Organização de Eventos
O que é um evento? Em termos de comunicação e marketing: Todo acontecimento que resulta de um projeto devidamente planejado e executado Objetivos e público alvo previamente definidos
Utilidade do evento Lançar, vender ou divulgar produtos e serviços Estreitar relacionamentos Criar, desenvolver ou fortalecer a imagem de uma instituição Promover valores culturais Motivar os funcionários
Tipos de evento De acordo com sua natureza, formato e objetivos, os eventos são divididos em 3 categorias básicas: Eventos Profissionais Eventos Promocionais Eventos Sociais
Custos Temário Programação Data Local Ambiente Serviços Elementos básicos Contribuições
Classificação do evento O evento pode ser classificado de acordo com as seguintes variáveis: Porte Pequeno até 150 participantes Médio entre 151 e 500 participantes Grande de 501 a 5 mil participantes Megaeventos acima de 5 mil participantes
Classificação do evento Periodicidade Determinada realização regular em data fixa Variável ou móvel realização regular, em data que varia conforme interesses do promotor Indeterminada ou esporádica realização esporádica ou única
Classificação do evento Perfil do público-alvo - Idade - Sexo - Classe socioeconômica - Formação escolar - Profissão - Áreas de interesse
Classificação do evento Natureza - Artístico-culturais - Turísticos - Esportivos - Recreativos - Técnico-científicos - Corporativos - Sociais - Governamentais - Cívicos - Políticos - Típicos, folclóricos ou religiosos
Evento Esportivo Evento Cultural Evento Turístico Evento Social
Classificação do evento Formatos ou Tipologia Baseados nas reuniões dialogais: - Reunião -Brainstorming - Congresso - Curso - Palestra - Fórum - Entrevista coletiva - Mesa Redonda - Teleconferência ou videoconferência
Entrevista Coletiva Brainstorming Mesa-redonda
Classificação do evento Competitivos: - Campeonato - Olimpíadas - Torneio - Concurso
Torneio Concurso Olimpíadas Campeonato
Classificação do evento Demonstrativos ou expositivos: - Excursão - Espetáculo - Festival - Desfile - Inauguração - Leilão - Noite de Autógrafos - Feira - Roadshow
Desfile Roadshow Festival Inauguração
Classificação do evento Baseados em reuniões sociais: - Brunch - Noivado - Coffee Break - Casamentos - Coquetel - Batizados - Happy Hour - Homenagens - Festas beneficentes - Debutantes
Batizado Debutantes Happy Hour Brunch
Planejamento É o ponto de partida, criação de estratégias ou táticas para alcançar o objetivo do evento: Desenvolvimento do conceito ou idéia Estudo da viabilidade Preparação da aprovação Produção Finalização Avaliação dos resultados
Pré-evento Fases do evento É a fase da concepção e planejamento do evento, a partir de interesses, objetivos e estratégias envolvidas Briefing: Diagnóstico das necessidades, objetivos e perspectivas, aliado as estratégias Escolha do local e data: De acordo com o perfil e objetivos do evento
Fases do evento Orçamento e propostas: Levantamento de todas as possibilidades de fornecedores de serviços e produtos Contrato: Formalização de tudo que foi combinado e estabelecido para o evento Dimensionamentos: Proporcionar tudo o que será necessário para o atendimento das necessidades do evento
Transevento Fases do evento É a fase de organização e realização na prática do evento, quando todas as atividades planejadas são implementadas Cronograma: É um descritivo de atividades previstas no período de tempo que antecede o evento Check list: É uma lista de providências a serem tomadas para a realização do evento
Fases do evento Matriz de responsabilidades: Ferramenta que indica as funções de cada membro da equipe Pós-evento Nesta fase ocorre a desmontagem do evento. Também é a etapa de verificação de alcance dos resultados almejados. É importante: Realizar reuniões de avaliação Aplicar questionários Elaborar relatórios
