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2017. Serviços de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do Paraná SEBRAE/PR Todos os direitos reservados. A produção não autorizada desta publicação, no todo ou em parte, constitui violação dos direitos autorais (lei n. 9.610). Informações e contato: Sebrae/PR Rua Caeté, 150 Prado Velho 80220-300 Curitiba PR Telefone: 41 3330-5826/5929 sebraetec@pr.sebrae.com.br www.sebraepr.com.br/sebraetec Presidente do Conselho Deliberativo Ágide Meneguette Diretoria Executiva Vitor Roberto Tioqueta José Gava Neto Julio Cezar Agostini Gerência da Unidade de Ambiente de Negócios César Reinaldo Rissete Coordenação Programa SEBRAETEC - PARANÁ Ana Lúcia de Sousa Rafaela Boza 2
SUMÁRIO 1. VISÃO INICIAL... 5 2. ACESSO AO SISTEMA e CREDENCIAMENTO... 5 A. ENTIDADE EXECUTORA AINDA NÃO CREDENCIADA... 6 B. Alerta de CPF já cadastrado!... 9 C. ENTIDADE EXECUTORA ERA OU É CREDENCIADA... 10 D. PREENCHIMENTO DA SOLICITAÇÃO DE CREDENCIAMENTO... 10 I. Etapa 1: dados gerais da instituição... 11 II. Etapa 2: contatos e características da entidade... 12 III. Etapa 3: Áreas de competência... 15 IV. Etapa 4: comprovação da experiência... 18 V. Etapa 5: informações financeiras... 21 VI. Etapa 6: confirmação dos dados... 22 VII. Etapa 7: finalização... 24 E. ACOMPANHAMENTO DAS SOLICITAÇÕES... 24 F. DESCRIÇÃO DOS STATUS DA SOLICITAÇÃO... 28 G. INCLUSÃO DE ÁREA... 28 3. PROPOSTAS... 28 A. FLUXO E STATUS DA PROPOSTA... 29 B. ACEITANDO OU REJEITANDO UMA PROPOSTA... 30 H. ELABORAÇÃO DO PLANO DE TRABALHO... 33 I. Atividades... 33 II. Certidões... 35 III. Anexos e comentários... 35 I. ASSINATURA DOS TERMOS (CONTRATOS)... 36 J. EXECUTANDO O PLANO DE TRABALHO... 37 I. Inclusão de notas fiscais... 38 II. Emissão do relatório de visita... 38 III. Emissão dos relatórios de acompanhamento e finalização... 39 IV. Finalização da proposta... 39 4. CONSULTA DE PROPOSTAS CANCELADAS... 40 5. ATUALIZAÇÃO DAS CERTIDÕES NEGATIVAS... 41 6. ALTERAÇÃO DOS DADOS CADASTRAIS... 42 3
INTRODUÇÃO O SEBRAETEC Serviços em Inovação e Tecnologia é um programa criado para facilitar o acesso das pequenas empresas aos serviços tecnológicos, visando melhorar sua capacidade competitiva. O presente Manual de Operação do Sistema Entidade Executora descreve as ações e procedimentos necessários às entidades externas envolvidas com o Programa SEBRAETEC, para: Cadastramento de representante; Cadastramento da entidade; Acompanhamento das solicitações de serviços; Apresentação de planos de trabalho e Correção ou atualização de dados cadastrais. O principal objetivo do Manual é servir como uma referência prática e objetiva para as entidades que almejam o credenciamento ou oferecem serviços por meio do Programa SEBRAETEC. É importante ressaltar que o Manual cobre a maioria das ações possíveis, mas a dinâmica de atualização do sistema informatizado para a gestão do SEBRAETEC pode levar a pequenas divergências entre este conteúdo e o encontrado nas telas. Ainda assim, julgamos que o material atenda satisfatoriamente às entidades executoras. OBJETIVO Este Manual de Operação do Sistema Entidade Executora tem como objetivo explicar os procedimentos para cadastramento, facilitar o acesso à lista de solicitações de serviços oferecidos à entidade pelo Programa de Serviços em Inovação e Tecnologia SEBRAETEC e permitir o aceite de propostas de interesse, contribuindo para o trabalho dos gestores do SEBRAE/PR e da entidade executora cadastrada. CONSIDERAÇÕES DO SISTEMA O Programa de Serviços em Inovação e Tecnologia SEBRAETEC é um conjunto de soluções criado para facilitar o acesso dos pequenos negócios às soluções tecnológicas. Para a gestão dos fluxos de trabalho do SEBRAETEC foi desenvolvido um sistema informatizado, acessível por meio da Internet, que permite a troca de informações entre os envolvidos. Este Manual descreve os procedimentos de interesse das entidades executoras para o uso do sistema. 4
