SIGED - Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos MANUAL DO USUÁRIO Módulo de Documentos
O objetivo deste Manual é permitir a reunião de informações dispostas de forma sistematizada, criteriosa e segmentada que atue como instrumento gerencial facilitando a compreensão das funcionalidades do sistema SIGED, orientando a execução dos processos administrativos da gestão documental de forma sistematizada. Índice 1 - Introdução... 3 1.2 - ESCOPO DESTE MANUAL... 3 1.3 - PÚBLICO ALVO... 3 1.4 - VISÃO GERAL... 3 2 Módulo de Documentos... 4 2.1 - ANALISE... 7 2.1.1 Navegando na funcionalidade Alterar... 8 2.1.2 - Navegando na funcionalidade Anexar... 9 2.1.3 - Navegando na funcionalidade Arquivar... 10 2.1.4 - Navegando na funcionalidade Follow Up... 12 2.1.5 - Navegando na funcionalidade Sobrestar... 13 2.2 - CADASTRO... 15 2.2.1 - Navegando na funcionalidade Cadastro de Objetos... 16 2.2.2 - Navegando na funcionalidade Documentos Externos... 17 2.2.3 - Navegando na funcionalidade Incluir... 19 2.2.5 - Navegando na funcionalidade Modelos & Minutas... 24 2.2.6 - Navegando na funcionalidade Pré-Protocolo... 25 2.3 - CANCELAR... 26 2.4 - CONTEÚDOS ADICIONAIS... 27 2.4.1 Navegando no Arquivo Digital... 27 2.4.2 - Navegando na funcionalidade Comentar... 29 2.4.3 - Navegando na funcionalidade Palavra-Chave... 30 2.5 FAD - (FOLHA DE DESPACHO)... 31 2.6 - GERAR GUIA... 32 2.6.1 - Navegando na funcionalidade Cancelar Guia... 32 2.6.2 - Navegando na funcionalidade Folha de Despacho... 33 2.6.3 - Navegando na funcionalidade Guia de Objetos... 33 2.6.4 - Navegando na funcionalidade Guia de Tramitação... 34 2.6.5 - Navegando na funcionalidade Reimprimir Guia... 35 2.7 - LISTA DE POSTAGEM... 36 2.8 - LISTAGEM... 37 2.9 - LISTAGEM DE OBJETOS... 40 2.10 - PESQUISA... 41 2.10.1 - Navegando na funcionalidade Pesquisa Avançada... 42 2.10.2 - Navegando na funcionalidade Pesquisa Objeto... 44 2.10.3 - Navegando na funcionalidade Pesquisa Simples... 45 2.11 RECEBER... 46 2.11.1 - Navegando na funcionalidade Receber Distribuição... 47 2.11.2 - Navegando na funcionalidade Receber Tramitação... 48 2.11.3 - Navegando na funcionalidade Receber Objetos... 49 2.12 - RELATÓRIOS... 50 2.13 - TRAMITAR... 53 2.13.1 - Navegando na funcionalidade Cancelar Tramitação... 54 2.13.2 - Navegando na funcionalidade Distribuir... 55 2.13.3 - Navegando na funcionalidade Expedição por Lote... 57 2.13.4 - Navegando na funcionalidade Expedir... 58 2.13.5 - Navegando na funcionalidade Tramitar Documentos... 60 2.13.6 - Navegando na funcionalidade Tramitar/Remeter... 62 3 - Fechamento... 63 Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 2
1 - INTRODUÇÃO Este manual foi elaborado com o objetivo de orientar os usuários do Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos SIGED, Módulo de Documentos quanto a sua operacionalização. Este manual apresenta os procedimentos que se adotados permitirão a utilização plena do SIGED na Instituição. Com este enfoque de uso, foi definido que este instrumento sistêmico desponta como um facilitador para a gerência e controle dos processos, oferecendo um acompanhamento efetivo dos processos no âmbito da Instituição. Para facilitar a interação sistema-usuário, este manual demonstra a composição das funcionalidades e ações do Módulo de Documentos, a facilidade da navegabilidade e usabilidade, tudo isso, através das descrições sucintas dos resultados que serão alcançados com os procedimentos adotados. Este manual, também não deixa de preocupar-se com a constante evolução pelo uso, uma vez que os sistemas modernos buscam a qualidade, a produtividade e o melhor desempenho, gerando a mesma qualidade e produtividade para os setores da Instituição. O modelo de sistema ora apresentado permite que a Instituição caminhe por uma linha de desenvolvimento e crescimento, que de acordo com as necessidades do administrador moderno, disponibilize um suporte informacional de caráter tático e operacional para as tomadas de decisão. 1.2 - ESCOPO DESTE MANUAL Este manual é composto e direcionado para os usuários do Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos SIGED, Módulo de Documentos. 1.3 - PÚBLICO ALVO Este manual é destinado aos usuários do sistema e aos multiplicadores de informação no MAPA. 1.4 - VISÃO GERAL O Módulo de Documentos do Sistema SIGED visa o gerenciamento sistêmico das informações dos Documentos existente no MAPA. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 3
2 MÓDULO DE DOCUMENTOS Ao selecionar o módulo de DOCUMENTOS o sistema apresenta o menu destacado com todas as funcionalidades do módulo. SUBMENU FUNÇÃO DESCRIÇÃO Análise Cadastro Alterar Anexar Arquivar Follow-up Sobrestar Cadastro de Objetos Documentos Externos Altera os dados de cadastro de um documento. Anexa um documento a outro. Coloca o documento na situação de ARQUIVADO e atribui a localização de arquivamento na Unidade. Lista os documentos com prazos de respostas emitidos ou recebidos. Coloca o documento na situação de SOBRESTADO e atribui a localização de arquivamento na Unidade. Cadastra os envelopes, caixas, periódicos e outros itens recebidos pelo Protocolo para entrega a outro Protocolo, bem como correspondências que estejam nos envelopes devem ser cadastradas pelo destinatário na funcionalidade Documentos Externos. Cadastra os documentos recebidos (externos) no protocolo setorial. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 4
Cadastro Cancelar Conteúdos Adicionais Incluir Modelos & Minutas Pré-Protocolo Arquivo Digital Comentar Palavra-Chave Cancelar Guia Folha de despacho Cadastra os documentos produzidos (internos) na Unidade. Emite os modelos de documentos utilizados no Ministério e cadastra minutas. Permite gerar um número de documento sem o preenchimento dos campos obrigatórios. O número gerado fica associado à Unidade até que sejam informados os campos obrigatórios. Permite o cancelamento de um documento, para casos de documentos cadastrados erroneamente. Ação de inserir o Arquivo Digital (doc,.xls,.pdf,.jpg,..tif) para o registro do documento. Inclui um comentário através da utilização de um campo texto. Inclui novas palavras-chave no registro do documento. Permite o cancelamento de guias emitidas. Folha com os dados do documento para impressão e despacho. Gerar Guias Guia de Objetos Permite emitir a guia de encaminhamento dos objetos registrados no Protocolo para o setores. Guia de Tramitação Reimprimir Guia Permite emitir a guia de tramitação de documentos. Permite reimprimir uma guia já utilizada Listagem Listagem Apresenta todos os documentos da UORG em que o usuário está lotado. Listagem de Postagem Listagem de Objetos Pesquisas Pesquisa Avançada Pesquisa Objetos Pesquisa Simples Apresenta a listagem de registros (documentos) para realizar a expedição dos mesmos. Apresenta a listagem de objetos registrados pela unidade. Recupera um documento, utilizando os campos de cadastro e dados de sua situação. Recupera um objeto utilizando os campos de cadastro. Recupera um documento a partir do seu número. Distribuição Recebe um documento que foi distribuído para o usuário. Receber Objetos Tramitação Recebe um objeto que foi encaminhado para sua Unidade. Recebe o documento que foi tramitado para sua Unidade Organizacional. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 5
