ADMINSTRAÇÃO GERAL 2011 Aluno:
- 1- O que é Administração Bem vindo a disciplina de Administração Geral. Pretendemos mostrar a você no período que passaremos juntos, alguns conceitos aplicados à administração. Nossa matéria será puramente conceitual, com aulas expositivas. Portanto, a leitura é uma exigência diária. A palavra administração vem do latim ad (direção, tendência para) e minister (subordinação ou obediência). Vários autores definem de diversas maneiras a administração. Uma definição bem moderna: Administração é o ato de trabalhar com e através de pessoas para realizar os objetivos tanto da organização quanto de seus membros. Existem três aspectos chaves que devem ser apontados nesta definição: Dá maior ênfase ao elemento humano na organização. Focaliza a atenção nos resultados a serem alcançados, isto é, nos objetivos em vez de nas atividades. Incluiu o conceito de que a realização dos objetivos pessoais de seus membros deve ser integrada à realização dos objetivos organizacionais. Ou ainda: Administração é administrar a ação através das pessoas com objetivo bem definido. Administração é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos a fim de alcançar objetivos. Administração é o processo de tomar e colocar em prática decisões sobre objetivos e utilização de recursos.
- 2- A partir de hoje você não pode pensar como um executor de tarefas simplesmente. Como administrador você deslocará dos trabalhos operacionais para o campo da ação. Sairá das habilidades práticas de saber fazer certas coisas corretamente para atividades administrativas, voltadas para o campo do diagnóstico e da decisão, onde utiliza as habilidades conceituais de diagnosticar situações, definir e estabelecer estratégias de ação adequadas. Cresce então a necessidade de se fundamentar em conceitos, valores e teorias que lhe permitam o balizamento adequado de seu comportamento. A administração não é uma coisa mecânica que dependa de certos hábitos físicos que devem ser superados ou corrigidos a fim de se obter o comportamento correto. Pode-se ensinar o que um administrador deve fazer, mas isto não irá capacitá-lo efetivamente a fazê-lo em todas as organizações. O sucesso de um administrador na vida profissional não está inteiramente relacionado àquilo que lhe foi ensinado, ao seu brilhantismo acadêmico ou ao seu interesse pessoal em praticar o que aprendeu nas escolas. Esses aspectos são importantes, porém estão condicionados a características de personalidade, ao modo pessoal de agir de cada um. O conhecimento tecnológico da Administração é importantíssimo, básico e indispensável, mas depende, sobretudo, da personalidade e do modo de agir do administrador, ou seja, de suas habilidades.
- 3- Há pelo menos três tipos de habilidades necessárias para que o administrador possa executar eficazmente o processo administrativo: Habilidade técnica: Consiste em utilizar conhecimentos, métodos, técnicas e equipamentos necessários para a realização de suas tarefas específicas, através de sua instrução, experiência e educação. Habilidade humana: Consiste na capacidade e no discernimento para trabalhar com pessoas, compreender suas atitudes e motivações e aplicar uma liderança eficaz. Habilidade conceitual: Consiste na habilidade para compreender as complexidades da organização global e o ajustamento do comportamento da pessoa dentro da organização. Esta habilidade permite que a pessoa se comporte de acordo com os objetivos da organização total e não apenas de acordo com os objetivos e as necessidades de seu grupo imediato. A adequada combinação dessas habilidades varia à medida que um indivíduo sobe na escala hierárquica, de posições de supervisão a posições de alta direção. Princípios da Administração...pois a tarefa do administrador é estabelecer e manter um ambiente interno em que as pessoas, em grupos organizados, possam trabalhar eficientemente com vista a consecução das metas do grupo... Koontz & O Donnell. Estabelecer X Manter. Grupos Organizados. Trabalhar X Eficiência. Realização das metas.
- 4- A tarefa básica da administração é a de fazer as coisas por meio das pessoas de maneira eficiente e eficaz. Eficiência X Eficácia Ação, força, virtude de produzir um efeito, eficácia. Razão entre a energia útil proveniente de um sistema mecânico e a energia que lhe foi fornecida, durante o mesmo processo ou num dado período de operação. Que produz efeito; que produz muito; que dá bom resultado. NEM TUDO QUE É EFICIENTE SERÁ EFICAZ EFICAZ ( É O QUE FICA = RESULTADO, O CERTO) Secretária 10 FAX X Secretária in Loco Administração por quê?...nem todos os Grupos acham que precisam de administração na verdade, certos críticos da administração moderna acham que as pessoas trabalhariam melhor e com satisfação pessoal se não existissem administradores... Koontz & O Donnell. Os princípios administração são características de todo esforço de grupo eficiente, cuja finalidade é atingir os objetivos do grupo com menor custo de tempo, dinheiro, material e desconforto. Somatização de esforços para um bem comum. A Administração é essencial em toda a atividade de cooperação organizada. Porque estudar administração TGA é uma disciplina orientadora do comportamento do profissional de Administração. Não se preocupa em ensinar a executar ou fazer determinadas coisas o como mas busca ensinar o que fazer em determinadas circunstâncias o ambientes o porquê. Procura fazer o futuro profissional pensar, a raciocinar a partir de uma bagagem de conceitos e idéias que traz como ferramentas de trabalho. Quanto maior a mudança e a instabilidade, maior a necessidade de habilidades conceituais para proporcionar a inovação dentro das organizações. Portanto, nada é mais prático do que uma boa teoria. 1. Embora o processo administrativo seja importante em qualquer contexto de utilização de recursos, a razão principal para estudá-la é seu reflexo sobre o desempenho das organizações. 2. O principal motivo para a existência das organizações é o fato de que certos objetivos só podem ser alcançados por meio da ação coordenada de grupos de pessoas. 3. Na atualidade, as organizações assumiram importância sem precedentes na sociedade e na vida das pessoas. Tente fazer uma lista das organizações com as quais você está envolvido ou se relaciona de alguma forma. Da empresa onde você trabalha ao supermercado, da fábrica de seu carro à concessionária, da prefeitura à companhia de eletricidade, da TELEMAR ao sindicato de sua categoria profissional, a lista parece interminável. Há poucos aspectos da sua vida que não sejam influenciados por alguma espécie de organização. A sociedade moderna é uma sociedade organizacional, em contraste com as sociedades comunitárias do passado.