1. VISÃO INICIAL Para acessar a tela inicial do sistema é necessário acessar o link www.sebraepr.com.br/sebraetec por meio de um navegador (Internet Explorer, Safari, Chrome, Firefox ou outro). A tela inicial será semelhante à figura 3.1, apresentada a seguir, e permite o acesso às informações gerais sobre o Programa SEBRAETEC. 2. ACESSO AO SISTEMA e CREDENCIAMENTO O acesso ao Sistema se dá por meio do número do CPF da pessoa vinculada à entidade executora. Na tela inicial há seis abas, denominadas: Home, Área restrita, O Programa, Fale com o SEBRAETEC, Arquivos para download e Links, que direcionam para as diversas telas do site. Tanto as entidades credenciadas quanto para as que irão credenciar-se, devem usar a aba Área restrita, como detalhado a seguir. 5
Área Restrita: A. ENTIDADE EXECUTORA AINDA NÃO CREDENCIADA O usuário deve clicar no link: Cadastro de nova entidade e/ou inclusão de nova área. 6
E depois em: Ainda não é Cadastrado? O usuário então será direcionado para a Tela de Cadastro, onde deverá fornecer seus dados pessoais, endereço e uma senha de acesso. Conforme descrito nas imagens abaixo. Dados pessoais: 7
Dados para contato: Senha de acesso: Endereço: Após todos os dados preenchidos, para finalizar, você deve clicar em Cadastrar, e o sistema irá encaminhá-lo para a Etapa 1 da solicitação de cadastramento, que será apresentada a seguir. 8
B. Alerta de CPF já cadastrado! Se o sistema alertar com uma mensagem de que seu CPF já é cadastrado: Isto significa que de alguma forma este CPF já utilizou um outro produto de SEBRAE/PR. Caso não lembre a senha, basta voltar a página da área restrita e clicar em Esqueci minha senha o sistema irá encaminhar para seu e-mail uma nova senha. É importante verificar todas as caixas de correio, caso seu e- mail esteja desatualizado, ou a nova senha não chegue, entre em contato com o 0800 570 0800 e solicite uma atualização do seu cadastro, confirmando principalmente o e-mail, e repita os passos do site novamente. 9
C. ENTIDADE EXECUTORA ERA OU É CREDENCIADA. Após acessar a área restrita e clicar em cadastro de nova entidade e/ou inclusão de nova área, caso já possua login e senha, pode utilizar o mesmo. D. PREENCHIMENTO DA SOLICITAÇÃO DE CREDENCIAMENTO Este capítulo aborda o credenciamento da entidade executora, e dos serviços que ela presta, no Programa SEBRAETEC. 10
Após a criação da senha o sistema irá direcionar o usuário para a primeira etapa da solicitação. As orientações e condições para o credenciamento estão descritas detalhadamente no Edital vigente que podem ser baixados na aba de: Arquivos para download. Após a leitura e a concordância com os termos do edital e seus anexos, o usuário deverá continuar o preenchimento da solicitação. I. Etapa 1: dados gerais da instituição Nesta Etapa serão solicitados os dados básicos da empresa, como o CNPJ, razão social, nome fantasia, telefone, endereço e o e-mail que será usado para comunicação com a entidade sobre as oportunidades de trabalho e o andamento dos processos. Após o preenchimento do CNPJ, o próprio sistema fará um preenchimento preliminar, caso a entidade executora já tenha algum cadastro no SEBRAE. Complete ou corrija os dados, especialmente o e-mail, e clique no botão Próximo, para passar à etapa seguinte. 11
II. Etapa 2: contatos e características da entidade Nesta etapa, devem ser fornecidos os dados do Representante Legal da entidade, do Coordenador e, opcionalmente, de um Suplente. Caso os contatos já estejam cadastrados no SEBRAE, ao preencher o CPF o sistema fará o preenchimento de forma automática. O usuário deve complementar os dados e aproveitar para efetuar alguma correção julgada oportuna. Representante legal da empresa: é o sócio administrador ou presidente da empresa, ou seja, a pessoa legalmente responsável para assinar pela entidade. Coordenador na entidade executora: é a pessoa responsável pelo acesso, bem como o principal contato do SEBRAE/PR com a entidade quando relacionado a propostas. Ele tem como funções a elaboração de propostas, acompanhamento da execução, solicitação de finalização, entre outros. Suplente: a inclusão do suplente é opcional, apenas para eventuais contatos. 12
No quadro Caracterização da Instituição, devem ser preenchidos os campos Natureza Jurídica, áreas de atuação, especialidade da instituição e um pequeno histórico, com a data de fundação da entidade e outros eventos considerados importantes. Também deverá ser selecionado o Porte da Instituição, entre as seguintes alternativas: Grande Micro Pequena Média Sem porte No campo Natureza Jurídica, deve ser anotada a forma como a entidade está estabelecida. Por exemplo: - Sociedade Civil - Sociedade Limitada - Organização da Sociedade Civil de Interesse Público (OSCIP) - Empresa Pública, etc. 13
