GESTÃO DE ARQUIVOS E DEPÓSITOS. Regulamento

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1 GESTÃO DE ARQUIVOS E DEPÓSITOS Regulamento 1. Enquadramento A necessidade de arquivos e depósitos no Pavilhão de Civil é partilhada pelas várias unidades funcionais instaladas. Em particular, este documento refere-se às unidades inseridas na estrutura interna do DECivil: Secções Departamento Unidades de investigação Laboratórios computacionais e experimentais Museu Biblioteca FUNDEC Não se inclui nesta análise os espaços de arquivo e depósito do Centro de Congressos, do Departamento de Materiais e da restauração. No projecto do pavilhão não foram concebidos espaços especialmente vocacionados para esta função. Durante os cerca de 10 anos de funcionamento do pavilhão, foram adaptados espaços para este fim, consoante as necessidades, iniciativa e disponibilidades de cada unidade funcional. Contudo, por um lado o crescimento de algumas das unidades e, por outro lado, as restrições a priori de alguns dos espaços adaptados levou a que as condições actuais de arquivo e depósito estejam desajustadas das necessidades actuais. A acumulação de documentos em arquivo e depósito sem eliminação ao longo dos muitos anos de actividade do DECivil tem levado a um crescimento contínuo e indiscriminado da documentação e equipamentos armazenados, gerando cenários de ocupação do espaço e custos desnecessários e ineficientes que é razoável eliminar. A Comissão Executiva entende que é a altura adequada para analisar a situação actual dos arquivos e depósitos de forma a ser criado um regulamento de gestão de arquivo e depósito de documentos, equipamentos e outros materiais. A consulta feita a algumas unidades administrativas e órgãos centrais do IST permitiu constatar que não há regras internas escritas relativas a este assunto, ou pelo menos são desconhecidas. Verificou-se, também, que há um desconhecimento relativo a legislação externa sobre esta matéria. Na prática, as unidades e órgãos adoptam o procedimento de conservação indeterminada dos documentos, sem eliminação. Salienta-se a regra prática sobre o prazo obrigatório de 5 anos de conservação de todos os documentos de avaliação dos alunos, mas da qual se desconhece o documento legal que lhe serve de suporte. O regulamento que se propõe neste documento baseia-se em alguns regulamentos e outros documentos publicados no Diário da República destinados a entidades oficiais, nomeadamente, na Portaria nº 33/99 de 20 de Janeiro que aprovou o Regulamento Arquivístico da Secretaria-geral do Ministério da Educação. Este regulamento será apresentado para discussão na reunião da Comissão Coordenadora agendada para o dia 4 de Dezembro. 2. Objectivos Embora cada unidade do DECivil tenha a independência suficiente para gerir da melhor foram o seu próprio depósito e arquivo do material que produz no âmbito das suas atribuições e competências, pretende-se, contudo, estabelecer algumas regras Regulamento de gestão de arquivos e depósitos Página 1 de 1

2 básicas que aconselhem as unidades a uma melhor gestão dos seus depósitos e arquivos, com a correspondente economia de espaço. Este regulamento tem os objectivos seguintes: Classificação de documentos, bens e equipamentos Metodologia de arquivo e depósito Definição de prazos de arquivo e depósito e destino final Identificação dos locais de arquivo e depósito 3. Classificação de documentos, bens e equipamentos No âmbito deste regulamento, considera-se a seguinte classificação de documentos, bens e equipamentos com vista ao seu posterior envio a arquivo e depósito: A - Documentos A1 Documentos em suporte de papel A1.a - Documentos de ensino Ex: Exames e outras provas de avaliação (testes) Trabalhos práticos Verbetes de identificação dos alunos Processos e documentos relativos às licenciaturas e disciplinas A1.b Documentos de I&D Ex: Planos e Relatórios de Actividades Processos e Documentos de Projectos I&D Relatórios de Projectos I&D e de prestação de serviços Livros e Manuais Despachos, circulares e outros ofícios A1.c - Documentos administrativos, financeiros e de gestão Ex: Correspondência recebida e expedida (cartas, fax s, s) Documentos financeiros Documentos jurídicos Processos e documentos relativos a pessoal docente Processos e documentos relativos a pessoal não docente (funcionários, bolseiros, tarefeiros) Processos e documentos relativos a alunos Planos e Relatórios de Actividades Livros e Manuais Despachos, circulares e outros ofícios Processos de bens e equipamentos Requisições, fichas, guias, mapas e inventários Regulamento de gestão de arquivos e depósitos Página 2 de 2

