Formação de funcionários administrativos dos centros do IST

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1 Formação de funcionários administrativos dos centros do IST Iria Fernandes Lisboa, 26 de Fevereiro de 2014 Anfiteatro PA3

2 Ajuste Direto Simplificado (Art.os 128º e 129º): Âmbito: Aquisição ou locação de bens móveis / aquisição de serviços Pressuposto: Preço (sem IVA) 5.000,00 Condições: Prazo de vigência não superior a 1 ano nem prorrogável Preço contratual não passível de revisão Ausência de formalidades: adjudicação sobre factura, no entanto no IST os processos deverão ser iniciados com um orçamento Conta para efeitos do limite trienal (constante do Art.º 113º, nº 2)

3 1.1 Nova Aquisição Passo 1: Requisição em Construção (Intervenientes: Requisitante) O processo de aquisição pode ser iniciado por qualquer pessoa com ID do IST (funcionários, docentes, alunos ). Para iniciar um processo de aquisição é necessário identificar: Fornecedor: Pessoa/Empresa que vai fornecer/prestar o bem/serviço Unidade Requisitante: em nome de quem (centro de custo ou projecto) está a ser efectuado o pedido Unidade Pagadora: quem (centro de custo ou projecto) vai pagar o que está a ser adquirido. Pode não ser a unidade requisitante. NOTAS: 1. O requisitante (pessoa que inicia o processo de aquisição) não precisa de pertencer à unidade requisitante. 2. O responsável da unidade requisitante não tem que aprovar a aquisição para iniciar o processo (no decorrer do processo online).

4 Passo 1: Requisição em Construção (Intervenientes: Requisitante) 1.2 Adicionar/Remover Unidade Pagadora Permite alterar os centros de custo/projectos responsáveis por financiar a aquisição Por omissão assume-se que existe apenas uma unidade pagadora, no entanto está previsto que possa ser mais do que uma Nos casos em que existe mais do que uma unidade pagadora as acções esperadas pelo responsável devem ser efectuadas pelo responsável de cada unidade pagadora.

5 Passo 1: Requisição em Construção (Intervenientes: Requisitante) 1.3 Adicionar Documento da Proposta Documento previamente pedido ao fornecedor onde consta a proposta (orçamento) para a aquisição do bem/serviço É necessário indicar o número da proposta (o número do documento que está a ser submetido) Depois de submetido o documento pode ser alterado seleccionando novamente adicionar documento da proposta.

6 A proposta deverá estar devidamente formalizada e assente nos seguintes pressupostos: Dirigida ao IST, com indicação do NIF Mencionar os dados da entidade concorrente: Condições de pagamento Passo 1: Requisição em Construção (Intervenientes: Requisitante) Prazo de entrega do material ou execução de serviço Prazo de manutenção das propostas : sem prejuízo da possibilidade de fixação de um prazo superior, as proposta não poderão apresentar um prazo de manutenção inferior a 66 dias úteis

7 Passo 1: Requisição em Construção (Intervenientes: Requisitante) 1.4 Adicionar Item Um item corresponde a cada um dos bens/serviços a ser adquirido mencionados na proposta Cada proposta pode ter vários itens Deve ser adicionado um item por cada bem/serviço que se pretenda adquirir especificado na proposta/orçamento (não necessariamente todos os itens da proposta) Os itens podem ser editados depois de adicionados.

8 Passo 1: Requisição em Construção (Intervenientes: Requisitante) Descrição Para cada item é necessário indicar: Referência: a referência do item no documento da proposta. Em propostas divididas por vários itens, geralmente estes são numerados pelo fornecedor. Caso esta numeração exista na proposta deve ser explicitada neste campo. CPV (Common Procurement Vocabulary): O CPV é um sistema único de classificação de bens e serviços aplicável aos contratos públicos. Descrição: descrição por escrito do item a adquirir (bem ou serviço)

9 Passo 1: Requisição em Construção (Intervenientes: Requisitante) Quantidades e Valores Quantidade, Valor unitário, Taxa do IVA (em %), Custo adicional: valores referentes ao item. O custo adicional pode incluir outros custos de despesas adicionais que não pertencem a nenhum item em particular (p. ex., expedição). O valor custo adicional deve ser indicado com o IVA incluído, ao contrário do valor unitário que deve ser indicado sem IVA Informação Entrega Identificação do destinatário (pessoa responsável por receber o bem/serviço) e do local de entrega deste item em particular (os itens podem ser entregues todos no mesmo local ou não).

