa. 2. Sigla Código da empresa. ( deve ser numérico ) 6. Centro de custo - Descrição Cadastro dos setores - Identificação Código para selecionar os setores - Empresa se for informada, o setor fará parte somente da empresa alocada. Se não for informada, o setor fará parte de todas as empresas. - Será utilizado para seleção nas consultas/relatórios 7. Feriados 4
- Descrição : Cadastro dos feriados. Nessas datas os funcionários não terão acesso a empresa e não poderão marcar o ponto, a menos que seja liberada a hora extra ou seja informado no cadastro de expedientes que os feriados são trabalhados. - Se a empresa for informada, o feriado terá validade somente para os funcionários alocados nessa empresa. - Feriado fixo são as datas que independem do ano ( ex. natal, ano novo) 8. Configuração - Define o diretório da aplicação 5
9. Manutenção de senhas Sistemas - Kz_Config Manual do Usuário - Descrição : Permitir incluir/alterar/excluir senhas de acesso ao sistema. Deve ser criada preferencialmente uma senha para cada usuário uma vez que, o nome é gravado em cada atualização efetuada no sistema. - Dados : Nome, Senha, Confirmação da senha - Operação: Para criar uma nova senha : - Clique no botão [novo usuário] - Informe o nome, senha e a confirmação da senha. - Clique no botão [permissões] para selecionar as atividades permitidas para o novo usuário. - Na tela de permissões clique na coluna de ação. - Confirme a seleção para retornar a primeira tela. - Clique no botão [confirmar] para efetivar a operação. Para alterar uma senha - Selecione a senha através do botão consulta - Clique no botão [Alterar] - Altere a informação desejada e clique em [Confirma] para efetivar a operação. Para excluir uma senha - Selecione a senha através do botão consulta - Uma vez selecionada, clique no botão [excluir]. Faca com atenção pois não terá retorno. - As permissões de acesso a determinadas rotinas são associadas através do botão <permissões>, conforme tela abaixo. - Os itens marcados com X ou SIM estarão acessíveis através da senha selecionada. 6
10. Funcionário/outros - Descrição : Cadastro dos funcionários e dos terceirizados - Dados : 1. Matricula numero que identifica o funcionário (deverá ser único independente da empresa ) 2. Imagem para relacionar a foto ao funcionário, clique no botão imagem, selecione a foto no diretório onde estiver localizado e confirme. 3. Data Desligamento dia em que o funcionário foi desligado da empresa. 4. Opção Libera acesso - Os funcionários/terceiros que tiverem esta opção ativa terá acesso de entrada e saida independente do controle do fluxo e do expediente. Os que não estiverem ativos poderão sair somente se existir uma entrada e vice-versa. E somente no período do expediente associado. 5. Numero do cartão. Numero do cartão de proximidade ou código de barras associado ao funcionário 6. Grupo de acesso. Locais por onde o funcionário terá permissão de acesso. O Grupo de acesso será definido posteriormente. Obs : Onde existir o ícone do binóculo, os dados deverão ser consultados e não digitados. Clique no botão binóculo para ativar a consulta. 7
11. Consulta Funcionários/outros - Descrição : Consulta e seleção do funcionário ou terceiros - Dados : 1. Ativo sim = em atividade não= demitido 2. Código Código que identifica o funcionário informado no cadastro. 3. Nome - Operação : Quando a tela é ativada, os nomes aparecem em ordem alfabética. A medida em que se digita o nome, na linha inferior da tela, serão reposicionados em ordem alfabética a partir das letras digitadas. Para pesquisar através de uma parte do nome, digite na linha e tecle o botão Parte ex: Ari ( a pesquisa trara os nomes Ariovaldo, Maria, Mariangela ). A consulta pode ser feito pelo código, digitando na linha e clicando no botão Cartão. 12. Grupo de acesso 8
Descrição : Cadastrar grupos de acesso. Permite padronizar os acessos a determinados setores ou grupos de funcionários. Ex: Grupo do setor de compras pode acessar somente as portas x e y e marcar o ponto no coletor z. Para incluir ou alterar siga a rotina padrão. Para efetuar a associação dos locais que serão liberados, clique na opção <Acessos Liberados> e selecione conforme tela abaixo. Após a criação dos grupos, siga a próxima rotina para associar ao funcionário. 13. Bloqueio - Descrição : Esta rotina bloqueia o acesso do funcionário no período estipulado em TODOS os terminais. - No modo on-line será visualizado o motivo no display do terminal. 9
