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Apresentação O ERP - GVcollege é um Sistema voltado ao gerenciamento de instituições de ensino. É formado pelos módulos a seguir: ERP GVcollege - Administrador de Programas e Sistemas ERP GVcollege Módulo Acadêmico Secretaria ERP GVcollege Módulo Acadêmico Pedagógico ERP GVcollege Módulo Financeiro Cobrança ERP GVcollege Módulo Financeiro Caixa/Bancos ERP GVcollege Módulo Financeiro Cheques a Receber ERP GVcollege Módulo Financeiro Contas a Pagar ERP GVcollege Portal Aluno ERP GVcollege Portal Professor ERP GVcollege Vestibular ERP GVcollege Protocolo ERP GVcollege Contábil Contabilidade ERP GVcollege Contábil Patrimônio ERP GVcollege Suprimentos Estoque ERP GVcollege Business Intelligence ERP GVcollege Ferramentas: Montagem de Ficha Complementar ERP GVcollege Ferramentas: Intercâmbio ERP GVcollege Ferramentas: Gerador de Relatórios Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do módulo Portal - Aluno, versão 3.6.0.. Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e processos de instituições de ensino. Treinamento GVcollege Portal do Aluno
Sumário 1. Acesso aos portais... 6 1.1. Troca de senha... 6 1.2. Logoff... 7 2. Portal do aluno... 8 2.1. Dados Cadastrais (usuário logado)... 9 2.2. Consulta Financeira... 11 2.3. Títulos... 12 2.4. Central de avisos... 14 2.5. Comprovante IR... 15 2.6. Menu do Aluno... 15 2.6.1. Dados Cadastrais... 16 2.6.2. Matrículas Realizadas... 16 2.6.3. Área Pedagógica... 17 2.6.4. Boletim... 17 2.6.5. Comparação de notas... 18 2.6.6. Situação curricular... 19 2.6.7. Matrícula... 20 2.6.7.1. Processo o de Matrícula... 20 2.6.7.2. Comprovante... 29 2.6.7.3. Opções de Matrícula... 29 2.6.8 Página Turma... 30 2.6.9 Agenda... 32 2.6.10 Documentos Pendentes... 32 2.6.11 Protocolo... 33 2.6.12 Atividades Complementares... 34 2.6.13 Avaliação Institucional... 35 Treinamento GVcollege Portal do Aluno
2.6.14 Consulta Frequencia do Aluno... 36 2.6.15 Bloqueio de acesso... 36 2.6.16 Pagamento Cielo... 37 2.6.17 Negociação de parcelas em atraso... 38 3.Inscrição... 40 Treinamento GVcollege Portal do Aluno
1. Acesso aos portais O acesso aos portais de aluno e professor é feito através do portal da sua Instituição. Após acessar o link correspondente, o usuário será redirecionado para o local ilustrado na tela abaixo. Para fazer o login, entre com seu usuário e senha fornecidos pela instituição de ensino. Há também a possibilidade de Lembrar meu login nesta Máquina permitindo que o portal lembre-se da identificação de login do aluno para ser utilizado nas próximas sessões. Caso o aluno tenha esquecido sua senha, ele pode clicar na opção Esqueceu a senha? e preencher os campos solicitados. Ao fim desta operação o sistema enviará um email contendo informações necessárias para a recuperação da senha. 1.1. Troca de senha O processo de troca de senha poderá ser efetuado pelo usuário a qualquer momento, quando ele desejar alterá-la. O acesso à troca de senha encontra-se na parte superior direita da página, durante a navegação no portal. Treinamento GVcollege Portal Aluno 6
Marcando a opção Lembrar meu login nesta máquina o usuário terá a sua senha salva automaticamente. Nos próximos acessos realizados nos portais utilizando este mesmo computador, ele apenas terá que informar seu login e o sistema carregará a sua senha instantaneamente. A utilização deste recurso não é recomendada caso a máquina utilizada para o acesso seja pública (utilizada por mais usuários). A troca de senha será solicitada automaticamente quando, no login, for identificada a utilização da senha padrão determinada pelo sistema. O sistema poderá bloquear a alteração da senha, caso identifique que esta seja muito fraca. O usuário deve dar preferência à senhas que utilizam letras e números, e ainda caracteres especiais, como %, $. 1.2. Logoff A saída do portal pode ser realizada a qualquer momento mento através do botão, disponível após a entrada do usuário no portal. Automaticamente o usuário é redirecionado para a página de login do portal, exibida anteriormente. Treinamento GVcollege Portal Aluno 7
