Guia do Signatário SAP DocuSign Índice 1. Guia do Signatário SAP DocuSign... 2 2. Receber uma notificação por e-mail... 2 3. Assinar o documento... 3 4. Outras opções... 4 4.1 Terminar mais tarde... 4 4.2 Imprimir, assinar, digitalizar e carregar... 5 4.3 Atribuir a outra pessoa... 6 4.4 Recusar a assinatura... 7 5. Transferir ou imprimir todos os documentos... 8 6. Carregar uma assinatura digitalizada ou fotografada... 8 1 P á g i n a
1. Guia do Signatário SAP DocuSign Este guia fornece informações sobre como assinar electronicamente um documento utilizando o Serviço DocuSign. A assinatura electrónica oferece-lhe um método rápido, fácil e seguro para receber, assinar e devolver documentos de um remetente, sem necessidade de presença física ou de envio constante de documentos de um lado para o outro. Para obter mais informações, visite o Portal de Suporte DocuSign Support (www.docusign.com). Recomendamos que grave o Contrato definitivo assinado com DocuSign sempre em conjunto com o Resumo DocuSign na sua unidade local ou sistema de gestão de contratos. 2. Receber uma notificação por e-mail Este processo é iniciado ao receber um e-mail a solicitar que assine electronicamente um documento. O e-mail é enviado por DocuSign (dse_eu1@docusign.net) em nome da SAP e contém uma mensagem do remetente e um link para abrir um envelope electrónico que contém o documento. 2 P á g i n a
Depois de abrir o e-mail, clique em Rever documentos para aceder aos documentos. É aberta uma nova janela do browser que efectua a ligação à página Web segura DocuSign Online Signing Service. 3. Assinar o documento Clique no botão no canto superior direito do ecrã para abrir a primeira página do documento. Depois de rever todo o documento, clique no marcador Assinar adicionar a sua assinatura. para Nota: alguns campos, por exemplo, os campos Data da assinatura, são preenchidos automaticamente com base nas informações de que o sistema dispõe. Esta informação não pode ser alterada ou modificada. Se esta for a sua primeira experiência a assinar com DocuSign, ser-lhe-á pedido para Adoptar a sua assinatura quando clica num marcador Assinar. Verifique se o seu nome e iniciais estão correctos. Se não estiverem, altere-os conforme necessário. Existem 4 opões para adoptar uma assinatura: Clique em Adoptar e assinar para aceitar a assinatura e iniciais padrão e prosseguir para a etapa seguinte. Clique em Mudar o estilo e seleccione um script pré-formatado diferente, fornecido por DocuSign. Clique em Desenhar: desenhe a sua assinatura e iniciais, utilizando o rato ou o seu dedo num ecrã táctil. Também é possível carregar uma assinatura digitalizada ou fotografada. No entanto, esta opção está limitada apenas a signatários com uma conta DocuSign. (Consulte as instruções na secção 6.) 3 P á g i n a
Depois de concluir a adição de informação em todos os marcadores necessários no documento, clique no botão no canto inferior direito do ecrã. É exibida uma janela de pop-up, que indica que concluiu o processo de assinatura e que pode inscrever-se para uma conta DocuSign gratuita e gravar o documento na sua conta. Também pode carregar a sua assinatura personalizada se optar por criar uma conta de signatário. Quando todos os documentos do envelope estiverem concluídos, receberá um e -mail a confirmar que todas as partes concluíram o processo de assinatura do documento, com uma cópia anexada do PDF do documento concluído e um resumo que indica o Certificado de Conclusão, o Controlo de Registos e os Eventos de Signatário. 4. Outras opções Depois de rever o documento, se clicar no botão OUTRAS ACÇÕES no canto superior direito do ecrã, terá acesso a várias outras opções que poderá realizar no documento: 4.1 Terminar mais tarde Esta opção permite que assine mais tarde, se ainda não estiver pronto para assinar o documento. Pode voltar ao documento mais tarde, utilizando o link incluído na notificação por e-mail. Se tiver uma configuração de conta de signatário, também encontraria os seus envelopes no DocuSign. 4 P á g i n a