- 5- É dramático o impacto do mau funcionamento de uma organização de grande porte sobre a sociedade. Considere por exemplo a quebra de um banco, como aconteceu com o Econômico em 1995. Funcionários perdem o emprego e contribuintes são obrigados a arcar com as conseqüências. Pense numa cidade inundada e você vai lembrar-se da Prefeitura, pense em pessoas despreparadas, e você vai lembra-se do baixo nível da educação, pense na necessidade de pagar planos de saúde ou pensão, ou nas filas nos hospitais públicos, e você vai lembrar-se do governo que não trabalha como deveria. Muitos problemas que você enfrenta têm sua origem na inexistência ou ineficiência de algum tipo de organização. Organizações bem administradas são importantes por causa desse impacto sobre a qualidade de vida da sociedade. Administradores bem preparados, portanto, são recursos sociais importantes. Essa predominância das organizações e sua importância para a sociedade moderna bem como a necessidade de administradores competentes está na base do desenvolvimento da teoria geral da administração. A administração é praticada desde que existem os primeiros agrupamentos humanos. A moderna teoria geral da administração, que se estuda hoje é formada por conceitos que surgiram e vêm-se aprimorando há muito tempo, desde que os administradores do passado enfrentaram problemas práticos e precisaram de técnicas para resolvê-los. Por exemplo, a Bíblia relata que Moisés estava passando o dia cuidando de pequenas causas que o povo lhe trazia. Então Jetro (seu Sogro) recomendou: procure homens capazes para serem líderes de 10, 100 e 1.000. Este conselho foi dado a Moisés cerca de 3.500 anos atrás. É tão antigo e continua atual. Já no século XXI, a administração e as organizações estão sofrendo grandes transformações, As empresas privadas, em particular, operam dentro de um contexto extremamente competitivo e precisam aprimorar continuamente sua eficiência: fazer mais, com menor quantidade de recursos. Aumenta a importância da Administração empreendedora: o movimento que procura estimular as pessoas a serem seus próprios patrões. Além disso, a idéia de administração participativa ganha muito espaço com essa tendência, pois é preciso educar funcionários operacionais para serem seus próprios gerentes. A Meta de todos os administradores A meta do administrador é lucro. O superávit é o foco de todos os administradores. Não existe administrador sem dinheiro. O patrão faz a ocasião. O lucro é apenas uma medida do excesso da receita da empresa sobre os custos. Com uma visão muito rápida, a função do administrador é contribuir para os objetivos do Grupo com o mínimo custo. As empresas são mutáveis, mas sua meta administrativa básica não varia. Administração conteúdo e objeto A tarefa da Administração é interpretar os objetivos propostos pela organização e transformá-los em ação organizacional, através de planejamento, organização, direção e controle dos esforços de todas as áreas e em todos os níveis da organização para atingir estes objetivos da maneira mais adequada à situação.
- 6- A TGA estuda cinco variáveis - tarefas, estrutura, pessoas, ambiente e tecnologia. Estas, a seu tempo provocaram uma diferente teoria administrativa, e cada uma privilegia ou enfatiza uma ou mais dessas variáveis. O desafio da Administração consiste na adequação e integração entre essas cinco variáveis. Perspectivas futuras da Administração Nos próximos anos vão surgir novas arquiteturas organizacionais, adequadas às novas demandas. Esta previsão se baseia no princípio evolucionário de que cada idade desenvolve uma nova forma organizacional apropriada a suas características. Vários fatores deverão provocar profundos impactos sobre as organizações e empresas, como: - Crescimento das organizações as organizações bem sucedidas tendem ao crescimento e à ampliação de suas atividades. O crescimento é uma decorrência inevitável do êxito organizacional. Para acompanhar com sucesso as mudanças, os administradores generalistas e dotados de habilidades genéricas e variadas terão perspectivas mais promissoras do que os administradores especialistas e concentrados em poucas habilidades gerenciais. - Concorrência mais aguda à medida que aumentam os mercados e os negócios, crescem também os riscos da atividade empresarial. O produto ou serviço que demonstre ser superior, ou melhor, será o mais procurado. - Sofisticação da tecnologia - a tecnologia introduzirá novos processos e instrumentos que causarão impactos sobre a estrutura e comportamento das organizações. - Taxas elevadas de inflação a inflação imporá novas pressões e ameaças sobre as organizações lucrativas que deverão lutar pelo lucro e sobrevivência através de maior produtividade - Globalização da economia e internacionalização dos negócios - Visibilidade maior das organizações a visibilidade é a capacidade de chamar a atenção dos outros. Pode ocorrer de maneira positiva ou de maneira negativa Embora teoria sem prática constitua especulação improficua, a prática sem a teoria é intransmissível. As duas devem ser cultivadas conjuntamente, se quisermos aprender pela experiência e estar em condições de transmitir o que aprendemos. Administração: Ciência X Arte Sempre se levanta questão se a administração é uma ciência ou uma arte. Na realidade, a prática da administração como todas as outras artes seja medicina, música, composição, engenharia, ou contabilidade se utilizam de conhecimento organizado ciência - e o aplica à luz da realidade para alcançar um resultado prático desejado... Koontz & O Donnell. Ciência e arte não são mutuamente exclusivas, mas complementares. À medida que a Ciência avança a arte também progride. Um dos erros mais comuns na utilização da teoria e da ciência é negligenciar a necessidade de fazer ajustes ou combinações a fim de alcançar um melhor resultado. Exemplo: Avião: Peso + resistência >>>> Custo Exemplo: Um administrador pode pagar a um empregado mais do que o seu superior estará quebrando o princípio do comando mas se estiver seguro do resultado. Mas ao deixar de observar os princípios e outros elementos da ciência, é preciso calcular o custo disso e confronta-lo com o resultado final. Administração, Ciência: Exata X Inexata É fácil afirmar que administração é uma ciência inexata, comparada com as ciências físicas, ditas, exatas. Insinua-se também que a administração é talvez a mais inexata das ciências sociais. A administração lida com fenômenos complexos acerca dos quais pouco se sabe. Átomo X Grupo de Indivíduos => estrutura e comportamento.
