FOLHA DE PAGAMENTO MÓDULO II - CADASTROS Folha Union> Cadastros> Empresas Cadastre as empresas (Condomínios) ou importe os dados utilizando o código do cadastro do condomínio do módulo Condominium. Informe no campo Empresa o mesmo número do condomínio já cadastrado no sistema de administração de condomínios, em seguida clique em Importar Condomínio na parte superior da tela. Abrirá a tela onde deverá ser informado o código do Condomínio do sistema Condominium a ser importado. Após importar o Condomínio, você deverá preencher todas as informações complementares. Na parte superior temos destacadas três abas Dados, Folha e Filiais. Todas devem ser preenchidas, conforme solicitado. Repare na parte inferior da tela Código do Condomínio o sistema manterá o vinculo na tela de cadastro. Obs: Com o cadastro vinculado, todas as alterações do cadastro no sistema de administração serão atualizadas automaticamente no sistema de folha, como por exemplo, os dados do síndico e telefones. Aba folha Preencha cada campo de acordo com a solicitação da tela. Perceba que algumas informações também foram trazidas do módulo Condominium no momento da importação. A tela é dividida em campos INSS, FGTS, CAGED, Outras informações sendo que cada detalhe deste cadastro influenciará no fechamento das folhas de pagamento. Outras informações Negativa - Clique caso a empresa não possua funcionários. Microempresa - receita bruta anual igual ou inferior a R$ 433.755,14. No comércio e serviços, até 09 funcionários. Pequeno Porte - receita bruta anual superior a R$ 433.755,14 e igual ou inferior a R$ 2.133.222,00. No comércio e serviços, de 10 a 49 funcionários. Participa do Pat - Prioriza o atendimento aos trabalhadores de baixa renda, isto é, aqueles que ganham até cinco salários mínimos mensais. Este Programa, estruturado na parceria entre Governo, empresa e trabalhador, tem como unidade gestora a Secretaria de Inspeção do Trabalho / Departamento de Segurança e Saúde no Trabalho. Ao ser feita a RAIS o sistema verifica a empresa que participa do PAT e os funcionários que recebem até 5 salários mínimos. 1
Regime de caixa - Quando o pagamento é efetuado no mês posterior ao fechamento da folha, exemplo: folha de 01/2010 pagamento em 02/2010. Se sua empresa não trabalha com este procedimento, não é necessário clicar, o sistema irá considerar o regime de competência, onde o pagamento é efetuado no próprio mês de fechamento, exemplo: folha de 01/2010 pagamento em 01/2010. 30 dias para cálculo - Clique caso utilize 30 dias para cálculo, mesmo quando o mês tiver 31 dias. Paga contribuição patronal - Possui natureza tributária e é recolhida compulsoriamente pelos empregadores no mês de janeiro. A Constituição da República prescreve o recolhimento anual por todos aqueles que participem de uma determinada categoria econômica ou profissional, independentemente de serem ou não associados a um sindicato. As empresas optantes pelo simples são isentas a esta contribuição. Valor do arredondamento - Informe o valor a ser utilizado para arredondar os pagamentos aos funcionários, exemplo: se informado R$ 1,00 para arredondamento, e o valor a ser pago for R$ 895,63, o sistema arredondará para R$ 896,00. Recolher PIS sobre a folha - Informe se irá ou não recolher o PIS. Tabela de feriados - Informe o código da tabela de feriado a ser utilizada por esta empresa. Aba filiais Na ultima aba consta Filiais, sendo que esta tela do Cadastro de empresa é somente para consulta, pois o cadastro das filiais é feito em outra tela, conforme segue abaixo. Folha Union> Cadastros> Filiais Informe o número do código que deseja para a filial a ser cadastrada e após informe o código da empresa matriz. Você pode carregar os dados do cadastro da matriz clicando no botão Carregar Dados da Empresa. Preencha os campos necessários, tanto na Aba Dados quanto na Aba Folha. 2
Folha Union> Cadastros> Funcionários Aba Pessoais Treinamento Sistema Folha Union Módulo II Neste cadastro registre todas as informações relativas aos funcionários. Mantenha o cadastro atualizado. A tela possui campos em destaque na cor amarela. Você pode realizar um breve cadastro informando apenas os campos em destaque, mas lembre-se que as demais informações também são importantes para o cadastro. O "código do funcionário" é de livre escolha do usuário, utilize apenas números! A tela possui quatro abas, sendo a primeira aba composta pelas informações pessoais do funcionário. Os itens dos campos "seção", "departamento", "nacionalidade","estado civil" e "grau de instrução" são cadastrados em tabelas gerais (menu > tabelas > tabelas gerais). A foto utilizada para o cadastro deve estar salva no computador ou na