Relatórios Emite relatórios referentes às atividades e registros realizados no sistema. Cancelar Tramitação Cancela a tramitação de um documento. Será executada desde que a Unidade de destino, ainda, não tenha recebido trâmite. Distribuir Distribui um documento para um funcionário dentro da Unidade, o documento continua disponível na listagem da Unidade. Tramitar Expedir por lote Expedir Permite a expedição de vários documentos em um mesmo formulário. Permite a expedição de um documento no formulário. Tramitar Tramita um documento de uma unidade organizacional para outra. Tramitar / Remeter Permite que seja feito o trâmite e expedição de um documento ao mesmo tempo, tendo os campos de trâmite e de expedição. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 6
2.1 - ANALISE O submenu ANÁLISE é composto por varias funcionalidades: Alterar, Anexar, Arquivar, Follow-Up e Sobrestar. A seguir é apresentado como navegar em cada uma das funcionalidades. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 7
2.1.1 Navegando na funcionalidade Alterar A funcionalidade Alterar permite ao usuário alterar uma série de informações referentes ao documento. As informações são atualizadas através de preenchimento de campos ou seleção de opções em caixas de listagem (clica-se e escolhe-se a informação desejada). Procedimentos: Para alterar um documento, selecione a funcionalidade Alterar, digite o número do documento e acione o botão PESQUISAR. O sistema pesquisa o número do documento e disponibiliza o formulário como a tela abaixo, com os dados do documento anteriormente preenchidos e prontos para alterações: Ao preencher e escolher as mudanças necessárias o usuário precisa acionar o botão SALVAR para atualizar as informações. O sistema também permite nesta tela as ações de TRAMITAR, incluir um ARQUIVO DIGITAL, ANEXAR/APENSAR, CÓPIAR, DISTRIBUIR, COMENTAR, PALAVRA-CHAVE, ARQUIVAR, VISUALIZAR e imprimir FOLHA DE DESPACHO. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 8
2.1.2 - Navegando na funcionalidade Anexar Nessa funcionalidade o usuário pode Anexar um documento a outro documento. Procedimentos: O usuário deve informar o número do documento principal e acionar o botão PESQUISAR. Após a anexação o sistema mostra o formulário como à imagem abaixo: Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 9
2.1.3 - Navegando na funcionalidade Arquivar A funcionalidade permite ao usuário Arquivar o documento, possibilitando informar sua exata localização física: O usuário deve selecionar a funcionalidade, informar o número do processo e acionar o botão PESQUISAR. Após pesquisar o sistema retorna o seguinte formulário para serem preenchidos os seguintes campos, estes são alfanuméricos e não são obrigatórios: Números adicionais, funcionalidade onde o usuário pode adicionar outros documentos caso sejam arquivados no mesmo local, Preencha os campos com a localização do(s) documento(s) Módulo, Estante, Armário, Prateleira, Caixa, Pasta e Dossiê e o motivo do arquivamento, após, clique em ARQUIVAR. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 10
Após preencher os campos necessários e acionar o botão ARQUIVAR, o sistema mostra o local de arquivamento. O documento será transferido para a lista Arquivo Setorial do Módulo Arquivos. Para desfazer este arquivamento acione o botão DESARQUIVAR, e o registro voltará para a Listagem dos documentos correntes. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 11
2.1.4 - Navegando na funcionalidade Follow Up A funcionalidade Follow Up permite que o usuário recupere as informações do prazo de retorno dos documentos tramitados para outras unidades organizacionais. O sistema lista os documentos com prazos de retorno VENCIDOS, VENCENDO e a VENCER. Ao selecionar a funcionalidade FOLLOW UP os documentos são listados conforme as condições de VENCIDOS, VENCENDO e a VENCER. O sistema permite que o usuário verifique os documentos com prazos de resposta que foram tramitados pela sua Unidade, clicando em FOLLOW UP EMITIDOS. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 12
2.1.5 - Navegando na funcionalidade Sobrestar Esta funcionalidade possibilita a guarda de documento que ainda apresenta alguma pendência para que possa ser arquivada, colocando-o na situação de SOBRESTADO e atribuir a localização de arquivamento na Unidade. O usuário ao pesquisar o documento que ficará nesta ação o sistema exibe a tela abaixo para complementação das informações. Após pesquisar o sistema retorna o seguinte formulário para serem preenchidos os seguintes campos, estes são alfanuméricos e não são obrigatórios: Após preencher os campos necessários e acionar o botão SOBRESTAR, o sistema mostra o local de arquivamento. O documento será transferido para a lista de SOBRESTADOS. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 13
Para desfazer este sobrestamento acione o botão DESFAZER e o documento voltará para a Listagem dos documentos correntes. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 14
2.2 - CADASTRO O submenu CADASTRO é composto por varias funcionalidades: Cadastro de Objetos, Documentos Externos, Incluir, Modelos e Minutas e Pré-Protocolo. A seguir é apresentado como navegar em cada uma das funcionalidades. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 15
