TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO COMO FERRAMENTA DE GESTÃO Denis Domingos Soares denissoares.caf@hotmail.com Eduardo Ribeiro de Souza eduardo_r.souza@hotmail.com Mariana Fernandes Soares adm.marianafernandes@gmail.com Everton Rodrigo Salvático Custódio everton@unisalesiano.edu.br RESUMO O objetivo deste artigo é apresentar uma visão teórica sobre o uso da tecnologia de informação que possibilite uma melhor compreensão de seu papel dentro das organizações. Também se pretende lançar algumas questões a respeito da utilização da tecnologia da informação como ferramenta de gestão e um diferencial competitivo no mercado atual. Palavras chave: Tecnologia da informação. Sistema de Informação. Competitividade. INTRODUÇÃO Durante o início desse milênio houve uma grande mudança no papel da Tecnologia da Informação (TI) nas organizações. A tecnologia da informação passou de um papel comum e restrito nas empresas, tornando-se uma ferramenta de gestão essencial para dar suporte administrativo, a TI se tornou um elemento indispensável às atividades das empresas, integrando-se aos serviços e produtos das empresas, tornando-se por vezes o próprio negócio (como no caso das lojas virtuais na Internet onde consumidores podem comprar serviços e produtos). Entre os movimentos recentes da área de TI nas empresas também são usados softwares de apoio a gestão empresaria e tomada de decisões: Just in Time; Kanban; ERP; MRP; OPT Supply Chain Management e CRM Customer Relationship Management dentre outros. O artigo apresentará alguns conceitos relacionados à utilização de TI pelas empresas e seu histórico, relacionando as vantagens competitivas e aos níveis de decisão da organização. A partir desses conceitos, é elaborado e apresentado o modelo de gestão detalhado os tipos de sistemas de informação disponíveis na atualidade. 1 T I E SUA CONTRIBUIÇÃO PARA A GESTÃO EMPRESARIAL Para SILVA (2011) o departamento de TI era colocado como uma área linha (pressupondo a ligação direta com os clientes) e não como staff (área de apoio), assim como os departamentos de Recursos Humanos, Marketing / Vendas, Produção / Serviços, Financeiro / Contábil, Logística / Materiais. Porém esta visão vem sendo reformulada, sobretudo à medida que as organizações observam que a TI deve ser pensada de modo a gerar soluções que contribuam com os seguintes aspectos: Organizar dados intra e interdepartamentais, gerar informações em nível de ambiente e sistema, propiciar subsídios para a tomada de decisão na organização, possibilitar novas formas de comunicação com clientes e fornecedores, otimizar as rotinas operacionais, táticas e estratégicas, Universitári@ - Revista Científica do Unisalesiano Lins SP, ano 2, n.5, Edição Especial, outubro 2011 308
contribuir com a otimização/redução de custos na organização e contribuir com a gestão do conhecimento na organização. Nesta nova visão, a tecnologia da informação torna-se cada vez mais estratégica para a organização e passa a ter características de apoio aos diversos processos organizacionais, em cada fase do clico de gestão (planejamento, organização, direção e controle). (SILVA, 2011). 2 A INTERNET COMO VEÍCULO DA TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO A Internet como veículo é essencial e indispensável, visto que seu crescimento influi diretamente na evolução das novas tecnologias da informação, propiciando cada vez mais a redução de custo e conectando em tempo real, empresas e pessoas ao redor do mundo, e possibilitando um atendimento diferenciado e personalizado. 3 PRINCIPAIS SOFTWARES DE APOIO A GESTÃO EMPRESARIAL De acordo com Martins; Alt (2005) o desenvolvimento de softwares é uma função muito importante para as empresas conseguirem atingir seus objetivos, se tornando uma vantagem competitiva em relação à concorrência. Existem softwares que auxiliam os gestores nas empresas: Just in Time; Kanban; ERP; MRP; OPT dentre outros, que garantem a eficácia do processo logístico em todas as suas áreas. 