Manual de Geração da ECF Escrituração Contábil e Fiscal Contábil Phoenix A seguir iremos demonstrar o processo para uma perfeita geração da ECF (Escrituração Contábil e Fiscal). Fique atento as telas e campos. Em cinco passos você terá o arquivo da ECF gerado, são eles: 1. Configurar o Plano Referencial SPED ECF; 2. Preparar as Configurações Complementares da ECF; 3. Completar o Cadastro de Responsáveis pela Empresa; 4. Verificar a necessidade de ajustes nos Históricos LALUR/LACS; 5. Processar e de Gerar o arquivo para a ECF. 1 Configurar o Plano Referencial SPED ECF Desde o mês de Março de 2015 disponibilizamos as Configurações do Plano Referencial ECF que inclusive é o mesmo utilizado para a geração do ECD. Para efetuar a configuração, basta acessar a opção Cadastro, Configurações Complementares ao Plano de Contas e clicar na opção Plano Referencial Sped ECF. Existem 09 Planos Referenciais SPED ECF, apresentados de acordo com a combinação da informação dos campos Forma de Tributação e Qualificação Pessoa Jurídica/ Tipo de Entidade, esses campos estão disponíveis no Cadastro da Empresa, na Janela (Contábil) e aparecerão na tela de Configuração de Plano de Contas Referencial SPED- ECF de acordo com o que estiver informado para a empresa. Serão utilizadas tabelas da ECF conforme ADE COFIS 43 de 31/05/2015. Saiba quais tabelas a empresa em questão irá utilizar: PLANO REFERENCIAL ECF Lucro Real (Anual ou Trimestral) PJ em Geral Lucro Real (Anual ou Trimestral) PJ Componente do Sistema Financeiro Lucro Real (Anual ou Trimestral) Sociedade Seguradora de Capitalização TABELA L100A +L300A L100B +L300B L100C +L300C ou Entidade Aberta de Previdência Complementar Lucro Presumido P100 +P150 Imunes e Isentas em Geral: Tipos de Entidade: Assistência Social, Educacional, U100A +U150A Sindicato de Trabalhadores, Associação Civil, Cultural, Filantrópica Isentas Tipo de Entidade Associação de Poupança e Empréstimo Isentas - Tipo de Entidade Entidades Abertas de Previdência Complementar Isentas - Tipo de Entidade Entidade Fechada de Previdência complementar Isentas - Tipo de Entidade Partidos Políticos U100B +U150B U100C +U150C U100D +U150D U100E +U150E
Dica importante: É importante lembrar que para entregar corretamente a ECF todas as contas que tiverem movimentação ou saldo no ano deverão ser configuradas. Se você quiser confirmar todas as contas que tiveram movimentação ou saldo, vá até a tela de geração da ECF acessando o menu Processamento, SPED, Escrituração Contábil e Fiscal e clique na opção Verificar Inconsistências. O Contábil Phoenix demonstrará para você todos os itens e contas que ainda precisam de configurações antes de solicitar a geração arquivo. 1.1. Copiar Configurações de Tabelas diferentes com conteúdo Iguais: Algumas tabelas são exatamente iguais na atual ADE COFIS 43/2015, porém, pelo fato da identificação das mesmas ser vinculadas à Tabelas Dinâmicas diferentes, nós optamos por manter as informações em tabelas distintas assegurando que não haverá modificações caso a Receita Federal do Brasil altere apenas uma tabela não modificando a correspondente. Esse evento, já ocorreu na última atualização quando o Plano referencial das Entidades PJ em geral, sofreu alterações se tornando diferente do Plano Referencial das Empresas Lucro Presumido. Como é possível fazer um De/ Para das contas contábeis de um Plano de Contas para diversos Planos Referenciais ECF, disponibilizamos a opção de copiar a configuração para um plano correspondente. Para executar esse processo, basta clicar no botão Copiar CFG ECF. Em exemplos práticos, segue planos e suas respectivas cópias: PLANO REFERENCIAL SPED ECF SELECIONADO: PJ em Geral Lucro Presumido Financeiras Associação de Poupança e Empréstimo Seguradoras Ou entidades Abertas de Previd. Complementar Entidades Abertas de Previdência Complementar SOLICITAR CÓPIA DO PLANO PARA: Lucro Presumido do mesmo Plano PJ em