Local do evento Vale considerar alguns critérios: Localização geográfica Vias de acesso Opções de locomoção Infra-estrutura Segurança Estacionamento Diferenciais
Local do evento As alternativas são muito variadas: Centro de convenções Pavilhões Buffets Clubes Casas de Shows / Casas Noturnas Restaurantes Chácaras, sítios e fazendas Galpões Espaços alternativos
Centro de Convenções Casa noturna Buffet infantil Restaurante
Etiqueta social É a arte de boas maneiras e bons costumes: - Comportamento e postura - Gestos - Vestimentas - Apresentações - Comportamento à mesa - Convites - R.S.V.P. (confirmação de presença)
Planejamento em A&B Os serviços mais utilizadas são: Banquetes Buffets Café-da-manhã Chá da tarde Coquetel Ceia
Planejamento em A&B Modalidades de serviços em A&B: Á francesa: Garçom ou copeira seguram a travessa, enquanto os convidados se servem sentados Á inglesa direto: Garçom serve os convidados sentados Á inglesa indireto: Garçom prepara o prato no guerridón (carrinho de apoio) e serve os convidados sentados
Planejamento em A&B Á americana: convidado se serve no buffet previamente montado com todos os alimentos Franco-americano: o prato de entrada é servido pronto aos convidados sentados, o prato principal é servido em buffet Empratado ou de prato passado: o prato vem pronto da cozinha ou de uma ilha de apoio para todos simultaneamente Á russa: as bandejas com alimentos ficam à mesa
Composição dos cardápios Coffee Break: Café, chocolate, chás, sucos, água, salgadinhos, frutas, bolos, biscoitos, pães, sanduíches, patês, frios Coquetel: Água, sucos, refrigerantes, coquetéis de frutas, drinks, whisky, vinho, cerveja, champanhe, canapés, salgadinhos, frios, petiscos, miniporções Almoços e jantares: Água, vinho, champanhe, entrada fria ou quente, peixe, carnes, aves, massas, sobremesa
Marketing de eventos Necessidade de marketing: Envolve plano de mídia, ações promocionais diversas, elaboração de contratos, e um relatório final que avalie os resultados Expectativas do consumidor: Surgem da combinação de mensagens de marketing, do boca a boca, experiências de outros eventos e a imagem da marca Captação de patrocínio: É uma troca, parceria momentânea em custos, serviços, divulgação e até depoimentos
Marketing de eventos Tipos de apoio: Patrocínio Operação comercial, em dinheiro, de promoção e marketing com a iniciativa privada Subvenção Apoio financeiro e/ou concessão (passagem, ingressos, etc) de órgãos públicos e governamentais
Marketing de eventos Permuta Troca de produtos e serviços (anúncios publicitários, suporte, logística, entre outros) Doação Colaboração espontânea (em dinheiro, produtos e serviços), sem qualquer expectativa de retorno, com pessoas ou empresas Mecenato Interesse de determinada empresa em patrocinar projetos específicos, porém sem aguardar um retorno proporcional ao investimento
Produção de eventos A produção de eventos envolve diversas áreas, como Publicidade, Relações Públicas, Jornalismo, Turismo, Segurança, Arquitetura, Engenharia Elétrica, entre outras Produtor de eventos precisa agregar: Cultura Capacidade de organização Conhecimentos técnicos
Produção de eventos Produção técnica: Iluminação Áudio Transmissão / Projeção de imagens Cenografia Palco Arquibancadas Layout do espaço
Produção de eventos Serviços de apoio: Policiamento Solicitado com antecedência, tem caráter preventivo Trânsito É aconselhável requisitar o apoio, se houver expectativa de intenso fluxo de veículos Ônibus Possibilidade de implantação de linhas especiais durante o evento e/ou desvio de itinerários Corpo de bombeiros Para orientações e fiscalizações prévias, o evento deverá ter brigada Serviço médico É fundamental, sempre manter um médico de plantão
NA VERDADE, TUDO É EVENTO! Francisco Paulo de Melo Neto Criatividade em eventos, SP