Sistema de Gestão da Manutenção. Título. J. Durão Carvalho Serviço de Instalações e Equipamentos. 2 de junho de 2010

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Agustina Fartaria Bentes
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1 0 Sistema de Gestão da Manutenção Título J. Durão Carvalho Serviço de Instalações e Equipamentos 2 de junho de 2010

2 1 SGM - Sistema de Gestão da Manutenção 1. Ambiente Centro Hospitalar constituido por dois Hospitais com um total de m2 de area construida e 1292 camas 2. Areas O sistema de gestão da manutenção deve ter capacidade para suportar a gestão de: i. Requisições e ordens de trabalho, cerca de /ano, com execução interna e externa; ii. iii. Equipas internas de manutenção, com 63 operarios distribuidos por dois hospitais; Armazem de materiais de manutenção;

3 2 SGM - Sistema de Gestão da Manutenção 2. Areas iv. Empreitadas com um volume de cerca de 15M e 400 processos; v. Contratos de manutenção, com um volume de cerca de 5M e 200 contratos/ano; vi. Compras de materiais, equipamentos e serviços, com cerca de processos/ano; vii. Manutenção preventiva; viii. Inventario.

4 3 3. SGM Requisições e ordens de trabalho Registar Pedido (campos a inserir): 1 Descrição do Pedido 2 Nº Inventario 3 Classificação (ver hierarquia) 4 Prioridade do pedido 5 Fora de serviço (imobilizado) 6 Data de Ocorrência

5 4 3. SGM Requisições e ordens de trabalho Informação acessivel aos requisitantes Lista das RT efectuadas Custo da OT

6 5 4. SGM Gestão das equipas internas de manutenção A intervenção das equipas internas de manutenção faz-se sempre com base em Ordens de Trabalho (OT) de acordo com o fluxograma seguinte Situação: REGISTADA Situação: VALIDADA Situação: ACEITE Situação: FECHO TÉCNICO REQUISITANTE SECRETARIA SIE TÉCNICOS SIE EXECUTANTES REQ. TRABALHO REQ. TRABALHO ORDEM TRABALHO ORDEM TRABALHO Registo da Requisição Validação da RT e Aceitação da RT e Conclusão da OT e Trabalho Atribuição de Equipa Atribuição do Executante Respectivas Imputações Situação: REJEITADA TÉCNICOS SIE ORDEM TRABALHO HISTÓRICO Fecho Contabilístico da Ordem Trabalho Situação: FECHO CONTABILÍSTICO

7 6 4. SGM Gestão das equipas internas de manutenção Registo da mão de obra Diariamente cada Encarregado introduz a mão de obra de cada operário distribuida pelas OT s ou regista o motivo de absentismo conforme tabela.

8 7 4. SGM Gestão das equipas internas de manutenção Calculo do custo da OT: CUSTO TOTAL DE MATERIAL Custo de materiais Custo de gestão de armazem ( custo de compra e custo de posse) CUSTO TOTAL DE MÃO DE OBRA Custo de mão de obra (directo) Custo de gestão administrativa (indirectos de mão de obra)

9 8 5. SGM Armazem de materiais Foram implementadas as seguintes funcionalidades: Grupos de Materiais e Famílias Unidades de compra, stock e consumo Mestre de Artigos (cerca de 1800 referências) Utilização de código de barras (PDT s) Movimentos de stock (recepções, consumos e ajustes) Valorização de stock (preço médio ponderado) Fornecedores por artigo Parâmetros de gestão (ponto encomenda, stock mínimo e máximo e quantidade económica) Gestão por locais (BIN1 HSM; BIN2 HPV)

10 9 5. SGM Armazem de materiais Grupo de Material de Consumo Electricidade Familia de cabos e condutores Artigo

11 10 5. SGM Armazem de materiais Leitura da OT Leitura do Artigo Carga do artigo na OT Descarga do artigo no armazem

12 11 6. SGM Empreitadas IDENTIFICAÇÂO DA OBRA/EMPREITADA Obra/empreitada Designação OT nº Centro de custo Designação Nº Classificação Tipo Nova Remodelação Beneficiação Dimensão Área bruta (m2) Financiamento Fonte OE Hospital Outro Metodologia Projecto (S/N) Obra (S/N) Projecto e obra(s/n) Identificação da obra. Custos e prazos estimados e reais de programa, projecto, contratações, obra, fiscalização e segurança. ão interna ESTUDO/PROGRAMA PRELIMINAR Designação OT nº Anexos Execução Prazo total de execução interna(dias) Autor Nome Nº mec. Execução Prazo (dias) Previsão Inicio Conclusão PROJECTO DE EXECUÇÃO Designação OT nº Anexos Elaboração do projecto Prazo total de execução (dias)