4.2 Imprimir, assinar, digitalizar e carregar Esta opção permite-lhe assinar em papel, caso não o queira fazer de forma electrónica. a. Se clicar em Imprimir e assinar, será exibida uma nova janela de pop-up, onde lhe será perguntado se quer devolver os documentos assinados mediante Carregar ou por Fax. b. Seleccione uma das opções e clique em Continuar. É exibida a janela seguinte. c. Clique no botão TRANSFERIR para transferir o documento e gravá-lo na sua unidade local. Depois, imprima, assine e digitalize o documento para DocuSign quando estiver pronto. Clique em DEVOLVER DOCUMENTO quando estiver pronto. É exibida a janela seguinte. 5 P á g i n a
d. Por fim, clique em CARREGAR UM FICHEIRO e em CONCLUIR. Nota:se tiver transferido um documento mas quiser carregá-lo para DocuSign mais tarde, pode reabrir o documento clicando em Rever documento na notificação por e-mail na sua caixa de entrada. 4.3 Atribuir a outra pessoa Esta opção permite enviar o documento a outra pessoa para que ela o assine. a. Clique em Atribuir a outra pessoa; é exibida uma nova janela pop-up. Insira o nome e o endereço de e-mail do novo signatário, assim como uma mensagem para o criador do envelope a explicar o motivo para a mudança da responsabilidade de assinatura. 6 P á g i n a
b. Verá uma nova janela que indica que a responsabilidade de assinatura foi alterada e será adicionado como destinatário com conhecimento do envelope. Clique em Sair. c. O novo signatário receberá uma notificação por e-mail que indica que lhe reatribuiu o envelope. d. O criador do envelope receberá uma notificação por e-mail sobre a mudança do signatário. O signatário recém-atribuído assina o documento como habitualmente e será enviada para si uma cópia quando todas as partes tiverem concluído o processo de assinatura. Nota: se quiser reatribuir a sua responsabilidade de assinatura, utilize a opção fornecida no DocuSign e clique no botão Atribuir a outra pessoa em Outras acções. Não deve encaminhar a sua notificação por e-mail ou permitir que outra pessoa aceda à sua caixa de entrada do e-mail para assinar o contrato. Isso pode ter como consequência que outra pessoa poderia assinar com as suas credenciais, sem que essa alteração fosse visível no contrato/resumo assinado por DocuSign. 4.4 Recusar a assinatura Esta opção permite-lhe anular o documento e torná-lo inacessível a outros signatários, ou solicitar alterações ao documento, enviando directamente o seu pedido ao remetente. Nota: recomendamos vivamente que contacte o remetente antes de anular um documento, pois essa acção originará que toda a transacção seja fechada e resultará no atraso da transacção, uma vez que todas as etapas de assinatura anteriores são canceladas. a. Clique em Recusar a assinatura; é exibida uma nova janela. 7 P á g i n a
b. Clique em Continuar para anular o documento; clique em Terminar mais tarde para solicitar alterações; clique em Cancelar para voltar ao documento. 5. Transferir ou imprimir todos os documentos Se quiser transferir ou imprimir todos os documentos no envelope: Clique no ícone para imprimir todos os documentos. Clique no ícone para transferir todos os documentos num PDF combinado ou em PDFs separados. 6. Carregar uma assinatura digitalizada ou fotografada (Só para signatários com uma licença DocuSign ou com uma conta de signatário) a. No domicílio DocuSign, clique no botão Editar no seu cartão de identificação DocuSign. 8 P á g i n a
b. Isso fará com que aceda ao ecrã Gerir identidade. Clique em Editar. c. É exibida a página Gerir assinaturas. Pode adicionar uma nova assinatura ou editar uma assinatura existente. Clique em Editar. 9 P á g i n a
d. Na parte superior do ecrã seguinte, tem a opção para carregar uma assinatura digitalizada. Clique no botão Carregar. e. Verá que a caixa da assinatura está destacada por um quadrado amarelo. Clique no botão Procurar para seleccionar o ficheiro da imagem digitalizada ou fotografada da sua assinatura. 10 P á g i n a
f. Após alguns segundos, a sua assinatura digitalizada ou fotografada aparecerá na caixa de assinatura. Outro quadrado amarelo será destacado em volta da caixa das iniciais. Clique no botão Procurar para seleccionar o ficheiro da imagem digitalizada ou fotografada das suas iniciais. Quando tiver terminado, clique no botão Adoptar para adoptar as imagens digitalizadas ou fotografadas como a sua assinatura DocuSign. g. Então, será redireccionado para um ecrã que mostra a sua nova assinatura e iniciais. Clique em Concluído para completar o processo de definição de assinatura. 11 P á g i n a
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