3.1 Just in time Segundo Silva (2011) Just in time (JIT), significa produzir os itens necessários, nas quantidades necessárias e no momento necessário, é uma abordagem empresarial que diz não ao desperdício e ao retrabalho. De acordo com o autor, JIT significa qualidade perfeita e estoque zero com produção de bens e serviços no exato momento em que são necessitados, evitando estoques parados ou clientes insatisfeitos com a demora no processo produtivo. O sistema JIT tem como objetivo fundamental a melhoria contínua do processo produtivo. [...] (CORREA; GIANESI, 1993) 3.2 Kanban Segundo Slack; et al (2002) Kanban é responsável por controlar a transferência do material de um estágio a outro de uma determinada operação. Kanban, palavra japonesa que significa sinal, utiliza cartões para sinalizar que há necessidade de se produzir mais. Na forma mais simples, seu funcionamento consiste no uso de cartões por um estágio de produção para avisar ao seu estágio de produção antecessor (também chamado como fornecedor) que está precisando de mais material. Cada estágio de produção mantém um contentor de estoque com a quantidade necessária de material para ser processados. Cada um desses contentores possui um cartão com a descrição do material, a quantidade e localização exata. Quando um estágio de produção requer mais material, ele envia o contentor de estoque para o seu fornecedor. A chegada de um contentor vazio é o sinal para o início da produção naquele estágio fornecedor. Terminada a produção, o contentor é Universitári@ - Revista Científica do Unisalesiano Lins SP, ano 2, n.5, Edição Especial, outubro 2011 309
encaminhado para o estágio de produção que solicitou também chamado de cliente. Há diferentes tipos de Kanban como: Kanban de movimentação; Kanban de produção e Kanban do fornecedor. Todos os tipos de Kanban partem do mesmo principio, de que quando se recebe um Kanban dispara a movimentação, produção ou fornecimento de uma unidade. De acordo com Slack et al (2002) existem dois procedimentos que são mais utilizados no uso dos Kanbans, são eles: sistema de cartão único e sistema de dois cartões. O que mais se utiliza é o sistema de cartão único por ser menos complexo e fácil de operar. 3.3 ERP Segundo Slack et al (2002) ERP (enterprise resource planning), é um software que integra a base de dados de todas partes da organização em um único sistema, interligando todos os departamentos e possibilitando maior fluxo de informações. Antes do ERP, as empresas tinham um sistema para cada departamento, muitos desenvolvidos internamente. Criava-se uma verdadeira colcha de retalho, pois nenhum desses sistemas se falava e as informações não fluíam pela empresa. Com a integração, a companhia passa a ter mais controle do negócio. Além de mais velocidade para atender o mercado, softwares integrados como, por exemplo, o ERP, reduz custos operacionais e elimina erros e faz com que os negócios sejam mais bem controlados. De acordo com Sá (2010) o ERP automatiza as tarefas envolvendo a performance de um processo, tal qual a finalização de um pedido, o qual envolve pegar o pedido de um cliente, enviá-lo e cobrá-lo. Com o ERP, quando um representante recebe o pedido de um cliente, ele ou ela, tem todas as informações necessárias para completá-lo. Todas as pessoas na empresa enxergam o mesmo conteúdo e têm acesso a um único banco de dados que guarda o novo pedido do cliente. Quando um departamento termina a sua parte em um pedido, este é enviado automaticamente para o próximo departamento via ERP. Para saber em que ponto está um pedido, em um determinado momento, é só checar no ERP. O processo se move rapidamente dentro da organização, e os clientes recebem seus pedidos o quanto antes. O ERP consegue aplicar essa mesma rotina à maioria dos processos empresariais, mantendo os funcionários informados sobre seus benefícios ou sobre decisões financeiras em geral. O principal objetivo do ERP é integrar todos os departamentos e funções em uma empresa em um único sistema de informações que passa atender a todas as necessidades da empresa. Por exemplo, um melhor recebimento de pedidos. 