2 Pesquisa de valores em uma lista de dados

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1 2 Pesquisa de valores em uma lista de dados Vinicius A. de Souza São José dos Campos,

2 Sumário Tópicos em Microsoft Excel 2007 Introdução...3 Funções PROCV e PROCH...3 PROCV...3 Exemplos...5 Capturando valores de erro...6 PROCH...7 Realizando cruzamentos entre linhas e colunas...7 Habilitando o assistente de pesquisa...8 São José dos Campos,

3 Introdução A idéia geral por trás das funções de pesquisa é descobrir um determinado valor de uma lista de dados com base em um parâmetro (informação) conhecido. Suponha, por exemplo, que temos a seguinte tabela de alunos: Matricula Nome Telefone Curso M-1 X Informática M-2 Y Engenharia M-3 Z Matemática Através do parâmetro conhecido M-2, que corresponde a um numero de matricula de determinado aluno, podemos usar funções que nos permitem descobrir, por exemplo, em qual curso este aluno está matriculado, que, no caso, é Engenharia. Portanto, quando trabalhamos com funções de pesquisa, a pergunta a ser feita é qual o valor da coluna 4 que corresponde ao parâmetro conhecido M-2 da coluna 1? Funções PROCV e PROCH Duas importantes funções para pesquisa em uma lista de dados são PROCV e PROCH, que correspondem, respectivamente, à procura vertical e procura horizontal. PROCV A função PROCV localiza um parâmetro informado na primeira coluna de um tabela e retorna um valor associado a este parâmetro na mesma linha de outra coluna na matriz da tabela. É importante observar que esta função deve ser usada quando os valores da comparação estiverem posicionados em uma coluna à esquerda ou à direita dos dados que você deseja procurar. Sintaxe Onde: PROCV(valor_procurado; matriz_tabela; núm_índice_coluna; procurar_intervalo) Valor_procurado: Corresponde ao parâmetro informado à função que a será procurado na primeira coluna da tabela. O valor_procurado pode ser um valor absoluto ou uma referência (endereço de célula). Se o valor_procurado for menor do que o menor valor na primeira coluna de matriz_tabela, o PROCV retornará o valor de erro (#N/D valor não disponível). Matriz_tabela: Corresponde a um intervalo de duas ou mais colunas de dados. Use uma referência para um intervalo ou um nome de intervalo. É importante destacar que os valores na primeira coluna de matriz_tabela são os valores procurados pelo parâmetro São José dos Campos,

4 valor_procurado. Os valores podem ser texto, números ou valores lógicos. Textos em maiúsculas e minúsculas são equivalentes. Núm_índice_coluna: Neste parâmetro deve ser informado o número da coluna em matriz_tabela a partir do qual o valor correspondente deve ser retornado. Por exemplo, um núm_índice_coluna igual a 1 retornará o valor na primeira coluna em matriz_tabela; um núm_índice_coluna de 2 retornará o valor na segunda coluna em matriz_tabela, e assim por diante. Se núm_índice_coluna for: Menor que 1, PROCV retornará o valor de erro #VALOR!. Maior do que o número de colunas em matriz_tabela, PROCV retornará o valor de erro #REF!. Procurar_intervalo: Um valor lógico (verdadeiro ou falso) que especifica se você quer que PROCV localize uma correspondência exata ou aproximada. Se VERDADEIRO (se nada for informado, o Excel assumirá este valor), uma correspondência exata. Caso uma correspondência exata não for localizada, o valor maior mais próximo que seja menor que o valor_procurado é retornado. Importante: Usando o valor lógico Verdadeiro neste parâmetro, os valores na primeira coluna de matriz_tabela deverão ser colocados em ordem ascendente; caso contrário, PROCV poderá não retornar o valor correto. Se FALSO, PROCV encontrará somente uma correspondência exata. Nesse caso, os valores na primeira coluna da matriz_tabela não precisam ser classificados. Se houver dois ou mais valores na primeira coluna de matriz_tabela que não coincidem com o valor_procurado, o primeiro valor encontrado será utilizado. Se nenhuma correspondência exata for localizada, o valor de erro #N/D será retornado. Observações importantes Ao procurar valores de texto na primeira coluna da matriz_tabela, certifique-se de que os dados na primeira coluna da matriz_tabela não tenham espaços à esquerda ou de fim de linha, uso inconsistente de aspas normais ( ' ou " ) e curvas ( ou ) ou caracteres não-imprimíveis. Nesses casos, a função PROCV pode fornecer um valor correto ou não esperado. Ao procurar valores de número ou data, certifique-se de que os dados na primeira coluna da matriz_tabela não estejam armazenados como valores de texto. Nesse caso, a função PROCV pode fornecer um valor correto ou não esperado. Se procurar_intervalo for FALSO e valor_procurado for texto, então você pode usar os caracteres curinga ponto de interrogação (?) e asterisco (*) em valor_procurado. Um ponto de interrogação coincide com qualquer caractere único; um asterisco coincide com qualquer seqüência de caracteres. Se você quiser localizar um ponto de interrogação ou asterisco real, digite um til (~) antes do caractere. São José dos Campos,