No campo Áreas de Atuação, devem ser anotadas as áreas em que a entidade está legalmente e tecnicamente preparada para atender, considerando também as demandas contidas no edital, tais como: - Mapeamento de processos - Design digital - Desenvolvimento de novos produtos/processos - Certificação, etc. NOTA: É fundamental que haja convergência entre a área de atuação da empresa com o objeto social e CNAE e a área a se cadastrar no programa. No campo Especialidades da Instituição, devem ser registradas as capacitações, compatíveis com as áreas de atuação informadas anteriormente, em que a entidade executora se destaca e pretende oferecer seus serviços ao SEBRAETEC. No quadro Infraestrutura físicas gerais devem ser fornecidas a área física da entidade executora, quantidade de salas e laboratórios, número de funcionários e do corpo técnico. Também há espaço para anotar outras informações julgadas importantes para descrever os recursos físicos da entidade e que podem contribuir no processo de cadastramento. Depois da verificação dos dados preenchidos, clicar no botão Próximo, para seguir adiante. Vale lembrar que, a qualquer momento, pode-se voltar e alterar as informações fornecidas. 14
III. Etapa 3: Áreas de competência Nessa etapa são cadastrados os serviços que a entidade executora deseja prestar. Esses dados serão analisados pelo SEBRAE/PR e aprovados um a um; portanto, pode ser que alguns serviços sejam aprovados e outros não. Modalidades: Orientação Adequação Depois é a vez do tipo de demanda, é importante ressaltar que os tipos de demanda disponíveis para seleção dependem da modalidade que foi selecionada. Ex.: Clínica Tecnológica está somente na modalidade de Orientação, Certificação apenas em Adequação, etc. Tipos de demanda: Clinica tecnológica Curso tecnológico Diagnóstico tecnológico Oficina tecnológica Prospecção tecnológica Serviços metrológicos Aperfeiçoamento tecnológico Certificação Desenvolvimento tecnológico Prototipagem Após ter selecionado a modalidade e o tipo de demanda, o próximo campo é dos serviços. Reforçamos que só aparecerão os serviços que podem ser atendidos dentro da modalidade e do tipo de demanda inseridos anteriormente. Serviços: 15
Alguns dos serviços atendidos são: Design de Comunicação Gráfico; EVTE; Automação do Processo Produtivo; Patentes; Avaliação da Conformidade; Energia; Entre outros; Depois será necessário incluir os subserviços que serão atendidos. Só ficarão disponíveis aqueles que estão compreendidos na Modalidade > Tipo de demanda > Serviços selecionados. Subserviços: Alguns exemplos de subserviços: Design de identidade visual (marca e manual de aplicação); Design de produtos intermediários e finais; Consultoria de gestão de produção e estoques; Auditoria para certificação no Programa Brasileiro de Produtividade e Qualidade do Habitat PBPQ-H; Consultoria para diagnósticos frente ao modelo CMMI; Ensaios de materiais e produtos; Consultoria para licenciamento ambiental; Entre outros; Feito isso o próximo passo é preencher os campos: Laboratório/Equipamentos disponíveis: descrever os recursos que a entidade executora tem e que a habilita a fornecer o serviço informado no item anterior. Segmentos e setores atendidos: Quais são os segmentos e setores que podem ser atendidos. Tipos de serviços prestados: deve ser detalhado os serviços prestados, sempre mantendo coerência com as demais informações do quadro que está sendo preenchido. 16
Especialidade: deve ser descrito as especialidades associadas ao serviço oferecido. Lembre-se, é fundamental o preenchimento destas informações de forma detalhada, repeti-las em todos os campos e demais serviços que irá incluir pode prejudicar a avaliação do seu cadastro. Depois de verificar que está tudo correto, não esqueça de clicar no botão Adicionar, para que o sistema salve as informações e possibilite a inclusão de outros serviços. Conforme você for adicionando o sistema vai salvam uma lista com os serviços incluídos. Na sequência, podem ser adicionados outros serviços, pela repetição dos passos anteriores. Descrição dos ícones: 17
