A IMPORTÂNCIA DA CONTROLADORIA NAS EMPRESAS DE PEQUENO E MÉDIO PORTE

UNIVERSIDADE ESTADUAL DE GOIÁS UNIDADE UNIVERSITÁRIA DE CIÊNCIAS SÓCIO-ECONÔMICAS E HUMANAS CIÊNCIAS CONTÁBEIS 4º ANO Cleide Helena Aparecida de Oliveira Thiago Henrique Coelho A IMPORTÂNCIA DA CONTROLADORIA NAS EMPRESAS DE PEQUENO E MÉDIO PORTE Anápolis-GO 2012

Cleide Helena Aparecida de Oliveira Thiago Henrique Coelho A IMPORTÂNCIA DA CONTROLADORIA NAS EMPRESAS DE PEQUENO E MÉDIO PORTE Trabalho apresentado ao curso de Ciências Contábeis, 4º ano da Universidade Estadual de Goiás, como requisito para avaliação de 2º bimestre da matéria aplicada de Núcleo Interdisciplinar de Estudos Independentes, Orientada pelo Professor Ubirajara G. S. Junior. Anápolis-GO 2012 2

RESUMO O presente trabalho acadêmico busca fazer uma revisão bibliográfica acerca de informações, conceitos e fundamentos que tratam da aplicabilidade e importância da controladoria nas empresas de pequeno e médio porte. Para a elaboração do desenvolvimento do trabalho foram feitas pesquisas em referenciais teóricos que trazem em sua composição assuntos relevantes a Controladoria, com a finalidade de entendimento sobre métodos e praticas de controle de finanças, e a analise dos mesmos, para posteriormente possíveis projetos de aplicação do controle dos setores financeiros e sistemas de custeio em geral. O enfoque principal do assunto abordado é o reflexo da Controladoria no desenvolvimento econômico da entidade. Palavras-chave: Controle. Finanças. Contabilidade.

SUMÁRIO INTRODUÇÃO... 5 CONSIDERAÇÕES GERAIS... 6 SITUAÇÃO PROBLEMA... 6 OBJETIVOS... 7 Objetivo Geral... 7 Objetivos Específicos... 7 JUSTIFICATIVA... 8 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA... 9 Contabilidade... 9 Controladoria... 9 Atuação da Controladoria... 9 O Controller... 10 Controle... 10 Fases do Processo:... 11 Tomada de Decisão... 11 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS... 14 4

INTRODUÇÃO Segundo Castelli (1999), a Controladoria tem como sua missão Assegurar a otimização do resultado econômico da empresa, e entre os seus principais objetivos destacam-se: promoção da eficácia organizacional, viabilização da gestão econômica, promoção e interação entre as áreas de responsabilidades, indicações das correções de rumo, monitoramento da execução dos objetivos estabelecidos. A filosofia de atuação da controladoria é coordenar esforços visando à sinergia das ações, participação ativa no processo de planejamento, interação e apoio às áreas operacionais, induções às melhores decisões para a empresa como um todo, credibilidade, persuasão e motivação. Em algumas empresas, devido ao seu porte, cultura ou qualquer outro fator interno é possível não existir a Controladoria propriamente dita, no entanto, é importante identificar quem são os gestores e setores responsáveis por tentar preencher essa lacuna. As Empresas de Pequeno e médio porte têm grande peso na economia, pois, absorve grande parte da Mão de obra do país, com isso se destacam como ferramenta socioeconômica e também assimilam facilmente as inovações tecnológicas. Essas empresas são responsáveis pelo desenvolvimento regional e estimula o empreendedorismo, e como peça chave a controladoria auxilia os administradores fornecendo informações que visam o planejamento e controle.

