Gestão de Existências e Apuramento de Custos Noções sobre Aprovisionamento e da Teoria à Prática Manual de Procedimentos Básicos
FICHA TÉCNICA EDIÇÃO: Rosalina Reis TÍTULO: Gestão de Existências e Apuramento de Custos Noções sobre Aprovisionamento e da Teoria à Prática Manual de Procedimentos Básicos AUTORA: Rosalina Reis CAPA E PAGINAÇÃO: Paulo Silva Resende 1.ª EDIÇÃO LISBOA, Outubro 2011 IMPRESSÃO E ACABAMENTO: Publidisa ISBN: 978-989-20-2130-0 DEPÓSITO LEGAL: 316247/10 ROSALINA REIS PUBLICAÇÃO E COMERCIALIZAÇÃO Sítio do Livro, Lda. Lg. Machado de Assis, lote 2, Porta C 1700-116 Lisboa www.sitiodolivro.pt
AGRADECIMENTOS Agora que me preparo para editar este Manual, quero deixar aqui expressos os meus agradecimentos àqueles que me acompanharam nesta etapa da minha vida profissional, cheia de dificuldades é certo, mas com a satisfação de ter desbravado o terreno, lançado as bases e implementado um serviço que ainda que tenha muito para desenvolver, estou convicta que o mais difícil está feito: Ao doutor Francisco José Alveirinho Correia, Director de Departamento da Câmara Municipal de Castelo Branco e Presidente da ATAM, pelo incentivo, apoio e motivação, que pontualmente me foi dando desde o início deste estudo, em que tudo apontava para que eu passasse a desempenhar funções na área de Gestão de Existências e Apuramento de Custos, pois à falta de outros apoios, foi a ele que recorri para obter a sua opinião sobre os meus primeiros apontamentos e rascunhos deste Manual, que me serviu de base de trabalho na implementação do Sistema de Gestão de Existências e Apuramento de Custos. À Senhora Engenheira Técnica Paula Couto, que na qualidade de vereadora numa fase critica do desenvolvimento deste Sistema, em que a sua implementação e interligação com os vários serviços da Câmara Municipal carecia de apoio a nível dos dirigentes, foi o seu apoio e reconhecimento do interesse do trabalho que estava a ser desenvolvido, que permitiu esta interligação com grande parte dos serviços municipais. Ao meu filho Vasco Emanuel que me ensinou a dar os primeiros passos em informática, para que eu pudesse escrever este Manual no computador e sempre me apoiou estimulou, acreditou e sonhou comigo para a concretização desta tarefa. Ao meu marido, por acreditar, apoiar e estimular a minha capacidade de realização deste trabalho e da implementação e desenvolvimento do SGEAC a que me propus. Pela sua compreensão à minha pouca disponibilidade, após as horas normais de serviço, para estar com ele e dar apoio à família muito especialmente à minha filha Cristina Isabel, portadora de Trissomia 21, o que o seu estado de reformado lhe permitia fazer e ele sempre fez muito bem. À minha filha Cristina Isabel, peço desculpa pelas minhas ausências, para além das horas normais de serviço, pois só mais tarde e infelizmente da pior maneira tive consciência do quanto estas ausências a poderiam estar a afectar. Aos meus colegas de equipa que comigo atravessaram e partilharam as mesmas dificuldades mas que com empenho, companheirismo e lealdade fomos ultrapassando, de entre os quais quero salientar o colega Marco Paulo Barroso Arvelos.