2.2.1 - Navegando na funcionalidade Cadastro de Objetos A funcionalidade Cadastro de Objetos permite que o usuário registre os envelopes, caixas, periódicos e outros itens recebidos pelo Protocolo para entregar a outro Protocolo Setorial. Selecione a unidade de destino dos objetos, o tipo de objeto (AR, Carta Registrada, Carta Simples, Outros e SEDEX), digite o número de identificação do objeto e observações cabíveis se forem necessárias, como por exemplo, documento recebido amassado, documento com envelope aberto, etc. Após preencher os dados necessários acione o botão CADASTRAR no final da página. Após o Cadastro, o sistema exibe a seguinte mensagem de confirmação do cadastro dos objetos. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 16
2.2.2 - Navegando na funcionalidade Documentos Externos A funcionalidade Documento Externo permite o registro de documentos recebidos pelo Ministério e suas Superintendências. Selecione a funcionalidade Documento Externo e o sistema disponibiliza o formulário a seguir para o registro do documento. Após a seleção e o preenchimento das informações, salve os dados acionando o botão INCLUIR. Descrição dos campos para preencher e selecionar: NOME DOS CAMPOS NUP DATA DO DOCUMENTO DATA DO RECEBIMENTO TIPO DE SUPORTE TIPO DE DOCUMENTO IDENTIFICAÇÃO DESCRIÇÃO Campo onde o sistema disponibiliza o protocolo do documento. Data da criação / assinatura do documento (não é a data do cadastramento no sistema). Data em que o documento foi recebido pela instituição. É onde o Documento (informação) está gravada, por padrão fica papel. Escolher nesse campo o Tipo Documental que será cadastrado, se ele é, por exemplo, um Ofício, CI, Parecer, Ata etc. Campo onde se digita o número do documento, por exemplo OFÍCIO 300/2008 MPS/DCP, digite 300/2008 MPS/DCP, não é necessário digitar OFÍCIO só a sua identificação completa, inclusive com as siglas. Caso o documento não tenha número digite S/N (Sem Número), não deixe o campo em branco. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 17
ACESSO PRAZO DE RESPOSTA Definição se o documento é Ostensivo isto é, poderá ser acessado por todos ou se ele é Sigiloso isto é, acesso limitado ao usuário com permissão, só escolha esta opção se tiver total certeza do sigilo do documento. Informar o prazo de atendimento dos procedimentos ou processos referentes aos assunto do documentos. Campo onde se escolhe uma pessoa física ou jurídica que tem interesse no documento. A figura Interessado pode mudar em três situações: INTERESSADO / PROCEDÊNCIA a Quando o documento cadastrado tem o setor como interessado. Exemplo: quando o setor está solicitando a aquisição de uma cadeira para o setor, quem tem o interesse na aquisição é o setor. b Quando o documento cadastrado está prestando informações para um terceiro ou para algum outro setor. Exemplo: quando o documento cadastrado está respondendo a um questionamento ou solicitação de um setor. c Quando o documento cadastrado se refere a um terceiro. Exemplo: uma CI falando sobre o financiamento de um cliente. SINTESE CLASSIFICAÇÃO ARQUIVISTICA PALAVRAS-CHAVE DOCUMENTO / PROCESSO DE REFERÊNCIA DESTINATÁRIO AOS CUIDADES DE ARQUIVO DIGITAL TRAMITAR PARA INCLUIR COPIAR Descrever o documento pode ser feito uma descrição sucinta ou todo o assunto que trata o documento. Escolha a classificação do documento entre os códigos da relação. Digitar palavras referentes ao documento que, serão utilizadas para futuras pesquisas. Informar se o documento cadastrado tem em seu texto referência a outro documento ou processo, exemplo 70100.00033/2008. Selecionar a Unidade a que se destina o documento. Digite o nome do(a) servidor(a) a quem o documento foi destinado. Permite que o usuário insira um Arquivo Digital, ou seja, inserir o arquivo (.doc,.xls,.pdf,.jpg,..tif) que está salvo em um diretório do computador do usuário para o registro do processo. A funcionalidade deve ser utilizada caso o usuário já deseje tramitar o documento para uma Unidade imediatamente após o seu cadastrado. Selecionada a Unidade o sistema disponibiliza os usuários da unidade. Ao preencher e selecionar as informações acione o botão INCLUIR para finalizar o cadastro. Permite copiar os dados de um documento já cadastrado no sistema. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 18
2.2.3 - Navegando na funcionalidade Incluir A funcionalidade INCLUIR permite o a inclusão de um novo documento produzido internamente na Unidade. Ao selecionar a funcionalidade INCLUIR são disponibilizadas as seguintes opções: a) MODELO PARA UM NOVO DOCUMENTO: Permite a criação de um documento a partir de um modelo do sistema e acessa também a funcionalidade modelos e minutas. b) CADASTRO DE DOCUMENTO PRODUZIDO: Permite o cadastramento do documento produzido. c) IMPRIMIR FOLHA DE DESPACHO: Permite a impressão da folha de despacho de um documento. d) IMPRIMIR ETIQUETA: Imprime a etiqueta de código de barra ou de endereço para um documento. e) GERAR CÓPIAS: Gera cópias do documento cadastrado no sistema. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 19
a) Ao clicar na ação Cadastro de Documento Produzido, o sistema disponibilizará o formulário a seguir para protocolar o documento produzido. Ao preencher e selecionar as informações acione o botão INCLUIR. Campos para preencher e selecionar no formulário: NOME DOS CAMPOS DESCRIÇÃO NUP DATA DO DOCUMENTO TIPO DE SUPORTE TIPO DE DOCUMENTO IDENTIFICAÇÃO (Nº/ANO-SIGLA) ACESSO PRAZO DE RESPOSTA INTERESSADO/PROCEDÊNCIA Campo indisponível. Este campo o sistema disponibiliza o protocolo do documento. Data da assinatura do documento (não é a data do cadastramento no sistema). É onde o documento (informação) está gravado, por padrão fica PAPEL. Escolher nesse campo o Tipo Documental que será cadastrado. Este campo fornece o número automático de identificação dos documentos que recebem numeração sequencial como ofícios, memorandos e pareceres. No cadastro de documentos que não recebem numeração sequencial deve ser digitado S/N (Sem Número). Definição se o documento é Ostensivo isto é, poderá ser acessado por todos ou se ele é Sigiloso isto é, acesso limitado ao usuário com permissão, só escolha esta opção se tiver total certeza do sigilo do documento. Informar o prazo final para a finalização da ação desse documento. Campo onde se escolhe uma pessoa física ou jurídica que tem interesse no documento. Para acessar a tabela de interessados clique no botão [+]. O interessado pode ser uma instituição ligada ao assunto do documento, um servidor ou uma unidade. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 20