Permite editar a demanda específica. Permite excluir e demanda específica. Encerrada a inclusão de todos os serviços que a entidade deseja oferecer, clicar no botão Próximo, para passar à etapa seguinte. O sistema também oferece a alternativa de voltar à etapa anterior (Etapa 2), clicando no botão Voltar ou alterar os dados de algum serviço oferecido, apenas clicando sobre o serviço correspondente, na Lista de Serviços Oferecidos. Atenção 1. Os campos devem ser preenchidos na ordem apresentada, pois as opções selecionáveis variam conforme a Modalidade e o Tipo de Demanda escolhidos. 2. O quadro Estrutura dos Serviços SEBRAETEC, disponível no anexo I, pode facilitar a categorização dos serviços oferecidos. IV. Etapa 4: comprovação da experiência A comprovação da experiência permite que o SEBRAE possa garantir a qualidade dos serviços prestados por meio do SEBRAETEC. Assim, o usuário 18
deve preencher os campos seguintes focando experiências reais e comprováveis, nas quais tenha atendido pequenos negócios com sucesso. Portanto: No campo Descrição da Experiência, o usuário deve relatar uma prestação de serviços à micro e pequenas empresas, dentro da (s) área (s) para a (s) qual (ais) se inscreve e informa ter competência. No campo Descrição da Experiência em trabalhos com micro e pequenas empresas, informar o número de atendimentos realizados para, preferencialmente, micro e pequenas empresas. No campo Descrição da infraestrutura existente na empresa, laboratorial, ferramental, instrumental e de equipamentos, relatar a descrição da infraestrutura de forma geral da entidade executora. No campo Documentos do Edital, o usuário deve anexar toda documentação exigida no Edital vigente. Os documentos marcados com asterisco (*) são documentos obrigatórios. Conforme exemplo abaixo: Para incluir os documentos, primeiramente deve-se escolher o tipo do documento que será anexado: Depois, clicando em Escolher arquivo, é aberta a caixa de documentos para escolha do anexo: 19
Feito isso, deve-se clicar em Adicionar para que o sistema inclua o documento na solicitação: Após concluir a inserção de todos os documentos e o preenchimento, o usuário deve seguir adiante, clicando em Próximo. Também é possível retornar à etapa anterior, clicando em Voltar. 20
V. Etapa 5: informações financeiras Nessa etapa é obrigatório o cadastro de uma conta bancária em nome da empresa. A escolha da instituição bancária deve ser feita na lista de rolagem e o usuário deve incluir o número da agência (o dígito verificador é opcional) e da conta corrente (o dígito verificador é obrigatório). Concluída a etapa, o usuário pode seguir adiante, clicando em Próximo ou retornar à etapa anterior, clicando em Voltar. 21
VI. Etapa 6: confirmação dos dados 22
Nesta etapa, todos os dados cadastrados anteriormente são apresentados para verificação. Para efetuar quaisquer correções, basta clicar no botão Voltar. O usuário deve fazer uma leitura atenta e corrigir qualquer erro antes de clicar no botão Confirmar pois, nesse momento, a solicitação será enviada ao SEBRAE para aprovação e não poderá ser alterada. Em caso de dúvidas, entre em contato com a Central de Relacionamento do SEBRAE/PR, pelo telefone 0800 570-0800. 23
Para facilitar o trabalho de verificação, pode ser conveniente imprimir o resumo, o que é feito clicando no botão Imprimir. VII. Etapa 7: finalização Após a finalização do processo, clicando em Início o usuário será redirecionado a página inicial, onde terá acesso a consulta de solicitações. E. ACOMPANHAMENTO DAS SOLICITAÇÕES Este capítulo aborda as solicitações de cadastramento que foram realizadas nos capítulos anteriores. Lembrando que, depois de realizada, a solicitação de cadastro é enviada ao SEBRAE/PR, onde será avaliada por uma equipe que levará em consideração todos os dados para considerar a entidade apta ou não a prestar os serviços, para as determinadas demandas. Ao se autenticar no sistema, através da área restrita (Login de entidade cadastrada), preenchendo o CPF e SENHA, será direcionado a tela de propostas da entidade: 24
Para acompanhar a solicitação basta clicar em Consulta de solicitações : Se o status da solicitação estiver como Solicitação Negada, ela passou pela análise da Comissão de Análise SEBRAETEC e foi reprovada por algum motivo, para saber qual foi este motivo basta clicar em Mais Informações. 25
