Manual Operacional do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCDP Fevereiro de 2008 (Módulo Prestação de Contas)
Índice 1. Prestação de Contas Página 3 1.1. Prestação de Contas Página 3 1.2. Devolução de Valores Página 7 1.3. Ajustar PCDP Página 10 2
1. Prestação de Contas 1.1. Prestação de Contas Permite ao Solicitante visualizar todos os valores previstos em uma viagem, informar os valores realmente gastos, confirmando as despesas previstas com as realizadas, e alterar os trechos cadastrados na viagem inicial, adequando-a à situação de fato. Para iniciar a prestação de contas, o Solicitante tem em mãos a documentação necessária para a comprovação da viagem, isto é, os canhotos dos cartões de embarque, mais o Relatório de Viagem, nas viagens ao exterior. Se houver alguma norma interna que trate deste assunto, esta também deve ser atendida. Em seguida, acesse a funcionalidade PRESTAÇÃO DE CONTAS e selecione a PCDP, por meio das opções: - Todas; - Pelo número; - Pelo nome do Proposto. Selecionada a PCDP, responda a pergunta: A viagem foi realizada? Sim Não Se o Proposto afastou-se da sua localidade Sede, responda SIM. Caso contrário, a viagem não foi iniciada, responda NÃO e justifique o motivo da não realização. Clique OK. 3
Digitalizar os documentos de comprovação da viagem, salvar em Meus Documentos e anexar à PCDP. Clicar em Anexos. Para anexar o documento clicar em Procurar -> Selecionar o Documento -> Nomear o Documento -> Definir o Tipo de Documento -> Anexar. Visualizar o anexo para confirmar se está correto. Se necessário, preencher o campo de Observações. Anexados os documentos comprobatórios da viagem e esta tenha ocorrido conforme o planejamento inicial, o Solicitante acrescenta as Observações e Justificativas que se fizerem necessárias, clica na tecla Encaminhar e envia a PCDP para a aprovação da Prestação de Contas pelo Proponente. 4
Caso tenha ocorrido alguma alteração imprevista no transcorrer da viagem, esta deve ser inserida na PCDP. Para adaptar a PCDP à realidade dos fatos, o Solicitante tem que clicar na tecla Trechos. A funcionalidade Trechos disponibiliza o roteiro da viagem ao Solicitante para que sejam feitas as alterações na PCDP, ajustando-a ao que foi realizado. Clicar no trecho para proceder as alterações. Se não forem necessárias as alterações clicar na tecla Cancelar. Nesta opção, é possível ao Solicitante Alterar e Excluir o trecho, bem como Incluir um novo. Ao realizar estas alterações, automaticamente o SCDP recalcula os valores da viagem, gerando o valor a Reembolsar ou a Devolver. Se o valor é a Reembolsar, a PCDP volta para o fluxo de aprovações. Se a Devolver, a PCDP vai para o módulo de Devolução de Valor. Realizadas as alterações, o Solicitante Salva e Encaminha a PCDP. 5
Na Prestação de Contas é possível informar, no campo Restituição, o pagamento de despesas relacionadas com a viagem (passagens, remarcação de bilhetes, etc). Ressaltamos que este campo é apenas informativo e que o pagamento deve ser feito em processo externo ao SCDP. Na Prestação de Contas é possível fazer o pagamento de despesas extras, relacionadas a diárias. Para isto, calcular o valor a pagar e lançar no campo Reembolso de Despesas Extras, justificar o motivo e clicar em Atualizar. Ao Encaminhar a PCDP vai para o fluxo de aprovações. Feitos os ajustes devidos, anexados os documentos e lançadas as observações e justificativas necessárias, o Solicitante confirma que o Proposto devolveu os comprovantes das despesas, do bilhete da viagem e os comprovantes de embarques. Em seguida, clicar no campo Encaminhar, para a aprovação da Prestação de Contas pelo Proponente. 6
1.2. Devolução de Valores Módulo disponível para os perfis Solicitante e Coordenador Financeiro. O Solicitante, que tem a atribuição de realizar a Prestação de Contas, recebe a GRU, confere a autenticidade do pagamento, digitaliza o documento e anexa ao processo e dá baixa na dívida gerada. O Coordenador Financeiro acompanha as viagens, e seus propostos, que possuem valores a devolver, dentro do seu órgão de atuação, tomando as providências necessárias para a efetividade do processo. Por decisão interna de cada instituição, este procedimento pode ser atribuído apenas ao Solicitante, apenas ao Coordenador Financeiro ou dividido entre ambos. Para informar os valores devolvidos, após o recebimento da GRU e da verificação de sua autenticidade, o Solicitante acessa a funcionalidade Prestação de Contas -> Devolução de Valores. Selecionar a PCDP que será dada a baixa do valor, clicando no campo respectivo. 7
Conferir o valor a devolver com o valor devolvido, digitalizar a GRU, salvar na pasta Meus Documentos (ou outra) e anexar ao processo. Clicar em Anexos. Para anexar, clicar em Procurar -> Selecionar Arquivo -> Abrir -> Nomear documento -> Definir tipo de documento (GRU) ->Anexar. Em seguida Visualizar o documento para confirmar a anexação. Anexada a GRU, anotar o número que identifique o recolhimento, fazer as observações que forem pertinentes e Encaminhar a PCDP para a aprovação do Proponente. 8
Para a correção da PCDP, clicar em Corrigir e enviá-la novamente para o módulo Prestação de Contas. 9
1.3. Ajustar PCDP Esse módulo serve para retornar a PCDP ao fluxo, caso a prestação de contas já tenha sido iniciada indevidamente. Clique no módulo de prestação de contas e depois em Ajustar PCDP Você pode localizar a PCDP tanto pelo número da PCDP, quanto pelo nome do proposto. Após selecionar uma das opções e informar a PCDP desejada, clique em OK 10
Justificar o porque do reposicionamento e clica em confirma. Você confirma o ajuste da PCDP e clica em OK. 11
A PCDP foi reposicionada no início da prestação de contas. 12