SÍNTESE CLASSIFICAÇÃO ARQUIVISTICA PALAVRAS-CHAVE DOCUMENTO / PROCESSO DE REFERÊNCIA ARQUIVO DIGITAL NÚMERO DE FOLHAS TRAMITAR PARA INCLUIR COPIAR Descrever o assunto do documento pode ser feito uma descrição sucinta do assunto. Pode ainda selecionar uma assunto pré-cadastrado clicando no botão [+]. Escolha a classificação do documento entre os códigos da relação de acordo com o assunto abordado em seu conteúdo. Digitar palavras referentes ao documento que serão utilizadas para futuras pesquisas. Informar se o documento cadastrado tem em seu texto referência a outro documento ou processo, exemplo 70100.000033/2008. Permite que o usuário insira um Arquivo Digital, pode ser um documento digitalizado ou um arquivo que está salvo em um diretório do computador. Informar quantas folhas tem o documento. A funcionalidade deve ser utilizada caso o usuário já deseje tramitar o processo imediatamente após o seu cadastrado. Ao preencher e selecionar as informações acione o botão INCLUIR para finalizar o cadastro. Permite copiar os dados de um documento já cadastrado no sistema. b) Para maiores detalhes da funcionalidade MODELO PARA UM NOVO DOCUMENTO, veja o item 2.2.5 - Navegando na funcionalidade Modelos & Minutas c) Para maiores detalhes da funcionalidade IMPRIMIR FICHA DE ACOMPANHAMENTO veja o item 2.5 - FAD. d) A funcionalidade IMPRIMIR ETIQUETA permite gerar as etiquetas de DOCUMENTOS (código de barras) ENDEREÇO (do interessado), ETIQUETA DE CAPA e CARTÃO. Informe o número do documento e acione o botão PESQUISAR. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 21
Após pesquisar o sistema disponibiliza o formulário conforme a imagem abaixo. Configure o tamanho e tipo da etiqueta desejada e acione o botão GERAR, a seguir a etiqueta é disponibilizada para impressão. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 22
e) A funcionalidade GERAR VIAS possibilita que se gere uma ou mais cópias de um documento que esteja na unidade do usuário. Informe o número do documento e acione o botão PESQUISAR. Após pesquisar, o sistema mostra a seguinte tela para que o usuário informe a quantidade de cópias desejadas. Para finalizar acione o botão GERAR. Após gerar a cópias o sistema emite mensagem como a imagem abaixo. As cópias ficam na listagem do usuário abaixo no número original. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 23
2.2.5 - Navegando na funcionalidade Modelos & Minutas A funcionalidade MODELOS & MINUTAS é um repositório dos modelos de documentos e cadastro de minutas, isso é, permite que o usuário escolha um modelo em uma lista de documentos oficiais disponibilizados de acordo com o padrão do Ministério. Selecione o documento que deseja editar, o sistema abrirá o programa de edição com o modelo do documento selecionado, após editá-lo salve em sua estação de trabalho. Para finalizar a inserção da minuta no sistema, preencha o campo DESCRIÇÃO com o assunto da minuta, selecione o arquivo no botão procurar e acione o botão INCLUIR. Esse procedimento não caracteriza o cadastro do documento, é apenas a inclusão de uma minuta e não consiste na emissão do número de protocolo. O sistema disponibiliza as ações de ENCAMINHAR, PROTOCOLAR ou EXCLUIR a minuta do documento da sua unidade. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 24
2.2.6 - Navegando na funcionalidade Pré-Protocolo A funcionalidade PRÉ-PROTOCOLO permite o registro de um documento sem o preenchimento dos campos obrigatórios. O registro gerado fica disponível na listagem de documentos correntes da unidade de interesse, para posteriormente serem preenchidos os campos restantes. Para submeter qualquer funcionalidade a um PRÉ-PROTOCOLO o mesmo deve estar completamente informado, pois o sistema so permite qualquer ação desde que todos os campos estejam preenchidos. Selecione a funcionalidade PRÉ-PROTOCOLO e o sistema disponibiliza o formulário a seguir para o registro. É um registro prévio ao cadastro completo do documento pelo protocolo setorial. Após o preenchimento das informações, salve os dados acionando o botão INCLUIR. Os campos para preencher e selecionar são DATA DO DOCUMENTO e NÚMERO DE ETIQUETAS. Após fornecer o número de protocolo o sistema emite o número do documento e as etiquetas do documento cadastrado Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 25
2.3 - CANCELAR A funcionalidade Cancelar Documento permite que o usuário (SUPER ADMINISTRADOR) cancele o registro de um documento, ou seja, o documento fica com status de cancelado no banco de dados e não aparece mais na carga do usuário. Somente o Administrador do sistema pode recuperar um documento cancelado. Selecione a funcionalidade Cancelar, informe o número do documento e acione o botão PESQUISAR. Como resultado da pesquisa é disponibilizado o campo onde o usuário deve digitar o motivo do cancelamento e a seguir, acionar o botão CANCELAR DOCUMENTO. Após cancelar o documento o sistema ainda disponibiliza ao usuário a opção de recuperá-lo, para isso, basta acionar o botão RECUPERAR DOCUMENTO. Para recuperar um registro cancelado, proceda a pesquisa pela funcionalidade CANCELAR, o sistema disponibilizará o formulário com a opção RECUPERAR DOCUMENTO. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 26
2.4 - CONTEÚDOS ADICIONAIS O submenu CONTEÚDOS ADICIONAIS é composto por três funcionalidades: Arquivo Digital, Comentar e Palavra-Chave. A seguir é apresentado como navegar em cada uma das funcionalidades. 2.4.1 Navegando no Arquivo Digital A funcionalidade Arquivo Digital permite que o usuário insira um arquivo digital, ou seja, o arquivo (.doc,.xls,.pdf,.jpg, etc.) que está salvo em um diretório do computador do usuário para o registro do documento. O usuário deve selecionar a funcionalidade Arquivo Digital, informar o número do documento e acionar o botão PESQUISAR. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 27
O sistema retorna o formulário abaixo para pesquisar o arquivo: Acione o botão Procurar, onde se abrira uma janela de busca. Após selecionar o arquivo digital, acione o botão Abrir, ao carregar o dados do arquivo acione o botão ANEXAR. Para excluir um Arquivo digital, marque a caixa da coluna Excluir e acione o botão EXCLUIR. Observar que os arquivos digitais só podem ser excluídos pelo usuário que os inseriu. O sistema ainda disponibiliza as opções de inserir um arquivo digital pesquisando nas Minutas da unidade do usuário. Arquivo digital com assinatura Digital ou utilizar um scanner ao acionar o botão DIGITALIZAR. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 28
