ACTA Nº 1. Deve ler-se:

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1 ACTA Nº 1 Aos vinte e oito dias do mês de Novembro do ano de dois mil e três reuniu o júri do Concurso Público Nº /2003 (contratação de serviços de consultoria de natureza organizacional) para definir os sub-critérios do critério de adjudicação Adequação aos Objectivos e prestar os esclarecimentos solicitados pelos interessados que procederam ao levantamento dos documentos que servem de base ao concurso Por impedimento por doença do presidente do júri, Dr. Jacinto Mariano Bernardo, foi substituído pela primeira vogal efectiva Dra. Maria da Conceição Alves Martins. Assim, o júri foi constituído pelos seguintes membros: Presidente: Dra. Maria da Conceição Alves Martins Primeiro vogal efectivo: Dra. Isabel Abreu Segundo vogal efectivo: Dr. Mesquita da Cruz Primeiro Ponto - Relativamente aos sub-critérios do critério de adjudicação Adequação aos Objectivos, o júri decidiu atribuir a ponderação de 3,5% a cada um dos dez primeiros itens da Parte II Cláusulas Técnicas do Caderno de Encargos O júri informa ainda que onde se lê: O critério que presidirá à adjudicação será o da proposta economicamente mais vantajosa tal implicando a ponderação, por ordem decrescente de importância, dos seguintes factores: º Adequação aos objectivos (25%). 2º Experiência anterior na execução de trabalhos de idêntica natureza (20%): 3º Preço e condições de pagamento (15%) 4º Prazos de Execução (10%): Deve ler-se: O critério que presidirá à adjudicação será o da proposta economicamente mais vantajosa tal implicando a ponderação, por ordem decrescente de importância, dos seguintes factores: º Adequação aos objectivos (35%). 2º Experiência anterior na execução de trabalhos de idêntica natureza (30%): 3º Preço e condições de pagamento (20%) 4º Prazos de Execução (15%): 1

2 Segundo Ponto - Quanto às questões colocadas pelos interessados o júri deliberou prestar os seguintes esclarecimentos: Relativamente às principais áreas, funções orgânicas e actividades do INFARMED, as mesmas encontram-se definidas no Decreto-Lei nº 495/99, de 18 de Novembro (Lei Orgânica do INFARMED) e na Portaria nº271/2003 (2ª série), de 25 de Fevereiro (Regulamento Interno do INFARMED). O organograma com a indicação dos níveis hierárquicos está disponível no Relatório de Actividades de 2002 do INFARMED no site do Instituto ( 2. Relativamente ao número de profissionais do INFARMED, nomeadamente quadros directivos, chefias, quadros superiores, quadros médios e restantes, formação académica, nível de antiguidade, nível de escolaridade e efectivos por escalão etário, esta informação está disponível no Balanço Social do INFARMED de 2002 no site deste Instituto ( ainda que não exista correspondência total e directa com o actual Regulamento Interno.O número de profissionais por área de actividade é o constante do seguinte quadro: Serviços Conselho de Administração Áreas de Coordenação CA 5 Assessores 6 Secretariado 8 Área de Coordenação de Avaliação e Vigilância de Medicamentos e Produtos de Saúde DMPS 65 DGREE 17 DATC 22 Área de Coordenação de Licenciamentos, Inspecção e Controlo DIL 34 DCQ 37 Área de Coordenação de Informação e Utilização de Medicamentos DEMPS 26 DICAE 20 Área de Coordenação de Planeamento e Administração Geral DTSI 30 DFP 20 DARH 28 Serviços de Apoio GJUC 6 SPGG 2 AGQ 0 TOTAL 326 2

