Treinamento GVcollege Módulo Cheque 1

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1 Treinamento GVcollege Módulo Cheque 1

2 AVISO O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio. Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida nem transmitida em qualquer forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas. As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso em capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas informações se aplicadas a outros fins. Treinamento GVcollege Módulo Cheque 2

3 Apresentação O ERP - GVcollege é um Sistema voltado ao gerenciamento de instituições de ensino. É formado pelos módulos a seguir: ERP GVcollege - Administrador de Programas e Sistemas ERP GVcollege Módulo Acadêmico Secretaria ERP GVcollege Módulo Acadêmico Pedagógico ERP GVcollege Módulo Financeiro Cobrança ERP GVcollege Módulo Financeiro Caixa/Bancos ERP GVcollege Módulo Financeiro Cheques a Receber ERP GVcollege Módulo Financeiro Contas a Pagar ERP GVcollege Portal Aluno ERP GVcollege Portal Professor ERP GVcollege Portal Coordenador ERP GVcollege Vestibular ERP GVcollege Protocolo ERP GVcollege Contábil Contabilidade ERP GVcollege Contábil Patrimônio ERP GVcollege Suprimentos Compras ERP GVcollege Suprimentos Estoque ERP GVcollege Business Intelligence ERP GVcollege Ferramentas: Montagem de Ficha Complementar ERP GVcollege Ferramentas: Intercâmbio ERP GVcollege Gerador de Relatórios Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do Módulo Cheque, versão Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e processos de instituições de ensino. Treinamento GVcollege Módulo Cheque 3

4 Sumário 1. Convenções Parametrizações Parâmetros dos cheques a receber Cadastros Cadastro de alíneas de devolução Manutenções Manutenção de cheques a receber Manutenção de cheques a receber agrupados por pessoa Cheques Avulsos Inclusão de responsáveis de cheques Inclusão por código de barras Código de Barras Linha digitável Inclusão de cheques em situação irregular Inclusão dos dados dos cheques Edição de cheques Aba de Cheques Aba de Movimentações Aba de Responsáveis Aba de Prorrogações Aba de Devoluções Aba de Trocas Aba de Origem Aba de Contabilização Treinamento GVcollege Módulo Cheque 4

5 8. Exclusão de cheques Visualização de cheques Operações realizadas com os cheques Mandar cheque para custódia Resgatar cheque em custódia Depositar cheque Compensar cheque Devolver cheque Colocar cheque em cobrança Prorrogar vencimento Trocar cheque Estornar cheque Exportação Contábil Exportação contábil dos cheques a receber Relatórios Treinamento GVcollege Módulo Cheque 5

6 1. Convenções Existem alguns botões que serão encontrados em vários momentos durante o uso do Sistema GVcollege, e nem sempre é necessário que a imagem dos mesmos seja ilustrada neste manual. Portanto, serão chamados de botões padrão. A partir de agora, estes botões serão conhecidos conforme a descrição da lista abaixo: opções. Combo box: Apresenta uma lista em que é possível selecionar uma das relacionada a ele. Checkbox: Quando marcado, seleciona e/ou torna verdadeira a afirmação Abrir cadastro: Ao ser pressionado abre uma tela em que é possível cadastrar ou editar dados, chamando uma rotina do sistema ou uma sub-rotina da que estiver em uso. Caso haja algum valor no campo, este botão abrirá uma tela para editar tal valor; caso não exista um valor informado no campo, o botão abrirá uma tela para incluir um valor. Limpar campo: Para limpar o valor do campo de um botão de cadastro, basta pressionar a tecla Esc do teclado, ou clicar neste botão. Incluir, Editar, Excluir: Estes botões podem vir juntos ou separadamente. Sua função é fazer exatamente o que seus nomes dizem, respectivamente. botão. Localizar: Para pesquisar um valor de um determinado campo, usa-se este Consulta cadastro: Ao ser clicado, exibe os contatos de uma pessoa, seja a própria ou de outras que tenham vínculo com ela. listadas na tela. Carregar: Símbolo de um raio que serve para carregar informações ainda não Treinamento GVcollege Módulo Cheque 6