2.4.2 - Navegando na funcionalidade Comentar A funcionalidade COMENTAR permite que o usuário inclua comentários referentes a um documento. Selecione a funcionalidade Comentar, informe o número do documento e acione o botão PESQUISAR. No campo Comentário digite o texto do comentário e acione o botão COMENTAR. A seguir é disponibilizada a lista dos comentários referentes ao documento. Para excluir um comentário, marque a caixa da coluna Excluir na mesma linha do comentário e acione o botão EXCLUIR. Observar que os comentários só podem ser excluídos pelo usuário que os cadastrou. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 29
2.4.3 - Navegando na funcionalidade Palavra-Chave A funcionalidade Palavra-Chave permite que o usuário cadastre uma ou mais palavras-chave para pesquisas futuras, ou seja, uma informação específica referente ao documento, para facilitar a procura. O usuário deve selecionar a funcionalidade Palavra-Chave, informar o número do documento e acionar o botão PESQUISAR. Como resultado da pesquisa será disponibilizado o campo onde o usuário deverá digitar a palavra-chave e em seguida acionar o botão INSERIR. Abaixo do botão INSERIR, são listadas todas as palavras-chaves cadastradas e o nome do usuário que as cadastrou. Para realizar a exclusão basta marcar na caixa da coluna Excluir e acionar o botão EXCLUIR. Observar que as palavras-chave só podem ser excluídas pelo usuário que as cadastrou. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 30
2.5 FAD - (FOLHA DE DESPACHO) A funcionalidade FAD - Ficha de Acompanhamento (Folha de Despacho) permite gerar uma folha de despacho para o documento informado. Informe o número do documento para que o sistema disponibilize a Ficha de Acompanhamento do Documento e acione o botão PESQUISA. Após executar a pesquisa o sistema apresenta a folha de despacho a ser impressa. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 31
2.6 - GERAR GUIA A funcionalidade Gerar Guias disponibiliza para os usuários as opções de Cancelar uma ou mais guias emitidas, Folha de Despacho (FAD), imprimir as Guias de Objetos e Tramitação e Reimprimir Guia já emitidas pela unidade. 2.6.1 - Navegando na funcionalidade Cancelar Guia Permite o cancelamento de guias de Tramitações, guias de envio de Objetos ou guias Malotes, já emitidas pela unidade do usuário. Informe o número da Guia (já emitida) e selecione o TIPO DE GUIA que será cancelada: MALOTE, OBJETO ou TRAMITAÇÃO, após selecionar acione o botão PESQUISAR, o sistema apresentará dados básicos da guia a ser cancelada. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 32
Após conferência das informações apresentadas pelo sistema, acione o botão CANCELAR GUIA. O sistema emite a seguinte mensagem de confirmação do cancelamento da guia: 2.6.2 - Navegando na funcionalidade Folha de Despacho Para maiores detalhes da funcionalidade clique no link 2.5 - FAD - (Folha de Despacho). 2.6.3 - Navegando na funcionalidade Guia de Objetos A funcionalidade Guia de Objetos permite gerar a guia dos objetos cadastrados no Protocolo. Selecione a unidade para a qual foram cadastrados e encaminhados os objetos. Selecione os objetos que vão compor a guia e clique no botão GERAR GUIA A guia será emitida conforme modelo abaixo. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 33
2.6.4 - Navegando na funcionalidade Guia de Tramitação Permite que o usuário imprima uma ou mais guias contendo os documentos tramitados para outras unidades. Selecione a unidade de destino dos documentos, conforme imagem abaixo. O sistema apresenta para seleção os documentos que comporão a guia, selecionados os registros acione o botão IMPRIMIR GUIA: Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 34
O sistema emitirá a guia de tramitação conforme imagem abaixo: 2.6.5 - Navegando na funcionalidade Reimprimir Guia Permite que o usuário reimprima as guias de tramitações das tramitações realizadas na unidade do usuário. Ao seleciona a opção no menu, o sistema apresenta uma relação das guias emitidas na unidade do usuário. Selecione uma guia que já foi emitida, acione o botão GERAR GUIA e o sistema abrirá nova tela para impressão da guia. Selecione uma das guia, acione o botão GERAR GUIA. O sistema abrirá nova tela para impressão da guia, conforme a imagem abaixo: Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 35
2.7 - LISTA DE POSTAGEM Essa funcionalidade permite a expedição dos documentos e emissão da lista de postagem para envio pelo Correios. Selecione os documentos que deseja que sejam expedidos e clique no botão GERAR LISTAGEM DE EXPEDIÇÃO. Observe que o máximo de registros para seleção são 7 (sete) por vez. No formulário que se segue preencha e/ou selecione os campos necessários e obrigatórios, sendo que os campos obrigatórios é apenas CÓDIGO DO SERVIÇO, após o preenchimento dos campos clique em GERAR LISTA. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 36
2.8 - LISTAGEM A funcionalidade Listagem disponibiliza todos os documentos recebidos ou cadastrados na unidade em que o usuário está lotado. Selecionar o menu Documentos > Listagem: O sistema apresenta todos os documentos em análise na unidade. Para navegar na página role a barra vertical à direita da tela. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 37
FILTROS: Observe que os filtros disponibilizados e já vem com informações por default: O campo ANO por padrão vêm preenchido TODOS, o usuário pode delimitar a lista de documentos selecionando o ano no campo de seleção; O campo DOCUMENTOS por padrão vem preenchido CORRENTES. Delimitar a lista para visualizar os processos conforme a situação: CORRENTES, ARQUIVADOS, EXPEDIDOS e SOBRESTADOS. Marcando o item PESSOAL a listagem mostrará apenas os documentos distribuídos para o usuário; Selecionando o item JUNTADOS o sistema mostra os documentos que possuem documentos anexos e lista também os seus anexos. Em continuidade aos procedimentos, quando posicionamos o cursor sobre o campo de seleção AÇÃO e acionamos o mouse, o sistema abre uma lista de ações que podem ser aplicadas sobre os documentos. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 38