CONSIDERAÇÕES GERAIS Devido à concorrência cada vez mais acirrada, as empresas de pequeno e médio porte estão ficando conscientes de que as transformações na forma de gerenciar os negócios são inevitáveis. As empresas atualmente vivem e disputam espaço num ambiente empresarial alicerçado de controles e informações e por isso é necessário a utilização desses elementos para medir o desempenho e gerir suas atividades operacionais. A controladoria se faz peça chave como ferramenta de gerenciamento administrativo, cujos seus indicadores concentram-se na visão estratégica da organização, assim como dos controles necessários para alcançar os objetivos. Dessa maneira, a controladoria passou a ser um instrumento robusto para a gestão estratégica dos negócios independentemente de seu porte ou ramo de atividade. SITUAÇÃO PROBLEMA Segundo dados estatísticos SEBRAE, as empresas quebram antes de completar dois anos de atividades. Entre os fatores que dificultam a sobrevivência desses pequenos empreendimentos pode-se destacar: ineficiente conhecimento sobre a atividade que se pretende investir, abertura de negócios com recursos insuficientes, ingerência financeira, falta de apoio do governo, excessos de carga tributária, ausência de controles internos, informações precárias para auxiliar no processo decisório e ausência de planejamento. No que se refere à problemática exposta, acredita-se que um sistema de controladoria eficaz, poderá minimizar esses problemas. Pois, o controle e gerenciamento do ambiente interno e externo das empresas, independente de seu porte podem propiciar melhores condições para sobrevivência, principalmente em cenários competitivos. Diante do contexto exposto questiona-se: é possível adequar às metodologias de controladoria voltadas para grandes empresas às pequenas e medias empresas? 6

OBJETIVOS Objetivo Geral: Expor de modo analítico e conceitual na forma de revisão bibliográfica a importância da controladoria nas empresas de pequeno e médio porte. Objetivos específicos: Estudar as peculiaridades e especificidades da gestão empresarial da empresa; Identificar quais os procedimentos necessários para implantação de um sistema de Controladoria; Analisar possíveis melhorias e condições de aplicação de controle.

JUSTIFICATIVA Atualmente, o foco das empresas está direcionado para aperfeiçoamento dos processos gerenciais de recursos e a geração de riqueza, no entanto, com a globalização dos mercados, e a intensificação da concorrência, a busca pela eficiência dos processos passou a ser regra fundamental para manutenção dos negócios. Neste cenário altamente competitivo, para que uma empresa tenha uma administração voltada as eficiências dos processos e por conseqüência geração de riqueza, há uma necessidade cada vez maior da especialização dos sistemas de administração, neste sentido, ferramentas como planejamento e controles internos são essências. A controladoria está intimamente ligada ao planejamento, através dos instrumentos de controle interno é possível obter informações relevantes para implementação do planejamento e uma eficiente política de planejamento consegue desenvolver melhores controles internos (DUTRA, 2003). Diante do atual cenário, acredita-se que é oportuno um estudo sobre controles internos, principalmente sobre as empresas de pequeno e médio porte. A execução de uma pesquisa nessa área faz-se de fundamental relevância para auxiliar no aperfeiçoamento do nosso aprendizado acadêmico, especificamente por abranger nossa realidade econômica local, economia predominantemente voltada aos pequenos e médios negócios e que almeja o desenvolvimento regional econômico-social sustentável. 8

REVISÃO BIBLIOGRÁFICA Contabilidade A Contabilidade segundo Marion (1989) É o instrumento que fornece o máximo de informações úteis para a tomada de decisões dentro e fora da empresa. Ela é muito antiga e sempre existiu para auxiliar as pessoas a tomarem decisões. Controladoria Segundo Padoveze (2003): A Controladoria pode ser definida, como a unidade administrativa responsável pela utilização de todo o conjunto da Ciência Contábil dentro da empresa. Como a Ciência Contábil é a ciência do controle em todos os aspectos temporais passado, presente e futuro, e como a Ciência Social exige a comunicação de informação, no caso a econômica, à Controladoria cabe a responsabilidade de implantar, desenvolver, aplicar e coordenar todo o ferramental da Ciência Contábil dentro da empresa, nas suas mais diversas necessidades. Para Peleias (2002): A atuação da Controladoria abrange a totalidade do processo de formação de resultados nas empresas, considerando os aspectos tecnológicos, operacionais, estruturais, sociais, quantitativos e outros que sejam necessários, de acordo com o tipo de organização no qual essa área venha a ser implantada. E segundo Franco et al (1997): A missão da Controladoria é otimizar os resultados econômicos da empresa através da definição de um modelo de informações baseado no modelo de gestão. Com base na definição desses três autores renomados entendemos que a Controladoria é um segmento da contabilidade com foco diretamente ligado ao processo decisório das empresas. Ou seja, a Controladoria tem atuação direta no processo de formação de resultados. Atuação da Controladoria A atuação da Controladoria está diretamente ligada à gestão da empresa e para atuar da forma mais eficiente possível é necessário que esta seja concebida como uma área autônoma, pois somente assim poderá atingir seus objetivos e cumprir sua missão. A