2. Portal do aluno Após o login o usuário será redirecionado para a página principal do portal, escolhida pela Instituição. No menu abaixo, são exibidas todas as opções possíveis de acesso. Qualquer ação dentro do portal dependerá das configurações efetuadas pela Instituição. As opções Dados cadastrais, Consulta Financeira, Títulos e Comprovante I.R serão exibidas apenas uma vez no portal, pois se tratam de itens de menu do usuário logado. Observe o exemplo abaixo de um pai com dois filhos. Dentro da guia de cada aluno existem suas respectivas opções. Treinamento GVcollege Portal Aluno 8
2.1. Dados Cadastrais (usuário logado) Esta funcionalidade permite a consulta e a manutenção dos dados cadastrais do usuário logado no portal. Os tipos de permissão de alteração são definidos pela Instituição, portanto o usuário poderá alterar seus dados diretamente no Portal ou apenas visualizá-los e enviar uma solicitação de alteração destes dados através do email configurado pela instituição (informado nas configurações do portal). Os dados que podem ser editados nesta opção são limitados, em função de uma questão legal de comprovação das informações. Treinamento GVcollege Portal Aluno 9
Essa configuração, realizada pela instituição, é feita através do botão Configuração, na opção de menu Perfis de acesso, em Editar dados do usuário ou Editar dados do aluno para cada papel de usuário do portal: Somente visualizar dados: : o usuário não poderá fazer nenhuma alteração, apenas visualizar os dados cadastrais. Envia solicitação de alteração: será enviado um email com a solicitação de alteração dos dados modificados pelo usuário no portal. Caso esta opção seja selecionada, o usuário poderá alterar as seguintes informações: Nome Data de nascimento Profissão Grau de instrução Todos os dados de endereço principal e comercial Todos os contatos Altera os dados: : o usuário terá a possibilidade de alterar os seguintes campos, sem intervenção de um responsável da instituição: Nome Data de nascimento Profissão Grau de instrução Todos os contatos Treinamento GVcollege Portal Aluno 10
2.2. Consulta Financeira O usuário poderá efetuar a consulta das parcelas geradas para os alunos (conforme permissão de acesso a área financeira, configurada pela instituição) através do botão. Na consulta financeira é possível efetuar filtro por período, alunos, parcelas pendentes e pagas. Serão listados os dados das parcelas agrupadas por aluno conforme o filtro, porém o usuário poderá também efetuar o agrupamento através de outras colunas da lista de consulta. Para aquelas parcelas que contém um título pendente, o usuário poderá visualizá-las e emitir a segunda via do boleto através do link do título. Lista de títulos vinculados a parcela selecionada: Treinamento GVcollege Portal Aluno 11
2.3. Títulos Exibe a lista de títulos pendentes para os alunos que possuem responsabilidade de usuário compatível com o nível de acesso permitido. Caso possua permissão de acesso, o usuário poderá efetuar a emissão de 2ª via do título ou efetuar correção de valores dos títulos com base em outra data de vencimento. Para efetuar o recálculo, selecione um título e clique no botão Recalcular Títulos. Uma tela será aberta solicitando a data de correção do título. O usuário poderá gerar um novo boleto através da correção, clicando na opção Gerar/Emitir Bloqueto ou apenas imprimir a simulação de cálculo do título corrigido, clicando em Imprimir Simulação. Treinamento GVcollege Portal Aluno 12
Não é possível recalcular títulos que estejam atrasados há mais dias que a quantidade máxima permitida de dias para recálculo após o vencimento (configurada pela instituição). Se um Título estiver vencido há mais dias que o máximo permitido para recálculo, ele não poderá ser recalculado. Os títulos registrados (que foram enviados para que o banco efetue a cobrança) não podem ser recalculados, apenas serem impressos. Tela de correção de títulos: Caso alguma parcela não apareça para emissão da 2ª via é necessário efetuar a geração dos bloquetos, no GVcollege. Só a partir daí será exibida a parcela no Portal Web do aluno. A emissão de segunda via de títulos no portal web é bloqueada quando os mesmos ultrapassarem a quantidade máxima de dias permitida para emissão após o vencimento. Melhoria na consulta e emissão de segunda-via de pagamento de títulos com opção para selecionar mais de um título e emiti-los num único arquivo. Treinamento GVcollege Portal Aluno 13
