Atividades do Almoxarifado

Transcrição

1 Almoxarifado Responsável pelo recebimento, armazenagem, controle e expedição dos materiais de uma organização. Recebe para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa; Entrega os materiais mediante requisições; Mantém atualizados os registros necessários. Objetivos: Impedir divergência de inventários, seja por deterioração, danos físicos, perdas ou roubos. Otimização na utilização dos recursos 1

2 Atividades do Almoxarifado 2

3 Recebimento Ato pelo qual uma equipe recebe do fornecedor os materiais e efetua as conferências necessárias para dar o aceite dos produtos. Intermediação das tarefas de compra e de armazenamento. Objetivo: assegurar que o material esteja em conformidade com as especificações constantes no contrato. 3

4 Fases do Recebimento 4

5 Lei 8666/93 Art. 73. Executado o contrato, o seu objeto será recebido: I em se tratando de obras e serviços: a) provisoriamente, pelo responsável por seu acompanhamento e fiscalização, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes em até 15 (quinze) dias da comunicação escrita do contratado; b) definitivamente, por servidor ou comissão designada pela autoridade competente, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes, após o decurso do prazo de observação, ou vistoria que comprove a adequação do objeto aos termos contratuais, observado o disposto no art. 69 desta Lei; II em se tratando de compras ou locação de equipamentos: a) provisoriamente, para efeito de posterior verificação da conformidade do material com a especificação; b) definitivamente, após a verificação da qualidade e quantidade do material e consequente aceitação.

6 IN 205/88 DO RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO 3. Recebimento é o ato pelo qual o material encomendado é entregue ao órgão público no local previamente designado, não implicando em aceitação. Transfere apenas a responsabilidade pela guarda e conservação do material, do fornecedor ao órgão recebedor. Ocorrerá nos almoxarifados, salvo quando o mesmo não possa ou não deva ali ser estocado ou recebido, caso em que a entrega se fará nos locais designados. Qualquer que seja o local de recebimento, o registro de entrada do material será sempre no Almoxarifado São considerados documentos hábeis para recebimento, em tais casos rotineiros: a) Nota Fiscal, Fatura e Nota fiscal/fatura; b) Termo de Cessão/Doação ou Declaração exarada no processo relativo à Permuta; c) Guia de Remessa de Material ou Nota de Transferência; ou d) Guia de Produção Desses documentos constarão, obrigatoriamente: descrição do material, quantidade, unidade de medida, preços (unitário e total) Aceitação é a operação segundo a qual se declara, na documentação fiscal, que o material recebido satisfaz às especificações contratadas O material recebido ficará dependendo, para sua aceitação, de: a) conferência; e, quando for o caso; b) exame qualitativo Quando o material não corresponder com exatidão ao que foi pedido, ou ainda, apresentar faltas ou defeitos, o encarregado do recebimento providenciará junto ao fornecedor a regularização da entrega para efeito de aceitação.

7 ARMAZENAGEM Compreende planejamento, coordenação, controle e desenvolvimento das operações destinadas a guarda, localização, segurança e preservação dos materiais. Envolve: Leiaute; Embalagem; Critérios usados para estocar; Localização dos materiais. 7

8 ARMAZENAGEM Um bom sistema de armazenagem considera: a natureza do material a ser armazenado - características físicas, químicas e biológicas; a quantidade de material; o local adequado - especificações técnicas de acondicionamento; a frequência de manipulação/movimentação; a política de manutenção e de segurança patrimonial; o capital disponível - relação custo x benefício; outras características interessantes para cada tipo de instituição. 8

9 ARMAZENAGEM Princípios: Agrupar materiais similares ou complementares ou agrupar materiais pela forma e volume para otimizar os espaços; Posicionar os materiais de maior giro próximos à saída; Utilizar fluxos simples, retos e diretos; reduzir, eliminar, combinar, simplificar movimentos. Padronizar métodos e equipamentos; Utilizar equipamentos flexíveis (evita a subutilização); Minimizar o manuseio do material e minimizar a distância percorrida; Utilizar equipamentos de armazenagem que permitam o aproveitamento vertical do espaço; Padronizar corredores e eliminar área de guarda de equipamentos. 9

10 Arranjo Físico (Leiaute Layout) Layout: arranjo de homens, máquinas e materiais para que a armazenagem ou produção de determinado produto se processe dentro do padrão máximo de economia processamento eficiente. Objetivo: permitir a movimentação adequada e manter os cuidados necessários com vistas a evitar a deterioração dos materiais. 10

11 Arranjo Físico (Leiaute Layout) Leiaute do Processo Produtivo: Product layout - material se desloca enquanto as máquinas permanecem fixas. Process layout - agrupamento de modo a realizar operações análogas em um mesmo local. Cellular layout - contém na sua estrutura todos os recursos transformadores necessários a atender o processamento Fixed-position layout (posicional) - produto ou projeto mantém-se estacionário, os recursos se movimentam. Hybrid layout - utiliza princípios dos demais e permite grande variedade de produtos. 11

