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2 AVISO O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio. Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida nem transmitida em qualquer forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas. As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso em capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas informações se aplicadas a outros fins. Treinamento GVCollege Cobrança 2

3 Apresentação O ERP - GVcollege é um Sistema voltado ao gerenciamento de instituições de ensino. É formado pelos módulos a seguir: ERP GVcollege - Administrador de Programas e Sistemas ERP GVcollege Módulo Acadêmico Secretaria ERP GVcollege Módulo Acadêmico Pedagógico ERP GVcollege Módulo Financeiro Cobrança ERP GVcollege Módulo Financeiro Caixa/Bancos ERP GVcollege Módulo Financeiro Cheques a Receber ERP GVcollege Módulo Financeiro Contas a Pagar ERP GVcollege Portal Aluno ERP GVcollege Portal Professor ERP GVcollege Portal Coordenador ERP GVcollege Vestibular ERP GVcollege Protocolo ERP GVcollege Contábil Contabilidade ERP GVcollege Contábil Patrimônio ERP GVcollege Suprimentos Compras ERP GVcollege Suprimentos Estoque ERP GVcollege Business Intelligence ERP GVcollege Ferramentas: Montagem de Ficha Complementar ERP GVcollege Ferramentas: Intercâmbio ERP GVcollege Gerador de Relatórios Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do módulo Acadêmico - Secretaria, versão Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e processos de instituições de ensino. Treinamento GVCollege Cobrança 3

4 Sumário 1. Convenções Cadastros gerais Tipo de tributação Cadastro de origem tributária Enquadramento tributário Geração de DARF/GPS Retenção Feriado Tipo de cobrança Cadadstro de banco/tipo cobrança Preparação da remessa Liberação/ Cancelamento da remessa Geração de arquivo de remessa Retrorno da remessa Relatórios Relação de contratos por fornecedor Relação de títulos a pagar Relatório diário contábil Relatório razão auxiliar de fornecedores Relatório de impostos retidos Treinamento GVCollege Cobrança 4

5 1. Convenções Existem alguns botões que serão encontrados em vários momentos durante o uso do Sistema GVcollege, e nem sempre é necessário que a imagem dos mesmos seja ilustrada neste manual. Portanto, serão chamados de botões padrão. A partir de agora, estes botões serão conhecidos conforme a descrição da lista abaixo: Combo box: Apresenta uma lista em que é possível selecionar uma das opções. Checkbox: Quando marcado, seleciona e/ou torna verdadeira a afirmação relacionada a ele. Abrir cadastro: Ao ser pressionado abre uma tela em que é possível cadastrar ou editar dados, chamando uma rotina do sistema ou uma sub-rotina da que estiver em uso. Caso haja algum valor no campo, este botão abrirá uma tela para editar tal valor; caso não exista um valor informado no campo, o botão abrirá uma tela para incluir um valor. Limpar campo: Para limpar o valor do campo de um botão de cadastro, basta pressionar a tecla Esc do teclado, ou clicar neste botão. Incluir, Editar, Excluir: Estes botões podem vir juntos ou separadamente. Sua função é fazer exatamente o que seus nomes dizem, respectivamente. botão. Localizar: Para pesquisar um valor de um determinado campo, usa-se este Consulta cadastro: Ao ser clicado, exibe os contatos de uma pessoa, seja a própria ou de outras que tenham vínculo com ela. não listadas na tela. Carregar: Símbolo de um raio que serve para carregar informações ainda Treinamento GVCollege Cobrança 5

6 Estes botões servem para selecionar ou desfazer a seleção de certos valores ou parâmetros. Portanto, serão chamados, em ordem de cima para baixo, de: Selecionar tudo, Selecionar, Desfazer seleção, Desfazer seleção de tudo, respectivamente. Durante a leitura deste manual serão encontrados alguns símbolos que servirão de orientação para o leitor. Os símbolos e suas funcionalidades estão descritos abaixo: Este símbolo será acompanhado por um texto explicativo que conterá detalhes importantes que não poderão ser ignorados pelo leitor. Quando for necessário inserir uma observação a um capítulo do manual, este símbolo surgirá trazendo informações adicionais que facilitarão o entendimento dos textos. Para melhor exemplificar alguns conceitos de trechos do manual, este símbolo será acompanhado de informações que exemplificarão ou darão mais detalhes sobre o assunto. Treinamento GVCollege Cobrança 6

