Associação Educacional Dom Bosco Faculdades de Engenharia de Resende Microsoft Excel 2003 Professores: Eduardo Arbex Mônica Mara Tathiana da Silva Resende 2010
INICIANDO O EXCEL Para abrir o programa Excel, usaremos os seguintes passos: 1.Clique no botão iniciar 2. Posicione o cursor do mouse na opção todos os Programas 3. Posicione o cursor na opção Microsoft Office 4. Visualize e clique em Microsoft Office Excel 2003 A TELA DO EXCEL Para quem já trabalhou com o editor de textos Microsoft Word, a tela abaixo lembra um pouco, principalmente a barra de Ferramentas. Alguns botões do Word, porém, o que diferencia mesmo são as células, divididas em linhas e colunas.
CONHECENDO AS BARRAS DO EXCEL Barra de Título Fornece o nome do software e também o nome do arquivo que está sendo editado (ou que se encontra aberto). Barra de Menus Fornece os menus de comandos do Excel. Barra padrão ou de ferramentas de comandos Fornece, ao usuário, botões representando alguns dos comandos disponíveis nos menus. Barra de Ferramentas de Formatação Permite ao usuário formatar os caracteres do texto na célula, modificando estilo, cor de textos e células, alinhamento do texto, centralizar colunas, formatar em moeda, etc. Área de Trabalho É o local onde serão digitados valores nas células.
Barra de Fórmulas Mostra a célula selecionada pelo cursor, bem como a fórmula, função e ainda textos, se usados, em cada célula. Barras de Rolagens Usadas para que o usuário se desloque pelo texto com o auxílio do mouse, elas podem ser vertical ou horizontal. Permite o deslocamento pela planilha clicando nas setas ou arrastando o botão. OS COMPONETES DO EXCEL 2003 Este software é composto de cinco partes fundamentais, que são: Pasta, Planilha, Coluna, Linha e Célula. Pasta : É denominada PASTA todo arquivo que for criado neste software Excel. Tudo que for criado e posteriormente será um arquivo, porém considerado uma PASTA.
Planilha : Uma planilha é considerada a parte onde será executado todo o trabalho por isso esta é fundamental, se não temos planilha não podemos criar qualquer calculo que seja. O Excel 2003 possui varias planilhas, (Inicialmente temos 03 planilhas para trabalharmos, mas que posteriormente podem ser alteradas). Podemos localizar uma planilha através dos nomes que elas receberam (inicialmente PLAN1, PLAN2...) na parte inferior da Área de Trabalho. OBS: Dentro de uma planilha estão contidas as colunas, linhas e células. Coluna _É o espaçamento entre dois traços na vertical. As colunas do Excel são representadas em letras de acordo coma a ordem alfabética crescente sendo que a ordem vai de A até IV, e tem no total de 256 colunas em cada planilha. Linha _É o espaçamento entre dois traços na horizontal. As linhas de uma planilha são representadas em números, formam um total de 65.536 linhas e estão localizadas na parte vertical esquerda da planilha. Célula _ As células são formadas através da intersecção cruzamento de uma coluna com uma linha e, cada célula tem um endereço nome que é mostrado na caixa de nomes que se encontra na Barra de Fórmulas. Multiplicando as colunas pelas linhas vamos obter o total de células que é 16.777.216. ENTENDENDO FUNÇÕES O Excel permite o cálculo através de funções já existentes ou ainda que sejam criadas novas funções. Um detalhe muito importante é que uma função no Excel deve ser precedida pelo sinal de = (igual), independentemente da função, pois o Software reconhece uma fórmula ou função a partir do momento que for iniciado com o sinal de igual. As fórmulas que envolvem cálculos mais simples podem ser montadas através dos sinais operacionais diretamente : - Sinal de * para Multiplicação - Sinal de / para Divisão - Sinal de + para Adição - Sinal de para Subtração
