Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos

Transcrição

1 Gestão Documental

2 Gestão Documental Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Administração de documentos.

3 Gestão Documental Conjunto de medidas e rotinas visando a racionalização e eficiência iê i na criação, uso primário, manutenção e avaliação de documentos de arquivo (DBTA)

4 Gestão Documental A gestão de documentos implica em dispensarmos tratamento aos documentos desde a sua produção (criação) até a sua destinação final.

5 Produção Documental Documentos realizam os mais diferentes percursos (fluxos) apresentando se de duas origens: Ambiente exterior Criados / produzidos internamente

6 Gestão Documental Arquivo não é uma acumulação indiscriminada de papeis cujo valor nunca foi estabelecido; É um repositório de documentos, que após passar por um processo de avaliação, merecem ser conservados temporária ou permanentemente.

7 Objetivos da Gestão Documental Assegurar a produção, administração, manutenção edestinação dos documentos;

8 Objetivos da Gestão Documental Garantir que a informação esteja disponível quando eonde seja necessária ái aogovernoe aos cidadãos;

9 Objetivos da Gestão Documental Avaliar a documentação de acordo com os seus valores, estabelecendo bl o destino da mesma em tabelas de temporalidade;

10 Objetivos da Gestão Documental Assegurar a eliminação dos documentos que não apresentem valor primário i ousecundário;

11 Objetivos da Gestão Documental Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente devido aos seu valor histórico;

12 Objetivos da Gestão Documental Assegurar o uso da reprografia, informática e outras técnicas avançadas de gestão de documentos.

13 Fases Básicas da Gestão Documental PRODUÇÃO Ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor;

14 Fases Básicas da Gestão Documental UTILIZAÇÃO Fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assimi como sua guarda após cessar seu trâmite;

15 Fases Básicas da Gestão Documental DESTINAÇÃO Atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos devem ser eliminados e quais serão preservados permanentemente.

16 Atividades que compreendem um programa de Gestão Documental LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL Conhecer os documentos existentes, os assuntos de que tratam, a importância dos mesmos e as condições físicas em que se encontram;

17 Atividades que compreendem um programa de Gestão Documental AVALIAÇÃO DEDOCUMENTOS Estabelecer prazos de guarda dos documentos de acordo com o valor dos mesmos, classificando os em documentos de guarda temporária ou permanente;

18 Atividades que compreendem um programa de Gestão Documental PREPARAÇÃO E APROVAÇÃO DE UMATTD Mecanismo essencial para a aplicação de um sistema de administração de documentos.

19 Resultados de um programa de Gestão Documental Controle qualitativo e quantitativo dos documentos produzidos;

20 Resultados de um programa de Gestão Documental Estabelecimento e manutenção de controles relacionados a produção de documentos evitando a acumulação desordenada e irracional de documentos;

21 Resultados de um programa de Gestão Documental Simplificação das atividades (criação, manutenção e uso dos arquivos);

22 Resultados de um programa de Gestão Documental Preservação e eliminação criteriosa de documentos;

23 Resultados de um programa de Gestão Documental Supervisão constante dos arquivos desde a sua criação até a destinação final;

24 Resultados de um programa de Gestão Documental Controle preciso e completo das políticas e atividades iidd de organização por intermédio do controle de seu acervo documental.

25 Arquivística O CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS

26 O ciclo de vida Três momentos diferentes que constituem fase única dfiid definido pela frequência e tipo de utilização dos documentos

27 O ciclo de vida Arquivos Correntes Arquivos Intermediários Arquivos Permanentes

28 O ciclo de vida Arquivos Correntes Arquivos Intermediários Arquivos Permanentes Fins Imediatos Uso pouco frequente Preservação Definitiva

29 O ciclo de vida Produção Arquivos Intermediários Transferência Recolhimento Arquivos Correntes Arquivos Permanentes

30 O ciclo de vida Arquivos Correntes Registro Classificação Avaliação Descrição Arquivos Intermediários Reprodução Eliminação Descrição Arquivos Permanentes Reprodução Eliminação Descrição

31 As três idades Arquivos correntes 1ª Idade Arquivos Intermediários i 2ª Idade Arquivos Permanentes 3ª Idade

32 As três idades 1ª Idade Utilização administrativa intensa, devem permanecer próximos a administração que os produziu;

33 As três idades 2ª Idade: À À medida que a documentação passa a ser menos consultada deve ser transferida aos arquivos intermediários onde aguardará sua destinação final

34 As três idades 3ª Idade: Os documentos são recolhidos a esses arquivos quando forem detentores de caráter histórico

35 Duplo valor de um documento Valor Primário Valor Secundário

36 Duplo valor de um documento Valor Primário Valor Administrativo Vl Valor Jurídico Valor Fiscal

37 Duplo valor de um documento Valor Secundário Valor Histórico Probatório Vl Valor Histórico i Informativo

38 As 7 Funções Arquivísticas 1. Produção 2. Avaliação; 3. Aquisição; 4. Conservação; 5. Classificação; 6. Descrição; 7. Difusão.