2.4. Central de avisos Este tópico exibe os avisos gerados pelo sistema GVcollege e enviados para o aluno. Nele é possível visualizar os avisos e também excluí-los los através do botão Excluir Marcados. Para excluir um aviso, basta selecioná-lo lo com o mouse ou através das opções do botão Marcar. Treinamento GVcollege Portal Aluno 14
2.5. Comprovante IR O comprovante de IR será liberado apenas para o responsável financeiro. O sistema avaliará quais são as parcelas pagas no período de apuração e ainda quais são os eventos que são dedutíveis de I.R, configurados no sistema, e calculará o valor final. Para gerar r o comprovante, basta selecionar um ano no campo Ano e aguardar o cálculo do sistema. A impressão pode ser feita pelo botão Imprimir' situado na parte inferior direita da página. Consulta IR 2.6. Menu do Aluno No menu do aluno estão liberadas as funcionalidades permitidas conforme o perfil do usuário logado. As liberações são cumulativas, ou seja, se o usuário é pai, responsável educacional e responsável financeiro de um aluno as permissões são concatenadas para todos os perfis de usuário do pai em relação a este aluno. É a partir deste item de menu que as opções do aluno serão acessadas. Treinamento GVcollege Portal Aluno 15
2.6.1. Dados Cadastrais A tela é idêntica à tela de dados cadastrais vista anteriormente. (Consulte o item 2.1 do manual). 2.6.2. Matrículas Realizadas Serão exibidas as matrículas confirmadas do aluno durante os diferentes períodos letivos cursados na Instituição. Poderão ser consultadas informações pertinentes ao aluno, como por exemplo, os responsáveis, a data de matrícula e sua confirmação, entre outras. A opção aparecerá erá de acordo com as configurações estabelecidas no Portal. Treinamento GVcollege Portal Aluno 16
2.6.3. Área Pedagógica Esta é uma área para consulta das ocorrências pedagógicas relacionadas ao aluno. A consulta exibirá as ocorrências cadastradas nos últimos 30 dias. Caso não haja ocorrências no período padrão de consulta, será exibida uma mensagem informando a ausência de registros. Porém o usuário pode estabelecer o período de pesquisa de acordo com a sua vontade, selecionando as datas disponíveis no campo Período e clicando em Carregar. 2.6.4. Boletim No boletim serão exibidas as notas obtidas no período letivo atual. Basta selecionar o curso e o sistema fará a consulta processando as informações. Para imprimir o boletim, basta clicar no botão Imprimir. Treinamento GVcollege Portal Aluno 17
2.6.5. Comparação de notas Aqui é possível realizar um comparativo, através de um gráfico, entre o desempenho do aluno e o desempenho médio dos outros alunos das disciplinas que ele está cursando. Treinamento GVcollege Portal Aluno 18
2.6.6. Situação curricular Alteração do processo de exibição de histórico na web para disponibilizar uma consulta a situação curricular do aluno. A consulta será apresentada em tela podendo o aluno executar a impressão da consulta. As informações da consulta indicam ao aluno a situação da disciplina ou ciclo e as avaliações recebidas nas disciplinas, bem como informações curriculares. Treinamento GVcollege Portal Aluno 19
2.6.7. Matrícula 2.6.7.1. Processo de Matrícula Esta opção disponibiliza ao aluno a rematrícula nas disciplinas oferecidas pela Instituição. Nesta tela são exibidas todas as instruções e informações necessárias para completar o processo com sucesso. Diversas fases compõem este processo e serão explicadas a seguir: Fase inicial do processo Valida se o usuário tem permissão de matrícula: esta permissão é definida no módulo de configuração. Valida se o aluno escolhido está com o período válido para matrícula: o sistema valida se o usuário possui matrícula principal no período atual. Valida se o aluno tem documentos pendentes: valida se o aluno possui algum documento pendente, o que impede a ação de matrícula. Valida se o aluno está em débito com a instituição: valida se o aluno possui par- celas pendentes, o que impede a ação de matrícula. etapa. Estando todos estes itens em conformidade, o sistema avança para a próxima Treinamento GVcollege Portal Aluno 20
