Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro VRADM - Superintendência Administrativa Patrimônio Mobiliário Normas e Procedimentos
Definições: A PUC não possui um órgão centralizado para o controle físico do seu patrimônio mobiliário sendo esta atividade de competência dos próprios Departamentos e Unidades Administrativas. Compete contudo à Superintendência Administrativa (SPADM) a definição de quais Bens adquiridos pela Universidade são considerados como Bens Patrimoniais e o envio de plaquetas de identificação para os Departamentos que os adquiriram, bem como a necessária compatibilização entre o patrimônio físico e o efetivamente contabilizado no seu Balanço Patrimonial. Bem Patrimonial: Designação genérica de equipamentos, componentes, mobiliários, acessórios, veículos em geral e outros itens empregados ou passíveis de emprego nas atividades da PUC. Setor Patrimonial: Pode ser definido como um ou mais espaços físicos, contíguos ou não, dentro de um Departamento onde estão localizados os Bens Patrimoniais de sua propriedade. Podemos também definir um Setor Patrimonial com o título de um Projeto ou um Convênio, neste caso, teremos diversos Bens Patrimoniais distribuídos por um ou vários espaços físicos, todos pertencentes ao Projeto ou ao Convênio. Um Departamento, pode, e para um maior controle é até desejável, possuir mais de um Setor Patrimonial. Um Setor Patrimonial só pode ter um único Responsável Patrimonial. Responsável Patrimonial: É o Funcionário ou Professor responsável pelo controle dos Bens Patrimoniais de um ou mais Setores Patrimoniais. É de sua responsabilidade, além da alocação, no SGU Sistema de Gerência Universitária, dos Bens Patrimoniais adquiridos, transferidos ou doados ao seu Setor Patrimonial, afixar as etiquetas de identificação patrimonial a estes Bens. É também de sua competência, quando for o caso: a sua Baixa Patrimonial, a Transferência do Bem para um outro Setor Patrimonial, ou mesmo para fora da Universidade e a Notificação à Direção do seu Departamento em caso de extravio de Bem Patrimonial sob sua responsabilidade. Cadastrador: É o Funcionário da PUC, que, por ter perfil de acesso ao SGU, pode atualizar, autorizado pelo Responsável Patrimonial, quando este não é o próprio Cadastrador, as informações do seu Setor Patrimonial. Esta atualização pressupõe todas as tarefas previstas e descritas nas competências na definição do Responsável Patrimonial. 2
Procedimentos Gerais: Criação de Setor, Responsável e Cadastrador Patrimonial: É uma atribuição da SPADM, quando solicitado pelo Departamento. No momento da criação do Setor Patrimonial no SGU, é exigido a definição do seu Responsável e do seu Cadastrador Patrimonial. Cadastramento de Bem Patrimonial: É uma prerrogativa da SPADM, de acordo com critérios contábeis, a definição de quais bens são enquadrados como Bens Patrimoniais. Desta feita, quando da aquisição de um Bem, à vista da respectiva Nota Fiscal, e sendo este definido como Ativo Imobilizado, a SPADM fará o seu cadastro, colocando o Bem como um patrimônio do Departamento que efetuou a aquisição e para ele enviará a sua etiqueta de identificação anexada a um documento de encaminhamento emitido pelo SGU. Encaminhamento de Etiqueta de Identificação: Competirá a Assessora do Departamento, tendo recebido as etiquetas de identificação da SPADM, o seu encaminhamento ao Responsável Patrimonial. Alocação de Bem Patrimonial: Competirá, por meio do SGU, ao Responsável Patrimonial alocar para o seu Setor Patrimonial o Bem Patrimonial recém adquirido e nele afixar a sua plaqueta de identificação. Se por qualquer motivo a etiqueta de identificação não puder ser afixada no Bem, ela deverá ser mantida sob a guarda do seu Responsável Patrimonial, juntamente com o seu documento de encaminhamento. Substituição de Responsável Patrimonial: É de prerrogativa da SPADM, quando solicitado pelo Departamento. Neste caso, o controle de todos os Bens Patrimoniais passará, automaticamente, para o novo Responsável Patrimonial mediante a assinatura, pelo Responsável que passa e pelo que recebe, de um Termo de Responsabilidade emitido pelo SGU. Este documento deverá ficar arquivado no Departamento. Transferência Patrimonial: A transferência de um Bem Patrimonial do Setor Patrimonial de Origem para um Setor Patrimonial de Destino, pressupõe, para que seja efetivada, que o Setor Patrimonial de Destino faça, por meio do SGU, a Confirmação de Transferência. Somente depois desta Confirmação é que o Bem Patrimonial será efetivamente transferido saindo da responsabilidade do Setor Patrimonial de Origem. 3