autonomia da Controladoria também se mostra necessária no que diz respeito à imparcialidade na orientação das decisões a serem tomadas. Em algumas empresas, devido ao seu porte, cultura ou qualquer outro fator interno é possível não existir a Controladoria propriamente dita, no entanto, é importante identificar quem são os gestores e setores responsáveis por tentar preencher essa lacuna. O Controller A função do controller é iminentemente contábil, o mesmo deve ter um profundo conhecimento em administração, pois assim exige seu cargo e sua atividade dentro da empresa. O Controller acompanha o plano de ação da empresa, avaliando a atuação de todos os gestores, de forma que possam ser alcançados os resultados, global e setorial. Ele organiza e relata dados importantes, exerce influência fazendo com que os gestores tomem decisões lógicas e concernentes com a missão e objetivos da empresa. Para Franco et al (1997): Esse papel difere grandemente de empresa para empresa. Dependendo do porte e estrutura organizacional, a função de Controladoria pode atuar de formas diferentes e dentro dos mais diversos níveis da administração. Controle O controle deve ser contínuo e recorrente, avaliando o grau de adesão entre os planos e sua execução, é a etapa do processo onde se analisa os desvios, procurando identificar as causas, direcionando as ações corretivas, observando o acontecimento no cenário futuro, com o fim de alcançar os objetivos propostos. É exercido por todos os gestores da empresa, apoiado pela Controladoria, tem como suporte os relatórios obtidos do sistema de informação, utilizados para avaliação dos resultados e desempenhos. 10

Fases do Processo: Planejamento Estratégico: Tem a Finalidade de garantir a missão e continuidade da empresa e os produtos são as Diretrizes e Políticas Estratégicas. Planejamento Operacional: Tem a Finalidade de otimizar o resultado a médio prazo e o Produto é o Plano Operacional. Execução: A Finalidade é otimizar o resultado de cada transação e o Produto é a Transação. Controle: A Finalidade é corrigir e ajustar para garantir a otimização e os Produtos são as ações Corretivas. Fonte: Adaptado de (PADOVEZE, 2003). Tomada de Decisão Para Peleias (2002): O exercício da decisão reforça as expectativas sobre seus efeitos futuros, pois as escolhas são sempre realizadas com base em eventos esperados (os resultados que se espera atingir), de acordo com probabilidades, muitas vezes subjetivas, e conjecturas com relação ao futuro.. Uma das principais ferramentas que a Controladoria utiliza na tomada de decisões, buscando monitorar as operações e a lucratividade, é o Orçamento Empresarial Anual, também denominado Planejamento Orçamentário Anual e até mesmo de Orçamento Base Zero ou Base Histórica (RAZA,2008). Para o Planejamento Orçamentário, o que não deveria faltar nas empresas, mesmo nas de pequeno e médio porte, a Controladoria tem que buscar dados em todos os departamentos, iniciando-se com uma previsão de Vendas. Planejamento Orçamentário é composto de 4 peças principais, I- Lucros e Perdas, II- Plano de Investimentos, III- Fluxo de Caixa e IV- Projeção do Balanço. I-) Lucros e Perdas ou DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício) 1. Previsão de Vendas por Produto, com quantidades e valores.