sua rede no formato jpg ou gif com resolução de no máximo 200 dpis. Aba Documentos Nesta aba são cadastrados os documentos do funcionário. Aba Contratuais Cadastre os dados do contrato de trabalho do funcionário. O campo "término" corresponde à data final da experiência do funcionário, será calculado automaticamente pelo sistema após o usuário informar "dias de experiência" e "dias prorrogação". Os campos "vínculo empregatício", "situação", "categoria", "centro de custos" e cargo são cadastrados em tabela gerais (menu> tabelas> tabelas gerais). Código horário - Cadastre no menu cadastro> horários todas as escalas e vincule no cadastro do funcionário a escala utilizada pelo mesmo. No campo salário inicial clique no? para abrir a tela de composição salarial, localizada em menu> cadastros> composição salarial, para registrar as alterações do salário (aumentos ou promoções). Sindicato - Informe o código do sindicato desse funcionário, sendo que os sindicatos já foram cadastrados no menu tabelas> sindicatos. 3
Aba mais informações> Dependentes Clique no botão "Adicionar" para cadastrar os dependentes. Adicione as informações solicitadas na tela. Escolha a opção "sim ou não" para os campos "salário família e abater do IR". Ordem - informe o número para o dependente que estiver sendo cadastrado. Obs. Quando já cadastrados, ao clicar duas vezes no dependente disponível, o sistema apresentará as informações, para que possam ser editadas. Aba mais informações> Vale Transporte Exibe e cadastra a composição de vale transporte do funcionário, que pode fazer uso de mais de uma modalidade ou tipo de transporte coletivo. Está tela também pode ser acessada em menu> vale transporte> Cadastro de usuários. Clique no botão "Adicionar" para ser feito o cadastro. 4
Quantidade Escolha a modalidade e o tipo de condução a ser utilizado. O cadastro de outras "modalidades" pode ser feito em tabelas gerais (menu> tabelas> tabelas gerais). Informe a media de "dias úteis" e a "quantidade diária" a ser utilizada em cada modalidade. Parâmetros para cálculo Escolha "sim ou não" para as opções da tela. Diferença de tarifa - este campo é utilizado quando o valor da tarifa do transporte público é alterado no meio do mês. Proporcional na admissão - quando o funcionário receberá somente a proporção dos dias trabalhados. Observação: veremos mais detalhes referentes ao vale transporte no próximo manual Módulo III Aba mais informações> exame médico Cadastre e controle os exames realizados pelo funcionário. Clique no botão "Adicionar" para inserir novos exames realizados. Exame referencial - exame adimissional. Exame Sequencial - exame periódico. 5
Aba mais informações> diversos Botão "parâmetros p/ cálculo" trará informações de suma importância para que o sistema possa realizar os cálculos da folha de pagamento, adiantamentos, cálculos de I.R, INSS, 13º salário, entre outros. Preencha e verifique as informações para que os cálculos possam ser realizados corretamente. Botão "Histórico" cadastre ocorrências relacionadas ao funcionário. Aba mais informações> diversos> parâmetros Todos os campos desta tela deverão ser preenchidos adequadamente a cada funcionário. Seguem alguns itens explicativos: "Recebe em folha?" - Refere-se a cesta básica. Retém I.R.? Refere-se ao adiantamento Caso selecione NÃO a retenção do IR do adiantamento será lançado somente na folha de pagamento. Se a opção for SIM será lançado no próprio adiantamento. Abater Anteriores? Refere-se ao adiantamento Caso selecione SIM, quando calcular o adiantamento do mês o sistema irá verificar se tem outro adiantamento dentro do período do mês até a data do pagamento do novo adiantamento e vai abater o valor. Desconta IR? Refere-se a folha de pagamento Caso selecione NÃO não será retido nenhum valor. Se a opção for SIM o lançamento será feito em folha. Contribuição Sindical? - Esse campo oferece três opções: Já pagou - Caso o funcionário já tenha pagado, esta contribuição no ano do cadastramento. Contribuição - Se não tiver sido pago, sendo que após o abatimento em folha, o sistema atualizará automaticamente esta opção para já pagou. Isento - Caso o funcionário seja isento. Observação: 01 - O sistema irá atualizar o cadastro para contribuição automaticamente após o fechamento da folha de pagamento de março de cada ano, para os funcionários marcados como já pagou. 02 Todo funcionário admitido deverá ter a opção contribuição sendo que, será descontado no fechamento da segunda folha de pagamento após seu registro. "Pensão judicial" - se a opção for "sim" o sistema abrirá o campo para serem cadastrados os dados bancários para o pagamento da pensão. 6