Para Bens Patrimoniais de Convênio, a sua tranferência para fora da Universidade exigirá a elaboração de um Termo de Transferência e Entrega de Bens Patrimoniais, assinado pelo Pesquisador e pelos Representantes oficiais da PUC e da Instituição recebedora. Baixa de Bem Patrimonial: Visando a sua utilização em outro Departamento da Universidade, as baixas por Venda, Obsolescência, Inutilização e Doação de um Bem Patrimonial, sempre que possível, devem ser feitas após uma divulgação interna do Bem a ser disponibilizado. No caso de venda de Bem sem utilização, os recursos advindos da alienação deverão ser recolhidos para a PUC, por intermédio de um boleto bancário obtido por meio da opção do SGU - Cobrança Avulsa. Nele, devem ser definidos: Tipo de Cobrança Alienação de Bens, Centro de Custo: O próprio Departamento, Fonte de Recursos: A Conta de Arrecadação do Departamento e Meta Orçamentária: À critério do seu Diretor. O extravio de Bem de Convênio exigirá que seja registrada, pelo seu Coordenador, a ocorrência perante a Autoridade Policial competente, e esta deverá ser encaminhada para a SPADM para que seja anexada à sua futura Prestação de Contas. Para o extravio de Bem Patrimonial pertencente a outra Fonte de Recurso, ficará à critério do Diretor do Departamento, tomar as medidas administrativas cabíveis. Inventário Patrimonial: É a atividade de relacionar todos os Bens Patrimoniais ora existentes no Departamento. Realizado, obrigatoriamente, quando solicitado pela empresa de auditoria externa da PUC e quando da troca do Responsável Patrimonial de um determinado Setor Patrimonial ou, quando desejado, pelo Diretor do Departamento. Em todos os casos, para agilizar a sua elaboração, deve ser solicitado à SPADM o aparelho Coletor de Dados para a leitura dos códigos de barras das etiquetas de identificação. A SPADM poderá disponibilizar um funcionário para auxiliar a sua elaboração. Após esta leitura, confrontado com o dados cadastrados no SGU, será emitido um relatório que descreverá, quando houver, as inconsistências entre os Bens Patrimoniais existentes no Setor Patrimonial e o cadastrado no Sistema. Substituição de Etiqueta de Identificação: O Responsável Patrimonial, no caso de extravio da etiqueta de identificação do Bem ou dificuldade de leitura do seu código de barras devido a algum dano ou desgaste, poderá, utilizando-se de uma opção disponibiliza no SGU Informações Adicionais, substituí-la por uma nova etiqueta, com uma nova numeração, sem a necessidade de alterar os dados cadastrais e de alocação do Bem Patrimonial. Esta nova etiqueta deverá ser solicitada à SPADM. 4
Procedimentos Específicos na Aquisição do Bem Patrimonial Mediante o recebimento do Bem Patrimonial recém adquirido, os seguintes passos devem ser seguidos, de acordo com a origem dos recursos orçamentários: Recursos provenientes de Fonte PUC e Projetos Patrocinados 1. O Responsável pela compra deverá conferir se a especificação do material e o seu valor, correspondem ao pedido feito ao Fornecedor. No verso da Nota Fiscal (NF), deverá certificar o seu recebimento e assinar; 2. A Assessora do Departamento deverá cadastrar a NF no SGU e encaminhá-la, com vistas no prazo de pagamento, para a SPADM; 3. Num prazo médio de 2 (dois) dias após o pagamento da NF, a SPADM encaminhará a sua etiqueta de identificação patrimonial para a Assessora do Departamento que ao recebê-la deverá: - Identificar o Setor Patrimonial do Departamento onde será alocado o Bem; e - Encaminhar a etiqueta de identificação para o Responsável do Setor Patrimonial a ser alocado. 4. O Responsável Patrimonial após o recebimento da etiqueta de identificação, o mais breve possível, deverá: - Alocar, por intermédio da opção do SGU - Alocação de Bens, o Bem ao seu Setor Patrimonial; e - Afixar fisicamente a etiqueta no Bem Patrimonial. 5