- 7- Questionário: Responder e apresentar. 1- Porque as pessoas se juntam para trabalhar em grupo, e o que é indispensável a estas operações em grupo? Seus resultados devem ser otimistas? 2- Diferenciar e demonstrar as relações entre Decisões, Objetivos e Recursos? 3- Com a visão da Administração, como você explicaria a utilização das habilidades e capacidade nas suas rotinas? 4- Dentre os 3 tipos de habilidades, qual que você se identifica mais hoje e justifique? 5- Explique o binômio Estabelecer X Manter? 6- Comente sobre trabalhar com eficiência e ver um resultado eficaz? É isto? 7- Hoje nas organizações a pessoa do Administrador é obsoleta, explique? 8- Todo Administrador tem seu foco centrado na Lucratividade? 9- A Administração é considerada INEXATA, por quê? 10- As empresas têm suas premissas variáveis e torna constante o seu ambiente fabril? Textualize? Primeiras Contribuições aos princípios de Administração Naturalmente a administração tem sido alvo de relativo interesse por parte da sociedade organizada em todo o decurso da história civilizada. A maioria das primeiras contribuições adveio, como é natural, de praticantes, não teóricos. Desde os primórdios do século, e especialmente através das contribuições de Taylor e Fayol... Koontz & O Donnell. Influência da Antiguidade Filósofos. Desde os tempos da Antigüidade a administração recebeu influência da filosofia. Antes de Cristo, o filósofo grego Sócrates (470 a.c. 399 a.c) em sua discussão com Nicomaquis, expõe o seu ponto de vista sobre a administração: Sobre qualquer coisa que um homem possa presidir, ele será, se souber do que precisa e se for capaz de provê-lo, um bom residente, quer tenha a direção de um coro, uma família, uma cidade ou um exército. Não é também uma tarefa punir os maus e honrar os bons? Portanto, Nicomaquis, não desprezeis homens hábeis em administrar seus haveres... Platão (429 a.c 347 a.c) Também filósofo grego, discípulo de Sócrates, preocupou-se profundamente com os problemas políticos inerentes ao desenvolvimento social e cultural do povo grego. Em sua obra, A República, expõe o seu ponto de vista sobre a forma democrática de governo e de administração dos negócios públicos.
- 8- Aristóteles, também filósofo grego, discípulo de Platão, do qual bastante divergiu, deu enorme impulso à Filosofia principalmente à Cosmologia, Nosologia, Metafísica, Ciências Naturais, abrindo as perspectivas do conhecimento humano na sua época. Foi o criador da Lógica. No seu livro política, estuda a organização do Estado e distingue três formas de Administração pública: Monarquia, Aristocracia e Democracia. Francis Bacon (1561-1626), filósofo e estadista inglês, considerado o fundador da Lógica Moderna, baseada no método experimental e indutivo. Antecipou-se ao princípio conhecido em Administração como principio da prevalência do principal sobre o acessório. René Descartes (1596-1650), um filósofo, matemático e físico francês, considerado o fundador da filosofia moderna. Em seu livro O Discurso do Método, qual descreve os preceitos do seu método filosófico, hoje denominado o método cartesiano, que serviu de fundamento para a tradição cientifica do ocidente. Veremos mais tarde que vários princípios da moderna administração, como os da divisão do trabalho, da ordem, do controle etc. estão basicamente contidos nos princípios cartesianos. Thomas Hobbes (1588-1679) desenvolveu a teoria da origem contratualista do estado, segundo o qual o homem primitivo, vivendo em estado selvagem, passou lentamente à vida social, através de um pacto entre todos. O homem primitivo era um ser anti-social por definição, vivendo em guerra permanente com o próximo. O Estado viria a ser, portanto, a inevitável resultante da questão, impondo a ordem e organizando a vida social, qual um Leviatã. Jean-Jacques Rousseau (1712-1778) desenvolveu a teoria do Contrato Social: O Estado surge de um acordo de vontades. Kal Marx (1818-1883) e seu parceiro Friedrich Engels (1820-1895) propõem uma teoria da origem econômica do Estado. O surgimento do poder político e do Estado nada mais é do que o fruto da dominação econômica do homem pelo homem. Com o surgimento da Filosofia Moderna, deixa a Administração de receber contribuições e influências, uma vez que o campo de estudo filosófico afasta-se enormemente dos problemas organizacionais. Influência da Igreja Católica Através dos séculos, as normas administrativas e princípios de organização pública foram-se transferindo das instituições dos Estados para as instituições da nascente Igreja Católica e para as organizações militares. Ao longo dos séculos, a Igreja Católica foi estruturando sua organização, sua hierarquia de autoridade, seu estado-maior (assessoria) e sua coordenação funcional. Hoje a Igreja tem uma organização hierárquica tão simples e eficiente que a sua enorme organização mundial pode operar satisfatoriamente sob o comando de uma só cabeça executiva. De qualquer forma, a estrutura da organização eclesiástica serviu de modelo para muitas organizações que, ávidas de experiências bem sucedidas, passaram a incorporar uma infinidade de princípios e normas administrativas utilizadas na Igreja Católica. Influência do Exercito. A organização militar tem influenciado enormemente o desenvolvimento das teorias da Administração ao longo do tempo. A organização linear, por exemplo, tem suas origens na organização militar dos exércitos da Antigüidade e da época medieval. O principio da unidade de comando (pelo qual cada subordinado só pode Ter um superior) fundamental para a função de direção. A escala hierárquica, ou seja, a escala de níveis de comando de acordo com o grau de autoridade e responsabilidade correspondente é tipicamente um aspecto da organização militar utilizado em outras organizações. O conceito de hierarquia dentro do exercito é provavelmente tão antigo quanto à própria guerra, pois a necessidade de um estado estado-maior sempre existiu para o exercito. Todavia, o estado-maior formal como um quartel-general somente apareceu em 1665 com a Marca de Brandenburgo, precursor do exército prussiano. A evolução do princípio de assessoria e a formação de um estado maior geral ocorreu posteriormente na Prússia, com o Imperador Frederico II, o Grande (1712-1786).