5 Exemplos Vamos construir a seguinte tabela: Amostra Densidade Viscosidade Temperatura A1 0,457 3, A2 0,525 3, A3 0,616 2, A4 0,675 2, A5 0,746 2, A6 0,835 2, A7 0,946 2, A8 1,09 1,95 50 A9 1,29 1,71 0 Exemplo 1: Pesquisar qual a temperatura obtida na amostra A5 =PROCV("A5";A2:D10;4;VERDADEIRO) Resultado: 200 Explicação: A5 é o valor conhecido que usamos como base para a pesquisa. Este valor está entre aspas duplas por ser um texto. O intervalo A2:D10 corresponde à nossa tabela de dados. Perceba que a primeira coluna deste intervalo possui os valores que serão usados na procura do valor conhecido informado à função. O número 4 corresponde à quarta coluna da tabela, ou seja, estamos querendo que um valor desta coluna seja retornado pela função. O valor verdadeiro solicita que seja feita uma busca aproximada do valor A5. Exemplo 2: Usando uma correspondência aproximada, queremos procurar uma densidade que mais se aproxima do valor 1 (coluna B) e, então, retornar o valor da viscosidade associada a este valor =PROCV(1;B2:C10;2;VERDADEIRO) Resultado: 2,17 Explicação: Como utilizamos correspondência aproximada, a função não localizou o valor 1, então localizou o maior valor que é menor que 1, no caso, o valor 0,946. Portanto, o valor de viscosidade associado a 0,946 é 2,17. Perceba que, como o valor procurado está na segunda coluna da tabela (Densidade), o intervalo passado na função deve começar nesta coluna, de forma que ela seja a primeira deste intervalo. Exemplo 3: Vamos refazer o exemplo 2, usando agora correspondência exata =PROCV(1;B2:C10;2;FALSO) São José dos Campos,

6 Resultado: #N/D Explicação: Como não há valor exatamente igual a 1 na coluna de Densidade, um erro é retornado. Aqui é importante mencionar que, caso queiramos procurar um valor conhecido que seja menor do que o menor valor da coluna a ser pesquisada, a função retornará um erro. Capturando valores de erro Dois erros que podem ocorrer ao usar a função PROCV é #N/D (valor não disponível), que significa que o valor procurado não existe na tabela de dados, e #REF, que significa que o usuário informou um número de coluna cujo valor deve ser retornado maior do que a quantidade de colunas da tabela. Caso estejamos criando uma planilha que será usada por outras pessoas, estas podem não saber o significado destes erros. Por isso, é possível usarmos outras funções associadas à função PROCV para tratar estes erros. Para os exemplos 4 e 5 a seguir, iremos usar a tabela abaixo: Matricula Nome Telefone Curso M-1 X Informática M-2 Y Engenharia M-3 Z Matemática Exemplo 4: Capturando um valor de erro #N/D Suponha que queiramos pesquisar em qual curso o aluno de matricula M-4 está matriculado: =PROCV("M-4";A18:D20;4;FALSO) O resultado desta formula será #N/D, pois não há aluno com o numero de matricula M-4. Porém, também podemos fazer a seguinte função: =SE(É.NÃO.DISP(PROCV("M-4";A18:D20;4;FALSO) = VERDADEIRO); "Matricula não existente"; PROCV("M-4";A18:D20;4;FALSO)) Resultado: Matricula não existente Explicação: A função PROCV verifica se existe uma valor da coluna 4 associado à matricula M-4. A função É.NÃO.DISP retorna Verdadeiro se o resultado da função PROCV for um erro. Por fim, a função SE verifica se a função É.NÃO.DISP encontrou um valor de erro, caso sim, ele imprime a mensagem Matricula não existente, caso não, então ela executa uma nova função PROCV para retornar o curso (coluna 4) em que o aluno está matriculado. São José dos Campos,