Geral Associação de Poupança e Empréstimo Financeiras Entidades Abertas de Previdência Complementar Seguradoras Ou entidades Abertas de PreviDd Complementar 1.2. Cópia das configurações de um Plano de Contas para outro: Se houver outros Planos de contas com a mesma estrutura, por exemplo, as mesmas contas analíticas, códigos reduzidos e descrições, apenas com o número do Plano diferente, ao invés de inserir as informações novamente você pode ao invés disso copiar as configurações de um Plano para outro. Para isso, configure o Plano ECF para todas as Formas de Tributação Qualificação PJ/ Tipo de Entidade que os utilizar, e clique no botão Copiar, o sistema perguntará para qual plano deverá copiar a
configuração, basta informar o número do plano destino, clicar em OK e pronto. O sistema copiará as configurações do Plano selecionado para o Plano destino informado. O próximo passo é preparar as Configurações adicionais da ECF. 2. Preparar as configurações adicionais ECF 2.1. Patrimônio Liquido e Contas de Compensação Todas as empresas independente de serem enquadradas no Lucro Real ou Presumido deverão preparar as configurações corretamente. Para isso, acesse o menu Cadastros, Configurações Complementares ao Plano de Contas, Patrimônio Liquido e Contas de Compensação. Nessa tela você deve informar qual conta representa o grupo de Contas do Patrimônio Liquido e as contas de compensação para que na geração da ECF o sistema possa identificá-las nos registros que tratam o Plano de Contas. Apenas as contas do Patrimônio Liquido são obrigatórias para geração da ECF, visto que nem sempre existirá Contas de Compensação a informar. 2.2. Configurações Registros SPED ECF As Configurações de registro SPED ECF tratam das fichas criadas a partir de uma Tabela Dinâmica que é apresentada por Blocos que compõem a geração da ECF. É necessário que você informe em cada linha de cada ficha as contas contábeis cuja movimentação componha os valores que precisam ser demonstrados em seus respectivos registros (Blocos).
É importante lembrar que você não precisa preencher todos os Registros, apenas será necessário preencher os registros obrigatórios de acordo com o Plano de Contas que foi selecionado. Um grande facilitador nesse momento é você utilizar a linha de produtos da Contmatic pois como exemplo do Bloco P o mesmo não precisará ser preenchido se também você utilizar o G5 Phoenix já que o sistema Contábil buscará as informações do sistema G5 no momento da geração da ECF. Para que ele execute esse procedimento automático não se esqueça de marcar a opção de Integrar com o G5 que fica disponível na tela da Geração da ECF. Com as Configurações devidamente efetuadas, podemos seguir para o 3º passo do processo.
3. Completar o cadastro de Responsáveis pela Empresa Foram acrescidos no Cadastro dos Responsáveis alguns campos que são necessários para a geração da ECF como, por exemplo, a Qualificação do Sócio ou Representante Legal, o País e a Ficha Financeira. Abaixo destacamos alguns campos novos, porém, é importante estar com todos os dados informado para que não acuse nenhum erro na geração. Outra informação necessária e que não pode ser deixada para trás é o número de telefone do Contador. Para preenchê-lo, acesse o menu Auxiliar, Controle de Impressão, Dados de sua Empresa e informe os dados da Empresa Contábil e o número do telefone do Contador.
Dica Importante: Antes mesmo de mostrar o 4º Passo vale lembrar que ele somente deverá ser efetuado por empresas do Lucro Real, se a sua empresa é Lucro Presumido, Imune ou Isenta você já pode seguir para o 5º Passo. 4. Verificar a necessidade de ajustes nos Históricos LALUR/LACS; Para geração do E-LALUR e E-LACS é necessário vincular o histórico do LALUR/ LACS às descrições das tabelas Dinâmicas M300(LALUR) e M350 (LACS) que compõem o Bloco M, mais uma vez lembramos que esse processo servirá apenas para empresas do Lucro Real.