Em seguida, retorne para a página anterior, clicando em Voltar, e clique em Reenviar, caso o motivo da reprovação seja passível de correção, logo abaixo do Status Solicitação Negada. Caso o ícone Reenviar não esteja disponível, é porque há uma solicitação que foi iniciada, porém não finalizada, para dar prosseguimento nessa solicitação, basta clicar em Continuar. O usuário será redirecionado para a página de preenchimento da área de competência. No fim da página estará em vermelho as demandas reprovadas. Para atualiza-las basta clicar no lápis ou para exclui-las clique no X. (Verifique que a Demanda está em Vermelho.) Após clicar no lápis, a página irá atualizar, e o usuário terá a demanda aberta para edições. Concluída as edições basta clicar em Salvar. 26
Verifique que a demanda ficará na cor branca e não vermelha como antes da edição. Esse processo é necessário mesmo para as demandas que não precisem de ajustes. Para que o sistema habilite a opção Continuar TODAS demandas precisam estar na cor Branco. 27
F. DESCRIÇÃO DOS STATUS DA SOLICITAÇÃO Solicitação em preenchimento Solicitação enviada ao SEBRAE (Análise) Análise documental Análise técnica Solicitação negada Demanda aprovada A solicitação foi iniciada, porém o preenchimento não foi concluído e enviado para o SEBRAE. A solicitação foi enviada ao SEBRAE para análise, o usuário deve aguardar o retorno. A documentação está passando pela análise documental, onde é feita a conferência dos documentos solicitados no edital. A documentação está passando pela análise técnica, onde é observado se a atividade fim, as descrições e comprovações foram enviadas e estão em consonância com os serviços solicitados. A análise foi concluída e ainda há pendências. A análise foi concluída e a entidade está apta a prestar serviços. G. INCLUSÃO DE ÁREA Para incluir uma nova área de atendimento, basta ir na área restrita do site, clicar em: Cadastro de nova entidade e/ou inclusão de nova área, e realizar os passos de preenchimento da solicitação de credenciamento descritos nos itens anteriores deste manual. Na inclusão dos documentos deve-se inserir o contrato social e demais alterações, certidões negativas atualizadas e comprovação técnica para as áreas que está solicitando o credenciamento. Caso seja a inclusão de mais tipos de demanda de um serviço onde a entidade já está credenciada, não é necessário a inclusão de novos documentos, apenas a solicitação do sistema. 3. PROPOSTAS Como decorrência de alguma necessidade dos clientes do SEBRAETEC, o SEBRAE cria uma proposta de solução que é disponibilizada às entidades executoras, por meio do sistema informatizado. Todas as propostas seguem um fluxo definido, a partir dos dados cadastrados. Em cada passo existe um responsável e um prazo, como detalhado a seguir. Este capítulo aborda as informações sobre as propostas enviadas pelo 28
SEBRAE/PR para avaliação de interesse pela entidade executora. Para verificar as propostas de serviço enviadas para a entidade executora, o usuário deve acessar a tela inicial do sistema, por meio do link www.sebraepr.com.br/sebraetec. Então, clicar no link Área Restrita e, em seguida, clicar no link Login de entidade cadastradas e acessar com o CPF e SENHA cadastrados. O usuário será direcionado para a página das propostas da entidade onde poderá obter todas informações sobre as propostas, como: Número da Proposta; Status; Cliente; Data de Inclusão. Segue descrição de cada campo: Número de identificação da proposta Status das propostas. Entidade selecionada para proposta. Cliente solicitante da proposta. Data de inclusão da proposta. As ações disponíveis são: Visualizar a proposta. Editar a proposta. A. FLUXO E STATUS DA PROPOSTA Todas as propostas seguem um fluxo definido, a partir dos dados cadastrados. Em cada passo existe um responsável e um prazo, como detalhado a seguir. 29