Recursos provenientes de Convênios Visando a um maior controle, durante a vigência do Convênio, todos os seus Bens Patrimoniais deverão estar alocados, independente de sua localização física, a um único Setor Patrimonial identificado com o mesmo título do Convênio. Para isto, os seguintes passos devem ser seguidos: 1. O Responsável pela compra deverá conferir se a especificação do material e o seu valor, correspondem ao pedido feito ao Fornecedor. No verso da NF, deverá certificar o seu recebimento e assinar; 2. A Assessora do Departamento deverá cadastrar a NF no SGU e encaminhá-la, com vistas no prazo de pagamento, para a SPADM; 3. Num prazo médio de 2 (dois) dias após o pagamento da NF, a SPADM alocará o Bem no Setor Patrimonial com o nome do Convênio e encaminhará para o Departamento a sua etiqueta de identificação. Este Setor Patrimonial terá como Responsável o professor Coordenador do Convênio e o seu Cadastrador um funcionário da SPADM; 4. A Assessora do Departamento, ao receber da SPADM a etiqueta de identificação, deverá encaminhá-la para o Coordenador do Convênio que, o mais breve possível, deverá afixá-la no Bem Patrimonial. 5. Ao término de vigência do Convênio, depois da Prestação de Contas feita pela Universidade, sendo ou não enviado para a PUC, pelos diferentes Órgãos Patrocinadores, o Termo de Depósito, as seguintes ações devem ser tomadas: - O Coordenador deverá encaminhar para a SPADM, juntamente com o Termo, uma relação de todos os Bens do Projeto indicando em quais Setores Patrimoniais deverão ser alocados; - A SPADM, conforme a indicação do Responsável, utilizando a opção do SGU Tranferência Patrimonial, transferirá a alocação de todos os Bens alocados ao Convênio para os Setores Patrimoniais onde fisicamente se encontram; e - O novo Responsável Patrimonial que estará recebendo a alocação do Bem deverá, por intermédio da opção do SGU Confirmação de Transferência Patrimonial, ratificar a tranferência da alocação destes Bens. 6
Recursos provenientes de Convênios Individuais de Professor Visando a um maior controle, durante a vigência deste tipo de Convênio, todos os seus Bens Patrimoniais deverão estar alocados, independente de sua localização física, a um único Setor Patrimonial com o mesmo título do Convênio Individual. Para isto, os seguintes passos devem ser seguidos: 1. O Pesquisador responsável pela compra deverá conferir se a especificação do material e o seu valor, correspondem ao pedido feito ao Fornecedor. No verso da NF, deverá certificar o seu recebimento e assinar; 2. O Pesquisador ou a Assessora do seu Departamento deverá encaminhar para a Gerência de Orçamento da SPADM, cópia da NF para que seja providenciada a etiqueta de identificação do Bem Patrimonial e o seu cadastro no SGU. Isto se faz necessário por ser de responsabilidade da PUC a guarda dos bens do Convênio durante a sua vigência; 3. A SPADM alocará o Bem no Setor Patrimonial identificado com o título do Convênio e encaminhará para o Departamento a sua etiqueta de identificação. Este Setor terá como Responsável o Pesquisador e o seu Cadastrador um funcionário da SPADM; 4. A Assessora do Departamento, ao receber da SPADM a etiqueta, deverá encaminhála para o Pesquisador que, o mais breve possível, deverá afixá-la no Bem Patrimonial; 5. Ao término de vigência do Convênio, depois da Prestação de Contas feita pelo Pesquisador, sendo ou não enviado para a PUC, pelos diferentes Órgãos Patrocinadores, o Termo de Depósito ou o Termo de Transferência e Entrega de Bens, as seguintes ações devem ser tomadas: - O Pesquisador deverá encaminhar para a SPADM, juntamente com o Termo, uma relação de todos os Bens do Convênio indicando quais Setores Patrimoniais deverão ser alocados; - A SPADM, conforme a indicação do Pesquisador, utilizando a opção do SGU Tranferência Patrimonial, transferirá a alocação de todos os Bens alocados ao Convênio Individual para os Setores Patrimonias onde fisicamente se encontram; e - O novo Responsável Patrimonial que está recebendo a alocação do Bem deverá, por intermédio da opção do SGU Confirmação de Transferência Patrimonial, ratificar a tranferência da alocação destes Bens. 7