7 Estes botões servem para selecionar ou desfazer a seleção de certos valores ou parâmetros. Portanto, serão chamados, em ordem de cima para baixo, de: Selecionar tudo, Selecionar, Desfazer seleção, Desfazer seleção de tudo, respectivamente. Durante a leitura deste manual serão encontrados alguns símbolos que servirão de orientação para o leitor. Os símbolos e suas funcionalidades estão descritos abaixo: Este símbolo será acompanhado por um texto explicativo que conterá detalhes importantes que não poderão ser ignorados pelo leitor. Quando for necessário inserir uma observação a um capítulo do manual, este símbolo surgirá trazendo informações adicionais que facilitarão o entendimento dos textos. Para melhor exemplificar alguns conceitos de trechos do manual, este símbolo será acompanhado de informações que exemplificarão ou darão mais detalhes sobre o assunto. Treinamento GVcollege Módulo Cheque 7

8 2. Parametrizações A seguir são detalhadas as parametrizações que o sistema dispõe a esse módulo. Elas são de grande importância, pois é através das configurações realizadas nelas que o sistema saberá como a instituição trabalhará Parâmetros dos cheques a receber CHQ_ParametrosContabeis.dll CTB_IntCadRegra.dll A configuração da contabilização dos cheques é realizada por unidade. Além das configurações que devem ser revisadas como ilustra a figura 1. O sistema também valida as regras de contabilização informadas Na rotina integrador contábil, como ilustra a Figura 2 deste manual. Figura 1 Usa integração contábil: caso essa opção tenha sido selecionada, significará que a empresa e unidade logada utilizarão a contabilização para os cheques a receber. Ao marcála serão habilitados os campos: usa configuração compartilhada, máscara capa contábil e data última contabilização. Treinamento GVcollege Módulo Cheque 8

9 Usa configuração compartilhada: caso essa opção esteja selecionada, essa configuração será compartilhada a todas outras unidades da empresa logada. Máscara capa contábil: deve ser informada qual será a máscara da capa contábil onde entrarão os lançamentos dos cheques a receber na contabilidade. Data última contabilização: informar qual a data da última contabilização. Figura 2 Treinamento GVcollege Módulo Cheque 9

10 3. Cadastros O módulo de cheques possui vários cadastros que deverão ser informados pelo usuário. Eles serão utilizamos ao realizar movimentações com os cheques Cadastro de alíneas de devolução CHQ_CadAlineaDevolucao.dll Nessa tela são cadastradas as alíneas de devolução dos cheques. Estas alíneas são as mesmas informadas no layout bancário. Elas serão utilizadas no momento em que realizar-se-á a devolução de um cheque. Figura 3 Número alínea: deve ser informado o número da alínea que será cadastrada. Esse número está informado no layout bancário. Treinamento GVcollege Módulo Cheque 10

11 Descrição: deve ser informada a descrição que corresponde ao número da alínea informada anteriormente. Permite reapresentação: caso esteja marcada essa opção, significará que os cheques que forem vinculados a respectiva alínea poderão ser reapresentados ao banco. Caso contrário, ao ter um cheque devolvido que utiliza essa alínea não será permitido o seu depósito. 4. Cadastro de situação CHQ_CadSituacao.dll O sistema relaciona as situações possíveis a serem utilizadas na movimentação dos cheques. Cada situação está vinculada ao seu respectivo tipo (Cheques a pagar ou Cheques a receber). Essa informação é importante, pois ao realizar movimentações com os cheques, os mesmos assumirão as situações relacionadas na tela. Figura 4 Treinamento GVcollege Módulo Cheque 11

