Planejamento e Organização de Eventos. CEPE 2015 Profa. Cinara Cardoso

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Pedro Moreira Ramalho
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1 Planejamento e Organização de Eventos CEPE 2015 Profa. Cinara Cardoso

2 O que são Eventos? Acontecimentos pontuais... Ou seja, não contínuos,...mas que devem ter periodicidade definida;...e que, do ponto de vista profissional, pressupõem planejamento. ETIMOLOGIA DA PALAVRA: Latim EVENTUS, acontecimento, ocorrência, acidente, acaso, particípio passado de EVENIRE, resultar, acontecer, de EX-, fora, mais VENIRE, vir.

..e que, do ponto de vista profissional, pressupõem planejamento.

3 Eventos são todos os acontecimentos previamente planejados, organizados e coordenados de forma a contemplar o maior número de pessoas em um mesmo espaço físico e temporal, com informações, medidas e projetos sobre uma idéia, ação ou produto, apresentando os diagnósticos de resultados e os meios mais eficazes para se atingir determinado objetivo. (MARTIN, 2008)

informações, medidas e projetos sobre uma idéia, ação ou produto, apresentando os

4 Quais as funções dos Eventos? Reunir pessoas para discussão e congraçamento em volta de temas ou interesses comuns; Informar e atualizar; Participar à sociedade dados, fatos, possibilidades; Permitir congregar; interagir e gerar negócios através da rede e relacionamentos, start de parcerias, promoção de serviços e produtos, avaliação de processos.

Informar e atualizar; Participar à sociedade dados, fatos, possibilidades; Permitir

5 Classificação dos Eventos: Quanto a abrangência local, regional, nacional, internacional; Quanto ao acesso - aberto (diferente de gratuito) e fechado (convite ou convocação); Quanto ao formato tipologias de acordo com a estrutura organizacional e logística do evento. Exemplo:Congressos, seminários, debates, simpósios,

(convite ou convocação); Quanto ao formato tipologias de acordo com a estrutura

6 Quanto a modalidade sociais; esportivos; culturais; entretenimento; técnico-científicos; corporativos/empresariais (técnicos, promocionais, mercadológicos, informativos, incentivo). Quanto ao Tamanho Pequeno até 200 paxs Médio de 201 até 600 paxs Grande a partir de 601 MegaEventos Eventos quem envolvam a estrutura da cidade, milhares de pessoas.

mercadológicos, informativos, incentivo).

7 Tipologia dos Eventos: Programa de visitas: quando a organização recebe grupos de pessoas seguindo uma programação criteriosamente preparada, com o objetivo de divulgá-la para seu público de interesse, por meio da apresentação da sua área física, filosofia, política e ramo de atividade. Concursos: são competições que estimulam o interesse do público participante e o familiariza com a organização e suas políticas. Sempre existe premiação.

apresentação da sua área física, filosofia, política e ramo de atividade.

8 Tipologia dos Eventos: Exposições: são formas de expor publicamente produtos, objetos, fotografias, documentos etc., com a finalidade de divulgar e/ou vender. É fixa e visa apenas divulgar. Vernissage: exposição de artes plásticas. Feiras: ampla, fixa e visa vender. Salão: é amplo, fixo e visa apenas divulgar mas, atualmente possui as mesmas características das feiras. Mostra: é pequena e circulante; visa somente divulgar. É a única forma de expor que circula.

9 Tipologia dos Eventos: Encontros: são eventos com porte e duração variáveis, nos quais as pessoas se reúnem com a finalidade de discutir temas de interesse comum. Conferência: é a exposição de um assunto de amplo conhecimento do conferencista, geralmente pessoa reconhecidamente competente. Videoconferência: é uma conferência feita por meio de telefonia, televisão e computador, permitindo a participação de pessoas que estão em locais diferentes e distantes.