3.4 MRP De acordo com Ritzman; Krajewski (2004) MRP (materials requirements planning), planejamento das necessidades é um sistema de informação computadorizado desenvolvido para auxiliar as empresas na administração de seus estoques de demanda dependente e programar pedidos de reposição. Segundo Slack; Chambers e Johnston (2002) o MRP ajuda a empresa calcular a quantidade de material que se necessita, e em que momento, para que se possa providenciar o material a tempo. Para fazer esse cálculo utiliza os pedidos já Universitári@ - Revista Científica do Unisalesiano Lins SP, ano 2, n.5, Edição Especial, outubro 2011 310
confirmados, e também as previsões de pedidos que a empresa espera receber. O objetivo do MRP é reduzir o nível de estoque, utilizando de uma maneira mais eficaz sua mão - de - obra, não desperdiçando tempo e matriais, e consequentemente satisfazer os clientes, com material na quantidade desejada e no tempo previsto. Com o ótimo resultado que o sistema MRP proporciona a empresa na área de operações, perceberam que poderia ser usado em outras áreas da empresa. O MRP evoluiu para MRP II (manufacturing resource planning), planejamento dos recursos de manufatura que permite que as empresas avaliem sua área financera. De acordo com Ritzman; Krajewski (2004) as informações obtidas com o MRP II são usadas nas áreas de manufatura, compras, marketing, finanças, contabilidade e engenharia. O MRP II ajuda a empresa a desenvolver e controlar seu plano de negócios geral considerando suas vendas, capacidades de fabricação e restrições do fluxo de caixa. 3.5 OPT Segundo Slack; Chambers e Johnston (2002) OPT (optimized production technology) ou tecnologia de produção otimizada é uma técnica computadorizada que auxilia a programação dos sistemas de produção com base nos gargalos. Os gargalos são recursos cuja capacidade de produção é igual ou menor do que a demanda do processo e recursos não-gargalos são qualquer outro recurso cuja capacidade de produção é maior do que a demanda colocada nele. A ferramenta OPT se baseia em alguns itens da manufatura para verificar como esta trabalhando a empresa, esses processos são: produtos das vendas; estoque e despesa operacional. Utilizando a ferramenta OPT para que uma empresa consiga maximizar seu lucro, é necessário que se aumente o fluxo da produção e ao mesmo tempo se reduzam os estoques e as despesas operacionais. A empresa que utiliza a ferramenta OPT busca sanar problemas como: atraso na produção, alto estoque global, utilização de horas-extras para vencer os prazos de entrega, paradas na produção por falta de componentes ou matérias primas. 3.6 Supply Chain Management (SCM) Supply chain management é uma ferramenta para o planejamento e execução das atividades da cadeia de fornecedores, assegurando um fluxo coordenado dentro da empresa e entre as demais empresas. Estas atividades incluem o fluxo de matéria prima e peças, manufatura e montagem, trilha de inventários e estoques, entrada e gerenciamento de ordens, distribuição através dos canais e entrega ao cliente. O objetivo primário do SCM é reduzir os custos do fornecimento, melhorar as margens dos produtos, aumentar a capacidade produtiva e melhorar o retorno dos investimentos. 3.7 Customer Relationship Management (CRM) CRM é uma estratégia de negócio voltada ao entendimento e antecipação das necessidades dos clientes atuais e potenciais de uma empresa. Do ponto de vista tecnológico, CRM envolve capturar os dados do cliente ao longo de toda a empresa, consolidá-los em um banco de dados central, analisar os dados consolidados, Universitári@ - Revista Científica do Unisalesiano Lins SP, ano 2, n.5, Edição Especial, outubro 2011 311
