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2 AVISO O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio. Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida nem transmitida em qualquer forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas. As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso em capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas informações se aplicadas a outros fins. Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 2

3 Apresentação O ERP - GVcollege é um Sistema voltado ao gerenciamento de instituições de ensino. É formado pelos módulos a seguir: ERP GVcollege - Administrador de Programas e Sistemas ERP GVcollege Módulo Acadêmico Secretaria ERP GVcollege Módulo Acadêmico Pedagógico ERP GVcollege Módulo Financeiro Cobrança ERP GVcollege Módulo Financeiro Caixa/Bancos ERP GVcollege Módulo Financeiro Cheques a Receber ERP GVcollege Módulo Financeiro Contas a Pagar ERP GVcollege Portal Aluno ERP GVcollege Portal Professor ERP GVcollege Portal Coordenador ERP GVcollege Vestibular ERP GVcollege Protocolo ERP GVcollege Contábil Contabilidade ERP GVcollege Contábil Patrimônio ERP GVcollege Suprimentos Compras ERP GVcollege Suprimentos Estoque ERP GVcollege Business Intelligence ERP GVcollege Ferramentas: Montagem de Ficha Complementar ERP GVcollege Ferramentas: Intercâmbio ERP GVcollege Gerador de Relatórios Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do módulo Acadêmico - Secretaria, versão Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e processos de instituições de ensino. Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 3

4 Sumário 1 Convenções Instalação do Serviço Pré-requisitos Arquivo DBXParamscontabilidade Arquivo ServerContabilidade Instalação do Serviço Configuração do Serviço Integração Contábil Configuração Problemas Desinstalação do Serviço...13 Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 4

5 1. Convenções Existem alguns botões que serão encontrados em vários momentos durante o uso do Sistema GVcollege, e nem sempre é necessário que a imagem dos mesmos seja ilustrada neste manual. Portanto, serão chamados de botões padrão. A partir de agora, estes botões serão conhecidos conforme a descrição da lista abaixo: Combo box: Apresenta uma lista em que é possível selecionar uma das opções. relacionada a ele. checkbox: Quando marcado, seleciona e/ou torna verdadeira a afirmação Abrir cadastro: Ao ser pressionado abre uma tela em que é possível cadastrar ou editar dados, chamando uma rotina do sistema ou uma sub-rotina da que estiver em uso. Caso haja algum valor no campo, este botão abrirá uma tela para editar tal valor; caso não exista um valor informado no campo, o botão abrirá uma tela para incluir um valor. Limpar campo: Para limpar o valor do campo de um botão de cadastro, basta pressionar a tecla Esc do teclado, ou clicar neste botão. Incluir, Editar, Excluir: Estes botões podem vir juntos ou separadamente. Sua função é fazer exatamente o que seus nomes dizem, respectivamente. Localizar: Para pesquisar um valor de um determinado campo, usa-se este botão. Consulta cadastro: Ao ser clicado, exibe os contatos de uma pessoa, seja a própria ou de outras que tenham vínculo com ela. listadas na tela. Carregar: Símbolo de um raio que serve para carregar informações ainda não Estes botões servem para selecionar ou desfazer seleção certos valores ou parâmetros. Portanto serão chamados, em ordem de cima para baixo, de Selecionar tudo, Selecionar, Desfazer seleção, Desfazer seleção de tudo, Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 5

6 respectivamente. Durante a leitura deste manual serão encontrados alguns símbolos que servirão de orientação para o leitor. Os símbolos e suas funcionalidades estão descritos abaixo: Este símbolo será acompanhado por um texto explicativo que conterá detalhes importantes que não poderão ser ignorados pelo leitor. Quando for necessário inserir uma observação a um capítulo do manual, este símbolo surgirá trazendo informações adicionais que facilitarão o entendimento dos textos. Para melhor exemplificar alguns conceitos de trechos do manual, este símbolo será acompanhado de informações que exemplificarão ou darão mais detalhes sobre o assunto. Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 6