Fase de escolha do curso Disponibiliza o combo com os cursos liberados para matrícula: traz o curso na qual o aluno possui matrícula no período corrente. Traz informações sobre a matrícula: estas informações são configuradas no sistema. Para prosseguir para a fase de seleção dos dados cadastrais, o usuário deve selecionar o curso desejado e clicar no botão Avançar situado na parte inferior direita da tela. O texto exibido nesta etapa deve ser predefinido nos Parâmetros de Secretaria (Acadêmico Secretaria), através do botão Informações Matrícula. Fase de Dados Cadastrais Treinamento GVcollege Portal Aluno 21
Responsável Financeiro: faremos a seleção do responsável financeiro da matrícula. Dados de Contato: Será informado o dado de contato do aluno Informações Gerais: Informações e instruções para matrícula. Aluno poderá efetuar a atualização dos dados cadastrais do pai e da mãe, bem como a complementação de suas próprias informações cadastrais durante o processo de matrícula pelo portal do aluno. Treinamento GVcollege Portal Aluno 22
Fase de seleção de disciplinas e turmas O usuário irá selecionar nesta fase as disciplinas e turmas que deseja se matricular. Conforme o usuário escolhe suas disciplinas, um calendário da semana será gerado ao usuário para verificar como ficaram os dias de aula do mesmo. Para escolher as disciplinas o usuário deve acessar o link de seleção de disciplinas. O aluno poderá selecionar uma ou mais turmas nesta tela, sendo que ao efetuar a seleção serão verificados conflitos de horários. Assim, ao selecionar uma turma que conflita com outras turmas, estas serão impossibilitadas de escolha, salvo os casos de liberações de horários. O usuário apenas pode selecionar uma vez a disciplina. Para cancelar a seleção de uma disciplina, basta desmarcá-la. Aluno poderá selecionar turmas ofertadas em outras unidades durante o processo de matrícula. A seleção poderá ser executada através de filtro das unidades disponíveis para seleção. No processo de matrícula, o aluno poderá selecionar turmas ofertadas para outras disciplinas desde que, estas disciplinas sejam aptas para o aluno através da configuração de equivalências do currículo. Tela com as disciplinas selecionadas Treinamento GVcollege Portal Aluno 23
Grid com a lista de disciplinas e turmas disponíveis Detalhe: nesta tela o aluno poderá ordenar as informações por: Dia da semana, Turno, Disciplina, Professor, Horário, Disciplina optativa ou não, Número de créditos Basta clicar no ícone ao lado do nome da coluna e selecionar a opção Agrupar por esta coluna, conforme figura abaixo. Treinamento GVcollege Portal Aluno 24
Durante o processo de matrícula, conforme cadastro de tabelas de valores de turmas, o aluno poderá visualizar o valor total da matrícula conforme forem executadas as escolhas de disciplinas. Durante o processo de matrícula, será disponibilizada ao aluno a seleção de eventos disponíveis para escolha do aluno. Como exemplo: seleção do dia de vencimento da parcela, seleção de descontos, entre outros. Os grupos de eventos serão mostrados ao aluno conforme a validade de cada grupo e/ou evento. Ainda no processo de matrícula, o aluno poderá executar a simulação de parcelas já incluindo os descontos por ele escolhidos, desde que o processo de matrícula permita a seleção de plano de pagamento. Treinamento GVcollege Portal Aluno 25
Fase da confirmação Nesta etapa o sistema mostra para o usuário as informações sobre as disciplinas e turmas selecionadas para matrícula. O usuário deve marcar a opção o Confirmar matrícula para avançar ao passo seguinte. Treinamento GVcollege Portal Aluno 26
Fase de emissão do contrato Nesta fase o usuário terá acesso ao contrato de prestação de serviços. O usuário tem a opção de imprimir o contrato, clicando no botão Imprimir contrato. Para avançar, ele deve dar o aceite, marcando a opção Eu aceito os termos propostos no contrato. Este texto deve ser predefinido nos Parâmetros de Secretaria (Acadêmico Secretaria), através do botão Contrato. Treinamento GVcollege Portal Aluno 27
