5. Prestação de Contas 5.1. Prestação de Contas

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1 5. Prestação de Contas 5.1. Prestação de Contas Permite ao Solicitante visualizar todos os valores previstos em uma viagem, informar os valores realmente gastos, confirmando as despesas previstas com as realizadas, e alterar os trechos cadastrados na viagem inicial, adequando-a à situação de fato. Para iniciar a prestação de contas, o Solicitante deverá solicitar ao Proposto documentação necessária para a comprovação da viagem, isto é, os canhotos dos cartões de embarque, mais o Relatório de Viagem para serem digitalizados e anexados ao sistema. Em seguida, acesse a funcionalidade PRESTAÇÃO DE CONTAS e selecione a PCDP, por meio das opções: - Todas; - Pelo número; - Pelo nome do Proposto. Selecionada a PCDP, responda a pergunta: A viagem foi realizada? Sim Não Se o Proposto afastou-se da sua localidade Sede, responda SIM. Caso contrário, a viagem não foi iniciada, responda NÃO e justifique o motivo da não realização. Clique OK.

2 Digitalizar os documentos de comprovação da viagem, salvar em Meus Documentos e anexar à PCDP. Clicar em Anexos. Para anexar o documento clicar em Procurar -> Selecionar o Documento -> Nomear o Documento -> Definir o Tipo de Documento -> Anexar. Visualizar o anexo para confirmar se está correto. Se necessário, preencher o campo de Observações. Anexados os documentos comprobatórios da viagem e esta tenha ocorrido conforme o planejamento inicial, o Solicitante acrescenta as Observações e Justificativas que se fizerem necessárias, clica na tecla Encaminhar e envia a PCDP para a aprovação da Prestação de Contas pelo Proponente. 2

3 Caso tenha ocorrido alguma alteração imprevista no transcorrer da viagem, esta deve ser inserida na PCDP. Para adaptar a PCDP à realidade dos fatos, o Solicitante tem que clicar na tecla Trechos. A funcionalidade Trechos disponibiliza o roteiro da viagem ao Solicitante para que sejam feitas as alterações na PCDP, ajustando-a ao que foi realizado. Clicar no trecho para proceder as alterações. Se não forem necessárias as alterações clicar na tecla Cancelar. Nesta opção, é possível ao Solicitante Alterar e Excluir o trecho, bem como Incluir um novo. Ao realizar estas alterações, automaticamente o SCDP recalcula os valores da viagem, gerando o valor a Reembolsar ou a Devolver. Se o valor é a Reembolsar, a PCDP volta para o fluxo de aprovações. Se a Devolver, a PCDP vai para o módulo de Devolução de Valor. Realizadas as alterações, o Solicitante Salva e Encaminha a PCDP. Na Prestação de Contas é possível informar, no campo Restituição, o pagamento de despesas relacionadas com a viagem (passagens, remarcação de bilhetes, etc). Ressaltamos que este campo é apenas informativo e que o pagamento deve ser feito em processo externo ao SCDP. 3

4 Na Prestação de Contas é possível fazer o pagamento de despesas extras, relacionadas a diárias. Para isto, calcular o valor a pagar e lançar no campo Reembolso de Despesas Extras, justificar o motivo e clicar em Atualizar. Ao Encaminhar a PCDP vai para o fluxo de aprovações. Feitos os ajustes devidos, anexados os documentos e lançadas as observações e justificativas necessárias, o Solicitante confirma que o Proposto devolveu os comprovantes das despesas, do bilhete da viagem e os comprovantes de embarques. Em seguida, clicar no campo Encaminhar, para a aprovação da Prestação de Contas pelo Proponente Devolução de Valores Módulo disponível para os perfis Solicitante e Coordenador Financeiro. O Solicitante, que tem a atribuição de realizar a Prestação de Contas, recebe a GRU, confere a autenticidade 4

5 do pagamento, digitaliza o documento e anexa ao processo e dá baixa na dívida gerada. O Coordenador Financeiro acompanha as viagens, e seus Propostos, que possuem valores a devolver, dentro do seu órgão de atuação, tomando as providências necessárias para a efetividade do processo. Para informar os valores devolvidos, após o recebimento da GRU e da verificação de sua autenticidade, o Solicitante acessa a funcionalidade Prestação de Contas -> Devolução de Valores. Selecionar a PCDP que será dada a baixa do valor, clicando no campo respectivo. 5

6 Conferir o valor a devolver com o valor devolvido, digitalizar a GRU, salvar na pasta Meus Documentos (ou outra) e anexar ao processo. Clicar em Anexos. Para anexar, clicar em Procurar -> Selecionar Arquivo -> Abrir -> Nomear documento -> Definir tipo de documento (GRU) ->Anexar. Em seguida Visualizar o documento para confirmar a anexação. Anexada a GRU, anotar o número que identifique o recolhimento, fazer as observações que forem pertinentes e Encaminhar a PCDP para a aprovação do Proponente. Para a correção da PCDP, clicar em Corrigir e enviá-la novamente para o módulo Prestação de Contas. 6

7 5.3. Ajustar PCDP Esse módulo serve para retornar a PCDP ao fluxo, caso a prestação de contas já tenha sido iniciada indevidamente. 7

8 Clique no módulo de prestação de contas e depois em Ajustar PCDP Você pode localizar a PCDP tanto pelo número da PCDP, quanto pelo nome do proposto. Após selecionar uma das opções e informar a PCDP desejada, clique em OK 8

9 Justificar o porque do reposicionamento e clica em confirma. Você confirma o ajuste da PCDP e clica em OK. 9

10 A PCDP foi reposicionada no início da prestação de contas. 10