- 9- Uma Outra contribuição da organização é o princípio da direção, através do qual todo soldado deve saber perfeitamente o que se espera dele e aquilo que ele deve fazer. Mesmo Napoleão, o general mais autocrata (soberano) da história militar, nunca deu uma ordem sem explicar o seu objetivo e certificar-se de que haviam compreendido corretamente, pois estava convencido de que a obediência cega jamais leva a uma execução inteligente de qualquer coisa. No início do século XIX, Carl Von Clausewitz (1780-1831), general prussiano, escreveu um Tratado sobre a Guerra e os Princípios de Guerra, sugerindo como administrar os exércitos em períodos de guerra. Foi o grande inspirador de muitos teóricos da Administração que posteriormente se basearam na organização e estratégias militares para adaptá-las à organização e estratégia industriais. Clausewitz considerava a disciplina como um requisito básico para uma boa organização. Para ele, toda organização requer um cuidadoso planejamento, no qual a decisões devem ser cientificas e não simplesmente intuitivas. As decisões devem basear-se na probabilidade e não apenas na necessidade lógica. O administrador deve aceitar a incerteza e planejar de maneira a poder minimizar essa incerteza. Influência da Revolução Industrial A partir de 1776, com a invenção da máquina a vapor por James Watt (1736-1819) e a sua posterior aplicação à produção, uma nova concepção do trabalho modificou completamente a estrutura social e comercial da época, provocando profundas e rápidas mudanças de ordem econômica, política e social que, num lapso de aproximadamente um século, foram maiores do que as mudanças havidas no milênio anterior. É o período chamado Revolução Industrial, que se iniciou na Inglaterra e rapidamente se alastrou por todo o mundo civilizado. A segunda fase da revolução industrial a partir de 1860 apresenta as seguintes características: 1- A substituição do Ferro pelo Aço. 2- A substituição do Vapor pela Eletricidade. 3- O desenvolvimento de maquinaria automática e um alto grau de especialização do trabalho. 4- O crescente domínio da indústria pela ciência. 5- Transformações radicais nos transportes e comunicações. 6- O desenvolvimento de novas formas de organização capitalista: 6.1 a dominação da indústria pelas inversões bancárias e instituições financeiras e de crédito, como foi o caso da formação da United States Steel Corporation, em 1901, pela J.P. Morgan & Co. 6.2 - a formação de imensas acumulações de capital, provenientes de trustes e fusões de empresas. 6.3 a separação entre a propriedade particular e a direção das empresas, 6.4 o desenvolvimento das holding companies. 7 A expansão da industrialização até a Europa Central e Oriental, e até o Extremo Oriente. Influencia dos Economistas Liberais Adam Smith (1723-1790), visualizava o principio da especialização dos operários em uma manufatura de agulhas e já enfatizava a necessidade de racionalizar a produção. O principio da especialização e o princípio da divisão do trabalho aparecem em referencias em seu livro Da Riqueza das Nações. Adam Smith reforçou bastante a importância do planejamento e da organização dentro das funções da Administração. James Mill (1773-1836), outro economista liberal, sugeria em seu livro Elementos de Economia Política, publicado em 1826, uma série de medidas relacionadas com os estudos de tempos e movimentos como meio de obter incremento da produção nas industrias da época. David Ricardo (1772-1823) publica seu livro Princípios de Economia Política e Tributação, no qual aborda trabalho, capital, salário, renda, produção, preços e mercados. Influencia dos Cameralistas Era um grupo de administradores públicos e intelectuais da Alemanha e Áustria, acreditavam que, para melhorar a posição de um estado, era necessário aproveitar ao máximo os bens materiais. Eles acreditavam na universalidade das técnicas de administração. Eram favoráveis ao estabelecimento do departamento do tesoureiro nos negócios do governo.
- 10- Influencia de Taylor Embora Frederick Winslow Taylor, chamado de fundador da moderna administração científica, as raízes de seus princípios de administração são encontradas em escritos anteriores. O aparecimento da grande indústria e do sistema de fábricas e a introdução de maquinaria dispendiosa deram incentivo ao novo interesse pelos problemas de administração. A ênfase dos princípios de Taylor não foi na administração geral da empresa, mas na administração ao nível da supervisão da fábrica, uma exagerada preocupação com a eficiência dos trabalhadores e dos administradores na produção efetiva. O seu trabalho The Principles of Scientific Management ( Os Princípios da Administração Científica), publicado em 1911. A despeito da intenção de apresentar princípios aplicáveis à administração, seu empenho primordial era a obtenção de eficiência dos seres humanos e das máquinas, através do estudo de tempo e movimentos ao qual se tem feito referências como o centro da administração científica. Talvez a principal contribuição de Taylor à teoria de administração seja sua insistência sobre a aplicação de métodos científicos aos problemas de administração. Assistir o Filme Tempos Modernos. Influencia de Fayol O Francês Henri Fayol, talvez o verdadeiro pai da moderna teoria da administração. Ele escreveu como um homem prático de empresa, refletindo sobre sua longa carreira administrativa e delineando os princípios que havia observado. Ao fazê-lo não teve a intenção de criar uma teoria lógica ou uma filosofia integrada do processo administrativo, se adequando as teorias de administração que estão em desenvolvimento nos dias de hoje. Fayol verificou que todas as atividades dos trabalhos industriais podiam ser divididas em seis grupos: 1 Técnico (produção); 2 Comercial (compra, venda e troca); 3 Financeiro (obtenção de capital e sua boa utilização); 4 Segurança (proteção de propriedades e pessoas); 5 Contabilidade (inclusive estatística); e 6 Administrativo(planejamento, organização, comando, coordenação e controle). O Conceito de Organização Uma organização é: Um sistema de atividades pessoais ou forças conscientemente coordenadas. Um grupo de pessoas, que trabalham juntas, sob orientação de um líder, visando à consecução de um objetivo. Uma integração impessoal, altamente racionalizada, de um grande número de especialistas que operam para atingir algum objetivo, e sobre a qual é importante uma estrutura de autoridade altamente elaborada. Uma organização é um grupo humano, composto por especialistas que trabalham em conjunto em uma atividade comum. Não há discrepâncias sensíveis entre os vários conceitos, ainda que existam valorações diferentes dos componentes das definições. Entretanto, o objeto do estudo é o mesmo: as grandes organizações complexas. É importante que fiquem bem claras as características de uma organização complexa, de forma que você possa identificá-la ao se defrontar com uma delas. Eis algumas características básicas: Grande, em seu porte: Geralmente detém um tamanho tal que impossibilita o contato pessoal, o conhecimento visual entre a maior parte de seus membros. Formalização: Uma vez que a organização adquiriu determinado porte, torna-se necessário estabelecer certos controles e certas normas que orientam o comportamento dos integrantes da organização. Isso irá se manifestar através da existência de organogramas, do estabelecimento de políticas e diretrizes, cuja função é criar um nível de estabilidade e previsibilidade necessário para que a organização possa funcionar.