2. Custo dos Produtos, conforme estrutura de informações da empresa, com consumo de Matéria Prima e Materiais Auxiliares, que será utilizado na programação de compras e cálculo dos Produtos Vendidos ou fabricados. 3. Previsão dos Impostos sobre Vendas, com definições aproximadas das regiões a serem enviados, com a identificação dos produtos, para facilitar o cálculo do IPI, ICMS, PIS, COFINS, com suas alíquotas, isenções e reduções da base de cálculo. 4. Previsão das Despesas Variáveis, tais como, Fretes, Carretos, Comissões, etc. para o cálculo da Margem de Contribuição da empresa, e se possível por produto, identificando quais produtos estão com Margem de Contribuição baixa, ou até mesmo sem condições de cobrir as Despesas Fixas, para que não venha a comer o lucro dos demais produtos. 5. Previsão das Despesas Fixas, aquelas que faturando ou não deverão ser pagas, tais como; Salários e Encargos de Fábrica e da Administração Geral, Alugueis, Água, Luz, Telefone, etc. 6. Lucro Antes do Imposto de Renda e da Contribuição Social, o conhecido LAIR, e aí ficara sabendo se a decisão que a empresa escolheu sobre o Regime Tributário foi acertada, tais como; Regime Tributário Simples Nacional, Regime Tributário do Lucro Presumido ou Regime Tributário do Lucro Real. Logicamente esta opção de um Regime para outro só poderá ser feito uma vez ao ano, em janeiro; mas se bem monitorado a empresa poderá ganhar ou deixar de pagar impostos desnecessariamente; irá ganhar mais pela escolha do Regime Tributário correto, do que até mesmo pela lucratividade normal dos produtos. II-) Plano de Investimentos, fundamental, pois irão constar todos os investimentos em Máquinas, Equipamentos, Imóveis, Construções, Reformas, Ampliações, etc., com um cronograma de datas e dos gastos por tipo de investimento; estes dados ser colocados no Fluxo de Caixa como saída de dinheiro. divido em: III-) Fluxo de Caixa ou Cash Flow, peça também fundamental nas organizações, Está Entradas de Recursos ou Recebimentos, como Duplicatas a Receber, Vendas a Vista, Juros Recebidos, Outras Entradas. 12

Saídas de Recursos ou Pagamentos, como, Fornecedores, Salários, Encargos, Impostos, outros pagamentos, etc. Saldo Disponível de Recursos, que irá informar diariamente, semanalmente ou mensalmente, sua disponibilidade ou necessidade de dinheiro, antecipando uma busca de recursos em banco para cobrir o déficit de caixa. IV-) Projeção do Balanço, nem todas as empresas fazem uma projeção de Balanço, principalmente as pequenas que se utilizam dos serviços de um Escritório de Contabilidade, usam somente um projeção de Lucros e Perdas ou DRE. Depois de todo esse trabalho de busca de dados monta-se o Planejamento e a Controladoria irá monitorar e comparar mês a mês o que foi previsto com o realizado para ter a certeza que o resultado final possa ser alcançado. É o departamento responsável pelo projeto de Controladoria, executa a elaboração, implementação e manutenção do sistema integrado de informações operacionais, financeiras e contábeis da instituição. E tem por objetivo garantir informações adequadas ao processo decisório, colaborar com os gestores, focando na obtenção da eficácia empresarial. A tarefa fica a cargo do Controller, envolvido em todos os estágios da função de controle, que vai desde a análise de sistemas à identificacão de problemas, passando pela implementação de mudanças e finalizando nos relatórios de controle, os quais são responsáveis pêlos registros dos resultados das alterações apresentadas. A Controladoria deve primar para garantir o cumprimento da missão empresarial, continuidade dos negócios da empresa e satisfação para o cliente e aos responsáveis pelas tomadas de decisões.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CATELLI, Armando. Controladoria: uma abordagem da Gestão Econômica-GECON, São Paulo, Atlas, 1999. DUTRA, René Gomes. Custos: uma abordagem prática. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2003. FRANCO, Hilário; MARRA, Ernesto. Auditoria contábil: normas de auditoria, procedimentos e papeis de trabalho, programas de auditoria, relatórios de auditoria. 4. ed.são Paulo: Atlas, 2001. JUNIOR, José Hernandez Perez, PESTANA, Armando Oliveira, FRANCO, Sergio Paulo Cintra: Controladoria de Gestão, Teoria e Prática: São Paulo: Ed. Atlas, 1997. MARION, José Carlos: Contabilidade Básica:São Paulo: Ed. Atlas, 1990. MOSIMANN, Clara Pellegrinello, FISH, Sílvio:Controladoria Seu Papel na Administração de Empresas: São Paulo: Ed. Atlas, 1999. NAKAGAWA, Masayuki: Introdução à Controladoria, Conceitos, Sistemas, Implementação, São Paulo: Ed. Atlas, 1993. PADOVEZE, Clóvis Luís: Controladoria Estratégica e Operacional, São Paulo: Ed.Thomson, 2003. PELEIAS; Ivam Ricardo: Controladoria, Gestão Eficaz utilizando Padrões, São Paulo: Ed. Saraiva, 2002. RAZA, C.; Controladoria Fonte De Informações Para Tomada De Decisões. Disponível em: <http://www.artigonal.com/gestao-artigos/controladoria-fonte-de-informacoes-paratomada-de-decisoes-703982.html>. Acesso em 13 de jun. de 2012. 14