Conferência: é a exposição de um assunto de amplo conhecimento do conferencista, geralmente pessoa

10 Tipologia dos Eventos: Palestra: é a exposição de um assunto para uma platéia relativamente pequena. O assunto é geralmente de natureza educativa e os ouvintes já possuem algum conhecimento sobre o que será exposto. Após a apresentação deverá ser aberta para questionamento. Pode ser organizado um ciclo. Simpósio: são vários expositores com a presença de um coordenador. O tema é geralmente científico. Painel: há debate entre os expositores, sob a coordenação de um moderador, cabendo à platéia o comportamento de expectadora, sem formular perguntas à mesa.

Após a apresentação deverá ser aberta para questionamento. Pode ser organizado um ciclo.

11 Tipologia dos Eventos: Convenção: há a exposição de assuntos por várias pessoas, com a presença de um coordenador. A dinâmica é escolhida pelo organizador quando a duração é de vários dias. É promovida por entidade empresarial ou política. Congresso: é realizado em vários dias, com a inclusão de outros encontros dentro deste. é um evento de grande porte, que engloba, inclusive atividades sociais para os participantes. É promovido por entidades associativas com a finalidade de estudar temas cujas conclusões são adotadas no todo ou em parte depois de encaminhadas às autoridades, como posição de classe. Semana: é um tipo de encontro semelhante ao congresso, no qual pessoas se reúnem para discutir assuntos de interesse comum. Sua duração é de vários dias e a dinâmica é a mesma de um congresso

é um evento de grande porte, que engloba, inclusive atividades sociais para os participantes.

12 Mesa-redonda: os expositores ficam sob a coordenação de um moderador, com tempo limitado para a exposição, e posterior debate. A platéia pode encaminhar perguntas à mesa. Tipologia dos Eventos: Seminário: a exposição é feita por uma ou mais pessoas com a presença de um coordenador. O assunto exposto é do conhecimento da platéia. Fórum: a apresentação das exposições é feita com a presença de um coordenador. Caracteriza-se pela discussão e debate. A platéia participa com questionamentos. Ao final o coordenador da mesa colhe as opiniões e apresenta uma conclusão representando a opinião da maioria. Debate: é a discussão entre duas pessoas que defendem ponto de vista diferentes sobre um tema. A platéia só poderá participar com aplausos e protestos moderados.

Fórum: a apresentação das exposições é feita com a presença de um coordenador. Caracteriza-se pela discussão e debate. A platéia participa com questionamentos.

13 Colóquio: exposição de um tema em reunião fechada, que tem por objetivo esclarecer e tomar decisões, sob uma coordenação. Tipologia dos Eventos: Conclave: caracteriza-se pelo caráter religioso e para o qual são trazidos temas de ordem ética e moral. As conclusões podem ser adotadas. Jornada: são encontros de grupos profissionais, de âmbito regional, para discutir periodicamente assuntos de interesse do grupo. É promovida por entidades de classe, as conclusões podem servir de diretrizes para a classe. Workshop: são encontros onde há uma parte expositiva seguida de demonstração do objeto (produto). Poderá fazer parte de um evento de maior amplitude (área comercial/empresarial). Oficina: semelhante ao workshop, de caráter prático; sendo que a oficina é mais utilizada na área educacional.

Jornada: são encontros de grupos profissionais, de âmbito regional, para discutir periodicamente assuntos de interesse do grupo.

14 Os Eventos Empresariais : Cafés-da-manhã 08h30 10h; Brunchs - 11h 13h; Almoços - 12h até 13h é perdoável 15h; Happy Hour; a partir das 17h até às 19horas; Cocktails 19h; Jantares (dançantes) 20 ou 21h;

15 Uma curiosidade: Os horários dos Eventos Empresariais : Cafés-da-manhã 08h30 10h; Brunchs - 11h 13h; Almoços - 12h até 13h é perdoável 15h; Happy Hour; a partir das 17h até às 19horas; Cocktails 19h; Jantares (dançantes) 20 ou 21h;

12h até 13h é perdoável 15h; Happy Hour; a partir das 17h

16 PERFIL PROFISSIONAL DE EVENTOS: Domínio das técnicas de planejamento. Domínio das técnicas de comunicação - oral e escrita. Visão do mercado de eventos e negócios. Visão dos diversos tipos de eventos. Criatividade e Pensamento rápido capacidade de concatenar ideias Organização, detalhismo e prontidão; Espírito de liderança, facilidade de articulação e negociação; Boa rede de relacionamentos; Boa relação interpessoal.