13 12 6. SGM Empreitadas Avaliação de custos e prazos totais e parciais das diferentes fases da obra Avaliação de desempernho dos intervenientes equipa interna, projectistas e empreiteiros Designação OT nº Custos e prazos Totais Estudo/programa Projecto Obra Fiscalização Segurança Externo ESTATISTICA E AVALIAÇÃO DA OBRA Estatistica e avaliação da obra Interno CUSTOS Area total (m2) PRAZOS Custo/m2 Exec./dia Externo Interno AVALIAÇÃO DA OBRA Prazo exc. contratado Prazo exec. real (%) Custo contratado Empreiteiro Custo real Codigo % Exec/dia

14 13 7. SGM Gestão de contratos Os contratos 1. Registo de Contratos CONTRATO DE ASSISTÊNCIA TÉCNICA GESTOR CONTRATO FORNECEDOR EQUIPAMENTOS PERÍODO DE TEMPO VALOR TOTAL Os contratos são executados atraves de OTs preventivas e/ou curativas 2. Gestão de Ordens de Trabalho ORDENS TRABALHO (CONTRATO) ORDEM TRABALHO EQUIPAMENTO CENTRO CUSTO CONTRATO FORNECEDOR 3. Gestão de Contratos CONTRATOS OT s do CONTRATO VALIDAÇÃO FACTURA CUSTO / EQUIPAMENTO CUSTO / C. CUSTO Controle de execução pelas OTs e relatorios do prestador

15 14 7. SGM Gestão de contratos Utilização do SGM MAXIMO pelos prestadores Carregamento dos Planos de Manutenção pelo Prestador Prestador fica inserido no fluxo das OT Prestador regista relatorios de trabalho Tecnicos do Hospital validam execução das OT, fazem o seu fecho e sancionam facturação

16 15 8. SGM Gestão de compras Tipo de compras PEDIDOS DE COMPRA DE 2009 Tipo de Pedido Quant. % Compra Expedita 247 3,31% Fundo de Maneio 350 4,70% Compra Corrente 85 1,14% Reparação ,53% Assistência Técnica 207 2,78% Equipamento ,23% Obras / Projectos 396 5,31%

17 16 8. SGM Gestão de compras Um pedido de compra de equipamento

18 17 8. SGM Gestão de compras Tipo de compras utilizadas em 2009 para abastecimento do armazem Compras Correntes % Fundo de Maneio % Compras Expeditas % Vantagens na utilização das compras expeditas e do fundo de maneio: - Redução do prazo de aprovisionamento; - Redução dos stocks; - Ausencia de roptura de stocks; - Redução de custos superior a 50%.

19 9. SGM Manutenção Preventiva 18

20 19 9. SGM Manutenção Preventiva Plano de manutenção preventiva do Quadro Electrico nº 57

21 20 9. SGM Manutenção Preventiva Plano de manutenção preventiva do Quadro Electrico nº 57, com dois planos de trabalho

22 21 9. SGM Manutenção Preventiva Plano de trabalho Trimestral para Quadros Electricos

23 SGM Inventario Foram implementadas as seguintes funcionalidades: Cadastro do Inventário Classificação do Inventário e associação a códigos CIBE e codigos HSM Cálculo de Amortizações e actualização dos valores de inventário Documentos associados ao inventário Histórico de intervenções sobre o inventário

24 SGM Inventario Esta codificação é utilizada nos Pedidos de Compra

25 10. SGM Inventario 24

26 SGM Perpectivas Continuar a utilização do SGM na gestão das equipas internas, na gestão de stocks e nas compras, acumulando historico, tendo em vista a obtenção de ganhos de gestão Concluir a parametrização do SGM: Aumentando a sua eficacia relativamente aos requisitantes fornecendo-lhes mais e melhor informação; Alargando a sua utilização a toda a actividade de gestão de contratos, incluindo a MP e utilização pelos prestadores, tendo em vista a optimização da manutenção. Alargar a utilização do SGM a outras instituições

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