distribuir os resultados desta análise aos vários pontos de contato com o cliente e usar essa informação ao interagir com o cliente. 4 DIFERENÇA ENTRE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO (SI) E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) Os primeiros autores que trataram dos SI/TI, e da organização, imaginaram que a tecnologia da informação teria o potencial e o poder para levar informação imediata dos setores mais remotos da empresa até a alta administração. O papel dos executivos na organização é tomar decisões sobre as atividades diárias que levem ao sucesso num futuro incerto. Essa é uma tarefa que está intimamente ligada à informação Sistemas de Informação (SI) podem ser definidos como um conjunto de elementos ou componentes inter-relacionados que coleta, armazena, processa e distribuem dados e informações com a finalidade de dar suporte às atividades de uma organização (planejamento, direção, execução e controle) (Laudon e Laudon, 2001). Já a Tecnologia da Informação (TI) refere-se às tecnologias de computadores e telecomunicações utilizadas nas organizações, incluindo aquelas relacionadas ao processamento e transmissão de dados, voz, gráficos e vídeos (Applegate, McFarlan, e McKenney, 1996). Apesar dos conceitos estejam diretamente relacionados, e varias vezes utilizados como sinônimos, eles não são equivalentes. Pode-se dizer que há um ponto de encontro entre os dois conceitos, que trata da utilização de TI em sistemas de informação. Entretanto, existem partes de um sistema de informação que não são TIs, tais como os procedimentos envolvidos e meios não informatizados de manipulação e transporte de dados. Da mesma maneira, a TI também inclui tecnologias de conexão (redes), comunicação de dados, voz e imagens não diretamente ligados a usos em sistemas de informação. Neste artigo usaremos o termo TI por ser de uso mais corrente, representando toda a utilização de tecnologias de informação em empresas, incluindo-se os sistemas de informação informatizados. 5 A TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO COMO FERRAMENTA PARA TOMADA DE DECISÕES Segundo Alves; Almeida; Torquete (2008) qualidade das informações, assim como a velocidade com que se tem acesso às mesmas é essencial para a sobrevivência das empresas em uma economia competitiva e globalizada. Diante dessas necessidades imposta por um mercado competitivo, ferramentas tecnológicas, desenvolvidas para suprir problemas específicos, são cada vez mais necessárias. O uso da TI, pelos profissionais administrativos e de nível gerencial, possibilitam uma tomada de decisões mais coesa e segura, devido ao detalhamento de informações obtidas através da interoperatividade propiciada por esse sistema. Para prover informações pertinentes ao processo de tomada de decisão de casa nível organizacional, o Sistema de informações foi subdividido de acordo com os níveis decisórios: Universitári@ - Revista Científica do Unisalesiano Lins SP, ano 2, n.5, Edição Especial, outubro 2011 312
a) Sistemas de processamento de transações (SPT); Os SPTs (sistemas de processamento de transações) são os maiores produtores de informações, e são requisitados pelos outros sistemas. Automatizam funções do nível operacional, na linha de frente do negócio da organização. Tem como característica processar um grande volume de dados, tanto de entrada, quanto de saída, bem como muita necessidade de armazenamento. Necessita de um processamento preciso. Pelo fato de muitos usuários acessarem, tem-se problemas com a segurança dos dados. São chamados também de sistemas de missão crítica. Como exemplo, temos: contas a pagar, contas a receber controle de materiais, folha de pagamento e contabilidade. b) Sistemas de Informações Gerenciais (SIG); O objeto de estudo deste artigo é analisar os sistemas de informações gerenciais, e será constituído de levantamentos do porque utilizar o SIG, sua importância para as organizações, aspectos que fortalecem a tomada de decisão e os benéficos que traz para a organização