12 Critérios de Armazenagem Vários: fragilidade; combustibilidade; volatilização; oxidação; explosividade; intoxicação; radiação; corrosão; inflamabilidade; volume; peso; forma. Objetivo: proporcionar um sistema de localização que possibilite o endereçamento e a perfeita identificação da localização dos materiais estocados. 12

13 Localização Algumas formas de distribuição ou colocação dos materiais no almoxarifado: Fixa (por Zona, ou por Agrupamento); Livre; Tamanho, Peso e Volume; Frequência; Especial. 13

14 Técnicas de Estocagem Carga unitária (paletização - unitização): embalagens de transporte que arranjam ou acondicionam certa quantidade de material para possibilitar o seu manuseio, transporte e armazenamento como se fosse uma unidade. 14

15 Técnicas de Estocagem Caixas ou Gavetas: ideal para materiais de pequenas dimensões (parafusos, arruelas, materiais de escritório, peças semiacabadas etc.). 15

16 Técnicas de Estocagem Prateleiras: materiais de tamanhos diversos; apoio de gavetas ou caixas padronizadas.meio de estocagem mais simples e econômico. 16

17 Técnicas de Estocagem Raques / Cantilever: são construídos para acomodar peças longas e estreitas como tubos, barras, tiras, etc. 17

18 Técnicas de Estocagem Empilhamento: variante da estocagem de caixas para aproveitamento do espaço vertical. As caixas ou pallets são empilhados uns sobre os outros, obedecendo a uma distribuição equitativa de cargas. Limites? 18

19 Técnicas de Estocagem Container Flexível: uma das técnicas mais recentes. Espécie de saco feito com tecido resistente e borracha vulcanizada, com um revestimento interno conforme o uso. 19

20 Classificação de Materiais oagrupar materiais de acordo com algum critério ou características semelhantes. odiferença entre identificação e classificação: Identificar é tornar único; Classificar é associar a uma classe, grupo. 20

21 Classificação Atributos - Viana Três atributos básicos de uma boa classificação: Abrangência: deve tratar de uma gama de características em vez de reunir apenas materiais para serem classificados. Flexibilidade: deve permitir conexão entre os diversos tipos de classificação. Praticidade: deve ser direta e simples. 21

22 Escopo da Classificação - Dias 1. Catalogação arrolar todos os itens em um catálogo, permitindo consulta e dando uma ideia geral da coleção; 2. Simplificação redução da grande diversidade de itens empregados para as mesmas finalidades. 3. Identificação (especificação) torná-lo único. 4. Normalização criar normas, prescrições de uso - definição da forma como o material deve ser utilizado. 5. Padronização estabelecer padrões para análise de materiais, a fim de permitir seu intercâmbio, possibilitando a redução de variedades e consequente economia; 6. Codificação conjuntos de números/letras inteligentes pelos quais facilmente identificamos e conhecemos o material. 22

23 Tipos Comuns de Classificação Por Estado de Conservação: Novos Reparados Inservíveis Obsoletos Sucata Imprestável Decreto /90 Bom Ocioso Recuperável Irrecuperável Antieconômico 23

24 Tipos Comuns de Classificação Materiais Críticos Materiais de reposição específica, geralmente peças ou itens sobressalentes, cuja demanda não é previsível e a decisão de estocar tem como base o risco. Críticos por problemas de obtenção: material importado; único fornecedor; falta no mercado; estratégico e de difícil obtenção ou fabricação. Críticos por razões econômicas: materiais de valor elevado com alto custo de armazenagem ou de transporte. Críticos por problemas de armazenagem ou transporte: materiais perecíveis, de alta periculosidade, elevado peso ou grandes dimensões. Críticos por problema de previsão: ser difícil prever seu uso Críticos por razões de segurança: materiais de alto custo de reposição ou para equipamento vital da produção. 24

25 Tipos Comuns de Classificação CLASSIFICAÇÃO OBJETIVO VANTAGEM Valor de consumo (ABC) Importância operacional (XYZ) Demanda (PQR) Perecibilidade Periculosidade Fazer ou comprar Dificuldade de aquisição Mercado fornecedor Quanto à aplicação Priorizar materiais de maior valor total (consumo, demanda) Mostrar a imprescindibilidade (a criticalidade e o grau de dificuldade para se obter o material ou um similar) dos materiais para funcionamento da empresa. Evidenciar os materiais mais populares do estoque (mais demandados, transacionados quantitativamente). Dar maior atenção ao material que é perecível. Dar maior atenção e cuidado no manuseio ao material que é perigoso. Decidir se o material deve ser comprado, fabricado internamente ou recondicionado. Verificar se os materiais são de fácil ou de difícil aquisição (fabricação especial, escassez, sazonalidade, monopólio, transporte especial etc.). Saber a origem dos materiais (nacional ou importado). Demonstra os materiais de grande investimento no estoque Demonstra os materiais vitais empresa. Mais importante: Z Mostra os materiais que mais circulam durante um período. Mais popular: P Identifica os materiais sujeitos à perda por perecimento, facilitando armazenagem e movimentação adequados. Identifica os materiais perigosos e incompatíveis com outros, facilitando armazenagem e movimentação adequados. Facilita a organização da programação e o planejamento de compras. Pode reduzir custos. Agiliza a reposição de estoques e evita a falta de materiais. Auxilia a elaboração dos programas de compra e importação. Produtivos, matérias primas, produtos em fabricação, materiais acabados, produtos acabados, 25 materiais de manutenção, materiais improdutivos, materiais de consumo geral.

