Solicitação de Equipamento Verba de Projeto Abril 2006

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1 Solicitação de Equipamento Verba de Projeto Abril 2006

2 2 Sumário 1 DEFINIÇÃO DE WORKFLOW WORKFLOW DE SOLICITAÇÃO DE EQUIPAMENTO COM VERBA DE PROJETO FINALIDADE ESTRUTURA DO DE SOLICITAÇÃO DE EQUIPAMENTO TIPO DE PAPÉIS DENTRO DO FLUXO DESCRIÇÃO DOS STATUS DA SOLICITAÇÃO DESCRIÇÃO DAS AÇÕES Enviar Avaliação Encaminhar Solicitação Aprovar Solicitação na GTIT Solicitar Compra Emitir Nota de Compra e Entregar Equipamento Enviar Equipamentos Solicitar Instalação Notificar Técnico Atender Solicitação DIAGRAMA DO WORKFLOW DA SOLICITAÇÃO DE EQUIPAMENTO

3 3 1 Definição de Workflow Um Workflow pode ser definido como um conjunto de tarefas organizadas para a execução de um determinado processo de negócio (por exemplo, processar uma ordem de compra, uma solicitação de instalação de equipamento, etc.). Ela tem como pilar principal a modelagem do comportamento dinâmico do processo, e oferece recursos para a representação do fluxo de trabalho ao longo da vida do processo. Pode-se afirmar que os processos tipicamente dividem as atividades em tarefas bem definidas, além de definir papéis, regras e procedimentos que regulam o trabalho nos sistemas. Um Workflow também define a ordem de execução e as condições pela qual cada tarefa é iniciada. Além disso, ele é capaz de representar a sincronização das tarefas e o fluxo de informações buscando a automação de um processo de negócio, total ou parcialmente, durante o qual documentos, informações e tarefas são passadas entre os participantes do processo. 3

4 4 2 Workflow de Solicitação de Equipamento com verba de projeto 2.1 Finalidade A finalidade deste processo é uma padronização de todas as solicitações referente à aquisição de equipamentos computacionais - computador, impressora, scanner, etc. que são fundamentais para a realização e conclusão de um determinado projeto de pesquisa. A aquisição destes equipamentos se dará por meio da verba destinada ao projeto. Por exemplo: para um projeto de computação gráfica se torna necessário a aquisição de um scanner de alta qualidade. Este processo sempre inicia com o envio de um para a gtit@pucrs.br contento a caracterização do equipamento solicitado, a quantidade requerida e outras informações que serão descritas neste documento. 2.2 Estrutura do de Solicitação de Equipamento A estrutura do está composta pelas seguintes informações obrigatórias: 1. Para: Toda solicitação sempre deverá ser encaminhada para o gtit@pucrs.br. Se for enviado para outro destinatário o mesmo será desconsiderado; 2. Assunto: Deverá conter sempre o seguinte título Solicitação de equipamentos com verba de projeto. Está informação irá ajudar a identificar e filtrar as solicitações e consequentemente melhorar o atendimento da solicitação. 3. Equipamentos: Deverá conter a relação dos equipamentos solicitados com suas respectivas quantidades. Torna-se imprescindível informar a configuração mínima de cada equipamento para uma melhor avaliação. 4

5 5 4. Local de instalação: São informações necessárias para identificar a localização física prédio, andar, sala, etc. - onde os referidos equipamentos serão entregues e instalados. 5. Motivo: Deverá conter uma breve explicação do porque são necessários os equipamentos solicitados. 6. Contatos: Deverá conter as informações mínimas de contato nome, e- mail, telefone, etc.- das pessoas envolvidas no projeto para as quais deverá ser dado o retorno da avaliação, como também, sanar quaisquer dúvidas que surjam durante o processo de avaliação. 7. Verba a ser usada: Deverá conter o valor que será usado para a compra dos equipamentos. 5