dando apoio a tomada de decisão. Inúmeros conceitos de sistemas de informações gerenciam foram encontrados no decorrer da pesquisa, conforme definições no tópico seguinte, para melhorar a compreensão do leitor sobre o que é o SIG. c) Sistemas de Apoio à Decisão (SAD). Os sistemas de apoio à decisão é uma forma de modelo de dados para tomada decisões de qualidade baseados no mesmo, ou seja, para tomar a decisão certa se baseia na qualidade dos seus dados e a capacidade de filtrar, analisar e descobrir as tendências nas quais podem ser criadas soluções e estratégias de auxílio na tomada de decisão. Sistemas de apoio à tomada de decisão podem ser considerados os sistemas que possuem interatividade com as ações do usuário, oferecendo dados e modelos para a solução de problemas semiestruturados e focando a tomada de decisão. 6 AS MUDANÇAS GERADAS PELA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO A implantação da tecnologia da informação vem alterando o ambiente organizacional sistematicamente a partir da década de 50, ocasionando bruscas mudanças no cenário empresarial. Gerando grandes mudanças em nossa saciedade, a tecnologia esta encurtando distâncias e permitindo que outros mecanismos assumam e executem funções altamente complexas reduzindo assim, tempo e esforços humanos em sua execução. O impacto de sua utilização no modo de vida das pessoas, a maneira como elas executam suas tarefas e se relacionam entre si de uma forma geral, tem sido tão marcante que muitos autores consideram que estamos vivendo "a era da informação". O atual cenário exige gestores altamente munidos de dedicação e empenho para fazer com que as informações cheguem no tempo certo às pessoas certas. 7 O IMPACTO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO SOBRE O AMBIENTE DAS ORGANIZAÇÕES Universitári@ - Revista Científica do Unisalesiano Lins SP, ano 2, n.5, Edição Especial, outubro 2011 313
Essa capacidade de gerar impacto existe devido às inúmeras facilidades que estes sistemas podem nos oferecer em nossas rotinas empresariais. E para que isto fique mais bem entendido citarei exemplos de algumas funções possíveis de serem executadas. Uma delas é a sua aplicação para a tomada de decisões e a solução de problemas relacionados com a vantagem competitiva das empresas. Desta maneira estes sistemas concentram-se na garantia da prosperidade da empresa bem como a sua sobrevivência no mercado. O Objetivo destes mecanismos é oferecer condições para competir no mercado de igual para igual com seus concorrentes ou substitutos em geral. A utilização da TI permite uma relação mais estreita entre empresa e fornecedores, na medida em que qualquer pedido ou sugestão da parte da empresa é possível de ser atendida ou apenas testada pelos fornecedores, assim permitindo uma modificação na maneira de pensar e de agir dos produtores e consumidores. 8 VANTAGEM COMPETITIVA A tecnologia da informação proporciona às organizações, profissionais, usuários e a sociedade maior capacidade para ampliar, adquirir, manipular e comunicar informações referentes aos negócios, vida profissional e pessoal de todos. Permite ultrapassar todo um conjunto de barreiras na medida em que existe uma nova maneira de pensar, pois em tempo real é possível às empresas agirem e reagirem rapidamente aos clientes, mercados e concorrência. Luppi (2008) destaca quatro tipos principais de sistemas que atendem diversos níveis organizacionais: sistemas do nível operacional, que dão suporte a gerentes operacionais em transações como vendas, contas, depósitos, fluxo de matéria prima etc. Sistemas do nível de conhecimento envolvem as estações de trabalho e automação de escritório a fim de controlar o fluxo de documentos. Sistemas do Nível Gerencial atendem atividades de monitoração, controle, tomadas de decisões e procedimentos administrativos dos gerentes médios. Temos ainda os sistemas de nível estratégico, que ajudam a gerencia sênior a enfrentar questões e