Fase de encerramento Nesta fase o processo de matrícula será efetivamente executado. Ao entrar na fase serão gravadas as escolhas do aluno no GVCollege conforme configurações e parâmetros já definidos. O usuário poderá emitir o comprovante de matrícula e também o contrato clicando nos links correspondentes. Para que um aluno possa matricular-se através do Portal do aluno é necessário que a geração de escala para o período atual tenha sido feita (somente o último período gerado é considerado). O período de matrícula deve estar aberto para o curso principal, e o aluno já deve ter matrícula principal. A matrícula pelo portal é feita somente para cursos por disciplina. Treinamento GVcollege Portal Aluno 28
2.6.7.2. Comprovante O comprovante de matrícula disponibilizará para o usuário o acesso a todas as matrículas efetuadas mostrando as turmas escolhidas e os respectivos dias da semana em que elas ocorrem. Fica disponível a tela de seleção dos períodos, para que semestres anteriores possam ser consultados. 2.6.7.3. Opções de Matrícula Esta funcionalidade libera para o usuário a lista das disciplinas e turmas que estão disponíveis para matrícula no período corrente. Treinamento GVcollege Portal Aluno 29
2.6.8 Página Turma Na página da turma são exibidas informações referentes às turmas como: arquivos para downloads liberados pelo professor, conteúdo programático e realizado das aulas (conforme diário de classe do professor), consulta à frequência do aluno (conforme cadastradas pelo professor), informações dos colegas da turma, possibilidade de envio de mensagens aos colegas e ao professor e a visualização do plano de ensino. Para enviar mensagens aos seus colegas, o aluno deve clicar sobre o nome do aluno desejado e, em seguida, na opção Escrever mensagem. A tela abaixo será exibida, onde a mensagem deverá ser digitada. Feito isto, clique no botão Enviar e aguarde a confirmação de envio que será exibida na tela. O sistema disponibilizará apenas os alunos que possuem e-mail cadastrado no sistema. Treinamento GVcollege Portal Aluno 30
Para fazer o download de arquivos, basta clicar sobre o arquivo desejado e selecionar a opção Salvar, informando o destino em que o arquivo será salvo em seu computador. Para visualizar o plano de ensino da turma, clique em. Serão exibidas as informações conforme a tela abaixo (podendo, estas informações, serem impressas): Treinamento GVcollege Portal Aluno 31
2.6.9 Agenda A aba Horários do tópico Agenda permite que o aluno visualize os seus horários de aulas exibindo o dia, a sala o horário e o professor. E a aba Compromissos permite a visualização dos eventos (datas de provas, trabalhos, aulas de laboratório, atividades extraclasse, etc.) registrados pelos professores das turmas em que o aluno está matriculado. 2.6.10 Documentos Pendentes Treinamento GVcollege Portal Aluno 32
Caso o aluno possua alguma pendência de documentos na instituição, o item de menu Documentos Pendentes é exibido. Clicando nele, o aluno poderá visualizar a lista de documentos que devem ser entregues para a instituição de ensino para regularizar sua situação. 2.6.11 Protocolo Área para consulta do andamento de solicitações e para registro de novas solicitações para o protocolo. Esta área permite que alunos e responsáveis (quando permitido pela configuração do perfil) acompanhem o andamento de seus pedidos no protocolo e que possam também solicitar serviços sem a necessidade de se deslocarem até o protocolo da escola. Treinamento GVcollege Portal Aluno 33
2.6.12 Atividades Complementares Funcionalidade onde o aluno poderá consultar as atividades e cargas horárias já realizadas para os cursos no qual está matriculado. Foram disponibilizadas as informações de local de realização das atividades, data de início e término, bem como informações do grupo de atividades e suas respectivas cargas horárias necessárias essárias para cumprimento do currículo. Incluído novos valores na consulta de atividades complementares do aluno. Foram disponibilizadas as informações de local de realização das atividades, data de início e término, bem como informações do grupo de atividades e suas respectivas cargas horárias necessárias para cumprimento do currículo. Treinamento GVcollege Portal Aluno 34