7 Exemplo 5: Capturando o erro #REF! Tópicos em Microsoft Excel 2007 Podemos reescrever a função do exemplo 4 usando agora a função ÉERRO(A4), que retorna verdadeiro se referir a um valor de erro exceto #N/D. =SE(ÉERRO(PROCV("M-3";A18:D20;5;FALSO) = VERDADEIRO); "Índice de coluna errado"; PROCV("M-3";A18:D20;5;FALSO)) Resultado: Índice de coluna errado Explicação: Como passamos um índice de coluna igual a 5, a função PROCV retornou um erro, pois temos apenas 4 colunas na tabela. Por causa disto, a função ÉERRO retornou Verdadeiro e a função SE imprimiu a mensagem Índice de coluna errado. PROCH A função PROCH é totalmente análoga à função PROCV, com a diferença de que agora estamos querendo encontrar valores abaixo de um parâmetro conhecido. A sintaxe desta função é a seguinte: PROCH(valor_procurado; matriz_tabela; núm_índice_lin; procurar_intervalo) Os argumentos da função PROCH funcionam da mesma maneira que os argumentos da função PROCV. Entretanto, não podemos esquecer de que o argumento núm_índice_lin se refere agora à posição da linha abaixo do valor_procurado, e não mais a posição da coluna. Vamos fazer um exemplo baseado na tabela abaixo: Jan Fev Mar Abr Mai Jun Índice 0,99 0,45 0,87 0,55 0,24 0,25 Exemplo 6: Queremos verificar qual o índice associado ao mês de Abril: =PROCH("Abr";B1:G2;2;FALSO) Resultado: 0,55 Realizando cruzamentos entre linhas e colunas Verificamos que as funções PROCV e PROCH pesquisam valores em apenas uma direção cada. Porém, usando o Assistente de Pesquisa, podemos construir uma fórmula que realiza o cruzamento entre linhas e colunas a fim de encontrar determinado valor correspondente a esta interseção. São José dos Campos,

8 Habilitando o assistente de pesquisa Primeiramente, temos que habilitar o assistente. Para isto, acesse o painel de opções do Excel (Botão Office Opções). Posteriormente, clique em Suplementos. No campo Gerenciar, clique no botão Ir. Na caixa de suplementos, marque a opção Assistente de Pesquisa e clique em OK. Agora você já pode utilizar o assistente de pesquisa, que estará disponível na aba Fórmulas. Para o exemplo de utilização do assistente de pesquisa, crie a tabela abaixo: Jan Fev Mar Abr Mai Jun Vendedor A Vendedor B Vendedor C Vendedor D Vendedor E Vendedor F Exemplo 7: Queremos saber qual a quantidade de produtos vendidos pelo VendedorC no mês de Abril. Acione o assistente de pesquisa. Você terá que configurar 4 etapas: Etapa 1: Selecionar o intervalo de dados, incluindo rótulos de linhas e colunas Etapa 2: Selecionar a coluna e a linha que contém os valores a serem pesquisados. No nosso caso, temos que selecionar a coluna Abr e a linha VendedorC Etapa 3: Você decide se quer copiar somente o resultado da interseção realizada ou também os parâmetros de pesquisa (caso você escolha esta ultima opção, você devera configurar mais algumas etapas) Etapa 4: Você deve selecionar uma célula onde será exibido o resultado da função. São José dos Campos,