INDICE Pág. Introdução 13 Capítulo 1 O Aprovisionamento Noções Básicas do Aprovisionamento 17 A Função Compras 18 A Função Gestão de Existências 20 A Gestão Física das Existências 20 A Gestão Administrativa das Existências 20 A Gestão Económica das Existências 25 Capítulo 2 Organização e Desenvolvimento do Sistema de Gestão de Existências e Apuramento de Custos Noções e Princípios Gerais 31 Organização e Desenvolvimento do Sistema 33 Organização dos Serviços e Tarefas 34 Os Documentos Básicos e seus Circuitos 41 Capítulo 3 Métodos e Procedimentos para Execução do Sistema de Gestão de Existências e Apuramento de Custos Recepção e Conferência dos Materiais 57 Saída dos Materiais do Armazém 58 Armazenagem e Guarda das Existências 59 Sistema de Inventário 60 Critérios Valorimétricos 61 Custeio das Saídas de Materiais/Bens do Armazém 62 Capítulo 4 Procedimentos no Sistema de Gestão de Existências e Apuramento de Custos Aquisição de Materiais/Bens 65 Recepção dos Materiais/Bens em Armazém 66 Entrada dos Materiais/Bens em Armazém 67 Registo e Comunicação da Entrada/Recepção dos Materiais/Bens à Contabilidade, ao Serviço Central de Compras e ao Património 68 Levantamento dos Materiais/Bens do Armazém 69 Venda a Terceiros de Materiais ou Bens 71 Levantamento de Materiais para Prestação de Serviços, pela Entidade a Particulares 72
Levantamento de Materiais, para Constituição de Stock Mínimo Permanente de Materiais, Sob a Responsabilidade dos Serviços Executantes 74 Aquisição e Consumo de Materiais para Consumo Imediato, que não passaram pelo Armazém 75 Desenhos de Processo e Respectivos Fluxogramas 78 Conclusão 79 Bibliografia 80 Anexos Anexo A Plano de Codificação de Matérias Primas, Subsidiárias e Materiais Diversos 81 Anexo A1 Plano de Codificação de Existências do Imobilizado 115 Anexo A2 Plano de Codificação de Materiais em Trânsito pelo Armazém 123 Anexo B Plano de Codificação de Obras e Serviços 133 Anexo C Documentos Diversos, criados no âmbito deste Manual 159 Anexo D Desenhos de Processo e respectivos Fluxogramas 185 Anexo E Exemplos de documentos do POCAL 207
SIGLAS AE Serviço de Águas e Esgotos AP Serviço de Aprovisionamento CD Compras Directas para consumo imediato, (Guia de Remessa com carimbos MPR1ª, MPR7ª e MPR8) CL Combustíveis e Lubrificantes (Factura, com carimbos MPR1ª, MPR7ª e MPR8) DV Diversos (diversos serviços de um determinado Departamento) EP Serviço de Gestão de Espaços Públicos EV Serviço de Estruturas Verdes GS Guia de Saída de Materiais em Armazém MPR6 FO Ficha de Trabalho MPR6ª FT Ficha de Tarefa MPR9 GA Guia de Armazém (entrada de materiais em Armazém, Modelo MPR4) GC Guia de Remessa com carimbos de Compras Directas para consumo imediato com carimbos MPR1ª, MPR7ª e MPR8 GE Guia de Entrada em Armazém, através da Guia de Remessa com carimbos de recepção, conferência e entrada em Armazém MPR1, MPR7 e em anexo o Inventário Permanente MPR2 GD Guia de Devolução de Materiais ao Armazém, Modelo MPR5 GDF Guia de Devolução de Materiais ao Fornecedor, Modelo MPR5ª HL Serviço de Higiene e Limpeza MF Serviço de Mercados e Feiras NL Nota de Lançamento (cópia de requisição ao fornecedor) com carimbos, MPR1ª, MPR7ª e MPR8 NLR Nota de Lançamento Modelo MPR10 OC Oficina de Carpintaria OD Oficinas Diversas ODV Diversos Serviços da Câmara Municipal OE Oficina de Electricidade OM Oficina de Mecânica OS Oficina de Serralharia PG Serviço de Pinturas Gerais POCAL Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais RH Serviço de Recursos Humanos RI Rectificação de Inventário MPR3 RM Refeitório Municipal SC Serviço de colocação e substituição de contadores SGEAC Serviço de Gestão de Existências e Apuramento de Custos
SE Serviços Externos (factura de prestação de serviços externos com carimbos MPR1ª, MPR7ª e MPR8) SP Documento (factura) de lançamento/registo de seguros pessoais com carimbos MPR1ª, MPR7ª e MPR8 SV Documento (factura) de lançamento/registo de seguros de viatura com carimbos, MPR1ª, MPR7ª e MPR8 TP Serviço de trabalhos para particulares TS Serviço de trânsito e sinalização
Introdução
Gestão de Existências e Apuramento de Custos Este Manual é o resultado da experiência vivida na concepção e implementação de um Sistema de Gestão de Stocks e Apuramento de Custos, de forma a dar resposta ao previsto no POCAL no que respeita à gestão de existências, apuramento de custos directos com obras e serviços, efectuados pelos trabalhadores da Autarquia e interligação deste sistema com o Sistema de Contabilidade Patrimonial e de Custos. Colocada perante a situação de ter que implementar, coordenar, orientar e supervisionar as actividades a desenvolver num Serviço de Gestão de Armazéns e de Existências que acabava de ser criado na estrutura orgânica da Câmara Municipal, tive que estudar e definir: As actividades a desenvolver neste Serviço; Os processos a desenvolver; Os documentos a adoptar; bem como, A