12 5. Manutenções Nesse capítulo serão apresentadas as funcionalidades do módulo de cheques Manutenção de cheques a receber CHQ_ManChequeReceber Na tela da rotina CHQ_ManChequeReceber.dll (Figura 5), é possível incluir, editar, excluir, visualizar e realizar operações de movimentação com os cheques a receber. Para realizar as operações descritas anteriormente com os cheques, é necessário primeiro selecionar o(s) cheque(s) a ser movimentado. Figura 5 Treinamento GVcollege Módulo Cheque 12

13 O sistema permite selecionar mais que um cheque para realizar movimentações, porém todos os cheques selecionados deverão se encontrar na mesma situação. Todos os cheques a receber constarão nessa tela, porém eles podem originar de duas formas: avulsos ou vinculados ao Caixa PDA (para esse último, verificar manual de Caixa). Os cheques avulsos deverão ser movimentados pela Manutenção de cheques a Receber e os cheques vinculados a caixas PDA somente poderão ser movimentados pelos Caixas Manutenção de cheques a receber agrupados por pessoa CHQ_ManChequeReceber No menu Exibir como ilustra a Figura 6, há a opção Agrupar cheques por pessoas. Caso ela esteja selecionada, os cheques serão apresentados agrupados por responsável. Do contrário, serão listados todos os cheques. Essa funcionalidade é um facilitador, que proporciona ao usuário uma nova visão sobre os cheques que estão listados. Treinamento GVcollege Módulo Cheque 13

14 Figura 6 6. Cheques Avulsos 6.1. Inclusão de responsáveis de cheques CHQ_Inclusaocheque.dll Para realizar a inclusão de um cheque avulso é necessário clicar no botão correspondente como ilustra a Figura 7, na tela de Manutenção de cheques a receber. Nela, deverão ser informados os dados do responsável do cheque. Figura 7 Treinamento GVcollege Módulo Cheque 14

15 8. É possível incluir múltiplos cheques, como ilustra a figura Figura Inclusão por código de barras Código de Barras CMC7: Ao marcar essa opção, como ilustra a Figura 9, a inclusão do cheque será através de leitura do código de barras, o campo do código de barras ficará disponível para incluí-lo via leitor. Figura 9 Treinamento GVcollege Módulo Cheque 15

16 Linha digitável Comp: deverá ser informado o número da compensação do cheque. Esse número é composto de três dígitos. dígitos. Banco: deverá ser informado o código do banco. Esse número é composto de três Agência: deverá ser informado o número da agência bancária. Esse número é composto de quatro dígitos. DV: deverá ser informado o número do dígito verificador da agência bancária. Esse campo não é de preenchimento obrigatório. C1: nesse campo deverá ser informado o código referente ao C1. Número conta: deverá informar o número da conta bancária. C2: nesse campo deverá ser informado o código referente ao C2. Número cheque: deverá informar o número do cheque. C3: nesse campo deverá ser informado o código referente ao C3. Figura 10 Treinamento GVcollege Módulo Cheque 16

17 6.3. Inclusão de cheques em situação irregular CHQ_Inclusaocheque.dll Quando é realizada a inclusão de cheques a um responsável que já possui cheques na situação Cobrança ou Devolvido, o sistema apresenta uma mensagem de aviso de cheques irregulares, como ilustra a Figura 11. Porém, é possível incluir outros cheques a esse responsável, uma vez que a mensagem é apenas informativa. Figura 11 Documento (CPF ou CNPJ): selecionar qual o tipo de documento do responsável do cheque que será informado. Figura 12 Treinamento GVcollege Módulo Cheque 17

18 Responsável pelo cheque: caso o responsável pelo cheque já esteja cadastrado no sistema apenas digite o nome ou parte do nome no campo correspondente. Caso o responsável pelo cheque não esteja cadastrado, clique no botão, o qual apresentará a tela para incluir ou pesquisa do responsável que deseja cadastrar (como ilustra a Figura 13). Figura 13 Treinamento GVcollege Módulo Cheque 18