7 2. CADASTROS GERAIS 2.1 Tipo de tributação PAD_CadTipoTributacao.dll Através dessa tela de Cadastro de tipos de tributação será possível incluir, editar, excluir, pesquisar, visualizar todos os impostos existentes que incidem sobre os serviços tomados pela instituição sejam eles municipais, estaduais ou federais como, por exemplo, ISSQN, IRRF, COFINS, PIS, CSLL, INSS e como também controlar a forma correta de retenção e recolhimento dos devidos impostos e contribuições como também realizar o registro da contabilização do tributo caso seja necessário. Quando os parâmetros financeiros estiverem configurados para não usar o módulo de Contabilidade, o grupo "Contabilidade" permanece desabilitado. Caso contrário, o grupo permanece habilitado. Informe a Descrição, ou seja, o nome do imposto que está sendo cadastrado. Indique se ele Deduz valor, isto é, defina se o imposto será dedutível do valor do título. Em Forma de Apuração, é indicada como deverá ser formada a base de cálculo para cadastro do imposto de acordo com as opções: Unidade () e Geral (). Regra para Vencimento deverá conter o critério para o vencimento do título de imposto que poderá ser através do Dia vencimento fixo, Conforme número de dias, Último dia da semana subseqüente, Última quinzena da semana subseqüente. Forma de Recolhimento indica se o recolhimento considera fornecedor e/ou unidade para recolhimento do imposto, ou seja, se será gerado um título por fornecedor ou um titulo por unidade considerando todas as retenções independentes do fornecedor definido nas opções: Geral, Unidade, Fornecedor, Unidade/Fornecedor, Devedor, Devedor/Fornecedor. Dia de Vencimento indica o dia fixo de vencimento, para os casos em que a regra de vencimento do imposto possui dia fixo ou é conforme o número de dias. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 7

8 Período de recolhimento indica se a apuração do imposto é mensal, quinzenal ou semanal. Usa calendário: Caso esteja marcado, o sistema deverá usar o calendário considerando os feriados cadastros. Antecipa vencimento: Caso esteja marcado, o sistema deverá antecipar o vencimento, caso o mesmo seja em um dia não útil. Momento recolhimento: Poderá escolher o fato gerador do imposto que ocorre a partir da data de emissão, entrada ou pagamento do título. Guia de recolhimento: Poderá escolher se o tributo a ser recolhido será e uma DARF ou em uma GPS. Valor Mínimo: Poderá informar o valor mínimo para emissão da Guia de recolhimento selecionada. Fornecedor: Poderá informar o fornecedor para o título do imposto (Receita Federal, Prefeitura, Previdência Social, por exemplo), ou escolher o fornecedor através do botão... caso o mesmo esteja cadastrado. Contabilidade: Através desse grupo de opções poderá ser definido se o imposto deve ser contabilizado. Será necessário inserir conta contábil e os históricos para o lançamento integrado. Tela de cadastro de tipos de tributação Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 8

9 3. Cadastro de origem tributária FIN_CadOrigemTitulo.dll Através deste cadastro são registradas as origens tributárias para Produto e Serviço. Será possível associar este cadastro a um enquadramento tributário como também definir se o mesmo será contabilizado. Para origem Serviço, marque a opção Usa Enquadramento Tributário. Quando um título é cadastrado deve ter indicado se a origem é Produto ou Serviço. Somente será calculado imposto se a Origem relacionada ao título estiver com a opção Usa Enquadramento Tributário marcada. Tela de cadastro de origem do título 4. Enquadramento tributário PAD_CadTipoEnquadramento.dll Através dessa tela será possível informar os tipos de enquadramento possíveis, onde o Enquadramento Tributário são os agrupamentos de impostos que podem existir na instituição (PIS, COFINS, CSLL + IR ou PIS, COFINS, CSLL + IR + ISSQN, entre outros). Esta informação deverá ser relacionada ao cadastro do fornecedor como forma de identificar quais os impostos que os títulos deste fornecedor podem gerar. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 9