- 11- Racionalidade: O estabelecimento de uma estrutura e cargos com descrições específicas quem faz o quê tem por objetivo criar uma certa ordenação que permita que a organização faça aquilo que ela se propõe a fazer, a cumprir seus objetivos em última análise. Hierarquia: Corresponde à existência de diferentes níveis de autoridade e responsabilidade, para que a organização atinja seus objetivos. Quanto mais alto na escala hierárquica, maior a autoridade e, conseqüentemente, a responsabilidade do indivíduo. É através da estrutura de autoridade que as várias atividades da organização são articuladas para concretizar seus objetivos. Especialização: Refere-se ao agrupamento de atividades executadas por um indivíduo, especificamente, ou pela organização. Drucker afirma que uma organização é eficaz somente quando concentra sua atenção em uma única tarefa: A orquestra sinfônica não tenta curar doenças, ela toca música. O hospital cuida de doentes, mas não tenta tocar Beethoven. A escola concentra-se em ensino e aprendizado, a empresa em produzir bens e serviços, a igreja em converter pecadores e salvar almas... A DEPARTAMENTALIZAÇÃO Ë o agrupamento, de acordo com um critério específico de homogeneidade, das atividades e correspondente recursos em unidades organizacionais. Organização Organização da Empresa é definida como a ordenação e agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance dos objetivos e resultados estabelecidos. Estrutura Organizacional é o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões das unidades organizacionais de uma empresa. O termo Organização frequentemente tem sido empregado como sinônimo de arrumação, ordenação, eficiência, porém, em nosso objetivo ORGANIZAÇÃO deve ser entendida não apenas como o quadro estrutural de cargos definidos por: Respectivos títulos; Atribuições básicas; Responsabilidades; Relações formais; Nível de autoridade; e Aspectos culturais Nestes termos, podemos definir como função básica de ORGANIZAÇÃO, o estudo cuidadoso da estrutura organizacional da empresa para que esta seja bem definida e possa atender as necessidades reais e os objetivos estabelecidos de forma integrada com a organização informal e as estratégias estabelecidas na empresa. A Estrutura Formal É aquela oficialmente definida na empresa com todas as formalidades e padrões vigentes quanto á forma de preparação e divulgação de normas a respeito. Será encontrada: Em simples comunicados; Instruções; Manuais de Procedimentos ou Organização Forma Gráfica: ORGANOGRAMA Forma Descritiva: DESCRIÇÃO DE CARGOS
- 12- Embora necessária e tantas vezes desejada, a estrutura formal poderá não ser adequada em determinadas empresas, e mesmo sendo adequada terá que conviver com a Estrutura Informal Estrutura Informal Os funcionários das empresas pertencem automaticamente e inevitavelmente à vida informal das mesmas. Deste relacionamento do cotidiano, surgem Entendimentos extra-estruturais; Conceitos alheios às normas; Desentendimentos; Eventuais conflitos; Lideranças naturais; e Amizades e ações benéficas ou prejudiciais à empresa Na maioria dos casos, é dada liberdade total para a organização informal, mas isto é perigoso e não tem razão de ser, porque é administrável e direcionável positivamente. Exemplo de Sucesso: Empresas que estão praticando com critérios claros e de comum acordo, a participação de funcionários na gestão e nos lucros Nestes casos ocorre: Transparência; Lealdade; Sentido colaboracionista Estrutura Organizacional Em administração, a palavra organização pode assumir dois significados. O primeiro deles é o de entidade social, dirigida para objetivos específicos e deliberadamente estruturada. A organização é uma entidade social porque é constituída por pessoas; é dirigida para objetivos porque é desenhada para alcançar resultados como gerar lucros (empresas em geral) ou proporcionar satisfação social (clubes) etc.; é deliberadamente estruturada pelo fato de que o trabalho é dividido e seu desempenho é atribuído aos membros da organização. Nesse sentido, a palavra organização significa um empreendimento humano moldado intencionalmente para atingir determinados objetivos. Essa definição se aplica a todos os tipos de organizações, sejam elas lucrativas ou não, como empresas, bancos, financeiras, hospitais, clubes, igrejas etc. Dentro desse ponto de vista, a organização pode ser visualizada sob dois aspectos: Organização formal. É a organização baseada em uma divisão de trabalho racional que especializa órgãos e pessoas em determinadas atividades. É a organização planejada definida no organograma, sacramentada pela direção e comunicada a todos por meio dos manuais de organização. É a organização formalizada oficialmente, com deveres e obrigações com a sociedade em geral, constituída de fato e de direito. Organização informal. É a organização que emerge espontânea e naturalmente entre os ocupantes de posições na organização formal e a partir dos relacionamentos humanos como ocupantes de cargos. Forma-se a partir das relações de amizade (ou de antagonismos) e do surgimento de grupos informais que não aparecem no organograma ou em qualquer outro documento formal. Em outro significado, descrevemos organização como a segunda função administrativa, mas que mesmo assim, depende do planejamento, da direção e do controle para formar o processo administrativo. Nesse sentido, organização significa o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos de sua administração e estabelecer suas atribuições e as relações entre eles. Assim, definimos que uma estrutura organizacional consiste em: - Determinar as atividades necessárias ao alcance dos objetivos planejados (especialização);
- 13- - Agrupar as atividades em uma estrutura lógica (departamentalização); - Designar as atividades às pessoas específicas (cargos e tarefas). Desta forma, a estrutura organizacional refere-se ao modo como as atividades de uma organização são divididas, organizadas e coordenadas. A função organizar é uma atividade básica da administração que serve para agrupar e estruturar todos os recursos humanos ou não-humanos para atingir os objetivos predeterminados, sendo composta pelos seguintes elementos: tarefas, pessoas, órgãos e relações. Tarefas: O trabalho a ser realizado em uma empresa é dividido, e esta divisão provoca a especialização de atividades e funções, que se subdividem em tarefas que por sua vez, devem estar em consonância com os objetivos da organização. Pessoas: Cada pessoa é designada para ocupar um cargo, que é parte específica do trabalho global. Órgãos: Conhecidas as tarefas e as pessoas, estes são agrupados em órgãos, com base em características ou objetivos similares. Os órgãos são dispostos em níveis hierárquicos e em áreas de atividades e dependendo da ligação direta ou indireta com os objetivos da empresa são denominados órgãos de linha ou staff. Relações: É este um dos conceitos mais importantes dentro da organização, que envolve as relações entre ela e seus órgãos; entre as pessoas com relação ao seu trabalho; entre uma pessoa com outras situadas em setores diferentes da empresa e entre os participantes da organização em situações fora do trabalho (relações informais). Abrangência da organização A organização pode ser feita em três níveis: Organização a nível Institucional: É o chamado desenho organizacional, que abrange a empresa como um todo, podendo assumir três características organização linear, organização funcional e organização do tipo linha staff. Organização linear - É a estrutura organizacional mais simples e antiga, baseada na autoridade linear. A autoridade linear é uma decorrência do princípio da unidade de comando: significa que cada superior tem autoridade única e absoluta sobre seus subordinados e que não a reparte com ninguém. A organização linear ou