Aba mais informações> Documentos Inclua documentos úteis, tais como: contrato, termos assinados, advertências etc. Ao clicar no botão "incluir" o sistema abrira uma tela auxiliar para que seja apontado o caminho do arquivo a ser importado para o sistema. Folha Union> Cadastros> Funcionários> Relatórios Na tela de cadastro de funcionário menu superior> Arquivos> Imprimir escolha o tipo de relatório desejado. Folha Union> Cadastros> Dependentes Tela explicada anteriormente, junto ao cadastro do funcionário. Folha Union> Cadastros> Composição salarial Esta tela permite cadastro ou alteração dos salários de cada funcionário. Ao clicar duas vezes em determinado funcionário, o sistema abrirá os campos para que possam ser editados. Para incluir um novo valor de salário, informe o mês de referência e o código de movimento que se refere, por exemplo, o código do salário base e informe o valor. Pesquisa de composições - exibe os salários anteriores do funcionário. Nesta tela só poderão ser utilizados os códigos de movimentos até o número 20, pois esses códigos são específicos para complemento do salário. 7
Folha Union> Cadastros> Cargo Cadastre ou altere os cargos dos funcionários a serem admitidos ou promovidos. Para realizar alterações nos campos da grade (data alteração, motivo e cargo) clique duas vezes no item a ser editado, altere os campos abaixo e clique em gravar. Ao clicar no botão "?" o sistema abrirá o cadastro de tabelas gerais (menu tabelas > tabelas gerais) caso seja necessário criar um novo cargo. Folha Union> Cadastros> Dissídio Aba Coeficiente Essa tela será utilizada para efeito de reajuste salarial Cadastre os valores equivalentes ao sindicato escolhido. Clicando em Gravar o sistema armazenará as informações. Clicando em Continuar/Gravar será aberta a aba Cálculo. Aba Cálculo Informe as empresas que deverão ser reajustadas de acordo com esta tabela. Clique em Relatório para conferência e após Processar. 8
Folha Union> Cadastros> Candidatos Esta tela é utilizada para o cadastro dos candidatos, futuros funcionários da empresa, informe seus dados pessoais, observações sobre o candidato, campo para agendar entrevista e treinamento. Aba Pessoais Cadastre os candidatos, informando os dados nas abas: Pessoais. Aba Encaminhamento A aba Encaminhamento é para o caso de agendar uma entrevista. Adicione as informações solicitadas na tela e clique em gravar. Aba treinamento Informe quais cursos e treinamentos o funcionário, candidato, ou aluno já realizou ou vai realizar para imprimir um relatório. 9
Folha Union> Cadastros> Afastamentos Permite atualizar situação do funcionário junto à empresa. Quando cadastrado um afastamento para o funcionário, este terá a situação como "afastado" no cadastro de funcionários. Para cada tipo de afastamento, existe uma situação específica em relação a salário, encargos, etc. que serão calculados pelo sistema dependendo do tipo de escolhido. Folha Union> Cadastros> Transferência Nesta tela é possível fazer a transferência do cadastro do funcionário de uma filial para outra. Não é possível a transferência entre empresas. Folha Union> Cadastros> Autônomo Informe o código do autônomo, este é de livre escolha do usuário. Aba dados cadastrais Adicione informações referentes ao autônomo. Classe - informe o código da classe pertencente a esse autônomo. Caso não queira vinculá-lo ao cadastro de classes, basta informar 0, pois quando for lançar algum pagamento do autônomo você poderá informar as bases para cálculo dos impostos. Aba dados documentos Insira as informações solicitadas. 10
Folha Union> Cadastros> Horários Treinamento Sistema Folha Union Módulo II Podem ser cadastradas várias escalas diferentes. Quando os cálculos forem realizados, será informada a tabela de utilização da empresa correspondente. Informe o código e os horários nos dois períodos. Folha Union> Cadastros> Responsável Esta tela será utilizada nas informações para DIRF e RAIS. Cadastre todas as informações. Folha Union> Cadastros> Espelho de ponto/cartão de Ponto Nesta tela serão lançados os horários do cartão de ponto de cada funcionário, para impressão posterior de relatórios de controle. Utilize a opção "Preencher os campos com o horário do cadastro", e aponte apenas os horários diferentes tais como faltas e horas extras. Clique no gravar. Clique no botão relatório e selecione a opção desejada. 11
Relatório de cartão de ponto Treinamento Sistema Folha Union Módulo II Ao clicar no botão relatório o sistema exibirá a tela ao lado. Folha Union> Relatórios Neste menu imprima todos os relatórios dos cadastros vistos até agora. Obs: Todos os relatórios podem ser impressos também nas telas de cadastro no menu superior > Arquivos> Imprimir. 12