3 3. Não existe qualquer levantamento de processos Não existe um manual de procedimentos Não existe fluxogramas de cadeia de valor interno Os instrumentos para a implementação do projecto deverão constar da proposta a apresentar pelos candidatos, se for caso disso A formação a ministrar aos recursos humanos decorrerá do diagnóstico de situação a elaborar e das conclusões retiradas, devendo ser enquadrada no período definido para a realização do estudo Não existe definição dos circuitos de decisão actualmente existentes A desburocratização a efectuar deverá constar da proposta a apresentar O dimensionamento deverá constar da proposta a apresentar Para se efectuar a gestão são utilizados indicadores financeiros e de actividade, nomeadamente os constantes do Relatório de Actividades de 2002 do INFARMED, disponível no site deste Instituto ( 12. Os documentos actualmente elaborados e enviados são de natureza variável e compreendem nomeadamente relatórios financeiros mensais e trimestrais; relatórios de actividade trimestrais, bem como relatórios, informações, circulares informativas, publicações de natureza diversa e com periodicidade variável em função das solicitações e da periodicidade dos mesmos. O volume mensal destes documentos é também variável. Estes documentos são produzidos pelas respectivas áreas em função das suas competências Os circuitos de comunicação existentes são os constantes do organograma, desenvolvendo-se do topo para a base (circuitos verticais) e ao mesmo nível hierárquico (circuitos horizontais) Relativamente aos critérios apresentados no ponto 11.3 de Programa de Concurso.(Pág.11/24), onde se lê: O critério que presidirá à adjudicação será o da proposta economicamente mais vantajosa tal implicando a ponderação, por ordem decrescente de importância, dos seguintes factores: º Adequação aos objectivos (25%) º Experiência anterior na execução de trabalhos de idêntica natureza (20%): 3º Preço e condições de pagamento (15%) 4º Prazos de Execução (10%): 3

4 Deve ler-se: O critério que presidirá à adjudicação será o da proposta economicamente mais vantajosa tal implicando a ponderação, por ordem decrescente de importância, dos seguintes factores: º Adequação aos objectivos (35%). 2º Experiência anterior na execução de trabalhos de idêntica natureza (30%): 3º Preço e condições de pagamento (20%) 4º Prazos de Execução (15%): 15. O técnico referido em Outros Requisitos do Caderno de Encargos será afectado em função das necessidades e tendo em vista a monitorização do estudo e a transferência de conhecimentos Não se antevê a necessidade de uma visita às instalações do INFARMED Os sub-critério do critério Adequação aos Objectivos encontra-se definido no primeiro ponto da Ordem de Trabalhos A não adjudicação da Fase II (Implementação e Formação) dependerá do nível de atingimento dos objectivos definidos para a Fase I O INFARMED tem certificada a Direcção de Inspecção e Licenciamento, ao abrigo da Norma NP EN ISO 9001: A equipa de consultores a envolver no projecto será constituída no mínimo por três elementos O espaço temporal ocupado pelo INFARMED para análise e decisão de documentação apresentada pela adjudicante suspender-se-á se da mesma resultar a prossecução das restantes A permanência dos consultores em horário completo será exigida apenas nos períodos de execução da mesma, sem prejuízo da sua disponibilidade para qualquer esclarecimento, sempre que tal se revele necessário Não se encontrando prevista no Ponto 6 do Programa do Concurso a apresentação de propostas com variantes e/ou condições alternativas, as mesmas não serão admitidas Os recursos disponíveis são os constantes do Caderno de Encargos A identificação do Quadro de Informação (Management Information System) deverá constar da proposta a apresentar A identificação do público alvo do INFARMED poderá ser consultada no Relatório e Plano de Actividades disponíveis no site deste Instituto ( 27. O INFARMED não possui estruturas descentralizadas Os sistemas de informação utilizados pelo INFARMED são Sistemas de Gestão de Bases de Dados ORACLE instalados em sistemas UNIX e foram desenvolvidos com ferramentas ORACLE e Microsoft Relativamente ao ponto 20.7 da Parte II Cláusulas Técnicas o concorrente deverá indicar as metodologias adequadas

5 30. O INFARMED disponibilizará toda a documentação e informação necessária de acordo com as atribuições O estudo visa a optimização do desempenho da estrutura orgânica existente O âmbito de aplicação da análise e diagnóstico das funções referidas no ponto 20.1 é extensível à estrutura orgânica existente O cronograma do estudo deverá ser parte integrante da proposta a apresentar E não havendo mais assuntos a discutir ou aprovar o júri encerrou a reunião da qual se lavrou a presente acta O JÚRI DO CONCURSO O Presidente Drª Maria da Conceição Alves Martins O Primeiro Vogal Efectivo Drª Isabel Portugal Abreu O Segundo Vogal Efectivo Drº Eduardo Mesquita da Cruz 5