Estas ações atuam, especificamente, sobre o documento selecionado e apresentam-se como: ALTERAR ANEXAR FUNÇÃO ARQUIVAR ARQUIVO DIGITAL AUTUAR PROCESSO COMENTAR DISTRIBUIR EMITIR AR ETIQUETAS EXCLUIR CÓPIA EXPEDIR FICHA DE ACOMPANHAMENTO GERAR CÓPIA HISTÓRICO PALAVRA-CHAVE TRAMITAR DESCRIÇÃO Altera os dados de cadastro do documento. Anexa um documento ao principal. Coloca o documento na situação de ARQUIVADO e atribui a localização de arquivamento na Unidade. Ação de inserir o Arquivo Digital (doc,.xls,.pdf,.jpg,..tif) para o registro do documento. Possibilita autuar o documento em um processo. Inclui um ou mais comentários através da utilização de um campo texto. Distribui o documento para um funcionário dentro da Unidade, o documento continua disponível na listagem da Unidade. Expede o documento e gera automaticamente o registro do AR para envio pelo Correios. Permite a impressão de etiquetas referentes ao documento. Exclui do sistema a cópia de um documento. Permite a expedição do documento. Folha com os dados do documento para impressão e despacho. Possibilita gerar uma ou mais cópias do documento. Possibilita visualizar o histórico de tramitação do documento. Inclui novas palavras-chave no registro do documento. Tramita o documento de uma unidade organizacional para outra. Havendo o interesse do usuário em navegar de página em página é necessário à utilização dos botões de navegação apresentados no rodapé da página. Na mesma linha dos botões é mostrados o número da página que está na tela e o total de páginas existentes. Estes botões somente ficam ativados quando existe mais de uma página disponibilizada. Primeira Página - Ao clicar neste botão o sistema volta/mostra a primeira página. Página Anterior - Volta para a página anterior. Próxima Página - Mostra a próxima página. Última Página - Vai para a última página. Localização direta - Vai para uma página especificada na caixa de texto. O sistema permite que a coluna NUP/AÇÃO seja reorganizada por ordem numérica crescente e decrescente, para isto, é necessário posicionar o cursor sobre as setas e clicar Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 39
2.9 - LISTAGEM DE OBJETOS A funcionalidade Listagem de Objetos é a relação dos itens registrados no Protocolo Central para envio aos Protocolos Setoriais. O sistema disponibiliza nessa listagem os objetos em situação: em trânsito, recebidos e os recusados. Para o(s) objeto(s) recusado(s), o sistema mostra abaixo do campo Número do Objeto o motivo da sua recusa. Para alterar um ou mais objetos, ao marcar na caixa de seleção na coluna da esquerda, os campos Número do Objeto, tipo de Objeto, Observação e Destino ficam abertos para inserção de novos dados, para finalizar acione o botão ALTERAR. Nessa listagem, o sistema também permite excluir um objeto, para isso, marque o(s) item(ns) desejado(s) na coluna da esquerda e acione o botão EXCLUIR. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 40
2.10 - PESQUISA A funcionalidade Pesquisa permite realizar a busca de documentos e objetos através de diversos parâmetros (campos). O sistema disponibiliza as pesquisas Avançada, de Objetos e Simples. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 41
2.10.1 - Navegando na funcionalidade Pesquisa Avançada A funcionalidade Pesquisa Avançada permite que o usuário recupere documentos produzidos e independentes da sua situação ou localização. A recuperação das informações será efetuada, informando um ou mais campos ao mesmo tempo. Selecione a funcionalidade Pesquisa Avançada, digite ou selecione os dados necessários para a pesquisa nos campos disponibilizados no formulário e acione o botão PESQUISAR. Essa funcionalidade deve ser utilizar criteriosamente, devido ao grande número de documentos e o tempo de resposta da pesquisa. Quanto mais campos estiverem preenchidos, mais preciso será o resultado da pesquisa. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 42
O sistema disponibiliza uma lista com o resultado da pesquisa. Para Visualizar o documento recuperado clicar no link sobre o numero do documento. O sistema disponibiliza uma lista com o resultado da pesquisa e para acessar um documento recorra a caixa de seleção localizada logo abaixo do número do documento da coluna NÚMERO/AÇÃO e selecione uma das funções da lista. Para uma nova pesquisa clique sobre o link NOVA PESQUISA. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 43
2.10.2 - Navegando na funcionalidade Pesquisa Objeto A funcionalidade Pesquisa Objeto permite pesquisar um ou mais objetos que foram encaminhados para as unidades Protocolos Setoriais. Selecione a funcionalidade, digite ou selecione os dados nos campos disponibilizados pelo sistema, conforme imagem abaixo, e acione o botão PESQUISAR. Como resultado o sistema retorna uma relação, conforme imagem abaixo. Também é disponibilizado o total de itens encontrados. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 44
2.10.3 - Navegando na funcionalidade Pesquisa Simples A funcionalidade PESQUISA SIMPLES permite que a recuperação todas as informações de um documento a partir do seu número de protocolo (NUP). Após selecionar a funcionalidade, informe o número do documento e acione o botão PESQUISAR, não é necessário informar o Dígito Verificador (DV) do documento. Como resultado o sistema disponibiliza a visualização do documento apenas para consulta. Para ver todas as informações do documento, navegar na página rolando a barra vertical à direita da tela. O sistema ainda disponibiliza os links para ATUALIZAR o documento ou voltar para a LISTA de documentos na carga do usuário. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 45
2.11 RECEBER A funcionalidade Receber é utilizada para registrar a movimentação física de um ou mais documentos na unidade, ao selecionar o menu Receber o sistema disponibiliza ao seguintes opções, conforme imagem abaixo: Distribuição: Permite que o usuário receber um ou mais documentos que foram distribuídos para ele; Tramitação de Documentos: Permite realizar via sistema o recebimento de um ou mais documentos físicos que foram tramitados para a unidade; Objetos: Permite receber ou recusar um ou mais Objetos enviados para a unidade de Protocolo Setorial. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 46
