Organização de Eventos
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- Jorge Abreu Aquino
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1 Organização de Eventos Exponor 02/2009 Copyright Portaldoser
2 Conceitos Básicos O que é um Evento? Um EVENTO é um acontecimento planeado, que ocorre num dado tempo e lugar, que visa promover a relação organização anfitriã e o público de interesse, com vista ao alcance de determinados objectivos. Copyright Portaldoser
3 Conceitos Básicos Um evento é um facto que ocorre em determinado momento e local, com o objectivo de satisfazer necessidades específicas de: Quem organiza motivo de orgulho, resultado de muito esforço e dedicação, o início de um ciclo Quem financia retorno do investimento Quem participa - oportunidade, factor de auto-realização Copyright Portaldoser
4 Conceitos Básicos Quem assiste um momento único, memorável, com significado especial Quem acolhe - As diversas entidades (empresas, municípios, governo) recorrem à organização de eventos como forma de afirmação dasuaimagemjunto dos públicos pelos quais se interessa; para comunicar com o seu público interno e externo; para reforçar os contactos e as relações. Copyright Portaldoser
5 Mercado de Eventos Como está o mercado? Que segmentos podemos trabalhar? Particular Empresarial Sector Público Copyright Portaldoser
6 Mercado de Eventos Ao contrário de outros tipos de comunicação que na sua globalidade informa, os eventos criam emoções e laços que, quando bem comunicados, ligam os consumidores à marca associada aoevento. Copyright Portaldoser
7 Mercado de Eventos As empresas procuram modos de diferenciar a sua mensagem e procurar um contacto mais directo e menos «mecânico» com o seu consumidor. Copyright Portaldoser
8 Mercado de Eventos Roberta Medina, vice-presidente da Better World* «As principais vantagens são as de criar diferencial, proporcionar experiências, tocar a vida do consumidor de uma forma mais pessoal, gerar identificação de valores com o cliente ou manter a fidelidade». *A Better World é a empresa por trás de projectos como: Árvore de Natal Millennium bcp/sic Optimus Open Air Rock in Rio-Lisboa Copyright Portaldoser
9 Captação/Criação ç As Organizações que pretendem utilizar os eventos como elemento estratégico, podem fazê-lo segundo duas vias: -captaçãodeeventos -criação deeventos Copyright Portaldoser
10 Captação de eventos Captação de eventos candidatura a um processo de acolhimento de determinado evento promovido por uma entidade externa. No decorrer da avaliação da candidatura são analisados os seguintes aspectos: Espaço disponível Capacidade hoteleira Atendimento Transportes, acessibilidades, estacionamento Infra-estruturas de apoio e serviços Copyright Portaldoser
11 Captação de eventos Outros elementos que reforçam a candidatura: Atracções turísticas naturais e construídas Estrutura turística Gastronomia Aeroportos, terminais rodoviários e ferroviários Segurança, rede comunicações Instalações que permitam a realização de actividades simultâneas Aspectos económicos, políticos, culturais que possam afectar o interesse dos visitantes Copyright Portaldoser
12 Criação de eventos Criação de eventos Aproveitamento dos recursos locais Celebração de datas especiais Solicitações Copyright Portaldoser
13 Parceiros de Eventos ORGANIZAÇÃO ANFITRIÃ COMUNIDADE ANFITRIÃ FORNECEDORES PATROCINADORES MEDIA EQUIPA DO EVENTO PARTICIPANTES E ESPECTADORES Copyright Portaldoser
14 Variáveis dos Eventos Apesar de possuírem elementos em comum, os eventos podem variam substancialmente em função de factores, tais como: Abrangência: Finalidade: Local RegionalR i l Nacional Internacional Institucional Promocional Copyright Portaldoser
15 Variáveis dos Eventos Dimensão: Data: pequeno (até 200 Pax) médio ( Pax) grande (>600 Pax) Mega Fixo Móvel Esporádico Área de interesse: Artística Cultural/Lazer Empresarial Comercial C i l Social Política Turística Religiosa, etc Copyright Portaldoser
16 Variáveis dos Eventos Público-alvo Geral Dirigidog Específico Localização geográfica Acessibilidades e rede de transportes Tamanho da população Idade da população Copyright Portaldoser
17 Variáveis dos Eventos Grau de receptividade e participação da comunidade Instalações e equipamentos disponíveis Orçamento O t disponível Concorrência directa Duração Copyright Portaldoser
18 Tipos de Eventos Classificação dos eventos Varia consoante o âmbito e a finalidade do evento. É importante reconhecer a diversidade e tratar cada evento de forma diferente de acordo com as suas particularidades. Cada um possui características e necessidades próprias correspondentes a procedimentos diferentes. Copyright Portaldoser