10 Tela de cadastro de tipos de enquadramento No campo Descrição e Descrição reduzida, insira nomes que identifiquem facilmente os impostos que estão relacionados a este enquadramento. Clique no botão Novo para inserir os impostos que compõem este enquadramento e irá exibir a seguinte tela Tributação conforme abaixo: Campo Tributo define o(s) imposto(s) que deve(m) compor este agrupamento. Se o imposto necessitar utilizar a tabela de IR, marque a opção Usa Tabela IRPF e o valor da Dedução por dependente. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 10

11 Cálculo das Retenções: Determinar percentual para retenção do imposto, valor limite da retenção, percentual patronal e valor mínimo (base) para retenção do imposto. Retenção: Poderá informar o código de retenção de impostos que deve ser utilizado para emissão da DARF ou GPS. 5. Geração de DARF/GPS A tela de emissão de pagamento tributo permite realizar a emissão de guias de pagamento de impostos tal como DARF/GPS onde a guia poderá ser avulsa ou originária de algum título, nessa opção são gerados os títulos de imposto a pagar, conforme parametrização realizada no sistema. Selecione o imposto que deverá gerar título e período de apuração. A data de vencimento e período de apuração são gerados automaticamente pelo sistema, a partir da parametrização feita no imposto selecionado. Tela de Emissão de pagamento de tributos Este programa permite a emissão de DARF e Guias, a partir de títulos registrados no sistema ou avulsos. Aqui, será demonstrado o processo de emissão a partir de títulos. Selecione a unidade que deseja utilizar para emissão do título de imposto e clique sobre o botão Avançar. Na tela a seguir o sistema apresenta os títulos que não tiveram seus valores de imposto gerado. Clique no botão Avançar para prosseguir. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 11

12 A tela abaixo demonstra o título que será gerado referente ao imposto. A quantidade de títulos de imposto gerado. Está relacionada aos parâmetros de apuração do cadastro do imposto (Geral, Fornecedor, Unidade). 6. Retenção PAD_CadRetencao.dll Nesta tela são cadastros os códigos de retenção dos impostos que serão retidos no momento da emissão da DARF (ver item Geração de DARF/GPS do manual). Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 12

13 Tela de cadastro de retenções de impostos 7. Feriado PAD_CadFeriado.dll Através dessa tela será possível cadastrar os feriados agendados na instituição. Utilizado no processo de geração de títulos do módulo Contas a Pagar, identifica se a data de um vencimento de título está programada para um feriado; permitindo assim que o usuário decida entre manter o vencimento para o feriado, antecipar ou postergar o vencimento do título. Tela de cadastro de feriados Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 13

14 8. Tipo de cobrança PAD_CadTipoCobranca.dll Através dessa tela será possível cadastrar os tipos de cobrança utilizados pela instituição (cobrança simples, caucionada). Obrigatoriamente deve haver um tipo de cobrança chamada Simples com código igual a zero. Esta cobrança é a que deve ser relacionada ao Banco/Tipo de Cobrança. Tela de cadastro de tipos de cobrança 9. Cadastro de banco/tipo cobrança PAD_CadBancoTipoCobranca.dll Através dessa tela será possível vincular a conta bancária à conta contábil do movimento. Para cada conta bancária é necessário relacionar uma conta contábil que deverá ser atualizada nos movimentos de pagamento de fornecedor. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 14

15 Tela de cadastro de banco/tipo de cobrança Para cadastrar clique sobre o botão Novo para relacionar a conta bancária à conta contábil conforme a figura abaixo: Em Tipo de cobrança poderá escolher o tipos simples ou com registro. No quadro Integração Contábil e Integração contábil-transferência deve-se informar a conta a ser utilizada nos movimentos de pagamento de título e transferência, bem como os históricos correspondentes a cada movimento. Para que o sistema possa identificar automaticamente a conta contábil a partir de uma informação de conta bancária, o botão Vincular deve ser acionado para relacionar a conta com uma unidade da empresa. 10. Preparação da remessa Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 15