2.11.1 - Navegando na funcionalidade Receber Distribuição A funcionalidade Receber Distribuição permite que o usuário de uma unidade organizacional receba um documento que lhe foi distribuído no âmbito da sua unidade. O usuário receptor, após as devidas providências, devolve o documento a quem distribuiu. Selecione a funcionalidade Receber Distribuição e em seguida o sistema disponibiliza a lista individual do(s) documento(s) ainda não recebido(s) pelo usuário. O sistema disponibiliza as seguintes opções para o recebimento, conforme imagem abaixo: No campo INFORME O NUP, digite o número do documento que você deseja receber diretamente e acione o botão RECEBER; Ou marque a primeira caixa de seleção da coluna da esquerda para selecionar todos os documentos e acione o botão RECEBER; Ou, marque somente os documentos que você deseja receber, selecionando as caixas da coluna da esquerda e acione o botão RECEBER. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 47
2.11.2 - Navegando na funcionalidade Receber Tramitação A funcionalidade Receber Tramitação permite realizar o recebimento via sistema dos documentos movimentados fisicamente para Unidade Organizacional. Selecione a funcionalidade Tramitação de Documentos e em seguida o sistema disponibiliza a lista individual do(s) documento(s) ainda não recebido(s). O sistema disponibiliza as seguintes opções para o recebimento, conforme imagem abaixo: No campo INFORME O NUP, digite o número do documento que você deseja receber diretamente e acione o botão RECEBER/RECUSAR; Na coluna RECEBER selecione o(s) registro(s) que deseja realizar o recebimento e acione o botão RECEBER/RECUSAR; Caso haja algum problema no recebimento de um ou mais documento(s) é possível recusá-lo, para isso, marque o item na coluna RECUSA e acione o botão RECEBER/RECUSAR. Quando um ou mais documentos são recusados, os registros retornam para a unidade que realizou a tramitação. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 48
2.11.3 - Navegando na funcionalidade Receber Objetos A funcionalidade Receber Objetos permite o recebimento ou recusa de um ou mais objeto que foram encaminhados a sua Unidade. Selecione o Receber Objeto que o sistema disponibilizara uma relação, proceda da seguinte forma, conforme imagem abaixo: Na coluna Receber marque os itens desejados e acione o botão SALVAR; Caso aja alguma incorreção no objeto encaminhado, esse pode ser recusado, para isso, basta marcar o item na coluna Recusar, em seguida na coluna Motivo da recusa, descreva o por que do não recebimento, e clicar no botão SALVAR; Quando um ou mais objetos são recusados, os registros retornam para a unidade Protocolo Central. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 49
2.12 - RELATÓRIOS A funcionalidade Relatórios permite que o usuário informe parâmetros para gerar relatórios diversos, parametrizados e predeterminados conforme as necessidades do usuário. A seguir a relação dos relatórios disponibilizados e suas descrições: RELATÓRIO ARQUIVO DIGITAL ARQUIVO SETORIAL CLASSIFICAÇÃO CONTROLE PRAZO DESTINATÁRIO DISTRIBUIÇÃO EMPRÉSTIMO ESTATÍSTICAS EXPEDIÇÃO JUNTADA MALOTE NÃO RECEBIDOS DE DESCRIÇÃO Permite verificar quais os registros de documentos possuem arquivos digitais. Permite verificar quais os documentos estão arquivados na unidade e qual a sua localização Permite verificar quais os documentos estão registrados com uma determinada classificação arquivística. Possibilita verificar quais os documentos possuem prazo de atendimento se forma cumpridos ou não. Permite verificar quais os documentos recebidos pelo Ministério e encaminhados para uma determinada unidade. Permite verificar quais os documentos estão distribuídos e para quais funcionários da unidade. Permite verificar quais e quantos documentos da unidade estão emprestados para uma determinada unidade. Permite verificar o quantitativo de documentos existente na unidade. Permite verificar quantos documentos foram expedidos por uma ou mais formas de remessa. Também é possível verificar o valor gasto com estas formas de remessas. Permite verificar quais e quantos documentos possuem outros documentos juntados a um principal. Permite verificar quantos e quais malotes foram expedidos ou recebidos por um Protocolo Central, tanto do Ministério quanto por uma SFA. Permite verificar quantos e quais documentos não foram recebidos pela unidade de destino da tramitação. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 50
PALAVRA-CHAVE PRAZO DE GUARDA PRAZO DE RESPOSTA PRODUÇÃO PRODUÇÃO COM TODAS AS UNIDADES COM GRÁFICO PRODUÇÃO POR UNIDADE COM GRÁFICO RECEBIMENTO TRAMITAÇÃO Permite verificar quais documentos possuem determinada palavra-chave em seu registro. Permite verificar quantos quais os documentos possuem determinada classificação arquivística, seu prazo de guarda e sua data de expiração.. Permite verificar quais os documentos possuem um determinado prazo de tramitação (prioridade) e se estes estão cumpridos ou não. Possibilita verificar a produção dos documentos registrados no sistema. Possibilita verificar a produção comparativa entre as unidades, o percentual e o gráfico dessa comparação. Possibilita verificar a produção de documentos de uma determinada unidade, a situação dos documentos e seu percentual, além de disponibilizar o gráfico dessa situação. Possibilita verificar quais os documentos recebidos pelo Ministério foram destinados a determinada unidade. Possibilita verificar quais documentos foram tramitados de uma unidade para outra, o período da tramitação e se foram recebidos ou não. Selecione o relatório de interesse clicando sobre o mesmo. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 51
O sistema apresenta o formulário para o usuário informar os campos para a pesquisa. Após selecionar ou informar os campos, acione o botão PESQUISAR. O sistema apresenta o resultado da pesquisa. O mesmo procedimento deve ser realizado para todos os relatórios. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 52
2.13 - TRAMITAR O submenu Tramitar é composto por cinco funcionalidades: Cancelar Tramitação, Distribuir, Expedir por Lote e Tramitar Documentos e Tramitar Remeter. A seguir é apresentado como navegar em cada uma das funcionalidades. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 53