19 Tipos de Eventos Eventos técnicos e científicos Conferência Congresso Convenção Debate Follow-upF Fórum Jornada Meeting Mesa redonda Painel Palestra ou colóquio Seminário Simpósio ó i Workshop Comício Brainstorming Copyright Portaldoser
20 Tipos de Eventos Eventos comerciais e institucionais Exposição Mostra Feira lançamento de um livro Salão Vernissage Leilãoã lançamento primeira pedra Inauguração de instalações Inauguração de retratos, estátuas e bustos Tomada de posse Copyright Portaldoser
21 Tipos de Eventos Eventos de competição Campeonato Gincana Torneio Olimpíadas Concursos Copyright Portaldoser
22 Tipos de Eventos Eventos de convivência Sarau Cocktail Happy hour Baby shower Chá beneficência Banquete Brunch Coffee break Casamento e bodas de casamento Funeral Festival EspectáculoE l Copyright Portaldoser
23 Como organizar um evento de sucesso 1. Ter uma visão clara e abrangente do projecto 2. Conseguir que todos os intervenientes se comprometam na concretização dos objectivos do evento 3. Definir objectivos mensuráveis Copyright Portaldoser
24 Como organizar um evento de sucesso 4. Possuir uma estrutura t organizacional i adequada d e flexível 5. Uma equipa de trabalho motivada e multifacetada 6. Bom relacionamento interpessoal 7. Capacidade de resposta e improviso Copyright Portaldoser
25 Como organizar um evento de sucesso 8. Equipa profissional e qualificada 9. Um coordenador de projecto com capacidades de liderança e personalidade 10.Esforço coordenado e de equipa, funcionando dentro dos limites orçamentais e utilizando os recursos disponíveis de forma consciente e concertada Copyright Portaldoser
26 Como organizar um evento de sucesso 11.Linhas de comunicação eficientes i 12.Criação de uma boa imagem pública 13.Estratégias de divulgação e promoção eficazes e com impacto Copyright Portaldoser
27 Como organizar um evento de sucesso 14.Planos de contingência 15.Atenção aos pormenores 16.Criatividade e inovação 17.Gestão eficiente do tempo Copyright Portaldoser
28 Como organizar um evento de sucesso 18.Um compromisso total com o atendimento ao cliente 19.Sistemas permanentes de controle e monitorização 20.Uma atmosfera de união, entusiasmo e de conjugação de esforços Copyright Portaldoser
29 Como organizar um evento de sucesso 21.Planeamento detalhado e documentado num cronograma de acções 22.Uma avaliação minuciosa e realista após o evento 23.Efectuar pesquisas de mercado Copyright Portaldoser
30 Como organizar um evento de sucesso 24.Análise SWOT 25.Análise da concorrência 26.Planeamento logístico 27.Procedimentos de emergência Copyright Portaldoser
31 Como organizar um evento de sucesso 28.Sinergias locais 29.Politica agressiva de angariação de patrocínios Copyright Portaldoser
32 Etapas aplicáveis a todos os Eventos Não obstante as particularidades inerentes a cada evento, existem etapas fundamentais aplicáveis a todos. Antes de mais é necessário que alguém desenvolva a ideia e dê inicio à acção. Revisão (se houve eventos anteriores) Brainstorming (o quê, para quem, onde, quando, etc.) Copyright Portaldoser
33 Etapas aplicáveis a todos os Eventos Colocar por escrito um conjunto de questões essenciais à realização do evento Identificação das metas e objectivos do evento Realização de um estudo de viabilidade/diagnóstico Inventariação das necessidades de implementação Copyright Portaldoser
34 Etapas aplicáveis a todos os Eventos Definição do cronograma de acções a desenvolver Assegurar o financiamento patrocínios Definição das estruturas operacionais e contratação dos recursos humanos necessários Definição de planos de contingência e sistemas de controle Copyright Portaldoser
35 Etapas aplicáveis a todos os Eventos Marketing do evento Revisão detalhada de todos os pormenores Operacionalização p ç do evento de acordo com o planeamento efectuado Análise e avaliação Elaboração do relatório Copyright Portaldoser
36 Fases da Organização Concepção Planeamento Operacionalização (Pré Evento, Evento e Pós Evento) Avaliação Copyright Portaldoser
37 Resumo Concepção Revisão (se houve eventos anteriores) Brainstorming (o quê, para quem, onde, quando, etc.) Planeamento (mais complexa, mais demorada, mais trabalhosa) Objectivos Specific Measurable Achievable RealisticR Timed Estudos de viabilidade (só nos grandes eventos) Inventariação e ação dos recursos necessários a implementação e do mesmo Orçamento Provisional (custos e receitas) Calendarização de tarefas (cronograma) Definição estrutura operacional (organograma) Definição D i ã de Planos de contingência i Marketing do Evento Operacionalização (pré-evento/evento/pós-evento) Avaliação Clipping Agradecimentos Pagamentos Desmontagens Press release c/ nºs do evento Copyright Portaldoser
38 Copyright Portaldoser
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