2.6.13 Avaliação Institucional Funcionalidade onde o aluno poderá efetuar as avaliações, tanto do corpo docente quanto da instituição, através do portal. As questões serão cadastradas pela secretaria através do sistema de enquetes disponível no desktop. Treinamento GVcollege Portal Aluno 35
2.6.14 Consulta Frequencia do Aluno Consulta freqüência do aluno, funcionalidade que permitirá ao usuário uma visão geral de todas as ocorrências de faltas, faltas justificadas e atrasos do aluno dentro da turma. 2.6.15 Bloqueio de acesso Bloqueio de acesso a funcionalidades do portal do aluno para aqueles que tiverem pendências financeiras. Execução de bloqueio de acesso as funcionalidades de: consulta da situação curricular, consulta do boletim, consulta do gráfico de comparação de notas, execução do processo de matrícula e consulta das opções de matrícula quando o aluno estiver inadimplente ou com negociação aberta (sem Treinamento GVcollege Portal Aluno 36
parcela paga). O bloqueio das funcionalidades poderá ser determinado por unidade através das configurações do portal. 2.6.16 Pagamento Cielo Pagamento de parcelas com rede CIELO. Opção para o aluno ou, usuário com acesso ao portal, para efetuar o pagamento de parcelas pendentes através da rede de pagamento CIELO. o A utilização desta funcionalidade depende de contrato firmando da Instituição com a Rede CIELO. Treinamento GVcollege Portal Aluno 37
2.6.17 Negociação de parcelas em atraso. Opção que permite ao aluno ou usuário com acesso ao portal, negociar parcelas em atraso com base em planos de negociação pré-configurados. Será exibida a simulação de todos os planos de negociação possíveis para a dívida, onde o usuário optará por uma delas. Treinamento GVcollege Portal Aluno 38
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3.Inscrição Assim como o portal do aluno, existe outro botão chamado Inscrição no portal da instituição. Ele é usado para que alunos que pertencem ou não a ela possam inscreverse nos cursos disponibilizados. Neste manual, a forma de inscrição a ser abordada será a de um aluno que já pertence à instituição. Para que uma pessoa possa matricular-se em um curso, ela deve clicar no botão Inscrição e selecionar o curso desejado. Treinamento GVcollege Portal Aluno 40
Nos campos referentes ao título Já sou aluno o aluno deverá indicar se usuário e senha e clicar em Entrar. Ou se não for aluno, clicar em Não sou cadastrado e em Continuar. Para alunos que já possuem matrícula na instituição, será possível selecionar apenas cursos cujo tipo de público seja interno ou ambos. Treinamento GVcollege Portal Aluno 41
O Usuário deverá informar seu nome, CPF e data de nascimento, e então, clicar no botão Verificar. Caso ele já possua cadastro na instituição seus dados serão exibidos, caso contrário ele precisará informar todos os dados solicitados. Adequação do processo de inscrição para cursos por ciclo. Processo irá conter informações cadastrais de um usuário o qual fará a inscrição de um ou mais alunos no ciclo. obrigatório. Os campos contendo um "*" (asterisco) são de preenchimento Treinamento GVcollege Portal Aluno 42
Também serão solicitados os dados de pai, mãe e responsável financeiro pelo aluno(s) cadastrado(s), bem como fichas complementares ao cadastro do aluno e da inscrição. Treinamento GVcollege Portal Aluno 43
Seguindo o procedimento, na próxima etapa será solicitado que o aluno cadastre seu Login e Senha. O Login do aluno deverá conter cinco caracteres ou mais, assim como sua senha. Treinamento GVcollege Portal Aluno 44
Nesta etapa o usuário deverá selecionar um horário para sua entrevista dentro da agenda cadastrada pela instituição. Caso o curso utilize agenda. Senão a inscrição passa para a próxima etapa. Na última etapa, o usuário deverá conferir as informações digitadas antes de concluir o procedimento. Caso haja qualquer dado incorreto, basta clicar no botão Voltar até a etapa a ser corrigida e corrigir o(s) campo(s). Treinamento GVcollege Portal Aluno 45