2.13.1 - Navegando na funcionalidade Cancelar Tramitação A funcionalidade Cancelar Tramitação permite desfazer a tramitação de um ou mais documentos movimentados para outras unidades. Todos os documentos movimentados e ainda não recebidos pela Unidade de destino são disponibilizados na lista. Selecione a funcionalidade, em seguida o sistema disponibiliza a lista de documentos movimentados e ainda não recebidos. No campo INFORME O NUP, digite o número do documento que você deseja cancelar a tramitação e em seguida acione o botão CANCELAR. Ou marque a caixa de seleção na coluna CANCELAR de um ou mais documentos e acione o botão CANCELAR. Após cancelar a tramitação, o registro retorna para a listagem de documentos correntes. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 54
2.13.2 - Navegando na funcionalidade Distribuir A funcionalidade DISTRIBUIÇÃO permite que o usuário de uma unidade organizacional que esteja com um documento na sua carga, possa distribuí-lo para outro usuário da mesma unidade organizacional. O usuário receptor, após as devidas providências pode tramitar o documento ou, deixar que o usuário que o distribuiu faça a tramitação. Selecione a funcionalidade Distribuição, no campo INFORME O NUP digite o número do processo que deseja distribuir e em seguida acione o botão PESQUISAR. No formulário disponibilizado pelo sistema (ver imagem abaixo), selecione o funcionário que deve receber o documento, selecione o motivo, digite a providência a ser seguida pelo funcionário, se necessário informe um prazo para a execução da providência determinada, e acione o botão DISTRIBUIR. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 55
No item NUPs ADICIONAIS (conforme imagem abaixo) o sistema possibilita que seja adicionado outros documentos para que o funcionário execute outras providências, para isso marque a caixa de seleção na coluna da esquerda e em seguida acione o botão ADICIONAR. Após realizar a distribuição o sistema apresenta abaixo do botão DISTRIBUIR (conforme imagem abaixo), a relação de todas as ocorrências de distribuições para o documento. Quando na mesma linha da distribuição, a coluna ATIVO for igual a SIM, significa que o documento ainda está distribuído para o funcionário, quando for igual a NÃO, significa que o documento não está mais distribuído para o funcionário Para desfazer uma distribuição, basta acionar o botão DESFAZER, e a coluna ATIVO fica com conteúdo igual à NÃO. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 56
2.13.3 - Navegando na funcionalidade Expedição por Lote A funcionalidade EXPEDIR permite que um ou mais documentos possa ser expedido pela unidade de Protocolo Central. O usuário deve selecionar qual o documento na caixa de seleção na coluna da esquerda, informar qual o tipo de remessar, o número da remessa e o destinatário do documento, se necessário informe o peso e o valor da expedição, e em seguida acione o botão EXPEDIR. Após realizada a expedição o sistema possibilita imprimir uma guia com a relação de documentos expedidos acionando o botão IPRIMIR GUIA. Como mostra a imagem abaixo: Selecione o documento desejado e acione o botão IMPRIMIR GUIA. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 57
2.13.4 - Navegando na funcionalidade Expedir A funcionalidade Expedir permite que a unidade de Protocolo possa registrar que um documento foi expedido para fora do âmbito da instituição, por exemplo, enviado por Sedex, Sedex 10 etc. Procedimentos: Informe o número do protocolo e em seguida acione o botão pesquisar No formulário disponibilizado pelo sistema, selecione qual o tipo de remessa, informe o número da remessa, o destinatário do documento e se necessário informe o valor da expedição, e em seguida acionar o botão EXPEDIR. Se necessário imprimir a guia de expedição do documento, acione o IMPRIMIR GUIA. Após acionar o botão expedir, o sistema disponibiliza os dados da expedição abaixo do formulário. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 58
Caso seja necessário desfazer a expedição, acione o botão CANCELAR, realizada o cancelamento, o registro retorna para a listagem de documentos correntes. Caso seja necessário modificar os dados da expedição, acione o botão ALTERAR. O sistema disponibilizará o formulário com os campos abertos para as modificações desejadas (ver imagem abaixo), após altera acione o botão SALVAR. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 59
2.13.5 - Navegando na funcionalidade Tramitar Documentos A funcionalidade Tramitar Documentos permite a tramitação de documentos de uma unidade organizacional para outra. Para tramitar um documento, selecione a funcionalidade Tramitar, digite o número do documento e acione o botão PESQUISAR. Após realizar a pesquisa o sistema disponibiliza o formulário abaixo. Preencha e selecione os dados dos campos obrigatórios UNIDADE DE DESTINO, o MOTIVO e DESPACHO, e em seguida acione o botão TRAMITAR. Se necessário informe a PRIORIDAE (Prazo de Resposta) para o retorno do documento. No formulário é possível informar se deseja imprimir a guia de tramitação marcando o campo IMPRIMIR GUIA e informar o total de folhas do documento a ser tramitado. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 60
A opção NÚMEROS ADICIONAIS é utilizada para adicionar outros registros na tramitação para uma mesma Unidade. Para adicionar novos registros acione o botão [+] selecione o registro de interesse e acione o botão ADICIONAR, automaticamente o sistema incluirá os registros no formulário de tramitação. Caso aja algum campo obrigatório não preenchido o sistema emitirá uma mensagem informando o campo necessário. Após realizar a tramitação com êxito, o sistema emite a seguinte mensagem: Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 61
2.13.6 - Navegando na funcionalidade Tramitar/Remeter A funcionalidade Tramitar/Remeter permite que um ou mais documentos seja enviado com certa urgência para uma SFA. Essa funcionalidade permite que seja realizado um trâmite, porém com os dados de expedição ao mesmo tempo. Digite o número do documento que deseja TRAMITAR/REMETER e clique no botão PESQUISAR. Após realizar a pesquisa, preencha os campos do formulário, conforme imagem abaixo com as informações de tramitação e de expedição para o documento, em seguida clique no botão TRAMITAR/REMETER. Após realizar a tramitação/expedição com êxito, o sistema emite a seguinte mensagem: Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 62
3 - FECHAMENTO O presente documento destina-se a orientar os usuários na utilização do Módulo de Documentos do sistema SIGED, como também, dotá-los de conhecimentos da navegabilidade, usabilidade e das funcionalidades para a operacionalização e gerência do mesmo. Elaboração: Ikhon Tecnologia Pág. 63