- Sinal de ^ para Potenciação - Sinal de % para Porcentagem A função é um método para tornar mais rápido a montagem de fórmulas que envolvem cálculos mais complexos e vários valores. Existem funções para cálculos matemáticos, financeiros e estatísticos. Por exemplo, na função: =SOMA(A1:A10), significa que a função SOMA, somará os valores do intervalo A1 até A10, sem você precisar informar célula por célula. O Excel oferece centenas de funções, mas as mais utilizadas são: Fórmula da soma Ex: =SOMA(A1:A8) A fórmula irá somar todos os valores que se encontram no endereço A1 até o endereço A8. Os dois pontos indicam até, ou seja, some de A1 até A8. A fórmula será sempre a mesma, só mudará os devidos endereços dos valores que você deseja somar. Veja o outro exemplo: Neste exemplo estão sendo somados todos os valores do endereço A1 até o endereço D1. A fórmula seria digitada como no exemplo, e ao teclar ENTER o valor apareceria. Outra maneira de somar é utilizar o Botão da Autosoma, conforme o exemplo: Este é o botão da AutoSoma. Para trabalhar com o botão da Autosoma: 1. Selecionar os valores que desejar somar. 2. Depois clique no Botão da Autosoma e ele mostrará o resultado. Mais um exemplo de Soma: Agora quando se deseja somar todos os valores dispostos nesta planilha usando uma única fórmula:
Mais um exemplo de Soma: Para somar números dispostos de maneira alternada, ou seja, em endereços diferentes: Para somar somente os valores de água, basta digitar o endereço de cada valor, ou seja, o endereço do primeiro valor + o endereço do 2º valor e assim sucessivamente. Os cálculos sempre devem iniciar-se com o sinal de igualdade. Fórmula da subtração O exemplo abaixo calcula o saldo líquido do José. Basta digitar o endereço do salário bruto e o endereço do desconto. Fórmula da multiplicação MULT_ Multiplica todos os números fornecidos como argumentos e retorna o produto. Sintaxe : = MULT(núm1;núm2;...) A forma utilizada para subtrair é a mesma para multiplicar, será preciso apenas trocar o sinal de subtração pelo o sinal de multiplicação (*). Ou: digitar a função:=mult(selecionar as células com os seguintes valores a serem multiplicados).
Fórmula da divisão A fórmula ocorre da mesma maneira que as duas anteriores. Só precisa trocar o sinal para dividir (/). Fórmula da porcentagem O cálculo se realiza da mesma maneira como numa máquina de calcular, a diferença é que são adicionados os endereços na fórmula. Veja o exemplo: Um cliente de uma loja fez uma compra no valor de R$ 1.500,00 e a planilha deseja dar a ele um desconto de 5% em cima do valor da compra. A fórmula ficaria do Desconto ficaria da seguinte forma: Onde: B2 Refere-se ao endereço do valor da compra. * - sinal de multiplicação. 5/100 é o valor do desconto dividido por 100, ou seja, 5%. Esta forma está multiplicando o endereço do valor da compra por 5 e dividindo por 100, gerando assim o valor do desconto de 5%.
Outra forma: Onde: B2 endereço do valor da compra * - sinal de multiplicação 5% - o valor da porcentagem. Depois para calcular o Valor a Pagar, basta subtrair o Valor da Compra o Valor do Desconto, como mostra no exemplo. Fórmula do máximo Mostra o valor máximo de uma faixa de células. Exemplo: Suponhamos que fosse necessário descobrir qual a maior idade de crianças em uma tabela de dados. A forma de fazer isso é usando a fórmula MAX, conforme o exemplo abaixo: Onde: (A2:A5) refere-se ao endereço dos valores onde você deseja ver qual é o maior valor. No caso a resposta seria 30. Fórmula do mínimo Mostra o valor mínimo de uma faixa de células. Exemplo: Suponhamos que fosse necessário descobrir qual o peso idade de crianças em uma tabela de dados. Veja a fórmula no exemplo abaixo:
Fórmula da média Calcula-se a média aritmética de uma faixa de valores. Exemplo: Qual a média de idade da tabela de dados abaixo? Fórmula da data Esta fórmula insere a data automática em uma planilha, conforme o exemplo: Fórmula da condição SE Caso fosse necessário criar um Controle de Notas de Aluno, onde ao se calcular a média, ele automaticamente especificasse se o aluno fora aprovado ou não. Primeiramente, seria necessário entender o que será necessário fazer. Por exemplo: Escrever no campo situação Aprovado somente se o aluno tirar uma nota Maior ou igual a 7 na média, caso contrário, escrever Reprovado, já que o aluno não atingiu a condição para passar. Veja como você deve escrever a fórmula utilizando a função do SE> Onde: SE é a função. B2 refere-se ao endereço da média do aluno. Sendo ela que determinará se o aluno passará ou não.