O histórico do LALUR/LACS utilizado para escriturar a Contribuição Social como adição no LALUR não deverá ser vinculado a nenhum código das tabelas M300 e M350, já que o sistema gerará de forma automática com o código correspondente. Verifique também se a Conta Contábil utilizada para gerar o lançamento da Contribuição Social está configurada na DRE Modelo 1 com o Título Contribuição Social, bem como, vinculada à conta de provisão da Contribuição Social de acordo com a qualificação Pessoa jurídica da empresa. Conforme segue: QUALIFICAÇÃO PJ CONTRIBUIÇÃO SOCIAL (CONTA PLANO ECF) IMPOSTO DE RENDA (CONTA PLANO ECF) 0 - PJ em Geral 3.02.01.01.01.01 3.02.01.01.01.02 1 PJ Componente do Sistema Financeiro 2 Soc. Seguradora de Capitalização ou Entidade Aberta de Previdência Complementar 3.2.8.9.4.20.10 3.2.8.9.4.10.10 3.02.01 3.03.01 Lembrando que essa configuração deve ser feita por Qualificação PJ pois cada tabela se desdobra em três, são elas: M300A e M350A para PJ em Geral M300B e M350B para PJ Componente do Sistema Financeiro;
M300C e M350C para Sociedade Seguradora de Capitalização ou Entidade aberta de Previdência Complementar. Se você utilizar o mesmo Plano de Contas para Empresas com tipo de Qualificação PJ diferentes, será imprescindível ativar cada tipo de empresa para fazer as configurações necessárias, vinculando os Históricos LALUR/LACS às tabelas correspondentes a cada Tipo, desta forma, o sistema conseguirá gerar adequadamente os Registros M300 e M350 do Bloco M. 5. Processo de geração da ECF Escrituração Contábil e Fiscal Com tudo devidamente preenchido e conferido, o ultimo passo agora é finalmente gerar a ECF. Para isso acesse o menu Processamento, opção SPED, em seguida clique em ECF Escrituração Contábil e Fiscal. O sistema habilitará a tela para geração da ECF, essa tela é dividida em duas janelas, a ficha Geral que aparecerá as configurações habilitadas sempre de acordo com a forma de Tributação da Empresa. O mesmo vale para a janela Parâmetros Complementares, apenas será habilitado as opções que forem pertinentes a empresa selecionada. Se você ficar com dúvida no preenchimento de cada campo clique no botão Explicações para visualizar detalhadamente o que deve ser preenchido em cada campo.
Agora você já pode prosseguir com a geração. E para ter a certeza de que todos os dados necessários foram informados corretamente, basta clicar na opção Verificar Inconsistências, se algo estiver em desacordo o sistema demonstrará para você. Nesse momento, se você também utilizar o G5 Phoenix para escriturar a parte fiscal da empresa utilizando o Conta Corrente para lançar as Retenções o sistema fará a busca dessas informações completando o arquivo com as fichas do Bloco Y (Y540 e Y570). Além disso, também serão trazidas informações do Bloco P se a empresa estiver com a Forma de Tributação como Lucro Presumido.
O sistema Contábil Phoenix apenas fará a geração do arquivo se a empresa na possuir nenhuma inconsistência ou erro apontado na tela. Estando tudo certo, será demonstrado o caminho em que o arquivo foi gerado para que você importe no PVA da ECF realizando a validação e a recuperação da ECD. Utilizando o validador da ECF No validador da ECF, você clicará em Arquivo e buscará o caminho que o sistema Contábil Phoenix lhe forneceu, basta clicar no arquivo e Abrir. No momento em que o PVA da ECF importar o arquivo da empresa em questão, ainda sim poderão aparecer divergências e a operação não for concluída. Se isso acontecer, acima da lista de divergências marque a opção Erros e Advertências e clique em exibir para analisar do que se trata. Quer uma dica? Se você utilizar o Verificador de Inconsistências da tela de geração da ECF no sistema Contábil, havendo erros, as mensagens serão muito mais e a chance de haver erros que invalidem a importação será mínima. Com tudo importado corretamente basta clicar em Escrituração, Recuperar Dados ECD, buscar o caminho onde se encontra o arquivo ECD validado e transmitido e solicitar a recuperação. Após esse processo, clique novamente em Escrituração e valide a ECF. Se ainda sim for apresentados erros de validação, providencie as correções apontadas no sistema Contábil Phoenix e refaça a geração, mas não se esqueça de excluir a ECF Importada antes de uma nova importação, ou se você preferir, faça as correções diretamente dentro do validador. Dicas quanto aos divergências de validação: Ao vincular o Histórico LALUR/ LACS é necessário muito cuidado, pois alguns históricos solicitam a necessidade de geração de algumas fichas que dependem da Parametrização no momento da geração, por exemplo, você marcou Lucros disponibilizados no Exterior e não marcou na geração a opção Participações no Exterior. É importante lembrar que o sistema fará a geração dos registros M300 e M350 do Bloco M de históricos que tiverem valores lançados em contas vinculadas a eles para o período.