Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, incluindo os de Corrupção e Infracções conexas

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1 Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, incluindo os de Corrupção e Infracções conexas Relatório Anual O presente relatório pretende demonstrar o acompanhamento e a forma como os diversos serviços do Município de Beja intervieram no sentido de dar cumprimento ao Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, incluindo os de Corrupção e Infracções conexas. O relatório contempla o seguinte: - A identificação das medidas adoptadas e das medidas por adoptar; - A descrição dos riscos eliminados cujo impacto foi reduzido e daqueles que se mantêm; - Os riscos identificados ao longo do ano que não foram considerados no plano inicial. Assim, relativamente à Divisão de Planeamento e Ordenamento (DPO), deve-se referir o seguinte: Risco identificado - Acumulação de funções privadas por parte dos técnicos e dirigentes intervenientes nos processos de licenciamento de operações urbanísticas. Medidas implementadas - Foi efectuado ofício às ordens dos Arquitectos e Engenheiros no sentido de identificar canais para comunicação de eventuais infracções potenciando uma análise célere Foi elaborada uma minuta de declaração de impedimento dos técnicos e dirigentes intervenientes nos processos e adoptada a prática de as colocar apensas aos processos. Risco identificado - Falta de imparcialidade potenciada pela intervenção sistemática de determinado técnico ou dirigente em processos da mesma natureza, processos instruídos pelos mesmos requerentes ou processos instruídos por requerentes com algum tipo de proximidade, o que poderá propiciar o favorecimento ou desfavorecimentos. Medidas implementadas - Prática de rotação de técnicos pelas freguesias de dois em dois anos já implementada. Em Dezembro irá ser feito o sorteio das novas equipas e da distribuição de freguesias por equipas a funcionar a partir de Janeiro e para os próximos dois anos. Utilização da declaração de impedimento também já implementada. Medidas implementadas - Com a rotação de técnicos e constituição de equipas e distribuição de freguesias por equipa, esta situação está ultrapassada. Foi também efectuada a identificação de quem substitui quem nas suas faltas e por isso a atribuição de um processo a Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, incluindo os de Corrupção e Infracções conexas CM Beja 1

2 um técnico está perfeitamente controlado pela definição feita em função da localização e não do requerente. O controlo e monitorização desta situação por parte da Chefe de Divisão é feita periodicamente quando analisa todas as informações que são efectuadas, na aplicação e faz a proposta de decisão. Ai verifica se quem informa o processo é quem está definido que deveria ser ou se há desvios ao acordado. Risco identificado - Dificuldade na monitorização dos prazos de aprovação estipulados (sobretudo para entidades externas) condiciona o acompanhamento do andamento dos processos e as eventuais alterações de prioridades nos tratamentos dos mesmos. Medidas implementadas - Os sistemas de alerta estão a ser previstos nas novas aplicações que vão ser adoptadas e postas em prática brevemente. Risco identificado - Admissão e tratamento de processos de requerentes que não foram admitidos/recepcionados via balcão único criando um favoritismo injustificado. Medidas implementadas - O sistemas informático continua a admitir a abertura/admissão de processos de Urbanismo via Arquivo para além do balcão único e secretaria da DPO. Esta situação será analisada no âmbito das permissões a atribuir nos novos circuitos na nova aplicação. Em princípio só o balcão único poderá fazer a admissão /recepção de processos. Risco identificado - O arquivo físico dos processos não apresenta um controlo de acesso efectivo, podendo os mesmos ser objectos de manipulação por terceiros. Medidas implementadas - Neste momento o arquivo está todo localizado em local de acesso restrito apenas a funcionários da CM. Na secretaria da DPO encontram-se os processos que estão a decorrer e na sala de reuniões encontram-se os processos de 2010 e 2011 que estão concluídos. Os processos de 2010 irão para o arquivo no final do ano. Já não há processos em zonas de circulação como se registava nas antigas instalações. Risco identificado - O arquivo informático não garante a salvaguarda da totalidade dos processos instruídos pelos requerentes na medida em que não incluem as plantas e outros documentos em formato distinto, potenciando um risco de perda de informação. Medidas implementadas - Garantir a colocação de todas as peças que acompanham o processo em arquivo informático. Este assunto está a ser resolvido estando constituída uma equipa de trabalho para análise dos documentos e formatos a solicitar e será então definida uma data a partir da qual serão incluídos no arquivo informático os processos completos. Risco identificado - Atribuição a um determinado fiscal e de uma forma continuada a fiscalização dos processos do mesmo requerente. Medidas implementadas - Estão implementadas todas as medidas propostas, resposta idêntica à dada para os técnicos. Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, incluindo os de Corrupção e Infracções conexas CM Beja 2

