Cadastro de Pedido de Contração de Serviços Para acessar um Pedido de Compra/Contração escolha o Módulo do Sistema Pedidos, depois o menu Pedidos de Compra/Contratação e novamente a opção Pedido de Compra/Contração conforme destacado na imagem Figura 1. Figura 1 Na tela exposta na Figura 1 podemos consultar um pedido de compra/contratação, sejam os pedidos em construção ou os pedidos salvos e já enviados, informando os filtros e clicando no botão Consultar ou clicar no botão para criar um novo pedido. Após clicar no botão Novo vamos para a tela de cadastro do pedido. O cadastro é composto de, no máximo, sete etapas a depender da categoria da compra. A primeira etapa corresponde aos dados do pedido de compra. Ela é ilustrada na Figura 2.
Figura 2 Essa etapa compreende o preenchimento dos dados do pedido, dividida em: Origem da Solicitação, Responsável pela Compra/Licitação e Informações Adicionais. Os campos órgão e setor de origem vêm preenchidos automaticamente, o campo interessado pode vir preenchido automaticamente a depender do usuário que está utilizando o sistema, essas informações podem ser alteradas se necessário. A seção Responsável pela Compra/Licitação é preenchida automaticamente de acordo com a opção escolhida no campo Categoria da seção Informações Adicionais. Informe os demais campos da seção Informações Adicionais observando que os campos que possuem o símbolo de asterisco * são de preenchimento obrigatório, conforme exemplifica a Figura 3.
Figura 3 O campo Divisão indica a forma que os fornecedores arrematarão os itens do pedido, se item por item ou em lotes de itens. Para os pedidos cadastrados deverá ser mantida a opção itens. Após preencher as informações, clique no botão informações já preenchidas e clique no botão etapa do cadastro, Lotes e Itens, que é mostrada na Figura 4. para persistir as para avançar para segunda Figura 4
Os itens a licitar podem ser copiados de algum pedido previamente cadastrado no sistema através do botão. De um modo geral, utilize o botão para adicionar um ou mais itens ao pedido, então, campos referentes aos itens serão exibidos conforme Figura 5. Figura 5 Para selecionar o item desejado, é possível preencher diretamente as informações dele em um dos três campos em branco, sendo eles respectivamente código do item no Sitiens, código do item no SIMPAS e descrição (observar o campo Item da Figura 5, acima) e depois pressionar a tecla TAB do teclado. É possível clicar em um dos dois ícones ao lado do campo, sendo para incluir um item por vez e para incluir mais de um item por vez. Nos dois casos, uma tela para consulta será exibida como mostra a Figura 6. Preencha pelo menos um dos campos para pesquisa e clique no botão Procurar. Ao localizar o item desejado, marque-o e clique em Selecionar.
Figura 6 O campo Valor unitário deve ser preenchido com um valor estimado do custo do item no mercado. Em alguns casos esse campo já virá preenchido automaticamente, mas em todo caso essa informação é obrigatória e deve ser preenchida com um valor aproximado do custo de mercado do item. Caso o solicitante não saiba informar, deve fazer uma pequena pesquisa na internet sobre o preço do material. Esse valor será importante para o setor responsável pela licitação decidir entre a modalidade de compra que será utilizada bem como a disponibilidade de recursos. O campo Detalhamento deve ser utilizado para dar mais detalhes sobre o item a ser comprado/contratado, sua utilização se faz necessária para descrever melhor um serviço, por exemplo, que esteja muito genérico no catálogo. Para os materiais o campo detalhamento tem o seu uso desaconselhado, pois o material deve ser adquirido tal qual consta no catálogo, se o item do catálogo não corresponde ao item a ser adquirido deve ser realizado um Pedido de Catalogação. Após incluir todas as informações do item clique no botão e o item aparecerá no quadro que mostra a relação de itens do pedido, conforme Figura 7. É importante observar que o item só será persistido se após clicar no botão, desse modo, é recomendado salvar o pedido com frequência quando preenchendo um pedido com muitos itens a fim de evitar perda dos dados já inseridos.