tendências, tanto no ambiente externo como interno a empresa. A informação possui extrema importância no apoio as estratégias e processos de tomada de decisões, bem como no controle das operações empresariais. Sua administração consiste inicialmente em identificar as necessidades e requisitos da informação, coleta de dados, classificação, tratamento e armazenamento dos mesmos. Onde desta maneira são desenvolvidos produtos e serviços de informação que são disseminados estrategicamente na organização. CONCLUSÃO As empresas atuam em um ambiente competitivo e acirrado, em busca de novos clientes, produtos e de novas estratégias para reduzir custos operacionais e aumentar o retorno sobre o capital investido agregando valor ao produto satisfazer o cliente. Ao decorrer dos anos são criados métodos e implantado vários tipos de tecnologias que ajudam ao gestor tomar decisões para o melhor andamento da organização, sendo que nas últimas décadas os sistemas de informação foram essenciais para auxiliar o gestor neste processo decisório dando agilidade aos processos e maior exatidão nas informações coletadas. Os sistemas de informações Universitári@ - Revista Científica do Unisalesiano Lins SP, ano 2, n.5, Edição Especial, outubro 2011 314
são classificados em: Sistemas de processamento de transações, gerenciais, de apoio à decisão e para executivos. Estes têm o objetivo de relatar o gestor das situações que a empresa encontra se e os possíveis riscos operacionais que esta sujeita no seu ambiente, sendo que o sistema de informações gerenciais pode ser considerado o agrupamento dos demais, por ter como principal finalidade o processamento dos dados em informações para que auxilie o gestor no desempenho de suas atividades melhorando os resultados da organização, tendo um visão mais ampla do negócio. REFERENCIAS ALVES, A.C; ALMEIDA, E; TORQUETE. Tecnologia de Informação como Ferramenta de Gestão. Administradores.com, [sl], 12. Març. 2011. Disponível em: <http: // www.administradores.com.br/ informe se / artigos / tecnologia de informacao como ferramenta -de-gestao/21679/> Acesso 05 Agosto. 2011. APPLEGATE, Lynda M., McFARLAN, F.Warren e McKENNEY, James L. (1996). Corporate information systems mangement: The issues facing senior executives (4ª ed.). Chicago: Irwin CARNEIRO, T.A; LEAL, S; NETO, A. N. Sistemas de informações gerenciais e sua importância para tomada de decisão. Administradores.com, [sl], 15. Dez. 2008. Disponível em: < HTTP : // WWW. administradores. com.br / informe se / producao acadêmica / sistema de - informacoes gerenciais e - sua importancia para - tomada - de - decisao / 1357/ > Acesso em: 07 Agosto. 2011. LAUDON, Kenneth C.e LAUDON, Jane P (2001).Management Information Systems (7 ª edição).upper Saddle River: Prentice Hall. LUPPI I. Tipos de Sistemas de Informação na Empresa. 2008. Disponível em: http://www.oficinadanet.com.br/artigo/738/tipos_de_sistemas_de_informacao_na_em presa. Acessado em: 14 Abr. 2011. NASCIMENTO, J. Tecnologia da informação como vantagem competitiva. Administradores.com, [sl], 15. Jul. 2011. Disponível em:< http : / www. administradores. com. br / informe se / artigos / tecnologia da -informacao - como - vantagem competitiva / 56691 /> Acesso 05 Agosto. 2011. PIMENTEL, L. Um projeto de tecnologia de informação para revolucionar o Brasil. Administradores.com, [sl], 29. Març. 2010.Disponível em:<http : // www. administradores. com. br / informe se / artigos / um projeto de tecnologia de informacao para - revolucionar o brasil / 43619 /> Acesso 05 Agosto. 2011 Ritzman, L. P; Krajewski, L. J. Administração da Produção e Operações. São Paulo: Pearson Pretince Hall, 2004. RODRIGUES, M. A importância da tecnologia no crescimento empresarial. Adiministradores.com, [sl], 06. Agosto. 2008. Disponível em: http:/ www. Universitári@ - Revista Científica do Unisalesiano Lins SP, ano 2, n.5, Edição Especial, outubro 2011 315
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