19 Botão Avançado: No botão avançado (Figura 14) é possível marcar os campos que desejas limpar a cada nova inclusão. Essa opção é válida somente para múltiplos cheques. Além dos botão para limpar campos, há os botões: Incrementar número do cheque a cada inclusão, que ao marcar irá a cada nova inclusão aumentar +1 o número e Incrementar mês vencimento a cada inclusão, o sistema irá duplicar o vencimento a cada inclusão, por exemplo (Um aluno pagou uma mensalidade com vários cheques ). Figura Inclusão dos dados dos cheques CHQ_Inclusaocheque.dll Após informar os dados do responsável do cheque, deve-se clicar no botão correspondente a inclusão do cheque para informar os dados do cheque que estão sendo Treinamento GVcollege Módulo Cheque 19

20 incluídos e selecionar a opção desejada por código de barras ou linha digitável, conforme foi apresentado no item 6.2 deste manual. 7. Edição de cheques Figura 15 CHQ_ManChequeReceber Para a edição de detalhes do cheques, é necessário selecionar o cheque e clicar sobre o botão de editar, como ilustra a Figura 16. Será apresentando a tela contendo as abas de Cheque, Movimentação, Responsáveis, Prorrogações, Devoluções, Trocas, Origem e Contabilização. Isso facilita a consulta das informações referentes à situação dos cheques. Figura 16 Treinamento GVcollege Módulo Cheque 20

21 7.1. Aba de Cheques Na aba de Cheque (Figura 17), o sistema apresenta os dados informados na inclusão do cheque e disponibiliza para edição os seguintes campos: Pré-datado: caso seja marcado, o sistema apenas sinalizará o cheque como prédatado. Emitente: pessoa emitente do cheque. Observações: caso haja necessidade é possível inserir observações ao cheque. Figura 17 Treinamento GVcollege Módulo Cheque 21

22 7.2. Aba de Movimentações Na aba de movimentações serão listadas todas as movimentações que o cheque sofreu. Trata-se de um histórico das etapas pelas quais o cheque passou. Nessa aba não é possível realizar nenhuma alteração. Figura Aba de Responsáveis Nessa aba será apresentado quem é a pessoa responsável pelo cheque. Essa aba é alimentada no momento da inclusão do cheque, quando é informado o responsável. Figura 19 Treinamento GVcollege Módulo Cheque 22

23 7.4. Aba de Prorrogações Nessa aba são apresentadas as prorrogações que foram realizadas ao cheque selecionado. Ou seja, toda vez o cheque for prorrogado através do movimento de prorrogação, o sistema atualizará essa aba com os dados atuais. Figura Aba de Devoluções Nessa aba (Figura 21) são apresentadas as devoluções que o cheque sofreu. Toda vez que o cheque for devolvido através do movimento de devolução, o sistema preencherá as informações nessa aba. Além de atualizar os dados de devolução, essa aba também será alimentada no momento em que um cheque for colocado em cobrança. Nesse caso, o sistema preencherá o campo Agente de Cobrança, dessa aba. Treinamento GVcollege Módulo Cheque 23

24 Figura Aba de Trocas Nessa aba serão apresentadas as trocas que ocorreram com o cheque, listando as justificativas e os cheques envolvidos na troca. Figura 22 Treinamento GVcollege Módulo Cheque 24

25 7.7. Aba de Origem Caso o cheque tenha vínculos com o Caixa PDA, nessa tela serão informados os dados da movimentação do cheque com o módulo de Caixa. Figura 23 Os cheques que estiverem com as informações preenchidas nessa aba, estão vinculados ao Caixa PDA e, portanto, suas movimentações só poderão ser realizadas pelo Caixa (aqueles em situação de troca, custódia e depósito). Caso contrário, poderão ser movimentados pela tela de Manutenção de Cheques a Receber. Treinamento GVcollege Módulo Cheque 25