>=7 é o teste lógico refere-se à condição para o aluno passar, ou seja, para está Aprovado ele deve atingir uma média maior ou igual a 7. Aprovado - refere-se à resposta verdadeira, ou seja, se a condição for verdadeira (a nota for maior ou igual a7) então ele escreverá aprovado. Por isso você deve colocar entre aspas, já que se refere a texto. ; (ponto e vírgula) - é o separador de lista, separa o teste lógico da opção para o teste verdadeiro e, a opção verdadeira da opção falsa. Reprovado refere-se a resposta falso, ou seja, caso ele não tenha média maior ou igual a 7, então escreva Reprovado. (aspas) quando a opção verdadeira ou falsa for um texto deverá ser colocado entre aspas. Siga esta sintaxe, substituindo somente, o endereço, a condição, as respostas para verdadeiro e para falso. Não esquecendo que deve iniciar a fórmula sempre com: =SE e escrever dentro dos parênteses. Mais um exemplo do SE com mais de uma condição. Agora, para escrever o aproveitamento do aluno quanto à média, colocando Ótimo para uma média maior ou igual a 9, Bom para uma média maior ou igual a 8, Regular para uma média maior ou igual a 7 e Insuficiente para uma média menor que 7. Onde: B2 refere-se ao endereço da média >=9 refere-se à condição para ótimo Ótimo - refere-se a resposta se caso for maior ou igual a 9 as demais têm o mesmo sentindo só mudam as condições e as respostas. Para resolver esse tipo de situação é necessário escrever um SE, dentro de outro Se após o ponto e vírgula. Para parêntese aberto, será necessário fechá-lo ao final e o Excel auxilia provendo cores diferentes para cada um deles.
Mais um exemplo: Calcular, dentro de uma planilha de pagamentos o Imposto de Renda para os funcionários listados. Mas, o cálculo só será efetuado para aqueles funcionários que ganham mais de R$ 650,00, ou seja, se o salário do funcionário for maior que R$ 650,00, então deverá ser multiplicado por uma taxa de 5% em cima do Salário Bruto, mas somente se ele ganhar mais de R$ 650,00, caso contrário deverá ficar 0 (zero). Onde: G11 refere-se ao endereço do Salário Bruto >650 refere-se a condição para que seja feito o cálculo G11*5% - refere-se a resposta se for verdadeira, ou seja, se no endereço G11 conter um valor maior que 650, então ele multiplicará o Valor do Salário Bruto(G11) por 5% (taxa do Imposto de Renda). 0(zero) refere-se a resposta se for falso, ou seja, caso no endereço G11 não tenha um valor maior que 650, então não haverá cálculo, ele colocará 0(zero). UTILIZANDO FORMULÁRIOS Um recurso muito interessante do MS-Excel é a possibilidade de utilizarmos os recursos de formulários diretamente nas Planilhas, para facilitar o trabalho de digitação ou de simulação de dados. Com o auxilio destes objetos na planilha, você poderá escolher uma produto em uma lista ao invés de digitar, poderá indicar o número desejado simplesmente clicando o mouse até indicar o número desejado, com a grande vantagem de não ser necessário a criação de código para verificar o que foi digitado. Este recurso está disponível através da Barra de Ferramentas Formulários. Para ativá-la, clique com o botão direito do mouse sobre uma Barra de Ferramentas e solicite a opção Formulários. Temos os seguintes botões a nossa disposição na Barra de Ferramentas Formulários:
Botão Descrição Rótulo, cria um rótulo de texto no gráfico ou folha de diálogo. Caixa de edição, cria uma caixa de edição para digitação de texto em folhas de diálogo. Caixa de grupo, cria uma caixa de grupo na sua planilha, gráfico ou folha de diálogo. Então, você poderá usar o botão "Botão de opção" para colocar botões de opção na caixa de grupo. Criar Botão, cria um botão ao qual você pode anexar uma macro ou um módulo de Visual Basic. Quando você usar o botão " Criar botão", o MS-Excel exibe a caixa de diálogo Atribuir Macro para que você designe uma macro já existente ao botão, ou grave uma nova macro para ser designada a ele. Caixa de verificação, cria uma caixa de verificação na sua planilha, gráfico ou folha de diálogo. Botão de Opção, cria um botão de opção na sua planilha, gráfico ou folha de diálogo, seja um botão de um grupo de botões de opção dentro de uma caixa de grupo ou um botão de opção individual. Caixa de listagem, cria uma caixa de listagem na sua planilha, gráfico ou folha de diálogo. Drop Down, cria uma combinação de caixa de listagem e caixa de edição na sua planilha ou na sua folha de diálogo. Combinação caixa de listagem-edição, cria uma combinação de caixa de listagem e caixa de edição na sua folha de diálogo. Combinação caixa de edição-drop down, cria uma combinação de caixa de listagem drop-down e caixa de edição na sua folha de diálogo. Barra de rolagem, cria uma barra de rolarem na sua planilha, gráfico ou folha de diálogo. Controle giratório, cria um controle giratório na sua planilha, gráfico ou folha de diálogo. Propriedades de Controle, exibe a guia "Controle" na caixa de diálogo Formatar Objetos para que se possa visualizar ou mudar as propriedades dos controles selecionados na sua planilha, gráfico ou folha de diálogo. Editar código, edita ou cria um código para o objeto selecionado. Se atualmente existir um código atribuído ao objeto, clicar sobre este botão abrirá o módulo do Visual Basic ou a folha de macro do MS-Excel 4.0 que contém o código. Se não existir código algum atribuído ao objeto, clicar sobre este botão abrirá um módulo novo do Visual Basic e criará um procedimento vazio que será automaticamente atribuído ao objeto.