Status Responsável 1. Proposta cadastrada SEBRAE/PR 2. Aguardando avaliação Entidade executora 3. Elaboração do plano de trabalho Entidade executora 4. Aguardando validações SEBRAE/PR 5. Aguardando pagamento da primeira parcela Cliente (s) da proposta 6. Execução dos Trabalhos Entidade executora 7. Aguardando Finalização SEBRAE/PR 8. Proposta Finalizada Solicitante ou pelo Gestor Responsável 9. Proposta cancelada SEBRAE/PR 10. Recusado 11. Aguardando assinatura do contrato Entidade executora Cliente (s) da proposta Além dos status do fluxo da proposta há também outros onde a entidade não tem mais ações a serem realizadas: Status Descrição 1. Entidade não selecionada O plano de trabalho foi enviado, porém não foi selecionado devido ao preço. 2. Tempo de elaboração esgotado A entidade executora perdeu o prazo máximo para elaboração do plano de trabalho. 3. Recusado A entidade executora recusou a proposta enviada pelo SEBRAE. A lista de propostas tem como finalidade principal mostrar as propostas associadas à entidade executora que está autenticada no sistema, com o seu status. Para cada proposta existe somente 2 ações possíveis: visualizar e editar, que depende do status atual da mesma. O ícone de visualizar ( ) aparece sempre, mas o ícone de edição ( ) só é visível quando a entidade executora for responsável pela ação. B. ACEITANDO OU REJEITANDO UMA PROPOSTA Ao receber a proposta enviada pelo SEBRAE/PR, a entidade tem sete dias para aceitar ou rejeitar o serviço. No caso de rejeitar a proposta, é necessário redigir uma justificativa que será mantida no campo de comentários. Caso aceite a proposta, será necessário a elaboração do plano de trabalho. 30
Descrição dos ícones: Permite editar a proposta Permite visualizar a proposta Conforme previsto no edital a entidade executora deve realizar o contato prévio com o cliente, alinhar todas as expectativas que serão fundamentais tanto para definir o aceite ou a recusa, bem como para a elaboração do plano de trabalho. Para verificar qual a demanda, é necessário clicar do ícone de visualização da proposta. 31
Após este contato com o cliente a entidade deve clicar no ícone e edição da proposta para aceitar ou recursar: 32
Caso seja recusado é necessário apenas a inclusão de uma justificativa, se aceita será necessário a elaboração do plano de trabalho. H. ELABORAÇÃO DO PLANO DE TRABALHO No Plano de Trabalho, a entidade deverá descrever sua a situação atual do cliente, a necessidade deste plano de trabalho e o resultado que se é esperado. Descrição dos campos: Situação Atual Situação que se encontra as condições do cliente. Necessidade do plano Apontar pontualmente as necessidades descritas pelo cliente. Resultado esperado Descrever o resultado esperado com a aplicação do serviço. I. Atividades O quadro seguinte será à base de todo o planejamento financeiro, o que exige preenchimento com extremo cuidado e de acordo com as regras do edital. Para cada atividade deve ser informado: - Tipo de atividade, selecionada entre as alternativas disponíveis na barra de rolagem. - Nome da atividade. - Descrição da atividade. - Valor da hora. - Quantidade de horas. - Data de início. - Data de término. 33
Após o preenchimento, o usuário deve clicar no botão Incluir, para que a atividade seja transferida para a Lista de Atividades que existe na parte inferior desse mesmo quadro. Essa operação deve ser repetida, até que todas as atividades necessárias à execução do serviço estejam cadastradas. A linha inferior do quadro mostra, a cada momento, o total de horas, o valor da proposta e as datas de início e fim do serviço, considerando todas as atividades já cadastradas no Plano de Trabalho. Descrição dos campos: Consultoria ou Pesquisa e Desenvolvimento. Ex. Consultoria: Horas de Consultoria Ex. Pesq. e Desenvolvimento: Preparação de material para atendimento. Ex. Desenvolvimento do projeto de Design de Embalagens da João Silva Teste Valor da hora* para realização da atividade; Quantas horas serão necessárias para realização da atividade. Data de Início e Término da atividade. Após cada atividade inserida clique em Incluir para salva-la. Caso precise desfazer clique em Limpar. (*) o valor máximo da hora deve ser consultado no Edital vigente. Após o preenchimento, o usuário deve clicar no botão Incluir, para que a 34