estrutura linear tem suas origens na organização dos antigos exércitos e na organização eclesiástica dos tempos medievais. Entre o superior e os subordinados existem linhas diretas e únicas de autoridade (que significa o direito organizacional de exigir o cumprimento de ordens e execução de tarefas) e de responsabilidade (que significa o dever ou incumbência de seguir ordens e executar tarefas). Devido a estas linhas de autoridade e responsabilidade ocorre a cadeia escalar. Mais recentemente, nota-se que à medida que as empresas crescem e o seu ambiente se torna mutável e competitivo, aumenta consideravelmente a necessidade de órgãos especializados capazes de proporcionar conselhos e inovações rápidas e substanciais. Essa flexibilidade indispensável à organização competitiva e inovadora é um dos principais fracassos da estrutura linear. Esta somente funciona em um ambiente estável e rotineiro. Organização funcional - A organização funcional é a estrutura organizacional que aplica o princípio funcional ou princípio da especialização das funções. O staff (ou assessoria funcional) decorre desse princípio, que separa, distingue e especializa. Na Antigüidade, o staff era constituído de chefes homéricos que aconselhavam os reis da Grécia e do conselho dos sábios que assessoravam os reis anglo-saxões. Taylor foi um dos defensores da organização funcional ao defrontar-se com o excessivo e variado volume de atribuições concentradas nos mestres de produção de uma siderúrgica americana que adotava a organização linear. Achava que a especialização do operário deveria ser acompanhada pela especialização dos supervisores e da gerência por meio da estrutura funcional. Linha Staff (assessoria) - Com o crescimento e complexidade das tarefas das empresas, a estrutura linear mostrou-se insuficiente para proporcionar eficiência e eficácia. As unidades e posições de linha (que têm autoridade linear) passaram a se concentrar no alcance dos objetivos principais da empresa e a delegar autoridade sobre serviços especializados e atribuições marginais a outras unidades e posições da empresa. Assim, as unidades e posições de linha se livraram de uma série de atividades e tarefas para se dedicarem exclusivamente aos objetivos básicos da empresa, como produzir, vender etc. As demais unidades e posições da empresa que receberam aqueles encargos passaram a denominar-se assessoria (staff), cabendo- lhes a prestação de serviços especializados e de consultoria técnica, influenciando indiretamente o trabalho dos órgãos de linha por meio de sugestões, recomendações, consultoria, prestação de serviços como planejamento, controle, levantamentos, relatórios etc. Assim, os órgãos de staff assessoram os órgãos de linha
- 14- por meio de sua especialização técnica. Enquanto os especialistas de staff se aprofundam em um determinado campo de atividades, os gerentes de linha tornam-se os detentores da hierarquia da organização, linha pontilhada. Organização a nível Intermediário: É o chamado desenho departamental ou simplesmente departamentalização, que abrange cada departamento da empresa. Organização a nível Operacional: É o chamado desenho dos cargos ou tarefas que focaliza cada tarefa especificamente. É feito pela descrição e análise dos cargos. O diagrama abaixo ilustra as abrangências citadas. Abrangência Nível Institucional Nível Intermediário Nível Operacional Tipo de Desenho Conteúdo Organizacional A empresa como uma totalidade Departamental Cada departamento isoladamente Cargos e Cada tarefa ou uma Tarefas tarefa apenas Resultante Tipos de Organização Tipos de Departamentalização Análise e descrição de cargos 1. ELABORAÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Organização da empresa é a ordenação e o agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance de objetivos e resultados estabelecidos Oliveira,2004. Delineamento da estrutura é a atividade que tem por objetivo criar uma estrutura para uma empresa ou então aprimorar a existente. Naturalmente, a estrutura organizacional não é estática, o que poderia ser deduzido a partir de um estudo simples de sua representação gráfica: o organograma. A estrutura organizacional é bastante dinâmica, principalmente quando são considerados os seus aspectos informais provenientes da caracterização das pessoas que fazem parte de seu esquema. A estrutura organizacional deve ser delineada, considerando as funções de administração como um instrumento para facilitar o alcance dos objetivos estabelecidos. De acordo com o autor Ackoff, o planejamento organizacional deveria estar voltado para os seguintes objetivos: Identificar as tarefas físicas e mentais que precisam ser desempenhadas; Agrupar as tarefas em funções que possam ser bem desempenhadas e atribuir sua responsabilidade a pessoas ou grupos, isto é, organizar funções e responsabilidades; e Proporcionar aos empregados de todos os níveis: - informação e outros recursos necessários para trabalhar de maneira tão eficaz quanto possível, incluindo feedback sobre o seu desempenho real; - medidas de desempenho que sejam compatíveis com os objetivos e metas empresariais; e - motivação para desempenhar tão bem quanto possível. Podemos salientar que além da organização da empresa, o executivo tem três outras funções básicas: O Planejamento da empresa, que representa o estabelecimento de objetivos e resultados esperados, bem como das estratégias e meios mais adequados para se alcançar esse futuro almejado; A Direção da empresa, que representa a orientação, e/ou coordenação, e/ou motivação, e/ou liderança das atividades e recursos, visando alcançar os objetivos e os resultados esperados; e O Controle da empresa, que representa o acompanhamento, o controle e avaliação dos resultados apresentados em relação aos objetivos e aos resultados esperados.
- 15- As funções da administração exercidas pelos executivos das empresas são apresentadas de forma interligada, conforme demonstra o mapa conceitual abaixo: 2. METODOLOGIA DE DESENVOLVIMENTO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL No desenvolvimento de uma estrutura organizacional devem-se considerar os seus componentes, condicionantes e níveis de influência. Na mesma forma que quando de sua implantação (e respectivos ajustes), é muito importante o processo participativo de todos os funcionários da empresa, visando a uma maior integração e motivação. E, finalmente, é necessário avaliar a estrutura organizacional implantada, principalmente quanto ao alcance dos objetivos estabelecidos, bem como, as influências dos aspectos formais e informais na empresa. Entre os fatores internos que influenciam a natureza da estrutura organizacional da empresa, segundo Peter Drucker, contam-se: A natureza dos objetivos estabelecidos para a empresa e seus membros; As atividades operantes exigidas para realizar esses objetivos; A sequência de passos necessária para proporcionar os bens ou serviços que os membros e clientes desejam ou necessitam; As funções administrativas a desempenhar; As limitações da habilidade de cada pessoa na empresa, além das limitações tecnológicas; As necessidades sociais dos membros da empresa; e O tamanho da empresa. Drucker, também considera os elementos e as mudanças no ambiente externo que são também forças poderosas que dão forma à natureza das relações externas. Mas para o estabelecimento de uma estrutura organizacional, considera-se como mais adequada a análise de seus componentes, condicionantes e níveis de influência, conforme apresentado a seguir. 2.1 ELEMENTOS DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Com vistas no delineamento da Estrutura Organizacional, Eduardo P. G. Vasconcelos, apresenta os ELEMENTOS: COMPONENTES da estrutura Organizacional; CONDICIONANTES para a formação e adaptação; e NÍVEIS DE INFLUÊNCIA existentes na estrutura.