Alternar grade, exibe ou oculta a grade usada para alinhar objetos em uma planilha ou folha de diálogo. Executar caixa de diálogo, executa a caixa de diálogo personalizada que estiver sendo editada na folha de diálogo. Dos recursos acima descritos, os que estão indicados para serem utilizados diretamente na planilha do MS-Excel serão vistos no nosso exemplo. Caso a barra de ferramentas Formulário não esteja exibida, clique em: Exibir / Barra de ferramenta / Formulário Como exemplo criaremos uma planilha que calcule o preço de um produto por região, exibindo automaticamente o custo, o preço de venda que calcula o valor das parcelas conforme o número do pedido e a quantidade de parcelas. A planilha deverá ter a aparência da figura abaixo: Digitaremos duas planilhas. Uma terá o valor dos produtos por região (tabela de preços) e a outra será onde os valores serão mostrados (consulta). Digite as planilhas e formate conforme o exemplo.
- Consultas - Tabela de Preço Para escolha de Produto será mostrado automaticamente uma lista de todos os produtos através de uma caixa de combinação. Para criar clique em Caixa de Combinação e preencha conforme o exemplo das figuras abaixo :
Precisaremos criar um vínculo em uma célula qualquer para facilitar nosso trabalho. Após criar esses elementos a planilha deverá fica igual a figura abaixo: Para exibir as Regiões e permitir que apenas uma delas seja escolhida, criaremos uma caixa de grupo com o nome Região. Crie também botões de opção para cada região com a ferramenta Botão de Opção Precisamos criar também um vínculo para os botões de opção.
Após criar esses elementos a planilha deverá fica igual à figura abaixo: Na planilha Tabela de Preços nomeie o intervalo dos valores para ValorRegiao pois iremos precisar deste nome para criar a função Índice. Para isso selecione toda área de dados que possuem os preços dos produtos (da célula B4 até F10) e coloque o nome definido.
Para exibir o custo usaremos a função ÍNDICE que busca uma determinada posição em um intervalo de valores. No nosso caso digite =ÍNDICE(ValorRegiao;J5;J6), onde ValorRegiao é o nome do intervalo dos valores, J5 é o vinculo da célula que indica qual o produto foi selecionado e J6 é o vínculo da célula que indica qual região foi selecionada. Por exemplo, se for selecionado o produto Cadeira o valor de J5 será 3 ; se for selecionada a região Nordeste o valor de J6 será 4 e com isso a função índice busca a posição 3,4 no intervalo de valores ValorRegiao. Para o Preço de Venda digitamos uma fórmula simples =C7*130%, para um valor de lucro definido de 30%. Para mostrar o valor obtido de lucro usaremos uma caixa de seleção para mostrar o valor do lucro. Caso queira que mostre o lucro da venda, essa caixa de seleção deverá estar marcada, caso esteja desmarcada não mostrará nada. Para isso crie a Caixa de seleção conforme a figura abaixo. Precisamos criar também um vínculo para essa caixa de seleção.