3 A2 Documentos em suporte informático A2.a Documentos de ensino A2.b Documentos de I&D A2.c Documentos administrativos, financeiros e de gestão B Bens e equipamentos B1 Bens e equipamentos de escritório B2 Máquinas, equipamentos e utensílios de laboratório B3 Bens e equipamentos informáticos Para algumas das classificações, dá-se exemplos de possíveis documentos que integram a classificação proposta. 4. Metodologia de arquivo e depósito Os documentos, bens e equipamentos permanecerão em arquivo e depósito durante um período de tempo a fixar, findo o qual, os documentos poderão ser conservados em definitivo (Conservação), se tal for aconselhável, ou então serem eliminados (Eliminação). Para certo tipo de documentos a eliminar, pode ser desejável preservar em arquivo indeterminado alguns exemplares por amostragem. Cabe ao responsável da unidade avaliar em cada caso o interesse da implementação desta prática. A responsabilidade de classificação dos documentos, definição dos respectivos prazos de arquivo, local de conservação e decisão acerca do destino final, terminado o prazo de conservação, pertence a cada unidade funcional. Para transporte dos documentos, bens e equipamentos dos gabinetes para os locais de arquivo e depósito e, posterior, remoção dos documentos eliminados, as unidades podem requisitar meios humanos e materiais junto do gestor do Pavilhão de Civil, desde que essas tarefas sejam obrigatoriamente acompanhadas por pessoal docente ou não docente dessa unidade. No que diz respeito aos bens e equipamentos inventariados, após a sua inutilização ao serviço, poderá ser providenciado o seu abate mediante autorização solicitada por escrito ao Conselho Directivo. No caso de bens e equipamentos comprados ao abrigo de projectos, deverão ser consultados os respectivos protocolos para deles se inferir quais os períodos de tempo de conservação dos bens e equipamentos até à sua eliminação. A Secção de Património do IST está agora a iniciar a elaboração de um Manual de Procedimentos sobre esta matéria. 5. Prazos de arquivo e depósito e destino final Tendo em conta a classificação de documentos, bens e equipamentos proposta no ponto 3, recomendam-se os prazos de arquivo e depósito e destino final sintetizados no Quadro 1. Para optimizar o espaço e facilitar o acesso aos documentos, sugere-se que o arquivo e depósito dos documentos de I&D, administrativos, financeiros e de gestão seja subdivido em duas fases: Fase activa Fase semi-activa Regulamento de gestão de arquivos e depósitos Página 3 de 3

4 Assim, os documentos poderão permanecer nas zonas de gabinetes durante a fase activa, por um período a definir em cada caso mas que não será desejável que seja superior a 2 anos, e permanecerão no local de arquivo e depósito (apresentados no ponto 6) apenas na fase semi-activa ou definitiva, se for o caso. Quadro 1 Prazos de arquivo e depósito e destino final dos documentos, bens e equipamentos Classificação Descrição Prazo de arquivo e depósito Destino final A Documentos A1 Documentos em suporte de papel A1.a Documentos de ensino 5 anos Eliminação A1.b Documentos de I&D Planos de Actividades Processos e Documentos de Projectos I&D Despachos, circulares e outros ofícios 10 anos Eliminação Relatórios de Actividades Período indeterminado Conservação Livros e Manuais Relatórios de Projectos I&D e de prestação de serviços A1.c Documentos administrativos, financeiros e de gestão Correspondência recebida e expedida (cartas, fax s, s) Documentos financeiros Documentos jurídicos Livros e Manuais Despachos, circulares e outros ofícios Relatórios de Actividades Inventários Período indeterminado Conservação Processos e documentos 10 anos Eliminação relativos a pessoal docente Processos e documentos relativos a pessoal não docente (funcionários, bolseiros, tarefeiros) Processos e documentos relativos a alunos Processos de bens e equipamentos Requisições, fichas, guias e mapas Planos de Actividades A2 Documentos em suporte informático A2.a Documentos de ensino 5 anos Eliminação A2.b Documentos de I&D Período indeterminado Conservação A2.c Documentos administrativos, financeiros e de gestão Período indeterminado Conservação B Bens e equipamentos B1 Bens e equipamentos de escritório A definir em cada caso Eliminação B2 Máquinas, equipamentos e utensílios de laboratório A definir em cada caso Eliminação B3 Bens e equipamentos informáticos A definir em cada caso Eliminação 6. Locais de arquivo e depósito dos documentos A decisão sobre os locais de arquivo dos seus documentos, bens e equipamentos e destino final dos mesmos é da competência de cada unidade funcional do DECivil. Na fase activa dos documentos, compete à unidade assegurar um local para arquivo dos seus documentos na área do Pavilhão de Civil que lhe está atribuída, não sendo permitida a ocupação de espaços comuns de circulação (corredores, átrios, escadas). Na fase semi-activa e conservação definitiva dos documentos, as unidades podem utilizar os espaços de arquivo e depósito que lhes estão atribuídos do Quadro 2. Regulamento de gestão de arquivos e depósitos Página 4 de 4

5 Quadro 2 Locais de arquivo e depósito Unidade funcional Local de arquivo e depósito Piso Salas Secções Departamento Unidades de investigação Laboratório de Mecânica Computacional Museu Biblioteca FUNDEC Dada a especificidade das salas 02.08, e 02.19, o arquivo e depósito de documentos só pode ser realizado em armários metálicos de portas com fechadura. A definição do modelo destes armários e a coordenação da arrumação geral do espaço é da responsabilidade do Gestor do Pavilhão. As despesas de compra dos armários e a responsabilidade de arrumação do arquivo nos armários são da exclusiva responsabilidade das unidades. O acesso às salas é restrito e terá que ser sempre solicitado ao Gestor do Pavilhão. As salas (em número total de 4) são já destinadas ao arquivo das secções. As salas 5.30, e 4.44 são ocupadas pelo Departamento. As salas 5.30 e são para arquivo documental. A sala 4.44 destina-se a bens e equipamentos. O Laboratório de Mecânica Computacional ocupa as salas e Os depósitos do museu e da biblioteca são parte da sala e a sala 02.09, respectivamente. A localização destas salas nos Pisos 02, 2 e 3 é feita nas plantas em anexo. José Neves Regulamento de gestão de arquivos e depósitos Página 5 de 5

6 Planta do Piso 02 (parcial) Planta do Piso 2 (total) Planta do Piso 3 (total) Regulamento de gestão de arquivos e depósitos Página 6 de 6