Recursos provenientes de Convênios e Projetos com Processo de Importação 1. O Responsável pela importação deverá conferir se a Declaração (Simplificada) de Importação - D(S)I do material e o seu valor, correspondem ao pedido feito ao Exportador. No Comprovante de Importação (CI) deverá certificar o seu recebimento e assinar; 2. O Despachante Aduaneiro contratado deverá encaminhar para a SPADM as D(S)I e CI para cadastramento; 3. Num prazo médio de 5 (cinco) dias após o recebimento das D(S)I e CI, a SPADM cadastrará o Bem que ficará alocado no Departamento do Projeto, ou, para o caso de Convênio ou Projeto Individual de Professor, também fará a sua alocação no Setor Patrimonial com o nome do Convênio ou do Projeto Individual. Para todos os casos, em seguida, encaminhará para o Departamento correspondente a sua etiqueta de identificação; 4. Os próximos passos são os previstos nos Procedimentos Específicos anteriores, a partir do item 4 inclusive, quando se aplicar, para os recursos provenientes de Fonte PUC, Projetos Patrocinados, Convênios ou Convênios Individuais de Professor. 8
Recursos provenientes de Projetos da Fundação Padre Leonel Franca (FPLF) 1. O Responsável pela compra deverá conferir se a especificação do material e o seu valor, correspondem ao pedido feito ao Fornecedor. No verso da Nota Fiscal (NF), deverá certificar o seu recebimento e assinar; 2. O Responsável pela compra ou a Assessora do Departamento deverá encaminhar a NF, com vistas no prazo de pagamento, para a FPLF. Neste momento, visando a alocação do Bem dentro do Departamento, o seu Setor Patrimonial deverá ser informado; 3. A FPLF deverá cadastrar a NF no SGU e encaminhá-la, com vistas no prazo de pagamento, para a SPADM; 4. Num prazo médio de 2 (dois) dias após o pagamento da NF, a SPADM encaminhará a sua etiqueta de identificação patrimonial para a FPLF que deverá enviá-la para o Departamento; 5. A FPLF deverá transferir a alocação do Bem para o Setor Patrimonial de destino utilizando a opção do SGU Tranferência Patrimonial; e 6. No Departamento a Assessora do Departamento depois de receber a etiqueta de identificação deverá encaminhá-la para o seu Responsável Patrimonial que, após receber a etiqueta, deverá afixá-la fisicamente no Bem Patrimonial e, por intermédio da opção do SGU Confirmação de Transferência Patrimonial, deverá ratificar a tranferência da alocação do Bem. 9
Provenientes de Doação 1. A Assessora do Departamento recebedor do Bem Patrimonial doado à PUC deverá elaborar um Recibo da Doação com, o nome da pessoa física ou jurídica doadora com seu respectivo CPF ou CNPJ, a descrição do Bem e o seu valor estimado. Este documento deverá ser assinado pelo Diretor do Departamento; 2. A Assessora do Departamento deverá encaminhar o Recibo de Doação para a SPADM; 3. Num prazo médio de 2 (dois) dias após o recebimento do Recibo de Doação, a SPADM contabilizará a Doação e encaminhará a etiqueta de identificação patrimonial para a Assessora do Departamento que ao recebê-la deverá: - Identificar o Setor Patrimonial do Departamento onde será alocado o Bem; e - Encaminhar a etiqueta de identificação para o Responsável do Setor Patrimonial a ser alocado. 4. O Responsável Patrimonial após o recebimento da etiqueta de identificação, o mais breve possível, deverá: - Alocar, por intermédio da opção do SGU - Alocação de Bens, o Bem ao seu Setor Patrimonial; e - Afixar fisicamente a etiqueta no Bem Patrimonial. 10
RP de Reembolso 1. O Responsável pela compra deverá conferir se a especificação do material e o seu valor, correspondem ao pedido feito ao Fornecedor. No verso da Nota Fiscal (NF), deverá certificar o seu recebimento e assinar; 2. A Assessora do Departamento deverá cadastrar a RP de Reembolso no SGU e encaminhá-la, juntamente com a NF, para a Superintendência Administrativa (SPADM); 3. Num prazo médio de 2 (dois) dias após o pagamento da RP, a SPADM encaminhará a etiqueta de identificação patrimonial do Bem a ser reembolsado para a Assessora do Departamento que ao recebê-la deverá: - Identificar o Setor Patrimonial do Departamento onde será alocado o Bem; e - Encaminhar a etiqueta de identificação para o Responsável do Setor Patrimonial a ser alocado. 4. O Responsável Patrimonial após o recebimento da etiqueta de identificação, o mais breve possível, deverá: - Alocar, por intermédio da opção do SGU - Alocação de Bens, o Bem ao seu Setor Patrimonial; e - Afixar fisicamente a etiqueta no Bem Patrimonial. 11