Figura 7 Para excluir um item da lista clique no ícone, então o item ficará marcado em vermelho, clique no botão para confirmar a exclusão do item. Para alterar um item da lista clique no ícone, altere as informações necessárias e então clique em e em seguida em. Clique em para avançar ao passo 3, a Entrega, conforme mostra a Figura 8. Figura 8
Clique no ícone e em seguida em para incluir as informações de entrega para cada item individualmente, conforme exemplifica a Figura 9. Preencha as informações no 1, clique no botão confirmar 2 para enviar o local ao quadro de locais de entrega, repita esses passos se o item for entregue em mais de um local, informando todos os locais de entrega e suas respectivas quantidades. Quando todos os locais daquele item estiverem configurados clique no botão confirmar 3. Figura 9 todos. Para atribuir um mesmo local de entrega para todos os itens desse pedido, clique no botão que aparece na Figura 8. Preencha as informações e clique no botão Aplicar para Clique no botão para persistir as informações já preenchidas e clique no botão para avançar para quarta etapa do cadastro, Amostra. Na etapa de Amostra informaremos se será necessária a apresentação de catálogos e/ou amostras dos itens por parte do fornecedor, a fim de comprovar os atributos técnicos e qualidade de um item. Essa etapa não é obrigatória, pois, é mais apropriada para materiais do que serviços e obras. Nesse caso, clique no ícone, preencha as informações de local de entrega da amostra e em seguida clique em para incluir os critérios de aceitabilidade do catálogo e/ou amostra, conforme ilustra a Figura 10. Clique no de cima depois no de baixo.
Figura 10 Clique no botão para persistir as informações já preenchidas e clique no botão para avançar para quinta etapa do cadastro, Anexos. Observe a Figura 11: Figura 11 Na etapa de Anexos podemos incluir, no pedido, documentos em geral que ajudem, por exemplo, a identificar melhor o item que desejamos comprar. Para isso siga os passos 1 clique em Adicionar depois preencha os campos em 2, selecione o arquivo em 3 e, por fim, salve em 4, conforme destacado na Figura 11, acima. Clique no botão para persistir as informações já preenchidas e clique no botão para avançar para sexta etapa do cadastro, Documentos.
A etapa Documentos é de preenchimento opcional. Nela podemos informar ao setor de compras/licitação os documentos que são obrigatórios para o tipo de aquisição desse pedido (Figura 12). Os documentos exigidos podem ser inclusos pela equipe de compras, então, se para essa aquisição não será necessário nenhum documento diferenciado de uma compra corriqueira, podemos pular para a próxima etapa. Figura 12 Chegamos à última etapa, Concluir. É uma etapa de conferência. Verifique se as informações estão corretas. Se for necessária correção, você pode clicar no número da etapa que deseja retornar pelo atalho etapa clicando em Etapa anterior. ou ainda retornar etapa por Se tudo estiver correto, clique em. O sistema verificará se todos os campos obrigatórios foram preenchidos e em caso positivo você receberá uma mensagem como essa: Com o número de protocolo é possível rastrear a tramitação do seu pedido. De posse do número de protocolo você pode consultá-lo no módulo do sistema CPAV na Consulta de processos/solicitações/correspondências selecionando no campo Número a opção Processo/Solicitação e colocando o número do seu protocolo e, por fim, clicando em Consultar. Ainda existe outra consulta dos pedidos de Compra, disponível no módulo do sistema Pedidos menu Consultas e Relatórios opção Pedido de compra/contratação, onde existe uma série
de filtros que podem ser utilizados para buscar o seu pedido. Assim você poderá rastreá-lo quer ainda tenha ou não o número do seu protocolo. Observe que o número do pedido é gerado quando você salva o pedido, ele segue uma sequência por setor. Já o número de protocolo é gerado quando você envia o pedido e é uma sequência para todo o sistema. Apenas o número de protocolo é consultável pelo módulo CPAV. Em caso de dúvidas sobre os itens, documentos, justificativas e outras questões pertinentes ao preenchimento do cadastro do pedido entre em contato com a Gerência Administrativa da PROAD pelos telefones (75) 3161-8035 / 8446 / 8119 ou pelo e-mail proad@uefs.br. Em caso de erro no sistema entre em contato com a Gerência de Desenvolvimento da Assessoria Especial de Informática pelo e-mail sacsitiens@uefs.br enviando o print screen da tela com erro e os passos feitos antes de receber o erro ou pelo telefone (75)3161-8223.