- 16- A estrutura organizacional refere-se ao modo como as atividades de uma organização são divididas, organizadas e coordenadas. A descrição de Ernest Dale, na qual o processo de organização é composto de cinco etapas, proporciona um bom arcabouço (esqueleto, esquema, estrutura) para essa discussão. 1. Listar o trabalho que precisa ser feito para alcançar os objetivos da organização. Por exemplo, o objetivo de um hospital cuidar dos doentes envolve tarefas que vão da compra de equipamentos e suprimentos até a contratação de pessoal e a busca de credenciamento, ou o reconhecimento, por parte de várias organizações profissionais. 2. Dividir o trabalho: Dividir a carga total de trabalho em tarefas que possam ser realizadas lógica e confortavelmente por indivíduos ou grupos. 3. Departamentalizar: Combinar as tarefas de modo lógico e eficiente promovendo o agrupamento de empregados e tarefas. 4. Coordenar: É a integração dos esforços dos indivíduos, grupos e departamentos, facilitando o alcance dos objetivos. 5. Monitorar a eficácia da estrutura organizacional e fazer os ajustes necessários. Divisão do trabalho Adam Smith observou que a grande vantagem da divisão do trabalho era que, partindo o trabalho total em operações pequenas, simples e separadas, nas quais cada trabalhador pudesse se especializar, a produtividade total se multiplicava geometricamente. Hoje em dia utilizamos o termo divisão do trabalho, ao invés de divisão de mão-de-obra, para dizer que todas as tarefas organizacionais, desde a fabricação até a administração, podem ser especializadas. Outro termo utilizado é especialização de tarefas. Muitas pessoas acreditam que o surgimento da civilização pode ser atribuído a essa especialização, que deu à humanidade recursos para desenvolver a arte, a ciência e a educação. Especialização de tarefas divisão do trabalho em tarefas padronizadas e relativamente simples. Porque a divisão do trabalho aumenta tanto a produtividade? A resposta é que nenhum indivíduo é física ou psicologicamente capaz de realizar todas as operações que compõem a maioria das tarefas complexas mesmo presumindo que uma pessoa pudesse adquirir todas as capacidades especializadas para isso. Por outro lado, a divisão do trabalho cria tarefas simplificadas que podem ser aprendidas e completadas de forma relativamente rápida. Além disso, ela cria uma variedade de empregos, permitindo que as pessoas escolham, ou seja, alocadas em posições que combinem com seus talentos e interesses. A especialização de tarefas também tem suas desvantagens. Se as tarefas são divididas em passos pequenos e separadas, e se cada trabalhador é responsável por apenas um passo, a alienação a ausência de sensação de controle sobre o próprio trabalho pode surgir facilmente. Karl Max construiu sua teoria da economia socialista em parte sobre a alegação de que a divisão de trabalho fazia com que os trabalhadores perdessem o orgulho pelo seu trabalho. Num nível mais prático, o tédio e o absenteísmo (ausência) podem crescer quando uma tarefa especializada se torna repetitiva e pessoalmente insatisfatória. 2.1.1 FATORES CONDICIONANTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Vamos agora analisar os vários fatores que condicionam o estabelecimento de uma estrutura organizacional. A. FATOR HUMANO Todo executivo deve trabalhar com e através de pessoas. E estas pessoas realizam os trabalhos que permitem que os objetivos estabelecidos sejam alcançados. A eficiência de uma estrutura depende de sua qualidade intrínseca e do valor e da integração dos homens que ela organiza. Portanto, no desenvolvimento de uma estrutura organizacional eficiente deve-se levar em consideração o comportamento e os conhecimentos das pessoas que terão de desempenhar as funções que lhes serão atribuídas. De acordo com J. P. Simeray, o coeficiente humano que pondera a qualidade da estrutura é produto dos seguintes fatores:
- 17- O valor dos homens; O conhecimento que eles possuem da estrutura; e Sua motivação para fazê-lo funcionar da melhor forma possível. Henry Fayol enumera que são necessárias determinadas qualidades humanas cuja importância aumenta à medida que a pessoa sobe na hierarquia. Ele considera as seguintes capacidades: TÉCNICA; DE COMANDO; ADMINISTRATIVA; DE COOPERAÇÃO; E DE INTEGRAÇÃO. B. FATOR AMBIENTE EXTERNO Quando se considera este fator, deve-se analisar o processo de relacionamento entre a empresa e o seu ambiente externo. Este aspecto não está relacionado apenas a uma estratégia inicial à época do nascimento da empresa, mas também à avaliação contínua das constantes mudanças no ambiente relevante da empresa e o efeito dessas na sua estrutura organizacional. Outro aspecto a considerar que enfoca o fator ambiente externo e a estrutura organizacional é o da análise do fluxo de decisões, na qual são identificadas as decisões administrativas necessárias para se dirigir uma empresa e as relações entre elas. Russel L. Ackoff apresenta o seguinte roteiro para análise: Determinar de quais pessoas, fora da empresa, são as necessidades e os desejos que a empresa tenta atender; Determinar como essas necessidades ou desejos são comunicados à empresa; e Determinar como a informação necessária é registrada e transmitida a outras pessoas na empresa. C. FATOR SISTEMA DE OBJETIVOS E ESTRATÉGIAS O fator sistema de objetivos e estratégias tem influência na estrutura organizacional à medida que, quando os objetivos e estratégias estão bem definidos e claros, é mais fácil organizar, pois se sabe o que esperar de cada membro do grupo que compõe a empresa. Objetivo é o alvo ou situação que se pretende atingir. Estratégia é a definição do caminho mais adequado para alcançar o objetivo. D. FATOR TECNOLOGIA Eduardo P. G. Vasconcelos considera o fator tecnológico como o conjunto de conhecimentos que são utilizados para operacionalizar as atividades na empresa para que seus objetivos possam ser alcançados. 2.1.2 COMPONENTES DA ESTRUTURA Os componentes da estrutura organizacional: 2.1.2.1 SISTEMA DE RESPONSABILIDADE É o resultado da alocação de atividades sendo constituído por: Departamentalização;