16 FIN_PreparacaoRemessaCred.dll Para que a remessa de títulos para Pagamento Eletrônico seja feita, é necessário gerar a preparação da remessa anteriormente. Siga os passos do assistente realizando as filtragens para selecionar os títulos que deverão ser vinculados à remessa bancária. Tela de preparação do arquivo de remessa 11. Liberação/Cancelamento da remessa FIN_LiberacaoRemessaCred.dll Através desta tela, podemos liberar ou cancelar um arquivo de remessa. Selecione a remessa gerada na Preparação da Remessa (ver item preparação da remessa do manual) e clique sobre o botão liberar ou com o botão direito sobre a mesma. Selecione a opção desejada. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 16

17 Tela de liberação/cancelamento do arquivo de remessa 12. Geração de arquivo de remessa FIN_GeracaoRemessaCred.dll Após liberar e preparar o arquivo de remessa, utilize esta tela para realizar a geração do arquivo. Neste momento, algumas consistências serão feitas, tais como: É neste momento que a conta bancária que será utilizada para o pagamento dos títulos é informada; É obrigatório ter o cadastro de banco/agência e conta no cadastro do fornecedor ou ter um código de barras relacionado ao título. Caso esteja configurado no cadastro do Banco o caminho para gerar arquivo de remessa e retorno, o sistema irá sugerir este caminho como local para salvar o arquivo de remessa. Caso o título estando vinculado a uma remessa bancária, não será possível que se faça manutenção do título ou liquidação manual. Caso seja necessário, utilize a opção Retirar Título Remessa existente na Manutenção do Título. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 17

18 13. Retorno da remessa FIN_RetornoRemessaCred.dll Tela de geração do arquivo de remessa É através do processamento da remessa nessa tela que é possível identificar se o título foi liquidado pelo banco ou não. Caso a liquidação tenha sido rejeitada, é neste processo que iremos identificar o motivo da rejeição. Tela de Retorno do arquivo de remessa Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 18

19 14. Relatórios A respeito dos relatórios, os seguintes cuidados devem ser tomados: a configuração dos modelos de relatório está fortemente ligada ao filtro ao qual é relacionada. Por exemplo, em um modelo de relatório para Títulos Pendentes, se um modelo de relatório que filtra pela Data de Vencimento for configurado, o mesmo modelo não estará disponível caso seja feito em um segundo momento um filtro pela Data de Entrada Relação de contratos por fornecedor Através desse relatório será possível listar todos os contratos dos fornecedores cadastrados onde poderá ser filtrado o fornecedor desejado, o período do contrato como também a sua situação Ativos, Cancelados, Encerrados Relação de títulos a pagar Através desse relatório será possível listar a relação de títulos a pagar do financeiro como Títulos, Adiantamentos, etc. e suas situações caso forem provisionados, aguardando liberação, pendentes, liquidados ou cancelados. O relatório poderá ser filtrado pela unidade do título, origem do título que poderá ser pelo financeiro, integração com acadêmico, pela emissão DARF/GPS, integração com suprimentos, Integração com folha de pagamento, origens tributárias Relatório diário contábil Através desse relatório será possível listar todos os lançamentos contábeis realizados no financeiro inclusive a distribuição nos centros de custos e/ou lançamentos provisionados, filtrando por partida, contra partida, débito ou crédito ou por operações tais como entrada de título, cancelamentos, estornos, exclusão de título, liquidação de títulos, pagamento parcial, etc Relatório razão auxiliar de fornecedores Através desse relatório será possível listar os lançamentos dos títulos no financeiro exibindo a contabilização atual dos saldos com base nos lançamentos de débito e crédito filtrando pelo período dos lançamentos, consolidado por unidade, por unidade e por fornecedor. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 19

20 14.5 Relatório de impostos retidos Através desse relatório será possível listar todas as retenções realizadas onde é exibido os valores, percentuais dos impostos, valores retidos e data que o mesmo foi emitido ou liquidado do titulo do fornecedor sendo filtrado por unidade e por tipo de tributação disponível, por período de apuração e a situação do imposto tais como Não emitidos, Emitidos, Pagos ou Apenas impostos recolhidos. Treinamento GVcollege Módulo Acadêmico - Secretaria 20