Na célula que se deseja mostrar o valor do lucro digite a formula condicional que analisa se a caixa de seleção está marcada ou não através do valor na célula de vínculo (VERDADEIRO quando a caixa está selecionada e FALSO quando não está): =SE(J8=VERDADEIRO;C9-C7;"") esta formula calculará o valor do lucro Para definir a quantidade de parcelas mínimas e a quantidade de pedido mínimo usaremos dois elementos Barra de Rolagem para mostrar os valores possíveis:
No item pedido mínimo faça conforme a figura abaixo: Para exibir o Valor das Parcelas devemos calcular através do preço de venda * pedido mínimo / nº das parcelas : =C9*C17/C16 Para que o usuário não fique com acesso às células de vínculo poderemos ocultá-las selecionando a coluna onde as células estão, clicando com o botão da direita do mouse e escolhendo a opção Ocultar :
Após isso a planilha de Consultas deverá da seguinte forma : PROCV No Excel, há possibilidades de se trabalhar com múltiplas funções de várias categorias. Por exemplo: podemos associar uma função de procura de referência com uma função financeira, para encontrarmos um determinado valor, e ainda dentro dessa operação podemos inserir uma função lógica que ajudará principalmente na condição de uma eventual alteração dos valores devido às alterações nas informações que ela pode armazenar. Em se tratando de lógica e procura de referência, vamos estudar duas das principais funções dessas duas categorias. Em primeiro lugar vamos saber como funciona a procura de referência de valores. Para isso vamos estudar a fórmula PROCV, por ser mais usada quando se faz uma planilha, principalmente quando queremos buscar informações de outra planilha ou de um campo dentro da mesma tabela. PROCV age exatamente como uma variável num banco de dados por exemplo. Ela busca a informação e associa ao conjunto de informações de sua atual operação. Para isso basta criar
uma planilha com determinados valores, sempre numerando a primeira coluna em ordem crescente, para que PROCV as encontre dentro dessa ordem, caso contrário você receberá uma mensagem ( #N/D ). A sintaxe básica é a seguinte : =PROCV(valor_procurado;matriz_tabela;núm_índice_coluna;procurar_intervalo) Onde: Valor_procurado - é o valor a ser procurado na primeira coluna da matriz. Valor_procurado pode ser um valor, uma referência ou uma seqüência de caracteres de texto. Textos em maiúsculas e minúsculas são equivalentes. Matriz_tabela - é a tabela de informações em que os dados são procurados. Use uma referência para um intervalo ou nome de intervalo, tal como Banco de dados ou Lista. Os valores na primeira coluna de matriz_tabela podem ser texto, números ou valores lógicos. Num_indice_coluna - é o número da coluna onde a informação será buscada para ser exibida na mesma linha onde o valor_procurado for encontrado na matriz de dados. Procurar_intervalo - é um valor lógico que especifica se você quer que PROCV encontre a correspondência exata ou uma correspondência aproximada. Se VERDADEIRO ou omitida, uma correspondência aproximada é retornada; em outras palavras, se uma correspondência exata não for encontrada, o valor maior mais próximo que é menor que o valor_procurado é retornado. Se FALSO, o PROCV encontrará uma correspondência exata. Se nenhuma correspondência for encontrada, o valor de erro #N/D é retornado. Como exemplo criaremos uma planilha com uma consulta de endereço a partir de nomes que serão digitados. A planilha deverá ter a aparência da figura abaixo:
Digitaremos duas planilhas. Uma terá as informações de endereços cadastradas (Cadastro) e a outra será onde os valores serão mostrados (Procv_1). Digite as planilhas de Cadastro como o exemplo abaixo. Ainda na planilha Cadastro nomeie o intervalo dos valores para dados1, pois iremos precisar deste nome na função PROCV. Para isso selecione toda área de dados que possuem os dados (da célula B2 até F16) e coloque o nome definido.
Na planilha de consulta, na célula que exibirá o endereço, vamos usar a função PROCV da seguinte forma : =PROCV(D5;dados1;2;0) Onde : D5 célula onde o nome está sendo digitado dados1 matriz de dados onde o nome será procurado 2 número da coluna da matriz de dados onde está a informação que deverá ser exibida 0 para não exibir nenhum dado (#N/D) caso o valor procurado não seja encontrado Por exemplo, se digitarmos o valor Lilian na célula de nome o PROCV encontrará o seguinte valor para Endereço :
Seguindo esse raciocínio criaremos as células PROCV para exibir os valores do Bairro, Cidade e Estado : =PROCV(D5;dados1;3;0) =PROCV(D5;dados1;4;0) =PROCV(D5;dados1;5;0)