3 Risco identificado - Os processos instruídos através de comunicação prévia não geram automaticamente talão de fiscalização, podendo por isso não ser incluídos no rol das obras que serão objecto de fiscalização. Medidas implementadas - Esta situação está a ser tida em conta nos circuitos que estão a ser desenvolvidos no âmbito da nova aplicação que vai brevemente ser implementada, estendendo-se também às situações de licenciamento. Risco identificado - Existência de favoritismo injustificado com requerentes específicos ou conluio entre fiscais. Medidas implementadas - No que se refere à rotação de fiscais, de 2 em 2 anos aplicam o que foi referido para os técnicos. A verificação dos resultados e acções da fiscalização é feita pela Chefe de Divisão em visitas efectuadas com cada um deles de forma aleatória, ultimamente com menos regularidade por falta de disponibilidade. Risco identificado - Relativamente às fiscalizações realizadas para as quais não há constatações, não é efectuado registo na aplicação de tratamento do processo, pelo que, em situações posteriores de consulta não fica evidência da sua realização incorrendo-se num risco de gestão e de perda de informação. Medidas implementadas - Actualmente todas as acções da fiscalização são efectuadas e registadas nas aplicações informáticas. Relativamente ao Serviço de Aprovisionamento (excepto Empreitadas), deve-se referir o seguinte: Risco identificado - Inexistência de avaliação a posteriori, relativamente à qualidade e preços dos bens e serviços adquiridos. Medidas implementadas - Os preços dos bens e serviços são sempre conferidos no serviço de aprovisionamento. Quando é recepcionada a factura, a mesma é conferida com a requisição externa que foi efectuada de acordo com o orçamento apresentado pelo fornecedor. Relativamente à qualidade são os serviços requisitantes que avaliam se o bem ou serviço é recepcionado de acordo com o solicitado. Risco identificado - Inexistência de base de dados que sintetize a performance histórica dos fornecedores/prestadores de serviços e gere a sua avaliação. Medidas implementadas - A performance dos fornecedores continua a ser avaliada apenas pelo conhecimento que os serviços têm dos fornecedores. Não existe base de dados de avaliação. Relativamente aos prazos de entrega, o armazém (quando se trata de produtos de stock) e os restantes serviços requisitantes, coordenam com os fornecedores a entrega dos bens ou prestação dos serviços. Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, incluindo os de Corrupção e Infracções conexas CM Beja 3

4 Risco identificado - Perda de controlo sobre os fluxos físicos das existências em armazém e perda de valores activos. Medidas implementadas - -O software de gestão utilizado pelo armazém não permite a transferência de artigos entre armazéns, tendo este serviço colmatado esta deficiência do sistema informático, fazendo circular os artigos nos respectivos armazéns não permitindo portanto transferências. Todos os produtos estão especificados por famílias, tendo em consideração as características técnicas de cada artigo, estando associado a cada um dos artigos existentes a sua respectiva codificação interna de identificação. Risco identificado - Dispor de activos fictícios ou sobreavaliados em armazém. Medidas implementadas Os artigos recepcionados são conferidos única e exclusivamente pela equipa afecta ao armazém. São conferidos item a item, tendo em conta que os materiais recepcionados correspondem aos requisitados, quer em qualidade quer em especificidade. O mesmo procedimento é adoptado nas entregas das encomendas aos distintos serviços do município. Encontra-se a decorrer o processo de aquisição de báscula, que deve estar concluído no primeiro trimestre de 2012, actualmente ainda não é possível efectuar o controlo desta família de artigos, de forma a efectuar desvios. São efectuadas contagens físicas por família de artigo, várias vezes ao ano e sempre que se justifique. As equipas de contagem, contam com a presença de colegas não afectas a este serviço que são responsáveis pelo registo e respectivas anotações relevantes nos inventários. Relativamente à Divisão de Obras por Empreitada (DOE), a qual inclui as Obras por Administração Directa e a Fiscalização, deve referir-se o seguinte: Risco identificado - Reduzida rotação do júri dos concursos. Medidas implementadas Prática de rotação dos membros dos júris dos concursos e aumento do número de elementos. Risco identificado - Possíveis situações de conluio /corrupção entre concorrentes e funcionários. Medidas implementadas - Tem sido contratado fiscalização externa. Risco identificado - Tratamento e gestão da Empreitada fora da aplicação informática (em ficheiros Excel - dados do concurso e adjudicação, evolução, autos de medicação, etc.) com possibilidade de perda de informação e lacunas em termos de fiabilidade da mesma. Medidas implementadas O risco vai ser reduzido pelo recurso a Aplicação informática. Risco identificado - Tratamento deficiente das estimativas de custos e sua monitorização até à conclusão da Empreitada. Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, incluindo os de Corrupção e Infracções conexas CM Beja 4

5 Medidas implementadas Esta debilidade tem sido resolvido com a elaboração de relatórios mensais por obra. Risco identificado - Tratamento deficiente em termos de monitorização dos custos até à conclusão das obras realizadas por administração directa. Medidas implementadas O problema vai ser ultrapassado com a introdução da contabilidade analítica. Risco identificado - Os mapas de controlo das Empreitadas - realização dos autos de medição e toda a gestão da Empreitada e resultado das fiscalizações elaboradas pela CMB - são realizados em ficheiros Excel (fora da aplicação informática específica para o efeito), o que deixa algumas reservas ao nível da protecção de dados e acessos à informação. Medidas implementadas O controlo das Empreitadas passa a ser realizado na aplicação sendo de esperar um melhor desempenho resultante do funcionamento da Contabilidade Analítica Risco identificado - Inspecção e/ou avaliação da quantidade e da qualidade dos serviços adquiridos efectuada somente por um funcionário. Medidas implementadas Reforço da equipa com mais elementos, realizando as tarefas de forma alternada. Município de Beja, Divisão de Administração Geral (DAG), 23 de Dezembro de 2011 Plano de Prevenção de Riscos de Gestão, incluindo os de Corrupção e Infracções conexas CM Beja 5