26 CHEQUES A RECEBER Incluído por Incluído por AVULSO CAIXA MOVIMENTAÇÃO MANUTENÇÃO CHEQUES CAIXA VÍNCULO DO CAIXA VIA INTEGRADOR CHEQUES 7.8. Aba de Contabilização OPERAÇÃO DEPÓSITO E CUSTÓDIA PERDEM O VÍNCULO COM O CAIXA PDA E A MOVIMENTAÇÃO É FEITA PELA MANUTENÇÃO DE CHEQUES. Caso na tela de Parâmetros do cheque (conforme item 2.1, deste manual) esteja informado que para essa empresa Utilizará Integração Contábil, então na aba Contabilização (Figura 24) o sistema listará as contabilizações desse cheque. A contabilização é efetivada no momento da inclusão dos cheques. Figura 24 Treinamento GVcollege Módulo Cheque 26

27 Caso esteja marcado nos parâmetros do cheque, que Utilizará Integração Contábil, mas a regras de contabilização não foram cadastradas, conforme ilustra a Figura 1 deste manual, o sistema apresentará a mensagem (Figura 25): Figura Exclusão de cheques CHQ_ManChequeReceber Para a exclusão de cheques, é necessário selecionar o cheque e clicar sobre o botão da lixeira. O sistema apresentará uma mensagem perguntando ao usuário se realmente deseja realizar a exclusão do cheque selecionado (Figura 26). Treinamento GVcollege Módulo Cheque 27

28 Figura 26 situação Pendente. E não estiver vinculado a nenhum caixa. Só poderão ser excluídos cheques que se encontram na 9. Visualização de cheques CHQ_ManChequeReceber Para a visualização de detalhes do cheques, é necessário clicar sobre o botão da lupa e abrirá uma tela contendo todas as informações do cheque, como ilustra a figura 27. Figura 27 Treinamento GVcollege Módulo Cheque 28

29 Na visualização dos cheques não é possível realizar nenhuma alteração nos dados do cheque, trata-se de uma tela apenas de consulta. 10. Operações realizadas com os cheques CHQ_ManChequeReceber O módulo de cheques possibilita ao usuário realizar várias movimentações com os cheques, como veremos cada uma delas a seguir. Essas movimentações são realizadas através do botão Operações, conforme identificado na figura 28. Figura 28 Treinamento GVcollege Módulo Cheque 29

30 As movimentações realizadas com os cheques apenas irão alterar a situação do cheque. Porém o envio dos cheques ao banco, deve ser realizado manualmente. As operações de movimentação com os cheques serão disponibilizadas de acordo com a situação que se encontra o cheque que foi selecionado Mandar cheque para custódia Para encaminhar um cheque a custódia, é necessário selecionar o cheque e em seguida escolher a opção correspondente no botão de Operações. O cheque ficará vinculado a situação Custódia. Para efetivar o envio de cheques a custódia no sistema é necessário preencher os campos de data a custodiar, banco, agência / conta e observações. Figura 29 Treinamento GVcollege Módulo Cheque 30

31 10.2. Resgatar cheque em custódia Caso haja cheque custodiado que necessita ser resgatado é necessário selecionar o cheque e em seguida escolher a opção correspondente no botão de Operações. O cheque ficará vinculado à situação Pendente. Para efetivar o resgate de custódia no sistema, é necessário preencher os campos de data a resgatar e observações. Figura Depositar cheque Para realizar o depósito de cheque é necessário selecionar o cheque e em seguida escolher a opção correspondente no botão de Operações. O cheque ficará vinculado a situação Depositado. Para efetivar o depósito do cheque no sistema, é necessário preencher os campos de data de depósito, banco, agência / conta e observações. Treinamento GVcollege Módulo Cheque 31

32 Figura Compensar cheque Para realizar a compensação de cheque é necessário selecionar um cheque que esteja na situação Depositado e em seguida escolher a opção correspondente no botão de Operações. O cheque ficará vinculado a situação Compensado. Para efetivar a compensação do cheque no sistema, é necessário preencher os campos de data de depósito e observações. Figura 32 Treinamento GVcollege Módulo Cheque 32