17 Legislação aplicada ao Setor & Documentos Referenciais: Lei Geral do Turismo Reconhecimento da Atividade Econômica; Decreto Lei nº Ordem Geral de Precedência; Decreto Lei nº Símbolos Nacionais Decreto Lei nº Cerimonial do Estado da Bahia; Lei nº Direitos Autorais RDC 96 ANVISA ABNT ISSO Gestão de Eventos Sustentáveis Código de Ética da ABEOC Leis Estaduais sobre Segurança de Multidões e Espaços Fechados.

700 Símbolos Nacionais Decreto Lei nº 13.441 - Cerimonial do Estado da Bahia; Lei nº 9.

18 Fases do Evento: Pré-Evento Concepção até o início do acontecimento, toda a preparação, e Trans-Evento Duração do evento do início ao fim; Pós-Evento Fechamento do Evento Providências após o término do acontecimento.

Duração do evento do início ao fim; Pós-Evento

19 Pré-Evento: Esqueleto/ Boneca Evento; Pesquisas sobre o Evento, Data e Público; Diagnóstico Inicial Entrevista com o solicitante; Levantamento de todas as necessidades, fornecedores e serviços; Inicia o processo de providências (ferramentas) Visitas técnicas ao local Fluxograma das Atividades Dimensionamento e treinamento da equipe; Convites // RSVP Roteiro com antecedência - Autoridades Montagem e Pré-produção

processo de providências (ferramentas) Visitas técnicas ao local Fluxograma das Atividades

20 Ferramentas Planejamento do Evento - Contrato Registro formal dos acordos; - Projeto Acadêmico ou Executivo; - Planilha Orçamentária; - Cronograma Físico-financeiro; - Check List; - Cronograma de Desembolso; - Centro de Custos e Lucros;

Planilha Orçamentária; - Cronograma Físico-financeiro; -

21 Trans Evento: Pontos de Destaque: - Domínio da Programação; - Lista de Telefones Uteis; - Equipe Reuniões de Alinhamento prévia e periódicas; - Comunicação ( Rádios, Murais, Livros de Ocorrências); - Ambiente Organizado e Limpo; - Maletas 007 // Primeiro Socorros.

22 Pós-Evento: - Cartões ou Cartas de Agradecimento; - Atualização de Site ( palestras, fotos, chamadas) - Certificações; - Registro Fotográfico e Filmagem do Evento; - Avaliação do Evento Públicos ( com base nos Opinários) - Conciliação financeira; - Relatório Técnico - Analítico

23 Tecnologia aplicada aos Eventos: Agilidade, alcance e redução de custos - Divulgação e Interação do/nos Eventos: Sites -marketing SMS Redes Sociais Apps Celular - Sistemas de Credenciamento e Pagamento Inscrições Submissão de Trabalhos - Sistemas de Gestão do Evento; - Sistema de Confirmação de presença; - Certificações e Avaliação do Evento.

24 Sustentabilidade/ Boas Práticas Socioambientais aplicada aos Eventos: - Reflexão do Termo Sustentabilidade; - Custo 30% mais alto Eventos Sustentáveis ; - Exigência da maioria dos patrocinadores; Práticas Usuais: - Material Reciclável ( sacolas, papelaria, crachás) - Troca do Banner/ lona pela projeção; - Troca do físico pelo eletrônico; - Coleta Seletiva e destinação dos resíduos; - Economia de energia e água

25 Muito Obrigada!!! Profa. Cinara Cardoso

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