10 1.5 Atribuir Custos Passo 1: Requisição em Construção (Intervenientes: Requisitante) Após adicionar um item o valor total é automaticamente atribuído à unidade pagadora. No caso de haver mais de uma unidade pagadora é necessário distribuir o valor total da aquisição pelas várias unidades pagadoras. Todos os custos têm de estar atribuídos às unidades pagadoras antes de se poder submeter a proposta para aprovação 1.6 Submeter Para Aprovação Depois da proposta submetida o processo avança para o PASSO 2 e deixa de ser possível editar/apagar a proposta de aquisição.

11 Passo 1: Requisição em Construção (Intervenientes: Requisitante) 1.7 Cancelar Processo de Aquisição O requisitante pode cancelar o processo de aquisição. Se for cancelado, a requisição fica permanentemente no Estado Cancelado, não permitindo alterações ou desenvolvimentos 1.8 Cancelar Submissão para Aprovação Se for detectada alguma anomalia e for necessário efectuar correcções, o processo pode ser reenviado para o passo anterior antes de ser aprovada e submetida para cabimento por todas as unidades pagadoras. 1.9 Marcar Aquisição como Excepção de Alguns bens podem ser isentos de quotas no fornecedor. Esta classe de bens deverá ser marcada accionando o link "Marcar Aquisição como Excepção de 75000".

12 Passo 2: Requisição Submetida para Aprovação (Intervenientes: Responsável pela Unidade Pagadora) 2.1 Aprovar e Submeter para Verificação Se houver mais do que uma unidade pagadora, é considerado aprovado e submetido Para verificação quando todos os responsáveis submeterem para verificação. 2.2 Rejeitar Proposta de Aquisição Se a proposta for rejeitada pelo responsável, fica permanentemente no estado rejeitado não permitindo alterações ou desenvolvimentos. Pode ser submetida uma justificação para a rejeição da proposta. Se houver mais do que uma unidade pagadora, a rejeição pelo responsável de qualquer uma rejeita a proposta permanentemente. A proposta pode ser rejeitada enquanto não for submetida para verificação por todas as unidades pagadoras.

13 Passo 2: Requisição Submetida para Aprovação (Intervenientes: Responsável pela Unidade Pagadora) 2.3 Cancelar Submissão para Aprovação Se for detectada alguma anomalia e for necessário efectuar correcções, o processo pode ser reenviado para o passo anterior antes de ser aprovada e submetida para verificação por todas as unidades pagadoras.

14 Passo 3: Aprovada e submetida para Verificação (Intervenientes: Central de Compras) Neste passo intermédio a proposta fica disponível no Núcleo de Compras para verificação preventiva da documentação e proposta. 3.1 A Aguardar verificação Se a proposta estiver formal e administrativamente correcta, o Núcleo de Compras procede à verificação do processo, passando a proposta ao estado a aguardar cabimento e transitando o processo para o passo Cancelar aprovação Se a proposta não estiver formalmente correcta, o Núcleo de Compras procede à inclusão de um comentário explicativo e deverá Não confirmar proposta", ficando a proposta novamente disponível no Passo 1/2, para correcção por parte da unidade requisitante.

15 Passo 4: Pré-Cabimentado ao Fornecedor (Intervenientes: Contabilidade/AP) Caso a aquisição seja realizada ao abrigo do CCP, é automaticamente efectuada a reserva da quota do fornecedor (é reservado o valor desta aquisição no valor total de aquisições efectuadas ao fornecedor. São indicados os fundos já alocados ao fornecedor. 4.1 Cancelar Pré-Cabimento Qualquer funcionário associado à unidade de exploração a que está associada a unidade pagadora pode cancelar o pré-cabimento efectuado ao fornecedor e fazer o processo voltar ao passo anterior. Se a unidade pagadora (ou uma das unidades pagadoras, caso seja mais que uma) for um projecto, será um membro dos projectos a ter a opção de cancelar o pré-cabimento. Se for um centro de custos, será um membro da contabilidade a ter essa opção.

16 4.2 Efectuar Cabimento Efectuar Cabimento (MGP) Passo 4: Pré-Cabimentado ao Fornecedor (Intervenientes: Contabilidade/AP) Para efectuar o cabimento MGP a um projecto o funcionário tem que ser membro dos projectos da unidade de exploração à qual o projecto pertence. Após o cabimento MGP é necessário efectuar o cabimento GIAF por um membro da contabilidade da unidade de exploração associado ao centro de custo ao qual o projecto pertence. Efectuar Cabimento (GIAF) Para efectuar o cabimento GIAF a um centro de custo o funcionário tem que ser membro da contabilidade da unidade de exploração à qual o centro de custo pertence Se houver mais do que uma unidade pagadora, deve ser indicado o número de cabimento para cada unidade pagadora