aplicação de métodos e processos nas seguintes áreas: Organização dos armazéns; e no Sistema de Gestão de Existências. E ainda, porque o POCAL exige que se apurem custos com os materiais, mão-de-obra e horas de máquina, senti a necessidade de incluir nesse estudo: O apuramento de custos com materiais, mão-de-obra e horas de máquina, por forma a implementar um sistema de Gestão de Existências e Apuramento de Custos, eficiente e eficaz, pois a gestão de existências e o apuramento de custos com materiais, encontram-se interligados; A identificação e definição dos processos que eu teria de agarrar e desenvolver, para conseguir organizar o Armazém e a partir daí implementar o referido Sistema de Gestão de existências e Apuramento de Custos; e A identificação, definição e desenvolvimento e aplicação de procedimentos. Perante esta situação, tive que: Desenvolver aplicações de métodos e processos, que se inserem na concepção e implementação de metodologias e instrumentos de gestão, aplicáveis à Gestão de Stocks e Apuramento de Custos, por forma a que todos os intervenientes no processo: Pudessem dispor de uma base de reflexão comum e mais facilmente se pudesse encontrar o caminho a percorrer, para, assim, se atingirem os objectivos de eficiência e eficácia. Feito o estudo e análise, em regime de autoformação, senti necessidade de elaborar um manual que pudesse servir de apoio na implementação e desenvolvimento deste sistema, de uma forma fundamentada, coerente, eficiente e eficaz; 13
Gestão de Existências e Apuramento de Custos Como uma das grandes dificuldades que senti foi conseguir uma articulação eficiente e eficaz entre os diversos serviços intervenientes no Ciclo Produtivo da Entidade e no Circuito da Informação para Registos, inclui no Manual: Um Plano do Ciclo Produtivo de uma Câmara Municipal; Um Plano do Circuito da Informação e Registos para a Gestão das Existências e Apuramento de Custos, que envolve a Contabilidade Orçamental, Patrimonial e de Custos. Isto para que, assim, todos os intervenientes pudessem ter a mesma base de reflexão e mais facilmente se pudesse encontrar o caminho a percorrer para atingir os objectivos de eficiência e eficácia. Todas as tarefas, métodos, procedimentos, documentos e circuitos, considerados neste Manual, têm como objectivo principal dar resposta às exigências do POCAL, no que concerne à Gestão de Existências e à Contabilidade de Custos, através do apuramento dos Custos Directos no que respeita a materiais, mão-de- -obra, horas de máquina e outros custos, por: Função; Subfunção; Obra ou Serviço. Para uma maior eficácia e credibilidade do Sistema de Gestão de Existências e Apuramento de Custos, têm de ser consideradas três vertentes indissociáveis: As Compras; A Gestão das Existências; O Apuramento de Custos. Este Manual de Procedimentos, foi elaborado com base nestas três vertentes, e no facto da: A Contabilidade de Custos, ir importar toda a informação coligida através de um Sistema Integrado de Gestão de Existências e Apuramento de Custos nomeadamente para os documentos previstos no ponto 2.8.3.6 do POCAL, designadamente: Materiais CC-1; Cálculo de custo/hora da mão-de obra CC-2; Mão-de-obra CC-3; Cálculo do custo/hora de máquinas e viaturas CC-4; Máquinas e viaturas CC-5; Apuramento de custos indirectos CC6; Apuramento de custos de bem ou serviço CC-7; Apuramento de custos directos da função CC-8; Apuramento de custos por função CC-9. 14
Gestão de Existências e Apuramento de Custos Capítulo 1 O Aprovisionamento 15
16 Gestão de Existências e Apuramento de Custos
Gestão de Existências e Apuramento de Custos A NOÇÕES BÁSICAS DO APROVISIONAMENNTO 1. O Aprovisionamento é uma função de que qualquer entidade dispõe e cuja missão é abastecer a mesma, de tudo o que esta precisa para poder laborar e executar todas as suas actividades. 2. O objectivo principal do Aprovisionamento é abastecer a entidade com o mínimo de encargos para a mesma: 2.1. Comprando ao menor custo possível; 2.2. Ajustando constantemente os níveis de existências ao necessário e suficiente; 2.3. Este abastecimento deve processar-se nas quantidades, qualidade e momentos necessários; 2.4. Coordenando, providenciando e confirmando os trâmites legais, relativamente a todas as aquisições de bens e serviços, e ainda, centralizar todas as aquisições, através da emissão das respectivas requisições ao fornecedor. 3. As funções básicas do Aprovisionamento que nos permitem atingir o seu objectivo principal são: 3.1. A função Compras: 3.1.1. Aquisição de materiais/bens para stock; 3.1.2. Aquisição de materiais em trânsito pelo Armazém; 3.1.3. Aquisição de materiais para consumo imediato; 3.1.4. Aquisição de serviços diversos, prestados por terceiros. 3.2. A função Gestão de Existências: 3.2.1. De materiais/bens em stock; 3.2.2. De materiais em trânsito pelo Armazém; 3.2.3. De materiais adquiridos para consumo imediato. 17