33 10.5. Devolver cheque Para realizar a devolução de cheque é necessário selecionar o cheque e em seguida escolher a opção correspondente no botão de Operações. O cheque ficará vinculado a situação Devolvido. Para efetivar a devolução é necessário preencher os campos com a data da devolução, a alínea de devolução e uma observação. preenchimento do campo Alínea de devolução. Para vincular um cheque à situação Devolvido, é obrigatório o Figura Colocar cheque em cobrança Para colocar um cheque em cobrança é necessário selecionar o cheque e em seguida escolher a opção correspondente no botão de Operações. O cheque ficará vinculado à situação Cobrança. Para efetivar a cobrança de cheques é necessário preencher os campos com a data da cobrança, o agente de cobrança e uma observação. Treinamento GVcollege Módulo Cheque 33

34 Figura Prorrogar vencimento Para prorrogar o vencimento de um cheque é necessário selecionar o cheque e em seguida escolher a opção correspondente no botão de Operações. O cheque permanecerá na situação que já se encontra atualmente. Para efetivar a prorrogação de cheques é necessário preencher os campos com a nova data e uma justificativa de prorrogação. Figura 35 Treinamento GVcollege Módulo Cheque 34

35 10.8. Trocar cheque Para realizar a troca de um cheque por outro(s) é necessário selecionar o cheque e em seguida escolher a opção correspondente no botão de Operações. O cheque ficará vinculado à situação Trocado. Para efetivar a troca de cheques é necessário seguir três passos: PASSO 1: Clicar no botão Trocar/Manter. PASSO 2: Informar os dados do novo cheque, através da inclusão de cheque (ver item 3.4 desse manual). PASSO 3: Informar uma justificativa para a operação de troca. É possível realizar a troca de um cheque por outro cheque ou por quantos cheques houver necessidade. O campo de justificativa é obrigatório. Figura 36 Treinamento GVcollege Módulo Cheque 35

36 10.9. Estornar cheque Para realizar o estorno de um cheque (Figura 37) por outro(s) é necessário selecionar o cheque e em seguida escolher a opção correspondente no botão de Operações. O cheque ficará vinculado à situação anterior a que se encontra atualmente, antes de realizar a operação de estorno. Para efetivar o estorno de cheques é necessário apenas preencher as observações. Nesse momento, o sistema também informa qual a situação anterior à atual do cheque, para qual será estornado. Figura Exportação Contábil O sistema possibilita que o usuário realize uma exportação das movimentações dos cheques, para a contabilidade. Para que essa funcionalidade funcione corretamente, é necessário que no item 2.1 desse manual esteja configurada a opção de Usa integração contábil. Treinamento GVcollege Módulo Cheque 36

37 11.1. Exportação contábil dos cheques a receber CHQ_ExportacaoContabil.dll Nessa tela, é possível realizar a exportação dos lançamentos de contabilização dos cheques a receber, de acordo com o período informado. Para que essa rotina funcione corretamente é necessário que o serviço de integração contábil esteja corretamente configurado no sistema. Para efetivar a exportação contábil, é necessário preencher o período a ser exportado e após, clicar sobre o botão de Exportar. Figura 38 Data inicial: informe qual será a data inicial dos lançamentos que deverão ser exportados para a contabilidade. Data final: informe qual será a data final dos lançamentos que deverão ser exportados para a contabilidade. Treinamento GVcollege Módulo Cheque 37

38 Lançamentos: ao clicar nesse botão serão listados todos os lançamentos com os respectivos centros de custo, referente ao período informado, que serão exportados para a contabilidade. 12. Relatórios Para que o usuário possa realizar um controle sobre os cheques a receber, o sistema disponibiliza um relatório que proporciona essa gestão, conforme descrito a seguir Relatório de cheque a receber Nesse relatório serão listados todos os cheques de acordo com a(s) unidade(s), situação(ões), período, banco(s), conta(s), alínea(s) e agente(s) de cobrança. Figura 39 Treinamento GVcollege Módulo Cheque 38