6 6 2.3 Tipo de Papéis dentro do Fluxo Unidade Usuário Papel Solicitante Usuário responsável pelo preenchimento do de solicitação de equipamento com verba de projeto. O solicitante poderá ser um professor ou uma Unidade da Universidade. GTIT Responsável pela leitura do Responsável pela Avaliação Setor de Expedição Helpdesk Técnico É o usuário que tem a responsabilidade de verificar a conta de gtit@pucrs.br e identificar se existem novas solicitações. Caso existam estas deveram ser encaminhadas para o responsável pela avaliação das solicitações. É o usuário que dará um parecer técnico sobre todos os equipamentos solicitados. Este parecer compõe um estudo das características descritas pelo solicitante e se os equipamentos estão conforme os padrões definidos pela GTIT. Caso estes não estejam no padrão o responsável enviará, na forma de recomendação, as alterações devidas. Quando a solicitação ficar no agrado de ambas as partes (solicitante e GTIT) o responsável irá enviar, para o solicitante, o aceite dos equipamentos por parte da GTIT e este (solicitante) deverá encaminhá-lo ao setor de compras. É o usuário responsável pelo cadastramento dos equipamentos enviados, pelo setor de compras, no Sistema de Patrimônio. Também tem como responsabilidade o envio dos equipamentos para o local informado no . É o setor responsável pelo cadastramento da solicitação de instalação dos equipamentos enviados pelo Setor de Expedição da GTIT. Após o cadastro será determinado um técnico para o atendimento da solicitação. É o responsável pela instalação dos equipamentos no local especificado pelo solicitante. Qualquer problema deverá repassá-los para o Helpdesk. 6

7 7 Compras Patrimônio Responsável pela compra Responsável Patrimonial É o responsável que irá realizar a compra dos equipamentos solicitados. Este deverá verificar se o encaminhado tem o aceite da GTIT. Caso este não tenha deverá entrar em contatos com a GTIT para a sua respectiva autenticidade. Este deverá encaminhar a ordem de compra e solicitar que a entrega dos equipamentos seja no setor de expedição da GTIT. Este papel tem como responsabilidade a verificação das especificações do equipamento existente no documento de Solicitação de Compra contra a que existe na nota fiscal. Se conforme ele procederá à colagem da etiqueta contendo o código de patrimônio no equipamento. Caso exista uma irregularidade este deverá notificar o setor de compras (se adquirido pelo setor de compras) ou para o solicitante. 7

8 8 2.4 Descrição dos Status da Solicitação Status Em digitação Em verificação Em avaliação pela GTIT Aprovado Em compras Em Expedição Equipamento Entregue Em Atendimento Em Instalação Instalado Descrição Identifica que é uma nova solicitação Identifica que a solicitação foi enviada para a GTIT, mas ainda não foi encaminhada para o responsável pela avaliação. Identifica que a solicitação está aos cuidados do responsável pela avaliação. Identifica que a solicitação está nos padrões e que foi enviado o aceite da GTIT para o solicitante. Identifica que o solicitante encaminhou para o setor de compras a autorização da aquisição dos equipamentos solicitados. O Fornecedor irá entregar os equipamentos na expedição da GTIT. Identifica que os equipamentos foram comprados e entregues pelo setor de compras para o setor de Expedição da GTIT. Procede-se então o cadastro destes equipamentos no Sistema de Patrimônio e, logo após, a sua liberação para sua entrega. Prefeitura Universitária realiza a entrega dos equipamentos enviados pelo Setor de Expedição. A partir deste momento o solicitante poderá pedir a instalação para o Helpdesk. Identifica que a solicitação está pronta para o seu atendimento e que foi destinado um técnico para cumprir-la. Neste ponto já foram liberados os equipamentos para a montagem no local solicitado. O técnico executa a instalação dos equipamentos conforme a solicitação do Helpdesk Identifica que o atendimento teve um retorno positivo por parte do solicitante, ou seja, foi satisfatório. 8