atividade seja transferida para a Lista de Atividades que existe na parte inferior desse mesmo quadro. Essa operação deve ser repetida, até que todas as atividades necessárias à execução do serviço estejam cadastradas. II. Certidões Em todas as propostas é necessário anexar duas certidões obrigatórias a do FGTS e a do INSS que foi unificada com a da União. Descrição dos campos: Clique em Procurar para buscar o arquivo da certidão. Selecione qual certidão foi anexada. Coloque a data de vencimento da certidão. Clique em adicionar para anexar. III. Anexos e comentários Caso necessário, podem ser anexados documentos ao Plano de Trabalho. Para isso, basta clicar no botão Procurar, do quadro Anexos, selecionar o arquivo no computador e clicar em Incluir. Essa operação pode ser feita várias vezes, para permitir que todos os anexos necessários sejam incluídos na Plano de Trabalho. No quadro Comentários, é possível registrar comentários sobre a proposta, facilitando o esclarecimento de eventuais dúvidas. 35
Nota: É importante lembrar que, depois de adicionados, os comentários não poderão mais ser apagados. Com o Plano de Trabalho concluído, basta clicar no botão Encaminhar para Aprovação que o material será submetido ao SEBRAE/PR., entretanto, caso haja alguma pendência, o preenchimento feito até esse momento pode ser salvo para ser completado mais tarde, clicando em Salvar Plano de Trabalho. Descrição dos itens: Salve o Plano de Trabalho para finalizar depois. Encaminhe o Plano de Trabalho para aprovação do SEBRAE. Retorna para pesquisa de propostas da entidade. Após enviado o plano de trabalho, deve-se aguardar o próximo passo do fluxo, a proposta estará com o status Plano de trabalho enviado, caso a proposta não seja de menor valor, a entidade receberá um e-mail informando que a proposta não foi selecionada e a mesma passará para o status: Proposta não selecionada, caso seja aceita a entidade também receberá um e-mail informando que o plano de trabalho foi aceito a proposta passará para o status de validações do SEBRAE/PR, onde a entidade deverá aguardar para iniciar a execução dos trabalhos. I. ASSINATURA DOS TERMOS (CONTRATOS) Para assinaturas dos termos (Contratos) do Programa SEBRAETEC é necessário que o Representante Legal tenha a assinatura digital (e-cpf), será enviado um e-mail do Portal de assinaturas do SEBRAE/PR, para assinar basta clicar no link do Documento e realizar a assinatura que o documento irá retornar assinado para o SEBRAE. 36
J. EXECUTANDO O PLANO DE TRABALHO Depois de ter o Plano de Trabalho aceito pelo SEBRAE/PR, o responsável da entidade deve iniciar a execução das atividades, conforme cadastradas. Nesta etapa é muito importante anotar o percentual de realização de cada atividade concluída do Plano de Trabalho. Descrição dos itens: Permite a edição da atividade Nome da atividade que foi selecionada para edição. Data de início da atividade que está em edição 37
Data término da atividade que está em edição Campo para atualizar o percentual concluído da atividade. Salva as alterações realizadas Limpa todas as informações sem salvar Para realizar a edição do percentual da atividade é necessário clicar no ícone de edição e no percentual concluído colocar a porcentagem que foi finalizada e depois salvar. Caso a atividade esteja em atraso, não será possível a atualização do percentual sem a autorização do Gestor responsável da proposta, sendo assim é necessário clicar no ícone de edição, atualizar a nova data, não colocar porcentagem e salvar. A alteração virá para o Gestor, assim que ele aprovar será possível atualizar o percentual. I. Inclusão de notas fiscais A entidade executora do Programa SEBRAETEC receberá os pagamentos referente as propostas mediante a apresentação de notas fiscais. Elas devem ser inseridas no sistema dentro de cada proposta. Para inclusão é necessário inserir o número da nota fiscal e clicar em incluir: (*). Nota: a inclusão das notas fiscais está atrelada as vigências das certidões anexadas na proposta, caso alguma certidão esteja desatualizada, basta excluir a vencida e anexar uma nova que esteja vigente. II. Emissão do relatório de visita Para concluir os trabalhos da proposta é obrigatório que tenha sido realizado uma visita in loco no cliente. Fica a critério da entidade executora o momento adequado que essa visita irá ocorrer, pois dependendo do tipo do serviço o mais conveniente é a realização no início dos trabalhos, quando em outros o ideal é realizar ao final. Independente do momento deve ser gerado um relatório que será assinado pelo 38