- 18- Linha e assessoria; e Atribuições das atividades das unidades organizacionais. Responsabilidade refere-se à obrigação que uma pessoa tem de fazer alguma coisa a outrem (Jucius e Schelender). O sistema de responsabilidade refere-se à alocação das atividades inerentes a esta obrigação, Vasconcelos. Portanto, quando um subordinado assume determinada obrigação, deve prestar contas à pessoa que lhe atribuiu a responsabilidade. A quantidade de responsabilidade pela qual o subordinado terá de prestar contas determina a quantidade de autoridade delegada. Outro aspecto é que permanece na responsabilidade a obrigação do indivíduo a quem ela foi atribuída, ou seja, a responsabilidade não se delega. Departamentalização Departamentalização e o Alcance da Gerência Os aspectos da Organização formal de empresa podem ser mais bem visualizados e compreendidos por meio de gráficos, que podem ser organogramas ou fluxogramas. Os organogramas são gráficos estáticos. Representam a estrutura formal da empresa e indicam: - A estrutura hierárquica, definindo os níveis da organização; - Os órgãos componentes da estrutura; - Os canais de comunicação que ligam os órgãos; - Os nomes dos ocupantes dos cargos (às vezes). A maioria das estruturas organizacionais é muito complexa para serem transmitida verbalmente. Por este motivo, os administradores costumam desenhar um organograma. Num organograma, cada retângulo representa a divisão de trabalho e o modo como as tarefas são departamentalizadas. Esses retângulos são arrumados em níveis que representam a hierarquia da administração. As linhas cheias que ligam alguns retângulos representam a cadeia de comando ou quem está subordinado a quem. Organograma Diagrama estático da estrutura de uma organização, mostrando as funções, os departamentos ou as posições na organização, e como estes elementos se relacionam. Observando um organograma podemos avaliar rapidamente o alcance da gerência (também chamado de alcance de controle), que pode ser definido como o número de subordinados que se reportam diretamente a um determinado gerente ou diretor. No século XIX e na primeira metade do século XX, vários escritores tentaram determinar o número máximo de subordinados que um administrador poderia supervisionar, e concluíram que o máximo universal era 06. A idéia de que um administrador pode controlar apenas 06 subordinados, independente das circunstâncias, parece estranha atualmente, mas os escritores antigos devem receber crédito por terem reconhecido que existe um número ótimo de subordinados, bem como um número além do qual a supervisão torna-se menos eficaz. A escolha de um alcance de gerência apropriado é importante por dois motivos. Primeiro: ele afeta a eficiência. Um alcance muito abrangente pode significar que os gerentes e diretores estejam sendo exigidos acima de sua capacidade e os subordinados recebendo muito pouca orientação ou controle. Quando isso acontece, os administradores podem ser obrigados a pressionar ou desculpar erros sérios. Por outro lado, um alcance estreito demais pode significar que os administradores estão sendo subutilizados. Segundo: o alcance de gerência está relacionado à estrutura organizacional. Alcances estreitos criam estruturas organizacionais altas, com muitos níveis entre os administradores mais altos e os mais baixos. Nessas organizações, uma longa cadeia de comando retarda a tomada de decisões, o que é uma desvantagem quando o meio ambiente está mudando rapidamente. Alcances longos, por outro lado, criam estruturas organizacionais achatadas, com menos níveis hierárquicos entre o topo e a base. Uma das tendências mais visíveis nos últimos anos é a adoção de estruturas organizacionais achatadas, de forma a reduzir os custos associados aos diversos níveis da gerência média e acelerar a tomada de decisões. O risco, evidentemente, é que os administradores que ficam têm maiores responsabilidades e podem ser exigidos em demasia.
- 19- Entretanto, pesquisadores contemporâneos concordam em que não há um alcance de gerência ideal. A escolha de um alcance apropriado requer que sejam avaliados fatores como o meio ambiente e as capacidades dos administradores e dos subordinados. Por exemplo, à medida que dirigentes e subordinados tornam-se mais experientes, o alcance ótimo de gerência tende a aumentar. Se o alcance de gerência for um problema, podemos resolvê-lo ajustando o próprio alcance ou os fatores que o influenciam. Vamos presumir que o alcance de gerência seja grande demais, e que tanto os supervisores quanto os subordinados sintam-se importunados e frustrados. Uma solução seria ajustar o alcance de gerência transferindo alguns empregados ou responsabilidades para outro administrador. Outra solução seria proporcionar treinamento adicional para os administradores ou acrescentar assistentes de supervisão para lidar com tarefas não-supervisoras. Somente analisando a situação e as pessoas envolvidas, podemos identificar os melhores fatores a serem ajustados. Estrutura organizacional alta Estrutura organizacional achatada Organograma Como visto anteriormente, o organograma é constituído de retângulos (ou quadrados ou círculos), que representam os órgãos (ou cargos); linhas horizontais e verticais, que representam os canais de comunicação descendentes - de cima para baixo - indicam autoridade e os canais de comunicações ascendentes - de baixo para cima - indicam responsabilidade. Existem também as relações de autoridade no organograma que podem ser: - Autoridade de linha: confere o direito de dar ordens diretas a seus subordinados e de delegar parte de sua autoridade diretamente; - Autoridade de assessoria (ou staff); Não pode atuar sobre os níveis hierárquicos inferiores por meio de ordens diretas; somente assessora o seu superior hierárquico; - Autoridade funcional; Permite a um cargo ou a um órgão atuar sobre elementos não ligados diretamente a ele, apenas em relação a assuntos específicos à sua função na organização. As modificações devem ser aprovadas previamente pelo órgão de linha superior hierárquico do órgão a ser modificado. A elaboração de um organograma é recomendada por manter a simplicidade, evitar cruzamentos excessivos de linhas; os órgãos do mesmo nível hierárquico deverão ter nomes equivalentes ou que indiquem o nível; os órgãos auxiliares ou de assessoria deverão ficar justapostos ao órgão principal respectivo. Os organogramas são úteis para mostrar a estrutura formal da organização e quem é o responsável por determinadas tarefas. Além disso, o simples ato de desenhar um organograma pode assinalar defeitos na organização, como a duplicação de esforços ou os conflitos potenciais. Na verdade, entretanto, o organograma não pode captar os relacionamentos interpessoais que formam a estrutura informal. Herbert A Simon descreveu-a como os relacionamentos interpessoais, dentro da organização, que afetam decisões internas, mas que, ou são omitidos do esquema formal ou não são coerentes com o mesmo. Esses relacionamentos interpessoais são frequentemente representados no organograma através de linhas pontilhadas. Por exemplo: durante um período de muito trabalho, um empregado pode procurar outro em busca de ajuda, ao invés de ir até um administrador; ou um empregado do departamento de vendas pode estabelecer uma relação de trabalho comum a um empregado da produção, que pode dar informações sobre disponibilidade de produtos mais rapidamente do que o sistema formal de