14. Consulta código de acesso - Descrição Permite a consulta através do código de acesso. - Digite o código e tecle a consulta, o sistema mostrara o nome a quem pertence ou pertenceu o código. 15. Tabela de expediente - Permite criar os horários de expediente da empresa, podendo estipular ate quatro faixas horárias por dia. - Tolerância de acesso permite a entrada com tolerância antes do horário ou a saída com tolerância depois do horário do expediente 16. Expediente do funcionário 10
- Permite associar a tabela de expediente ao funcionário. As permissões de acesso e ponto estarão limitadas aos horários do expediente. 17. Grupo de dispositivo - Descrição : Cadastrar dos dispositivos - Operação : Para incluir clique o botão <Incluir> Para altera, consulte o dispositivo desejado clicando no botão <Consulta> Após a alteração desejada confirme no botão <atualizar> - Dados: 1. Dados : Rede : Permite criar vários servidores controlando um grupo de equipamentos IP Informe o numero do IP do equipamento na rede porta Informe o numero da porta de rede configurado para o dispositivo SN Identificação da placa Identificação numero da porta/catraca que será identificado no sistema 11
Sistemas - Kz_Config Manual do Usuário Localização descrição do local onde o equipamento estará instalado. Selecione se o equipamento será utilizado para entrada, saída ou ambos Tempo de acionamento período de ativação do relê Libera visitante permite a passagem do visitante pelo local 18. Definir Cartão Provisório - Descrição: Gerar e atualizar cartões provisórios utilizados nos acessos - O sistema aceitará somente os códigos cadastrados - Operação : 1. Para gerar a seqüência dos cartões, selecione Atualizar e informe os intervalos inicial e final 12
19. Definir Cartão visitante Sistemas - Kz_Config Manual do Usuário - Descrição : Gerar e atualizar cartões utilizados para identificar os visitantes - Operação : 1. Para gerar a seqüência dos cartões, selecione Atualizar e informe os intervalos inicial e final, ou informe o código do cartão e o numero de atalho que será utilizado para associar o visitante ao cartão. - 20. Lay-out de exportação - Descrição : Permite configurar os lay-outs dos arquivos de exportação. O padrão de arquivo será texto (.txt) - Podem ser criados vários lay-outs 21. Exportar marcações 13
- Descrição : permite exportar os dados selecionados para o arquivo indicado - Operação : 1. selecione a empresa/setor/funcionário ou terminal 2. Informe o lay-out 3. Selecione os intervalos das datas 4. Selecione o diretório onde será gravado o arquivo 5. Informe o nome do arquivo a ser gerado. 22. Relatório Marcações 14
- Descrição : Emissão da relação das marcações coletadas : 1. Informar empresa, setor, funcionário/terminal 2. Data da Presença : Informar período desejado. 3. Selecione entrada para selecionar somente as entradas saída para selecionar somente Ambos para Selecionar as entradas e saídas A opção antes, seleciona as marcações efetuadas antes do horário informado. A opção depois, seleciona as marcações efetuadas após o horário informado. A opção todos não seleciona todos os horários 4. Tipos de relatório Primeiro/ultimo lista somente a primeira e ultima marcação do dia. Lista Visitante considera as marcações dos visitantes Listar local Lista a descrição do local da marcação. Esse relatório classifica por funcionário 23. Relatório Funcionários Emite a relação dos funcionários por empresa. A opção Aniversário, lista todos os funcionários que fazem aniversário no período informado 15
24. Relação das permissões no acesso A opção por funcionário relaciona os acessos liberados para o funcionário. A opção por terminal relaciona todos os funcionários que estão liberados para acessar o terminal. 25. Modelo de relatório Todos os relatórios serão apresentados na tela, com as seguintes opções: Seleciona o tamanho do relatório na tela Imprime o relatório Exporta os dados do relatório para varias extensões ( excell, access, texto, etc) 16