Administração dos Serviços de Compra Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais Noções Fundamentais de Compras A arte de comprar está se tornando cada vez mais uma profissão e cada vez menos um jogo de sorte. Mas o que é comprar? Comprar é procurar e providenciar a entrega de materiais, na qualidade especificada e no prazo necessário, a um preço justo, para o funcionamento, a manutenção ou a ampliação da empresa. 1
Ou ainda... é a unidade organizacional que, agindo em nome das atividades requisitantes, compra o material certo 1, ao preço certo 2, na hora certa 3, na quantidade certa 4 e da fonte certa 5. Material Certo: atende as necessidades e as especificações solicitadas pelos setores que irão utilizar o material; Preço Certo: há os setores de pesquisa e análise de compras, os quais são responsáveis para calcular o preço objetivo. Entende-se por preço objetivo o valor que leva em consideração: a mãode-obra envolvida, o custo da matériaprima, o mercado e também o lucro; Hora Certa: o produto deve ser entregue na hora certa e no local certo de modo a atender as expectativas do cliente não deixando espaço para a concorrência; Quantidade Certa: levando-se em consideração a gestão de estoque, sabe-se que há custos para armazenar um estoque, bem como o capital investido, os custos de obter, etc. Então leva-se em consideração as quantidades realmente necessárias para poder otimizar os custos dos materiais em estoque; 2
Fonte Certa: é necessário ter o fornecedor certo, um fornecedor parceiro, pois para compras é fundamental a garantia de que a empresa receberá o material no prazo estipulado, na quantidade certa, com a qualidade requerida. Diante disso, é fundamental ter um cadastro de fornecedor sério e responsável para com as entregas. Funções de Compras: Cadastramento de Fornecedores; Coleta de Preços; Definição quanto ao transporte do material; Julgamento de Propostas; Diligenciamento do preço, do prazo e da qualidade do material; Recebimento e Colocação da compra. Fluxo Sintético de Compras... Recebimento da Requisição de Compras; Escolha dos Fornecedores; Consulta aos Fornecedores; Recebimento das Propostas; Montagem do Mapa Comparativo de Preços; Análise das propostas e escolha; Emissão do documento contratual; Diligenciamento; Recebimento. 3
Objetivo de Compras... Comprar os materiais certos, com a qualidade exigida nas quantidades necessárias, no tempo requerido, nas melhores condições de preço e na fonte certa Para o alcance dos objetivos, deve-se: Atender o cronograma de produção, através do fornecimento contínuo de materiais; Estocar ao mínimo, sem comprometer a segurança da produção desde que represente uma economia para a organização; Evitar multiplicidade de itens similares, o desperdício, deterioração e obsolescência; Manter a qualidade dos materiais; Adquirir os materiais a baixo custo sem prejuízo da qualidade; Manter atualizado o cadastro de fornecedores. Tipos de Compras: Compra para investimento: equivale as compras de bens e equipamentos que compõem o ativo da empresa; Compras para consumo: ( materiais produtivos e materiais improdutivo): - materiais para a produção; - materiais para escritório; 4
A compra pode ser classificada em Locais ou Por Importação: Compras Locais: pode ser realizada no setor privado ou público e envolve licitações e certas formalidades colocadas por lei; Compras por Importação: envolve o administrador com especialidade em comércio exterior As etapas para a Compras por Importação são: Processamento de fatura pro forma; Processamento junto ao Departamento de Comércio Exterior DECEX- dos documentos necessários à importação; Compra de câmbio, para pagamento contra carta de crédito irrevogável; Acompanhamento das ordens de compra no exterior; Solicitação de averbações de seguro de transporte; Recebimento da mercadoria em aeroporto ou porto; Pagamento de direitos alfandegários; Reclamação à seguradora, quando for o caso Quanto a formalização as compras podem ser: Formais: quando há documento de oficialização de compra; Informais: não há burocracias. 5
Sequência lógica de Compras: O que comprar? Quanto comprar? Quando comprar? Onde comprar? Como comprar? Outros fatores: preço, prazo, qualidade, formas de pagamento assistência técnica. Vantagens da centralização de Compras: Melhor aproveitamento das verbas para compras; Melhor controle; Melhor aproveitamento de pessoal; Melhoramento das relações com os fornecedores. Melhor organização do serviço; Poder de negociação para melhoria dos preços junto aos fornecedores; Economia de escala na aquisição centralizada, gerando custos mais baixos; Sortimento de produtos com mais consistência; Obs: Comitê de compras ( experiência) 6
Seleção de Fornecedores: Pode ser realizada através de: Etapa 1: Levantamento e Pesquisa de Mercado Cadastro de fornecedores do órgão de compras; Edital de convocação; Guias comerciais e industriais; Catálogos de fornecedores; Revistas especializadas; Catálogos telefônicos; Associações profissionais e sindicatos industriais Etapa 2: Análise e Classificação Avaliação do fornecedor. Etapa 3: Avaliação de Desempenho Acompanhamento do fornecedor no cumprimento do contrato. Compras x Custos Industriais Os custos industriais representam um percentual considerável na composição final do preço de venda. Custo Industrial = Custo de Aquisição + Custo de Transformação Obs: Tabela 1 7
Cuidados ao comprar: Comprar as quantidades necessárias para atender o planejamento de produção; Comprar com prazos que não venham prejudicar o cronograma de produção; As pressões existentes entre os departamentos de produção, compras e vendas, quanto ao fornecimento e prazos a serem cumpridos. Pedido de Compra Após a cotação de preço e análise da melhor proposta para o fornecimento, o setor de compras emite o pedido de compras para a empresa escolhida. O pedido deverá ter clareza na descrição dos materiais a ser comprado. Deverá ser emitido em 3 vias, sendo a 1ª e a 2ª envidada ao fornecedor, o qual colocará ciente na 2ª e a devolverá. A 3ª via funciona como follow up do pedido. Obs: Modelos de vias: pagínas: 54 e 55 da apostila Recebimento de Materiais: Verificar: Especificação técnica; Qualidade dos materiais; Quantidade; Preço; Prazo de entrega; Condições de pagamento. Obs: Exemplo de ficha de recepção página 56. 8
Armazenamento Deve-se considerar: Volume das mercadorias; Espaço disponível; Resistência; Tipo de mercadoria; Temperatura; Umidade; Incidência de Sol ou Chuva; Manutenção das embalagens; Tipos de embalagens; Velocidade necessária no atendimento; Sistema de estocagem escolhido. Quanto ao sistema de estocagem, o mesmo deve seguir algumas técnicas tais como: Carga Unitária (Pallets); Caixas ou Gavetas; Prateleiras; Raques; Empilhamento; Container Flexível. EXERCÍCIOS 9
Cotação de Preços: VA = VF (1+i) n Exercícios: página 53 10