7 2.Instalação do Serviço 2.1Pré-requisitos Para instalação correta do serviço é preciso que existam dois arquivos de inicialização (.ini) presentes na pasta raiz do sistema, comumente C:\GVCollege\. Na pasta raiz do GVCollege, verifique se existem os seguintes arquivos criados: DBXPARAMSCONTABILIDADE.INI SERVERCONTABILIDADE.INI Caso os arquivos não estiverem presentes na pasta, crie dois arquivos e renomeie cada um deles com os nomes: DBXPARAMSCONTABILIDADE e SERVERCONTABILIDADE. Os arquivos criados devem possuir extensão.ini. 2.2 Arquivo DBXParamscontabilidade Se o arquivo já existir na pasta raiz, dê duplo clique e abra-o para realizar a correta validação seguindo conforme abaixo: [NomeBase] ConnectionName=SQLServerConnection DriverName=SQLServer LibraryName=dbexpsda.dll GetDriverFunc=getSQLDriverSQLServer VendorLib=sqloledb.DLL BlobSize=-1 DataBase=CAMINHO DA BASE DA CONTABILIDADE User_Name=NOMEDOUSUARIODABASE Password=SENHADOUSUARIODABASE PasswordRequired=False EnableBCD=False Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 7

8 Caso seja um novo arquivo, apenas copie e cole no novo arquivo as configurações acima realizando os apontamentos (configurações) para o servidor e banco desejados. Instrução válida também para o item Arquivo ServerContabilidade Se o arquivo já existir na pasta raiz, dê duplo clique e abra-o para realizar a correta validação conforme abaixo: [NOMEDABASE] ConnectionName=SQLServerConnection DriverName=SQLServer LibraryName=dbexpsda.dll GetDriverFunc=getSQLDriverSQLServer VendorLib=sqloledb.DLL BlobSize=-1 DataBase=CAMINHODABASE User_Name=USUARIODABASE Password=SENHADABASE= PasswordRequired=False EnableBCD=False iguais para os dois arquivos. Os nomes das bases e o caminho das bases deverão ser 2.4 Instalação do Serviço Realizadas as configurações dos arquivos, é preciso que seja instalado o programa, se for uma nova instalação. Na pasta do GVCollege procure pelo programa IntegracaoContabilServer.exe Execute o programa e a tela de integração contábil dever ser aberta: Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 8

9 Tela do serviço de integração contábil No canto inferior direito da máquina, observe o ícone do mouse e clique na opção Instalar.. Clique com o botão direito se o serviço está iniciado e rodando. Use o comando services.msc no executar do Windows para verificar Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 9

10 3.Configuração do Serviço clique em Iniciar. Instalado o programa, clique novamente no ícone com o botão direito do mouse e A tela abaixo será aberta com os campos Porta, Banco de dados, Destino de arquivos..., unidade centralizadora e os botões Atualizar e Testar conexão habilitados para configuração. A porta de conexão padrão é No campo Banco de dados, selecione a conexão do banco de dados utilizada. Os dados vêm do arquivo dbxparamscontabilidade.ini Indique um caminho para os arquivos de importação Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 10

11 Tela de serviço de configuração contábil Clique no botão Atualizar para atualizar e, em seguida, no botão Testar conexão. Caso as configurações estiverem de acordo, uma mensagem de sucesso será exibida. e no GVContabil. O Login e a senha do usuário devem ser os mesmos no GVCollege Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 11

12 4.Integração Contábil 4.1 Configuração No módulo de Caixa, em integração contábil CTB_ConfiguracaoIntegracaoContabil.dll), clique em Importa tabelas da contabilidade, e em seguida em Avançado. Tela de importação de tabelas da contabilidade Será aberta a tela de configuração de integração contábil. Para configurar a integração siga os procedimentos abaixo: 1 No tipo de exportação é usado Entre bases de dados via servidor. 2- Local da geração do arquivo de lançamento é o caminho para onde irá ser gerado o arquivo XML. Não pode ser o mesmo caminho informado na configuração do serviço de integração contábil. 3 O endereço por padrão é localhost. 4 A porta usada é a mesma informada no integrador por padrão Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 12

13 4.2 Problemas Tela de configuração de integração contábil Problemas podem acontecer durante a execução da integração contábil. Os erros mais comuns são de permissão de usuário. Por exemplo: Login failed for user 'acdsup'. Cannot open database "gvcollege" requested by the login. The login failed Outro problema que pode ocorrer é quando há registros na tabela ctb_unidadeparametro, na coluna basepatrimonio. Se houver, atualizar ele com null usando o SQL abaixo: update CTB_UNIDADEPARAMETRO set basepatrimonio = null Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 13

14 5. Desinstalação do Serviço Para desinstalar o serviço de integração contábil, clique no ícone direito do mouse e clique em Parar e aguarde. com o botão Em seguida, com o serviço parado, clique novamente no ícone mouse e clique em Desinstalar e aguarde. com o botão direito do Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 14