26 Curva ABC o Usa o princípio de Pareto (80/20). o Considera a importância dos materiais, baseada nas quantidades utilizadas e no seu valor total. o Identifica os itens que merecem atenção e tratamento adequados, de acordo com sua importância relativa. o Facilita o planejamento e reduz os serviços burocráticos e a análise dos inventários. 26

27 Curva ABC o Divide os materiais em 3 grupos: Grupo A Grupo B Grupo C Obtém-se a curva por meio da ordenação dos itens em ordem decrescente de acordo com sua importância relativa. 27

28 Curva ABC Estoque da empresa X Código Quantidade Valor unitário Valor Total R$ 10,00 R$ 1.350, R$ 10,00 R$ 1.000, R$ 100,00 R$ 4.000, R$ 20,00 R$ 8.000, R$ 10,00 R$ , R$ 10,00 R$ , R$ 50,00 R$ 6.000, R$ 10,00 R$ 1.350,00 TOTAL R$ ,00 28

29 Curva ABC Passo 1: ordenar todas as linhas, tomando como critério o valor total encontrado, com os valores aparecendo em ordem decrescente, ou seja, do maior para o menor. Código Quantidade Valor unitário Valor Total R$ 10,00 R$ , R$ 10,00 R$ , R$ 20,00 R$ 8.000, R$ 50,00 R$ 6.000, R$ 100,00 R$ 4.000, R$ 10,00 R$ 1.350, R$ 10,00 R$ 1.350, R$ 10,00 R$ 1.000,00 TOTAL R$ ,00 29

30 Curva ABC Passo 2: calcular os percentuais relativos a cada item. Basta dividir o valor total de cada item pelo valor total do estoque. Código Quantidade Valor unit. Valor Total % R$ 10,00 R$ ,00 70,57% R$ 10,00 R$ ,00 14,11% R$ 20,00 R$ 8.000,00 5,65% R$ 50,00 R$ 6.000,00 4,23% 3 40 R$ 100,00 R$ 4.000,00 2,82% R$ 10,00 R$ 1.350,00 0,95% R$ 10,00 R$ 1.350,00 0,95% R$ 10,00 R$ 1.000,00 0,71% TOTAL R$ ,00 100,00% 30

31 Curva ABC Passo 3: acumula-se os valores percentuais na última coluna. Basta adicionar a cada item a soma das porcentagens anteriores. Código Quantidade Valor unitário Valor Total % % Acumulado R$ 10,00 R$ ,00 70,57% 70,57% R$ 10,00 R$ ,00 14,11% 84,69% R$ 20,00 R$ 8.000,00 5,65% 90,33% R$ 50,00 R$ 6.000,00 4,23% 94,57% 3 40 R$ 100,00 R$ 4.000,00 2,82% 97,39% R$ 10,00 R$ 1.350,00 0,95% 98,34% R$ 10,00 R$ 1.350,00 0,95% 99,29% R$ 10,00 R$ 1.000,00 0,71% 100,00% TOTAL R$ ,00 100,00% 31

32 Curva ABC Passo 4: faz-se o gráfico e a análise dos dados obtidos. Eixo y (vertical - ordenadas) = percentual acumulado; Eixo x (horizontal abcissas) = itens, em ordem decrescente de valor. 32

33 Curva ABC Deve-se escolher a proporção desejada para os itens A, B e C. Exemplo: proporção 70 x 20 x 10 Código Quant. Valor unitário Valor Total % % Acumulado Classe R$ 10,00 R$ ,00 70,57% 70,57% A R$ 10,00 R$ ,00 14,11% 84,69% B R$ 20,00 R$ 8.000,00 5,65% 90,33% B R$ 50,00 R$ 6.000,00 4,23% 94,57% C 3 40 R$ 100,00 R$ 3.000,00 2,82% 97,39% C R$ 10,00 R$ 1.350,00 0,95% 98,34% C R$ 10,00 R$ 1.350,00 0,95% 99,29% C R$ 10,00 R$ 1.000,00 0,71% 100,00% C 33

34 Curva ABC Análise dos resultados CLASSES Nº ITEM % ITENS VALOR ACUMULADO Código dos itens A 1 12,5 70,57 % 6 B ,76 % 4, 5 C 5 62,5 9,67 % 1, 2, 3, 7, 8 34

35 Curva ABC Aplicação prática: Reduzir em 20% do valor em estoque dos itens A (apenas 1 item), resulta em uma redução do valor total de 20% x 70,57% = 14,11%. Reduzir em 50% no valor em estoque dos itens C (5 itens), reduzirá o valor total em 50% x 9,67% = 4,84%. 35

36 Curva ABC Comportamento das curvas: concentração, acumulação. 36