17 Passo 5: Despesa Cabimentada (Intervenientes: CG/Presidente de Departamento/Responsável de Projecto) 5.1 A aguardar Autorização A despesa tem de ser autorizada pelo responsável pela unidade pagadora O responsável tem que ter uma delegação formal para o efeito, publicada no Diário da República e o montante máximo da autorização tem que ser superior ao valor da aquisição (se houver mais do que uma unidade pagadora o montante máximo da autorização tem que ser superior à quota atribuída à mesma) Quem pode ser Responsavel? Conselho Gestão Presidentes dos Departamentos Responsáveis dos Projectos

18 Passo 5: Despesa Cabimentada (Intervenientes: CG/Presidente de Departamento/Responsável de Projecto) Se houver mais do que uma unidade pagadora, a proposta é considerada autorizada quando todos os responsáveis autorizarem Após autorizada, a autorização da aquisição pode ser cancelada, enquanto não for enviada a nota de encomenda ao fornecedor.

19 Passo 6: Aquisição Autorizada (Intervenientes: Central de Compras) 6.1 Registo do Número de Compromisso (Contabilidade NEO) O NEO atribui o nº de compromisso 6.2 Criar Nota de Encomenda O NCA faz criar a nota de encomenda (gerada pelo sistema) 6.3 Enviar Nota de Encomenda ao Fornecedor A NE foi enviada ao fornecedor, passando para o PASSO Saltar Envio de Nota de Encomenda ao Fornecedor Passa directamente para o PASSO 7, sem ser necessário criar a nota de encomenda

20 Passo 7: Nota de Encomenda Enviada ao Fornecedor (Intervenientes: Central de Compras) 7.1 Cancelar Processo de Compra O Núcleo de Compras pode neste ponto cancelar o processo de aquisição Se for cancelado, a requisição fica permanentemente no estado cancelado, não permitindo alterações ou desenvolvimentos O Cabimento têm que ser cancelado (MGP/GIAF) feito à unidade pagadora É automaticamente cancelada a reserva de quota do fornecedor (précabimento).

21 7.2 Factura Recebida Passo 7: Nota de Encomenda Enviada ao Fornecedor (Intervenientes: Central de Compras) Na recepção da factura o Núcleo de Compras tem que indicar: Nº da Factura Data da Factura Documento da Factura (versão digital da factura).

22 Passo 8: Factura Recebida (Intervenientes: Central de Compras) 8.1 Corrigir Dados da Factura Recebida Os dados da factura introduzidos no passo anterior podem ser corrigidos 8.2 Inserir custos efectivos / Atribuir custos efectivos Podem ser actualizados os valores dos itens (quantidades e custos) para os realmente adquiridos O valor de cada item pode variar para valores inferiores ou superiores desde que o valor final da requisição (após a actualização dos valores de todos os itens) não seja superior ao valor cabimentado

23 Passo 8: Factura Recebida (Intervenientes: Central de Compras) Se os custos forem alterados são automaticamente atribuídos à unidade pagadora Se houver mais do que uma unidade pagadora, os custos devem ser redistribuídos pelas unidades pagadoras. 8.3 Submeter para Confirmação da Factura Os dados são submetidos para serem confirmados pelo responsável da unidade pagadora Esta submissão avança o processo para o PASSO 8

24 Passo 9: Submetido para Confirmação de Factura (Intervenientes: Responsável pela Unidade Pagadora) 9.1 Confirmar Factura O responsável pela unidade pagadora tem que confirmar que os dados da factura estão coerentes com os bens recebidos Se houver mais do que uma unidade pagadora, a factura tem de ser confirmada por todas as unidades pagadoras 9.2 Cancelar Submissão para Confirmação da Factura Volta ao passo anterior

25 10. Factura Confirmada Passo 10 / 11 - Factura Confirmada (Intervenientes: Contabilidade/AP) O responsável pela unidade pagadora confirma a entrega de bens/serviços 11. Efectuar Cabimento Final A Contabilidade tem que efectuar o cabimento final com os valores efectivos e indicar o nº de cabimento definitivo Efectuar Cabimento Final (MGP) Efectuar Cabimento Final (GIAF) O cabimento final pode ser cancelado enquanto a tesouraria não efectuar o pagamento ao fornecedor.

26 Passo 12: Intervenientes(Tesouraria) 12.1 Efectuar pagamento ao fornecedor A Tesouraria tem que efectuar o pagamento ao fornecedor e indicar a referência do documento do pagamento Obrigada pela atenção!!!

27 Documentação Suporte Página NCA Manual NCA Volume 2 Direcção Financeira 2.2. Orçamento e Património de 29/5/2012