9 2.5 Descrição das Ações Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul Enviar Avaliação A partir da identificação, por parte do professor ou Unidade, da necessidade de aquisição de um equipamento computacional que irá contribuir com a execução das tarefas no projeto de pesquisa é encaminhado para a GTIT ( gtit@pucrs) um pedido de avaliação e aceite da intenção de compra dos referidos equipamentos. Este contém as informações referentes ao(s) equipamentos, a sua quantidade e uma justificativa. Para dar início a um novo documento de aquisição de equipamento é necessário cadastrar as seguintes informações por parte do solicitante e que já foram descritas anteriormente: 1. Para: 2. Assunto: 3. Equipamentos: 4. Local de instalação: 5. Motivo: 6. Contatos: 7. Verba a ser usada: Uma vez preenchida a solicitação dever-se-á encaminhar para o e aguardar contato por parte da GTIT Encaminhar Solicitação A recepção da solicitação por parte da GTIT se dá mediante a leitura do . O responsável deverá realizar um filtro dos s cujo assunto é Solicitação de equipamentos com verba de projeto e encaminhar os mesmos para o responsável pela avaliação na GTIT. 9

10 Aprovar Solicitação na GTIT O responsável pela avaliação na GTIT irá analisar a viabilidade da solicitação podendo requerer maiores estudos ao grupo de técnicos. Este deverá realizar um estudo detalhado para verificar se os equipamentos estão conforme a descrição enviada e se é compatível com a verba informada. Também está entre as suas responsabilidades o cuidado de manter o padrão de equipamento GTIT evitando desta forma a compra de qualquer equipamento fora dos padrões estabelecidos. Para dar o aceite ao solicitante este deverá, caso necessário, entrar em contato com as pessoas responsáveis pelo projeto (mencionadas no ) para dar sugestões ou sanar dúvidas sobre as informações encaminhadas Solicitar Compra Uma vez aceita a solicitação pela GTIT o solicitante deverá encaminhar o com o aceite da GTIT para o setor de compras. Cabe salientar que, qualquer equipamento a ser adquirido deverá vir acompanhado de um Sistema Operacional e dos softwares necessários para o seu funcionamento. Como softwares podem ser mencionados: Windows XP, Linux, Office, Drivers de instalação, etc Emitir Nota de Compra e Entregar Equipamento Em posse do com o aceite da GTIT, o pesquisador poderá efetuar a compra do equipamento ou, se preferir, o setor de compras dará início ao pedido de compra dos equipamentos descritos no . Em caso de dúvida sobre o seu conteúdo dever-se-á entrar em contato com o responsável da avaliação na GTIT. O responsável deverá mencionar que a entrega dos equipamentos se dará no Setor de Expedição da GTIT. 10

11 2.5.6 Enviar Equipamentos Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul 11 O responsável pela recepção dos equipamentos na GTIT deverá, após entregues, realizar o cadastro dos mesmos no Sistema de Patrimônio. Só após este cadastro poderá ser realizada a sua liberação para a entrega dos equipamentos no local informado pelo solicitante. No momento de liberar o equipamento para entrega a GTIT irá abrir uma solicitação de patrimoniado do equipamento junto ao setor de patrimônio Solicitar Patrimônio A solicitação de patrimônio poderá ser feita tanto pelo Solicitante como pela GTIT. No primeiro caso acontece quando o solicitante efetuar a aquisição do equipamento e no segundo quando o setor de compras for o responsável pela compra. O responsável pelo patrimônio irá se deslocar até o local que foi entregue o equipamento e efetuar uma verificação das informações existentes na nota fiscal com as existentes na solicitação de compra. Caso não exista nenhuma irregularidade irá proceder à colagem da etiqueta com o código de patrimônio. Se existir alguma discrepância deverá notificar imediatamente os responsáveis pela compra do equipamento, que no caso pode ser: o Setor de Compras ou o Solicitante Solicitar Instalação Após a entrega dos equipamentos o solicitante deverá entrar em contato com o Helpdesk da GTIT e solicitar a instalação dos mesmos. 11

12 Notificar Técnico Uma vez cadastrado a solicitação no sistema de Helpdesk automaticamente será emitido uma notificação para o técnico responsável. Nesta notificação deverão constar informações mínimas para poder realizar a instalação Atender Solicitação Após a liberação dos equipamentos pela expedição e a liberação do atendimento pelo Helpdesk, o técnico poderá realizar o atendimento nos locais relacionados pelo solicitante. Caso não seja possível atender a solicitação por algum motivo não previsto, este poderá encaminhar-la para o responsável da avaliação na GTIT para um estudo da situação ou para o Helpdesk. 12

13 Diagrama do Workflow da Solicitação de Equipamento 13