cliente contendo evidências da visita (fotos e assinatura do cliente). Este relatório deverá ser anexado no campo de anexos do sistema. (Modelo disponível ao final deste manual). III. Emissão dos relatórios de acompanhamento e finalização Para inclusão da segunda e terceira nota fiscal é necessário apresentar os relatórios de acompanhamento e finalização, o relatório de acompanhamento é assinado pelo cliente e contém o detalhamento das atividades realizadas até o momento ele deve ser entregue com a nota e anexado no sistema. O relatório de finalização é somente assinado pela entidade executora e deve conter fotos, e- mails, e evidências de que trabalho foi realizado e concluído, ele também deve ser anexado na proposta. Os modelos de ambos os relatórios estão disponíveis no site do SEBRAETEC na aba Arquivos para download. Os relatórios devem ser anexados no campo de anexos da proposta. Basta clicar em Escolher arquivos e depois em Incluir. IV. Finalização da proposta Ao final do trabalho, a entidade deve preencher os campos do Resultado implementado e da Solução Obtida que estão no quadro do Plano de trabalho. 39
Os percentuais de TODAS as atividades devem estar em 100% e o relatório de finalização anexado. Com estas etapas concluídas a entidade executora obtém a assinatura do cliente no Termo de Conclusão (que é emitido via sistema) e encaminhado a via original para o gestor ou solicitante da proposta, no SEBRAE. As atualizações feitas periodicamente devem ser salvas, clicando no botão Salvar Resultado do quadro. Caso o trabalho esteja finalizado (todas as atividades estejam com a realização em 100%), o representante da entidade executora deve clicar no botão Finalizar Trabalho, que encaminhará os resultados para validação pelo SEBRAE/PR e ajustará o status da proposta para Aguardando aprovação da finalização. O gestor pode solicitar adequações na proposta antes de aprovar a finalização, caso ele esteja de acordo, finalizará a proposta. 4. CONSULTA DE PROPOSTAS CANCELADAS Toda vez que uma proposta não aparece na página principal das propostas ela estará em um filtro específico: Proposta cancelada. 40
Para acessar estas propostas basta selecionar este status no filtro Status da proposta e clicar em Filtrar. O sistema trará a lista de todas as propostas canceladas. 5. ATUALIZAÇÃO DAS CERTIDÕES NEGATIVAS Conforme previsto em edital, as certidões negativas devem ser mantidas atualizadas, na página inicial da entidade executora possui uma tela para gerenciar as Certidões, basta realizar o Login na área restrita do site e clicar em 41
Certidões. A tela irá apresentar outras certidões já anexadas, basta carregar as novas certidões e o sistema irá atualizar automaticamente em todas as propostas da Entidade, sendo assim não é necessário atualizar as propostas. 6. ALTERAÇÃO DOS DADOS CADASTRAIS Este capítulo aborda as informações sobre a atualização dos dados cadastrais da entidade executora. Essa ação pode ser realizada a qualquer momento. Para a atualização dos dados cadastrais da entidade, o usuário acessar a área restrita, clicar em Login de entidade cadastrada, inserir CPF e senha e depois 42
clicar em Cadastro. Nessa tela o usuário pode alterar os dados da entidade executora, como: razão social, nome fantasia, endereço, representante legal, coordenador, suplente, senha, etc. Apenas o CNPJ não tem como ser alterado. Se isto for necessário, entre em contato com Coordenação Estadual do Programa pelo e-mail: sebraetec@pr.sebrae.com.br. 43
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Na terceira etapa é necessário confirmar os dados alterados e clicar em Confirmar. 45
Esta revisão do Manual do Sistema Entidade Executora foi baseada no Sistema Informatizado do SEBRAETEC, ajustado ao Edital de Credenciamento SEBRAE/PR SEBRAETEC Nº 02/2017. Qualquer comentário sobre o conteúdo ou forma deste documento será bem recebido pelo e-mail sebraetec@pr.sebrae.com.br Revisão de 20.07.2017 Direitos reservados: Não está previamente autorizada a reprodução, cópia ou transcrição, parcial ou total, em qualquer meio, para fins comerciais ou de recebimento de vantagens diretas ou indiretas, sem a prévia autorização por escrito do Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do Paraná SEBRAE/PR. 46